¿Estás intentando trabajar en tu presentación entre tus llamadas diarias por Zoom?
¿Crees que puedes atender una llamada de un cliente mientras revisas un informe atrasado?
Piénsalo de nuevo. Hacer malabarismos con múltiples tareas puede parecer una forma de ahorrar tiempo, pero lo más probable es que acabes agotado y tu flujo de trabajo, y la calidad de tu trabajo, se vean afectados.
Las investigaciones demuestran que la multitarea puede perjudicar tu salud mental y tu productividad. Un paso para reducir tus niveles de estrés y aumentar la productividad es reconocer que tu tiempo es valioso y asegurarte de que lo utilizas de forma inteligente en las cosas que realmente importan. Las alertas de trabajo, las notificaciones, los correos electrónicos y las invitaciones a reuniones pueden parecer interminables, pero es importante saber cómo la tecnología podría estar consumiendo tu día y cómo gestionarla mejor.
ClickUp analizó estudios y recursos de los Institutos Nacionales de Salud, Harvard Business Review e informes de noticias para determinar las 10 formas más comunes de perder tiempo en la oficina y qué hacer al respecto.
Trabaja de forma más inteligente, no más dura, con los 22 trucos de productividad para ahorrar tiempo de ClickUp.
1. Televisión y podcasts
Con acceso a servicios de streaming con miles de programas y millones de podcasts entre los que elegir, no hay duda de que los medios de comunicación pueden consumir fácilmente nuestro tiempo libre. Es posible que notes que tus podcasts se acumulan y sientas que los escuchas de fondo mientras terminas un informe de investigación.
Pero, ¿puedes realmente dedicar tu atención a ambas cosas al mismo tiempo?
Muchas personas creen que pueden cambiar de una tarea a otra sin perder el ritmo. En realidad, los adultos son cada vez menos eficientes y sobrecargan su cerebro por intentar hacerlo todo al mismo tiempo. Realizar una sola tarea a la vez puede ahorrar tiempo y estrés.
LAS 13 MEJORES APLICACIONES DE CRONÓMETRO POMODORO PARA ESTUDIAR Y CONCENTRARSE La técnica de gestión del tiempo Pomodoro divide el día en pequeños bloques de tiempo productivos. Encuentre las mejores aplicaciones Pomodoro para ayudarle a mantenerse al día.
2. Reuniones
¿Alguna vez has querido sugerir a tu compañero que la reunión que celebraron podría haberse resuelto con un correo electrónico? No eres el único: muchos trabajadores consideran que las reuniones pueden ser una enorme pérdida de tiempo.
Un estudio realizado en 2019 por la consultora Korn Ferry reveló que el 67 % de los trabajadores cree que dedicar demasiado tiempo a las reuniones les impide realizar su trabajo de forma eficaz.
Para convencer a tu jefe de que reduzca esas reuniones semanales, crea una agenda concisa, controla el tiempo y asegúrate de que cada reunión tenga un propósito y un resultado concreto, lo que ayudará a reducir las múltiples comprobaciones y a mantener a los miembros del equipo centrados en sus tareas.
Ofrecerte a realizar una auditoría de las reuniones de tu jefe podría ayudar a reducir la pérdida de tiempo e incluso ahorrarle dinero a la empresa.
Bonificación: Cadencia de reuniones para equipos remotos
3. Jefes helicóptero
Tener un jefe microgestor puede ser una experiencia miserable y puede considerarse una forma de acoso. Estar constantemente supervisado o cuestionado hace que los empleados se sientan impotentes.
Los jefes helicóptero disminuyen la moral, lo que conduce a un rendimiento inadecuado y a una pérdida de tiempo. Establecer un proceso de gestión de proyectos que describa las mismas expectativas para todo el equipo puede mantener a todos informados y al día.
Los microgestores no siempre tienen malas intenciones; considera la posibilidad de colaborar con ellos en un proyecto para ayudar a generar confianza.
4. Redes sociales
Comprueba el tiempo que pasas en las redes sociales en tu teléfono: te sorprenderá saber cuánto tiempo pierdes desplazándote por tus feeds. A todo el mundo le encanta un nuevo reto de baile que se ha vuelto viral, pero el consumo excesivo puede reducir significativamente la productividad en el trabajo.
Un estudio de 2020 reveló que el uso de las redes sociales también puede provocar depresión y ansiedad. Considera la posibilidad de desactivar las notificaciones de las redes sociales o tomarte un descanso eliminando algunas aplicaciones de tu teléfono.
5. Problemas informáticos
Los problemas técnicos pueden causar una gran pérdida de tiempo a lo largo de la jornada de trabajo. ¿Alguna vez te has encontrado en medio de una tarea importante cuando se ha cortado la conexión Wi-Fi? Mientras el departamento de TI se ocupa del problema, tú te quedas sin nada que hacer.
