Puede obtener excelentes resultados para sus clientes, pero sus relaciones con ellos no durarán si no puede comunicarse con ellos.
Por eso, cada vez más equipos están abandonando los flujos de trabajo desorganizados en favor de plataformas de colaboración con clientes que aportan visibilidad, estructura y comunicación en un solo lugar.
En lugar de cambiar entre 25 herramientas diferentes para realizar el seguimiento de las actualizaciones, gestionar archivos y asignar tareas, el uso de una plataforma de colaboración con clientes basada en IA ayuda a mantener todo en un solo lugar.
De hecho, un estudio de Zoom confirma que los empleados que utilizan más de 10 apps, aplicaciones, se enfrentan a problemas de comunicación el 54 % del tiempo y pueden tener dificultades con la elaboración de informes, en comparación con solo el 34 % de los que utilizan menos de cinco.
Exploremos algunas formas eficaces de construir una colaboración y unas relaciones sólidas con los clientes.
¿Qué es la colaboración con clientes en tiempo real?
La colaboración con los clientes es precisamente lo que parece: el proceso en el que un equipo y un cliente trabajan juntos activamente para alcanzar una meta compartida.
Por lo general, esto implica una comunicación constante, actualizaciones en tiempo real y la toma de decisiones de forma conjunta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Pero aquí hay algunos detalles adicionales que debe tener en cuenta cuando desee colaborar de manera eficaz con sus clientes:
- ✅ Comuníquese de forma abierta y frecuente para compartir actualizaciones, empezar a abordar las preocupaciones y responder a las preguntas
- ✅ Defina metas compartidas desde el principio para alinear al equipo y al cliente en cuanto a objetivos, cronogramas y entregables
- ✅ Cree bucles de retroalimentación para obtener información en tiempo real sobre el progreso del proyecto, los documentos o las opciones de diseño
- ✅ Tomen decisiones juntos para garantizar que el cliente participe en todas las fases del proyecto
- ✅ Mantenga la transparencia utilizando herramientas de colaboración en tiempo real para realizar un seguimiento de las tareas, compartir archivos, gestionar las expectativas y garantizar una documentación adecuada
También puede utilizar herramientas como ClickUp y CCH Axcess Client Collaboration para gestionar los requisitos de colaboración y comunicación con sus clientes.
⭐️ Plantilla destacada
La plantilla de colaboración para el éxito del cliente de ClickUp proporciona una ruta clara y alinea a sus equipos de ventas y soporte al cliente, lo que garantiza una excelente experiencia del cliente.
💡 Consejo profesional: ¿Cansado de hacer malabarismos con los detalles de los clientes en notas adhesivas y hojas de cálculo dispersas? Cómo realizar un seguimiento de los clientes le muestra cómo organizar todo en un solo lugar para que nada se pase por alto.
Por qué es importante la colaboración con los clientes
Aquí tiene una breve perspectiva del sector que resume la importancia de la colaboración con los clientes.
Cuando Microsoft amplió su plataforma de comunicación, Microsoft Teams, colaboró primero con grandes clientes como Accenture y EY para probar cómo funcionaban para ellos la mensajería en tiempo real, el software de uso compartido de archivos y las capacidades de integración perfecta.
Esta información ayudó a Microsoft a optimizar Microsoft Teams para la colaboración a gran escala entre departamentos, lo que condujo a una adopción más amplia en las corporaciones.
Ese es el verdadero valor de trabajar juntos. En pocas palabras, la colaboración con los clientes ayuda a:
- Establezca expectativas claras desde el principio, reduciendo la confusión
- Fomente el diálogo abierto para garantizar que tanto el equipo como los clientes aborden rápidamente cualquier inquietud
- Genere confianza, ya que los clientes se sienten involucrados en la toma de decisiones y confían en la experiencia de la empresa
- Alinee los esfuerzos del equipo con las metas del cliente, lo que permite flujos de trabajo flexibles
- Fomente las relaciones a largo plazo con los clientes mediante una comunicación proactiva, la resolución compartida de problemas y el respeto mutuo
Cómo colaborar eficazmente con los clientes
Como dijo una vez Jeff Bezos, fundador de Amazon
Consideramos a nuestros clientes como invitados a una fiesta, y nosotros somos los anfitriones. Nuestro trabajo es hacer que la experiencia del cliente sea un poco mejor.
Consideramos a nuestros clientes como invitados a una fiesta, y nosotros somos los anfitriones. Nuestro trabajo es hacer que la experiencia del cliente sea un poco mejor.
Esa mentalidad se aplica igualmente a la colaboración con los clientes. A continuación, te ofrecemos algunas estrategias infalibles para ofrecer un valor real más allá de los hilos de correo electrónico y las reuniones dispersas.
1. Defina metas claras para los clientes
Con demasiada frecuencia, los equipos se basan en contratos llenos de jerga o en llamadas iniciales puntuales para definir las metas de los proyectos. La confusión, la desviación del alcance y la temida conversación «esto no es lo que habíamos acordado» justo antes de la fecha límite en cualquier dispositivo serían el resultado inevitable.
Por eso, el primer paso para una colaboración eficaz con los clientes es la claridad. Defina qué se considera un intento correcto, qué tareas deben completarse y qué documentos o recursos se necesitan en cada fase del proyecto para maximizar los beneficios
Evite depender únicamente de los contratos para comunicar esto: establecer los hitos del proyecto de forma visual facilita que todos se mantengan alineados.
💜 Así es como ClickUp puede ayudarte:
Con ClickUp Goals, los usuarios pueden:
- Asigne metas a tareas o proyectos específicos
- Establezca objetivos claros numéricos, monetarios o verdaderos/falsos
- Agrupe varias metas relacionadas en carpetas para el seguimiento de proyectos
- Añada descripciones y plazos para proporcionar contexto y realizar un seguimiento de las responsabilidades
- Comparte metas con los clientes mediante permisos personalizados, para que vean exactamente lo que necesitan y nada más
En lugar de utilizar demasiadas herramientas inconexas o intercambiar correos electrónicos, los equipos pueden ofrecer a los clientes una panorámica transparente de lo que se ha completado, lo que está en curso y lo que está por venir. Si necesitas ayuda para gestionar los KPI en ClickUp, aquí tienes una guía completa en vídeo:
Sin embargo, la colaboración en proyectos no se limita a la comunicación, sino que también implica la responsabilidad compartida. Y cuando los clientes pueden ver literalmente cómo se realiza el seguimiento de sus metas en tiempo real, todo el flujo de trabajo se vuelve más productivo.
✨ Dato curioso: incluso las abejas melíferas utilizan la colaboración para tomar decisiones en grupo. De hecho, las abejas exploradoras «votan» sobre posibles ubicaciones para la colmena mediante una danza, un sistema de inteligencia colectiva sorprendentemente eficaz.
2. Cree un hub de colaboración compartido e invite a los clientes con facilidad
Todos hemos pasado por eso: llega un nuevo cliente y, de repente, te encuentras gestionando un mosaico de carpetas de Google Drive, mensajes de Slack y hilos de correo electrónico solo para compartir actualizaciones y recursos.
Pero no hay una forma sencilla de realizar un seguimiento claro de lo que han visto o garantizar comentarios en tiempo real sobre el progreso del proyecto.
Por eso, crear un hub de colaboración compartido con los clientes es una decisión inteligente, ya que centraliza la comunicación, los archivos y el conocimiento en un solo lugar.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Por ejemplo, con ClickUp, en lugar de mover archivos de carpetas internas a externas, simplemente actualiza el estado de la tarea o completa las aprobaciones internas y, a continuación, invita a los clientes con permisos personalizados.
Así es como funciona:
- Comparte documentos, tareas o vistas específicos sin dar acceso completo al entorno de trabajo
- Controle la visibilidad con permisos: muestre solo archivos, cronogramas o resúmenes del progreso
- Utilice enlaces públicos para que los clientes sin cuentas puedan acceder a hojas de ruta o solicitar formularios
- Habilite las vistas solo para comentarios para obtener comentarios rápidos sin alterar los detalles de las tareas
- Centralice todas las comunicaciones y actualizaciones en una sola plataforma
Tu equipo puede seguir trabajando de forma privada y, una vez que la tarea esté lista o el producto finalizado, puedes dar a los clientes el acceso que necesitan con un solo clic.
📖 Lea también: Estrategias de retención de clientes para un intento correcto a largo plazo en los negocios
3. Establezca el alcance del proyecto
Los malentendidos en torno a los entregables suelen derivarse de un problema: expectativas no documentadas.
Cuando no hay pruebas claras del trabajo realizado o un registro de auditoría, incluso la mejor colaboración con los clientes puede acabar en acusaciones mutuas. Aquí es donde ayuda documentar la información.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Con ClickUp Docs, puedes colaborar en tiempo real con tus clientes para redactar y perfeccionar todo, desde cartas de compromiso hasta documentos sobre el alcance del proyecto, e incluso listas de control para gestionar un complejo proceso de preparación de impuestos.
A diferencia de los archivos estáticos dispersos en unidades y correos electrónicos, los documentos de ClickUp son interactivos y están profundamente conectados a sus flujos de trabajo.
Esto es lo que hace que funcione:
- Edite conjuntamente en tiempo real con su equipo y sus clientes
- Etiqueta a clientes o compañeros de equipo directamente en el documento para asignar tareas y aclarar responsabilidades
- Convierta el texto en elementos de acción para que no se pierda nada de lo discutido
- Adjunte documentos a tareas o proyectos complejos para mantener el contexto y la comunicación en una sola plataforma
- Realice un seguimiento de las versiones de los documentos, acceda al historial y mantenga un registro detallado de los cambios para resolver posibles malentendidos más adelante.
📮 ClickUp Insight: El 22 % de nuestros encuestados aún se muestra reacio a utilizar la IA en el trabajo. La mitad de ellos está preocupada por la privacidad de los datos, mientras que la otra mitad no confía plenamente en la precisión de la IA.
ClickUp aborda ambas preocupaciones directamente, con sólidos protocolos de seguridad y respuestas de IA que incluyen fuentes enlazadas y tareas relacionadas. Así, incluso los equipos más cautelosos pueden adoptar la IA con confianza, sabiendo que sus datos están seguros y que sus resultados son verificables.
4. Utilice comentarios y chatee para fomentar el diálogo abierto
Esperar hasta las fases finales de un proyecto para pedir la opinión del cliente es una decisión arriesgada. Para entonces, puede ser demasiado tarde para corregir el rumbo, y los clientes que han permanecido en silencio podrían revelar información crucial que habría sido mucho más útil antes.
Pero no todos los clientes se expresarán por sí mismos. Por lo tanto, debe proporcionar amplias oportunidades para recibir comentarios en cada fase del proyecto.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Las funciones «Asignar comentarios» y «Chat» de ClickUp mantienen la comunicación contextual y práctica:
- Deja comentarios en hilos directamente en las tareas, lo que facilita etiquetar clientes, aclarar detalles o solicitar información
- Convierta los comentarios en elementos de acción asignados para que no se pase nada por alto
- Utiliza el chat de ClickUp para actualizaciones y debates rápidos y en tiempo real con tu equipo sin cambiar de plataforma
- Mantenga los mensajes enlazados a tareas, documentos y actualizaciones, lo que garantiza que cada conversación tenga contexto
- Utilice funciones basadas en IA para resumir hilos, sugerir respuestas y crear tareas automáticamente
💡 Consejo profesional: ¿Te cuesta pedir opiniones de la forma adecuada? No te preocupes, todos hemos pasado por eso. Convierte los conocimientos en acciones con nuestra publicación sobre cómo pedir opiniones y reseñas para mejorar tus habilidades.
5. Asigne tareas y realice un seguimiento transparente de los resultados
Cuanto más tiempo permanece un comentario oculto en un hilo de correo electrónico, más probable es que pierda relevancia y, lo que es peor, que tu cliente se sienta ignorado
Para generar confianza y mantener los proyectos en marcha, los comentarios de los clientes deben convertirse en pasos prácticos rápidamente.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Aquí es donde ClickUp Tasks brilla. Puede convertir los comentarios de los clientes en elementos de acción rastreables directamente en ClickUp Docs o ClickUp Chat, asignarlos a los miembros adecuados del equipo y vincularlos a plazos.
Las actualizaciones del progreso se producen en tiempo real, y los clientes pueden ver el estado de las tareas, añadir comentarios o adjuntar archivos, todo ello en una plataforma segura.
ClickUp ayuda de múltiples maneras, desde la creación de tareas, y nos ayuda a realizar un seguimiento de cada una de ellas.
ClickUp ayuda de múltiples maneras, desde la creación de tareas, y nos ayuda a realizar un seguimiento de cada una de ellas.
6. Automatice las aprobaciones de los clientes y las actualizaciones de estado
El objetivo de utilizar un sistema es dejar de depender del trabajo manual, y la colaboración con los clientes no es una excepción.
Cuando las aprobaciones de los clientes, incluidas la facturación y las actualizaciones, se gestionan manualmente, se corre el riesgo de que se produzcan retrasos, se pierdan mensajes y se desajusten las expectativas. La automatización de las aprobaciones elimina esos riesgos.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Con las automatizaciones de ClickUp, puedes establecer desencadenantes para notificar a los clientes cuando los entregables estén listos, solicitar la aprobación o actualizar automáticamente el estado de los proyectos, lo que garantiza que no se pase nada por alto y que los plazos se mantengan firmes.
Las actualizaciones de estado también se producen en tiempo real. Tan pronto como se aprueba o completa una tarea, ClickUp puede pasarla a la siguiente fase, notificarlo al equipo e incluso desencadenar tareas de seguimiento, lo que garantiza que se cumplan los plazos sin vacilaciones ni cuellos de botella.
💡 Consejo profesional: ¿Todavía confía en su memoria o en carpetas desordenadas para recordar los detalles de los clientes? Lea Cómo almacenar y organizar la información de los clientes para facilitar el acceso y la seguridad para simplificar sus registros y proteger los datos confidenciales sin esfuerzo.
6. Graba actualizaciones rápidas para los clientes
Es raro encontrar a alguien que realmente disfrute de las reuniones interminables. Y resulta que el 70 % de las reuniones impiden a los empleados realizar un trabajo significativo. Pero hay una forma fácil de reducir esto. La verdad es que la mayoría de los controles de estado se pueden sustituir por una actualización breve y clara.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
En lugar de programar otra reunión, utiliza ClickUp Clips para grabar tutoriales rápidos en pantalla y actualizaciones de proyectos.
Los clientes pueden verlos cuando les resulte más conveniente, lo que reduce las idas y venidas, elimina los cuellos de botella de las zonas horarias y les ayuda a mantenerse informados sin tener que consultar su calendario.
Además, ClickUp incluso transcribe el vídeo utilizando IA, por lo que las actualizaciones se pueden buscar, compartir y poner en práctica al instante. Puedes compartir estas actualizaciones a través de otras herramientas de ClickUp, como ClickUp Docs y ClickUp Chat.
✨ Dato curioso: Slack se creó originalmente como una herramienta interna para un videojuego que fracasó. Sus creadores se dieron cuenta de que la herramienta de colaboración era más útil que el juego y dieron un giro.
7. Utilice notas con IA para resumir reuniones
En las reuniones que no se pueden omitir, las actas de la reunión (MoM) suelen convertirse en algo secundario o, lo que es peor, en un motivo de confusión.
Pero documentar las conversaciones es imprescindible si desea realizar un seguimiento de los compromisos. Cuando los equipos no captan los puntos clave, es fácil que se pasen por alto elementos de acción y que las decisiones no queden documentadas.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
El tomador de notas con IA de ClickUp te libera de esa carga al hacer que cada reunión sea inmediatamente procesable:
- Transcribe automáticamente las reuniones en Zoom, Google Meet y Teams
- Genera resúmenes en tiempo real y destaca las decisiones clave
- Convierte los elementos de acción en tareas de ClickUp sin necesidad de seguimiento manual
- Guarda notas en documentos seguros y con capacidad de búsqueda conectados a tus proyectos
- Publica actualizaciones en el chat para mantener a todo el equipo alineado
Así, en lugar de preguntarse qué se ha dicho o quién es responsable de qué, los clientes y los miembros del equipo se van con conocimientos claros y compartibles, y con los siguientes pasos documentados, siempre.
💡 Consejo profesional: ¿No sabes si llamarlos clientes o consumidores? Lee Clientes vs consumidores: diferencias clave y ejemplos para comprender claramente a quién prestas servicio y cómo eso da figura a tu estrategia empresarial.
9. Utilice software de colaboración con clientes para compartir el progreso de los proyectos con paneles
Se acabaron los hilos de correo electrónico preguntando «¿Hay novedades sobre la campaña?». Con un panel compartido, los clientes no tienen que buscar la información, sino que pueden ver lo que importa, cuando importa.
Ya sea que esté ejecutando campañas publicitarias pagadas, supervisando el rendimiento de un sitio web o gestionando un proyecto de varias fases, la visibilidad en tiempo real genera confianza.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Los paneles de ClickUp te permiten crear una panorámica personalizada de todas las métricas clave de cada proyecto:
- Realice un seguimiento del presupuesto, los plazos, las tareas completadas y la asignación de recursos en un solo lugar
- Visualice el rendimiento de los anuncios pagados, el análisis del sitio web o la participación en redes sociales mediante widgets personalizables
- Cree vistas específicas para cada cliente y ofrézcales lo que necesitan sin exponer las operaciones internas
- Comparte paneles en directo como parte de tu hub de colaboración con clientes para que todos estén informados sin enviar un solo correo electrónico
- Utilice actualizaciones en tiempo real para destacar los obstáculos, el impulso del proyecto o los KPI que requieren atención
Con acceso instantáneo a información detallada, los clientes se sienten empoderados y conectados, sin tener que buscar en archivos o esperar informes semanales.
✨ Dato curioso: En el proceso creativo de Pixar, cada película pasa por múltiples sesiones de feedback. Ellos atribuyen su tasa de éxito casi impecable a la colaboración abierta (incluso entre departamentos).
10. Estandarice el traspaso con plantillas
Nada rompe la confianza más rápido que un traspaso mal hecho. En un momento, su cliente firma el acuerdo y, al siguiente, su equipo se apresura para cumplir expectativas que nunca se documentaron. El problema no es un problema de comunicación, es un problema de proceso. Y la solución es sencilla: utilice una plantilla de traspaso estandarizada.
Con una estructura coherente, puede asegurarse de que toda la información clave (metas, cronogramas, archivos y solicitudes especiales) se recopile y esté lista para su implementación sin problemas, desde el equipo de ventas hasta la entrega.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Necesita la plantilla de colaboración para el éxito del cliente de ClickUp. Con una estructura coherente, puede asegurarse de que toda la información clave (metas, cronogramas, archivos y solicitudes especiales) se recopile y esté lista para su implementación sin problemas, desde el equipo de ventas hasta la entrega.
La plantilla permite a los equipos navegar por la transición desde el equipo de ventas hasta la incorporación y la entrega del proyecto. Como resultado, alineará a sus equipos de ventas y producción en torno a un flujo de trabajo compartido, lo que promoverá la transparencia, la responsabilidad y una experiencia más fluida para el cliente.
Esta plantilla de gestión de clientes te permite:
- Defina las expectativas, el alcance y los hitos de los clientes
- Incluya archivos críticos como la carta de compromiso o la lista de documentos solicitados
- Asigne tareas automáticamente a los equipos de incorporación de clientes o a los responsables de proyectos
- Realice un seguimiento de la responsabilidad mediante actualizaciones de estado y comentarios
📖 Lea también: Consejos para clientes sobre la alineación con los clientes
11. Establezca recordatorios y seguimientos automáticamente
La última etapa de la gestión de clientes es donde la gente suele fallar: el seguimiento.
Los seguimientos oportunos demuestran que su compromiso va más allá de la entrega inicial. Refuerzan su compromiso y le ayudan a:
- Refuerce las metas y los cronogramas de los proyectos
- Detecte los problemas antes de que afecten a la satisfacción del cliente
- Refuerce la confianza y reduzca el riesgo de incumplir plazos o retrasos en las entregas
¿Pero hacerlo manualmente? Ahí es donde las cosas se desmoronan.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Con los recordatorios de ClickUp, puedes automatizar los seguimientos en cada fase, ya sea un recordatorio para cargar documentos fiscales, finalizar una declaración de impuestos, revisar una carta de compromiso o aprobar un hito.
Establezca recordatorios periódicos, notificaciones desencadenantes basadas en el estado de las tareas y mantenga alineados tanto a los clientes como a su equipo interno sin la molestia de tener que estar constantemente persiguiéndolos.
Los clientes reciben avisos oportunos. Su equipo mantiene el impulso. Y el proyecto avanza.
Consejos para gestionar relaciones difíciles con los clientes
Al fin y al cabo, los clientes son seres humanos. Y, a veces, el comportamiento humano puede ser difícil de interpretar.
Sin embargo, con preparación y práctica, podemos superar cualquier conversación difícil.
Reto 1: El cliente está molesto, pero no estás seguro de cuál ha sido el desencadenante
✅ Solución: Aborda la situación con curiosidad genuina. Deja que expresen sus preocupaciones sin interrumpirles; a menudo, el simple hecho de ser escuchados difumina la tensión.
Desafío 2: Hay una tensión tácita que está afectando al flujo de trabajo
✅ Solución: Expréselo con respeto. Decir algo como «Parece que nos estamos desviando del objetivo» abre un espacio para una conversación honesta sin culpar a nadie.
Reto 3: El cliente cambia constantemente sus expectativas durante el proyecto
✅ Solución: Haz una pausa y reinicia. Restablece los límites del proyecto, documenta claramente el alcance y asegúrate de que ambas partes estén de acuerdo con los términos actualizados.
Reto 4: El cliente espera resultados que van más allá del alcance o del presupuesto
✅ Solución: Establezca expectativas realistas. Explique claramente lo que se puede lograr y ofrezca alternativas inteligentes que sigan alineadas con sus metas.
Reto 5: La relación es más estresante que productiva
✅ Solución: Sepa cuándo alejarse. Dejar ir a un cliente desalineado puede proteger el tiempo, la energía y el intento correcto a largo plazo de su equipo.
💡 Consejo profesional: ¿Te cuesta que todos estén en la misma página durante los proyectos en equipo? Cómo mejorar los estilos de colaboración para equipos te muestra cómo reconocer, respetar y sincronizar diferentes estilos de trabajo para lograr una colaboración más fluida y eficaz.
Domina la colaboración con tus clientes con ClickUp
El 50 % de las empresas con mejor rendimiento tienen más del 60 % de sus clientes con contratos a largo plazo.
Si lo piensas bien, una gran parte de tus ingresos depende de unas excelentes relaciones a largo plazo con los clientes. Por lo tanto, la colaboración con los clientes no es algo que se pueda tomar a la ligera.
Con ClickUp, tienes todo lo que necesitas para cumplir esa promesa, desde actualizaciones en tiempo real y paneles compartidos hasta notas de reuniones con IA, seguimientos automatizados y hubs de colaboración personalizables.
Es la única plataforma que reúne la atención al cliente, la ejecución de proyectos y la alineación de equipos.
Regístrese ahora en ClickUp y convierta la comunicación con los clientes en un intento correcto a largo plazo.