Puede obtener excelentes resultados para sus clientes, pero sus relaciones con ellos no durarán si no es capaz de comunicarse con ellos.
Por eso, cada vez más equipos están abandonando los flujos de trabajo desorganizados en favor de plataformas de colaboración con los clientes que aportan visibilidad, estructura y comunicación en un solo lugar.
En lugar de cambiar entre 25 herramientas diferentes para realizar el seguimiento de las actualizaciones, gestionar archivos y asignar tareas, el uso de una plataforma de colaboración con clientes basada en IA ayuda a mantener todo en un solo lugar.
De hecho, un estudio de Zoom confirma que los empleados que utilizan más de 10 aplicaciones se enfrentan a problemas de comunicación el 54 % de las veces y pueden tener dificultades para realizar la elaboración de informes, en comparación con solo el 34 % de los que utilizan menos de cinco.
Exploremos algunas formas eficaces de establecer una colaboración y unas relaciones sólidas con los clientes.
¿Qué es la colaboración con los clientes en tiempo real?
La colaboración con los clientes es precisamente lo que parece: el proceso en el que un equipo y un cliente trabajan activamente juntos para alcanzar una meta común.
Por lo general, esto implica una comunicación constante, actualizaciones en tiempo real y la toma de decisiones conjunta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Pero aquí hay algunos detalles adicionales que debe tener en cuenta cuando desee colaborar de manera eficaz con sus clientes:
- ✅ Comuníquese de forma abierta y frecuente para el uso compartido de novedades, empezar a abordar inquietudes y responder preguntas.
- ✅ Defina metas comunes desde el principio para alinear al equipo y al cliente en cuanto a metas, cronogramas y resultados.
- ✅ Cree bucles de retroalimentación para obtener información en tiempo real sobre el progreso del proyecto, los documentos o las opciones de diseño.
- ✅ Tomen decisiones juntos para garantizar que el cliente participe en todas las fases del proyecto.
- ✅ Mantenga la transparencia utilizando herramientas de colaboración en tiempo real para realizar el seguimiento de las tareas, el uso compartido de archivos, la gestión de expectativas y la garantía de una documentación adecuada.
También puede utilizar herramientas como ClickUp y CCH Axcess Client Collaboration para gestionar sus necesidades de colaboración y comunicación con los clientes.
⭐️ Plantilla destacada
La plantilla de colaboración para el éxito del cliente de ClickUp proporciona una ruta clara y alinea a sus equipos de ventas y soporte al cliente, lo que garantiza una excelente experiencia del cliente.
💡 Consejo profesional: ¿Cansado de hacer malabarismos con los datos de los clientes en notas adhesivas y hojas de cálculo dispersas? Cómo realizar el seguimiento de los clientes le muestra cómo organizar todo en un solo lugar para que nada se pierda.
Por qué es importante la colaboración con los clientes
Aquí tiene una breve perspectiva del sector que resume la importancia de la colaboración con los clientes.
Cuando Microsoft amplió su plataforma de comunicación, Microsoft Teams, primero colaboró con grandes clientes como Accenture y EY para probar cómo les funcionaban sus funciones de mensajería en tiempo real, software para compartir archivos y capacidades de integración sin fisuras.
Estos conocimientos ayudaron a Microsoft a optimizar Teams para la colaboración a gran escala entre departamentos, lo que condujo a una adopción más amplia por parte de las corporaciones.
Ese es el verdadero valor de trabajar juntos. En pocas palabras, la colaboración con los clientes ayuda a:
- Establezca expectativas claras desde el principio para reducir la confusión.
- Fomente el diálogo abierto para garantizar que tanto el equipo como los clientes aborden rápidamente cualquier inquietud.
- Genere confianza, ya que los clientes se sienten involucrados en la toma de decisiones y confían en la experiencia de la empresa.
- Alinee los esfuerzos del equipo con las metas del cliente, lo que permite flujos de trabajo flexibles.
- Fomente las relaciones a largo plazo con los clientes mediante una comunicación proactiva, la resolución conjunta de problemas y el respeto mutuo.