Según Robert Half Consulting, los trabajadores pierden una media de casi dos semanas al año solucionando problemas técnicos. Con el auge del teletrabajo, estos problemas han aumentado y las personas dependen de la tecnología que tienen en casa sin poder recurrir a un consultor informático.
Actualizar el software y reiniciar periódicamente el ordenador puede hacer maravillas con los pequeños problemas técnicos.
6. Sobrecarga de decisiones
Estar en una posición que te obliga a tomar múltiples decisiones a diario puede provocar una sobrecarga de decisiones, lo que puede causar una disminución de la productividad y el correspondiente aumento de los niveles de estrés.
El análisis paralizante es una condición que retrasa el proceso de toma de decisiones e inhibe tu capacidad para completar una tarea. Una forma de reducir la carga es eliminar las distracciones, consultar con tus compañeros si no estás seguro de cuál es la mejor decisión o delegar la elección a otro experto de tu red.
7. Juegos
Los adultos estadounidenses pasan casi una hora y media al día jugando a juegos para móviles, según una encuesta realizada en febrero de 2022 por Future Publishing. En mayo de 2020, el 80 % de los trabajadores a tiempo completo admitieron jugar a videojuegos en el trabajo, incluso durante las reuniones. 😮
Jugar en el trabajo puede suponer una enorme pérdida de tiempo. Al igual que con las redes sociales, limita tu tiempo de juego eliminando temporalmente las aplicaciones de juegos durante las horas de trabajo y estableciendo un límite de tiempo para jugar cada día.
8. Teatro de la productividad
¿Cuántas veces has tenido que demostrarle a tu jefe que tienes una alta productividad?
Desde actualizar tu estado de Slack a lo largo del día hasta enviar mensajes inútiles a tu jefe para demostrar que estás comprometido, es posible que estés fingiendo ser productivo y perdiendo hasta una hora al día en aparentar. En lugar de enviar infinitas pistas a tu jefe de que estás trabajando, considera la posibilidad de enviar una actualización diaria sobre tu progreso a través de Slack antes de terminar tu jornada laboral.
9. Exceso de trabajo
Es difícil ser creativo si estás sobrecargado de trabajo y agotado. Muchas personas en todo el mundo sufren agotamiento, lo que puede afectar gravemente a nuestro bienestar.
Considera la posibilidad de establecer límites para ti mismo en el trabajo. Si trabajas en una oficina, no conviertas en un hábito llevarte el ordenador del trabajo a casa y desactivar las notificaciones de Slack fuera del horario laboral. Tómate un descanso cuando te sientas estresado o cerca del agotamiento.
Muchas empresas están recurriendo a aplicaciones de bienestar para ayudar a su personal a evitar el agotamiento y la disminución de la productividad.
GESTIÓN DEL TIEMPO: UNA HABILIDAD FUNDAMENTAL PARA CUALQUIER ROL Independientemente de cuál sea tu profesión, aprender algunas habilidades básicas de gestión del tiempo puede ayudarte a mantener tu productividad y reducir considerablemente tus niveles de estrés.
10. Desorganización
La desorganización y la productividad rara vez van de la mano. Mantener tu entorno de trabajo ordenado puede aumentar la productividad y reducir el estrés.
Pasamos mucho tiempo en nuestros escritorios, así que ¿por qué no convertirlo en un entorno agradable? Tómate tu tiempo para reorganizarlo instalando unas cuantas estanterías flotantes sobre tu escritorio para eliminar las distracciones visuales.
Considera la posibilidad de deshacerte de los elementos innecesarios que has estado guardando. Tu entorno de trabajo recién limpiado te permitirá empezar el día con energía renovada.
Identifica tus pérdidas de tiempo y empieza a crear mejores hábitos de trabajo hoy mismo.
No tienes por qué vivir en un estado de caos, constantemente atrasado y sintiéndote abrumado.
Al identificar las pérdidas de tiempo habituales en la oficina, tomar pasos prácticos para reducirlas y crear un plan de acción, puedes aumentar tu productividad y recuperar el equilibrio en tu vida.
Una forma de ayudarte a crear mejores hábitos de trabajo y mantenerte en el buen camino es utilizar una herramienta de gestión de proyectos todo en uno como ClickUp. Ofrece funciones para el control de tiempo, el establecimiento y seguimiento de metas, y cientos de otras funciones personalizables, todo en una sola plataforma, para eliminar distracciones, aumentar tu productividad y ayudarte a mantenerte concentrado en el trabajo.
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Escritor invitado: