Pasas la mayor parte del día realizando tareas que parecen urgentes, pero que no aportan nada significativo.
Tu bandeja de entrada se llena de «preguntas rápidas». Las reuniones se multiplican como conejos. 🐇🐇🐇🐇
El trabajo que realmente importa se pospone para mañana. Una vez más.
No se trata de un fallo personal, sino de un problema de cableado.
Los científicos llaman a esto el «efecto de mera urgencia», es decir, las personas se comportan como si la realización de una tarea urgente tuviera su propio atractivo, independientemente de su consecuencia objetiva.
En otras palabras: somos adictos a apagar incendios en lugar de prevenirlos.
La matriz de Eisenhower (también conocida como matriz urgente-importante) acaba con este caos mental.
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
Piense en la matriz de Eisenhower como su asistente personal para la toma de decisiones.
Este marco de cuatro cuadrantes aparentemente sencillo (urgente o no urgente, importante o no importante) le obliga a distinguir entre lo que parece urgente y lo que realmente impulsa los resultados.
Pero aquí está el truco: la principal ventaja de la matriz NO es aumentar tu productividad
Te ayuda a tomar las riendas de tu vida. 👇🏼
Las investigaciones demuestran que las personas que utilizan marcos de priorización elaboran (elaboración de) informes que muestran tener un mayor control sobre su tiempo Y niveles de estrés más bajos, incluso cuando su rendimiento bruto no aumenta de forma espectacular (más adelante hablaremos de esto).
Resulta que el verdadero enemigo no es tu lista pendiente. Tu cerebro no puede distinguir entre un tigre dientes de sable y una notificación de Slack.
TL;DR: Cómo funciona la matriz de Eisenhower
De acuerdo, nuestros cerebros tienen fallos. Pero, ¿es todo culpa del cerebro? No del todo.
La vida moderna está llena de distracciones: desde el teléfono, el portátil del trabajo, Alexa e incluso el Roomba. (¡Por favor, déjame en paz!).
Si forma parte de un equipo que utiliza más de 15 herramientas, los estudios indican que tiene cuatro veces más probabilidades de quedarse estancado en la vía lenta de la productividad. No es de extrañar que el 42 % de nuestras horas de trabajo se vean consumidas por el caos que supone cambiar constantemente de contexto.
Entonces, ¿qué hacemos? Inventamos nuestros propios trucos para gestionar el tiempo ( el 92 % de nosotros, para ser exactos ), mientras que alrededor del 76 % confía ciegamente en sus sistemas personales de priorización.
Sin embargo, el 65 % admite que solo tachan las tareas fáciles o urgentes, mientras que las que realmente marcan la diferencia se quedan en el olvido.
Entra en la matriz de Eisenhower: la herramienta original para «dejar de engañarte a ti mismo».
Elimina el ruido y le obliga a enfrentarse a lo que realmente importa.
La matriz es su referencia con la realidad, su brújula de productividad y su mejor oportunidad para asegurarse de que su jornada laboral realmente importa.
| Cuadrante | Acción | Descripción | *ejemplos |
| Cuadrante 1: Urgente + Importante | *pendiente | Crisis reales que requieren atención inmediata | El servidor está caído y los clientes personalizados no pueden comprar nada |
| Cuadrante 2: Importante + No urgente | DECIDIR | Redactar un plan Business, aprender nuevas habilidades e ir al gimnasio | Redactar un plan Business, aprender nuevas habilidades o ir al gimnasio |
| Cuadrante 3: Urgente + No importante | *dELEGADO | Las prioridades de otras personas que parecen urgentes pero que no son importantes para sus metas | La mayoría de los correos electrónicos, interrupciones aleatorias o reuniones que podrían haberse resuelto con un correo electrónico |
| Cuadrante 4: No urgente + No importante | ELIMINAR | Actividades que te hacen perder tiempo y no contribuyen a tus metas | Las trampas de las redes sociales, reorganizar su escritorio por tercera vez esta semana.. |
¡Y de repente, sabrá exactamente cuál requiere su atención!
🛠️ Kit de herramientas listo para usar: Plantilla de la matriz de Eisenhower de ClickUp, que proporciona una estructura predefinida que clasifica automáticamente las tareas en cuadrantes y se adapta a medida que cambian sus prioridades.
Además, puede convertir fácilmente los elementos de su matriz en tareas en ClickUp Y profundizar en cada cuadrante de su matriz para obtener mayor detalle.
📖 Más información: 10 plantillas gratuitas de la matriz de Eisenhower en Excel y ClickUp
¿Qué problema resuelve realmente la matriz de Eisenhower?
Ya lo hemos mencionado antes: tu cerebro tiene un error.
Cuando algo parece urgente, tu sistema de alarma prehistórico te engaña haciéndote creer que también es importante.
¡Tu ansiedad es antigua!
¡Ya está, lo hemos dicho!
Su cerebro está ejecutando un software prehistórico en un mundo que se ha actualizado a una velocidad vertiginosa.
Durante más del 95 % de la historia de la humanidad, la ansiedad de nuestros antepasados era un sistema de alarma perfectamente ajustado, preparado para mantenerlos con vida en la naturaleza ( Nesse, 2022; Stein y Nesse, 2016 ). En aquella época, un ruido entre los arbustos podía significar la presencia de un depredador, por lo que un aumento de la ansiedad tenía mucho sentido.
Si avanzamos rápidamente hasta hoy, vemos que nuestros entornos han cambiado más rápido de lo que nuestra biología puede seguir el ritmo: la agricultura solo tiene 10 000 años, la electricidad solo tiene un siglo y la sobrecarga digital apenas está dando sus primeros pasos.
Nuestros cerebros, aún programados para las amenazas de los dientes de sable, ahora reaccionan ante el correo electrónico, los plazos y las notificaciones de las redes sociales con la misma urgencia primitiva.
el desajuste es real: *Lo que antes nos mantenía a salvo, ahora a veces nos hace sentir abrumados por «amenazas» que nuestros antepasados ni siquiera podían imaginar. Por lo tanto, si su ansiedad le parece fuera de lugar, no se trata de un defecto personal. Es su cerebro ancestral haciendo todo lo pendiente en un mundo completamente nuevo.
Y eso nos lleva al siguiente punto.
El efecto de la mera urgencia: ¡El problema soy yo, soy yo!
Es martes por la tarde y su bandeja de entrada está llena: 47 correos electrónicos debatiendo los pedidos para el almuerzo. Responde a todos ellos. ¿El proyecto que impulsará su carrera? Sigue sin tocarlo. ¿Por qué?
El almuerzo tiene una fecha límite. El proyecto no. Tu cerebro siempre elige el almuerzo.
Porque entra en juego el efecto de la mera urgencia, que es especialmente pronunciado en las personas que se perciben a sí mismas como ocupadas.
A tu cerebro no le importan el sueldo, el crecimiento o el impacto. Ve una fecha límite y se vuelve primitivo. Y cuanto más ocupado te sientes, peor se pone. El agobio alimenta una mala priorización, lo que te hace estar más ocupado, lo que te hace peor en la priorización. Un ciclo vicioso.
Los investigadores que revelaron el «efecto de la mera urgencia» encontraron una forma de romper el ciclo: hacer que los resultados de las tareas importantes sean más evidentes. (¡Por qué no se nos ocurrió a nosotros!)
