Un producto con todas las funciones imaginables suena como el sueño de cualquier consumidor y una máquina de hacer dinero, ¿no?
Supongamos que quieres crear una nueva app de fitness. Todo el mundo tiene ideas: un contador de calorías, rutinas de entrenamiento y tal vez incluso un feed social para compartir los progresos. Pero con tiempo y recursos limitados, no puedes crear todo a la vez.
Necesitas estrategias de priorización de funciones para optimizar el flujo de trabajo de desarrollo de tu producto. La priorización de funciones es un arte y una ciencia: debes elegir las funciones que tendrán mayor impacto, mantendrán a tus usuarios interesados y catapultarán tu app, aplicación, a lo más alto.
Profundicemos y comprendamos por qué la priorización de funciones es crucial para una gestión eficaz de los productos.
¿Qué es la priorización de funciones?
La priorización de funciones es el proceso sistemático de clasificar las funciones en función de su impacto potencial en el producto y sus usuarios, y luego crear una estrategia para desarrollar estas funciones de manera sistemática.
La priorización de funciones implica analizar las necesidades de los clientes, sus solicitudes, los objetivos de la empresa, la viabilidad técnica y las limitaciones de recursos para determinar qué funciones desarrollar primero.
Al igual que las prácticas de backlog de productos, desempeña un rol vital en las metodologías de desarrollo ágil de software de las siguientes maneras:
- Facilitar lanzamientos iterativos
- Garantizar que las funciones más valiosas lleguen primero a los usuarios
- Permitir la retroalimentación y la mejora continuas
- Garantizar que los esfuerzos de desarrollo estén sincronizados con la visión y la hoja de ruta del producto
Aunque la «intuición» juega un rol importante en el desarrollo de productos, confiar únicamente en ella puede llevar a perder oportunidades y malgastar recursos. Un enfoque estructurado para priorizar funciones ofrece una forma más fiable de tomar decisiones informadas.
He aquí el motivo:
- Concentra los recursos: El tiempo y los recursos de desarrollo limitados requieren una asignación cuidadosa. Establecer prioridades ayuda a dirigir los esfuerzos de tu equipo hacia las funciones que tendrán un mayor impacto
- Alineado con la estrategia: Las funciones deben ser compatibles con la visión y las metas a largo plazo de su producto. Establecer prioridades ayuda a garantizar que está creando funciones que contribuyen a su hoja de ruta estratégica
- Mejora la toma de decisiones: al utilizar datos y un marco coherente, la priorización elimina los sesgos de la ecuación, lo que conduce a decisiones más objetivas y fundamentadas
- Mejora la comunicación: Un proceso de priorización bien definido promueve una comunicación clara con las partes interesadas, incluidos los desarrolladores, los diseñadores y los equipos de ventas, en lo que respecta a la dirección del producto
Guía paso a paso para priorizar funciones
La priorización de funciones es un proceso de varios pasos que exige un enfoque bien definido. A continuación, te ofrecemos un desglose:
1. Realiza análisis e investigación de productos
Empieza por recopilar información exhaustiva sobre tu producto, su mercado objetivo y su estado actual.
Realiza estudios de usuarios mediante encuestas, entrevistas y pruebas de usabilidad para obtener comentarios de los clientes y obtener información valiosa sobre las necesidades y los puntos débiles de los usuarios.
Además, analizar los estudios de mercado, las ofertas de la competencia y las tendencias del mercado ayuda a identificar posibles oportunidades y amenazas para el posicionamiento de tu producto.
2. Crear epopeyas
Las epopeyas representan funcionalidades o temas amplios dentro de su producto. Basándose en el análisis de su producto, agrupará las funciones relacionadas bajo estos temas épicos. Esto ayuda a desglosar las metas generales del producto en unidades más pequeñas y manejables, y proporciona una estructura de alto nivel para la hoja de ruta de su producto.
Piensa en las epics como temas que describen funcionalidades significativas. Estas actúan como la base de las historias de usuario.
3. Crea historias de usuarios
Las historias de usuario son narraciones concisas que describen una necesidad o deseo específico del usuario en relación con otras funciones. Proporcionan una perspectiva centrada en el usuario para las estrategias de desarrollo de funciones, lo que garantiza que el desarrollo del producto se ajuste a los puntos débiles del usuario y a los resultados deseados.
| Cada historia de usuario debe seguir la misma página en un formato sencillo: «Como [rol del usuario], quiero [resultado deseado], para que [beneficio]. »Por instancia, «Como cliente, quiero realizar un seguimiento de mi pedido en tiempo real para planificar mi día en consecuencia. » |
Uso de herramientas de gestión de productos para priorizar funciones
Las herramientas de gestión de productos como ClickUp pueden mejorar tus esfuerzos y la eficiencia en la priorización de funciones.