Cómo colaborar eficazmente con los clientes
Como dijo una vez el fundador de Amazon, Jeff Bezos:
Consideramos a nuestros clientes como invitados a una fiesta, y nosotros somos los anfitriones. Nuestro trabajo consiste en mejorar un poco la experiencia del cliente.
Consideramos a nuestros clientes como invitados a una fiesta, y nosotros somos los anfitriones. Nuestro trabajo consiste en mejorar un poco la experiencia del cliente.
Esa mentalidad se aplica igualmente a la colaboración con los clientes. A continuación, le ofrecemos algunas estrategias infalibles para aportar un valor real más allá de los hilos de correo electrónico y las reuniones dispersas.
1. Defina metas claras para los clientes.
Con demasiada frecuencia, los equipos se basan en contratos repletos de jerga o en llamadas iniciales puntuales para esbozar las metas del proyecto. La confusión, el alcance excesivo y la temida conversación «esto no es lo que habíamos acordado» justo antes de la fecha límite en cualquier dispositivo serían el resultado inevitable.
Por eso, el primer paso para una colaboración eficaz con los clientes es la claridad. Defina qué se considera un éxito, qué tareas deben completarse y qué documentos o recursos se necesitan en cada fase del proyecto para maximizar los beneficios.
Evite depender únicamente de los contratos para comunicar esto: exponer visualmente los hitos del proyecto facilita que todos se mantengan alineados.
💜 Así es como ClickUp puede ayudarte:
Con ClickUp Metas, los usuarios pueden:
- Asigna metas a tareas o proyectos específicos.
- Establezca objetivos claros numéricos, monetarios o de verdadero/falso.
- Agrupa varias metas relacionadas en carpetas para realizar el seguimiento del proyecto.
- Añada descripciones y plazos para proporcionar contexto y realizar el seguimiento de la responsabilidad.
- Comparte metas con los clientes mediante permisos personalizados, para que vean exactamente lo que necesitan ver y nada más.
En lugar de utilizar demasiadas herramientas inconexas o intercambiar correos electrónicos, los equipos pueden ofrecer a los clientes una panorámica transparente de lo que está completado, lo que está en curso y lo que está por venir. Si necesita ayuda para gestionar los KPI en ClickUp, aquí tiene una guía completa en vídeo:
Sin embargo, la colaboración en proyectos no se limita a la comunicación, sino que también implica un uso compartido de responsabilidades. Y cuando los clientes pueden ver literalmente cómo se realiza el seguimiento de sus metas en tiempo real, todo el flujo de trabajo se vuelve más productivo.
✨ Dato curioso: incluso las abejas melíferas colaboran para tomar decisiones en grupo. De hecho, las abejas exploradoras «votan» sobre posibles ubicaciones para la colmena mediante una danza, un sistema de inteligencia colectiva sorprendentemente eficaz.
2. Cree un hub de colaboración compartido y invite a los clientes con facilidad.
Todos hemos pasado por eso: llega un nuevo cliente y, de repente, te ves gestionando un batiburrillo de carpetas de Google Drive, mensajes de Slack y hilos de correo electrónico solo para el uso compartido de actualizaciones y recursos.
Pero no hay una forma sencilla de realizar un seguimiento claro de lo que han visto o garantizar comentarios en tiempo real sobre el progreso del proyecto.
Por eso precisamente, crear un hub de colaboración compartido con los clientes es una decisión inteligente, ya que centraliza la comunicación, los archivos y los conocimientos en un solo lugar.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Por ejemplo, con ClickUp, en lugar de mover archivos de carpetas internas a externas, simplemente actualice el estado de la tarea o complete las aprobaciones internas y, a continuación, invite a los clientes con permisos personalizados.
Así es como funciona:
- Comparte documentos, tareas o vistas específicos sin dar acceso completo al entorno de trabajo.
- Controle la visibilidad con permisos: muestre solo archivos, cronogramas o panorámicas del progreso.
- Utilice enlaces públicos para que los clientes sin cuentas puedan acceder a hojas de ruta o formularios de solicitud.
