Cómo establecer prioridades para alcanzar el máximo rendimiento

"La diferencia entre la gente de éxito y la gente de intento correcto es que la gente de éxito dice no a casi todo", dijo una vez Warren Buffet.

La palabra clave es "casi"

Para tener éxito, hay que ser capaz de centrarse en lo que importa y dejar de lado casi todo lo demás. En otras palabras, hay que dominar el establecimiento riguroso y despiadado de prioridades. Veamos cómo.

¿Qué es la priorización implacable?

La priorización despiadada consiste en elegir en qué centrarse, de forma sistemática y coherente, durante un periodo de tiempo determinado, como la duración de un proyecto, un mes, un trimestre, etc., y aplazar todo lo demás.

La priorización implacable ayuda en:

• Alcanzar metas SMART limitadas pero ambiciosas
• Eliminar las distracciones una vez iniciada la tarea/proyecto/sprint
• Gestionar el tiempo y los recursos para alcanzar metas específicas
• Mejorar la calidad de los resultados y la eficacia del equipo

Si te estás preguntando, bueno, eso sólo suena a priorización, ¿qué tiene que ver lo despiadado? Aquí tienes la respuesta.

Diferencias entre la priorización normal y la despiadada

El proceso de priorización despiadada

En Principio de Pareto o regla 80/20 afirma que el 80% de los resultados proceden del 20% de los esfuerzos. Por tanto, centrarse en el 20% valioso y optimizar el trabajo en esas áreas puede producir mayores resultados.

Aunque no son del todo similares, las metodologías Agile/Scrum/ Lean gestión de proyectos también cree en la eliminación de procesos inútiles para maximizar el rendimiento. En esencia, en todos los sectores, uno de los factores clave para el intento correcto es conocer cómo priorizar su trabajo .

Veamos cómo puede crear un proceso de priorización implacable y aprovechar algunas herramientas clave de gestión de proyectos como ClickUp para hacerlo.

1. Comprender el contexto

Antes de tomar cualquier decisión en torno a la priorización, comprenda el contexto de la empresa, las metas, los recursos disponibles, los riesgos, etc. que influyen en sus tareas. Conozca las dependencias y complejidades de la empresa. Para priorizar con eficacia, debe conocer el coste real y el coste de oportunidad de todo lo que elimine.

Un mapa mental es una buena manera de correlacionar toda esta información. Mapas mentales de ClickUp le permiten desglosar ideas, establecer conexiones, controlar la complejidad y crear una vista de un solo panel de todo aquello en lo que está trabajando.

visualice el contexto y domine la complejidad con los mapas mentales de ClickUp

2. Identificar prioridades

Haz una lista de todo lo que tienes que elegir.

En un proyecto de software, podrían ser funciones, tickets o historias de usuario en las que trabajar en ese sprint. En un equipo de ventas, puede tratarse de todos los clientes potenciales, organizados por fases. Asegúrate de no olvidar nada en esta fase, por irrelevante que parezca. Anota prioridades contrapuestas para poder gestionarlas más adelante. Tareas de ClickUp le ayuda a conseguirlo eficazmente. Para documentar el conjunto completo de prioridades de su competencia, configúrelas como proyectos, tareas y subtareas en ClickUp. Conecte las tareas relacionadas. Añada más contexto con Campos personalizados.

Y, a continuación, utilice Prioridades de la tarea de ClickUp para identificar en qué vas a trabajar inmediatamente.

identificar prioridades de tareas en ClickUp_

3. Evaluar opciones

Lo único que importa en una priorización despiadada es el valor que genera cada actividad. A veces, esto puede significar hasta qué punto cualquier actividad te empuja hacia tus metas.

