Slack es un hub neurálgico para la colaboración interna y externa de la mayoría de las empresas actuales.
Aunque estamos de acuerdo, ¿sabías que puede hacer mucho más que enviar mensajes nuevos y chatear?
El uso compartido de los mejores trucos de Slack te ayudará a aumentar tu productividad y mejorar la comunicación en el lugar de trabajo en 2024.
Estos consejos y trucos te permitirán aprovechar todo el potencial de Slack, mejorar la eficiencia del flujo de trabajo y fomentar un entorno de trabajo más conectado.
Ya sea para ordenar tus mensajes no leídos, integrar otras aplicaciones o personalizar tu entorno de trabajo de Slack para adaptarlo a las necesidades específicas de tu equipo, estos trucos mejorarán tu experiencia con Slack. Empecemos por lo básico.
¿Qué es Slack y cómo se utiliza?
Slack es una potente herramienta de comunicación interna que está revolucionando la forma en que los equipos colaboran en la era digital. En esencia, Slack es una sofisticada plataforma de mensajería directa, pero va mucho más allá de los simples chats.
Organiza las conversaciones en canales de Slack, que pueden ser específicos para proyectos, temas o equipos, lo que lo convierte en una herramienta versátil para diversas necesidades profesionales.
Imagina un equipo de marketing trabajando en una nueva campaña. Pueden crear un canal de marketing dedicado al proyecto para todas las discusiones, archivos y actualizaciones relevantes.
Este canal agiliza la comunicación y mantiene todos los recursos necesarios al alcance de los miembros del equipo. Además, Slack se integra a la perfección con muchas aplicaciones como Google Drive, mejorando funciones como algunas de las mejores integraciones de Slack que hemos explorado.
Para resolver los retos cotidianos del lugar de trabajo, Slack ofrece funciones únicas como:
- Notificaciones personalizadas para canales específicos
- Navega por los canales sin esfuerzo para acceder rápidamente.
- Clasifica rápidamente todos tus mensajes no leídos.
- Personaliza Slack con tus valores de color HTML para mejorar el atractivo visual.
- Crear listas de tareas pendientes dentro de la app
Estas funcionalidades lo convierten en una herramienta de comunicación indispensable en el lugar de trabajo para los profesionales que buscan mejorar la eficiencia del flujo de trabajo y mantener un entorno de trabajo digital bien organizado. Profundicemos en más trucos de este tipo que te ayudarán a mejorar la comunicación de tu equipo.
25 trucos de Slack para mejorar la comunicación en el trabajo
Estos son algunos de los mejores trucos de Slack para mejorar la comunicación en el lugar de trabajo en 2024:
1. Cambio rápido (Ctrl/Cmd + K)
Este atajo es un truco revolucionario de Slack para todos los usuarios. Cambia al instante entre los canales de Slack o los mensajes directos, ahorrando un tiempo precioso y manteniendo tu flujo de trabajo fluido. Es muy útil en un entorno de trabajo de Slack ajetreado, donde es frecuente saltar de una conversación a otra.
2. Marcar como no leído (Alt + clic en un mensaje)
Realiza un seguimiento de los mensajes importantes de Slack marcándolos como no leídos. Esta función es muy útil cuando necesitas volver a consultar un mensaje específico de Slack más adelante, ya que garantiza que la información importante no se pierda entre las comunicaciones diarias.
3. Silenciar canales de Slack
Reduce el ruido silenciando los canales de Slack para pausar las notificaciones que no son relevantes de inmediato. Silencia los canales para centrarte en las tareas de alta prioridad sin distraerte con notificaciones constantes, lo que hará que tu experiencia con Slack sea más manejable y menos abrumadora.
Te ayuda a recordar plazos importantes mediante el establecimiento de recordatorios de Slack para fechas específicas utilizando los comandos de búsqueda avanzada de Slack. Para aquellos que están siempre en movimiento, las aplicaciones móviles de Slack te garantizan que te mantengas conectado.
5. Actualización de estado personalizada
Mantén a tu equipo al tanto de tu disponibilidad o de tu enfoque actual configurando un estado personalizado en Slack. Este truco ayuda a establecer expectativas y reduce las interrupciones innecesarias, lo que fomenta un entorno de trabajo más productivo y respetuoso.
6. Fijar mensajes
Esta función es fundamental para mantener la información esencial fácilmente accesible. Accede solo a los mensajes que necesitas fijando los mensajes o documentos cruciales dentro de un canal, lo que garantiza que todos encuentren rápidamente el contenido importante sin tener que desplazarse por conversaciones interminables. Es útil para resaltar notas de reuniones, plazos o actualizaciones importantes.
7. Utiliza los comandos de barra inclinada (/) de Slack.
Optimiza tu uso de Slack con los comandos de barra inclinada. Estos comandos ofrecen un atajo a numerosas funciones de Slack desde el cuadro de mensajes de Slack.
Ya sea para realizar un ajuste de recordatorio, cambiar tu estado o llamar a un compañero, los comandos de barra inclinada hacen que estas tareas sean más eficientes y accesibles, lo que mejora directamente la productividad.
8. Marca con una estrella los canales importantes y específicos.
Gestiona tu entorno de trabajo de Slack de forma eficaz marcando con una estrella los canales más importantes. También puedes ordenar los canales de Slack como prefieras desde el menú desplegable. Este truco mantiene tus canales más importantes en la esquina superior izquierda de tu lista de canales, lo que te garantiza que nunca te perderás actualizaciones o debates esenciales.
9. Operadores de búsqueda avanzada
Navega fácilmente por el vasto mar de mensajes de Slack utilizando operadores de búsqueda avanzados.
Esta potente herramienta te permite encontrar mensajes, archivos o conversaciones específicos basándote en criterios detallados como la fecha, la persona o palabras clave exactas. Es muy valiosa para recuperar información crítica rápidamente, ahorrando tiempo y frustraciones.
10. Crea y comparte listas de tareas pendientes.
Mejora el trabajo en equipo y la gestión de proyectos dentro de Slack creando y compartiendo listas de tareas pendientes. Esta función colaborativa permite a los miembros del equipo realizar el seguimiento de las tareas, los plazos y el progreso en una ubicación centralizada y de fácil acceso.
11. Personaliza las notificaciones
Slack te permite habilitar notificaciones personalizadas para cada canal específico. Esto te permite centrarte en los canales críticos sin verte bombardeado por alertas de otros menos urgentes.
Personalizar estos ajustes ayuda a minimizar las distracciones, lo que te permite concentrarte en tareas críticas con mayor atención y productividad.
12. Integra Slack con otras aplicaciones
Optimiza tu flujo de trabajo integrando Slack con otras aplicaciones como Google Drive.
La integración con las aplicaciones de Slack te permite compartir archivos, actualizar tareas y colaborar de forma más eficaz dentro de Slack, lo que elimina la necesidad de cambiar entre diferentes aplicaciones y, por lo tanto, ahorra un tiempo valioso.
Por ejemplo, la integración con herramientas como Google Drive es muy sencilla: solo tienes que conceder permiso a Google Drive para conectarse y compartir documentos directamente en Slack. Una vez terminado esto, comparte un enlace de Google Drive en un canal o almacena archivos en línea, para que todos los miembros del equipo puedan acceder a ellos.
13. Configura el formato de los mensajes para que sean más claros.
Mejora la legibilidad de tus mensajes utilizando opciones de formato como negrita, cursiva o viñetas.
Esto hace que tus mensajes sean más llamativos y ayuda a transmitir tus ideas de forma más eficaz, garantizando que la información importante sea fácilmente perceptible y comprensible para los demás miembros del equipo.
14. Atajos de teclado
Familiarízate con los atajos de teclado de Slack. Estos atajos aceleran significativamente la navegación y la interacción dentro de la aplicación, lo que te ahorra tiempo y hace que tu uso de Slack sea más eficiente. Estos son algunos atajos populares que son esenciales para todos los usuarios de Slack:
- Ctrl/Cmd + Mayús + K: abre el menú de mensajes directos para iniciar una nueva conversación.
