Las pequeñas y medianas empresas se enfrentan a un gran reto a la hora de gestionar el inventario, independientemente del sector. ¿Cómo satisfacer la demanda de los clientes y minimizar al mismo tiempo los costes asociados al exceso de existencias o a la falta de existencias?
Como elemento vital de las operaciones minoristas y mayoristas, la gestión del inventario garantiza que las empresas puedan operar de manera eficiente.
En un panorama cada vez más competitivo, en el que las expectativas de los clientes son altas y las condiciones del mercado cambian rápidamente, una mala planificación del inventario puede tener importantes repercusiones financieras, como el aumento de los costes de transporte y la pérdida de oportunidades de venta.
Sin embargo, optimizar el inventario garantiza la disponibilidad de los productos, reduce el exceso de existencias y libera capital, lo que se traduce en un mejor flujo de caja y una mayor satisfacción del cliente. Es evidente que la planificación y la gestión del inventario son aspectos fundamentales para dirigir una empresa y determinar su éxito.
Este artículo explora cómo mejorar y dominar el proceso de planificación del inventario. Pero primero, veamos los conceptos básicos.
Comprender la planificación del inventario
Imagina lo siguiente: has desarrollado un producto exitoso y, tan pronto como se lanza al mercado, estás seguro de que se agotará. Lo almacenas, lo comercializas y esperas a que aparezca el cartel de «agotado». Sin embargo, surge un problema inesperado y ahora los plazos de entrega son más largos de lo previsto.
Como resultado, tus clientes están empezando a cancelar pedidos y a solicitar reembolsos. El tiempo de entrega prolongado ha eclipsado la demanda del producto, dejándote con inventario sin vender y sin compradores.
¡Un acierto y un error, literalmente!
Almacenar productos sin evaluar cuidadosamente la demanda puede provocar un exceso de inventario, un aumento de los costes de almacenamiento y un posible desperdicio. El efecto posterior afecta gravemente a la rentabilidad y la eficiencia operativa de su empresa.
Por otro lado, comprender e implementar estrategias inteligentes puede ayudarte a mantenerte a la vanguardia. Una gestión adecuada del inventario se basa en la estratificación. A largo plazo, el software de gestión de inventario puede facilitar mucho el esfuerzo y hacerlo más fiable.
¿Qué es la planificación de inventario?
La planificación del inventario implica gestionar y organizar los productos que una marca pretende vender para generar beneficios. Abarca diversas estrategias y aspectos logísticos que deben implementarse a diario para garantizar el buen funcionamiento de una empresa.
La planificación del inventario varía de una empresa a otra. No existe una estrategia única que se pueda aplicar a todas.
Por ejemplo, almacenar para periodos más largos no es una opción si tienes una empresa de moda o de alimentos perecederos. El objetivo principal de una casa de moda es vender sus existencias antes de que pasen de moda. En el caso de una empresa de alimentación, almacenar demasiado sin una necesidad aparente puede provocar daños en las existencias.
El inventario solo tiene valor si se mantiene en movimiento y da lugar a un flujo de caja rentable.
Ventajas de la planificación del inventario
Una planificación eficiente del inventario permite a tu empresa obtener ingresos sin complicaciones. Esta es tu base de referencia.
Estas son las cuatro ventajas clave de una planificación y gestión adecuadas del inventario.
Mayor rentabilidad
Cada dólar de inventario que una empresa mantiene por encima de su nivel ideal genera entre un 20 % y un 30 % de costes adicionales.
Cada dólar de inventario que una empresa mantiene por encima de su nivel ideal genera entre un 20 % y un 30 % de costes adicionales.
Una planificación precisa del inventario te permite obtener beneficios, mejorar las oportunidades y ampliar las ventas estacionales. El seguimiento del rendimiento y el análisis de los datos históricos de ventas te permitirán negociar con proveedores, embaladores y transportistas para que tu inventario se mantenga siempre en niveles óptimos.
Satisfacción del cliente personalizada
Tomemos como ejemplo una librería llamada Forgotten Chapter. La librería comienza como una empresa de libros clásicos, con montones de novelas con descuento y gente que acude en masa a comprarlas.
