Uno de los principios de Agile es la simplicidad, que también incluye el «arte de maximizar la cantidad de trabajo pendiente». Una forma eficaz en que los equipos Agile logran esto es a través de la priorización.
En Agile, la gestión de proyectos Scrum, el desarrollo lean, la programación extrema y otros modelos de ingeniería similares, la priorización es un componente fundamental. Veamos qué es, cómo funciona y cómo puede optimizar su trabajo con una buena priorización ágil.
Comprender la priorización ágil
Las técnicas ágiles de priorización ayudan a los equipos a determinar en qué tareas, funciones o historias de usuario deben centrarse primero, lo que garantiza que el trabajo de mayor valor se entregue rápidamente. Entre los métodos más populares se incluyen MoSCoW, el modelo Kano, la ponderación relativa, la puntuación RICE y la matriz de valor frente a esfuerzo. Estas herramientas guían a los equipos para que tomen decisiones más inteligentes y rápidas basadas en el impacto, el esfuerzo y las necesidades de los usuarios.
¿Por qué es importante la priorización ágil?
La priorización constituye la base del trabajo de los equipos ágiles durante cada iteración. Esto ayuda a:
- Seleccionar funciones que ofrezcan el máximo valor al cliente
- Creación de incrementos personalizados que satisfacen las necesidades de los clientes
- Optimizar la asignación de recursos hacia lo que realmente importa.
- Mitigue los riesgos del proyecto con la entrega temprana y constante de funciones de alto valor.
- Adaptación a los cambios del mercado
¿En qué se diferencia la priorización ágil de los modelos tradicionales de planificación del desarrollo?
Aunque los resultados son los mismos, la metodología ágil es fundamentalmente diferente en su enfoque. A continuación te explicamos por qué.
| Priorización tradicional | Priorización ágil |
|---|---|
| Todas las funciones son imprescindibles, solo que con diferentes cronogramas. | Solo un pequeño conjunto de funciones son imprescindibles, el resto se repite continuamente. |
| Creado en torno a la introducción de «cambios» no deseados en planes predeterminados. | Creado para adaptarse a las demandas cambiantes del mercado. |
| Basado en criterios preestablecidos para ajustarse a los planes. | Basado en procesos dinámicos e iterativos. |
| Céntrate en la previsibilidad. | Céntrate en la adaptabilidad. |
| Considera los comentarios como una interrupción del proceso. | Acepta los comentarios como una oportunidad para corregir el rumbo. |
Obtenga más información sobre las diferencias en la guía para principiantes de ClickUp sobre metodologías ágiles.
Cuatro niveles de prioridad
En la mayoría de los modelos, los equipos priorizan sus tareas clasificándolas en cuatro niveles.
- Crítico/urgente: tareas que requieren atención inmediata debido a su importancia y urgencia.
- Alta: tareas que son importantes pero menos urgentes que las tareas críticas.
- Medio: tareas que son importantes, pero que pueden posponerse si es necesario.
- Bajo: tareas menos urgentes o críticas que otras.
Antes de entrar en cómo puedes aplicar una técnica de priorización ágil en tu equipo, veamos en qué consiste.
Componentes de la priorización ágil
La priorización ágil tiene en cuenta varios componentes para determinar en qué trabaja el equipo.
Necesidades del cliente: las necesidades y demandas del cliente tal y como se observan en la investigación de la experiencia del usuario, los comentarios de los usuarios o la observación de tickets/informes de incidencias.
Tendencias del mercado: evolución del mercado, tendencias, buenas prácticas y vulnerabilidades de seguridad.
Valor empresarial: ingresos, rentabilidad, satisfacción del cliente y otros valores empresariales derivados de cada función.
Usabilidad: cualquier inquietud o deficiencia en la capacidad del cliente para utilizar el producto de forma completa y eficaz.
Compromisos: ¿A qué debe renunciar el equipo como resultado de elegir una función concreta?