- Ctrl/Cmd + Shift + T: abre la vista «Hilos» para realizar el seguimiento fácil de las conversaciones.
- Ctrl/Cmd + G: te permite saltar a un mensaje directo de un grupo específico.
- Ctrl/Cmd + Mayús + Y: muestra u oculta la barra lateral derecha para ampliar la ventana para chatear.
- Ctrl/Cmd + Shift + M: te lleva a tus menciones y reacciones de Slack para realizar el seguimiento de las interacciones.
- Ctrl/Cmd + Shift + A: abre el panel de actividad para ver todas tus notificaciones en un solo lugar.
- Ctrl/Cmd + U: te permite subir rápidamente un archivo a la conversación.
- Ctrl/Cmd + Intro: envía un mensaje concreto desde el cuadro de redacción, una alternativa muy útil a hacer clic en «Enviar».
- Ctrl/Cmd + P: abre tus preferencias, lo que te permite personalizar rápidamente los ajustes de Slack.
15. Programa mensajes
La función de programación de mensajes de Slack es ideal para gestionar las comunicaciones entre diferentes zonas horarias o enviar recordatorios en el momento adecuado.
Escribe un mensaje concreto como de costumbre y, en lugar de enviarlo inmediatamente, selecciona el icono de programación (o utiliza el comando /schedule) para realizar una selección de fecha y hora futuras para enviar los mensajes. Esta función garantiza que tu mensaje llegue a su destinatario en el momento adecuado, lo que mejora la eficacia y la puntualidad de tu comunicación.
16. Utiliza los comandos /collapse y /expand.
Gestiona la visibilidad de las imágenes y añade la integración de GIPHY en tus chats. Si un canal específico se satura demasiado, utiliza /collapse para ocultar todas las imágenes y GIF y /expand para volver a mostrarlos. Esto ayuda a mantener el chat centrado y a reducir las distracciones.
17. Configura las respuestas de Slackbot
Personaliza Slackbot para que responda automáticamente a frases o preguntas específicas. Es una forma divertida de realizar el uso compartido de información común, como contraseñas de Wi-Fi o protocolos de reuniones, o de añadir humor a tu entorno de trabajo de Slack.
18. Marca mensajes con la función Guardar.
Utiliza la función de guardar para marcar mensajes directos importantes. Accede más tarde a todos tus mensajes directos guardados, lo que resulta especialmente útil para realizar el seguimiento de la información crucial o las tareas que debes supervisar.
19. Utiliza el comando /feed para incorporar fuentes RSS a Slack.
Mantente al día de las últimas noticias o publicaciones de todos los canales integrando fuentes RSS directamente en un canal de Slack. Esto es ideal para estar al tanto de las noticias del sector, las actualizaciones de blogs o cualquier contenido relevante que se pueda transmitir automáticamente a tu entorno de trabajo.
20. Personaliza el sonido de las notificaciones de Slack.
Configura las notificaciones sonoras personalizadas en los ajustes de Slack según tus preferencias. Se trata de una forma emocionante y práctica de personalizar tu entorno de trabajo, ya que un sonido distintivo te ayudará a diferenciar las notificaciones de Slack de otras alertas en tu dispositivo.
21. Organiza las tareas y la información en un canal privado de Slack.
Simplifica tu flujo de trabajo utilizando un canal privado de Slack para consolidar notas, tareas o ideas, eliminando la necesidad de utilizar múltiples aplicaciones.
Este enfoque centralizado te permite a ti y a tu equipo almacenar y recuperar información vital de manera eficiente. Para configurar un canal privado, haz clic en el icono «+» junto a «Canales» en tu interfaz de Slack. Este espacio se convierte en un hub dedicado al almacenamiento de datos cruciales, lo que facilita su búsqueda y consulta cuando sea necesario.
22. Tema y estado personalizado
Personaliza el tema de Slack para tu entorno de trabajo con un tema personalizado que refleje el estilo y la cultura únicos de tu equipo. Mejora la claridad y la transparencia ajustando los estados para cada miembro del equipo.