Sin embargo, esta es la parte complicada. Medir el valor de cada actividad, especialmente en comparación con otras, puede resultar complicado. Cree una escala y aténgase a ella. Por ejemplo, los equipos de marketing utilizan la puntuación de clientes potenciales, los equipos de software utilizan la puntuación de clientes potenciales, los equipos de software utilizan la puntuación de clientes potenciales, los equipos de software utilizan la puntuación de clientes potenciales, los equipos de software utilizan la puntuación de clientes potenciales Priorización MoSCoW o el modelo Kano, y los líderes empresariales utilizan el modelo Matriz de Eisenhower . Elige la herramienta que más te convenga.

4. Tome decisiones difíciles

El camino hacia una priorización implacable está plagado de decisiones difíciles. Resulta tentador trabajar en proyectos menos críticos o en demasiadas tareas a la vez por motivos emocionales, como porque se trata de un proyecto en el que un compañero de trabajo está muy involucrado o en el que se ha invertido demasiado, etc. Sin embargo, para que la priorización implacable tenga éxito, hay que tomar decisiones difíciles.

Elimine todo lo que no sea el aspecto más crítico de su proyecto y que no genere un valor extraordinario. Pero para pendiente de hacerlo de forma que no ponga en peligro sus relaciones profesionales, esté atento al siguiente punto.

5. Comunícate con eficacia

Como ves, la priorización implacable consiste en tomar decisiones difíciles. De un modo u otro, esto va a molestar a algunas personas. La mejor forma de evitarlo es comunicarse de forma proactiva y empática.

Si está quitando prioridad al problema de alguien, siéntese con él y explíquele sus motivos. Demuéstrele que aprecia sus esfuerzos, pero que su atención se ha racionalizado. Plantea objeciones e intenta que se sumen a tu visión.

6. Medir y optimizar

Independientemente de lo seguro que estés de tu priorización, siempre hay algo que mejorar. Para cada periodo de tiempo que priorice:

• Mida los resultados de la implacable priorización en términos del valor que proyectó
• Evalúe el valor perdido en las tareas a las que ha restado prioridad para confirmar que ha tomado la decisión correcta

Utilice Paneles de ClickUp para supervisar los resultados a lo largo del proyecto. Configure widgets personalizados para las métricas que considere valiosas, como funciones desarrolladas, errores eliminados, ingresos, beneficios, etc.

aproveche las métricas y los cuadros de mando con los cuadros de mando de ClickUp

Aunque este proceso de seis pasos parece sencillo, puede resultar una tarea ardua.

¿Cómo elegir entre desarrollar funciones de seguridad de datos o integrar GenAI en su producto? ¿Cómo resistir la tentación de hacer tareas fáciles en lugar de tareas complejas de alto valor? ¿Cómo se maneja la resistencia de los equipos cuyo trabajo puede quedar sin prioridad?

Tenemos algunas estrategias para ajustarte a terreno firme.

Estrategias para implantar una priorización implacable

En cada fase de la priorización implacable, es probable que surjan varios retos. Aunque no puede anticiparse a todos ellos ni resolverlos de antemano, aquí tiene algunas buenas prácticas que le ayudarán.

Centrarse en el valor

La principal razón para dar prioridad a algo sin miramientos es el valor que crea para la empresa. Este valor puede ser:

• Ingresos adicionales (al crear una nueva función/producto)
• Eliminación de riesgos (al priorizar la seguridad de los datos o el cumplimiento)
• Experiencia del cliente (al rediseñar la interfaz de usuario o formar a los equipos de éxito del cliente)
• Eficiencia (al implantar herramientas para la gestión de proyectos o la automatización)

Dependiendo del proyecto en el que esté trabajando, decida cuál es el mayor valor que quiere conseguir. Relaciónalo con las grandes metas de la organización. A continuación, asimílelo a la priorización de tareas.

Por ejemplo, si usted es el jefe de marketing, puede dar prioridad a las actividades de conversión de la parte inferior del embudo para cerrar más ventas en lugar de construir una base de audiencia más amplia. Esto tendrá un impacto directo en los ingresos a corto plazo, si esa es la meta.