Cuando las personas podían ver claramente lo que ganarían con el trabajo importante, eran más propensas a ignorar la distracción urgente.
Esto es exactamente lo que está pendiente de la matriz de Eisenhower: interrumpe la trampa de la urgencia y le obliga a preguntarse:
¿La tarea que me está agobiando realmente está cambiando las cosas? ¿O solo estoy persiguiendo la descarga de dopamina que me produce tachar algo de mi lista?
¿La tarea que me está agobiando realmente está cambiando las cosas? ¿O solo estoy persiguiendo la descarga de dopamina que me produce tachar algo de mi lista?
📖 Más información: ¡Trucos y consejos de productividad que debes conocer!
La matriz de Eisenhower no está pensada para aumentar tu productividad
El verdadero beneficio de la matriz de Eisenhower es, en realidad, psicológico.
Porque la matriz aumenta significativamente su percepción del control del tiempo, lo que reduce drásticamente el estrés y previene el agotamiento.
Cualquier aumento de la productividad es solo un efecto secundario positivo.
De hecho, hay toda una serie de investigaciones que desmontan el mito de que los modelos mentales de gestión del tiempo te hacen más productivo. En realidad, hacen algo completamente diferente.
Por qué sentir que tienes el control es mejor que ser productivo
La investigación más importante sobre la gestión del tiempo fue realizada por Therese Macan en 1994. Ella quería determinar si la gestión del tiempo realmente ayudaba a las personas a mejorar en sus trabajos.
Alerta de spoiler: no fue así.
Macan probó comportamientos de gestión del tiempo con una amplia muestra de empleados. Las personas que utilizaban el ajuste de metas y la priorización sentían que tenían mucho más control sobre su tiempo. Estaban menos estresadas y más felices en el trabajo.
Sus jefes no creían que rindieran más.
Quizás el principal beneficio de la gestión del tiempo no radique en su efecto sobre el rendimiento, sino en su efecto sobre las actitudes.
Quizás el principal beneficio de la gestión del tiempo no radique en su efecto sobre el rendimiento, sino en su efecto sobre las actitudes.
Un estudio realizado en 2010 por Häfner y Stock llevó esto más allá.
Se impartió formación sobre gestión del tiempo a algunos empleados. El grupo que recibió la formación se sintió más en control y menos estresado. Sin embargo, según las métricas medibles, no mejoraron realmente en su trabajo.
Los resultados de nuestro estudio demuestran que una mayor percepción del control del tiempo conduce a una disminución de la tensión y a un aumento del rendimiento autoinformado
Los resultados de nuestro estudio demuestran que una mayor percepción del control del tiempo conduce a una disminución de la tensión y a un aumento del rendimiento autoinformado
💁♀️ Traducción: Los marcos de gestión del tiempo son una terapia, no potenciadores de la productividad.
Historia de la matriz de Eisenhower: véala en contexto
Dwight D. Eisenhower no inventó la matriz de Eisenhower. Ni siquiera utilizó una cuadrícula de 2×2.
Lo que hizo fue popularizar el principio básico que más tarde se convertiría en el marco de trabajo que todos los gurús de la productividad marcarían como favorito.
Comprender esta distinción revela por qué la matriz es trabajo y por qué a veces no lo es.
El hombre que realmente tenía problemas importantes
Antes de convertirse en presidente, Eisenhower fue comandante supremo aliado durante la Segunda Guerra Mundial.
Él planificó el Día D. Dirigió a generales que se creían más inteligentes que él. Trató con Churchill y Stalin el mismo día (¡vaya!).
Cuando Eisenhower hablaba de lo urgente frente a lo importante, no se refería a la bandeja de entrada cero.
Se refería a la diferencia entre reaccionar ante la última jugada de Hitler y planear la invasión que pondría fin a la guerra.
Su capacidad para mantenerse centrado en lo que importaba mientras el mundo ardía lo convirtió en el ejemplo perfecto de un marco de priorización.
La cita que todo el mundo malinterpreta
¿La famosa frase sobre los problemas urgentes e importantes? Eisenhower la dijo, pero estaba citando a otra persona.
Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.
Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.
Lo expuso durante un discurso en 1954, otorgándole explícitamente el crédito a un antiguo rector universitario anónimo. Más tarde se identificó a ese rector como el Dr. J. Roscoe Miller, de la Universidad Northwestern.
Las propias palabras de Eisenhower en un discurso de 1961 capturan la verdadera lucha:
¿Quién puede definir con precisión la diferencia entre el largo y el corto plazo? Especialmente cuando nuestros asuntos parecen estar en crisis, nos vemos casi obligados a prestar nuestra atención primero al presente urgente en lugar de al futuro importante
¿Quién puede definir con precisión la diferencia entre el largo y el corto plazo? Especialmente cuando nuestros asuntos parecen estar en crisis, nos vemos casi obligados a prestar nuestra atención primero al presente urgente en lugar de al futuro importante
¿El detalle más importante? Incluso el hombre que planificó la liberación de Europa sintió la atracción de tareas urgentes pero sin sentido.
Matriz de Eisenhower: de la filosofía a la herramienta de productividad
Stephen Covey tomó la idea de Eisenhower y la convirtió en la cuadrícula de cuatro casillas que conocemos hoy en día.
En su libro de 1989 Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva , Covey creó el marco visual que hizo que el concepto se popularizara.
Eisenhower fue el proveedor de la sabiduría. Covey fue el proveedor de la hoja de trabajo.
¿Quiere una explicación rápida en vídeo? ¡Aquí la tiene!
Desglosando la matriz de Eisenhower
Cada cuadrante de la matriz de Eisenhower es básicamente una zona estratégica con un comando de acción específico y un estado psicológico.
A continuación, le ofrecemos un breve resumen de cómo estos cuadrantes afectan a su comportamiento:
Matriz de Eisenhower: el panorama emocional de cada cuadrante
| Cuadrante | Emoción central | Comportamiento típico | *meta estratégica |
| P1: Urgente + Importante | Estrés, presión | Apagar incendios, reaccionar | Contener y reducir con el tiempo |
| Q2: No urgente + Importante | Claridad, control | Plan, concentración profunda | Proteja y amplíe |
| Q3: Urgente + No importante | Culpa, obligación | Complacencia, cambio constante de tareas | Delegar o minimizar |
| Q4: No urgente + No importante | Entumecimiento, aburrimiento | Evasión, procrastinación | Elimine o limite |
💡Consejo profesional: Antes de clasificar las tareas, evalúe su estado emocional. Si su jornada laboral se parece a un juego de golpear al topo, es probable que esté atrapado en el Q1 o el Q3. Su verdadera ventaja se encuentra en el Q2.
Cuadrante 1: El cuadrante de la crisis
Este es el lugar para todos aquellos elementos urgentes e importantes.
Piense en emergencias reales, problemas urgentes y proyectos que han llegado a su fecha límite final.
- *ejemplos: Emergencia de un cliente importante, fallo crítico del sistema que bloquea toda la empresa, presentación para una reunión de la junta directiva que comienza en una hora
- Estado psicológico: Estrés, agotamiento, constante lucha contra incendios. Gestión reactiva, en la que se responde perpetuamente a los problemas en lugar de prevenirlos
- meta estratégica: *Minimizar. Aunque algunas tareas del Q1 son inevitables, un calendario dominado por ellas es señal de una mala plan. La mayoría de las emergencias del Q1 son tareas del Q2 que se descuidaron hasta que se convirtieron en urgentes
Cuadrante 2: El cuadrante de la calidad y la estrategia
Bienvenido al inicio de las tareas no urgentes e importantes. Donde se diseña y se construye el intento correcto a largo plazo.
