Slack se ha convertido en la plataforma de referencia para la comunicación interna de los equipos, hasta tal punto que poco a poco se está convirtiendo en un verbo, como Google. Pero esta conectividad constante y permanente tiene un coste: la fatiga de Slack. Los equipos no solo se ahogan en un mar de notificaciones de Slack, sino que también se ven presionados para estar siempre accesibles.
Aquí es donde los estados pueden ayudarte. Al configurar un estado de Slack, proporcionas información clara sobre tu disponibilidad, de modo que tus compañeros saben cuándo pueden contactarte y cuándo deben evitar hacerlo. Es la versión online de ponerse los auriculares en la oficina para que tus compañeros sepan que no quieres que te molesten.
Además, los estados también pueden ayudarte a establecer límites claros entre el trabajo y la vida personal. Al indicar claramente cuándo estás fuera del horario laboral o de vacaciones, puedes evitar interrupciones innecesarias durante tu tiempo libre.
En esta entrada del blog, exploramos cómo configurar (y automatizar) tus estados de Slack para minimizar las distracciones y recuperar tu tiempo de trabajo profundo.
Cómo ajustar tu estado y disponibilidad en Slack
Con unos pocos clics, puedes añadir fácilmente un estado personalizado y comunicar tu disponibilidad a tu equipo. En esta sección, te explicaremos cómo gestionar tu estado y los ajustes de disponibilidad en Slack.
Ajustar (y borrar) tu estado de Slack
En la aplicación de escritorio de Slack
Para configurar tu estado en Slack, haz clic en tu foto de perfil en la esquina inferior izquierda de la pantalla y, a continuación, haz clic en «Actualizar tu estado». Se abrirá el cuadro de diálogo «Establecer un estado». ¿Prefieres los atajos de teclado? Utiliza CMD+MAYÚS+Y en Mac o CTRL+MAYÚS+Y en Windows.
Ahora, lo que tienes pendiente es escribir tu estado y elegir un emoji que se adapte a tu estado de ánimo. Este emoji aparecerá junto a tu nombre de perfil, y tus compañeros podrán pasar el cursor por encima para ver tu estado. Los administradores del entorno de trabajo también pueden ofrecer opciones de estado preestablecidas, como «almorzando» o «en una reunión», para actualizaciones rápidas y fáciles.
Nota: Puedes realizar la edición de tu estado en cualquier momento tocando tu estado actual.
Después de actualizar el estado de Slack, puedes añadir opcionalmente un cronómetro para borrarlo automáticamente tras un periodo determinado. Esto te permite configurar tu estado y olvidarte de él, en lugar de tener que cambiarlo manualmente una y otra vez.
Esto es muy útil para evitar esos momentos incómodos en los que te preguntas «¿dónde se han metido?». Como cuando tu pausa para tomar un café de 15 minutos en la vida real se convierte en una «pausa para tomar café» de 5 horas en Slack porque te olvidaste de actualizar tu estado.
¿Tienes un horario impredecible? Puedes eliminar manualmente tu estado en lugar de depender de la sincronización de estado de Slack haciendo clic en tu foto de perfil y seleccionando la opción «Borrar estado» en el menú desplegable.
En la aplicación móvil de Slack
El proceso es el mismo tanto si eres usuario de iOS como de Android. Solo tienes que tocar tu foto de perfil, introducir el mensaje de estado que desees en la barra de estado y añadir un emoji opcional, y ya está todo listo.
Gestionar tu disponibilidad en Slack
Tan importante como tu «mensaje de estado personalizado escrito» es el punto verde junto a tu foto de perfil, que indica a tus compañeros que estás conectado. A continuación te ofrecemos un breve repaso sobre cómo funciona la «disponibilidad» en Slack:
- Un punto verde indica que estás conectado.
- Por otro lado, un punto gris indica que no estás disponible.
