Cuando te sientas a enviar un correo electrónico de invitación a una reunión eficaz, ese cuadro de mensaje en blanco puede intimidarte un poco. Hay muchos detalles logísticos que hay que tener en cuenta, desde los enlaces a los vídeos de las reuniones y las horas de inicio hasta un orden del día bien organizado.
Pero también hay que establecer el tono adecuado: no demasiado informal, no demasiado ominoso, pero tampoco frívolo.
Conseguirlo garantiza que todo el mundo llegue a tiempo y preparado para empezar a trabajar, y también significa que es menos probable que los asistentes se salten su reunión si hay algún conflicto.
Esta guía es tu plan de acción para crear una invitación de reunión por correo electrónico eficaz en todo momento. Le daremos algunos ejemplos para empezar, y se irá con una lista de control de lo que debe incluir para que pueda refinar esos ejemplos en exactamente lo que necesita para cualquier reunión de negocios. 🏅
¿Por qué es importante una buena invitación a una reunión?
No deje que la invitación a una reunión se convierta en algo secundario. Establecen el tono de la reunión y deben ser un hub de recursos para todo lo que los asistentes necesitan para prepararse y contribuir durante la reunión. Cuando se elabora una buena invitación de reunión por correo electrónico, todos los participantes salen ganando:
- **Incluye el enlace a la reunión en vídeo o la ubicación física, la fecha y la hora, así como las contraseñas o los datos necesarios para acceder a la sala, y haz que sean fáciles de ver. Así se reducen las preguntas, los retrasos y las ausencias. Y lo que es mejor, no tendrás esos incómodos cinco minutos de cháchara mientras esperas a que llegue todo el mundo
- Todo el mundo sabe de qué va la reunión: Tanto si tiene un objetivo como si se trata de una reunión bien organizadaagenda de la reuniónuna convocatoria de reunión por correo electrónico eficaz informa a todo el mundo del tema de la reunión. Esto facilita el seguimiento de todo el evento y detiene el descarrilamiento en seco. Además, si la gente tiene que presentarse con el trabajo preparado, una invitación clara hace que todo el mundo rinda cuentas
- **Los clientes sabrán que eres un profesional que está al tanto de todo, los compañeros de trabajo sabrán que vas en serio en los negocios y las personas de todos los niveles del gráfico de la empresa sabrán que tus reuniones son importantes
El hecho de que las invitaciones a reuniones sean fundamentales no significa que tengas que dedicarles mucho tiempo. Ahora que estamos de acuerdo en por qué es importante crear invitaciones a reuniones por correo electrónico eficaces, vamos a ver ejemplos, listas de control y cambios en el flujo de trabajo para que pueda empezar a enviar las mejores invitaciones por correo electrónico que haya visto en sólo un par de minutos.
Ejemplos de invitaciones a reuniones internas
Cree plantillas en ClickUp para enviar invitaciones por correo electrónico a reuniones internas
Necesita enviar correos electrónicos de invitación a una reunión interna ahora, y está buscando inspiración. Utilice estos ejemplos para iniciar su correo electrónico y, a continuación, modifique los detalles o rellene los espacios en blanco.
Ejemplo #1: La reunión de vídeo en grupo
Las reuniones de grupo son habituales, especialmente con el trabajo a distancia e híbrido. Envía un correo electrónico de invitación a una reunión de equipo con un asunto conciso que deje claro el propósito y el orden del día de la reunión:
Buenas tardes [Name],
espero que este correo electrónico te encuentre bien Nos reuniremos en [fecha] para hablar de [tema.] Por favor, únase a mí a las [hora con zona horaria] para que podamos [objetivo]_
Durante esta reunión, vamos a discutir:
- punto 1
- punto 2
- punto 3
antes de nuestra reunión, por favor, hágamelo saber si usted tiene alguna pregunta o cree que algo debe ser añadido a la agenda de la reunión
le deseo lo mejor
saludos cordiales
Lo ideal es enviar este mensaje a través de la propia convocatoria de reunión para que incluya automáticamente la URL de la reunión y se sincronice con el calendario de Google del asistente.
