Su arte es valioso, tanto creativa como económicamente, lo entendemos perfectamente.
Sin el sistema adecuado de optimización de inventario, podría perder la pista de lo que vende, dónde se exhibe una pieza o cuántas obras hay en almacenamiento.
Si estás cansado de rebuscar en cuadernos, correos electrónicos o hojas de cálculo desordenadas, estás en el lugar adecuado. En esta guía, hemos recopilado las mejores plantillas de inventario de arte.
Tanto si es artista, propietario de una galería o conservador, estas herramientas le ayudarán a catalogar, realizar el seguimiento y gestionar sus obras de arte con todo en un solo lugar.
¿Qué son las plantillas de inventario de arte?
Las plantillas de inventario de obras de arte son herramientas listas para usar que le ayudan a documentar y gestionar los detalles de sus obras de arte, incluidos los informes sobre su condición. Ofrecen una forma coherente de realizar el seguimiento y organizar su colección sin tener que crear un sistema de planificación de inventario desde cero.
La mayoría de las plantillas suelen incluir campos como:
- Título y descripción de la obra de arte 🎨
- Fecha de creación y técnica (por ejemplo, óleo, acuarela, técnica mixta) 🗓️
- Dimensiones y peso 📏
- Número de inventario para facilitar el seguimiento 🆔
- Procedencia (propiedad e historial de exposiciones) 🧾
- Precios e historial de ventas 💲
- Ubicación o estado actual (por ejemplo, en almacenamiento, en exposición, vendida) 🖼️
Estas plantillas pueden ser hojas de cálculo, formularios digitales o estar integradas en herramientas de gestión de proyectos.
🧠 Dato curioso: Un registro de inventario mal colocado llevó al descubrimiento de un cuadro perdido de Van Gogh en un ático noruego. ¡La organización importa!
¿Qué hace que una plantilla de inventario de arte sea buena?
Un buen sistema de gestión de inventario de arte hará que el manejo de su colección específica sea más fácil, rápido y fiable.
Esto es lo que debe buscar en una buena plantilla de inventario de arte:
- Intuitivo y sencillo: No se necesita manual, solo un diseño limpio que mantiene la atención en sus obras de arte, no en el formato
- Fácil de personalizar: Añada o elimine campos como el precio, la ubicación o el número de inventario para adaptarlos a su flujo de trabajo, ya sea para realizar el seguimiento de unos pocos bocetos o de toda una galería
- Escalable: Mantén el orden a medida que crece tu colección, desde un pequeño conjunto de piezas hasta una amplia cartera
- Compatible con herramientas: funciona a la perfección con las plataformas que ya utiliza, como Microsoft Excel u Hojas de cálculo de Google
- Organización visual: las secciones bien espaciadas y el formato limpio le ayudan a detectar rápidamente los huecos, los duplicados o las actualizaciones necesarias
- Listo para la colaboración: comparta y actualice fácilmente con conservadores, asistentes o galerías
La plantilla adecuada te ayudará a gestionar tu empresa de arte. Deberías sentir que tienes el control sin perderte en los aspectos administrativos de las operaciones.
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14 plantillas de inventario de arte
Organizar obras de arte no debería ser como hacer la declaración de la renta en acuarela. Lo que necesitas es un organizador digital para tu galería de arte.
Tanto si eres un artista independiente que cataloga bocetos como si gestionas una galería con cientos de piezas, estas plantillas te ofrecen campos personalizados, colaboración en tiempo real, paneles visuales e incluso automatización que te recuerda cuándo reponer lienzos o preparar una exposición.
1. Plantilla de inventario de ClickUp
La plantilla de inventario de ClickUp es tu punto de partida para organizar tus obras de arte sin el estrés de las hojas de cálculo. Esta plantilla de inventario flexible y lista para usar no necesita ninguna configuración específica ni adicional.
