Las pequeñas y medianas empresas se enfrentan a un duro reto a la hora de gestionar el inventario, sea cual sea su sector. ¿Cómo hacer frente a la demanda de los clientes minimizando al mismo tiempo los costes asociados al exceso de existencias o a las roturas de stock?
Como elemento vital de las operaciones minoristas y mayoristas, la gestión del inventario garantiza que las empresas puedan funcionar con eficacia.
En un entorno cada vez más competitivo, en el que las expectativas de los clientes son altas y las condiciones del mercado cambian con rapidez, una mala planificación del inventario puede tener importantes repercusiones financieras, como el aumento de los costes de transporte y la pérdida de oportunidades de ventas.
Sin embargo, la optimización del inventario garantiza la disponibilidad del producto, reduce el exceso de existencias y libera capital, lo que se traduce en un mejor flujo de caja y en la satisfacción del cliente. Está claro que la planificación y la gestión de las existencias son aspectos fundamentales para dirigir una empresa y determinar su intento correcto.
Este artículo explora cómo mejorar y dominar el proceso de planificación del inventario. Pero antes, establezcamos los fundamentos.
Comprender la planificación de inventarios
Imagínese lo siguiente: ha desarrollado un producto de éxito y, en cuanto sale al mercado, confía en que se agotará. Se abastece, lo comercializa y espera a que aparezca el cartel de agotado. Sin embargo, surge un problema inesperado y los plazos de entrega se alargan más de lo previsto.
Como resultado, sus clientes empiezan a cancelar pedidos y solicitar devoluciones. La prolongación de los plazos de entrega ha eclipsado la demanda del producto, dejándole con existencias sin vender y sin compradores.
Un éxito y un fracaso, ¡literalmente!
Almacenar productos sin evaluar detenidamente la demanda puede provocar un exceso de existencias, un aumento de los costes de almacenamiento y un posible despilfarro. Todo ello repercute gravemente en la rentabilidad y la eficacia operativa de su empresa.
Por otro lado, comprender y aplicar estrategias inteligentes puede ayudarle a ir por delante. La gestión adecuada del inventario es cuestión de estratificación. A largo plazo,
software de gestión de inventarios
puede hacer que todo el esfuerzo sea mucho más fácil y fiable.
¿Qué es la planificación de inventarios?
La planificación de inventarios implica gestionar y organizar los productos que una marca pretende vender para generar beneficios. Abarca diversos aspectos logísticos y estrategias que deben aplicarse a diario para garantizar el buen funcionamiento de una empresa.
La planificación de inventarios difiere de una empresa a otra. No se puede aplicar una misma estrategia a todas.
Por ejemplo, almacenar durante periodos más largos no es una opción si se tiene una empresa de moda o de alimentos perecederos. El principal objetivo de una empresa de moda es vender sus existencias antes de que pasen de moda. En una empresa de alimentación, almacenar demasiado sin necesidad aparente puede provocar daños en las existencias.
El inventario sólo es valioso si se mantiene en movimiento y da lugar a un flujo de caja rentable.
Ventajas de planificar el inventario
Una planificación eficaz del inventario permite a su empresa obtener ingresos sin complicaciones. Esta es su línea de base.
He aquí las cuatro ventajas clave de una correcta planificación y gestión del inventario.
Mayor rentabilidad
Cada dólar de inventario que una empresa mantiene por encima de su nivel ideal genera entre un 20% y un 30% de costes adicionales
,
La planificación precisa del inventario le permite obtener beneficios, mejorar las oportunidades y ampliar las ventas estacionales. El seguimiento del rendimiento y el análisis de los datos históricos de ventas le permitirán negociar con proveedores, envasadores y transportistas para que su inventario esté siempre en niveles óptimos.
Satisfacción del cliente
Tomemos el ejemplo de una librería llamada Capítulo Olvidado. La librería empieza como una empresa de libros clásicos, con montones de novelas en descuento y gente que acude en masa a comprarlas.