- Una «Z» encima de cualquiera de los puntos significa que has pausado las notificaciones y no responderás a los mensajes.
Para actualizar tu disponibilidad, haz clic en tu foto de perfil en la barra lateral y luego selecciona «Establecer como ausente» o «Establecer como activo. »
El proceso es prácticamente el mismo en la aplicación móvil de Slack. Toca tu foto de perfil (en la esquina superior derecha) y luego configúrate como ausente o activo.
Automatización de las actualizaciones de estado en Slack e integraciones
Ahora que ya hemos cubierto los aspectos básicos, es hora de explorar cómo puedes automatizar tu estado personalizado de Slack en función de tu horario. Para empezar, Slack ya hace esto (hasta cierto punto) modificando tu estado a «En una reunión rápida» cuando estás en una llamada de voz o videollamada a través de Slack.
Pero también puedes hacerlo para tus reuniones fuera de Slack integrando Slack con Google Calendar o Microsoft Outlook Calendar. Siempre que esté en tu calendario, también se actualizará en Slack.
Así es como funciona en Google Calendar:
- En primer lugar, ve a la página Google Calendar o Outlook Calendar en el directorio de aplicaciones de Slack.
- A continuación, haz clic en «Añadir a Slack» y, a continuación, en «Permitir» para enlazar tu Calendario con Slack.
- Ahora, vuelve a tu entorno de trabajo de Slack, donde encontrarás un mensaje del bot de Google. Haz clic en el botón «Activar» para habilitar las actualizaciones automáticas de estado.
Aquí tienes otras dos formas de ajustar automáticamente tu estado:
- Uso de software de automatización: herramientas como Zapier y Officely incluyen flujos de trabajo predefinidos que te permiten configurar un horario diario de disponibilidad/desconexión.
- Uso de bots de Slack: aprovecha bots como Statusly, que no solo sincronizan tu estado de Slack con tu Calendario, sino que también analizan tu agenda para crear rutinas y realizar automatizaciones en los estados.
Mantente conectado (aunque no lo estés) con las automatizaciones.
Slack tiene la costumbre de ajustar tu estado como «Ausente» si permaneces inactivo durante más de 30 minutos. Por lo tanto, si estás absorto leyendo un informe del sector en tu teléfono mientras tu ordenador portátil entra en modo de suspensión, tus compañeros podrían creer erróneamente que no estás disponible cuando en realidad estás ahí.
Las automatizaciones pueden ayudarte no solo a actualizar automáticamente tu estado, sino también a mantener tu disponibilidad como «Activo» en tales situaciones.
La forma más fácil de hacerlo es mantener tu ordenador o dispositivo móvil activo, de esa manera, Slack pensará que estás conectado y mantendrá el punto verde encendido.
Pero si buscas un truco para Slack más infalible, puedes explorar una app, aplicación como Presence Scheduler, que utiliza la API de Slack para establecer tu estado como activo cada quince minutos.
Cómo mejorar la gestión de tu estado
A pesar de los estados y los ajustes de disponibilidad, el modelo de colaboración en tiempo real de Slack puede crear en ocasiones la expectativa de una disponibilidad inmediata. El estado «activo» de la plataforma refuerza esta expectativa, lo que lleva a los empleados a consultar constantemente sus teléfonos en busca de notificaciones por si se pierden algo importante.
Esto hace que Slack sea una plataforma complicada para las empresas que dan prioridad a la colaboración asíncrona y para los empleados que disfrutan de su tiempo de trabajo profundo. Lo que tienes que hacer es crear una cultura laboral que normalice y fomente el uso de las actualizaciones de estado de Slack, incorporándolas a tu estrategia de comunicación. Esto promueve una comunicación abierta sobre la disponibilidad y las expectativas, lo que te ayuda a crear un entorno de trabajo que respeta los horarios individuales de los empleados y sus diferentes estilos de trabajo.
