Cuando su empresa convierte por fin a los compradores de escaparate en clientes fieles, aumenta la demanda de sus productos. Como gestor de inventario, tu trabajo consiste en que todo funcione a la perfección, asegurándote de que haces un seguimiento, registras y controlas las existencias para satisfacer esa demanda creciente.
Pero la verdadera pregunta es: ¿cómo realiza un seguimiento preciso de sus existencias? ¿Cómo sabe lo que se está agotando o lo que le cuesta más en almacenamiento?
En esta guía, le explicaremos qué son las listas de inventario, por qué son esenciales y los distintos tipos que puede utilizar.
También compartiremos la herramienta perfecta y una plantilla de lista de control de inventario para acelerar el proceso, haciendo que la gestión del inventario sea pan comido. ¡Vamos allá! 🚀
⏰ Resumen de 60 segundos
🏁 Las listas de inventario hacen un seguimiento de tus existencias, incluyendo elementos, cantidades y SKUs
🏁 Las hojas de inventario ayudan a gestionar los niveles de existencias, evitando el exceso o la falta de existencias
🏁 Para crear una lista de inventario, empieza por evaluar tus necesidades, elegir la herramienta adecuada y utilizar plantillas como ésta para organizar tu lista de forma eficiente y asignar roles para una gestión más rápida
🏁 Para un seguimiento más rápido, sigue nuestros consejos y buenas prácticas sobre la personalización de plantillas y el uso de roles específicos
🏁 Utiliza ClickUp para agilizar el proceso de gestión del inventario de principio a fin. Con funciones como plantillas, estado personalizado, panel y vista Tabla, puede supervisar los niveles actuales de existencias, identificar tendencias y optimizar la asignación de recursos
¿Qué es una Lista de inventario?
Una Lista de inventario es una instantánea de todo lo que su empresa tiene en stock. Es una lista detallada de todos sus productos o materiales, desde las materias primas hasta los productos acabados. Le ayuda a hacer un seguimiento de todo lo que tiene para que no le sobre ni le falte nada importante.
Cada entrada suele mostrar la descripción del elemento, la cantidad que tiene disponible, el número SKU del elemento y, a veces, detalles adicionales como la ubicación o el nombre del proveedor.
Esta lista es clave para gestionar los niveles de existencias y garantizar que se satisface la demanda de los clientes sin perder dinero por exceso de inventario.
Ventajas de una lista de inventario
Veamos las muchas formas en que una lista de inventario hace que su empresa sea más eficiente:
👩💼 Satisfacer la demanda de los clientes a tiempo
Cuando se apresura a reordenar los materiales en el último momento, pierde ofertas, descuentos y beneficios. Con una lista de inventario, siempre sabrá lo que hay en stock para satisfacer los pedidos de los clientes a tiempo y sin estrés. De este modo, se adelantará a la demanda y sacará el máximo partido a su inventario sin contratiempos.
📈 Información basada en datos
El uso de software moderno para gestionar las existencias le permite detectar tendencias en los patrones de compra de los clientes, ver qué productos vuelan de las estanterías y por qué, y predecir la demanda estacional. Este análisis de datos en tiempo real le ayuda a decidir qué pedir y cuándo.
💸 Mejora del presupuesto y la planificación financiera
El seguimiento de las listas de inventario facilita enormemente la elaboración de presupuestos y la planificación financiera. Puede ajustar su presupuesto para mejorar la rentabilidad (evitando al mismo tiempo las roturas de stock o el exceso de existencias) con sólo identificar qué productos van bien y cuáles no.
Tipos de listas de inventario
Existen diferentes tipos de listas de inventario para diferentes necesidades. Veamos tres de los más comunes que utilizan los gestores de inventario 👇
1. Materias primas
Las listas de inventario de materias primas le ayudan a hacer un seguimiento de los materiales que tiene a mano para fabricar productos acabados. Con una visibilidad completa de sus necesidades y disponibilidad de materias primas, puede mantener las líneas de producción en movimiento sin problemas.
2. Trabajo en curso
Las listas de inventario de trabajo en curso realizan un seguimiento de los elementos en los que se está trabajando o que se utilizan en la producción. Este registro detallado es útil cuando se necesita comprobar rápidamente o reordenar materiales si las cosas no salen según lo planeado en el último minuto.
3. Productos terminados
Este es el tipo más sencillo de lista de inventario: sólo un registro de todos los productos terminados listos para la venta. Si la actualiza con regularidad, tendrá una vista clara de lo que está listo para enviar, lo que le ayudará a planificar estrategias de marketing y a crear demanda para sus productos.