- ejemplos:* plan estratégico, desarrollo de habilidades, mantenimiento preventivo, creación de relaciones clave, ejercicio físico o identificación de nuevas oportunidades
- Estado psicológico: Visión, perspectiva, equilibrio, control. Un estado proactivo que permite realizar un trabajo reflexivo y de alta calidad y conduce a una mayor satisfacción laboral
- meta estratégica: *Viva aquí. Las personas más eficaces planifican y protegen conscientemente el tiempo para las actividades del segundo trimestre. Mediante la plan, la preparación y la prevención, reducen sistemáticamente los incendios del primer trimestre
Cuadrante 3: Cuadrante del engaño
Aquí tenemos la reunión con los farsantes: todas esas tareas urgentes y sin importancia. 🌚
Imagine una zona de productividad falsa llena de tareas que reclaman su atención, pero que no le ayudan a avanzar en sus objetivos principales.
- ejemplos: Muchos correo electrónico, algunas reuniones, interrupciones frecuentes y problemas menores de otras personas que podrían resolver por sí mismas. Estas tareas le hacen sentirse productivo sin serlo* realmente: ahí es donde reside la trampa de la urgencia
- Estado psicológico: Enfoque a corto plazo, sensación de estar en deuda con las prioridades de los demás, sensación de que tus propias metas están siempre en un segundo plano. Estar ocupado pero no ser eficaz
- meta estratégica: *Protéjase. Para dominar el tercer trimestre es necesario hacer ajustes, decir «no» educadamente, delegar de forma eficaz y crear sistemas que minimicen las interrupciones
Cuadrante 4: Cuadrante del desperdicio
Hola, ¿papelera? 🗑️
Quizás sea un poco duro. Pero estas tareas no ofrecen ningún valor real y restan valor a una vida bien vivida.
- ejemplos:* Navegar sin sentido por las redes sociales, ver demasiada televisión, ordenar correos electrónicos antiguos para evitar empezar un proyecto importante, etc.
- Estado psicológico: Falta de responsabilidad y propósito. A menudo es un refugio escapista para aquellos que están agotados por pasar demasiado tiempo en Q1 y Q3
- meta estratégica: * Priorizar y eliminar sin piedad. Esto requiere una autoevaluación honesta y disciplina. Si bien el descanso y el ocio son importantes (actividades del segundo trimestre), el cuarto trimestre representa distracciones que deben abordarse
Cómo utilizar la matriz de Eisenhower de forma eficaz
El método Eisenhower funciona mejor como práctica diaria, no como ejercicio puntual.
Paso 1: Vacíe su mente por completo con todo
Dedique 10 minutos a anotar todas las tareas, proyectos y obligaciones que compiten por su atención. No las filtre todavía. Simplemente anótelas.
Paso 2: Defina lo que es «importante» para usted
Este es el paso más importante. Anote sus 3-5 metas principales para el trimestre actual. Una tarea solo es «importante» si contribuye directamente a una de estas metas. Todo lo demás, por definición, no es importante.
Paso 3: Clasifique sin piedad
Repase todo lo que tiene en la cabeza y coloque cada elemento en el cuadrante correspondiente. Sea sincero. Ese correo electrónico «urgente» de su compañero de trabajo podría ser en realidad una interrupción del tercer trimestre disfrazada de trabajo.
Paso 4: Bloquee tiempo para su segundo trimestre
Las tareas del segundo trimestre no tienen plazos que te presionen, por lo que se posponen constantemente. Programa bloques de tiempo específicos para tu trabajo más importante del segundo trimestre y trátalos con el mismo respeto que cualquier reunión con un cliente.
💡Consejo profesional: Con las tareas de ClickUp, puede convertir los elementos de la matriz en tareas e incluso delegarlas a los miembros de su equipo. Además, siempre puede asignar duraciones estimadas para mantenerse al día.
Paso 5: Construya sus sistemas de defensa
Las tareas del tercer trimestre son el enemigo del progreso del segundo trimestre. Cree sistemas para minimizarlas:
- Establezca horarios específicos para revisar el correo electrónico en lugar de responder al instante
- Utilice plantillas para respuestas comunes
- Establezca un «horario de oficina» para las preguntas que no sean urgentes
- Aprenda a decir «¿Esto puede esperar hasta mañana?» con más frecuencia
💟 Bonificación: ¿Con qué frecuencia debe actualizar su matriz de Eisenhower?
Las revisiones diarias son las más eficaces. Dedique entre 5 y 10 minutos cada mañana a clasificar las nuevas tareas y ajustar las prioridades en función de los cambios que se hayan producido durante la noche. Las revisiones semanales le ayudarán a evaluar si realmente está dedicando tiempo al Q2 o si solo está hablando de ello.
4 errores comunes al utilizar la matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower suele fallar por las mismas razones previsibles.
(No se preocupe, ¡todos tienen solución, también!)
1. Crees que eres mejor en la duración estimada de lo que realmente eres
Todo el mundo piensa que su próximo proyecto será diferente.
Esta vez terminará antes. Esta vez no habrá sorpresas.
Estás equivocado. Te has equivocado antes. Volverás a equivocarte.
la falacia de la plan es real: *Subestimas el tiempo que llevan las tareas, incluso cuando tienes datos que demuestran que siempre subestimas el tiempo que llevan las tareas.
Por ejemplo, supongamos que pone «Redactar estrategia de marketing» en el segundo trimestre y lo programa para el viernes por la tarde. ¿La realidad? Necesita datos de tres departamentos, dos rondas de aprobación y revisión legal. Dos semanas después, es una crisis del primer trimestre porque la reunión del tablero es mañana.
De repente, te das cuenta de que esta no es una tarea para un viernes por la tarde.
🧠 La solución: Divida las tareas grandes en tareas pequeñas. «Escribir la estrategia de marketing» se convierte en «Obtener los datos de equipo de ventas de Jake», «Revisar los precios de la competencia» y «Redactar la sección de posición»
2. «Importante» es lo que tu jefe considera importante
La urgencia es un objeto. La fecha límite es el viernes, o no lo es.
La importancia es subjetiva. Con demasiada frecuencia, se ve secuestrada por quien habla más alto o tiene el título más alto.
La «pregunta rápida» de su jefe parece importante porque proviene de él. Pero, ¿realmente le ayuda a avanzar hacia sus metas? Probablemente no.
🧠 La solución: Anote sus metas reales para el trimestre. Trate las tareas que tienen compatibilidad directa con esas metas como prioridad máxima. Si surge algo más, pregúntese: ¿Tiene compatibilidad la tarea con la misión general de la empresa, desbloquea a un compañero de equipo o evita problemas mayores más adelante? Si no es así, probablemente no sea importante, por muy urgente que parezca.
3. En realidad, no se puede delegar nada
La matriz de decisión de Eisenhower dice que las tareas del tercer cuadrante deben ser delegadas.
Genial. ¿Para quién?
Si eres un fundador en solitario, un estudiante o cualquier persona sin (elaboración de) informes directos, «delegar» es un consejo fantasioso. Es como decirte «contrata a alguien» cuando estás empezando.
