«La diferencia entre las personas exitosas y las personas realmente exitosas es que estas últimas dicen no a casi todo», dijo una vez Warren Buffet.
La palabra clave aquí es «casi».
Para tener éxito, es necesario ser capaz de centrarse en lo que importa y descartar casi todo lo demás. En otras palabras, hay que dominar el arte de establecer prioridades de forma rigurosa y despiadada. Veamos cómo.
¿Qué es la priorización implacable?
Establecer prioridades de forma implacable consiste en elegir en qué centrarse, de forma sistemática y coherente, durante un periodo de tiempo determinado, como la duración de un proyecto, un mes, un trimestre, etc., y posponer todo lo demás.
Establecer prioridades sin piedad ayuda a:
- Alcanzar metas SMART limitadas pero ambiciosas.
- Elimina las distracciones una vez que hayas comenzado una tarea, un proyecto o un sprint.
- Gestiona tu tiempo y tus recursos para alcanzar metas específicas.
- Mejorar la calidad del rendimiento y la eficiencia del equipo.
Si te estás preguntando: «Bueno, eso suena como establecer prioridades, ¿qué tiene que ver la implacabilidad con eso?», aquí tienes la respuesta.
| Establecimiento regular de prioridades | Establecimiento de prioridades implacable |
|---|---|
| Programar las tareas de mayor prioridad en función de su importancia, urgencia y disponibilidad de recursos. | Selecciona las tareas más importantes en función del valor de la empresa y el impacto. |
| Incluye tareas que debes realizar y tareas que podrías realizar. | Solo incluye las tareas imprescindibles. |
| Diseñado para organizar y planificar proyectos. | Dirigido a eliminar distracciones y permitir una mayor concentración. |
| La meta es completar todo lo posible. | La meta es realizar el menor número posible de tareas mientras se alcanza el objetivo elegido (o al menos una parte significativa del mismo). |
| Ofrece flexibilidad para incluir tareas según el contexto. | No deja espacio para introducir tareas después de que las prioridades hayan sido establecidas sin piedad. |
El proceso de establecer prioridades sin piedad
El principio de Pareto o regla del 80/20 establece que el 80 % de los resultados provienen del 20 % de los esfuerzos. Por lo tanto, centrarse en el valioso 20 % y optimizar el trabajo en esas áreas puede producir mejores resultados.
Aunque no es totalmente similar, la gestión de proyectos Agile/Scrum/Lean también cree en la eliminación de procesos innecesarios para maximizar el rendimiento. En esencia, en todos los sectores, uno de los factores clave para el éxito es saber cómo priorizar el trabajo.
Veamos cómo puedes crear un proceso de establecimiento de prioridades implacable y aprovechar algunas herramientas clave de gestión de proyectos, como ClickUp, para hacerlo.
1. Comprenda el contexto
Antes de tomar cualquier decisión sobre la priorización, comprenda el contexto empresarial, las metas, los recursos disponibles, los riesgos, etc., que influyen en sus tareas. Conozca las dependencias y complejidades de la empresa. Para priorizar de manera eficaz, necesita conocer el coste real y el coste de oportunidad de todo lo que elimina.
Un mapa mental es una forma estupenda de reunir toda esta información. Los mapas mentales de ClickUp te permiten desglosar ideas, establecer conexiones, dominar la complejidad y crear una vista única de todo en lo que estás trabajando.
2. Identifica las prioridades
Haz una lista con todo lo que puedes elegir.
En un proyecto de software, esto podría ser funciones, tickets o historias de usuarios en las que trabajar en ese sprint. En un equipo de ventas, esto podría ser todos los clientes potenciales en la cartera, organizados por diversas fases. Asegúrate de no pasar nada por alto en esta etapa, por irrelevante que pueda parecer. Anota también las prioridades que compiten entre sí, para poder gestionarlas más adelante.
ClickUp Tasks te ayuda a conseguirlo de forma eficaz. Para documentar el conjunto completo de prioridades que te competen, configúralas como proyectos, tareas y subtareas en ClickUp. Conecta las tareas relacionadas. Añade más contexto con los Campos personalizados.