Ser decisivo

Es relativamente fácil sentarse en la comodidad de su oficina y tomar una decisión. Sin embargo, ante las objeciones y la resistencia de su equipo, puede caer en la tentación de volver a añadir tareas innecesarias a su lista de prioridades. Eso es un error. Una vez que hayas ajustado tus prioridades, sé decisivo hasta que consigas lo que te has propuesto.

Para que tus decisiones se mantengan:

• Consigue la opinión de todas las partes interesadas durante la fase de comprensión del contexto
• Infórmales con suficiente antelación de que vas a establecer prioridades de forma implacable; así evitarás que se sorprendan más tarde
• Haz que tus evaluaciones sean científicas, basadas en datos y objetivas, para que luego no se cuestionen tus decisiones
• Comunícate de forma proactiva antes de que los cotilleos de la oficina se apoderen de ti
• Explique sus motivos y pida opiniones

Aumente la agilidad

Como hemos dicho, la priorización implacable consiste en tomar decisiones difíciles. Por ejemplo, si usted es el director de operaciones que prioriza los proyectos, puede optar por detener un proyecto experimental cuando la economía se ralentiza.

Sin embargo, la priorización implacable no es una excusa para permanecer estático. Si la situación cambia drásticamente, hay que ser capaz de adaptarse con rapidez. En el ejemplo anterior, si tu proyecto experimental era con IA, el rápido auge del ChatGPT debería ser una buena razón para replantearte tus prioridades estratégicamente.

Aprovechar la priorización implacable en varios contextos

La priorización implacable es una gran herramienta en distintos ámbitos. Por ejemplo, una escritora podría priorizar sin piedad completar su novela, cancelando así todas las reuniones de nuevos proyectos, la vida social u otras actividades de ocio. Un atleta podría priorizar la práctica de un entrenamiento riguroso durante unos meses antes de las Olimpiadas, eliminando los postres, los apoyos o el ocio. Un vendedor podría utilizar el teoría del tarro de pepinillos para la gestión del tiempo.

En todos estos casos, la capacidad de concentrarse firmemente en una sola cosa puede ser de gran ayuda. Veamos cómo puedes aplicarlo a tu vida laboral.

En la gestión de proyectos

Una buena gestión de proyectos consiste en hacer siempre lo correcto. En esa búsqueda, priorización de proyectos implica:

• Comprender las metas del proyecto, los hitos y el progreso de cada uno de ellos
• Desglosar el proyecto en tareas que desemboquen en la consecución de la meta
• Identificar dependencias y posibilidades de retraso
• Crear sistemas para evitar descarrilamientos

Una sólida herramienta de gestión de proyectos como ClickUp puede hacer maravillas en este sentido. Metas de ClickUp puede ayudarle a ajustar su estrella polar, que puede ser objeto de seguimiento en función de su progreso en tareas específicas. La vista Gantt (diagrama de) Gantt es ideal para visualizar las dependencias y eliminar los obstáculos que dificultan la eficacia gestión de prioridades .

utilice la vista de (diagrama de) Gantt de ClickUp para gestionar las dependencias de los proyectos_

¿Qué más? Automatizaciones ClickUp puede encargarse de todo el trabajo, permitiéndole centrarse en cómo trabajar más rápido en tus prioridades.

En el desarrollo ágil de software

El establecimiento de prioridades es uno de los principios fundamentales del desarrollo ágil de software. De hecho, uno de los principios de lo ágil es el "arte de maximizar la cantidad de trabajo no terminado" Los equipos utilizan técnicas ágiles de priorización para decidir qué construir en cada sprint, que suele durar dos semanas.

Descargar esta plantilla

Plantilla de matriz de prioridades de ClickUp

Una plataforma diseñada para la gestión ágil de proyectos de desarrollo de software ya tendrá herramientas de priorización y plantillas. Por ejemplo, Plantilla de matriz de prioridades de ClickUp le ayuda a organizar las tareas en una cuadrícula de 2×2, midiendo la importancia y la urgencia.