🧠 La solución: Sustituya «delegar» por «minimizar, automatización o agrupar»
¿Esta reunión puede sustituirse por un correo electrónico? ¿Puede configurar una respuesta automática? ¿Puede agrupar todas estas interrupciones en una hora en lugar de dejar que le arruinen todo el día?
La mayoría de las tareas del tercer trimestre no son necesarias. Son solo hábitos disfrazados de trabajo. ¡Como responder a la misma pregunta por décima vez! Solo tiene que ajustar un agente de respuestas basado en IA, como este. 👇🏼
4. Está utilizando una herramienta estática para un trabajo dinámico
Sus prioridades cambian. Una tarea del segundo trimestre hoy puede convertirse en una crisis del primer trimestre mañana.
¿Y una lista pendiente en papel? Queda obsoleta en el momento en que la escribes.
Además, como dice este usuario de Reddit:
Tengo tantas tareas que no sé cómo colocarlas en una matriz de Eisenhower. Siempre me ha gustado el concepto, pero nunca he sido capaz de aplicarlo
Tengo tantas tareas que no sé cómo colocarlas en una matriz de Eisenhower. Siempre me ha gustado el concepto, pero nunca he sido capaz de aplicarlo
🧠 La solución: Utilice un sistema dinámico. Por ejemplo, con ClickUp, puede crear una matriz de prioridades viva y adaptable:
- Configure Campos personalizados para «Urgencia» e «Importancia»
- Utilice una vista Tablero agrupada por estos campos para crear una representación visual de cuatro columnas
- Cuando cambien las prioridades, actualice el campo personalizado y la tarea se moverá automáticamente al cuadrante correcto
¿Quién debería utilizar la matriz de Eisenhower?
Todo el mundo cree que necesita la matriz de Eisenhower. Pero no todo el mundo la necesita realmente pendiente.
Pero si te sientes abrumado por las exigencias competitivas y no sabes distinguir entre una emergencia real y la mala plan de otra persona, sigue leyendo.
Para directores generales y ejecutivos
Su mayor enemigo no es la competencia. Es la ilusión de que todo lo que pasa por su escritorio es igual de importante.
Como director ejecutivo, se le paga por pensar estratégicamente, no por responder personalmente a cada correo electrónico de los proveedores o aprobar cada publicación en las redes sociales. El método Eisenhower le obliga a proteger su recurso más valioso: el tiempo para el liderazgo real.
👉🏽 La realidad: si dedica más tiempo al Q1 (modo crisis) que al Q2 (plan estratégico), no está liderando, solo es el bombero mejor pagado del edificio.
👉🏽 Su punto óptimo para el segundo trimestre: preparación del tablero, estrategia a largo plazo, intento correcto de la sucesión y el tipo de reflexión profunda que no puede tener lugar entre reuniones.
🤔 ¿Quiere potenciar su pensamiento estratégico? Kyle Coleman, vicepresidente general de ClickUp, explica cómo mantiene claras sus prioridades
Para emprendedores independientes y autónomos
Usted desempeña todas las funciones en su Business. Atención al personal, marketing, cuenta, desarrollo de productos... todo recae sobre su mesa.
La matriz le ayuda a distinguir entre las tareas que hacen crecer su empresa (Q2) y las tareas que le hacen sentir ocupado pero agotado (Q3 y Q4).
Ejemplo, responder a los correos electrónicos de los clientes en menos de 30 segundos no le hace más profesional. Le convierte en un sistema de respuesta a interrupciones bien entrenado.
👉🏽 Tu estrategia de supervivencia: agrupa las tareas del tercer trimestre en bloques de tiempo específicos. Revisa el correo electrónico dos veces al día, no 200 veces.
Para estudiantes
La escuela está diseñada para que todo parezca urgente. Cada tarea tiene una fecha límite. Cada examen es importante para tu nota media. Cada actividad «queda bien en las solicitudes para la universidad»
La matriz de decisión de Eisenhower le ayuda a separar el aprendizaje real (Q2) del trabajo académico superfluo (Q3).
Por ejemplo, dedique tres horas a perfeccionar el formato de un documento en lugar de comprender realmente los conceptos. El formato perfecto es Q3. La comprensión profunda es Q2.
Para gerentes y jefes de equipo
Estás atrapado en medio. Los ejecutivos te cargan con objetos estratégicos. Tu equipo te remite todas las decisiones menores. Los clientes quieren novedades cada cinco minutos.
La matriz urgente-importante le ayuda a determinar qué es lo que realmente necesita su cerebro y qué es lo que necesita su firma.
Por ejemplo, su subordinado directo puede encargarse de esa llamada «urgente» del cliente (Q3). No puede delegar las revisiones trimestrales de rendimiento que determinan quién obtiene una promoción (Q2).
👉🏽 Trampa del gerente: pensar que eres insustituible. La mayoría de tus tareas del tercer trimestre existen porque no has capacitado a tu equipo para que las maneje.
Esto es lo que Gaurav Agarwal, director de operaciones de ClickUp, dice sobre esa trampa en particular
Recientemente he cambiado la forma en que preparo el contenido de mi revisión trimestral de la empresa: Antes: dedicaba 20 horas a recopilar datos, formular una historia y crear diapositivas. Ahora: mi equipo dedica 30 horas y yo 5. Eso supone un total de 35 horas ahora frente a las 20 de antes.
Parece ineficaz, ¿verdad? Sin embargo, este enfoque: • Me libera 15 horas de tiempo para dedicarlas a tareas de mayor valor. • Produce un resultado final mejor que el que podría crear yo solo. • Permite a mi equipo desarrollar una comprensión más profunda de la empresa. • La próxima vez que hagamos esto, las 35 horas totales se convertirán en 25 horas. Esta es la paradoja de la productividad del escalado: lo que parece una reducción de la eficiencia a nivel unitario, en realidad genera ganancias exponenciales a nivel del sistema
Recientemente he cambiado la forma en que preparo el contenido de mi revisión trimestral de empresa: Antes: dedicaba 20 horas a recopilar datos, formular una historia y crear diapositivas. Ahora: mi equipo dedica 30 horas y yo 5. Eso supone un total de 35 horas ahora frente a las 20 de antes.
Parece ineficaz, ¿verdad? Sin embargo, este enfoque: • Me libera 15 horas de tiempo para dedicarlas a tareas de mayor valor. • Produce un resultado final mejor que el que podría crear yo solo. • Permite a mi equipo desarrollar una comprensión más profunda de la empresa. • La próxima vez que hagamos esto, las 35 horas totales se convertirán en 25 horas. Esta es la paradoja de la productividad del escalado: lo que parece una reducción de la eficiencia a nivel unitario, en realidad genera ganancias exponenciales a nivel del sistema
La matriz de Eisenhower para equipos frente a individuos
| Criterios | Particulares | Teams |
| Caso de uso | Productividad personal, formación de hábitos | Priorización compartida, delegación, plan |
| Herramientas necesarias | Cuaderno, app, o plantilla de ClickUp | ClickUp con campos compartidos, panel y automatización |
| Ventajas | Menos estrés, mayor concentración | Responsabilidad borrada, reducción de la microgestión |
💡Consejo profesional: Utilice los paneles de ClickUp para supervisar la distribución de los cuadrantes en su equipo. Si la mayor parte de su equipo se encuentra en el Q1, es hora de reforzar el plan del Q2.
