En un proyecto ágil, abordar todas las tareas de la lista de tareas pendientes puede resultar abrumador, a menos que usted y su equipo tengan habilidades sobrehumanas.
Es como si le entregaran un mapa del tesoro sin la «X» que marca el lugar. Todos los puntos parecen prometedores, pero no tiene ni idea de por dónde empezar a excavar.
Entonces, ¿cuál es el secreto para mantener la productividad y abordar primero el trabajo más crítico? Es sencillo: priorizar el backlog.
Esta ingeniosa estrategia ayuda a su equipo a gestionar todas las demandas competitivas, garantizando que las tareas más importantes reciban la atención necesaria.
En este artículo, veremos las formas clave de priorizar el backlog de productos y alcanzar las metas de su empresa.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Priorizar el backlog del producto ayuda a los equipos ágiles a mantenerse centrados en las tareas de alto valor
- El backlog es una lista dinámica de tareas, funciones y correcciones de errores para el desarrollo de productos
- Los factores clave para establecer prioridades incluyen los comentarios de los clientes, las metas de la empresa, la demanda del mercado, la viabilidad técnica, las dependencias, el riesgo y la capacidad del equipo
- Los miembros clave del equipo en este proceso son el propietario del producto, el Scrum Master, el equipo de desarrollo y las partes interesadas
- Las técnicas de priorización más comunes incluyen la clasificación por pilas, el método MoSCoW, la matriz de valor frente a esfuerzo, el modelo Kano, la puntuación RICE y las historias de usuarios
- Para priorizar de manera eficaz, comprenda la visión del producto, aplique técnicas ágiles, divida las tareas grandes, realice un seguimiento del progreso, comuníquese con el equipo y reevalúe con regularidad
- Herramientas como ClickUp pueden simplificar el proceso con vistas personalizables, plantillas y seguimiento del progreso para estar al tanto de su backlog
¿Qué es una lista de tareas pendientes de un producto?
El backlog de producto es un artefacto esencial de Scrum: una lista de tareas, funciones y mejoras que el equipo aborda para desarrollar un producto. La hoja de ruta mantiene al equipo organizado y alineado, lo que garantiza que todos sepan lo que hay que hacer.
He aquí por qué es crucial el backlog de productos:
- Proporciona flexibilidad para adaptarse: Se puede ajustar a los cambios en las tendencias del mercado, las necesidades de los clientes y las metas de la organización, lo que mantiene al equipo ágil y receptivo
- Crea una hoja de ruta hacia el intento correcto: Garantiza que siempre trabajas en lo que más importa y que tus esfuerzos se ajustan a las metas de la empresa
- Actúa como fuente de referencia para el equipo: Actúa como punto de referencia central para el equipo de desarrollo y mantiene a todos en la misma página
- Desglosa las ideas: Transforma conceptos de alto nivel en tareas claras y viables que son fáciles de trabajar
- Se centra en lo que importa: mantiene al equipo centrado en las prioridades que aportan más valor, con mínimas distracciones
- Impulsa la colaboración: Proporciona visibilidad de las tareas y el progreso, mejorando el trabajo en equipo y la comunicación en todos los ámbitos
- Ayuda a priorizar el trabajo: Ayuda al equipo a centrarse en las tareas según su importancia, impulsando las tareas más valiosas para que se realicen primero
El backlog de producto de Agile Scrum es una lista dinámica de funciones o planes deseados. El sprint backlog se centra en las tareas que el equipo abordará en un sprint determinado.
Cada sprint extrae tareas del backlog del producto que se alinean con la hoja de ruta del producto, lo que garantiza un progreso constante y un valor empresarial continuo.
Comprender la priorización del backlog del producto
El backlog del producto es crucial para gestionar el desarrollo de un producto en Agile. Sin embargo, no todas las tareas del backlog son iguales.
Imagina que eres chef en un restaurante muy concurrido con una despensa llena de ingredientes (tareas). No puedes cocinar todo a la vez, así que priorizas en función de los pedidos: algunos necesitan más tiempo y otros son más rápidos de preparar.
Así es como funciona la priorización del backlog. Se trata de decidir qué tareas deben abordarse primero, cuáles pueden esperar y cuáles pueden dejar de ser necesarias. Es un acto de equilibrio entre las soluciones a corto plazo y las mejoras a largo plazo, que garantiza que se aborden primero las funciones más críticas sin perder de vista el panorama general.
Pero antes de empezar, es necesario conocer los factores que contribuyen al proceso de priorización.