Estadísticas: los equipos ágiles utilizan un número de técnicas estadísticas, como el análisis de Pareto, el análisis de coste-beneficio y el análisis de riesgos, para ayudarles a establecer prioridades. También utilizan varios modelos probados a lo largo del tiempo en el proceso.
Modelos de priorización en el desarrollo ágil
A pesar de tener claros los parámetros de decisión, la priorización puede resultar difícil. Por ejemplo, la investigación sobre la experiencia del usuario podría sugerir que los clientes demandan dos cosas por igual: una aplicación móvil y personalización. Ante situaciones como esta, ¿cómo se establecen las prioridades?
Utilizando los diversos modelos de priorización ágil disponibles. Veamos algunos de ellos a continuación.
1. Modelo de priorización de requisitos
El modelo de priorización de requisitos ayuda a evaluar y clasificar las funciones en función de su importancia, valor e impacto en las metas del proyecto.
En este modelo, los equipos suelen clasificar la función en cuestión en una escala de baja, media, alta y urgente en función de su potencial para influir en las metas del proyecto.
2. Modelo Kano
El modelo Kano prioriza las funciones que tendrán un mayor impacto en los índices de satisfacción del cliente.
Al igual que la mayoría de los demás modelos, Kano se centra estrictamente en el cliente. Ayuda a los equipos a identificar las funciones que proporcionan una alta satisfacción, que luego pueden priorizarse mediante un análisis de coste-beneficio.
3. Priorización MoSCoW
La priorización MoSCoW clasifica los requisitos en cuatro niveles de prioridad: imprescindible, recomendable, opcional y descartable.
Con este marco, los equipos pueden separar claramente lo que es importante de inmediato de lo que se puede desarrollar a largo plazo. También ayuda en la planificación ágil de la capacidad.
4. Poker con prioridad
También conocido como «póquer de planificación», el póquer de prioridades es una estrategia lúdica en la que cada miembro del equipo utiliza tarjetas para estimar la duración, el esfuerzo y los puntos de historia de cada tarea del backlog del producto.
Al incorporar las estimaciones y aportaciones de todos, el póquer de prioridades es una forma transparente de tomar decisiones en grupo.
5. Prueba de los 100 dólares
La prueba de los 100 dólares es similar al póquer de prioridades, con algunas diferencias. A cada miembro del equipo se le asigna un presupuesto hipotético de 100 dólares, que puede gastar en funciones según el valor que les atribuya. Se trata de un método de priorización ponderada ideal para entornos grupales.
El objetivo principal de la prueba de los 100 dólares es el valor para el cliente, lo que ayuda a los equipos a centrarse en asignar los recursos limitados a aquellas cosas que producen el máximo retorno de la inversión.
6. Clasificación por rangos
La clasificación por rangos ordena cada tarea por prioridad, asignando los rangos más altos a los elementos esenciales y los rangos más bajos a los elementos menos importantes. Para cada sprint, el equipo selecciona los elementos con rangos altos para su desarrollo.
Cada vez que se añade un nuevo elemento al backlog, el propietario del producto lo compara con las tareas existentes y le asigna una clasificación, insertándolo en la lista de prioridades.
7. Coste del retraso
El modelo de priorización del coste del retraso se centra en las consecuencias en lugar de en los beneficios.
En el modelo de coste del retraso, los equipos cuantifican el impacto de posponer tareas o funciones. A continuación, priorizan las tareas en función del coste potencial del retraso en la entrega. Tener en cuenta las consecuencias financieras del retraso ayuda a tomar decisiones informadas sobre la priorización y la asignación de recursos.
8. Matriz de prioridades
La matriz de priorización ágil es una herramienta visual que permite a los equipos Scrum priorizar las tareas según su importancia y urgencia. Transmite las prioridades a las partes interesadas y garantiza la alineación organizativa al ofrecer a los equipos una visión clara de las prioridades, lo que les ayuda a centrarse primero en completar las tareas de mayor valor.