En recursos humanos

En la adquisición de talento, un adagio popular dice: "Si no es un infierno sí, es un infierno no" Lo que esto sugiere es que si el responsable de contratación no está completamente convencido de la idoneidad de un candidato, no debería contratarlo. En esencia, hay que eliminar sin piedad los perfiles que no encajen.

La mayoría de los responsables de RR.HH. pasan el tiempo atrapados entre la priorización de los roles clave para los que contratar, el diseño de la estructura retributiva, la estrategia de las iniciativas de diversidad y la gestión de las quejas de los empleados. Cuando llegan las solicitudes, todas se presentan como urgentes e importantes.

Un buen responsable de RR.HH. debe ser capaz de priorizar las iniciativas sin miramientos. ¿Puede estudiar el rediseño de la compensación el próximo trimestre? Pues muévelo. ¿Le faltan contratadores para los roles pendientes? Elimínelos. ¿El equipo de relaciones públicas quiere que te entrevistes con Vogue? Diga que no y recomiende a otra persona, a menos que los resultados en términos de employer branding sean significativos.

La priorización en sí, por implacable que sea, es una tarea individual. Es trabajo de un individuo o de un equipo tomar decisiones. Su mayor reto consiste en aplicar esas prioridades y mantener el seguimiento. Aquí es donde un software de gestión de proyectos como ClickUp puede ayudar enormemente.

Cómo un software de gestión de proyectos como ClickUp facilita una priorización implacable

En varios escenarios, hemos visto cómo las herramientas y plantillas adecuadas pueden ayudar a tomar las decisiones de priorización correctas. He aquí un breve resumen.

Tareas de ClickUp: Desglosar proyectos complejos en tareas manejables te ayuda a ver todo lo que tienes que pensar antes de priorizar

Prioridades de tareas de ClickUp: ¿Has decidido qué es prioritario? Etiquétalo como tal en ClickUp para que todo el mundo sepa en qué debe centrarse.

Metas de ClickUp: El objetivo principal de la priorización despiadada es alcanzar metas. Establezca objetivos de finalización de tareas en Metas de ClickUp y realice un seguimiento de su progreso en tiempo real. ¿Se enfrenta a un cambio radical? Adáptese y sea ágil con toda la información de su proyecto al alcance de la mano con ClickUp. Plantillas de priorización : Establecer prioridades puede ser difícil. Aunque las decisiones son suyas, ClickUp simplifica el proceso de toma de decisiones con plantillas prediseñadas basadas en marcos populares como la matriz de Eisenhower.

Vista Carga de trabajo de ClickUp: Es posible que desee priorizar un número de cosas, pero si no dispone de los recursos para llevarlas a cabo, no tiene sentido. Utilice la ClickUp Vista Carga de trabajo para ver con claridad quién está haciendo qué, quién está disponible y quién puede reasignarse.

Simplifique la priorización basada en recursos con la vista de carga de trabajo de ClickUp

Ventajas y retos de la priorización implacable

Está claro que la priorización implacable no es tarea fácil. En primer lugar, no sólo es difícil establecer prioridades, sino que también lo es ponerlas en práctica y mantenerse centrado en ellas con una mente centrada en un único objetivo. Entonces, ¿por qué hacerlo?

Beneficios de la priorización implacable

• Enfoque: La priorización implacable permite a los equipos trabajar en una sola cosa a la vez, sin distracciones y con una concentración profunda e imperturbable
• **Claridad: Al priorizar, los líderes empresariales demuestran claridad de pensamiento y acción a sus equipos, minimizando la confusión y el agobio
• Control: La práctica habitual es priorizar de 1 a 3 metas/actividades a la vez. Esto permite a los directivos controlar las operaciones e intervenir en caso necesario
• Evitar el síndrome del "objeto brillante ": Ayuda a los equipos a eliminar las distracciones, especialmente de las nuevas tecnologías y productos
• Mayores posibilidades de intento correcto: Como la priorización despiadada se centra intensamente en el valor o el rendimiento de la inversión, las posibilidades de obtener resultados basados en el valor son mayores
• Equilibrio entre trabajo y vida privada: Los equipos que conocen sus prioridades pueden gestionar bien su tiempo y disfrutar de un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada

Pero esto no significa que la técnica esté exenta de dificultades.