La matriz de Eisenhower frente a otros marcos de productividad
La matriz de Eisenhower no es la única herramienta disponible.
Aunque es un buen punto de partida, algunas situaciones requieren enfoques diferentes.
Piense en estas alternativas como herramientas especializadas de su kit de herramientas de productividad, cada una diseñada para resolver problemas específicos que la matriz no puede manejar.
Matriz de Eisenhower frente al principio de Pareto (regla 80/20)
El principio de Pareto se basa en una idea sencilla pero poderosa: el 80 % de los resultados provienen del 20 % de los esfuerzos. No se trata de clasificar las tareas, sino de encontrar el pequeño número de actividades que generan un valor desproporcionado.
✅ Cuando Pareto gana: Estás ahogado en trabajo, pero no estás seguro de qué actividades realmente marcan la diferencia. La regla del 80/20 te obliga a mirar tus resultados y trabajar hacia atrás. ¿Qué 20 % de tus clientes genera el 80 % de tus ingresos? ¿Qué 20 % de tus funciones genera el 80 % de la participación de los usuarios?
Por ejemplo, una directora de marketing se da cuenta de que el 80 % de los clientes potenciales cualificados provienen de solo 2 de los 10 canales de marketing. En lugar de intentar optimizar los 10 canales por igual (pensamiento Eisenhower), se centra en los dos que trabajan y elimina el resto (pensamiento Pareto).
✅ Cuando Eisenhower gana: Sabes lo que es importante, pero no puedes dejar de distraerte con tareas urgentes pero sin sentido. El análisis de Pareto no te ayudará a ignorar esa notificación de Slack. La matriz sí lo hará.
💡Consejo profesional: Utilice ambos. El análisis de Pareto identifica sus actividades de alto rendimiento (las que entran en el Q2). La matriz de Eisenhower protege el tiempo para esas actividades filtrando todo lo demás.
Matriz de Eisenhower frente al método MoSCoW
No, no se trata de la ciudad. En realidad, es un acrónimo: Must have, Should have, Could have, Won't have (Debes tener, Deberías tener, Podrías tener, No tendrás).
| El método MoSCoW (explicación)* |
| imprescindible*Requisitos no negociables que son fundamentales para el incremento o lanzamiento del proyecto actual |
| Debería tenerRequisitos importantes que no son vitales para que la solución tenga la función |
| No se tendrá (esta vez)* Los requisitos que el equipo y las partes interesadas han acordado explícitamente no se cumplirán en el plazo actual |
| No se tendrá (esta vez)* Los requisitos que el equipo y las partes interesadas han acordado explícitamente no se cumplirán en el plazo actual |
Este marco surgió en el desarrollo de software para resolver un problema específico: decidir qué funciones crear cuando no se puede crear todo.
✅ Cuando MoSCoW gana: está gestionando un proyecto con múltiples partes interesadas que piensan que sus solicitudes son «urgentes e importantes». El método Eisenhower fracasará porque la definición de «importante» es diferente para cada persona.
MoSCoW obliga a mantener conversaciones difíciles sobre lo que es realmente esencial. Las funciones «imprescindibles» no son negociables: si no se incluyen, el proyecto fracasa. Las funciones «recomendables» son importantes, pero no decisivas. Las funciones «opcionales» son bonificaciones que es bueno tener. Las funciones «no disponibles» quedan explícitamente fuera del alcance.
Aquí está la genialidad de «No tendré» (esta categoría no existe en la matriz de Eisenhower): es una forma formal de decir «ahora no, quizá más adelante», lo que evita el alcance excesivo y gestiona las expectativas.
✅ Cuando Eisenhower gana: Trabaja solo o con un equipo pequeño y coordinado en el que el alcance no es el problema principal. MoSCoW añade una complejidad innecesaria a la priorización de tareas sencillas.
Matriz de Eisenhower frente al método ABCDE
El método ABCDE es la matriz de Eisenhower potenciada, y las sustancias potenciadas tienen efectos secundarios.
| *método de gestión de tareas ABCDE | ||||
| *$$$a | B | C | D | E |
| Muy importante | Importante | *es bueno dejar pendiente | delegar* | Eliminar |
| Tareas imprescindibles con graves consecuencias si no se completan | Tareas pendientes que se deben realizar y que tienen consecuencias menores. Beneficiosas, pero no críticas | Tareas sin consecuencias. Agradables, pero sin impacto en las metas | Tareas que se pueden asignar a otros para liberar tiempo para las tareas A | Tareas innecesarias que no aportan ningún valor |
| Regla de oro: Nunca hagas trabajo en una tarea B cuando exista una tarea A. Nunca hagas trabajo en una tarea C cuando exista una tarea B. |
Así es como funciona: a cada tarea se le asigna una letra.
- Las tareas tienen graves consecuencias si no se completan
- Las tareas B tienen consecuencias leves
- Las tareas C no tienen consecuencias
- Las tareas D deben delegarse
- Las tareas E deben eliminarse
y aquí está la regla principal: *Nunca trabajes en una tarea B mientras exista una tarea A. Nunca trabajes en una tarea C mientras exista una tarea B. Y así sucesivamente.
✅ Cuando ABCDE gana: Eres un procrastinador crónico que se inclina por las tareas fáciles y de poco valor. La rígida regla de «A primero» proporciona la disciplina que le falta a la matriz.
Por ejemplo, su lista incluye «Responder a la propuesta del cliente» (A), «Actualizar el perfil de LinkedIn» (B) y «Organizar los archivos del ordenador» (C).
Con Eisenhower, es posible que pase la mañana organizando archivos porque le parece que es una forma de productividad. Con ABCDE, eso va literalmente en contra de las reglas hasta que la propuesta esté terminada.
✅ Cuando Eisenhower gana: Su entorno de trabajo es impredecible. Surgen verdaderas emergencias. Las prioridades cambian. La rigidez del método ABCDE se convierte en un inconveniente cuando se necesita flexibilidad.
El mayor reto del método ABCDE es que da por sentado que tienes a alguien a quien delegar. Si eres un emprendedor en solitario, un autónomo o un empleado junior, las tareas «D» se convierten en tareas «B» o «C», lo que puede generar una carga de trabajo inmanejable.
Matriz de Eisenhower frente a matriz de prioridad de acción
La matriz de prioridades de acción es la prima de la matriz de Eisenhower, educada en una escuela de negocios. En lugar de «urgente» e «importante», utiliza «esfuerzo» e «impacto»
Los cuatro cuadrantes:
- Gran impacto, poco esfuerzo = resultados rápidos (haga esto primero)
- Alto impacto, gran esfuerzo = proyectos importantes (planifique cuidadosamente)
- Bajo impacto, bajo esfuerzo = tareas secundarias (hágalas cuando tenga tiempo libre)
- Bajo impacto, gran esfuerzo = tareas ingratas (evítelas a toda costa)
La diferencia clave es que la matriz de prioridades de acción piensa en términos de retorno de la inversión, mientras que Eisenhower piensa en términos de plazos y metas.