🌼 Por qué te encantará esta plantilla
- Vea su inventario en formatos Lista, Tablero o Tabla, el que mejor se adapte a su flujo de trabajo
- Añada campos personalizados para el título, el medio, las dimensiones, el número de inventario y el precio de las obras de arte; adjunte imágenes en alta resolución o certificados para cada pieza
- Colabora sin problemas con galerías, asistentes o conservadores utilizando las herramientas de uso compartido integradas
- Configure la automatización para recibir recordatorios de reposiciones, próximas exposiciones o seguimientos de compradores
📌 Ideal para: Artistas, coleccionistas o pequeñas galerías que necesitan un sistema sencillo pero escalable para documentar y supervisar digitalmente su inventario.
💡 Consejo profesional: Etiqueta cada pieza con la función «Estados personalizados ». Así podrás ver al instante el estado de todo: disponible, en exposición, vendido o archivado.
👀 ¿Sabías que...? El Museo del Louvre de París gestiona más de 500 000 obras de arte. Esta extensa colección está meticulosamente catalogada en su base de datos digital, lo que la convierte en uno de los inventarios de arte más completos del mundo.
2. Plantilla de gestión de inventario de ClickUp
¿Busca más estructura para gestionar el inventario en diferentes ubicaciones, soportes o unidades de negocio? ¡ La plantilla de gestión de inventario de ClickUp puede ser la solución perfecta para usted!
🌼 Por qué te encantará esta plantilla
- Utilice flujos de trabajo preestablecidos para realizar el seguimiento del estado de los elementos desde su adquisición hasta su venta en todas las fases del inventario
- Desglose el inventario por categoría, artista o exposición con campos y etiquetas personalizables
- Asigne la propiedad o los siguientes pasos a los miembros del equipo para gestionar los traspasos de la galería y el seguimiento del equipo de ventas
- Vea los niveles de existencias y el valor del inventario a través de paneles integrados, sin necesidad de examinar filas de datos
- Enlace documentos relacionados, como documentos de procedencia o facturas, para mantener sus registros organizados y listos para una auditoría
📌 Ideal para: Galerías, consultores de arte o colectivos de artistas que controlan el inventario de múltiples proyectos o clientes.
💡 Consejo profesional: Establece metas en ClickUp para realizar un seguimiento de tus objetivos de ventas mensuales o trimestrales conectando las tareas con las métricas de ingresos. Es una forma inteligente de mantenerte alineado con tus objetivos financieros.
3. Plantilla de informe de inventario de ClickUp
La plantilla de informe de inventario de ClickUp es perfecta para convertir tus datos de inventario dispersos en informes claros y profesionales sin tener que pasar horas formateándolos.
🌼 Por qué te encantará esta plantilla
- Genere informes detallados en tiempo real para exposiciones, auditorías o necesidades de seguros
- Utilice paneles visuales y widgets para realizar un seguimiento de métricas clave del inventario, como el valor total, las obras vendidas frente a las no vendidas y las ventas por periodo
- Filtre y exporte informes sin esfuerzo para compartirlos con las partes interesadas, los clientes o los socios de la galería
- Mantenga todo dinámico: sus informes se actualizan automáticamente a medida que cambia su galería o su inventario
💡 Consejo profesional: Utiliza ClickUp Docs junto con esta plantilla para crear un resumen del informe con notas, comentarios o aspectos destacados visuales para reuniones o presentaciones.
📌 Ideal para: Artistas, gestores de galerías o asesores de arte que necesitan informes rápidos y fiables sobre su inventario y el rendimiento de su equipo de ventas.
Como dice Jodi Salice, directora creativa de United Way Suncoast:
No tengo palabras para describir lo bueno que es. Entre la automatización, las plantillas y todos los diferentes tipos de seguimiento y vistas, es imposible equivocarse con ClickUp.
No tengo palabras para describir lo bueno que es. Entre la automatización, las plantillas y todos los diferentes tipos de seguimiento y vistas, es imposible equivocarse con ClickUp.
4. Plantilla de pedido de compra e inventario de ClickUp
La plantilla de pedidos de compra e inventario de ClickUp combina dos flujos de trabajo cruciales (pedidos y seguimiento) en un sistema de inventario fácil de usar.
