Imagínese empezar el día con una enorme pila de tareas pendientes. Puede resultar abrumador, ¿verdad?
¿Cuál es la mejor manera de hacer las cosas? Empieza por hacer una lista de tareas pendientes, por supuesto.
Hacer una simple lista de tareas te ayuda a poner las cosas en perspectiva y a planificar en consecuencia.
Sin embargo, ahora te enfrentas a un segundo problema: ¿qué tareas debes priorizar y cuáles debes programar para más adelante? ¿Y hay algo en esa lista que pueda saltarse por ahora?
Priorizar tareas puede ser una lucha. A 2018 Revista de investigación del consumidor demostró que la mayoría de las personas se sienten atraídas por las tareas urgentes en detrimento de las importantes, que a menudo les ofrecen mayores recompensas.
Eso significa que es más probable que demos prioridad a las tareas con fecha límite y retrasemos las que no la tienen, por muy importantes que sean.
En otras palabras, cuando nos enfrentamos a plazos, tendemos a pasar por alto lo que es más importante en favor de lo que es más urgente, aunque la recompensa final de la tarea importante sea mayor.
La Matriz de Eisenhower te ayuda a abordar estos problemas. Es una herramienta excelente para comprender el valor de determinadas tareas e identificar las que pueden eliminarse de la lista de tareas pendientes. Es una valiosa herramienta para gestionar eficazmente el tiempo (algunos también la llaman matriz de gestión del tiempo).
Entonces, ¿qué es la Matriz Eisenhower? Hemos creado esta práctica guía para que lo sepas todo sobre ella.
Empecemos ⏳
¿Qué es la Matriz Eisenhower?
La Matriz Eisenhower es una herramienta de productividad y gestión de tareas que clasifica las tareas en función de su urgencia e importancia. Requiere dividir las tareas en cuatro cuadrantes:
| Urgente + Importante | No Urgente + Importante |
|---|---|
| Urgente + No Importante | No Urgente + No Importante |
La Matriz de Eisenhower le ayuda a clasificar sus tareas, mantener el orden y saber qué debe abordar primero, ahorrándole tiempo y recursos.
A veces, empezar por una tarea puede obstaculizar el progreso de otras. La matriz le ayuda a crear claridad segregando las tareas mediante parámetros probados.
¿Por qué llamarla Matriz Eisenhower?
El concepto de "Matriz Eisenhower" debe su nombre a Dwight D. Eisenhower, el 34º Presidente de los Estados Unidos.
Retrocedamos unos pasos en el tiempo. ⏪
Antes de convertirse en Presidente, Eisenhower tuvo una distinguida carrera militar, en la que sirvió como general del Ejército de Estados Unidos y como Comandante Supremo Aliado durante la Segunda Guerra Mundial. Ya como Presidente, participó en algunas acciones muy celebradas, como la creación de la NASA y el final de la guerra de Corea.
Sin duda, sabía priorizar las tareas con eficacia y crear resultados duraderos y positivos.
Como líder militar de alto rango y más tarde como Presidente, Eisenhower tuvo que enfrentarse constantemente a tareas y prioridades contradictorias.
Tenía un marco para priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia. Esta idea se desarrolló y se denominó "Matriz Eisenhower" o "Matriz de decisión Eisenhower" más de tres décadas después. Stephen Covey incorporó la sabiduría de Eisenhower a esta herramienta de productividad ampliamente popularizada en su exitoso libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva
La Matriz Eisenhower también recibe otros nombres: la
la Matriz de Prioridades, la Caja Eisenhower, el Método Eisenhower y la Matriz Urgente-Importante.