Ejemplo #2: Reuniones de equipo recurrentes
Notas de reunión recurrentes en ClickUp Docs
Si dirige un equipo, sabrá lo importante que es reunir a todo el mundo con regularidad para una reunión de control.
a través de herramientas de texto y mensajes instantáneos supone el 90% del camino, pero las reuniones periódicas aportan ese 10% restante. El correo electrónico de invitación a una reunión periódica puede ser un poco informal, pero debe estar repleto de información.
hola
es hora de nuestra próxima reunión Este [día], discutiremos sobre [tema(s)]. Nuestra Agenda cubrirá:_
- punto 1
- punto 2
- punto 3
también tendremos tiempo para preguntas generales y cualquier situación que desee comentar con el equipo. Por favor, eche un vistazo a nuestra Agenda, y hágame saber si tiene alguna pregunta mientras tanto._
hasta pronto
hasta pronto
Dado que estas reuniones se celebran a menudo, es una buena oportunidad para guardar una plantilla y enviarla con un simple toque.
Ejemplo #3: Reunión individual
A veces, las reuniones individuales entre jefes y miembros del equipo pueden resultar muy estresantes para sus subordinados directos. Así que, por encima de todo, deja claro el propósito de la reunión y nunca les dejes colgados. Si la reunión es repentina o inesperada, tranquilícelos o hágales saber que se trata de una buena noticia (si puede).
hola
he anotado en el calendario nuestro próximo encuentro personal para que podamos hablar del tema y ver cómo estamos. Por favor, trae una lista con las preguntas que tengas sobre el tema o sobre tu trabajo
nos vemos entonces
hasta luego
Ejemplo #4: Reuniones con un grupo grande o reuniones de presentación
Las grandes reuniones se benefician de la adición de documentos de la reunión y los recursos a la invitación de correo electrónico, que muchas plantillas listas para usar de ClickUp puede ayudarle con
A medida que aumenta el tamaño del grupo, también crece la necesidad de una estructura estricta y de un anfitrión bien organizado. Puede basarse en el primer ejemplo de correo electrónico añadiendo más detalles y eliminando la opción de que los asistentes añadan cosas al orden del día a su antojo. Una reunión de presentación se beneficia especialmente de un itinerario claro y con un bloque de tiempo.
hola a todos
nuestra reunión para tratar \ [tema] está prevista para \ [día, fecha] a las \ [hora y zona horaria]. Por favor, confirmen su asistencia, y grabaremos la reunión si no pueden asistir
tenemos una agenda completa para esta reunión con el fin de [objetivo], y el horario de la reunión es:_
- el programa de la reunión es el siguiente Punto 1_
- punto 1: Punto 2
- 2 Punto 3
- punto X..: Punto X..._
por favor, consulte el orden del día adjunto y prepárese para cualquier pregunta relacionada con el tema
gracias
gracias
Ejemplo #5: Una reunión que todos ya han discutido
Muchas reuniones se producen de forma orgánica: surge un nuevo tema en una reunión de equipo anterior, o todos se ponen de acuerdo sobre un
que una reunión funcionaría mejor. Utilizar uno de los otros ejemplos puede no ser lo más adecuado, así que prueba éste.
hola
nuestra reunión para discutir \ [tema] en más profundidad está prevista para \ [fecha]. Hablaremos de cómo afecta al equipo y tendremos tiempo para responder preguntas. Por favor, revisa este recurso rápido antes de esperar, y trae cualquier pregunta o comentario a la reunión._
hablaremos pronto
hasta pronto
Ejemplos de invitaciones a reuniones externas
Utilice ClickUp AI para refinar las invitaciones por correo electrónico a clientes potenciales
Las invitaciones a reuniones externas son mucho más variadas y suponen un gran esfuerzo en la relación. Los diferentes departamentos se beneficiarán de tener diferentes plantillas de invitaciones a reuniones y diferentes recursos para adjuntar a las invitaciones.
Cuando programe reuniones externas, especialmente con clientes, ofrezca más flexibilidad en el correo electrónico para la hora de la reunión. Si utilizas estas invitaciones de reunión de ejemplo, incluye un botón o un enlace a una herramienta de programación de reuniones para que ambos podáis fijar una hora de reunión que os venga bien.