🌼 Por qué te encantará esta plantilla
- Realice un seguimiento de los pedidos, los recibos y los niveles de su inventario
- Automatice el movimiento de elementos desde «Pedido realizado» a «Recibido» y «Añadido al inventario»
- Adjunte recibos, listas de proveedores o condiciones para consultarlos de forma rápida y sencilla
- Configure tareas periódicas para pedidos frecuentes (como lienzos o marcos mensuales)
📌 Ideal para: Artistas o estudios que compran suministros con regularidad y necesitan realizar un seguimiento de los materiales entrantes y el inventario existente en un solo lugar.
🧠 Dato curioso: Algunos artistas firman sus obras en secreto con tinta invisible o microtexto; los sistemas de inventario de arte suelen incluir esta información para su autenticación
5. Plantilla de inventario de material de oficina de ClickUp
Realice un seguimiento de todo, desde cuadernos de bocetos y papel hasta caballetes, rotuladores y herramientas de administrador con la plantilla de inventario de material de oficina de ClickUp. Esta plantilla es especialmente útil si tiene un estudio, un espacio compartido o un aula de arte donde se utilizan materiales constantemente.
🌼 Por qué te encantará esta plantilla
- Configure categorías personalizadas como «Materiales de estudio», «Equipo técnico» o «Suministros de embalaje» para una organización optimizada
- Automatice las alertas de reposición en función de los niveles de uso o los cronogramas
- Asigne la propiedad de los suministros o las tareas de reposición a asistentes o miembros del equipo
- Realice un seguimiento de las cantidades, los proveedores, la frecuencia de los pedidos y el historial de compras, todo en una sola vista
📌 Ideal para: Estudios de arte, aulas o espacios de galería que comparten materiales y necesitan una forma sencilla de evitar la escasez de suministros de última hora.
💡 Consejo profesional: Crea una vista filtrada «Stock bajo» para ver al instante qué elementos se están agotando (¡perfecto para planificar suministros o pedidos online!)
6. Plantilla sencilla de registro de inventario empresarial de ClickUp
La plantilla de registro de inventario empresarial simple de ClickUp es una solución sencilla para gestionar el inventario de diferentes categorías de productos, incluyendo obras de arte, mercancías, impresiones y embalajes.
🌼 Por qué te encantará esta plantilla
- Registre nuevos elementos, actualice cantidades y supervise estados como en stock, vendido, reservado o archivado
- Personalice los menús desplegables para «Tipo de inventario» (por ejemplo, «Arte original», «Impresiones limitadas», «Embalaje», «Artículos promocionales») para mantener todo ordenado automáticamente
- Visualice totales, categorías y movimientos al instante con un panel central
- Utilice vistas de tareas para asignar responsabilidades como reponer existencias o empaquetar pedidos sin esfuerzo
- Exporte su registro como un informe o compárelo durante las auditorías físicas
📌 Ideal para: Artistas independientes o pequeñas empresas que venden productos físicos junto con obras de arte y desean un sistema de seguimiento de inventario ligero pero fiable.
7. Plantilla de formulario de pedido de suministros de ClickUp
La plantilla de formulario de pedido de suministros de ClickUp facilita la gestión de las solicitudes de suministros internos sin hilos de correo electrónico desordenados ni notas adhesivas.
🌼 Por qué te encantará esta plantilla
- Convierta cada envío en una tarea rastreable: manténgase al tanto de lo que se solicita, aprueba o cumple
- Personalice los campos del formulario para el tipo de suministro, la urgencia, la cantidad y los enlaces a los proveedores preferidos
- Combínelo con su gestor de inventario central para disfrutar de un flujo de trabajo de reposición sin interrupciones
- Configure una notificación cuando se aprueben o cumplan las solicitudes para mantener a todos informados y evitar compras duplicadas
📌 Ideal para: Estudios, escuelas o equipos de galerías que necesitan una forma sencilla y fácil de rastrear para gestionar las solicitudes de suministros internos.
8. Plantilla de inventario de arte de Coefficient
La plantilla de inventario de arte de Coefficent funciona en Hojas de cálculo de Google, lo que facilita el uso compartido, la colaboración y la actualización en tiempo real. Está diseñada para aquellos que desean tener más control al analizar su colección.