Unos meses después, Forgotten Chapter decide evolucionar con la tendencia y vende las últimas novelas de moda. Llenan sus almacenes y la empresa se duplica. En el proceso, pierden el seguimiento del almacenamiento de clásicos vintage, su especialidad. Con el tiempo, la afluencia de clientes disminuye, los clientes habituales abandonan y las ventas caen en picado.
¿Cuál cree que es el problema?
Almacenaban los últimos lanzamientos, lo que mejoraba las ventas iniciales, pero al hacerlo perdían su propuesta única de venta (USP). Lo que realmente les diferenciaba era su oferta clásica.
¿Significa esto que las empresas no deben evolucionar con las tendencias? En absoluto, deben hacerlo. Sin embargo, lo que Forgotten Chapter pasó por alto fue su análisis de indicadores clave de rendimiento (KPI) y la gestión de pedidos. Este es un caso clásico de planificación de inventario que sale mal.
Software de gestión de pedidos
puede ayudarle a hacer un seguimiento de los pedidos anteriores, lo que le permitirá planificar y aumentar la escala en consecuencia.
La planificación del inventario está directamente enlazada con la satisfacción del cliente. Analice los datos de ventas anteriores, prediga las tendencias de ventas futuras y aplique una estrategia que se adapte a su empresa. Aproveche su punto de venta único para fidelizar a sus clientes.
Reducción de los costes de mantenimiento
Muchas empresas de nueva creación tienden a tener un exceso de inventario, lo que inmoviliza una valiosa financiación inicial. En cambio, la planificación del inventario libera capital. Las preguntas clave son: ¿Cómo se vende el producto? ¿Dónde se vende? ¿Quién es el cliente ideal?
Si responde a estas preguntas, podrá empezar a reducir eficazmente los costes de mantenimiento.
Gran parte de esta tarea requiere planificación y conocer la capacidad de su empresa. Implica examinar los datos, calcular las existencias actuales y prever las tendencias futuras, reduciendo así los costes de mantenimiento del inventario inmovilizado. Puede liderar su empresa mostrándoles
con la ayuda de sencillas hojas de Excel y
plantillas de planificación de inventario
.
Mejorar la eficacia de la cadena de suministro
La planificación de inventarios Justo a Tiempo (JIT) es una práctica muy eficaz para evitar el exceso de existencias. Consiste en recibir mercancías y materias primas de los proveedores sólo cuando se necesitan.
La planificación de inventarios JIT también se conoce como TPS o Sistema de Producción Toyota, en honor a la renombrada empresa automovilística que adoptó este modus operandi a principios de la década de 1970. Toyota sólo encarga piezas para sus vehículos cuando las necesita o cuando recibe pedidos de coches nuevos.
Este es también el resultado de una gestión eficaz de la cadena de suministro.
Aquí,
Plantilla de lista de control de gestión de proveedores de ClickUp
le permite crear hojas de cálculo que facilitan la gestión del inventario.
Esta plantilla puede ayudarle a evaluar y seleccionar los mejores proveedores para sus productos, recopilar información para supervisar su rendimiento y mejorar la comunicación y la colaboración.
Con esta plantilla podrá
- Añadir Campos personalizados para separar a los proveedores en función de su viabilidad, logística, cronograma y capacidad de respuesta
- Utilizar 16 atributos personalizados diferentes, como Observaciones, Número de contacto, Correo electrónico del vendedor, Puntualidad y Marcas, para guardar información sobre los vendedores y visualizar fácilmente sus datos
- Abra cuatro vistas diferentes en distintas configuraciones de ClickUp, como las Evaluaciones de proveedores, la Guía de introducción, la Información sobre proveedores y el Formulario de evaluación de proveedores, para acceder y organizar fácilmente toda la información
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Desafíos del proceso de planificación de inventarios
El aspecto más complejo de la planificación del inventario es gestionar y dar sentido a grandes volúmenes de datos.
Hay que firmar cada pedido, mencionar los detalles del transporte, enumerar minuciosamente los datos del almacén o de las existencias y facturar y contabilizar los costes de cada pequeño aspecto de la empresa.
Todo esto requiere un sistema de inventario impecable y fácil de usar, por no mencionar un sistema avanzado de gestión de existencias
.