La Metodología de los Cuatro Cuadrantes de la Matriz Eisenhower: Urgencia vs. Importancia
Los cuatro cuadrantes o divisiones de la Matriz Eisenhower ayudan a segregar las tareas. Se dividen en función de dos parámetros: urgencia e importancia. La intersección de estos dos nos da cuatro cuadrantes que incluyen tareas:
- A realizar inmediatamente
- A programar para más adelante
- Para ser delegadas a alguien
- Para borrar o paralizar
La matriz nos ayuda a comprender qué hace que las tareas importantes sean urgentes, ya que a menudo no somos capaces de ver las cosas objetivamente debido al constante estrés laboral.
pero, ¿qué es urgente y qué es importante?
Urgente
Estos asuntos urgentes te ponen en un plazo estricto y exigen atención inmediata. Incluyen actividades que tienes que completar en breve o afrontar consecuencias inevitables. No puedes evitarlos, pero si te centras demasiado en ellos, podrías descuidar tareas esenciales con mayores beneficios
Ejemplos:
- Responder a correos electrónicos o llamadas telefónicas de clientes
- Completar la presentación a un cliente
- Trabajar en los comentarios de los clientes
**Importante
La importancia es subjetiva y puede definirse en función de los valores y objetivos personales. Estas tareas contribuyen a tus objetivos a largo plazo. Abordarlas requiere una planificación cuidadosa y esfuerzos intencionados.
Ejemplos:
- Planificar la hoja de ruta de su producto
- Realizar un nuevo curso de formación
- Resolver un conflicto con un cliente
La Matriz de Eisenhower combina los factores urgentes e importantes de una tarea y la clasifica en cuatro cuadrantes:
- Hazlo ya: Tareas urgentes e importantes
- Programarla: Tareas no urgentes pero importantes
- Delegarla: Tareas urgentes pero no importantes
- Bórralo: Tareas no urgentes y no importantes
Así es como queda la matriz. 👇
Veamos ahora los cuadrantes individualmente.
Cuadrante 1: Just Do It-Urgente e Importante
las tareas urgentes e importantes exigen que actúe de inmediato. Tienen un plazo apremiante y consecuencias significativas si no se completan a tiempo. En ambos casos, se hace necesaria una respuesta en modo crisis.
Ejemplos:
- Finalizar los materiales para un lanzamiento que tendrá lugar mañana
- Cubrir el trabajo de un compañero de vacaciones
- Solucionar un problema técnico urgente que impide a los clientes utilizar el producto
- Resolver un conflicto de última hora con un cliente que podría propagarse a las redes sociales si no se soluciona
Las tareas del Cuadrante 1 son inevitables. Por muy bien que planifique su día, algunas cosas escaparán a su control.
Sin embargo, el problema es cuando te centras demasiado en estas tareas y descuidas los objetivos a largo plazo que son importantes para ti.
Covey advierte que pasar todo el día en modo crisis, apagando fuegos, acabará por agotar tu energía y te llevará al Cuadrante 4.
Cuadrante 2: Prográmalo: no es urgente pero es importante
Las tareas importantes pero no urgentes carecen de un día D, pero son esenciales para obtener beneficios a largo plazo.
Como estas tareas no tienen plazos inmediatos, es fácil posponerlas en favor de otras más urgentes.
Ejemplos:
- Desarrollar un plan estratégico a largo plazo para tu empresa o equipo
- Invertir en desarrollo profesional y aprender nuevas habilidades
- Realizar estudios de mercado para identificar nuevas oportunidades para su organización
- Redactar un plan de negocio o una propuesta para una nueva iniciativa
- Revisar y actualizar sus objetivos personales o profesionales
- Organizar y despejar su espacio de trabajo para aumentar la productividad
A diferencia del primer trimestre, en el que se trata más bien de apagar fuegos, en el segundo trimestre se planifican y priorizan pacientemente objetivos significativos.
Pero estas tareas quedan estancadas para siempre, ya que no tienen una fecha límite definida.
al articular el Cuadrante 2 para la gestión del tiempo personal, Covey sugiere considerar estas tareas no como problemas que hay que resolver, sino como oportunidades para crecer profesionalmente y como persona
Cuadrante 3: Delégalo: urgente pero no importante
Este cuadrante incluye todo el trabajo que no contribuye a los objetivos a largo plazo. Estas tareas no son el mejor uso de su tiempo y deben subcontratarse o delegarse.