Esto permite que todos comuniquen su enfoque actual o disponibilidad, fomentando un entorno en el que el respeto por el estado de trabajo individual es primordial.
23. Utiliza el modo «No molestar».
El modo «No molestar» de Slack es esencial cuando se necesita concentración sin interrupciones.
Al activar este modo, se silencian las notificaciones no esenciales, lo que te permite a ti y a tu equipo concentraros en el trabajo sin distracciones constantes.
24. Crear listas de tareas pendientes
Convierte Slack en tu organizador creando listas de tareas pendientes dentro de la aplicación. Asigna tareas a tu yo futuro o a los miembros de tu equipo y utiliza el icono de estrella para destacar los canales grupales o los mensajes directos más importantes.
Este enfoque garantiza que las comunicaciones de prioridad ocupen un lugar destacado, lo que te ayudará a gestionar tu carga de trabajo y tus plazos de forma más eficiente.
25. El índice de los archivos importados.
Optimiza la gestión de archivos en Slack indexando todos los archivos importados. Esta función te permite recuperar documentos y archivos multimedia rápidamente, lo que te ahorra tiempo en la búsqueda de archivos específicos. Es muy útil cuando se maneja un gran volumen de datos, ya que garantiza que todo lo que necesitas está a un clic de distancia dentro de tu entorno de trabajo de Slack.
Limitaciones del uso de Slack para la comunicación en el lugar de trabajo
Aunque Slack es una herramienta muy eficaz para mejorar la comunicación en el lugar de trabajo, es fundamental reconocer sus límites.
Al ser conscientes de estos límites, los equipos y las organizaciones pueden mitigar estos retos de forma proactiva. Pueden establecer directrices de comunicación, integrar Slack con otras herramientas y garantizar interacciones cara a cara periódicas, ya sea de forma virtual o presencial.
1. Sobrecarga de información
El flujo constante de mensajes directos y notificaciones de Slack a menudo conduce a una sobrecarga de información. Esta avalancha de comunicaciones suele provocar una reducción de la productividad. Los usuarios de Slack necesitan ayuda para mantenerse al día con el flujo interminable de actualizaciones, lo que afecta a su capacidad para concentrarse en las tareas.
2. Dependencia de la conectividad continua
La dependencia de Slack de la conexión a internet significa que cualquier interrupción obstaculizará significativamente la comunicación.
Esta dependencia crea desafíos a la hora de mantener una colaboración fluida en tiempo real, lo que puede provocar retrasos y contratiempos en el flujo de trabajo, especialmente en zonas con conexiones a internet inestables.
3. El reto del seguimiento de la información importante
Navegar por los hilos de conversación de Slack para encontrar detalles clave puede resultar abrumador. Las decisiones y los datos críticos quedan sepultados bajo una montaña de mensajes directos, lo que dificulta recuperar información específica o seguir la continuidad de un hilo concreto de un canal de mensajes directos.
4. No es ideal para el trabajo profundo
La cultura de respuesta rápida de Slack puede ser un obstáculo para el trabajo profundo y concentrado. Las notificaciones constantes y la expectativa de responder de inmediato perturban la concentración, lo que afecta a la calidad y la profundidad del trabajo que requiere atención y reflexión continuas.
5. Posibles problemas de seguridad
El uso compartido de información confidencial a través de Slack, especialmente en canales privados, conlleva riesgos de seguridad inherentes. Los datos confidenciales pueden ser vulnerables a violaciones sin medidas de seguridad robustas, lo que subraya la necesidad de protocolos estrictos de protección de datos dentro de la aplicación Slack.
6. Comunicación no verbal limitada
El formato basado en texto de Slack carece de señales no verbales como el tono y el lenguaje corporal. Esta limitación puede dar lugar a malentendidos o interpretaciones erróneas, ya que a menudo se pierden los matices de la comunicación, lo que dificulta transmitir o interpretar los sentimientos con precisión.