Factores clave a tener en cuenta al priorizar el backlog del producto
La priorización se centra en las tareas que tendrán un mayor impacto en los usuarios y en la empresa. Tenga en cuenta estos factores:
- Comentarios de los clientes: ¿Qué es lo que más desean sus clientes? Priorice las tareas que marcarán una diferencia significativa para ellos en función de las solicitudes de los clientes
- Metas empresariales: ¿La tarea se alinea con las metas de su empresa? Asegúrese de que el trabajo al que está dando prioridad es compatible con los objetivos a largo plazo
- Demanda del mercado: ¿Necesita responder a alguna tendencia urgente o a movimientos de la competencia? Las demandas del mercado pueden influir en lo que se debe trabajar primero
- Viabilidad técnica: ¿Es la tarea técnicamente posible en este momento? Algunos elementos pueden ser más difíciles de lograr debido a restricciones de recursos o limitaciones técnicas
- Dependencias: algunas tareas no se pueden realizar hasta que otras hayan finalizado. Realice un seguimiento de las dependencias y aborde las tareas que deben completarse primero
- Riesgo y complejidad: si algo es arriesgado o especialmente complicado, es mejor abordarlo cuanto antes para que no se convierta en un problema mayor más adelante
- Disponibilidad de recursos: ¿De cuánta capacidad dispone su equipo? Asegúrese de ser realista sobre lo que se puede hacer en función de la disponibilidad y las habilidades de su equipo
👀 ¿Sabías que... Las empresas que se centran en la experiencia del cliente experimentan un aumento del 80 % en sus ingresos, y aquellas que le dan prioridad son un 60 % más rentables que las que no lo hacen.
El rol de los diferentes miembros del equipo en la priorización del backlog del producto
La priorización del backlog de productos no es un esfuerzo individual. Implica la participación de varios miembros del equipo de producto, cada uno de los cuales aporta una perspectiva única. Así es como contribuyen los diferentes miembros del equipo:
- Propietario del producto: El PO lidera el proceso de priorización del backlog teniendo en cuenta el valor empresarial, las necesidades de los clientes y las aportaciones de las partes interesadas
- Scrum Master: El Scrum Master facilita el proceso, garantiza que el equipo siga los principios ágiles, elimina los impedimentos y ayuda al PO a priorizar las tareas
- Equipo de desarrollo: El equipo de desarrollo proporciona información técnica sobre la viabilidad y la complejidad de las tareas, lo que influye en la prioridad en función del esfuerzo, las dependencias y los requisitos técnicos
- Partes interesadas: Sus comentarios y aportaciones, tanto desde el punto de vista empresarial como del cliente, garantizan que el backlog refleje lo que es más importante para los usuarios finales y las metas de la organización
Estrategias eficaces para priorizar una lista de tareas pendientes de un producto
La priorización del backlog de productos es esencial para garantizar que su equipo se centre en las tareas más críticas en los momentos oportunos. Permite ofrecer valor a los clientes con mayor rapidez, al tiempo que garantiza un uso eficiente de los recursos.
A continuación, se presentan algunas técnicas prácticas para priorizar el backlog:
1. Clasificación por pilas
La clasificación por pilas es un método sencillo pero eficaz para clasificar los elementos de su backlog de más importante a menos importante.
Divida sus tareas en:
- Elementos de alta prioridad: se sitúan en la parte superior de la lista de tareas pendientes y reciben atención prioritaria
- Elementos de baja prioridad: se colocan en la parte inferior y se pueden revisar una vez completadas las tareas más urgentes
Esto mantiene las cosas sencillas, lo que ayuda a su equipo a centrarse en lo que realmente importa y a ofrecer valor rápidamente.
📍Ejemplo:
Imagine que es el director de producto de una app de banca móvil. Su equipo está haciendo malabarismos con varias solicitudes de funciones, entre las que se incluyen:
- Mejoras en el inicio de sesión biométrico (prioridad alta: mejora la seguridad y la experiencia del usuario)
- Actualización de la interfaz de usuario en modo oscuro (prioridad media: mejora la estética, pero no afecta a la funcionalidad)
- Temas personalizables para la app (Prioridad baja: una función útil, pero no esencial)
Al utilizar la clasificación por pilas, se garantiza que la actualización de seguridad se aborde en primer lugar, seguida de las mejoras de usabilidad, mientras que las actualizaciones estéticas esperan hasta que las funcionalidades básicas estén en su sitio. De este modo, su equipo se mantiene centrado en ofrecer el máximo valor sin distraerse con tareas menos críticas.