A continuación, utiliza ClickUp Task Priorities para identificar en qué vas a trabajar inmediatamente.
3. Evalúa las opciones
Lo único que importa en el establecimiento de prioridades implacable es el valor que genera cada actividad. A veces, esto puede significar la medida en que cualquier actividad te impulsa hacia tus metas.
Sin embargo, esta es la parte difícil. Medir el valor de cada actividad, especialmente en comparación con otras, puede ser todo un reto. Crea una escala y cíñete a ella. Por ejemplo, los equipos de marketing utilizan la puntuación de clientes potenciales, los equipos de software utilizan la priorización MoSCoW o el modelo Kano, y los líderes empresariales utilizan la matriz de Eisenhower. Elige la herramienta que mejor se adapte a ti.
4. Toma decisiones difíciles
El camino hacia la priorización implacable está plagado de decisiones difíciles. Es tentador trabajar en proyectos menos críticos o en demasiadas tareas a la vez por razones emocionales, como por ejemplo porque se trata de un proyecto en el que un compañero de trabajo está muy involucrado o en el que se ha invertido demasiado, etc. Sin embargo, para que la priorización implacable tenga éxito, es necesario tomar decisiones difíciles.
Elimina todo lo que no sea el aspecto más crítico de tu proyecto y que no aporte un valor extraordinario. Pero para hacerlo sin poner en peligro tus relaciones profesionales, presta atención al siguiente punto.
5. Comuníquese de manera eficaz
Como ves, establecer prioridades sin piedad consiste en tomar decisiones difíciles. De una forma u otra, esto va a molestar a algunas personas. La mejor manera de evitarlo es comunicarse de forma proactiva y empática.
Si estás restando prioridad al problema de alguien, siéntate con esa persona y explícale tus razones. Demuéstrale que aprecias sus esfuerzos, pero que has simplificado tus prioridades. Escucha sus objeciones e intenta que se sume a tu visión.
6. Mide y optimiza
Independientemente de lo seguro que estés de tu capacidad para establecer prioridades, siempre hay algo que mejorar. Para cada periodo de tiempo que priorices:
- Mide los resultados de la priorización implacable en términos del valor que proyectaste.
- Evalúa el valor perdido en las tareas a las que restaste prioridad para confirmar que tomaste la decisión correcta.
Utiliza los paneles de ClickUp para supervisar tus resultados a lo largo del proyecto. Configura widgets personalizados para las métricas que consideres valiosas, como las funciones desarrolladas, las incidencias solucionadas, los ingresos, los beneficios, etc.
Aunque este proceso de seis pasos parece sencillo, puede resultar una tarea ardua.
¿Cómo elegir entre desarrollar funciones de seguridad de datos o integrar GenAI en su producto? ¿Cómo resistir la tentación de realizar tareas fáciles en lugar de tareas complejas y de gran valor? ¿Cómo manejar la resistencia de los equipos cuyo trabajo podría dejar de ser prioritario?
Tenemos algunas estrategias para ayudarte a consolidar tu posición.
Estrategias para implementar la priorización implacable
En cada fase de la priorización implacable, es probable que surjan varios retos. Aunque no es posible anticiparlos y resolverlos todos de antemano, aquí tienes algunas buenas prácticas que te serán de gran utilidad.
Céntrate en el valor.
La razón más importante para priorizar algo sin piedad es el valor que aporta a la empresa. Este valor podría ser:
- Ingresos adicionales (al crear una nueva función o producto)
- Eliminación de riesgos (prioritizando la seguridad de los datos o el cumplimiento normativo)
- Experiencia del cliente (al rediseñar la interfaz de usuario o formar a los equipos de éxito del cliente)
- Eficiencia (al implementar herramientas para la gestión de proyectos o la automatización)
Dependiendo del proyecto en el que estés trabajando, decide cuál es el mayor valor que deseas alcanzar. Vincula ese valor a las grandes metas de la organización. A continuación, asimílalo a la priorización de tareas.