- Habilite las vistas solo para comentarios para obtener comentarios rápidos sin alterar los detalles de las tareas.
- Centralice todas las comunicaciones y actualizaciones en una sola plataforma.
Tu equipo puede seguir trabajando de forma privada y, una vez que la tarea esté lista o el producto finalizado, puedes dar a los clientes el acceso que necesitan con un solo clic.
3. Establezca el alcance del proyecto
Los malentendidos en torno a los resultados suelen derivarse de un único problema: expectativas no documentadas.
Cuando no hay pruebas claras del trabajo realizado ni un registro de auditoría, incluso la mejor colaboración con los clientes puede degenerar en acusaciones mutuas. Aquí es donde ayuda documentar la información.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Con ClickUp Docs, puede colaborar en tiempo real con sus clientes para redactar y perfeccionar todo, desde cartas de compromiso hasta documentos sobre el alcance del proyecto, e incluso listas de control para gestionar un complejo proceso de preparación de impuestos.
A diferencia de los documentos estáticos dispersos en unidades y correos electrónicos, ClickUp Docs es interactivo y tiene una conexión profunda con sus flujos de trabajo.
Esto es lo que lo hace funcionar:
- Edita conjuntamente en tiempo real con tu equipo y tus clientes.
- Etiqueta a clientes o compañeros de equipo directamente en el documento para asignar tareas y aclarar responsabilidades.
- Convierte el texto en elementos para que nada de lo discutido se pierda.
- Adjunte documentos a tareas o proyectos complejos para mantener el contexto y la comunicación en una sola plataforma.
- Realice un seguimiento de las versiones de los documentos, acceda al historial y mantenga un registro detallado de los cambios para resolver posibles malentendidos más adelante.
📮 ClickUp Insight: El 22 % de nuestros encuestados aún se muestra reacio a utilizar la IA en el trabajo. La mitad de ellos está preocupada por la privacidad de los datos, mientras que la otra mitad no confía plenamente en la precisión de la IA.
ClickUp aborda ambas preocupaciones de forma directa, con sólidos protocolos de seguridad y respuestas de IA que incluyen fuentes enlazadas y tareas relacionadas. Así, incluso los equipos más cautelosos pueden adoptar la IA con confianza, sabiendo que sus datos están seguros y que sus resultados son verificables.
4. Utilice los comentarios y el chateo para fomentar el diálogo abierto.
Esperar hasta las fases finales de un proyecto para pedir la opinión del cliente es una decisión arriesgada. Para entonces, puede ser demasiado tarde para corregir el rumbo, y los clientes que se han mantenido en silencio podrían revelar información crítica que habría sido mucho más útil antes.
Pero no todos los clientes se expresarán por sí mismos. Por lo tanto, debe proporcionar amplias oportunidades para recibir comentarios en cada fase del proyecto.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Las funciones «Asignar comentarios » y «Chatear» de ClickUp mantienen la comunicación contextual y práctica:
- Deja comentarios encadenados directamente en las tareas, lo que facilita etiquetar a los clientes, aclarar detalles o solicitar opiniones.
- Convierte los comentarios en elementos asignados para que no se pase nada por alto.
- Utilice ClickUp Chat para realizar actualizaciones y debates rápidos y en tiempo real con su equipo sin tener que cambiar de plataforma.
- Mantenga los mensajes enlazados a tareas, documentos y actualizaciones, asegurándose de que cada conversación tenga contexto.
- Utilice funciones basadas en IA para resumir hilos, sugerir respuestas y crear tareas automáticamente.
💡 Consejo profesional: ¿Le cuesta saber cómo pedir opiniones de la forma adecuada? No se preocupe, a todos nos ha pasado. Ponga en práctica lo aprendido con nuestra publicación sobre cómo pedir opiniones y reseñas para mejorar sus habilidades.
5. Asigne tareas y realice un seguimiento transparente de los resultados.
Cuanto más tiempo permanezca el feedback oculto en un hilo de correo electrónico, más probable será que pierda relevancia y, lo que es peor, que su cliente se sienta ignorado.