**Ejemplos
- Responder a los correos electrónicos de los clientes
- Navegar por las redes sociales en busca de las últimas tendencias
- Trabajar con los comentarios de los clientes
- Introducir datos analíticos o de clientes en hojas
- Algunas reuniones aleatorias entre trabajos importantes
Las tareas de este cuadrante no requieren necesariamente tu experiencia; son simplemente urgentes pero no para ti. si pasas demasiado tiempo trabajando en este cuadrante, puedes perder el control de tu agenda. Por eso debes delegar esta actividad en otras personas._
Piensa en ello:
¿Necesitas asistir a esa única reunión, o puede otra persona enviarte el acta?
¿Necesita introducir los datos manualmente, o puede emplear un sistema autónomo de gestión de proyectos como ClickUp? (El enchufe más suave 😉).
Una parte esencial de este cuadrante es aprender a decir No. Deja de asumir responsabilidades que no deben caer sobre tu regazo. ¡Haz lo que debes, no lo que puedes!
Delegar tareas es fácil en ClickUp; asígnelas directamente al equipo o @menciónelas en un comentario
Por supuesto, habrá ocasiones en las que no pueda delegar algunas tareas en este cuadrante. Si es así, puede trabajar para asegurarse de que no le ocupen todo el día o la semana. Por ejemplo, podrías:
- Establecer expectativas claras sobre el tiempo o el esfuerzo máximos que puedes dedicar a cada tarea
- Programar las tareas prioritarias para el momento más productivo del día y, a continuación, programar las tareas sin importancia en torno a ellas
- Discutir su carga de trabajo con su jefe
- Practicar el rechazo de solicitudes de tareas que no se ajusten a sus objetivos y metas
Lee también: Cómo evitar_ pérdidas de tiempo en el trabajo
Cuadrante 4: Borrarlo-No es urgente ni importante
Las tareas de este cuadrante pertenecen al cubo de la basura. Estas tareas innecesarias son una pérdida de tiempo y no contribuyen en nada a tu crecimiento personal ni al de tu equipo. Pero si te entregas a ellas, perderás horas, sólo para arrepentirte.
Ejemplos:
- Participar en reuniones que podrían hacerse por SMS
- Desplazarse por las redes sociales con la impresión de estar buscando tendencias
- Distracciones innecesarias de los compañeros de trabajo
Esto no significa que haya que sacrificar cada gramo de diversión. Incluso Eisenhower compaginaba su ajetreada y estresante rutina laboral con salidas a jugar al golf para relajarse y desestresarse.
segúnovey, el truco está en el equilibrio. Tienes que ser consciente de tu tiempo libre para sacarle el máximo partido
A
Disfruta de tu tarde, sé proactivo mañana, cómo las experiencias fuera del trabajo dan forma a la actividad diaria Revista de Investigación en Psicología Aplicada
afirma que la naturaleza del tiempo libre que disfrutas influye indirectamente en tu productividad durante el trabajo. En otras palabras, lo que eliges para pasar tu tiempo libre puede influir en tu semana laboral.
Por ejemplo, hacer ejercicio puede motivarle, y el yoga y la meditación pueden ayudarle a relajarse durante su jornada laboral. Del mismo modo, dedicarse a un hobby, hacer voluntariado o pasar tiempo con la familia y los amigos puede aumentar la productividad.
Dicho esto, he aquí algunos consejos para utilizar eficazmente la matriz.
Consejos para priorizar tus tareas con la Matriz Eisenhower
1. No sature demasiado un cuadrante
Como gestor de proyectos, es posible que tenga muchas tareas en su lista de tareas pendientes. Pero asegúrate de no saturar los cuadrantes. Así evitarás que tu matriz se vuelva demasiado desordenada e inmanejable.