Ahora que ya se siente cómodo con algunos modelos ágiles de priorización, exploremos algunas técnicas más que puede aplicar a sus reuniones de planificación de sprints.
Técnicas ágiles de priorización
Algunas de las técnicas de planificación de proyectos más populares se han adaptado al método ágil de trabajo para obtener resultados extraordinarios. A continuación se enumeran algunas de las más comunes.
La matriz de Eisenhower: 4 cuadrantes Gestión ágil del tiempo
La matriz de Eisenhower divide las tareas en cuatro cuadrantes: urgentes e importantes, ni urgentes ni importantes, no urgentes pero importantes, y urgentes pero no importantes.
Este sencillo modelo ayuda a los equipos a aclarar las respuestas a dos preguntas: ¿Es importante que esté terminado? ¿Hay que hacerlo ahora?
RICE: técnicas equilibradas de priorización ágil
RICE (alcance, impacto, confianza y esfuerzo) clasifica las funciones según su impacto y esfuerzo potenciales.
- Alcance: ¿A cuántas personas espera llegar en el plazo de tiempo establecido?
- Impacto: ¿Cuántas conversiones/ventas/acciones espera obtener?
- Confianza: ¿Qué grado de confianza tiene en sus estimaciones sobre los dos factores anteriores?
- Esfuerzo: ¿Cuánto esfuerzo se necesitaría para completar esta función?
Ponderado por el trabajo más corto primero [WSJF]
La filosofía ágil sostiene que las tareas con mayor valor y menor duración deben completarse primero. El método «Weighted Shortest Job First» (la tarea más corta ponderada primero) se basa en esa teoría.
WSJF (estimación) = Coste relativo del retraso / duración relativa del trabajo
Matriz de valor frente a complejidad/esfuerzo
El modelo de valor frente a complejidad simplemente compara el valor comercial potencial (ingresos, beneficios, adquisición de clientes, etc.) de una nueva función con el esfuerzo/complejidad de desarrollarla.
Este modelo también presenta opciones en cuatro cuadrantes, priorizando aquellas con alto valor y bajo esfuerzo para empezar.
Priorización ágil en Scrum
El hecho de que hayamos hablado de esto como priorización «ágil» no significa que no sea aplicable a los equipos de desarrollo de software que siguen otros métodos.
Priorización en Scrum
Los equipos ágiles de Scrum utilizan habitualmente plantillas y técnicas de priorización como parte de su trabajo. Los equipos extraen funciones/incidencias del backlog del producto para trabajar en ellas durante cada sprint. Las decisiones sobre qué elementos extraer del backlog se toman utilizando un método ágil de priorización.
Aquí, el propietario del producto evalúa los elementos disponibles con una cierta preparación del backlog. Utilizan cualquiera de los modelos/técnicas de priorización que comentamos a continuación para clasificar las tareas.
Por ejemplo, si utilizan el modelo Kano, analizarán las historias de los usuarios para identificar las funciones más demandadas. Si utilizan el modelo WSJF, tendrán en cuenta las horas-persona disponibles, de modo que puedan optimizar la gestión del tiempo.
Priorización en el desarrollo lean
El desarrollo de software Lean valora más el valor que el volumen, la flexibilidad y la mejora continua. La priorización desempeña un rol clave a la hora de cumplir estos principios.
Ayuda a los equipos a encontrar las tareas más valiosas en lugar de limitarse a aumentar la velocidad. La reevaluación periódica de las prioridades ayuda a incorporar la adaptabilidad en el proceso. Los equipos Lean también utilizan reuniones de revisión para perfeccionar el propio proceso de priorización, incorporando la mejora continua en todo.
Si le parece mucha teoría, veamos cómo funcionan en la práctica.