2. Método MoSCoW
El método MoSCoW es una forma sencilla de clasificar los elementos de su backlog. Añádalos a cuatro categorías:
- Imprescindible: funciones críticas esenciales para que el producto funcione correctamente
- Debe tener: funciones importantes pero no críticas que pueden mejorar el producto
- Podría tener: funciones que sería bueno tener, pero que no son urgentes
- No tendrá: Funciones que no son necesarias para la iteración actual
Con esto, su equipo estará más centrado en las funciones oportunas.
💡Consejo profesional: MoSCoW se combina frecuentemente con el timeboxing, donde un plazo establecido obliga a centrarse en los requisitos más críticos.
3. Matriz de valor frente a esfuerzo
Este método evalúa cada elemento en función del valor que aporta y del esfuerzo necesario para implementarlo. Añada sus tareas en cuatro cuadrantes:
- Alto valor, bajo esfuerzo: priorice estos elementos, ya que son los que ofrecen un mayor retorno de la inversión
- Alto valor, gran esfuerzo: importante, pero puede requerir más recursos.
- Bajo valor, bajo esfuerzo: Se considera para resultados rápidos o de baja prioridad
- Bajo valor, alto esfuerzo: Menor prioridad debido al alto coste y al bajo rendimiento
💡Consejo profesional: Para obtener una visión más visual de sus cuadrantes, utilice la plantilla de matriz de prioridades de ClickUp.
4. Modelo Kano
Según PwC, uno de cada tres clientes (32 %) dejaría de hacer negocios con una marca que le gusta tras una sola mala experiencia.
No es de extrañar que mantener a los clientes satisfechos sea uno de los mandamientos más importantes para el intento correcto de una empresa.
El modelo Kano es una forma de clasificar las funciones de los productos en función de su impacto en la satisfacción del cliente.
Divide las funciones en cinco categorías:
- Necesidades básicas: Lo imprescindible: si falta, los clientes se sentirán decepcionados, pero tenerlo no necesariamente impresionará a nadie. En una app de seguimiento de fitness, los usuarios esperan que se cuenten los pasos, y su ausencia sería un factor decisivo
- Necesidades de rendimiento: Cuanto más se entrega, más mejora la satisfacción del cliente, como una sincronización más rápida de la app, aplicación, con dispositivos wearables: los usuarios aprecian la rapidez y, cuanto más rápido es, más contentos están
- Necesidades emocionales: Las sorpresas agradables que superan las expectativas de los clientes. En nuestro ejemplo, serían recomendaciones de entrenamiento personalizadas basadas en IA: los clientes no lo esperan, pero cuando lo descubren, se emocionan
- Necesidades indiferentes: Funciones que no son muy importantes para los usuarios. Un ejemplo son los colores personalizables de los iconos de las apps: algunos usuarios pueden cambiarlos una vez, pero esto no afecta significativamente a su experiencia
- Necesidades inversas: Funciones que a algunos clientes les encantan, pero que a otros les resultan molestas, por ejemplo, el uso compartido en redes sociales siempre activo para cada entrenamiento
El modelo Kano ayuda a priorizar en qué trabajar a continuación
👀 ¿Sabías que... Una encuesta realizada por el Scrum Institute reveló que los equipos que celebran reuniones de preparación de forma sistemática detectan un 50 % menos de defectos en sus lanzamientos de software en comparación con aquellos que omiten esta práctica esencial.
5. Modelo de puntuación RICE
El modelo de puntuación RICE puede ser compatible con la priorización de la cartera de productos en función de cuatro factores clave. Así es como funciona:
- Alcance: ¿A cuántas personas afectará esta función? Cuanto mayor sea el alcance, mayor será el impacto
- Impacto: ¿En qué medida mejorará esta función la experiencia del usuario o marcará la diferencia para la empresa? Un impacto elevado significa grandes recompensas
- Confianza: ¿Qué grado de confianza tiene en sus estimaciones de alcance, impacto y esfuerzo? Cuanta más confianza tenga, más sólida será su decisión
- Esfuerzo: ¿Cuánto tiempo o recursos requerirá esta función? Cuanto menos esfuerzo, mejor será el rendimiento
Al asignar puntuaciones a cada factor y calcular el total, puede determinar rápidamente en qué iniciativas vale la pena invertir.
6. Historias de usuarios
Las historias de usuario describen una función desde la perspectiva de la persona que la utiliza. Ayudan a los equipos a centrarse en qué hay que crear y por qué es importante.
📌 Por ejemplo: Como comprador, quiero guardar la información de mi tarjeta de crédito para poder pagar más rápido la próxima vez.
Las historias de usuario son fundamentales porque se centran en las necesidades del usuario, lo que garantiza que cada función contribuya a resolver un problema real.