Así es como se hace:
1. Suite de gestión de productos ClickUp
La plataforma de gestión de productos de ClickUp ofrece varios marcos y herramientas para ayudar a priorizar las funciones:
- Integra comentarios, epopeyas y sprints en una hoja de ruta unificada del producto, proporcionando una visibilidad clara a los equipos sobre los objetivos actuales y las próximas tareas
- Simplifica la gestión de vistas, procesos y automatizaciones específicos del equipo, reduciendo los gastos administrativos y eliminando la necesidad de transiciones manuales, lo que libera tiempo valioso para el trabajo esencial
- Fomenta la alineación entre los equipos y las partes interesadas en torno a objetivos comunes dentro de un único ecosistema. Colabora a través de documentos, genera ideas en pizarras y comunica las novedades a través de comentarios, entre otras funciones
2. Pizarras ClickUp
Utiliza las pizarras de ClickUp para planificar productos y crear hojas de ruta.
Utiliza notas adhesivas o tarjetas en la pizarra para representar epics (temas generales) y user stories (funciones específicas) dentro de esos epics. Esto te permite moverlos fácilmente, lo que fomenta la lluvia de ideas y la colaboración durante la fase de planificación.
Organiza tu pizarra con carriles que representen las diferentes fases de desarrollo de cada función propuesta, como «Pendiente», «En curso» y «Terminada»
Una vez priorizadas las funciones, planifícalas en sprints o lanzamientos en la pizarra. Esto te ayudará a visualizar la hoja de ruta y a garantizar que estás aportando valor de forma iterativa.
También puedes conectar tareas o funciones con líneas para establecer dependencias y visualizar el cronograma general de tu hoja de ruta. Arrastra y suelta elementos fácilmente para ajustar el cronograma según sea necesario.
3. Vistas de ClickUp
A través de las vistas de ClickUp, puedes crear un entorno de trabajo de ClickUp personalizado para tu producto. Organiza las funciones en carpetas como «Estrategia» y «Tareas pendientes». Utiliza la vista Lista para detallar las funciones en las tareas pendientes.
Prioriza las colas de desarrollo de funciones con los campos personalizados de ClickUp (Impacto, Esfuerzo) y la vista Tabla para encontrar funciones de alto impacto y bajo esfuerzo.
Las tareas de ClickUp también pueden ayudarte a priorizar funciones de las siguientes maneras:
- Vista Tablero de ClickUp : Esta vista te permite arrastrar y soltar tareas en diferentes columnas según su prioridad. Puedes utilizar esta vista para comprender qué necesita atención inmediata
- Vista Gantt de ClickUp : Utiliza la vista Gantt para visualizar el cronograma de tu proyecto y comprender cómo las tareas priorizadas se alinean con los hitos y plazos de tu proyecto. Esta vista ayuda a planificar y ajustar los calendarios en función de la prioridad de las tareas
- Mapas mentales de ClickUp : Los mapas mentales te permiten crear diagramas jerárquicos que definen diferentes niveles de prioridades y relaciones entre tareas. Son especialmente útiles para visualizar la estructura de proyectos complejos y cómo las tareas individuales contribuyen a metas más amplias
Al aprovechar estas vistas, puedes asegurarte de que tu equipo se centre en las tareas que se alinean con las metas estratégicas de tu proyecto y que tienen mayor impacto.
4. Documentos de ClickUp y ClickUp Brain
Utiliza ClickUp Docs para documentar y organizar las funciones del producto en función de los objetivos, la visión y el propósito de la empresa.
Los documentos pueden ayudarte a capturar y compartir información clave como:
- Descripción de las funciones
- Historias de usuarios
- Criterios de aceptación
- Impacto (usuario y empresa)
- Estimación del esfuerzo
También puedes utilizar ClickUp Docs para:
- Realiza un seguimiento de las fases de las solicitudes de funciones mediante estados personalizados como «En revisión» y «En curso». Captura detalles como el impacto, la prioridad y el esfuerzo con campos personalizados
- Aproveche las notificaciones y las dependencias para gestionar mejor las solicitudes de funciones. Esto garantiza que las funciones más importantes se desarrollen rápidamente y en línea con los objetivos estratégicos
- Habilita las prioridades de tareas de ClickUp para establecer prioridades específicas como «urgente», «alta», «normal» y «baja» para las tareas, distinguiendo la importancia y la urgencia de cada función
Las capacidades de IA de ClickUp Brain pueden resumir y categorizar estas funciones, los comentarios de los usuarios, el análisis de la competencia o los documentos relacionados de ClickUp, lo que facilita enormemente la priorización.