Unos meses más tarde, Forgotten Chapter decide evolucionar con la tendencia y vende las últimas novelas de gran éxito. Llenan sus almacenes y la empresa se duplica. En el proceso, pierden de vista el almacenamiento de clásicos antiguos, su especialidad. Finalmente, los clientes ocasionales disminuyen, los habituales dejan de acudir y las ventas caen en picado.
¿Cuál crees que es el problema aquí?
Abastecieron los últimos lanzamientos, mejorando las ventas iniciales, pero al hacerlo, perdieron su propuesta única de venta (USP). Eran sus ofertas clásicas las que realmente los diferenciaban.
¿Significa esto que las empresas no deben evolucionar con las tendencias? Por supuesto que no, deben hacerlo. Sin embargo, lo que Forgotten Chapter pasó por alto fue su análisis de KPI y la gestión de pedidos. Este es un caso clásico de planificación de inventario fallida.
El software de gestión de pedidos puede ayudarte a realizar el seguimiento de los pedidos anteriores, lo que te permitirá planificar y ampliar tu negocio en consecuencia.
La planificación del inventario está directamente relacionada con la satisfacción del cliente. Analiza los datos de ventas anteriores, predice las tendencias de ventas futuras e implementa una estrategia que se adapte a tu empresa. Aprovecha tu punto de venta único para atraer clientes fieles.
Reducción de los costes de mantenimiento
Muchas startups tienden a acumular exceso de inventario, lo que inmoviliza valiosos fondos iniciales. La planificación del inventario, por otro lado, libera capital. Las preguntas clave que hay que plantearse aquí son: ¿Cómo se vende el producto? ¿Dónde se vende? ¿Quién es el cliente ideal?
Al responder a estas preguntas, podrás empezar a reducir los costes de mantenimiento de forma eficaz.
Gran parte de esta tarea requiere planificación y conocer la capacidad de tu empresa. Implica analizar datos, calcular el stock actual y realizar previsiones de tendencias futuras, reduciendo así los costes de mantenimiento del inventario inmovilizado. Puedes dirigir tu empresa mostrándoles la planificación de la capacidad con la ayuda de sencillas hojas de Excel y plantillas fáciles de usar para la planificación del inventario.
Mejora la eficiencia de la cadena de suministro.
La planificación de inventario Just-In-Time (JIT) es una práctica muy eficaz para evitar el exceso de existencias. Consiste en recibir mercancías y materias primas de los proveedores solo cuando se necesitan.
La planificación de inventario JIT también se conoce como TPS o Sistema de Producción Toyota, en honor a la famosa empresa automovilística que adoptó este modus operandi a principios de la década de 1970. Toyota solo envía pedidos de piezas para sus vehículos cuando los necesita o cuando recibe pedidos de coches nuevos.
Esto también es el resultado de una gestión eficaz de la cadena de suministro.
Aquí, la plantilla de lista de control para la gestión de proveedores de ClickUp te permite crear hojas de cálculo que facilitan la gestión del inventario.
Esta plantilla puede ayudarte a evaluar y realizar la selección de los mejores proveedores para tus productos, recopilar comentarios para supervisar su rendimiento y mejorar la comunicación y la colaboración.
Con esta plantilla, podrás
- Añade campos personalizados para separar a los proveedores en función de la viabilidad, la logística, los cronogramas y la capacidad de respuesta.
- Utiliza 16 atributos personalizados diferentes, como Comentarios, Número de contacto, Correo electrónico del proveedor, Puntualidad y Marcas, para guardar información sobre los proveedores y visualizar fácilmente sus datos.
- Abre cuatro vistas diferentes en distintas configuraciones de ClickUp, como Evaluaciones de proveedores, Guía de inicio, Información de proveedores y Formulario de evaluación de proveedores, para acceder fácilmente a toda la información y organizarla.
Retos del proceso de planificación del inventario
El aspecto más complejo de la planificación del inventario es gestionar y dar sentido a grandes volúmenes de datos.
Cada pedido debe firmarse, debe haber mención de los detalles del transporte, deben enumerarse detalladamente los datos del almacén o del stock, y deben facturarse y contabilizarse los costes de cada pequeño aspecto de la empresa.
Todo esto requiere un sistema de inventario impecable y fácil de usar, por no hablar de una planificación logística avanzada.