Cómo priorizar una lista de tareas pendientes de un producto
Aunque los detalles pueden variar de un equipo a otro, los siguientes pasos suelen aplicarse cuando se trata de priorizar eficazmente una lista de tareas pendientes de un producto:
Paso 1: Comprenda la visión y las metas de su producto
Antes de sumergirse en su backlog, es fundamental comprender la visión y las metas de su producto. Como artefacto de Scrum, su backlog debe alinearse con esas metas para centrarse en las funciones más impactantes.
Tu visión debe seguir siendo la estrella polar que guía cada decisión. Pregúntate: ¿Cómo contribuirá cada función al panorama general? Una priorización implacable garantiza que solo las tareas más valiosas lleguen a la cima.
Configurar tu proyecto en una herramienta de gestión de backlog de productos como ClickUp simplifica este proceso. Añade tus hojas de ruta y sprints a esta app, aplicación para todo el trabajo para empezar rápidamente.
ClickUp para equipos de producto ofrece funciones sólidas de gestión de productos que ayudan a tu equipo a definir mejor las metas, realizar un seguimiento del progreso y sincronizar los elementos pendientes con tu visión.
¿Necesita ayuda para empezar? Empiece a trabajar con la plantilla de backlog de ClickUp. Perfecta tanto para principiantes como para usuarios experimentados, agiliza el proceso de creación y categorización del backlog del PO.
Tu equipo puede utilizar el formulario de envío de tickets de la plantilla para añadir sus elementos prioritarios en cuestión de segundos. El PO, y el resto del equipo, pueden utilizar seis vistas predefinidas para leer los elementos y priorizarlos.
💡Consejo profesional: Si eres nuevo en la gestión del backlog, las plantillas de backlog de productos pueden ser un punto de partida útil. Te proporcionan marcos ya preparados y buenas prácticas que puedes empezar a implementar de inmediato, lo que te permitirá ahorrar tiempo y eliminar obstáculos.
Paso 2: Priorizar utilizando técnicas ágiles
Ahora que conoce las técnicas de priorización ágil más impactantes, elija una, como el modo MoSCoW o el modo Kano, para comenzar a categorizar los elementos de su backlog.
Asegúrese de incluir la priorización de funciones en su proyecto. Esto permite a su equipo analizar las necesidades y solicitudes de los clientes, los objetivos empresariales y la viabilidad técnica.
Estos métodos le ayudan a identificar qué funciones ofrecen mayor impacto y cuáles pueden posponerse, lo que garantiza que las funciones más valiosas se entreguen primero.
ClickUp ofrece varias herramientas para simplificar la priorización. Con las prioridades de tareas de ClickUp, puedes asignar fácilmente a las tareas niveles de prioridad alto, medio o bajo y ordenarlas o filtrarlas en consecuencia, para que nada importante se pase por alto.
Con las vistas personalizadas de ClickUp, puede visualizar tareas agrupadas por prioridad en tableros Kanban o listas, utilizar diagramas de Gantt para analizar dependencias y cronogramas, y supervisar la carga de trabajo y la planificación de la capacidad con la vista Equipo.
💡Consejo profesional: ¿No sabes por dónde empezar? ¡Deja que las plantillas de priorización de ClickUp hagan el trabajo pesado por ti!
Paso 3: Divida las tareas grandes en partes más pequeñas y manejables
Una vez que haya priorizado su backlog, probablemente descubrirá que algunas tareas son demasiado grandes o complejas para clasificarse como una sola unidad de trabajo.
Para la gestión de proyectos scrum, es esencial dividir estas tareas abrumadoramente grandes en subtareas más pequeñas y manejables. Cree conjuntos de funciones complejas e implemente las correcciones de errores más extensas mediante la creación de tareas y subtareas de ClickUp que se pueden completar en un solo sprint.
Por ejemplo, en lugar de perseguir una tarea vaga como «Crear una pasarela de pago», divídala en pasos factibles, como «Configurar la API de pago», «Diseñar la página de pago» y «Probar la funcionalidad de pago»
Las tareas más pequeñas son más fáciles de asignar, realizar su seguimiento y completar, lo que mantiene el impulso.
Y una vez que hayas establecido tus subtareas, aprovecha la magia de las automatizaciones de ClickUp.
Configure alertas y notificaciones automáticas para avisar a su equipo cuando haya progreso en tareas y subtareas vitales. Las automatizaciones también pueden recordar a los miembros del equipo las fechas límite próximas para que nada se pase por alto.