7. Riesgo de exclusividad
Es posible que Slack no sea accesible o intuitivo para todo el mundo, especialmente en una plantilla diversa. Las diferencias en cuanto a conocimientos digitales crean barreras, lo que provoca una división entre quienes pueden utilizar la herramienta de forma eficaz y quienes se sienten excluidos.
8. Barrera de costes para las funciones premium
Aunque Slack ofrece una versión gratuita, el acceso a funciones más avanzadas y a una mayor capacidad de almacenamiento requiere una suscripción de pago, lo que puede suponer un factor limitante para las pequeñas empresas o las startups.
Comprueba cómo se compara con otras plataformas en nuestras reseñas Slack vs. Google Chat y Slack vs. Monday.
ClickUp: una alternativa a Slack para la comunicación interna
Aunque Slack es una opción muy popular para la comunicación en el lugar de trabajo, hay otros actores en el campo. ClickUp es una alternativa emergente a Slack que ofrece una herramienta de gestión del trabajo todo en uno con soluciones de comunicación completas.
La plataforma ClickUp cuenta con funciones que agrupan de forma eficiente todas las comunicaciones en el lugar de trabajo a través de diversas características: Vista de chat: La vista de chat de ClickUp permite enviar mensajes en tiempo real dentro de tu equipo, de forma similar a Slack, pero integrada en tu espacio de gestión de proyectos. Esta integración garantiza que las conversaciones estén directamente enlazadas a las tareas y proyectos.
Comentarios sobre las tareas: con ClickUp, cada tarea puede tener su propio hilo de comentarios, lo que permite mantener debates contextuales y centrados. Esta función garantiza que toda la comunicación relevante para una tarea específica sea fácilmente accesible y esté bien organizada.
Pizarra: Utiliza la función Pizarra de ClickUp para realizar lluvias de ideas y planificaciones colaborativas. Los equipos pueden plasmar visualmente ideas, flujos de trabajo o planes de proyectos, lo que facilita una experiencia de comunicación más dinámica y atractiva. También proporciona plantillas de planificación de la comunicación de ClickUp, para que no tengas que empezar desde cero.
Documentos: ClickUp Docs proporciona un espacio para crear, compartir y colaborar en documentos dentro de la plataforma. Esta función es ideal para redactar planes de proyectos, directrices o cualquier documento colaborativo, agilizando el proceso de creación y uso compartido.
Integración con Slack: Conscientes del uso generalizado de Slack, ClickUp se integra a la perfección con esta herramienta. Esto significa que los equipos pueden seguir utilizando Slack mientras aprovechan las funciones de gestión de proyectos de ClickUp. Ambas herramientas se suelen utilizar conjuntamente, lo que proporciona flexibilidad y garantiza una transición fluida para los equipos que necesitan más tiempo para cambiar por completo de Slack.
Gestión de tareas: más allá de la comunicación, ClickUp destaca en la gestión de tareas. Asigna tareas, establece plazos, realiza el seguimiento del progreso y mucho más, todo ello dentro de la misma plataforma. Este enfoque integral reduce la necesidad de cambiar entre diferentes herramientas, lo que mejora la eficiencia.
En conclusión
Nuestro análisis de los trucos de Slack para 2024 demuestra que Slack es más que una simple herramienta de mensajería: es un poderoso aliado para mejorar la comunicación y la eficiencia en el lugar de trabajo.
Desde ingeniosos atajos como Quick Switcher hasta la personalización de notificaciones y la integración con aplicaciones fundamentales como Google Drive, estos 20 trucos de Slack están diseñados para aprovechar todo el potencial de la plataforma.
Sin embargo, también es fundamental ser consciente de sus límites y considerar alternativas sólidas como ClickUp, especialmente para aquellos que buscan una solución integral de gestión del trabajo.
Ya sea que se utilicen de forma independiente o junto con Slack, herramientas como ClickUp ofrecen funcionalidades complementarias que optimizan aún más tu flujo de trabajo. Aprovecha estos trucos y herramientas, y observa cómo la productividad y la comunicación de tu equipo prosperan en el dinámico mundo de la colaboración profesional.