Priorización ágil: instancias del mundo real
La priorización es una parte fundamental del desarrollo ágil de software. Ayuda a separar el grano de la paja. Es útil y valiosa en un amplio intervalo de instancias. A continuación, analizamos algunas de ellas.
Cómo lograr un producto mínimo viable (MVP)
Un producto mínimo viable es aquel que cuenta con las funciones justas y necesarias para resultar atractivas a los primeros usuarios, quienes pueden utilizarlo, validar la idea y ofrecer comentarios significativos.
Pero, ¿cómo saber qué funciones hacen que un producto sea mínimamente viable? Ahí es donde pueden ayudar las técnicas de priorización.
- La matriz de priorización de funciones ayuda a identificar qué funciones deben desarrollarse ahora y cuáles más adelante.
- WSFJ ayuda a identificar las funciones que proporcionarán los máximos beneficios en el menor tiempo posible.
- La matriz de valor frente a complejidad ayuda a identificar las funciones que proporcionarán el máximo impacto en la duración más corta posible.
Creación de diseños centrados en el usuario en la priorización ágil
Todos los equipos ágiles pretenden crear diseños centrados en el usuario. Comienzan con la intención de satisfacer las necesidades del cliente. Sin embargo, con el tiempo, cuando surgen todas las complejidades de la gestión de productos, los presupuestos, los recursos y las exigencias de la competencia toman el control. Como resultado, los equipos pueden distraerse.
La priorización ágil ofrece un marco para que los equipos se mantengan en el camino elegido. Herramientas como los perfiles de usuario, las historias de usuario y las sesiones de retroalimentación ayudan a volver a centrar la atención en el cliente. Los equipos pueden jugar al póquer de prioridades o asignar puntos de historia de su prueba de 100 dólares a las historias de usuario que consideren más importantes.
Uso del modelo Kano para la satisfacción del cliente
La satisfacción del cliente siempre se considera un hecho a posteriori. Las organizaciones realizan encuestas para conocer los niveles de satisfacción después de haber entregado el producto o servicio. Esto retrasa su capacidad para desarrollar productos ágiles que satisfagan de forma proactiva las necesidades de los usuarios.
La priorización ágil invierte esta tendencia. Empuja a los equipos a centrarse en las tareas que creen que el cliente podría necesitar y desear. El modelo de priorización Kano es especialmente eficaz para crear un diseño centrado en el usuario, ya que se centra en las funciones que más influyen en la satisfacción del cliente.
Determinación del ROI en el desarrollo ágil de productos mediante la priorización
Hasta ahora hemos hablado de crear valor empresarial con la priorización ágil. Una de las formas en que los equipos miden el valor empresarial es a través del ROI. Al final de cada sprint o trimestre, los equipos pueden preguntarse:
- ¿Qué nuevas funciones han contribuido a la captación de nuevos clientes?
- ¿Qué funciones son las más utilizadas y contribuyen a la satisfacción del cliente?
- ¿Qué funciones diferenciadoras están contribuyendo a la retención de clientes?
De esta manera, podrás cuantificar el retorno de la inversión, aprender de decisiones pasadas y seguir priorizando de manera eficaz.
Priorización ágil para funciones de seguridad
Uno de los aspectos críticos a la hora de priorizar las funciones que se van a desarrollar es comprender su impacto en la ciberseguridad. Los profesionales certificados en seguridad de sistemas de información (CISSP) identifican y priorizan las funciones relacionadas con la seguridad que requieren mayor atención.
Se centran en las funciones de seguridad, así como en los aspectos de seguridad de cada función del código, la red y las integraciones, para crear una sólida línea de defensa para el cliente.
A lo largo de estos procesos, los equipos ágiles obtienen un número de beneficios y se enfrentan a retos con la priorización. Veamos cuáles son.
Ventajas de la priorización ágil
Claridad para aumentar la satisfacción del cliente: la priorización ágil reúne a todo el equipo para tomar decisiones sobre lo que es importante para el cliente. Esto crea claridad de pensamiento, lo que conduce a la coherencia de las acciones y da como resultado una experiencia fluida para el cliente.
Colaboración: la priorización no es una tarea que pueda realizar una sola persona. Los equipos ágiles se reúnen con las partes interesadas de la empresa para tomar decisiones colectivas. Esto refuerza la colaboración y crea una propiedad en la comunidad.
Céntrate en el retorno de la inversión: los equipos ágiles utilizan la priorización para calibrar su enfoque hacia el retorno de la inversión, ya sea la validación del cliente, los ingresos o la rentabilidad. Por ejemplo, un equipo que crea un MVP puede centrarse en las funciones mínimas viables.
Cambios adaptables y dinámicos: cuando los equipos priorizan las funciones que deben desarrollar para cada sprint, son capaces de responder a las demandas del mercado, las necesidades de los clientes, las incidencias de seguridad o los momentos decisivos.
Retrospectivas: tomar decisiones informadas utilizando técnicas de priorización ayuda a supervisar el rendimiento. En las retrospectivas, los equipos pueden debatir la intención y los resultados para ajustar el curso de acción futuro. Con el tiempo, pueden crear plantillas ágiles para garantizar la repetibilidad y la coherencia.
Retos de la priorización ágil y cómo superarlos
Demasiados cocineros: a menudo, cuando se involucra a todas las partes interesadas, puede dar lugar a demasiadas opiniones, expectativas poco realistas y debates sin resolver.
El propietario del producto o el Scrum Master deben establecer normas claras, facilitar conversaciones productivas y limitar el tiempo de los debates para avanzar hacia una decisión.
Confusión en el contexto: Es habitual que los miembros del equipo interpreten una misma función de forma diferente, lo que hace que cada uno la clasifique o priorice a su manera.
Los propietarios de productos deben invertir tiempo y energía en crear un contexto claro. Escribir historias de usuario detalladas, esbozar criterios de aceptación y aclarar qué significan «debe tener» y «debería tener» son excelentes maneras de lograrlo.
Equilibrio: en toda priorización, equilibrar las ganancias a corto plazo con los objetivos a largo plazo puede ser un reto.
Las herramientas de gestión de proyectos como ClickUp Metas ayudan a trazar una línea clara entre unos y otros, al tiempo que permiten realizar el seguimiento del progreso.
Asignación de recursos: ser adaptable puede parecer a veces que estamos trabajando hacia un objetivo cambiante. Esto afecta a la asignación de recursos y a la moral del equipo.
Los jefes de equipo deben comunicarse de forma proactiva para ayudar a los equipos a comprender las ventajas de ser adaptables. Cada vez que realice un cambio de rumbo, involucre al equipo en el proceso de toma de decisiones para que puedan comprender por qué es importante.
Una vez aclarado esto, a continuación le explicamos cómo puede implementar métodos eficaces de priorización ágil en su organización.
Implementación de la priorización ágil
La priorización ágil es, fundamentalmente, la capacidad de tomar decisiones claras y eficaces sobre lo que no hay que hacer. Esto puede generar miedos y remordimientos que solo pueden aliviarse con un proceso sólido.
A continuación te ofrecemos un resumen del proceso que puedes seguir.
Establezca sus metas
Las metas, como su nombre indica, son lo que pretendes alcanzar con tu producto. Comprender esto ayuda a planear la hoja de ruta adecuada con la priorización. En esta fase, también debes esbozar tus límites/restricciones, como presupuestos, recursos, cronogramas, etc.
ClickUp Docs es una excelente manera de documentar esto de forma cualitativa, en base a lo cual puede establecer objetivos en ClickUp Metas.
Identifique a las partes interesadas.
Una buena priorización de proyectos requiere contar con los responsables de la toma de decisiones adecuados. Identifique e incluya a las partes interesadas en el proceso. Por lo general, las partes interesadas incluyen:
- Equipo comercial, patrocinador del proyecto o representante del cliente.