✅ Cuando gana la prioridad de acción: estás gestionando recursos (presupuesto, tiempo del equipo, horas de desarrollo) y necesitas justificar las decisiones ante la dirección. «Esto tiene un gran impacto y requiere poco esfuerzo» es más convincente que «esto es importante, pero no urgente»
Por ejemplo, un gestor de productos que tenga que elegir entre varias funciones puede utilizar la matriz de la siguiente manera:
- La función A tardará dos semanas y aumentará la retención de usuarios en un 15 % (ganancia rápida)
- La función B tardará 6 meses y aumentará la retención en un 20 % (proyecto importante)
- La función C tardará 4 semanas y aumentará la retención en un 2 % (tarea ingrata)
✅ Cuando Eisenhower gana: estás lidiando con un trabajo realmente urgente en el que los plazos son más importantes que los cálculos de retorno de la inversión. Las emergencias de los clientes no se preocupan por tu análisis de impacto/esfuerzo.
📖 Más información: Cómo crear una matriz de prioridades de acción para gestionar tareas
¿Qué hay de la matriz de Eisenhower frente a las metodologías ágiles?
La matriz de Eisenhower y Agile le ayudan a priorizar el trabajo, pero tienen funciones diferentes y operan en escalas de tiempo diferentes.
| Marco | Caso de uso principal | Área de interés | Horizonte temporal |
| Matriz de Eisenhower | Toma de decisiones diaria para particulares | Urgencia frente a importancia | Inmediato a corto plazo |
| Ágil / Scrum | Entrega de proyectos en equipo | Plan iterativo y gestión del trabajo pendiente | Basado en sprints (1-2 semanas) |
Agile es una metodología de entrega basada en equipos para realizar trabajo en ciclos cortos y estructurados. Marcos como Scrum ayudan a los equipos a planear el trabajo (mediante la planificación de sprints), reflexionar sobre él (mediante retrospectivas) y mantener las prioridades flexibles (mediante backlogs). Agile da prioridad a la colaboración, la velocidad y la iteración.
La matriz de Eisenhower, por otro lado, es una herramienta de priorización personal. Ayuda a las personas a clasificar las tareas en función de su urgencia e importancia, lo que resulta especialmente útil cuando las distracciones diarias amenazan con descarrilar el progreso a largo plazo.
💡Consejo profesional: Utilice la matriz de Eisenhower antes de planear el sprint para identificar qué tareas realmente vale la pena abordar. Es una forma inteligente de alinear sus prioridades individuales con el ciclo de entrega ágil de su equipo.
TL;DR: Comparación de marcos
| Marco | Matriz de Eisenhower | Método MoSCoW | Principio de Pareto (80/20) | Método ABCDE | Matriz de prioridades de acción |
| Principio fundamental | Clasificación basada en atributos | Alcance basado en requisitos | Apalancamiento asimétrico | Secuenciación basada en consecuencias | Asignación basada en el retorno de la inversión |
| categorías clave* | Urgencia/Importancia | Debe / Debería / Podría / No lo haré | 80 % de resultados / 20 % de aportaciones | A / B / C / D / E Consecuencias | Impacto / Esfuerzo |
| Caso de uso | Gestión estratégica de tareas | Entrega ágil de proyectos y gestión del alcance | Análisis estratégico de actividades | Ejecución personal disciplinada | Planificación de recursos empresariales/de proyecto |
| Enfoque en la toma de decisiones | «¿Qué requiere mi atención ahora?» | «¿Qué debemos ofrecer para lograr una solución viable?» | «¿Dónde está mi mayor punto de influencia?» | ¿Qué es lo siguiente pendiente que debo hacer sin falta? | «¿Cuál es el uso más eficiente de los recursos?» |
| Fortaleza clave | Simplicidad y claridad conceptual | Alineación de las partes interesadas y control del alcance | Genera información estratégica | Fomenta la disciplina y combate la procrastinación | Céntrese en el retorno de la inversión (ROI) |
| Debilidad | Simplifica en exceso el trabajo interdependiente | Sin clasificación dentro de la categoría | Rigidez en un entorno $$a$$$ dinámico | Rigidez en un entorno dinámico | Subjetividad en la puntuación del impacto y el esfuerzo |
| *usuario ideal | Cualquiera que se sienta abrumado por sus prioridades | Gerente de producto ágil o equipo de proyecto | Analista estratégico o líder que busca centrarse | Los procrastinadores necesitan más estructura | Jefe de equipo o gestor de proyectos con recursos limitados |
¿Qué marco debería utilizar realmente?
➡️ Empiece con Eisenhower si es nuevo en el establecimiento de prioridades o se siente abrumado. Le enseña la habilidad fundamental de separar lo urgente de lo importante
➡️ Añada el análisis de Pareto trimestralmente para identificar qué 20 % de sus actividades generan el 80 % de sus resultados
utilice MoSCoW para proyectos en equipo en los que el alcance sea un problema y las partes interesadas necesiten alinearse
pruebe ABCDE si es lo suficientemente disciplinado como para ser un seguidor de reglas estrictas y le cuesta evitar la procrastinación
cambie la prioridad de acción cuando gestione recursos y necesite tomar decisiones basadas en el retorno de la inversión
➡️ Incorpora Agile cuando trabajes con un equipo en entregables que evolucionan con el tiempo. Agile te ayuda a priorizar y enviar el trabajo en ciclos cortos e iterativos, lo que es ideal para la colaboración interfuncional, la retroalimentación rápida y la adaptación al cambio
pero recuerde que ninguno de estos marcos es una solución milagrosa. *Son herramientas de toma de decisiones que le obligan a plantearse mejores preguntas sobre dónde está perdiendo el control de tiempo.
El mejor marco de trabajo es aquel que realmente utilizará de forma constante.
Consejos para usar la matriz de Eisenhower (con ClickUp)
Ya domina los conceptos básicos.
Ahora hablemos de los movimientos avanzados que separan a los aficionados a la matriz de los verdaderos maestros de la priorización.
Con ClickUp, puede convertir esta sencilla cuadrícula de 2×2 en un sistema dinámico que aprende de su comportamiento y se adapta a su realidad.
1. Sistema de código por color
Tu cerebro procesa la información visual 60 000 veces más rápido que el texto. Deja de complicar tu matriz de Eisenhower más de lo necesario.
En su lugar, utilice las prioridades de tareas de ClickUp para hacer coincidir los cuadrantes de la matriz con señales visuales.
Ajusta las tareas urgentes e importantes con banderas rojas, las importantes y no urgentes con amarillas, las urgentes y no importantes con azules y las no urgentes y no importantes con grises.
✅ Por qué este trabajo funciona: puedes revisar tu lista de tareas en segundos en lugar de leer todas las descripciones. Las tareas rojas saltan a la vista inmediatamente. Las tareas amarillas te dan un recordatorio de que debes programar bloques de tiempo. Las tareas azules gritan «delégame». Las tareas grises son candidatas a ser eliminadas.
💡Consejo profesional: Crea etiquetas personalizadas para actividades recurrentes del segundo trimestre, como «Plan de estrategia», «Desarrollo del equipo» o «Mejora de procesos». Esto te ayudará a detectar más fácilmente los patrones en lo que estás descuidando.
2. Flujos de trabajo agenticos y reglas de automatización
El mayor fallo de la matriz es cuando las tareas importantes permanecen en Q2 hasta su fecha límite, lo que las convierte en urgentes. ClickUp Automatizaciones puede evitarlo.