Para generar confianza y mantener los proyectos en marcha, los comentarios de los clientes deben convertirse en pasos prácticos rápidamente.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Aquí es donde las tareas de ClickUp destacan. Puede convertir los comentarios de los clientes en elementos rastreables directamente en ClickUp Docs o ClickUp Chat, asignarlos a los miembros adecuados del equipo y vincularlos a plazos.
Las actualizaciones del progreso se producen en tiempo real, y los clientes pueden ver el estado de las tareas, añadir comentarios o adjuntar archivos, todo ello en una plataforma segura.
ClickUp nos ayuda de múltiples maneras, desde la creación de tareas, y nos ayuda a realizar el seguimiento de cada una de ellas.
ClickUp nos ayuda de múltiples maneras, desde la creación de tareas, y nos ayuda a realizar el seguimiento de cada una de ellas.
6. Realice la automatización de las aprobaciones de los clientes y las actualizaciones de estado.
El objetivo de utilizar un sistema es dejar de depender del trabajo manual, y la colaboración con los clientes no es una excepción.
Cuando las aprobaciones de los clientes, incluidas la facturación y las actualizaciones, se gestionan manualmente, se corre el riesgo de que se produzcan retrasos, se pierdan mensajes y se desajusten las expectativas. La automatización de las aprobaciones elimina esos riesgos.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Con ClickUp Automatizaciones, puede configurar desencadenantes para notificar a los clientes cuando los entregables estén listos, solicitar la aprobación o actualizar automáticamente el estado de los proyectos, lo que garantiza que no se pase nada por alto y que los plazos se mantengan firmes.
Las actualizaciones de estado también se producen en tiempo real. Tan pronto como se aprueba o completa una tarea, ClickUp puede pasarla a la siguiente fase, notificarlo al equipo e incluso desencadenar tareas de seguimiento, lo que garantiza que se cumplan los plazos sin vacilaciones ni atascos.
💡 Consejo profesional: ¿Sigues confiando en tu memoria o en carpetas desordenadas para recordar los detalles de los clientes? Lee Cómo almacenar y organizar la información de los clientes para facilitar el acceso y la seguridad para simplificar tus registros y proteger los datos confidenciales sin esfuerzo.
6. Registre rápidamente las actualizaciones de los clientes
Es raro encontrar a alguien que realmente disfrute de las reuniones interminables. Y resulta que el 70 % de las reuniones impiden a los empleados realizar un trabajo significativo. Pero hay una forma fácil de reducir esto. La verdad es que la mayoría de las reuniones para comprobar el estado de los proyectos pueden sustituirse por una actualización breve y clara.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
En lugar de programar otra reunión más, utilice ClickUp Clips para grabar rápidas demostraciones en pantalla y actualizaciones de proyectos.
Los clientes pueden verlos cuando les resulte más conveniente, lo que reduce las idas y venidas, elimina los cuellos de botella de las zonas horarias y les ayuda a mantenerse informados sin tener que ajustarse a su Calendario.
Además, ClickUp incluso transcribe el vídeo utilizando IA, por lo que las actualizaciones se pueden buscar, compartir y poner en práctica al instante. Puede compartir estas actualizaciones a través de otras herramientas de ClickUp, como ClickUp Docs y ClickUp Chat.
✨ Dato curioso: Slack se creó originalmente como una herramienta interna para un videojuego que fracasó. Sus creadores se dieron cuenta de que la herramienta de colaboración era más útil que el juego y cambiaron de rumbo.
7. Utilice notas basadas en IA para hacer los resúmenes de las reuniones.
En las reuniones que no se pueden omitir, las actas de la reunión (MoM) suelen convertirse en algo secundario o, lo que es peor, en un motivo de confusión.
Pero documentar las conversaciones es imprescindible si quieres hacer un seguimiento de los compromisos. Cuando los equipos no recogen los puntos clave, es fácil que se pasen por alto los elementos a tomar y que las decisiones no queden documentadas.