Sin embargo, si prefieres una herramienta de comunicación interna que equilibre la colaboración en tiempo real y asíncrona (y ajustes de estado más detallados), ClickUp puede ser una buena alternativa a Slack. Se trata de una plataforma de gestión del trabajo todo en uno que permite a equipos de todos los tamaños gestionar sus proyectos, comunicaciones internas, base de conocimientos e incluso CRM desde un solo lugar.
En parte retrospectiva y en parte hoja de ruta, la plantilla de estrategia de comunicación interna de ClickUp te permite evaluar la eficacia de tu plan de comunicación actual y crear un plan de acción para mejorarlo.
La plantilla incluye cinco proyectos principales:
- Mapeo de la organización: para analizar la estructura y las ubicaciones de tu empresa, junto con detalles como el número de empleados en cada sitio.
- Análisis de la comunicación actual: para evaluar tus estrategias de comunicación actuales, como el número de canales que tienes y la frecuencia con la que se utilizan.
- Evaluación de las necesidades de las partes interesadas: Identificar a las diferentes partes interesadas (ejecutivos, jefes de equipo, asociados) y sus necesidades de comunicación.
- Retos de comunicación: Hacer una lista (y priorizar) de cualquier problema de comunicación al que te enfrentes. Puedes añadir una nota para que las actualizaciones de estado formen parte de la etiqueta de Slack en este momento, por ejemplo.
- Hoja de ruta de comunicación interna: para crear un cronograma visual con tus metas de comunicación y cómo piensas alcanzarlas.
En general, esta plantilla puede ayudarte a analizar las deficiencias de tu plan de comunicación y a crear un entorno de trabajo más colaborativo (y empático).
ClickUp vs. Slack: los diferentes enfoques de la comunicación interna
Comparemos ambas herramientas para determinar cuál te conviene más.
Chat en ClickUp frente a chat en Slack: cómo funciona
Slack es una aplicación de mensajería instantánea diseñada para la comunicación inmediata en tiempo real. Es ideal para compartir novedades del equipo y charlas rápidas. Sin embargo, la información importante puede perderse en un mar de conversaciones, lo que da lugar a silos de información y a la pérdida de contexto.
Por otro lado, la vista Chat de ClickUp está integrada con otras funciones de ClickUp, como proyectos, tareas, documentos, etc. Esto significa que, además de los mensajes directos, también puedes crear chats grupales contextuales directamente desde una tarea o un documento. De esta forma, la conversación se mantiene estructurada, contextualizada y relevante para todos los participantes.
Si comparas el enfoque de Slack con el de ClickUp, verás una diferencia clave: el primero da prioridad a la interacción en tiempo real, imitando las conversaciones en la oficina. Al mismo tiempo, ClickUp se centra en el trabajo asíncrono y en las herramientas de colaboración en proyectos.
He aquí una forma en que esta diferencia influye en sus enfoques de colaboración: su elección de herramientas de colaboración. Mientras que Slack, con sus reuniones rápidas, se centra en la comunicación en tiempo real, ClickUp ofrece tres herramientas de colaboración diferentes para adaptarse a distintos estilos de comunicación: comentarios, vídeos y pizarras.
📮 Información de ClickUp: La mitad de nuestros encuestados tiene dificultades para adoptar la IA; el 23 % simplemente no sabe por dónde empezar, mientras que el 27 % necesita más formación para realizar tareas avanzadas. ClickUp resuelve este problema con una interfaz de chat familiar que se parece a la de los mensajes de texto. Los equipos pueden empezar directamente con preguntas y solicitudes sencillas y, a medida que avanzan, descubrir de forma natural funciones de automatización y flujos de trabajo más potentes, sin la intimidante curva de aprendizaje que frena a tanta gente.