Por ejemplo, si eres el director de marketing, podrías priorizar las actividades de conversión en la parte inferior del embudo para cerrar más ventas en lugar de crear una base de público más amplia. Esto tendrá un impacto directo en los ingresos a corto plazo, si esa es la meta.
Sé decisivo.
Es relativamente fácil sentarse en la comodidad de tu oficina y tomar una decisión. Sin embargo, ante las objeciones y la resistencia de tu equipo, es posible que te sientas tentado a volver a añadir tareas innecesarias a tu lista de prioridades. Eso es un error. Una vez que hayas establecido tus prioridades, sé decisivo hasta que consigas lo que te has propuesto.
Para garantizar que tus decisiones se mantengan:
- Recaba opiniones de todas las partes interesadas durante la fase de comprensión del contexto.
- Infórmales con suficiente antelación de que vas a establecer prioridades de forma implacable; así evitarás que se sorprendan más adelante.
- Haz que tus evaluaciones sean científicas, basadas en datos y objetivas para no cuestionar tus decisiones más adelante.
- Comuníquese de forma proactiva antes de que los rumores de la oficina se apoderen de la situación.
- Explique sus razones e invite a los demás a dar su opinión.
Desarrolla tu agilidad.
Como hemos dicho, la priorización implacable consiste en tomar decisiones difíciles. Por ejemplo, si eres el director de operaciones que prioriza los proyectos, podrías optar por pausar un proyecto experimental cuando la economía se ralentiza.
Sin embargo, establecer prioridades de forma implacable no es una excusa para quedarse estancado. Si la situación cambia drásticamente, debes ser capaz de adaptarte rápidamente. En el ejemplo anterior, si tu proyecto experimental era con IA, el rápido auge de ChatGPT debería ser una buena razón para replantearte tus prioridades de forma estratégica.
Aprovecha el establecimiento de prioridades sin concesiones en diversos contextos.
La priorización implacable es una gran herramienta en todos los ámbitos. Por ejemplo, una escritora podría priorizar implacablemente la completación de su novela, cancelando así todas las reuniones de nuevos proyectos, su vida social u otras actividades de ocio. Un atleta podría priorizar un entrenamiento riguroso durante unos meses antes de los Juegos Olímpicos, eliminando los postres, los patrocinios o el ocio. Un vendedor podría utilizar la teoría del tarro de pepinillos para la gestión del tiempo.
En todos estos casos, la capacidad de centrarse firmemente en una sola cosa puede ser de gran ayuda. Veamos cómo puedes aplicar eso a tu trabajo.
En la gestión de proyectos
Una buena gestión de proyectos consiste en entregar siempre lo que se necesita. Para ello, la priorización de proyectos implica:
- Comprender las metas del proyecto, los hitos y el progreso de cada uno de ellos.
- Divida el proyecto en tareas que contribuyan al logro de las metas.
- Identificar dependencias y posibilidades de retraso
- Creación de sistemas para evitar descarrilamientos
Una herramienta de gestión de proyectos sólida como ClickUp puede hacer maravillas en este sentido. ClickUp Metas puede ayudarte a establecer tu estrella polar, que se puede seguir en función de tu progreso en tareas específicas. La vista Gantt es ideal para visualizar las dependencias y eliminar los obstáculos que impiden una gestión eficaz de las prioridades.
¿Qué más? ClickUp Automatizaciones puede encargarse de todo el trabajo pesado, lo que te permite centrarte en cómo trabajar más rápido en tus prioridades.
En el desarrollo ágil de software
La priorización es uno de los principios fundamentales del desarrollo ágil de software. De hecho, uno de los principios del método ágil es «el arte de maximizar la cantidad de trabajo no terminado». Los equipos utilizan técnicas de priorización ágiles para decidir qué desarrollar en cada sprint, que suele durar dos semanas.
Una plataforma diseñada para la gestión ágil de proyectos de desarrollo de software ya contará con herramientas y plantillas de priorización. Por ejemplo, la plantilla Priority Matrix de ClickUp te ayuda a organizar las tareas en una cuadrícula de 2×2, midiendo la prioridad y la urgencia.