💜 Así es como ClickUp puede ayudarte
El tomador de notas con IA de ClickUp le libera de esa carga al hacer que cada reunión sea inmediatamente viable:
- Transcribe automáticamente las reuniones en Zoom, Google Meet y Teams.
- Genera resúmenes en tiempo real y destaca las decisiones clave.
- Convierte los elementos pendientes en tareas de ClickUp sin necesidad de realizar un seguimiento manual.
- Guarda notas en documentos seguros y con función de búsqueda conectados a tus proyectos.
- Publica actualizaciones en el chat para mantener a todo el equipo alineado.
Así, en lugar de preguntarse qué se ha dicho o quién era responsable de qué, los clientes y los miembros del equipo se van con un conocimiento claro y compartible y con los siguientes pasos documentados, siempre.
💡 Consejo profesional: ¿No sabes si llamarlos clientes o consumidores? Lee Clientes vs consumidores: diferencias clave y ejemplos para comprender claramente a quién prestas servicio y cómo eso influye en tu estrategia empresarial.
9. Utilice software de colaboración con los clientes para realizar el uso compartido del progreso del proyecto a través de paneles.
Se acabaron los hilos de correos electrónicos preguntando «¿Hay novedades sobre la campaña?». Con un panel de uso compartido, los clientes no tienen que buscar la información, sino que pueden ver lo que importa, cuando importa.
Ya sea que esté ejecutando campañas publicitarias pagadas, supervisando el rendimiento de un sitio web o gestionando un proyecto multifásico, la visibilidad en tiempo real genera confianza.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Los paneles de ClickUp le permiten crear una panorámica personalizada de todas las métricas clave del proyecto:
- Realice el seguimiento del presupuesto, los plazos, las tareas completadas y la asignación de recursos en un solo lugar.
- Visualice el rendimiento de los anuncios pagados, las estadísticas del sitio web o la interacción en redes sociales mediante widgets personalizables.
- Cree vistas específicas para cada cliente para ofrecerles lo que necesitan, sin exponer las operaciones internas.
- Comparte paneles de control en tiempo real como parte de tu hub de colaboración con los clientes para que todos estén informados sin necesidad de enviar un solo correo electrónico.
- Utilice las actualizaciones en tiempo real para destacar los obstáculos, el impulso del proyecto o los KPI que requieren atención.
Con acceso instantáneo a información de alto nivel, los clientes se sienten empoderados y conectados, sin tener que rebuscar en archivos o esperar informes semanales.
✨ Dato curioso: en el proceso creativo de Pixar, cada película pasa por múltiples sesiones de retroalimentación. Le otorgan crédito a la colaboración abierta (incluso entre departamentos) por su tasa de éxito casi impecable.
10. Estandarice el traspaso con plantillas
Nada rompe la confianza más rápido que un traspaso mal hecho. En un momento, su cliente firma el acuerdo y, al siguiente, su equipo se apresura a cumplir expectativas que nunca se documentaron. El problema no es de comunicación, es un problema de proceso. Y la solución es sencilla: utilice una plantilla de traspaso estandarizada.
Con una estructura coherente, puede asegurarse de que toda la información clave (metas, cronogramas, archivos y solicitudes especiales) se recopile y esté lista para su implementación sin problemas, desde el equipo de ventas hasta la entrega.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Necesitas la plantilla de colaboración para el éxito del cliente de ClickUp. Con una estructura coherente, puedes asegurarte de que toda la información clave (metas, cronogramas, archivos y solicitudes especiales) se recopile y esté lista para su implementación sin problemas, desde el equipo de ventas hasta la entrega.
La plantilla permite a los equipos gestionar la transición desde las ventas hasta la incorporación y la entrega del proyecto. Como resultado, alinee sus equipos de ventas y producción en torno a un flujo de trabajo compartido, promoviendo la transparencia, la responsabilidad y una experiencia más fluida para el cliente.
Esta plantilla de gestión de clientes le permite:
- Defina las expectativas de los clientes, el alcance y los hitos.
- Incluya archivos importantes, como la carta de compromiso o la lista de documentos solicitados.