Comentarios
Tanto ClickUp Proyectos como ClickUp Documentos incluyen una función de comentarios que te ayuda a mantener conversaciones contextualizadas, asíncronas y en forma de hilo. Puedes @mencionar a tus compañeros para que reciban una notificación y no se pierdan ningún mensaje importante. Además, al dejar comentarios, eliminas la presión de que tus compañeros tengan que responder al instante (a diferencia de lo que ocurre con los mensajes instantáneos).
Vídeos de clips
Otra función muy útil para la colaboración asíncrona es ClickUp Clips, la solución de grabación de pantalla integrada en ClickUp. Puedes utilizarla para grabar rápidamente un vídeo (con o sin voz en off) y compartir tus ideas con tu equipo y tus clientes. Es perfecta para explicar algo de forma visual, como dar tu opinión sobre un diseño.
Lo mejor es que puedes añadir estos clips a tus chats y comentarios para dar más contexto a tus compañeros.
Pizarras blancas
Por último, está ClickUp Pizarra, un lienzo visual en el que puedes organizar tus colaboraciones y sesiones de brainstorming en tiempo real y asíncronas. Puedes utilizar notas adhesivas, figuras, conectores y mucho más para dar vida a tus ideas, lo que dará lugar a reuniones virtuales más interesantes.
Incluso puedes crear tareas de ClickUp directamente desde tus pizarras para convertir tus ideas en pasos prácticos y llevarlas a cabo.
Ajustes (y gestión) de estados en ClickUp
Ahora que hemos explorado las diferencias entre chatear y la colaboración en Slack y ClickUp, veamos cómo funcionan los estados en ClickUp.
Al igual que Slack, ClickUp indica la disponibilidad con un punto verde (que aparece junto al avatar del usuario). Un punto gris en ClickUp también indica que alguien está desconectado. Si pasas el cursor por encima de su avatar y ves una «Z», significa que ha pospuesto las notificaciones.
Además, cuando añades un estado de ClickUp, este es visible en todas partes, no solo en tus chats, sino en todo tu entorno de trabajo. Esta visibilidad ayuda a tus compañeros de equipo no solo a planificar la comunicación, sino también a programar el trabajo en función de tu disponibilidad.
Veamos cómo puedes configurar un estado de ClickUp:
- Haz clic en tu avatar en la esquina superior derecha.
- Haz clic en «Establecer estado». Aparecerá el cuadro de diálogo Establecer estado.
- Escribe tu estado en el cuadro de texto «¿En qué estás pensando?» y, si lo deseas, añade un emoji de estado.
- Establece un tiempo de eliminación del estado para borrar automáticamente el estado después de un periodo determinado.
- Activa la casilla de selección «Fuera de la oficina» si te vas a tomar unos días libres.
- Activa la casilla de selección «Pausar notificaciones» si deseas dejar de recibir notificaciones durante la duración del estado. ¡Por ejemplo, cuando estés de vacaciones o en modo de concentración!
Este estado aparecerá en los siguientes lugares:
- Comentarios sobre tareas y bandeja de entrada
- @menciones
- Perfiles
- Pulso
- Gestiona personas
También puedes borrar manualmente tu estado de ClickUp haciendo clic en tu avatar y seleccionando «Borrar estado».
Obtén más información sobre los patrones de trabajo de los empleados con ClickUp.
En ClickUp, los estados no solo permiten ver la disponibilidad de los usuarios, sino que también ofrecen una panorámica de los patrones de actividad en línea de tu equipo. Solo tienes que instalar la aplicación Pulse ClickApp para obtener un informe detallado sobre cuándo está conectado tu equipo.
También puedes utilizar los menús desplegables «Conectado» y «Desconectado» para obtener una lista de quién está conectado y quién no. No solo eso, sino que incluso puedes ver en qué estaban trabajando los usuarios cuando estaban conectados. Esto puede proporcionar a los gerentes información valiosa sobre el rendimiento y la productividad de su equipo, sin que parezca que están siendo microgestionados.
Pasar de Slack a ClickUp
Si ya utilizas Slack y quieres explorar las ventajas del hub centralizado de ClickUp, ¿por qué no integrar ClickUp con tu entorno de trabajo de Slack? Esta integración te permite añadir una función de gestión de proyectos a Slack, creando y gestionando tareas de ClickUp desde Slack y convirtiendo los mensajes de Slack en comentarios en ClickUp.
Aunque esto es solo una pequeña parte de la propuesta de valor de ClickUp, te puede mostrar cómo reunir todos tus canales de trabajo y colaboración puede fomentar una mejor colaboración. Y cuando estés convencido, puedes dar el salto a ClickUp. 🚀
¿Listo para pasarte a ClickUp?
Al gestionar eficazmente las actualizaciones de estado en aplicaciones de comunicación interna para equipos como Slack y ClickUp, los equipos pueden mejorar significativamente la comunicación, la productividad y la satisfacción laboral en general. Los recientes avances en IA pueden ser de gran ayuda en este sentido, con funciones como sugerencias de estado basadas en eventos del calendario, contenido de correos electrónicos o incluso patrones de comportamiento en tiempo real.
Al mismo tiempo, es importante crear una cultura de comunicación abierta en la que se anime a todos (especialmente a los nuevos empleados) a utilizar las actualizaciones de estado desde el principio para fomentar un entorno de trabajo colaborativo y transparente.
Si hemos despertado tu interés por el enfoque centralizado de ClickUp para la colaboración, puedes registrarte en ClickUp gratis y probarlo por ti mismo.
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Cómo puedo mantener Slack activo?
Para mantener tu estado de Slack activo, asegúrate de que la aplicación esté abierta en tu escritorio y de que tu estado esté configurado manualmente como «activo». Además, no dejes que tu ordenador portátil entre en modo de suspensión para evitar que Slack te muestre como inactivo.
2. ¿Puede Slack realizar el seguimiento de la actividad de los usuarios?
Sí, al igual que la mayoría de las plataformas en línea, Slack también recopila datos sobre el comportamiento de los usuarios, lo que, según afirma, hace para mejorar la experiencia del usuario. Principalmente recopila información sobre cuándo y cómo utilizas su plataforma para potenciar funciones como el estado de actividad.
Las funciones de IA de Slack también leen tus conversaciones para ofrecerte resúmenes, traducciones y soporte. Si prefieres mantener tus conversaciones privadas, ponte en contacto con el equipo de Slack para darte de baja.
3. ¿Cómo puedo mantenerme activo en Slack a través de mi iPhone?
Los usuarios de iOS pueden evitar que Slack entre en modo inactivo desactivando el bloqueo automático. Esto mantiene la aplicación Slack ejecutándose en segundo plano, conservando tu estado en línea. Sin embargo, recuerda volver a activar el bloqueo automático para ahorrar batería cuando no estés utilizando Slack activamente.
4. ¿Cómo configuro la ausencia automática en Slack?
Puedes configurarte como ausente automáticamente sincronizando tu aplicación de calendario (como Google Calendar o Apple Calendar) o tu software de RR. HH. con Slack. Cada vez que configures un evento de calendario «fuera de la oficina», tu estado cambiará automáticamente a «Ausente».
5. ¿Cómo puedo cambiar automáticamente mi estado en Slack?
Puedes actualizar automáticamente tu estado de Slack de dos maneras. En primer lugar, puedes integrarlo con tu aplicación de calendario y permitir que modifique tu estado en función de tu agenda. En segundo lugar, puedes configurar estados basados en el tiempo en Slack, de modo que tu estado predeterminado se active después de ese periodo de tiempo. También puedes utilizar una herramienta de automatización como Zapier para configurar automáticamente tu estado como inactivo fuera de tu horario laboral.
6. ¿Se puede ver si alguien está conectado en Slack?
Sí, un punto verde junto a la foto del perfil de alguien indica que está conectado.