Otros retos que pueden surgir son los siguientes
- Falta de fiabilidad de los proveedores y mala comunicación
- Previsiones imprecisas que provocan caídas imprevistas de la demanda de los consumidores
- La visibilidad del inventario puede llegar a ser limitada incluso con horas de planificación
- Los procesos de planificación de inventarios que no se basan en datos, tendencias y análisis de mercado pueden fracasar
- Una mala gestión de los recursos humanos; un cambio de personal, ya sea en la empresa o en el distribuidor, podría afectar a la planificación del inventario
Métodos de planificación de inventarios
Aunque existen varios modelos de planificación de inventarios, hemos decidido centrarnos en algunos importantes.
Cantidad Económica de Pedido (EOQ)
Es la cantidad ideal de existencias que debe tener una empresa para reducir los costes de mantenimiento. Si una marca puede conseguirlo, habrá dado un importante paso adelante.
EOQ = √(2 * D * S) / H
Esta es la fórmula que debe adaptar a su módulo de empresa, donde:
S es el coste del pedido o coste fijo
D es la cantidad anual demandada
H es el coste de mantenimiento o coste variable
Esta fórmula le indicará el inventario que necesita en cada momento para que su empresa funcione sin problemas. Si le parece difícil de manejar, puede utilizar una
herramienta de gestión de compras
para simplificar la tarea.
Modelo de punto de pedido
Un punto de reorden es el punto sugerente en el que una empresa debe reordenar el inventario para evitar correr el riesgo de un bajo suministro.
Tomemos como ejemplo una panadería. Se trata de una empresa especializada en brioche que agota las existencias poco después de hornear una nueva hornada. Los clientes y el propietario están satisfechos. De repente, surgen problemas con el aprovisionamiento de mantequilla. El proveedor tiene problemas de electricidad, lo que afecta al proceso de horneado. La panadería sufre un retraso en el suministro. Todo ello acaba provocando un descenso considerable del número de clientes.
¿Qué ha pasado aquí? No existía un modelo de punto de pedido adecuado.
Para evitar este tipo de incidencias, tener un
sistema de notas de recepción de mercancías
es una buena idea. Esto le permite hacer un seguimiento de sus proveedores y supervisar el proceso de la cadena de suministro, ayudándole a determinar cuándo debe pedir más existencias.
Planificación segura de las existencias
Esta práctica de gestión de inventarios le garantiza mantener una cantidad segura de existencias almacenadas para no quedarse sin ellas en caso de aumento de la demanda. Funciona como una póliza de seguros que le mantiene a flote.
Debe aprovechar
análisis de la cadena de valor
aquí para impulsar la longevidad de la empresa y asegurarse de que gestiona el inventario de la forma más eficiente posible. Este proceso le dará ventaja sobre sus competidores.
Una planificación segura de las existencias, respaldada por el análisis de la cadena de valor, ayuda a predecir las tendencias futuras de la demanda.
Análisis ABC
El análisis ABC es el proceso de categorizar el inventario en tres grupos.
- A contribuye al 20% superior de sus productos, lo que resulta en el 70% de las ventas
- B contribuye al 30% medio de sus productos, lo que resulta en un 20% de las ventas
- C es el 50% inferior de sus productos, con un resultado del 10% de las ventas
Este análisis acelera la correcta planificación y gestión del inventario. Ayuda a las empresas a decidir qué almacenar y cuánto almacenar. Cuando analizas tus necesidades de almacenamiento en función de tu ABC, priorizas mejor.
Ahora, ¡aprendamos a elaborar y ejecutar un plan de inventario!
Cómo elaborar y ejecutar un plan de inventario
Elaborar y ejecutar un plan de inventario en su empresa es un reto formidable. Pero aquí tiene una guía rápida paso a paso para llevarlo a cabo.