- Propietario del producto
- Máscara Scrum
- Equipos de ingeniería
- Y lo más importante, los usuarios.
Configure los backlogs
Para establecer prioridades, necesitas un montón de opciones. Los backlogs de producto y sprint de la metodología ágil/Scrum están diseñados precisamente para permitir esto.
Crear una lista de funciones a tener en cuenta en la herramienta de gestión de proyectos ágil de ClickUp ayuda a visualizar todas las tareas en un solo lugar. Utiliza la Pizarra de ClickUp para colaborar. Arrastra y suelta funciones en varias fases utilizando la vista Kanban.
Elija su modelo de priorización
Como ha visto anteriormente, hay docenas de formas de priorizar elementos para su sprint. Elija la que mejor se adapte a sus necesidades. Involucre a las partes interesadas y asegúrese de que todas comprendan el proceso. Realice un par de sesiones de priorización simuladas para resolver cualquier problema inicial que pueda surgir.
Revisar y corregir
Supervise de cerca los resultados de su priorización. Recopile comentarios de las partes interesadas y optimice continuamente.
¿No sabes por dónde empezar? Abre la plantilla de gestión ágil Scrum de ClickUp y personalízala según tus necesidades.
Prioriza y crea productos exitosos con ClickUp.
Si ves algún marco de priorización, se trata más de lo que no hay que construir que de lo que hay que construir. Desde la matriz de Eisenhower hasta el modelo MoSCoW, solo uno de los muchos niveles se refiere a tomar medidas ahora mismo.
Sin embargo, los equipos de desarrollo suelen tener dificultades con la priorización ágil. La herramienta de gestión de proyectos ClickUp quiere evitar precisamente eso. Las completas funciones de ClickUp para equipos de desarrollo de software le permiten crear el producto adecuado de la forma adecuada en el momento adecuado.
Las listas de funciones, los tipos de tareas, las dependencias, el tablero Kanban, las listas de control, etc., están diseñados para proporcionarle la información necesaria para tomar decisiones.
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Preguntas frecuentes sobre la priorización ágil
1. ¿Cuál es el modelo de priorización en Scrum?
La priorización en Scrum se refiere a la selección o «extracción» de los elementos adecuados del backlog del producto para trabajar en ellos durante un sprint. Los modelos más utilizados son la priorización basada en el riesgo, en el valor, en las oportunidades y en las dependencias.
2. ¿Cuál es el método de priorización en Agile?
La priorización ágil utiliza varios métodos, como Kano, MosCoW, priority poker, coste del retraso, RICE, etc.
3. ¿Qué es la matriz de prioridades en Agile?
La matriz de prioridades en Agile clasifica las tareas en un cuadrante según su importancia y la urgencia/esfuerzo que requieren.
4. ¿Qué es el modelo de priorización de requisitos?
El modelo de priorización de requisitos ayuda a evaluar y clasificar las funciones en función de su importancia, valor e impacto en las metas del proyecto.
5. ¿Cuál es la máxima prioridad en la metodología ágil?
La máxima prioridad en la metodología ágil es «crítico». Si utiliza un modelo de priorización diferente, como MoSCoW, su prioridad más alta sería «imprescindible».
6. ¿Qué es la priorización de los requisitos del sistema?
La priorización de los requisitos del sistema consiste en identificar las funciones más valiosas que debe ofrecer su sistema. Esto ayuda a evitar desviaciones del alcance, dar prioridad a elementos de bajo valor, malgastar recursos, etc.
7. ¿Qué se prioriza en Agile?
Los equipos ágiles priorizan qué desarrollar en el próximo sprint/iteración. Esto puede ser nuevas funciones, mejoras o correcciones de errores.
8. ¿Cuáles son los cuatro niveles de priorización de tareas?
Crítico/urgente, alto, medio y bajo