🌼 Por qué te encantará esta plantilla
- Clasifique y filtre el inventario por categorías de artista, colección o ubicación
- Utilice fórmulas integradas para calcular el valor total del inventario y realizar un seguimiento de las ventas a lo largo del tiempo
- Comparte, colabora y actualiza en tiempo real con la potencia de Hojas de cálculo de Google
- Utilice el formato condicional para resaltar los elementos vendidos, las próximas obras enmarcadas o los plazos de preparación de exposiciones
📌 Ideal para: Artistas y coleccionistas expertos en hojas de cálculo que desean controlar su inventario con la flexibilidad de Hojas de cálculo de Google.
9. Plantilla de inventario de arte de Template. Net
La plantilla de inventario de arte de Template. Net es adecuada para artistas que prefieren un sistema basado en papel o en documentos.
Esta plantilla es una forma sencilla de registrar y gestionar rápidamente el inventario de sus obras de arte, especialmente si no tiene experiencia con hojas de cálculo.
🌼 Por qué te encantará esta plantilla
- Descarga y edita la plantilla en Word, Excel, Documentos de Google o Hojas de cálculo de Google
- Introduzca su información y guarde o imprima según sea necesario
- Duplique el archivo para diferentes categorías: trabajos personales, stock de galería o registros de ventas
- Úselo como un sistema de inventario basado en papel o en documentos, diseñado a medida para artistas
📌 Ideal para: Artistas independientes y aficionados que desean una forma sencilla de catalogar su trabajo y mantener registros en formato de documento.
💡 Consejo profesional: Si expones tu trabajo en varios lugares, crea una versión de esta plantilla por cada galería o exposición para facilitar el seguimiento y la coordinación.
10. Plantilla de inventario de obras de arte de Template. Net
Su facilidad de uso hace que esta plantilla de inventario de obras de arte de Template.net sea una opción muy popular.
Cuenta con un formulario sencillo y editable creado para ayudarle a realizar el seguimiento de los detalles de las obras de arte para uso personal, envíos a galerías o registros de seguros.
🌼 Por qué te encantará esta plantilla
- Rellene las secciones con el nombre de la obra, el medio, el tamaño, la fecha de creación, el precio y notas
- Edita el formulario en tu formato preferido: Documentos de Google, Word, Excel o Hojas de cálculo
- Céntrese en la claridad y la facilidad de uso con un diseño minimalista y sin distracciones
📌 Ideal para: Artistas o pequeñas galerías que envían con frecuencia detalles de obras de arte a socios externos u organizadores de exposiciones.
💡 Consejo profesional: Utiliza esta plantilla como una «versión de exposición» de tu lista de inventario maestra. Es fácil de enviar o imprimir cuando los conservadores o galerías solicitan tu catálogo.
11. Plantilla de lista de inventario de materiales artísticos de Template. Net
Manténgase al día con su inventario con esta plantilla de lista de inventario de materiales artísticos de Template. Net.
Esta plantilla es perfecta para realizar el seguimiento de todos los materiales compatibles con su proceso creativo, como pinturas, pinceles, lienzos y herramientas de enmarcado.
🌼 Por qué te encantará esta plantilla
- Introduzca el nombre del elemento, la cantidad, el coste unitario, la información del proveedor y las fechas de reposición en secciones específicas
- Planifique y presupueste de manera eficaz, especialmente para piezas por encargo o proyectos a gran escala
- Mantenga el diseño sin esfuerzo, incluso sin conocimientos de hojas de cálculo
- Establezca recordatorios en su calendario basados en el uso anterior para evitar tener que salir a comprar suministros a última hora
📌 Ideal para: Artistas, educadores o gerentes de estudios que desean una forma sencilla de llevar un control de sus herramientas y materiales.
📮ClickUp Insight: El 18 % de los participantes en nuestra encuesta quieren utilizar la IA para organizar sus vidas mediante calendarios, tareas y recordatorios. Otro 15 % quiere que la IA se encargue de las tareas rutinarias y el trabajo administrativo.
Para ello, una IA debe ser capaz de: comprender los niveles de prioridad de cada tarea en un flujo de trabajo, ejecutar los pasos necesarios para crear tareas o ajustarlas, y configurar flujos de trabajo automatizados.
La mayoría de las herramientas tienen uno o dos de estos pasos resueltos. Sin embargo, ClickUp ha ayudado a los usuarios a consolidar hasta más de 5 apps utilizando nuestra plataforma. Disfruta de una programación basada en IA, en la que las tareas y las reuniones se pueden asignar fácilmente a espacios libres en tu calendario en función de los niveles de prioridad. También puedes configurar reglas de automatización personalizadas a través de ClickUp Brain para gestionar las tareas rutinarias. ¡Di adiós al trabajo pesado!
12. Plantilla de formulario de inventario de galería de arte de Template. Net
Esta plantilla de formulario de inventario de galería de arte de Template. Net simplifica las cosas. Facilita la gestión de múltiples obras de arte de diferentes artistas, exposiciones y canales de ventas.
🌼 Por qué te encantará esta plantilla
- Rellene los campos estructurados para el título de la obra de arte, el nombre del artista, el medio, el precio y las notas de la galería
- Realice un seguimiento de las obras de arte físicas y digitales, junto con el estado de las exposiciones o los detalles de los envíos
- Comparta fácilmente con artistas, clientes o tasadores utilizando el diseño profesional
📌 Ideal para: Propietarios, gestores o conservadores de galerías que necesitan una forma fiable y organizada de registrar obras de arte y detalles de exposiciones.
13. Plantilla de inventario de arte en hoja de cálculo de Superjoin
Si buscas una interfaz moderna y fácil de usar, prueba la plantilla Spreadsheet Art Inventory Template de Superjoin.
🌼 Por qué te encantará esta plantilla
- Colabora en tiempo real y accede a los registros desde cualquier lugar con Hojas de cálculo de Google y el almacenamiento en la nube
- Utilice menús desplegables para filtrar, ordenar, encontrar rápidamente y organizar datos
- Personalice el diseño limpio y minimalista para que se adapte a su estilo de registro
📌 Ideal para: Gestores de galerías o representantes de artistas que realizan el seguimiento de obras de arte.
💡 Consejo profesional: Utiliza filas codificadas por colores para realizar un seguimiento del estado de tus piezas, como «En el estudio», «En préstamo», «Vendido» o «Necesita enmarcar», para una mayor claridad visual.
14. Plantilla de inventario de arte de Scribd
Esta plantilla descargable de inventario de arte en formato formulario de Scribd le ayuda a mantener los detalles del inventario de obras de arte en un formato estructurado e imprimible.
🌼 Por qué te encantará esta plantilla
- Registre los detalles en campos sencillos como el título de la obra, el artista, el tamaño, el medio, el precio y notas
- Utilice la plantilla clara y fácil de escanear para consultar, imprimir o presentar rápidamente durante reuniones del equipo de ventas, exposiciones o tasaciones
- Organice colecciones físicas y digitales, y cree una copia de seguridad en papel fiable cuando sea necesario
📌 Ideal para: Artistas, galerías o tasadores que desean una solución sencilla e imprimible para el seguimiento de obras de arte.
Cómo organizar tu inventario de arte de forma sencilla
Llevar un registro de tus obras de arte no tiene por qué ser una mezcla caótica de hojas de cálculo, cuadernos y correos electrónicos de última hora. Todo lo que necesitas es la plantilla de inventario de arte adecuada.
¡ClickUp también tiene la app de inventario móvil perfecta para realizar el seguimiento de tus obras de arte sobre la marcha!
Imagine tener un proceso de catalogación sencillo que le ayude a mantenerse organizado en todos sus proyectos y exposiciones. Lo que le queda es más tiempo para centrarse en el trabajo creativo.
Puede que estés gestionando una colección en crecimiento, preparando una exposición o simplemente intentando poner orden en tus materiales artísticos: hay plantillas que se adaptan a todas las necesidades.
Le recomendamos que empiece poco a poco. Elija una plantilla que se adapte a su flujo de trabajo actual y vaya ampliándola.
La clave es encontrar un sistema que funcione para usted y seguir utilizándolo. Su yo futuro (y sus contactos de la galería) se lo agradecerán. ¡Regístrese hoy mismo en ClickUp!