Pasos para desarrollar un plan de inventario y ejecutarlo
- Haz una lista de tus productos y categorízalos
- Investigue a fondo y sea minucioso en el análisis de los datos. Debe conocer su producto a fondo y saber exactamente dónde se vende
- Lista los posibles vendedores en función de sus preferencias, ubicación, calidad y accesibilidad. Analice su rendimiento mediante un periodo de prueba
- Utilice un sistema de gestión de pedidos y suministros integrado y fácil de usar para principiantes
- Cree un sistema que sea sencillo y eficaz
- Forme a los empleados para que sigan el sistema.
Seguimiento del rendimiento regularmente - Realice un seguimiento de su índice de rotación de inventario. Esta será su base, que podrá ir modificando en función de los datos
- Cree un modelo de punto de pedido y prácticas seguras de almacenamiento
- Busque un margen continuo de mejora con un análisis y seguimiento exhaustivos de los datos
- Una vez que tenga todo esto, automatice siempre que sea posible
Siguiendo estos pasos y utilizando sistemas fiables de
software de planificación de inventario de comercio electrónico
con el que podrá encarrilar la planificación de su inventario e impulsar el crecimiento de su empresa.
Uso de ClickUp para planificar y gestionar sistemas de inventario
le ayuda a gestionar y clasificar el inventario de forma eficaz al tiempo que ofrece funciones altamente personalizables que pueden adaptarse a cualquier empresa.
Tome la
Plantilla de gestión de inventario ClickUp
por ejemplo. Puede gestionar y personalizar eficazmente sus requisitos. Además, es una herramienta de planificación de inventarios muy fácil de usar.
Esta plantilla puede ayudarle de varias formas:
- Le simplifica la organización. Puede hacer una lista de existencias, hacer un seguimiento de las entregas de los proveedores, hacer un seguimiento de los envíos de los clientes
- Puede comprobar el estado de los pedidos y los puntos de reorden con precisión
- Puede crear hojas de inventario de fácil acceso que puede compartir con empleados y proveedores para gestionar la cadena de suministro de forma eficiente
- La plantilla es personalizable. Esto significa que puede modificar y crear Campos personalizados para gestionar su inventario, como Próximo pedido, Gestor de operaciones, Pedidos, Inventario actual y Cantidad de pedidos
- También puede mejorar el seguimiento con automatización y etiquetas de búsqueda específicas
- Dispone de siete vistas personalizadas: tabla, cronograma, lista, actualizaciones de pedidos y valor, para comprender y planificar mejor su inventario
La cadena de suministro y la gestión de inventarios van de la mano. Y
Plantilla de inventario de ClickUp
hace que el seguimiento de toda la cadena de suministro sea rápido, sencillo y eficaz.
Con esta plantilla, puede:
- Gestionar los niveles de existencias y los pedidos en tiempo real
- Hacer un seguimiento de los envíos y las fechas de entrega en varios almacenes
- Analizar tendencias para tomar mejores decisiones
Esta plantilla puede agilizar el proceso de inventario y reducir los errores humanos, permitiendo una mejor previsión y visibilidad de los niveles de inventario para identificar posibles problemas.
Puede añadir estados personalizados (Abierto y Completado) para supervisar el progreso de cada elemento del inventario. Además, puede utilizar 15 atributos personalizados diferentes, como Solicitado por, Cantidad necesaria, Ubicación del proveedor, Punto de pedido y Coste por unidad, para guardar información sobre su inventario y visualizar fácilmente los datos de inventario.
También puede abrir seis vistas en diferentes configuraciones de ClickUp, como Inventario, Por proveedor, Ubicación del proveedor, Formulario de pedido, Comience aquí, y más, para ayudarle a administrar su inventario.
Supere los retos de la gestión de inventarios con ClickUp
La gestión de inventarios es un proceso continuo, no un esfuerzo puntual. Elabore una lista de proveedores fiables, comunique sus necesidades con claridad, forme a sus empleados en el sistema, supervise y haga un seguimiento de los progresos, y automatice y mejore continuamente.
Pero no subestime la importancia de adoptar un software de planificación de inventarios como ClickUp, ya que simplifica todos los pasos anteriores, haciendo que su planificación de inventarios sea más predecible, segura y un activo para la empresa.
Empiece a utilizar ClickUp
¡hoy mismo!