ClickUp Brain también te permite:
- Encuentra rápidamente información relevante relacionada con las funciones en todos los documentos de ClickUp. Esto ayuda a evaluar las necesidades de los usuarios y el impacto más rápidamente
- Analiza las interacciones pasadas y los plazos de los proyectos para sugerir tareas que se ajusten a tus metas y prioridades, lo que te ayudará a mantenerte centrado en lo que es importante
- Genera matrices de priorización para clasificar y organizar elementos en función de múltiples criterios, simplificando el proceso de toma de decisiones
- Cree listas de prioridades procesando detalles clave como plazos, dependencias y tiempos de finalización. Tiene en cuenta la urgencia, la importancia y la disponibilidad de recursos para optimizar el flujo de trabajo y la consecución de metas
15 marcos para priorizar funciones
Ahora que comprendemos la importancia de las funciones adecuadas y los pasos que implica el proceso de priorización de las funciones del producto, exploremos un intervalo de marcos de gestión de productos para guiar el proceso:
1. RICE (alcance, impacto, confianza, esfuerzo)
Asigna una puntuación a cada función en función del alcance (número potencial de usuarios afectados), el impacto (intensidad del resultado positivo), la confianza (certeza del impacto) y el esfuerzo (tiempo y recursos de desarrollo).
Las funciones con puntuaciones RICE altas se priorizan.
Puedes crear campos personalizados dentro de las tareas de ClickUp para representar cada factor RICE. Asigna puntuaciones dentro de estos campos para calcular la puntuación RICE global de cada función.
Las tareas de ClickUp también te permiten:
- Establece niveles de prioridad para las tareas, lo que te ayudará a estructurar tu carga de trabajo en función de lo que sea más importante. Esto garantiza que las funciones de alta prioridad se aborden primero
- Añade etiquetas personalizadas a las tareas para marcarlas como importantes, urgentes, ambas cosas o ninguna, lo que proporciona una señal visual rápida para establecer prioridades
- Ordena y filtra las tareas por prioridad. Puedes organizar fácilmente tu flujo de trabajo para centrarte en las tareas que aportan más valor
2. Valor frente a esfuerzo
Traza las funciones en una matriz de 2×2 con ejes que representen el valor (para los usuarios/la empresa) y el esfuerzo (complejidad del desarrollo). Las funciones del cuadrante de alto valor/bajo esfuerzo se convierten en prioridades principales.
Facilita las discusiones sobre la priorización con la plantilla de matriz de Pugh de ClickUp.
La matriz de Pugh es una herramienta de decisión para evaluar conceptos en el desarrollo de productos y la planificación estratégica. Compara opciones con criterios definidos, lo que permite una clasificación ponderada para tomar decisiones informadas.
Utiliza esta plantilla de desarrollo de productos lista para usar para enumerar tus funciones como «opciones» y definir criterios como el impacto en el usuario (valor) y el esfuerzo de desarrollo. Esto te permite comparar las funciones visualmente e identificar las que tienen un gran impacto y requieren poco esfuerzo para abordarlas en primer lugar.
3. Modelo Kano
El modelo Kano permite a los gestores de productos priorizar las funciones en función de su impacto en la satisfacción del cliente. Clasifica las funciones en cinco grupos, revelando cómo su presencia o ausencia afecta a la percepción del usuario. Crea rótulos o etiquetas personalizados dentro de las tareas de ClickUp para clasificar estas cinco funciones:
- Funciones «imprescindibles» o funciones básicas que causan insatisfacción si no están presentes
- «Delighters» que crean sorpresas positivas
- Funciones «unidimensionales» (que se desean tener) que se correlacionan linealmente con la satisfacción
- Funciones «indiferentes» que tienen un impacto mínimo en la experiencia del usuario
- Funciones inversas (frustrantes) que frustran a los usuarios si se implementan mal o si añaden una complejidad innecesaria. Un ejemplo podría ser un sistema de notificaciones mal diseñado que bombardea a los usuarios con alertas irrelevantes
4. Mapeo de historias
Prioriza las funciones en función de su posición en el flujo del usuario, garantizando una experiencia de usuario fluida e intuitiva.