Lo ideal sería no colocar más de diez tareas o actividades en cada cuadrante. Una larga lista de tareas sólo conduce a una gestión ineficaz del trabajo.
Estamos seguros de que habrá algunas tareas que puedas excluir antes de anotar tus tareas pendientes en los cuadrantes. También puedes intentar hacer varias matrices o combinarlas en una matriz maestra para gestionar de forma limpia los proyectos y tareas prioritarios pero desordenados.
2. Utiliza diferenciadores visuales de tareas
La visualización es un método probado para aumentar la eficiencia del flujo de trabajo. Te ofrece una vista de pájaro de todo el flujo de trabajo de un vistazo.
La mejor forma de visualizar las tareas de acuerdo con la Matriz Eisenhower es mediante un código de colores, sencillo pero eficaz. Tareas ClickUp utiliza un método similar para ayudarle a visualizar sus tareas. Puede codificar las tareas por colores, asignar prioridades, utilizar etiquetas con nombres e incluso filtrar las tareas por etiquetas.
Clasifique las tareas según su prioridad: urgente, alta, normal y baja con Prioridades de tareas de ClickUp
Así es como puede colorear sus tareas:
- Rojo
- Para tareas de máxima prioridad. Nuestro cerebro está programado para responder y ocuparse de las cosas que parpadean en rojo
- Amarillo
- Tareas de segunda prioridad
- Azul
- Tareas con la tercera prioridad más alta
- Verde
- Tareas de menor prioridad
Mientras tanto, puedes trasladarlas fácilmente a tu Matriz Eisenhower como mejor te parezca. Las rojas van al Cuadrante 1, las amarillas al Cuadrante 2, etc.
3. Evitar la sobregestión
Gestionar en exceso tu Matriz Eisenhower es una forma de procrastinación. No te atasques examinando cada tarea al detalle. En su lugar, utiliza Cerebro ClickUp para decirte rápidamente en qué debes trabajar a continuación, qué tareas se acercan a su fecha de vencimiento, cuáles están atrasadas, etc.
ClickUp Brain te ayuda a priorizar y simplificar tus tareas diarias
Además, evite dedicar demasiado tiempo a asignar tareas a un cuadrante. Asígnese 30-50 minutos al mes/semana (dependiendo de la densidad de sus tareas) y diseñe su matriz dentro de ese periodo.
4. Eliminar primero
Deshazte de los elementos de tu lista de tareas pendientes que no son ni urgentes ni importantes. Delégalos en el abismo correcto: el cuadrante 4.
Eliminar estas tareas libera tiempo (y ancho de banda mental) para gestionar mejor las demás. Revisa tu lista de tareas pendientes y elimina estos elementos antes de priorizar los otros tres cuadrantes.
5. Separar lo personal de lo profesional
Nuestra primera lección de negocios en la escuela es: "Trata tu negocio como una entidad separada" Este principio es válido a la hora de optimizar su marco Eisenhower.
He aquí por qué.
Mezclar los objetivos personales y profesionales puede resultar abrumador. No da la importancia adecuada a las tareas, ya que algunos favorecen las tareas personales sobre los objetivos profesionales, mientras que otros hacen lo contrario.
Verás, el componente urgente e importante de las tareas personales siempre será mayor que el del trabajo profesional (debido a una conexión emocional).
Mientras tanto, las tareas laborales y personales tienen plazos, recursos y enfoques distintos, y cada una exige un proceso de pensamiento único.
Por eso, juntarlas no es una gran idea. Aumenta el número de tareas en cada cuadrante y, en ocasiones, plantea conflictos.
Sin embargo, si te gustó el concepto de Eisenhower y quieres utilizarlo en ambos frentes, te sugerimos crear matrices diferentes para tus tareas personales y profesionales. Separa tus objetivos profesionales de los personales y afróntalos por separado.