Otros retos que pueden surgir son
- Falta de fiabilidad de los proveedores y mala comunicación
- Las previsiones anticipadas inexactas provocan caídas imprevistas en la demanda de los consumidores.
- La visibilidad del inventario puede verse limitada incluso tras horas de planificación.
- Los procesos de planificación de inventario que no se basan en datos, tendencias y análisis de mercado podrían fracasar estrepitosamente.
- Mala gestión de los recursos humanos: un cambio en el personal, ya sea interno o en un distribuidor, podría afectar a la planificación del inventario.
Métodos de planificación de inventario
Aunque existen varios modelos de planificación de inventario, hemos decidido centrarnos en algunos de los más importantes.
Cantidad económica de pedido (EOQ)
Esta es la cantidad ideal de inventario que debe tener una empresa para reducir los costes de mantenimiento. Si una marca puede lograrlo, habrá dado un paso importante hacia adelante.
EOQ = √(2 D S) / H
Esta es la fórmula que debe adaptar a su modelo de empresa, donde:
S es el coste de pedido o coste fijo.
D es la cantidad anual demandada.
H es el coste de mantenimiento o coste variable.
Esta fórmula te indicará el inventario que necesitas en un momento dado para que tu empresa funcione sin problemas. Si te resulta difícil de manejar, puedes utilizar una herramienta de gestión de compras para simplificar la tarea.
Modelo de punto de reorden
El punto de reorden es el punto sugerido en el que una empresa debe volver a pedir inventario para evitar el riesgo de quedarse sin existencias.
Tomemos como ejemplo una panadería. La empresa se especializa en brioches y se agota poco después de hornearse una nueva tanda. Los clientes y el propietario están satisfechos. De repente, surgen problemas con el suministro de mantequilla. El proveedor se enfrenta a problemas de energía, lo que afecta al proceso de horneado. La panadería se enfrenta a un retraso en el suministro. Esto, en última instancia, provoca una considerable caída en el número de clientes.
¿Qué ocurrió aquí? No se aplicó un modelo adecuado de punto de reorden.
Para evitar este tipo de incidencias, es aconsejable contar con un sistema de notas de recepción de mercancías. Esto le permite realizar el seguimiento de sus proveedores y supervisar el proceso de la cadena de suministro, lo que le ayudará a determinar cuándo debe realizar un pedido para obtener más existencias.
Planificación de existencias de seguridad
Esta práctica de gestión de inventario garantiza que mantengas una cantidad segura de existencias en el almacenamiento para no quedarte sin ellas durante un aumento de la demanda. Funciona de forma muy similar a una póliza de seguro para mantenerte a flote.
Debes aprovechar el análisis de la cadena de valor para impulsar la longevidad de la empresa y garantizar una gestión del inventario lo más eficiente posible. Este proceso te da una ventaja sobre la competencia.
Una planificación segura del stock, respaldada por un análisis de la cadena de valor, ayuda a predecir las tendencias futuras de la demanda.
Análisis ABC
El análisis ABC es el proceso de clasificar el inventario en tres grupos.
- A contribuye al 20 % superior de tus productos, lo que resulta en el 70 % de las ventas.
- B contribuye al 30 % medio de tus productos, lo que resulta en el 20 % de las ventas.
- C es el 50 % inferior de tus productos, lo que resulta en el 10 % de las ventas.
Este análisis acelera la planificación y gestión adecuadas del inventario. Ayuda a las empresas a decidir qué almacenar y en qué cantidad. Cuando analizas tus necesidades de almacenamiento basándote en tu ABC, estableces mejor tus prioridades.
Ahora, ¡aprendamos a elaborar y ejecutar un plan de inventario!
Cómo desarrollar e implementar un plan de inventario
Desarrollar e implementar un plan de inventario en tu empresa es un reto formidable. Pero aquí tienes una guía rápida paso a paso para llevarlo a cabo.
Pasos para desarrollar un plan de inventario y ejecutarlo
- Haz una lista de tus productos y clasifícalos por categorías.
- Investiga a fondo y sé minucioso en tu análisis de datos. Debes conocer tu producto a la perfección y saber exactamente dónde se vende.