Las historias de los usuarios se organizan cronológicamente en función del recorrido del usuario, representando visualmente el flujo general del producto y destacando las funciones que mejoran la experiencia del usuario en cada fase.
Utiliza la plantilla de mapeo de historias de usuario de ClickUp para organizar las historias de los usuarios y priorizar las funciones alineadas con el recorrido del usuario.
La plantilla te ayudará a:
- Aclara las historias de los usuarios y lo que se necesita para desarrollarlas
- Organiza las historias de los usuarios en sprints y prioriza las funciones en función de su valor
- Realiza un seguimiento sencillo del progreso y realiza los ajustes necesarios
5. Método MoSCoW
Este método clasifica las funciones en cuatro grupos:
- Imprescindible (funcionalidades esenciales)
- Imprescindible (importante pero no crítico)
- Podría tener (deseable pero no esencial)
- No tendrá (aplazado o baja prioridad)
Crea listas personalizadas dentro de las tareas de ClickUp para categorizar las funciones utilizando el método MoSCoW. Esto permite organizar y priorizar fácilmente en función de la necesidad de las funciones.
6. Puntuación de oportunidades
Este marco implica asignar puntuaciones a las funciones en función del tamaño de la oportunidad de mercado, la ventaja competitiva y la facilidad de implementación. Las funciones con puntuaciones altas se convierten en las principales candidatas.
7. Árbol de productos
Esta estructura jerárquica desglosa las funciones del producto en componentes más pequeños y manejables. La visión del producto se sitúa en la parte superior, seguida de las epics, las historias de usuario y, finalmente, las tareas individuales.
Esta visualización aclara las dependencias entre funciones y ayuda a priorizar las funciones de mayor nivel que afectan a un intervalo más amplio de funcionalidades.
8. Coste del retraso
Este marco se centra en los posibles impactos negativos de retrasar el desarrollo de una función concreta.
Si no satisfaces una necesidad específica del usuario, piensa en la pérdida potencial de ingresos, la pérdida de clientes o la ventaja competitiva.
Las funciones con un alto coste potencial de retraso se priorizan para su desarrollo inmediato.
9. Comprar una función
Permite a los usuarios «votar» con una moneda virtual las funciones que consideran más valiosas. En este marco, los usuarios asignan puntos a las funciones deseadas, lo que proporciona un punto de referencia para establecer prioridades.
Aunque los comentarios de los usuarios son valiosos, considera equilibrarlos con otros factores como la alineación estratégica y la viabilidad del desarrollo.
10. Modelo de puntuación ICE
Asigna puntuaciones a las funciones en función de su «impacto» potencial en los usuarios y los objetivos de la empresa, el nivel de «confianza» en el resultado positivo esperado y la «facilidad de desarrollo»
Las funciones con una valoración alta en impacto, confianza y facilidad (ICE) tienen prioridad en el desarrollo.
Al igual que la puntuación RICE, crea campos personalizados dentro de las tareas de ClickUp para representar cada factor (impacto, confianza, facilidad) en relación con una función. Asigna puntuaciones dentro de estos campos para calcular la puntuación ICE global de cada función.
11. Póquer de prioridades
Esta técnica colaborativa consiste en asignar valores en puntos a las funciones en función de su importancia relativa.
Los miembros del equipo estiman los puntos de cada función durante una reunión, lo que fomenta el debate y conduce a una priorización más consensuada.
12. Método KJ
El método Kawakita Jiro ayuda a ordenar las ideas cuando hay muchas funciones que organizar y categorizar.
Escribe cada idea de función en una nota adhesiva separada. A continuación, los miembros del equipo agrupan las ideas relacionadas en una pizarra, identificando temas y grupos que resaltan las necesidades subyacentes de los usuarios.
Prioriza las funciones que satisfacen las necesidades más importantes de los usuarios identificadas mediante la agrupación.
Utiliza la plantilla de matriz de funciones del producto ClickUp para adaptar el método KJ a un formato digital.
Captura funciones como entradas, clasifícalas utilizando campos personalizados y ordénalas por estos campos para agruparlas visualmente por tema. Esto facilita el debate y el análisis para identificar las funciones prioritarias en función de los temas emergentes.