Ejemplo nº 1: Reunión para ponerse al día con un cliente
Estás en tu
software de colaboración con el cliente
y te das cuenta de que ha pasado un minuto desde tu última reunión con un cliente. Pero eso se arregla fácilmente con una invitación bien hecha. Estos correos electrónicos funcionan mejor cuando son amables y cercanos, pero también un poco formales (pero sólo un poco).
hola
espero que este correo electrónico sea de tu agrado
_Tu cuenta es [estado], y ahora es una gran oportunidad para empezar a pensar en [meta a largo plazo previamente establecida] para las próximas semanas. ¿Estás libre esta semana para ponernos al día y discutir sobre [proyecto en curso]? Avísame a qué hora te viene mejor o programa una reunión en mi calendario para cuando te venga mejor
estoy deseando chatear sobre los beneficios que recibe el cliente
te deseo lo mejor
le deseo lo mejor
Ejemplo #2: Ponerse al día con un antiguo cliente
Puede que un antiguo cliente de tu red haya cambiado de trabajo o que te lo hayas encontrado en un evento del sector. Aproveche la oportunidad para estrechar esa relación.
hola,
ha sido un placer volver a verte en [ocasión] y chatear sobre [detalle relevante]
O
he visto que ahora trabajas en [nueva empresa o proyecto]. Enhorabuena Es un cambio emocionante y tienen suerte de tenerte
me encantaría ponernos al día y chatear sobre tu trabajo actual. Mi equipo ha estado ayudando a la gente a [beneficio relevante], y sería genial si pudiéramos ayudarte a [meta probable del destinatario]
si tienes tiempo la semana que viene, ¡nos vemos! Aquí tienes un enlace a mi calendario
¡Chateemos pronto!
si tienes tiempo la semana que viene, quedamos
Ejemplo #3: Cálida invitación a una reunión de acercamiento
Los responsables de marketing y los comerciales pueden crear tareas para gestionar las invitaciones por correo electrónico y las reuniones
Esto es para vendedores y profesionales del marketing que desean salvar la distancia entre un punto de contacto y el contacto directo. Empieza con una plantilla de invitación, pero personalízala, personalízala y personalízala
hola
es un buen momento para empezar a chatear sobre [un beneficio que valoren de tu empresa/servicios]. Gracias por [tipo específico de interacción con su empresa], y esperamos que siga interesado en cómo [tema] puede [reafirmación del beneficio]
quiero ayudarle a explorar todas las formas en que puede ver resultados con [servicio]. ¿Tienes tiempo para una breve demostración o para chatear? Entremos en detalles: programe aquí una reunión de 15 minutos que se ajuste a su agenda
mientras tanto, aquí tienes un vistazo rápido a lo que hemos estado haciendo para mejorar nuestros servicios
hablemos pronto
si quieres que nos pongamos en contacto, por favor, ponte en contacto con nosotros
Ejemplo #4: Alcance de ventas con una referencia
A medio camino entre la captación en frío y la captación en caliente, una captación basada en referencias puede eliminar parte de la fricción y la incomodidad iniciales. Pruebe esta plantilla de ejemplo para empezar.
hola
me pongo en contacto contigo porque he chateado recientemente con [contacto mutuo/referente], y me ha sugerido que podría ayudarte con [punto débil del destinatario]. Me llamo [título de la empresa], y podemos ayudarte con [tarea o problema clave del destinatario]_
me encantaría chatear más sobre [propósito de la reunión] y hacerle una demostración rápida. Dígame qué hora le viene mejor
mientras tanto, aquí tienes una rápida Panorámica de cómo nos beneficiamos
espero poder reunirme con usted
espero reunirme con usted
Ejemplo #5: El correo electrónico de contacto en frío
Este suele ser el tipo de solicitud de reunión más complicado. Quieres compartir información clave, pero tiene que ser fácil de leer. Por encima de todo, ofrezca un valor claro. Empiece con una línea de asunto concisa, establezca lo que está ofreciendo y por qué deberían reunirse con usted en tan pocas palabras como sea posible.