Componentes de una lista de inventario eficaz
Cree una lista de inventario minuciosa y eficaz para mantener el seguimiento de su inventario a punto.
Estos son los componentes clave que debe incluir la lista de inventario de una empresa:
- Nombres de productos: Enumere cada producto por su nombre, pero siéntase libre de utilizar versiones más cortas o más familiares, siempre y cuando todo el mundo pueda identificar los productos sin confusión
- Descripciones únicas: Para los productos de la misma categoría (como las chaquetas), añada un atributo, como el color, el tamaño o el modelo, para que sea fácil distinguirlos. Por ejemplo, "Chaqueta de color marrón talla 10"
- Stock Keeping Unit (SKU): Las SKU son códigos alfanuméricos únicos para cada producto, como 'AKSNA01' Facilitan el seguimiento y la identificación de los elementos, por lo que hay que asegurarse de que cada producto tenga su propia SKU
- Cantidades: ¡Ésta es la clave! Controla cuántas unidades tienes disponibles de cada elemento. Unos números precisos te ayudarán a evitar el exceso de existencias o el agotamiento de las mismas
- Ubicaciones: Si sus productos están repartidos en distintos almacenes, anote dónde está almacenado cada elemento, ya sea en un almacén, estantería o ubicación concretos. Esto agiliza la búsqueda y recuperación de productos
- Umbrales de pedido: Establece un nivel mínimo de existencias para cada elemento; de este modo, recibirás una alerta cuando llegue el momento de reabastecerte antes de que se agoten
- Datos del proveedor: Ten a mano la información de contacto de tu proveedor, como nombre, número de teléfono y correo electrónico, para que puedas ponerte en contacto rápidamente cuando llegue el momento de hacer un pedido
- Fecha de caducidad: Si los elementos tienen fecha de caducidad (como los alimentos o los productos de belleza), añade esa información a tu lista de inventario
Aunque estos son los componentes imprescindibles, puedes añadir más o modificarlos en función de tu sector.
Lea también: ¿Qué es una nota de recepción de mercancías (GRN)?
Creación de una Lista de Inventario: Guía paso a paso
Paso 1: Evalúe sus necesidades
Antes de empezar a crear una lista de inventario, realice una evaluación inicial de los elementos que deben inventariarse. Utilice el método ABC para clasificar los elementos en función de su valor, demanda, valor de ventas, frecuencia de uso, etc.
También es aquí donde se decide el grado de detalle de la lista de inventario. Puede incluir detalles primarios, como SKU, categoría, nivel de existencias y ubicación de almacenamiento, o agregar detalles como necesidades especiales de almacenamiento, detalles del proveedor y plazo de reposición.
A partir de esta evaluación inicial, podrá decidir qué herramienta le ayudará a optimizar los costes y la eficacia de la gestión de inventarios.
Paso 2: selección de las herramientas adecuadas
Existen varias formas de crear una lista de inventario, en función de sus necesidades:
- Procesos manuales: Si estás empezando de forma sencilla, puedes confiar en una lista de inventario manual. Es económico, pero requiere mucho tiempo y es propenso a errores, especialmente cuando se hace un seguimiento de varios niveles de inventario
- Microsoft Excel u Hojas de cálculo de Google: Microsoft Excel o Hojas de cálculo de Google organizan tu lista de inventario en filas y columnas donde puedes configurar fórmulas automáticas para actualizar los números a medida que cambias la cantidad de existencias. Esto ayuda a reducir errores y agilizar el seguimiento, pero aún así requiere la entrada manual de datos
- **Software de gestión de inventariosoftware de gestión de inventariopuede gestionar la rotación del inventario, ajustar los puntos de pedido e incluso realizar análisis de datos para seguir y optimizar la cantidad de existencias
Paso 3: Utilizar plantillas preconstruidas
Un software avanzado de gestión de inventario ofrece plantillas de inventario gratuitas/a que mantienen todo organizado, realizan un seguimiento de las existencias en tiempo real y automatizan todo el proceso.
Estas plantillas prediseñadas pueden personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de cada empresa e integrarse con los sistemas de gestión de ventas, contabilidad y cadena de suministro.
Ahorro de tiempo: Utilice Plantilla de inventario de ClickUp para el seguimiento de su inventario. Añada todos los componentes -como SKU, umbrales de reordenación y valor total del inventario- y modifíquela para adaptarla a su sector.
Ventajas: 10 Plantillas Gratuitas de Listas de Proveedores para Gestionar Contratos
Uso de ClickUp para la Gestión de Inventarios ClickUp es una plataforma "todo en uno" que le evita quebraderos de cabeza a la hora de gestionar su inventario.