6. Controlar el tiempo dedicado a las tareas después de la matriz
Controla y evalúa el tiempo semanal que dedicas a la matriz. Registra las actividades en intervalos de 30 minutos utilizando una hoja de cálculo o una aplicación de gestión de tareas como ClickUp.
💡Consejo: rastreador de tiempo ClickUp hace que el control del tiempo sea fácil. Registre el tiempo desde su escritorio, dispositivo móvil o navegador web con ClickUp's free extensión Chrome . Saltar entre tareas y añadir tiempo retroactivamente sin entradas manuales y seguimiento._
A continuación, ordena las tareas completadas en cuadrantes en función de su importancia y urgencia y asegúrate de que se ajustan a tus objetivos.
Comprueba cómo se distribuyen las cosas en cada cuadrante y ve si es necesario hacer algún ajuste. Para lograr el mejor equilibrio, intenta situar la mayoría de las tareas en el cuadrante 2.
7. Afina tu matriz
Ajusta la matriz en función de tu rendimiento durante el periodo de prueba de la matriz, que dura una semana.
Afínela en función del tiempo que dedique a sus tareas y proyectos. Tal vez juzgaste mal algunas tareas cuando las colocaste en los cuadrantes. Utiliza esta experiencia para comprender mejor tus proyectos y tareas y poder equilibrarlos con mayor eficacia.
Los mejores profesionales utilizan la Matriz Eisenhower
Personas de todos los ámbitos de la vida utilizan la Matriz de Eisenhower. Tanto si se trata de valientes bomberos como de astutos directores ejecutivos, las pruebas de sus beneficios no dejan de llegar.
Vasyl Ivanov, fundador y CEO de KeepSolid, defiende las ventajas de la matriz . Ha pasado por muchas herramientas de productividad y afirma: "Como director general, al principio probé a utilizar varias herramientas diferentes de gestión de tareas...[que] no me ayudaban a equilibrar las prioridades...Descubrí que el mayor peligro de utilizar varias plataformas de gestión de tareas era que me daban una falsa sensación de tener el control._"
Luego, pasó a elegir la Matriz Eisenhower.
Utilizando la Matriz Eisenhower para desarrollar una comprensión más profunda de lo que **_eficacia realmente significa, he sido capaz de conceptualizar nuevas herramientas..
Vasyl Ivanov, Director General de KeepSolid
Innumerables aplicaciones de Play Store y App Store promueven la Matriz Eisenhower para ayudar a las personas a priorizar las tareas de forma sensata. Numerosas empresas tecnológicas también han aprovechado la oportunidad para mejorar la productividad de los empleados.
La Matriz Eisenhower es cada vez más popular como herramienta de productividad. Pruébala y compruébalo tú mismo
Ejemplos y plantillas de la Matriz Eisenhower
Antes de sumergirnos en los ejemplos, permítanos presentarle la plantilla de pizarra totalmente personalizable de ClickUp para priorizar tareas y gestionar su tiempo. Esta plantilla le ayudará a organizar sus tareas y anotar sus ideas antes de convertirlas en elementos de acción.
La plantilla de matriz Eisenhower de ClickUp está diseñada para ayudarle a tomar mejores decisiones priorizando las tareas en función de su importancia y urgencia.
Plantilla ClickUp Eisenhower Matrix te ayuda a clasificar las tareas en función de su urgencia e importancia para que puedas centrarte primero en lo más importante. Entre sus ventajas se incluyen:
- Concentrar su atención en las tareas más importantes
- Dividir los proyectos masivos en trozos manejables
- Reducir el estrés y la ansiedad organizando su trabajo
- Le permite trabajar de forma más eficiente al permitirle centrarse en lo que importa Descargar esta plantilla Ahora que tienes una plantilla vamos a entender cómo utilizarla en diferentes escenarios.