En recursos humanos
En la adquisición de talento, hay un dicho popular que dice: «Si no es un sí rotundo, es un no rotundo». Lo que esto sugiere es que, si el responsable de contratación no está completamente convencido de la idoneidad de un candidato, no debe contratarlo. En esencia, elimine sin piedad los perfiles que no encajen.
La mayoría de los responsables de RR. HH. dedican su tiempo a priorizar los roles clave que deben cubrir, diseñar la estructura salarial, elaborar estrategias de diversidad y gestionar las quejas de los empleados. Cuando llegan las solicitudes, todas se presentan como urgentes e importantes.
Un buen líder de RR. HH. debe ser capaz de priorizar iniciativas sin piedad. ¿Puedes revisar el rediseño de la remuneración el próximo trimestre? Entonces, hazlo. ¿Tienes escasez de reclutadores para los roles en proceso? Reduce el proceso. ¿El equipo de relaciones públicas quiere que te entrevistes con Vogue? Di que no y recomienda a otra persona, a menos que los resultados de la marca del empleador sean significativos.
El establecimiento de prioridades, por implacable que sea, es una tarea individual. Tomar decisiones es trabajo de una persona o de un equipo. Tu mayor reto es implementar esas prioridades y mantenerte en el camino. Aquí es donde un software de gestión de proyectos como ClickUp puede ser de gran ayuda.
Cómo un software de gestión de proyectos como ClickUp facilita el establecimiento de prioridades sin concesiones.
En diversos escenarios, hemos visto cómo las herramientas y plantillas adecuadas pueden ayudar a tomar las decisiones correctas en materia de priorización. A continuación, ofrecemos un breve resumen.
Tareas de ClickUp: Desglosar proyectos complejos en tareas manejables te ayuda a ver todo lo que necesitas tener en cuenta antes de establecer prioridades.
Prioridades de tareas de ClickUp: ¿Ya ha decidido cuáles son las prioridades? Etiquételas como tales en ClickUp para que todos sepan en qué deben centrarse.
ClickUp Goals: El objetivo principal de la priorización implacable es alcanzar las metas. Establece objetivos de finalización de tareas en ClickUp Goals y realiza el seguimiento de tu progreso en tiempo real. ¿Te enfrentas a un cambio radical? Adáptate y sé ágil con toda la información de tu proyecto al alcance de la mano con ClickUp.
Plantillas de priorización: Establecer prioridades puede resultar difícil. Aunque las decisiones las tomas tú, ClickUp simplifica el proceso de toma de decisiones con plantillas prediseñadas basadas en marcos populares como la matriz de Eisenhower.
Vista Carga de trabajo de ClickUp: es posible que desee priorizar un número de cosas, pero si no dispone de los recursos necesarios para llevarlas a cabo, no tiene sentido. Utilice la vista Carga de trabajo de ClickUp para ver claramente quién está haciendo qué, quién está disponible y a quién se puede reasignar.
Ventajas y retos de la priorización implacable
Es evidente que establecer prioridades sin piedad no es tarea fácil. No solo es difícil establecer prioridades en primer lugar, sino que también lo es implementarlas y mantenerse centrado en ellas con una mentalidad fija. Entonces, ¿por qué hacerlo?
Ventajas de establecer prioridades de forma implacable
- Enfoque: el establecimiento de prioridades sin concesiones permite a los equipos realizar el trabajo en una sola cosa a la vez, sin distracciones y con un enfoque profundo e ininterrumpido.
- Claridad: al establecer prioridades, los líderes empresariales demuestran claridad de pensamiento y acción a sus equipos, minimizando la confusión y el agobio.
- Control: La práctica habitual consiste en priorizar entre 1 y 3 metas/actividades a la vez. Esto permite a los líderes controlar las operaciones e intervenir si es necesario.
- Evitar el síndrome del «objeto brillante»: ayuda a los equipos a eliminar las distracciones, especialmente las derivadas de las nuevas tecnologías y productos.