En lugar de hacer malabarismos con varias herramientas para diferentes necesidades, ClickUp le permite hacerlo todo, desde la creación de listas de inventario hasta el seguimiento de sus niveles de existencias en un solo lugar.
Vista Tabla ClickUp
Para empezar, Vista Tabla de ClickUp hace que el seguimiento del inventario sea mucho más intuitivo. Es como una hoja de cálculo de inventario, pero mucho más potente.
Le permite crear, actualizar y organizar listas de inventario con facilidad, manteniendo todo interconectado.
Organice los datos de inventario en hojas de cálculo con ClickUp Vista Tabla
Con Estados de tareas personalizados de ClickUp y rótulos, puede obtener una panorámica completa de su inventario y establecer relaciones para agilizar la gestión del mismo.
Para mejorar aún más su lista de inventario, puede:
- Personalizar la hoja de cálculo con sólidas opciones de filtrado y agrupación
- Fijar columnas para ordenar y recuperar fácilmente la información de inventario
- Arrastrar y soltar columnas para organizar los datos de inventario según sus necesidades
Panel de ClickUp
Personalice y organice su inventario con filtros, columnas ancladas y la función de arrastrar y soltar mediante la vista Tabla de ClickUp Paneles de ClickUp ofrecen una vista de 360° de su inventario y le permiten compartir información con los responsables clave de la toma de decisiones.
Además, los paneles son muy personalizables. Tanto si está realizando un seguimiento de la rotación de inventario, del rendimiento del equipo o de las ventas, puede añadir gráficos y tarjetas que faciliten la comprensión de los datos y la toma de decisiones. Y eso no es todo Con Automatizaciones de ClickUp, puede automatizar tareas rutinarias como las alertas de existencias bajas y las actividades de reposición de inventario.
Visualice los datos de inventario y obtenga información detallada con los paneles de ClickUp
Además, la biblioteca de ClickUp de inventario gratis y plantillas de seguimiento de pedidos proporciona marcos listos para usar para realizar el seguimiento de los niveles de existencias, el estado de los pedidos, los proveedores, los costes, etc.
Plantilla de gestión de inventario ClickUp
Por ejemplo Plantilla de gestión de inventario de ClickUp facilita la gestión de inventarios grandes o complejos en múltiples ubicaciones y canales de ventas.
Plantilla de gestión de inventarios de ClickUp
A continuación te explicamos cómo poner a trabajar para ti esta plantilla gratuita/a →
- Organice los datos de inventario y realice un seguimiento de perspectivas como los niveles de inventario, la disponibilidad de existencias, los movimientos de existencias y los cambios en los costes
- Cree tareas con estados personalizados como "En stock", "Ya no se utiliza" y "Fuera de stock" para realizar un seguimiento de los elementos de stock
- Configurar tareas periódicas conAutomatizaciones de ClickUp para revisar su flujo de inventario, agilizando las operaciones diarias y los procesos de auditoría
Bonus: 10 Free Formulario de pedido plantillas en Excel y ClickUp
Buenas prácticas para la gestión de listas de inventario
Para sacar el máximo partido a su lista de inventario, aquí tiene algunas buenas prácticas que debe seguir:
1. Auditoría y conciliación periódicas del inventario
Una lista de inventario no es una tarea que se realiza una sola vez; es un documento vivo. Las auditorías periódicas y los controles de conformidad garantizan que cada proceso de gestión de inventario se ajuste a las normas y reglamentos específicos del sector.
✅ Audite periódicamente su inventario y concilie con los recuentos físicos
✅ Documente las discrepancias, analice las causas y adopte medidas correctoras
✅ Cree procedimientos operativos estándar (POE) para las buenas prácticas de gestión de inventarios
2. Estrategias para mantener la precisión y reducir los errores
La precisión lo es todo cuando se trata de la gestión de inventarios. Una forma rápida de medir lo bien que lo está haciendo es calcular su índice de precisión:
Índice de precisión del inventario = Unidades contadas / Unidades registradas × 100
✅ Utilice software de gestión de inventario para automatizar los procesos y minimizar los errores
✅ Analice los datos históricos y las herramientas de previsión de la demanda para predecir las necesidades con exactitud
✅ Estandarizar el rótulo, las descripciones de los elementos, las unidades de medida, etc., para evitar confusiones
3. Aprovechar la tecnología para la gestión del inventario en tiempo real
El software de gestión de inventarios puede mejorar la planificación de su inventario . Con la ayuda de la IA y la automatización, estas herramientas proporcionan visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario y garantizan el perfecto cumplimiento de los pedidos sin exceso de existencias.