Caso 1: Gestión eficaz de proyectos
La Matriz Eisenhower simplifica la priorización de tareas separando la urgencia de la importancia. Es ideal para gestionar recursos, cumplir plazos y atender múltiples demandas.
Para los jefes de equipo, la asignación inteligente de recursos evita sobrecargar o infrautilizar a los empleados.
Con una visión clara de la carga de trabajo, los líderes pueden comprobar fácilmente lo ocupado que está cada miembro del equipo durante una semana, dos semanas o un mes, asegurándose de que todo el mundo está en la misma página y hacia un objetivo común.
El uso de la Matriz Eisenhower en la gestión de proyectos te ayuda a ver el panorama completo. Te mantiene al tanto de todas las tareas y destaca las urgentes para que todo funcione sin problemas.
Imagina que utilizas la Matriz Eisenhower para gestionar un proyecto. Así es como podrías dividir las tareas del proyecto en cuadrantes:
- Primer cuadrante: Abordar un error crítico, cumplir un plazo del cliente o resolver un obstáculo del proyecto; tareas esencialmente sensibles al tiempo
- **Segundo cuadrante: planificación del proyecto, desarrollo del equipo o evaluación de riesgos
- **Tercer cuadrante: correos electrónicos no urgentes o reuniones no críticas
- Cuarto cuadrante: Navegación excesiva por Internet o vida social durante las horas de trabajo, reuniones de actualización o tareas menos urgentes no relacionadas con el proyecto principal
Caso práctico 2: Aumentar la productividad personal
Al clasificar las tareas en función de una matriz de urgentes e importantes, se consigue eficazmente gestionar tu tiempo y energía, abordando lo que realmente importa.
Este enfoque estratégico te ayuda a mantenerte organizado y evita el agotamiento, manteniéndote centrado y motivado para alcanzar tus objetivos.
Vea las tareas que se le han asignado, las tareas diarias completadas, los chats y el estado de la carga de trabajo en su Panel de Productividad Personal de ClickUp
En productividad personal, la matriz de decisiones de Eisenhower podría tener este aspecto:
- Primer cuadrante: Pagar facturas atrasadas, atender una emergencia familiar o completar tareas importantes y urgentes que vencen hoy
- Segundo cuadrante: Hacer ejercicio con regularidad, pasar tiempo de calidad con la familia o aprender una nueva habilidad
- **Tercer cuadrante: Asistir a un evento que no le interesa o hacer recados para otras personas
- Cuarto cuadrante: Tareas no esenciales, como ponerse al día con un programa de televisión
Caso práctico 3: Mejorar la colaboración en equipo
La matriz para la colaboración en equipo mejora la forma en que trabajamos juntos, haciendo que las cosas funcionen mejor en el trabajo.
Al categorizar las tareas en función de su urgencia e importancia, usted y su equipo desarrollan un entendimiento compartido de las prioridades, lo que conduce a una mejor alineación y toma de decisiones.
El resultado es un equipo más eficiente y cohesionado que se mueve como uno solo, en el que los miembros se apoyan mutuamente e impulsan los proyectos hacia su finalización.
Por ejemplo, en un entorno de colaboración en equipo, su Matriz de Eisenhower podría tener este aspecto:
- Primer cuadrante: Resolver un conflicto entre miembros del equipo, presentar una propuesta de proyecto a tiempo o asistir a una reunión crucial
- Segundo cuadrante: Asistir a actividades de creación de equipos, establecer objetivos de equipo a largo plazo o tutelar a los miembros más jóvenes del equipo
- Tercer cuadrante: Responder a mensajes de correo electrónico no esenciales, asistir a reuniones opcionales u organizar una salida del equipo
- **Cuarto cuadrante: Discutir temas irrelevantes durante las reuniones o trabajar en tareas que no están en la lista de tareas pendientes
Desafíos en el uso de la Matriz de Eisenhower
Aunque la Matriz Eisenhower se encuentra entre las mejores formas de priorizar tus tareas deja mucho margen en lo que respecta a ciertos aspectos de la priorización en la gestión de proyectos. Veamos estos retos:
Los problemas siguen sin resolverse
Aunque beneficiosa, la matriz simplifica en exceso la complejidad de los proyectos con múltiples niveles. Esto hace que la matriz interprete erróneamente algunas tareas por factores. Algunas tareas pueden tener elementos tanto de urgencia como de importancia; la matriz no puede ayudarle a diferenciar entre estos matices.