hola
me pongo en contacto contigo porque nosotros/yo sabemos [lo que puedes ofrecerles]. Esto puede [el beneficio o valor para el destinatario]. \Opcional: En este punto, explica quién eres y por qué tienes su información]._
vamos a reunirnos para discutir los detalles. ¿Tienes 15 minutos en [fecha y hora de la reunión] para chatear sobre [beneficio]? Aquí tiene mi calendario, por si le viene mejor en otro momento
gracias por su tiempo
gracias por su tiempo
Qué incluir en una invitación de reunión por correo electrónico
El mensaje que incluyes en tus invitaciones por correo electrónico suele ser la parte más difícil de acertar, pero no es lo único que debes incluir. Intente incluir todo lo que sus destinatarios necesitan para obtener el máximo valor posible de la reunión. He aquí algunos elementos imprescindibles:
- Un asunto claro: Vaya directamente al grano sobre el tema de la reunión en la primera parte del título. Si se utiliza también como nombre de la reunión en sus calendarios, es posible que sólo vean los primeros 40 caracteres cuando consulten su agenda. En la segunda parte, menciona brevemente las tareas pendientes o las ventajas como recordatorio útil
- Un adjunto a la Agenda: Aunque la Agenda aún no esté grabada en piedra, facilite a todo el mundo un enlace al documento. Así podrás completarlo con el tiempo sin tener que enviar a todos un correo electrónico adicional
- Un documento vacío para las notas de la reunión: Inclúyelo desde el principio, rellénalo con un archivo plantilla de notas de reunión y añade los detalles durante la reunión. Cualquiera que busque información importante sabrá exactamente dónde encontrarla
- Un enlace a la reunión: Si la hora de la reunión está ajustada, incluye un enlace para que todo el mundo pueda unirse rápidamente a la reunión. Lo ideal es que tanto el mensaje como la invitación al calendario estén en un solo correo electrónico. Pero si envías un recordatorio o un correo electrónico aparte, asegúrate de volver a incluir el enlace
- Llamada a la acción: Si la gente tiene que confirmar su asistencia, díselo (y ponles una fecha límite). Si necesitan revisar o completar algo, incluye un recordatorio y un enlace a la tarea.
- Adjunto de marketing útil: Para correos electrónicos externos, considere cuándo es apropiado incluir un PDF gratuito u otro obsequio
Con el tiempo, podrá elaborar una lista de control específica de las cosas que debe incluir cada tipo de invitación por correo electrónico. Así podrá evitar el temido doble envío y realmente
.
Cómo crear la invitación de reunión perfecta para su equipo
Estos ejemplos de invitaciones por correo electrónico le ayudarán a organizar reuniones internas y externas bien organizadas. Pero cuando necesite afinar los correos electrónicos o conseguir el mensaje exacto para eventos únicos, no vuelva al tablero de dibujo en blanco para crear un correo electrónico de invitación a la reunión con éxito.
El equipo de ClickUp ha creado un amplio intervalo de útiles plantillas, herramientas y funciones de gestión de reuniones, para que tenga todo lo que necesita para elaborar la invitación de reunión perfecta para su equipo.
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con ClickUp Docs, puede escribir, perfeccionar y revisar el texto de las invitaciones por correo electrónico que usted y su equipo han enviado en el pasado. Cree una biblioteca de mensajes correctos, prepárese para realizar pruebas A/B de redacción específica y obtenga comentarios cuando la redacción sea realmente importante. (Todos hemos tenido alguna vez un compañero de cubículo que nos ha leído un correo electrónico por encima del hombro para ayudarnos a redactarlo correctamente. Ahora puedes hacerlo sin el cubículo)
ClickUp Docs le permite crear y alojar documentos, crear wikis con listas de control y recordatorios útiles, y enlazar con todos los recursos de guías de estilo que necesite. Incluso puede enlazar Docs a tareas a modo de documentación.
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es una sencilla herramienta de grabación de pantalla que te permite capturar tu pantalla o un vídeo tuyo. Es perfecta para incluir un breve vídeo explicativo o un teaser de la reunión. También añade un toque personal. Puedes esbozar la agenda, presentarte o avisar a tus compañeros si hay algún cambio en la forma de iniciar la videollamada.
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Envíe un resumen posterior a la reunión con notas y recursos
Este es un consejo extra. Una vez finalizada la reunión, envía otro mensaje agradeciendo a todos el tiempo dedicado. Comente los puntos más destacados de la reunión y el valor específico que ésta le ha aportado. Con ClickUp AI, también puedes enviar enlaces a sitios web recién creados
resumen de la reunión y tareas pendientes para todos los asistentes.
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de ClickUp, podrá enviar siempre la invitación de reunión por correo electrónico perfecta. Y lo que es mejor, ni usted ni su equipo tendrán que pagar por ello.
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