✅ Realice un seguimiento del movimiento de las existencias y reduzca los errores de manipulación con sistemas de escaneado de códigos de barras e identificación por radiofrecuencia (RFID)
✅ Utilice una solución de gestión de proyectos para centralizar los datos de inventario y mejorar la colaboración
✅ Permita el seguimiento en tiempo real del envío durante el transporte con GPS y geoetiquetado
Desafíos comunes en la creación de listas de inventario
Cada empresa se enfrenta a sus propios obstáculos a la hora de crear una Lista de inventario, pero algunos retos parecen universales en todos los sectores.
Vamos a desglosarlos:
1. Problemas de manejo de datos
Gestionar una lista de inventario con un software obsoleto puede funcionar cuando se trata de un inventario pequeño o de un único almacén.
Pero a medida que su empresa crece, hacer malabarismos con toneladas de inventario en múltiples ubicaciones de almacenamiento se convierte en una tarea desalentadora. El proceso suele llevar mucho tiempo y requiere mano de obra adicional para recopilar e introducir los datos.
2. Inexactitudes y redundancias
Depender de métodos manuales o de múltiples hojas de cálculo para gestionar las listas de inventario suele dar lugar a errores, redundancias y discrepancias. Estos errores pueden dar lugar a un exceso de existencias, tensiones financieras o entregas erróneas de productos, problemas que ninguna empresa puede permitirse.
👀 ¿Sabía que...? Un estudio de Netstock ha revelado que casi el 80% de las PYME tienen problemas de exceso de existencias, y que el exceso de existencias representa el 38% de su inventario. Esto pone de manifiesto el impacto que tienen en las empresas de todo el mundo un seguimiento deficiente de las existencias y unos procesos ineficaces.
3. Inventarios a gran escala
Los sistemas heredados/a y las hojas de cálculo para la creación de listas de inventario a menudo necesitan integrarse con las herramientas de empresa existentes, como los sistemas ERP, software de gestión de inventarios de comercio electrónico o software de gestión de compras .
Esto crea silos, lo que dificulta la gestión de los flujos de trabajo.
Ventajas del uso de la tecnología en la gestión de inventarios
La tecnología simplifica el proceso de gestión de inventarios, haciéndolo más rápido, inteligente y fluido. He aquí cómo:
1. Automatización y eficiencia en los procesos de inventario
Con las herramientas avanzadas de gestión de inventario, puede automatizar tareas repetitivas como el seguimiento de la cantidad de existencias, la generación de (informes de) informes y la creación de pedidos de compra. Esto libera a su equipo para que pueda centrarse en operaciones empresariales más estratégicas.
2. Datos y análisis en tiempo real para una toma de decisiones informada
El seguimiento en tiempo real le permite controlar los niveles de existencias y calcular el Plazo de entrega fácilmente. Esto permite a las empresas responder rápidamente a las fluctuaciones de la demanda y garantizar que los clientes encuentren siempre lo que buscan.
¿Sabía que...? Según un estudio aprovechar las tecnologías de IA para gestionar los niveles de inventario ayuda a reducir los efectos de los errores extremos en un 60% y las existencias de seguridad en un 40-50%.
3. Ahorro de costes y optimización de recursos
El ahorro de costes se produce de forma natural cuando se automatizan los flujos de trabajo mediante herramientas de gestión de inventario y software logístico . Como resultado, puede eliminar errores y reducir los costes relacionados con el exceso de inventario o la pérdida de ventas. ¿El resultado? Un proceso de gestión de inventario más ágil y rentable para su empresa.
4. Mayor flexibilidad y escalabilidad
Basado en la nube sistemas de gestión de inventario le permiten ajustar su configuración sobre la marcha, ya sea añadiendo nuevos módulos o gestionando la cantidad de existencias en distintas ubicaciones. Están diseñados para hacer crecer su empresa y mantener su competitividad sin esfuerzo.
Agilice sus procesos de gestión de inventario con ClickUp
La creación de listas de inventario precisas es vital para evitar la falta de existencias, satisfacer las demandas de los clientes y mejorar el flujo de caja.
Una buena lista de inventario ofrece una vista de 360 grados de su inventario, lo que permite tomar decisiones empresariales precisas y agilizar los procesos de reposición de inventario.
ClickUp ofrece una solución integral para simplificar la gestión del inventario. Con un amplio intervalo de funciones y plantillas de inventario gratuitas, puede supervisar los niveles actuales de existencias, identificar tendencias, tomar mejores decisiones y optimizar la asignación de recursos. Regístrese gratis, gratuito/a en ClickUp y tome el control de su sistema de inventario hoy mismo.