Por ejemplo, responder al correo electrónico de un cliente puede ser urgente e importante, dependiendo de la situación. Sin embargo, la matriz puede considerarla importante pero no urgente.
Categorización subjetiva
Determinar qué es "urgente" o "importante" es subjetivo y puede variar entre individuos o equipos. Esta subjetividad puede dar lugar a diferentes interpretaciones y categorizaciones.
Digamos que tienes una reunión de equipo, que es importante desde tu punto de vista. Sin embargo, puede no ser importante para algunos miembros del equipo. La Matriz Eisenhower carece de esta subjetividad y, por tanto, es más adecuada para uso personal.
ClickUp le ayuda a superar este reto y le ofrece herramientas, flujos de trabajo y un enfoque cohesivo para desarrollar una Matriz Eisenhower orientada al equipo.
No es muy dinámica
La matriz puede no tener en cuenta los cambios en la prioridad de las tareas a lo largo del tiempo. Una tarea considerada no urgente y no importante hoy puede convertirse en urgente e importante más tarde, y la matriz podría no adaptarse dinámicamente a esos cambios
Conocemos algunos trucos para contrarrestar estas deficiencias:
- Método MoSCoW: Este marco de trabajo clasifica las tareas en "debo", "debería", "podría" y "no quiero". Ayuda a priorizar las tareas en función de su importancia para el éxito del proyecto y, por lo tanto, es ideal para gestores de proyectos y jefes de equipo
- Tableros Kanban: Estos tableros son ideales para organizar visualmente las tareas, que se mueven por etapas, reflejando su estado, y se pueden volver a priorizar fácilmente. Se pueden compartir entre todos los miembros del equipo y, a menudo, vienen integrados en determinadas aplicaciones de gestión de proyectos. La vista de tablero Kanban de ClickUp y más de 15 vistas le ayudan a priorizar y gestionar fácilmente las tareas con ayudas visuales.
Visualice sus flujos de trabajo con la vista de tablero de ClickUp
- Principio de Pareto (Regla 80/20): El principio sugiere que el 80% de sus resultados provienen del 20% de sus esfuerzos. Este enfoque le ayuda a priorizar las tareas de mayor impacto. Le anima a identificar las tareas que más contribuyen a sus objetivos y a centrarse en ellas. ,
- **Este método es especialmente útil en la gestión de proyectos. Las tareas se clasifican en épicas (grandes conjuntos de trabajo), características (agrupaciones dentro de una épica) e historias de usuario (tareas individuales dentro de las características).
Como puede ver, muchos de estos retos pueden sortearse simplemente utilizando un software de gestión de proyectos competente como ClickUp. Así pues, examinemos cómo puede entrelazar la Matriz de Eisenhower con ClickUp.
Cómo implementar la Matriz Eisenhower en ClickUp
ClickUp es una ventanilla única para todas sus necesidades de gestión de proyectos, por lo que no es de extrañar que también pueda ayudarle a integrar la Matriz Eisenhower en ella. Pizarras ClickUp ofrece un lienzo visual para dibujar, crear y conectar ideas. Utilízala para dibujar la Matriz de Eisenhower y anotar tareas mientras colaboras con tu equipo a medida que añades tareas.
A continuación, convierta la lista de tareas en tarjetas de tareas interactivas con un clic. Asigne tarjetas a los miembros adecuados del equipo. Utilice indicadores de prioridad y etiquetas para delegar de forma eficaz, garantizando una sincronización completa durante todo el proceso.