Cree reglas que muevan automáticamente las tareas del Q2 al Q1 en función de las fechas límite. Por ejemplo, «Cuando falten 3 días para la fecha límite, cambie la prioridad a Urgente y notifique a la persona asignada»
*automatización avanzada: Configure flujos de trabajo que creen tareas periódicas en Q2. Las revisiones estratégicas mensuales, las evaluaciones trimestrales de metas y las reuniones semanales del equipo deberían aparecer automáticamente en su Q2 sin que tenga que acordarse de añadirlas.
🧠 El cambio revolucionario: Utilice los agentes de ClickUp para delegar automáticamente las tareas del tercer trimestre. Establezca reglas como «Cuando una tarea se etiquete como "Administrador rutinario", asígnela a [nombre del compañero] y notifíquelo a través de Slack»
3. Priorización inteligente con IA
Aquí es donde se pone de interés.
ClickUp Brain puede analizar tu historial de tareas y identificar patrones que se te escapan.
Por ejemplo, una de nuestras indicaciones de IA marcadas como favoritas para la matriz de Eisenhower es:
«Analiza las tareas completadas el mes pasado. ¿Qué 20 % de las actividades generaron el 80 % de tus resultados? ¿Qué tareas del segundo trimestre pospusiste constantemente, y cuáles fueron las consecuencias?»
ClickUp Brain puede identificar:
- ¿Qué tipos de tareas etiqueta constantemente como urgentes cuando en realidad no son importantes?
- ¿A qué hora del día eres más eficaz en el trabajo de los diferentes cuadrantes?
- ¿Qué tareas del tercer trimestre se repiten constantemente porque no está abordando la causa raíz?
- Cuando las tareas del segundo trimestre se convierten en crisis del primer trimestre debido a una mala duración estimada
Y eso, amigos, es el poder de la IA contextual.
🎥 Descubra cómo la IA contextual puede transformar su trabajo con una priorización inteligente «real». 👇🏼
4. bloques de interrupción
El trabajo del segundo trimestre muere por mil pequeños cortes: correo electrónico, mensajes de Slack, «preguntas rápidas»
La solución no es la fuerza de voluntad. Es la arquitectura.
Configuración de ClickUp: Utilice el Calendario de ClickUp para crear dos tipos de bloques de tiempo:
- *bloques protegidos del segundo trimestre: Márquelos como «Ocupado» y añada notas como «Trabajo profundo: no molestar»
- *bloques de interrupciones: Reserve intervalos de 30 a 60 minutos específicamente para gestionar tareas del tercer trimestre: correo electrónico, preguntas rápidas, solicitudes menores
5. prueba del «yo futuro»
La mayoría de las personas son muy malas a la hora de distinguir lo importante de lo urgente porque piensan en cómo se sienten en ese momento, no en las consecuencias.
Para cada tarea, pregúntese: «Si mi yo futuro pudiera enviarme un mensaje, ¿me daría las gracias por hacer esta tarea o lamentaría el tiempo que le he dedicado?»
En ClickUp, puedes añadir un campo personalizado llamado «Valoración futura» con opciones como «Me lo agradeceré», «No importará» o «Me arrepentiré»
O utilice una valoración por número, es decir, 0 = Esto no salió según el plan. 🙄
Esto le obliga a pensar más allá de la presión inmediata.
💡La regla 10-10-10: ¿Cómo se sentirá respecto a esta tarea dentro de 10 minutos, 10 meses y 10 años? Utilice las descripciones de tareas de ClickUp para anotar este análisis en los casos dudosos.
6. Auditoría de precisión de la matriz
Cada semana, compare el tiempo dedicado a cada cuadrante con la distribución que tenía planificada. La mayoría de las personas descubren que dedican el 60 % de su tiempo al Q3, mientras que tenían planificado dedicar el 60 % al Q2.
Hágase estas preguntas:
- ¿Qué tareas del segundo trimestre suelen llevar más tiempo del estimado?
- ¿Qué tareas del tercer trimestre consumen más tiempo del que deberían?
- ¿Qué porcentaje de las «emergencias» del primer trimestre se podrían haber evitado con un mejor plan del segundo trimestre?
El control de tiempo de los proyectos de ClickUp revela la cruda realidad sobre dónde se gasta realmente el tiempo en comparación con lo que se había planificado. Utilice estos datos para mejorar sus duraciones estimadas y identificar cuáles tareas del tercer trimestre necesitan soluciones sistemáticas en lugar de una atención constante.
7. Horas de poder del segundo trimestre
Haga un seguimiento de cuándo es más eficaz en diferentes tipos de trabajo.
Durante dos semanas, registre su nivel de energía (1-10) cada hora utilizando las notas de control de tiempo de ClickUp. Compárelo con la calidad y la eficiencia en la realización de las tareas completadas.
La mayoría de las personas descubren que tienen entre 2 y 4 horas de energía máxima para el trabajo estratégico del segundo trimestre. Proteja estas horas sin piedad.
Optimización de ClickUp: Planifique sus tareas más importantes del segundo trimestre durante las horas punta comprobadas. Utilice el bloqueo de tiempo automatizado en el calendario de ClickUp para bloquear automáticamente estos horarios en función de su trabajo pendiente, sus prioridades y sus reuniones.
*adecuación entre energía y tareas
- Alta energía: Pensamiento estratégico del segundo trimestre, resolución de problemas complejos
- Energía media: tareas urgentes del primer trimestre que requieren concentración
- Baja energía: tareas rutinarias del tercer trimestre, procesamiento de correo electrónico
8. Cuenta de la matriz
Las matrices individuales trabajan. Las matrices de equipo con responsabilidad compartida trabajan mejor.
Revisiones semanales de la matriz: Utilice las tarjetas de ClickUp AI para revisar:
- ¿Qué miembros del equipo dedican demasiado tiempo al primer trimestre (modo reactivo)?
- ¿Qué metas del segundo trimestre se posponen constantemente?
- ¿Qué tareas del tercer trimestre se siguen pasando de mano en mano en lugar de sistematizarse?
Haga que los bloques de tiempo del segundo trimestre tengan visibilidad para su equipo a través de calendarios compartidos. Cuando todos vean que de 9 a 11 de la mañana es tiempo protegido del segundo trimestre, será menos probable que le interrumpan.
💡Consejo profesional: En las reuniones semanales del equipo, pregunte: «¿Qué trabajo del segundo trimestre hemos protegido esta semana y qué distracciones del tercer trimestre hemos eliminado?»
La matriz de Eisenhower para diferentes casos de uso
La matriz de Eisenhower es una lente para la toma de decisiones que se adapta a su rol, sus metas y su entorno de trabajo.
Tanto si dirige proyectos interfuncionales como si gestiona clientes autónomos, aquí le mostramos cómo aplicarla en diferentes contextos.
Para la gestión de proyectos y productos
En roles con flujos de trabajo complejos, como marketing, ingeniería o diseño, el verdadero reto no es la falta de esfuerzo, sino la fatiga de tomar decisiones . La matriz externaliza esas decisiones para que puedas centrarte en el impacto.