- Mayores posibilidades de éxito: dado que la priorización implacable se centra intensamente en el valor o el retorno de la inversión, las posibilidades de obtener resultados basados en el valor son mayores.
- Equilibrio entre el trabajo y la vida personal: los equipos que conocen sus prioridades pueden gestionar bien su tiempo y disfrutar de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Sin embargo, eso no significa que la técnica no tenga sus retos.
Los retos de la priorización implacable
Definición de valor: en la gestión de proyectos, el marketing, los recursos humanos, etc., definir el concepto de valor puede ser un reto. Para evitarlo, elige tu rúbrica. Discute con los líderes empresariales cuál es la métrica adecuada para el valor de cada tarea.
Miopía: a veces, un gestor de proyectos puede priorizar sin piedad las tareas para las dos semanas siguientes, sin tener en cuenta lo que vendrá después, lo que puede descarrilar los proyectos a largo plazo. Evítelo priorizando el trabajo inmediato sin perder de vista las metas a largo plazo.
Aversión al conflicto: un líder que teme molestar a los demás al establecer prioridades puede tomar decisiones equivocadas sin darse cuenta. Aprenda a ser decisivo. Considere la posibilidad de contratar a un coach que le ayude a superar los conflictos de gestión y la necesidad de complacer a los demás.
Grandes fracasos, si los hay: si tu proceso de establecimiento de prioridades es defectuoso y dedicas recursos a proyectos que no generan valor, tus fracasos pueden ser mucho mayores que si hubieras diversificado tus apuestas.
Evita grandes fracasos tomando decisiones meditadas a la hora de establecer prioridades. Elige la definición correcta de valor. Valídala con tus compañeros y líderes empresariales. Y, sobre todo, sé ágil. Realiza un seguimiento del progreso y prepárate para adaptarte si las cosas no salen según lo previsto.
Otra cosa que puedes hacer es utilizar el poder de «Ahora no». En lugar de eliminar por completo las tareas menos importantes, aplázalas para un momento posterior y definido.
El poder de «ahora no» en la priorización implacable
Si te tomas al pie de la letra las palabras de Warren Buffet, es natural que te preocupe decir «no» a las ideas de tu equipo. Un «no» rotundo, especialmente en el contexto de que no es una prioridad, puede frustrar la innovación y afectar a la moral de los empleados.
Una respuesta mucho mejor y más abierta es decir «Ahora no» y añadir una explicación. Cuando un desarrollador propone una idea para añadir una nueva función, puedes decir: «Ahora no, porque no está en la hoja de ruta que hemos planificado para este trimestre. Pero volvamos a hablarlo en el cuarto trimestre».
Al reconocer las ideas y fomentar la experimentación, pero estableciendo prioridades implacables basadas en el valor, puedes crear un entorno de trabajo más sostenible. Puedes utilizar la energía física, creativa y emocional de los miembros de tu equipo para construir lo que realmente importa.
En cierto modo, al minimizar tus proyectos, también puedes minimizar los activos que utilizas, servidores, centros de datos, computación, etc., y fomentar un funcionamiento más ágil y eficiente.
Domina el arte de establecer prioridades sin piedad con ClickUp.
Si trabajas en todo a la vez, no completarás nada, dicen. A menudo, para alcanzar metas audaces y ambiciosas es necesario elegir un camino y aplicar un enfoque muy preciso para no desviarse nunca de él.
Esto es especialmente cierto en la economía del conocimiento, donde las energías son limitadas, el talento es difícil de encontrar y las iniciativas para resolver problemas corren constantemente el riesgo de verse frustradas por importantes perturbaciones. A menudo, la única forma de maximizar el talento y la energía que tenemos es practicar la priorización implacable.
Haz una lista con tus ideas. Clasifica tus tareas. Realiza el trabajo que realmente importa. Separa el grano de la paja.
Prioriza sin esfuerzo el trabajo de mayor valor con ClickUp. Prueba ClickUp gratis hoy mismo.