Desafíos de la priorización implacable

Definición del valor: En la gestión de proyectos, marketing, RRHH, etc. definir el concepto de valor puede ser todo un reto. Para evitarlo, elija su rúbrica. Discuta con los responsables de la empresa cuál es la métrica adecuada para el valor de cada tarea.

Miopía: A veces, un gestor de proyectos puede priorizar despiadadamente las tareas para las próximas dos semanas, sin tener en cuenta lo que vendrá después, descarrilando proyectos a largo plazo. Evítalo priorizando el trabajo inmediato pensando en las metas a largo plazo.

Aversión al conflicto: Un líder que tiene miedo de molestar a la gente con el establecimiento de prioridades puede tomar decisiones equivocadas sin darse cuenta. Aprenda a ser decisivo. Considere la posibilidad de contratar a un coach para que le ayude a superar la gestión de conflictos y a complacer a la gente.

Grandes fracasos, si los hay: Si tu proceso de priorización es defectuoso y aplicas recursos a proyectos que no producen valor, tus fracasos pueden ser mucho mayores que si hubieras repartido tus apuestas.

Evite grandes fracasos tomando decisiones meditadas a la hora de priorizar. Elija la definición correcta de valor. Valídela con sus colegas y con los directivos de la empresa. Sobre todo, sea ágil. Haga un seguimiento del progreso y prepárese para adaptarse si las cosas no salen según lo planeado.

Otra cosa que puede hacer es utilizar el poder del "Ahora no" En lugar de eliminar por completo las tareas menos críticas, aplácelas a un momento posterior y definido.

El poder del "ahora no" en la priorización implacable

Si se toma al pie de la letra las palabras de Warren Buffet, es lógico que le preocupe decir que no a las ideas de su equipo. Un "no" inequívoco, especialmente en el contexto de que no es una prioridad, puede frustrar la innovación y afectar a la moral de los empleados.

Una respuesta mucho mejor y más abierta es decir: "Ahora no", y justificarla. Cuando un desarrollador aporta una idea para añadir una nueva función, puede decir: "Ahora no, porque no está en la hoja de ruta que hemos planificado para este trimestre. Pero volvamos a hablar de ello en el cuarto trimestre"

Reconociendo las ideas y fomentando la experimentación, pero priorizando implacablemente en función del valor, puedes crear un entorno de trabajo más sostenible. Puedes utilizar la energía física, creativa y emocional de los miembros de tu equipo para construir lo que importa.

En cierto modo, al reducir al mínimo los proyectos, también puede reducir al mínimo los activos que despliega, servidores, centros de datos, computación, etc. y fomentar un funcionamiento más ágil y eficiente.

Dominar la priorización implacable con ClickUp

Si trabaja en todo a la vez, no completará nada, dicen. A menudo, la consecución de metas audaces y ambiciosas exige que elija un carril y aplique un enfoque muy preciso para no desviarse nunca de él.

Esto es especialmente cierto en la economía del conocimiento, donde las energías son limitadas, el talento es difícil de conseguir y las iniciativas de resolución de problemas corren constantemente el riesgo de descarrilarse por interrupciones importantes. A menudo, la única forma de aprovechar al máximo el talento y la energía de que disponemos es practicar una despiadada priorización.

Lista tus ideas. Clasifique sus tareas. Trabaja en lo que importa. Separa el grano de la paja.

Priorice el trabajo de alto valor sin esfuerzo con ClickUp. Pruebe ClickUp gratis/a hoy mismo .