- *cuadrante 1: Obstáculos de última hora para el lanzamiento, problemas de seguridad, simulacros de incendio de clientes
- cuadrante 2:* Documentos estratégicos, plan de pruebas de usuario, retrospectivas de campañas
- cuadrante 3:* Sincronizaciones recurrentes, «actualizaciones rápidas», informes de estado de las partes interesadas
- cuadrante 4:* Dar formato a hojas de cálculo, reorganizar carpetas, tareas rutinarias
Para el plan diario y la productividad personal
Los emprendedores individuales, los creativos y los fundadores suelen confundir el impulso con el progreso. La matriz de Eisenhower le ayuda a romper el ciclo de reaccionar a todo lo que le llama la atención.
- Comience el día con una revisión de la matriz de 5 a 10 minutos
- Priorice una tarea significativa del segundo trimestre antes de abrir su bandeja de entrada
- Utilice la correspondencia de energía: el trabajo pendiente del segundo trimestre cuando esté más alerta y el del tercer trimestre durante los periodos de menor concentración
💡Consejo profesional: Utilice las tareas periódicas de ClickUp para programar revisiones matutinas y auditorías al final del día. Añada duración estimada a las tareas del segundo trimestre para mantener el alcance y la concentración.
La matriz de Eisenhower para equipos remotos y trabajo asíncrono
Cuando su equipo está repartido por diferentes zonas horarias, la priorización en tiempo real se viene abajo. La matriz introduce un modelo mental compartido, sin necesidad de estar constantemente comprobando el estado de las cosas.
- Acuerde una definición de «importante» válida para todo el equipo
- Añada etiquetas a los cuadrantes, como «Estratégico», «Orientado al cliente» o «Administrador»
- Cree bloques de interrupciones para las tareas del tercer trimestre (correo electrónico, pings, preparación de reuniones)
💡Consejo profesional: Automatice los cambios de tareas en ClickUp: «Si la urgencia = alta y la fecha límite < 3 días → muévalo al Q1 y notifique a la persona asignada en Slack». Las automatizaciones de ClickUp ayudan a aplicar esto de forma dinámica.
Para estilos de trabajo basados en la energía
Algunos trabajos se desarrollan en el cuadrante Q1 (compatibilidad, operaciones). Otros prosperan en el Q2 (estrategia, liderazgo). Su cuadrante ideal depende de su rol y sus ritmos de energía.
| rol* | Cuadrante primario | Enfoque |
| Fundador/Jefe de producto de productividad | Q2 | Visión, delegación delegada |
| Gerente de operaciones | Q1/Q3 | Gestión de crisis, triaje |
| Diseñador/Comercializador | Q2 | Trabajo profundo, plan |
| Agente de Soporte | P1 | Respuesta en tiempo real |
❗️¿Qué significa esto? La matriz de Eisenhower le permite diseñar su día con intención. El equilibrio de sus cuadrantes debe reflejar sus metas, no el volumen de su bandeja de entrada.
📖 Más información: Ejemplos de la matriz de Eisenhower
Ejemplos de la matriz de Eisenhower en la vida real
La teoría está muy bien, pero la aplicación es donde se reúne la goma con el asfalto.
Director de marketing en una empresa de SaaS
Sarah abre su ordenador portátil y se encuentra con 47 correo electrónico sin leer, tres canales de Slack con insignias de notificación rojas y un calendario más apretado que un vagón del metro de Tokio.
Su análisis de Eisenhower:
- *el sistema de automatización del correo electrónico se ha bloqueado durante el fin de semana. Los clientes no pueden recibir los correos electrónicos para restablecer la contraseña. Esto está afectando al producto real
- P2: Analice los datos del embudo de conversión del último trimestre para identificar por qué la conversión de (versión de) prueba a pago cayó un 3 %. Este análisis servirá de base para la estrategia del próximo trimestre
- P3: Aprobar las publicaciones rutinarias en redes sociales (delegar en el coordinador de redes sociales). Asistir a la reunión semanal de «alineación de marketing», en la que no se decide nada (enviar a un delegado o no asistir)
- P4: Investiga tácticas de «growth hacking» en Twitter. Reorganiza la configuración de gestión de proyectos que ya tiene la función
Sarah descubre que la mayoría de sus «emergencias» del Q1 son en realidad tareas del Q3 que otras personas colocaron con el rótulo de urgentes. El problema del restablecimiento de la contraseña es realmente del Q1. La solicitud del director ejecutivo de un análisis competitivo «rápido» que debe entregarse «pronto» es del Q3 disfrazado de Q1.
Diseñador gráfico autónomo
Jake tiene cuatro proyectos en marcha simultáneamente. Dos clientes acaban de enviar solicitudes de revisión «urgentes». Un nuevo cliente potencial quiere un presupuesto. Su sitio web de cartera necesita una actualización.
Su realidad de matriz:
- P1: Revisiones del logotipo del cliente A para una campaña que se lanzará mañana (plazo real, consecuencias reales)
- *actualizar la cartera con trabajo reciente para atraer clientes que paguen más. Esto nunca parece urgente, pero tiene un impacto directo en el crecimiento de sus ingresos
- P3: Las revisiones «urgentes» del cliente B que resultan ser pequeños ajustes de color para una campaña que se lanzará el mes que viene. Urgentes para ellos, pero no realmente urgentes
- P4: Investigar tendencias de diseño en Pinterest en busca de «inspiración» en lugar de hacer trabajo en proyectos reales
Jake ha estado tratando todas las solicitudes de los clientes como Q1 porque teme perder empresa. En realidad, los clientes respetan los límites. Los que no lo hacen no son clientes que valga la pena conservar.
Padres que trabajan
María necesita compaginar su trabajo como directora de marketing con dos hijos menores de 10 años y mantener una apariencia de cordura personal.
La matriz de su familia:
- P1: Preparándome para la presentación de mañana ante el tablero (momento decisivo para mi carrera). Manejar cualquier emergencia real con los niños
- P2: Tiempo individual con cada hijo. Planificar comidas saludables para la semana. Hacer ejercicio. Salir con tu pareja. Estas cosas nunca parecen urgentes, pero determinan la felicidad familiar a largo plazo
- P3: Responder inmediatamente a todos los correos electrónicos del comité escolar. Ofrecerse como voluntaria para todas las ventas de pasteles. Esto le hace sentir como una «buena principal», pero le quita tiempo que podría pasar con sus hijos
- P4: Estresarse navegando por las redes sociales después de acostar a los niños, en lugar de dormir o tener conexión (a internet) con su pareja
Para María, ser una «buena principal» no consiste en decir que sí a todas las actividades escolares. Se trata de estar presente en los momentos importantes.
La matriz de Eisenhower es la forma de ser más listo que la urgencia
La matriz de Eisenhower le ofrece algo mejor que la productividad: perspectiva.
No se trata de hacer más pendiente. Se trata de ver por fin la diferencia entre las tareas que exigen tu tiempo y las que lo merecen.
Cuando revisas tu matriz a diario, no solo estás tachando tareas pendientes. Estás tomando una decisión: → Menos pánico. Más intención. → Menos incendios falsos. Más progreso estratégico. → Menos tiempo dedicado a reaccionar. Más tiempo dedicado a construir lo que importa
Y cuando utiliza un sistema como ClickUp, su matriz se vuelve dinámica: crece con usted, protege su tiempo del segundo trimestre y le ayuda a delegar o eliminar todo lo demás.
Porque las personas con mayor productividad simplemente saben decir mejor: Esto vale la pena. El resto puede esperar.
Pruébelo. Escápese de la trampa de la urgencia para siempre con ClickUp. ¡Cree una cuenta gratuita hoy mismo!