13. Método WSJF (Weighted Shortest Job First)
Este marco prioriza las tareas en función de su importancia (ponderación) y del tiempo que se tarda en completarlas (tamaño del trabajo). Las funciones con alta importancia y un tiempo de desarrollo corto se priorizan para completarlas más rápidamente.
14. Marco de restricciones
Identifica las limitaciones o restricciones que podrían afectar al desarrollo de las funciones (por ejemplo, presupuesto, recursos, tecnología).
Si tienes en cuenta las limitaciones desde el principio, podrás priorizar las funciones viables o identificar los ajustes necesarios para incorporar las funciones de mayor valor.
15. Cuadro de mando integral de Kaplan-Norton
Este marco es ideal cuando se necesita una perspectiva más amplia sobre el éxito del producto. El marco equilibra la priorización para los gestores de producto basándose en cuatro áreas clave:
- Financieras: Funciones que contribuyen a alcanzar metas financieras (por ejemplo, aumento de los ingresos)
- Cliente: Funciones que mejoran la satisfacción y la fidelidad de los clientes
- Procesos internos: Funciones que mejoran la eficiencia interna y los procesos de desarrollo
- Aprendizaje y crecimiento: Funciones que promueven la innovación y el aprendizaje en equipo
Puntúa cada función (a menudo del 1 al 100) en función de su impacto en cada categoría.
También puede utilizar una tarjeta de puntuación ponderada para asignar pesos a cada categoría en función de su importancia relativa para sus metas. Las funciones con las puntuaciones más altas probablemente aportarán el mayor valor a sus objetivos estratégicos.
Errores que hay que evitar al priorizar funciones
Incluso con un proceso y un marco bien definidos, la priorización de funciones puede ser víctima de errores.
Estos son algunos de los más comunes y cómo evitarlos:
- Parálisis por exceso de opciones: No te pierdas en el análisis de infinitas posibilidades. Céntrate en las funciones más impactantes y repite el proceso basándote en los comentarios de los usuarios
- Priorizar según las limitaciones: No dejes que las limitaciones técnicas actuales dicten la prioridad de las funciones. Prioriza según las necesidades de los usuarios y los objetivos de la empresa, y luego explora formas de superar los obstáculos técnicos
- Centrarse en las funciones equivocadas: La priorización debe basarse en las necesidades de los usuarios y los objetivos de la empresa, no en los deseos del equipo interno o las funciones de la competencia. Asegúrate de que tus prioridades se alinean con tu visión del producto y tu hoja de ruta
Proporcione a su equipo un software robusto de conmutadores de función para habilitar o deshabilitar funciones sin modificar el código existente ni implementar código nuevo.
Implementa la priorización de funciones con ClickUp
La priorización de funciones es una habilidad fundamental en el desarrollo de productos. Al implementar un enfoque estructurado y utilizar marcos adecuados, puedes tomar decisiones informadas sobre qué funciones crear primero, maximizando el valor que ofreces a tus usuarios y logrando el éxito a largo plazo del producto.
La herramienta de gestión de proyectos de ClickUp, con sus completas funciones de priorización de proyectos y gestión de tareas, puede ser una herramienta valiosa en tu arsenal de priorización de funciones.
Las pizarras, los documentos y las capacidades de IA de ClickUp pueden agilizar el proceso, desde la recopilación de datos hasta la visualización y clasificación, pasando por la priorización de funciones en colaboración con todo tu equipo de desarrollo.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Cómo priorizas las funciones de un producto?
Céntrate en las necesidades de los usuarios y en los objetivos de la empresa para priorizar las funciones de un producto. Utiliza un marco de priorización de funciones como RICE Scoring o la matriz Valor frente a Esfuerzo para clasificar objetivamente las funciones en función de su impacto y del esfuerzo necesario.
2. ¿Cuáles son las cuatro categorías para priorizar funciones?
Las cuatro categorías más comunes utilizadas en los marcos de priorización de funciones son:
- Valor: El impacto positivo potencial de la función en los usuarios y la empresa
- Esfuerzo: El tiempo y los recursos de desarrollo necesarios para crear la función
- Alcance: el número de usuarios a los que afectará la función
- Confianza: La certeza del impacto positivo de la función
3. ¿Cómo priorizas las funciones y la funcionalidad en tus diseños?
Utiliza un marco de priorización para evaluar cada función potencial en función de las necesidades de los usuarios, los objetivos de la empresa y la viabilidad del desarrollo. Ten en cuenta el modelo Kano para identificar las funciones que «encantan» a los usuarios y priorízalas junto con las funcionalidades esenciales.