Incruste documentos, dibuje ilustraciones, añada conexiones con puntos relacionados con las Pizarras ClickUp
También puede obtener resultados similares con Documentos de ClickUp donde varios miembros del equipo pueden colaborar comentando sugerencias e ideas. De este modo, podrá establecer las prioridades de las tareas en equipo y conseguir que todo el mundo esté de acuerdo con lo que se está haciendo y por qué.
Colabore con su equipo para listar y priorizar actividades con ClickUp Docs
En Tareas ClickUp puede utilizar etiquetas personalizables para etiquetar determinadas tareas como Importantes o Urgentes. La función Prioridad de las tareas también le permite codificarlas por colores según su prioridad. La vista Kanban de ClickUp es muy útil para la visualización.
Y puede compartir todo esto a través de Chat ClickUp u otros medios.
En general, la Matriz de Eisenhower es una forma estupenda de abordar tareas que podrían entrar en conflicto por motivos de urgencia e importancia. Aunque la matriz puede tener ciertos defectos, sigue siendo una de las mejores formas de que los equipos prioricen las responsabilidades diarias. Las plataformas de productividad como ClickUp pueden ayudar a ejecutar la matriz de forma eficaz.
Pruebe la matriz de Eisenhower y compruebe sus efectos en el rendimiento de su proyecto. Empiece a priorizar hoy mismo.
Regístrate gratis en ClickUp
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Cuestionario popular sobre la Matriz Eisenhower
Espero que hayas prestado atención porque ahora es el momento del quiz. 🥁
Vamos a utilizar esto como un repaso de la Matriz Eisenhower para que puedas implementarla fácilmente en las operaciones de tu negocio.
Si respondes correctamente a todas las preguntas, ¡el helado corre de nuestra cuenta! 🍦
Pregunta 1:
Elon Musk se despierta por la mañana. Esto es lo que tiene en su agenda:
a) Trabajar en un nuevo logotipo para X
b) Preparar un lanzamiento de SpaceX
c) Comer pizza de anchoas con Joe Rogan
d) Responder a los inversores de SpaceX
Intenta priorizar estas tareas a partir de de mayor a menor prioridad .
Pregunta 2:
Como gestor de proyectos que equilibra las necesidades inmediatas con los objetivos a largo plazo, ¿qué cuadrantes de la Matriz de Eisenhower son cruciales para el éxito sostenido a lo largo del tiempo?
a) Cuadrante 1 y Cuadrante 2
b) Cuadrante 2 y Cuadrante 3
c) Cuadrante 3 y Cuadrante 4
d) Cuadrante 1 y Cuadrante 4
Pregunta 3:
¿Qué cuadrante de la Matriz de Eisenhower hace hincapié en la gestión eficaz de las solicitudes de última hora y los plazos ajustados para evitar la sensación de agobio?
a) Cuadrante 1
b) Cuadrante 2
c) Cuadrante 3
d) Cuadrante 4
Pregunta 4:
Eres el anfitrión de la "Fiesta de la Procrastinación", a la que están invitadas todas las tareas, pero a la que se llega elegantemente tarde. Tú, el anfitrión, te das cuenta de que sigues posponiendo una tarea concreta: crear una lista de invitados para la fiesta.
¿En qué cuadrante de la Matriz de Eisenhower se sitúa tu procrastinación a la hora de crear la lista de invitados?
a) Cuadrante 1 (Tareas urgentes e importantes - Las VIP)
b) Cuadrante 2 (Tareas importantes, pero no urgentes - Los Fashionably Late)
c) Cuadrante 3 (Urgentes, pero no importantes - Los suplantadores)
d) Cuadrante 4 (Ni urgentes ni importantes: los que no se presentan)
Aquí están tus respuestas, pero no te atrevas a hacer trampas. Liam Neeson te encontrará y... ya sabes el resto.
Respuestas:
- b, d, a, c
- a
- a
- b