- Elabora una lista de posibles proveedores en función de tus preferencias, su ubicación, calidad y accesibilidad. Analiza su rendimiento mediante un periodo de prueba.
- Utiliza un sistema de gestión de pedidos y suministros integrado y fácil de usar para principiantes.
- Crea un sistema sencillo y eficiente.
- Forma a los empleados para que sigan el sistema. Realiza un seguimiento periódico del rendimiento.
- Realiza un seguimiento de tu índice de rotación de inventario. Esta será tu base, que podrás ajustar sobre la marcha en función de los datos.
- Crea un modelo de punto de reorden y prácticas de almacenamiento seguras.
- Busca un margen de mejora continuo mediante un análisis y un seguimiento exhaustivos de los datos.
- Una vez que tengas todo esto, realiza la automatización de todo lo que sea posible.
Si sigues estos pasos y utilizas un software fiable de planificación de inventario para comercio electrónico, podrás poner en marcha tu planificación de inventario e impulsar el crecimiento de tu empresa.
Uso de ClickUp para planear y gestionar sistemas de inventario
ClickUp te ayuda a gestionar y clasificar el inventario de forma eficiente, al tiempo que ofrece funciones altamente personalizables que se pueden adaptar a cualquier empresa.
Toma como ejemplo la plantilla de gestión de inventario de ClickUp. Puede gestionar y personalizar eficazmente tus necesidades. Además, es una herramienta de planificación de inventario muy fácil de usar.
Esta plantilla puede ayudarte de varias maneras:
- Te simplifica la organización. Puedes hacer una lista de existencias, realizar el seguimiento de las entregas de los proveedores y del seguimiento de los envíos a los clientes.
- Puedes comprobar el estado de los pedidos y los puntos de reorden con precisión.
- Puedes crear hojas de inventario de fácil acceso que pueden ser utilizadas de manera compartida por empleados y proveedores para gestionar la cadena de suministro de manera eficiente.
- La plantilla es personalizable. Esto significa que puedes modificar y crear Campos personalizados para gestionar tu inventario, como «Próximo pedido», «Gerente de operaciones», «Pedido», «Inventario actual» y «Cantidad del pedido».
- También puede mejorar el seguimiento con la automatización y etiquetas de búsqueda específicas.
- Cuenta con siete vistas personalizadas (tabla, cronograma, lista, actualizaciones de pedidos y valor) para comprender mejor y planificar tu inventario.
La cadena de suministro y la gestión de inventario van de la mano. Y la plantilla de inventario de ClickUp hace que el seguimiento de toda la cadena de suministro sea rápido, fácil y eficiente.
Con esta plantilla, podrás:
- Gestiona los niveles de existencias y los pedidos en tiempo real.
- Realiza el seguimiento de los envíos y las fechas de entrega en varios almacenes.
- Analiza las tendencias para tomar mejores decisiones.
Esta plantilla puede optimizar el proceso de inventario y reducir los errores humanos, lo que permite realizar mejores previsiones y obtener una mayor visibilidad de los niveles de inventario para identificar posibles problemas.
Puedes añadir estados personalizados (Abierto y Completada) para supervisar el progreso de cada elemento del inventario. Además, puedes utilizar 15 atributos personalizados diferentes, como Solicitado por, Cantidad necesaria, Ubicación del proveedor, Punto de reorden y Coste por unidad, para guardar información sobre tu inventario y visualizar fácilmente los datos del mismo.
También puedes abrir seis vistas en diferentes configuraciones de ClickUp, como Inventario, Por proveedor, Ubicación del proveedor, Formulario de pedido, Empezar aquí y más, para ayudarte a gestionar tu inventario.
Supera los retos de la gestión de inventario con ClickUp.
La gestión del inventario es un proceso continuo, no un esfuerzo puntual. Elabora una lista de proveedores fiables, comunica claramente tus necesidades, forma a tus empleados en el sistema, supervisa y realiza un seguimiento del progreso, y automatiza y mejora continuamente.
Pero no subestimes la importancia de adoptar un software de planificación de inventario como ClickUp. Simplifica todos los pasos anteriores, haciendo que tu planificación de inventario sea más predecible, segura y un activo para la empresa.
¡Empieza hoy mismo con ClickUp!