- Asigna tareas automáticamente a los equipos de incorporación de clientes o a los responsables de proyectos.
- Realice un seguimiento de la responsabilidad mediante actualizaciones de estado y comentarios.
11. Configure recordatorios y seguimientos automáticamente.
La última etapa de la gestión de clientes es donde la gente suele cometer errores: el seguimiento.
Los seguimientos oportunos demuestran que su compromiso va más allá de la entrega inicial. Refuerzan su compromiso y le ayudan a:
- Refuerce las metas y los cronogramas del proyecto.
- Aborde las preocupaciones antes de que afecten a la satisfacción del cliente.
- Refuerce la confianza y reduzca el riesgo de incumplir plazos o retrasar aportaciones.
¿Pero hacerlo manualmente? Ahí es donde las cosas se desmoronan.
💜 Así es como ClickUp te ayuda
Con ClickUp Reminders, puede automatizar los seguimientos en cada fase, ya sea un recordatorio para cargar documentos fiscales, finalizar una declaración de impuestos, revisar una carta de compromiso o aprobar un hito.
Establezca recordatorios periódicos, active notificaciones basadas en el estado de las tareas y mantenga a los clientes y a su equipo interno alineados sin la molestia de tener que estar constantemente persiguiéndolos.
Los clientes reciben avisos oportunos. Su equipo mantiene el impulso. Y el proyecto avanza.
Consejos para gestionar relaciones difíciles con los clientes
Al fin y al cabo, los clientes son seres humanos. Y, a veces, el comportamiento humano puede ser difícil de interpretar.
Sin embargo, con preparación y práctica, podemos superar cualquier conversación difícil.
Reto 1: El cliente está molesto, pero no estás seguro del desencadenante.
✅ Solución: Aborde la situación con curiosidad genuina. Deje que expresen sus preocupaciones sin interrumpirlos; a menudo, el simple hecho de ser escuchados difumina la tensión.
Reto 2: Hay una tensión tácita que está afectando al flujo de trabajo.
✅ Solución: Hágalo de forma respetuosa. Decir algo como «Parece que nos estamos desviando del camino» abre un espacio para una conversación honesta sin culpar a nadie.
Reto 3: El cliente cambia constantemente sus expectativas a mitad del proyecto.
✅ Solución: Haga una pausa y reinicie. Vuelva a establecer los límites del proyecto, documente claramente el alcance y asegúrese de que ambas partes estén de acuerdo con los términos actualizados.
Reto 4: El cliente espera resultados que superan el alcance o el presupuesto
✅ Solución: Establece expectativas realistas. Explica claramente lo que se puede lograr y ofrece alternativas inteligentes que sigan alineadas con sus metas.
Reto 5: La relación es más estresante que productiva
✅ Solución: Sepa cuándo alejarse. Dejar ir a un cliente con el que no encaja puede proteger el tiempo, la energía y el éxito a largo plazo de su equipo.
💡 Consejo profesional: ¿Le cuesta que todos estén en sintonía durante los proyectos en equipo? Cómo mejorar los estilos de colaboración para equipos le muestra cómo reconocer, respetar y sincronizar diferentes estilos de trabajo para lograr una colaboración más fluida y eficaz.
Domina la colaboración con tus clientes con ClickUp.
El 50 % de las empresas de alto rendimiento tienen más del 60 % de sus clientes con contratos a largo plazo.
Si lo piensa bien, una gran parte de sus ingresos está sujeta a una dependencia de unas excelentes relaciones a largo plazo con los clientes. Por lo tanto, la colaboración con los clientes no es algo que se pueda tomar a la ligera.
Con ClickUp, tienes todo lo que necesitas para cumplir esa promesa: desde actualizaciones en tiempo real y paneles compartidos hasta notas de reuniones basadas en IA, seguimientos automatizados y centros de colaboración personalizables.
Es la única plataforma que combina la atención al cliente, la ejecución de proyectos y la coordinación de equipos.
Regístrese ahora en ClickUp y convierta la comunicación con los clientes en un éxito a largo plazo.