💡Consejo profesional: ¿Necesita una plantilla sólida para el backlog que le permita realizar un seguimiento de las tareas que requieren mucho esfuerzo y los objetivos en movimiento? La plantilla de backlog de sprints de ClickUp le permitirá ponerse en marcha en muy poco tiempo.
Paso 4: Realice un seguimiento del progreso
El seguimiento del progreso es clave para gestionar su backlog y garantizar que su equipo avance según lo planificado. No se trata solo de saber qué se ha completado, sino también de detectar posibles obstáculos con antelación y realizar los ajustes necesarios.
Una forma eficaz de hacerlo es trabajar con los paneles de ClickUp, que te ofrecen una panorámica en tiempo real del progreso de tu equipo. Puedes crear paneles personalizados para realizar un seguimiento del estado de cada tarea, función o sprint. Esto te permite medir la velocidad del sprint, identificar obstáculos y ajustar el rumbo según sea necesario.
Paso 5: Comuníquese y colabore con su equipo
La comunicación y la colaboración efectivas son fundamentales para el éxito de cualquier proyecto ágil. Una vez que haya priorizado y desglosado las tareas, es fundamental mantener la conversación. Las revisiones periódicas, los bucles de retroalimentación y los canales de comunicación abiertos ayudan a garantizar que todos se mantengan alineados y centrados en las mismas metas.
📮ClickUp Insight: Alrededor del 41 % de los profesionales prefieren la mensajería instantánea para la comunicación en equipo. Aunque ofrece intercambios rápidos y eficientes, los mensajes suelen distribuirse en múltiples canales, hilos o mensajes directos, lo que dificulta la recuperación de la información posteriormente.
Con una solución integrada como ClickUp Chat, tus hilos de chat se correlacionan con proyectos y tareas específicos, lo que mantiene tus conversaciones en contexto y fácilmente disponibles.
Cada carpeta o proyecto en ClickUp recibe automáticamente su propio canal de chat. Esta organización permite mantener conversaciones centradas en proyectos específicos sin saturar los chats generales.
ClickUp Chat aprovecha la IA para mejorar la productividad. Funciones como AI CatchUp resumen las conversaciones perdidas, mientras que AI Task Creation puede generar automáticamente tareas a partir de mensajes de chat, optimizando los flujos de trabajo.
Puede fijar mensajes importantes a tareas para consultarlos fácilmente, y los seguimientos ayudan a realizar un seguimiento de los elementos de acción de las conversaciones, lo que garantiza que las discusiones críticas se conviertan en tareas procesables.
Paso 6: Evaluar y ajustar los backlogs de forma coherente
Los equipos ágiles saben que la flexibilidad es clave. El backlog del producto no es una tarea que se realiza una sola vez, sino que requiere revisiones y ajustes periódicos para mantenerse alineado con las prioridades cambiantes, las demandas del mercado o los nuevos conocimientos.
La organización regular del backlog también alinea sus prioridades con la visión y la meta de su producto.
Las evaluaciones coherentes le permiten volver a priorizar elementos, añadir nuevas tareas o eliminar las obsoletas. Con la gestión de tareas de ClickUp, puede ajustar fácilmente su backlog, mover tareas y añadir nuevos elementos.
Configure revisiones periódicas o sincronícelas con su calendario de sprints para garantizar que su backlog siga siendo relevante y esté actualizado. Las actualizaciones y notificaciones en tiempo real informan a su equipo de cualquier cambio, lo que permite que todos se centren en las tareas más importantes.
Al fin y al cabo, configurar sprints puede ser tan difícil como ejecutarlos. Con la plantilla de sprints y backlogs de ClickUp, tu PO puede estar tranquilo sabiendo que todas las tareas clave están cubiertas.
Si eres un Scrum Master y buscas una plantilla que mantenga tu backlog alineado y ejecute sprints y retrospectivas de sprints en un solo lugar, esta es perfecta para ti.
Su enfoque triple le ayuda a establecer prioridades claras, crear backlogs organizados y compartir actualizaciones con compañeros de equipo y desarrolladores, todo ello en un único documento.
Utilizamos ClickUp para realizar el seguimiento de nuestros proyectos de desarrollo de software internos; gestionar múltiples proyectos y equipos me facilita mucho las cosas, es una de las mejores herramientas que he utilizado hasta ahora para gestionar mis proyectos scrum y ágiles modernos.
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En un equipo ágil, el backlog de productos debe ser un activo poderoso. Sin embargo, sin actualizaciones constantes y una priorización adecuada, puede frenar a tu equipo. ¡Ahí es donde ClickUp entra en juego para marcar la diferencia!
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