Cuando te sientas a enviar un correo electrónico eficaz para invitar a una reunión, ese cuadro de mensaje en blanco puede resultar un poco intimidante. Hay muchos detalles logísticos que hay que tener en cuenta, desde los enlaces a las videoconferencias y las horas de inicio hasta una agenda de reuniones bien organizada.
Pero también es importante establecer el tono adecuado: ni demasiado informal, ni demasiado solemne, pero tampoco frívolo.
Hacerlo bien garantiza que todos lleguen a tiempo y preparados para ponerse manos a la obra, y también significa que los asistentes serán menos propensos a cancelar tu reunión si hay un conflicto.
Esta guía es su plan de acción para crear invitaciones a reuniones por correo electrónico eficaces en todo momento. Le daremos algunos ejemplos para empezar y le proporcionaremos una lista de control con lo que debe incluir para que pueda perfeccionar esos ejemplos y adaptarlos exactamente a lo que necesita para cualquier reunión de empresa. 🏅
¿Por qué es importante una buena invitación a una reunión?
No deje que las invitaciones a reuniones sean una cuestión secundaria. Estas marcan el tono de la reunión y deben ser un hub de recursos para todo lo que los asistentes necesitan para prepararse y contribuir durante la reunión. Cuando redacta una invitación a una reunión por correo electrónico sólida, todos los involucrados salen ganando:
- Es fácil para las personas asistir, puntualmente: Incluya el enlace a la reunión de vídeo o la ubicación física, la fecha y la hora, y cualquier contraseña o detalle que las personas necesiten para acceder a la sala, y haga que sean fáciles de ver. Esto reduce las preguntas, los retrasos y las ausencias. Y lo que es aún mejor, se ahorra esos incómodos cinco minutos de charla ociosa mientras espera a que todos lleguen.
- Todo el mundo sabe de qué trata la reunión: tanto si tiene un objetivo como una agenda bien organizada, una invitación eficaz por correo electrónico informa a todos de qué trata la reunión. Esto facilita que todo el evento se desarrolle según lo previsto y evita que se descarrile. Además, si los asistentes deben acudir con el trabajo preparado, una invitación clara hace que todos se sientan responsables.
- Demuestre su profesionalidad: los clientes sabrán que es un profesional que tiene todo bajo control, sus compañeros de trabajo sabrán que va en serio y las personas de todos los niveles del organigrama sabrán que sus reuniones son importantes.
El hecho de que las invitaciones a reuniones sean fundamentales no significa que tenga que dedicarles mucho tiempo. Ahora que estamos de acuerdo en la importancia de redactar invitaciones a reuniones por correo electrónico eficaces, veamos algunos ejemplos, listas de control y cambios en el flujo de trabajo para que pueda empezar a enviar las mejores invitaciones por correo electrónico que haya visto nunca en solo un par de minutos.
Ejemplos de invitaciones a reuniones internas
Necesita enviar correos electrónicos de invitación a una reunión interna ahora mismo y busca inspiración. Utilice estos ejemplos para empezar a redactar su correo electrónico y, a continuación, modifique los detalles o rellene los espacios en blanco.
Ejemplo n.º 1: La reunión de vídeo grupal
Las reuniones grupales son habituales, especialmente con el teletrabajo e híbrido. Envíe un correo electrónico de invitación a una reunión de equipo con un asunto conciso que deje claro el propósito y el orden del día de la reunión:
Buenas tardes, [Nombre]:
¡Espero que se encuentre bien! Nos reuniremos el [fecha] para hablar sobre [tema]. Le invito a que se una a mí en la reunión a las [hora con zona horaria] para que podamos [objetivo].
Durante esta reunión, vamos a tratar los siguientes temas:
- Punto 1
- Punto 2
- Punto 3
Antes de nuestra reunión, por favor, hágame saber si tiene alguna pregunta o cree que se debería añadir algo a la Agenda de la reunión.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Lo ideal es enviar este mensaje a través de la propia solicitud de reunión, de modo que incluya automáticamente la URL de la reunión y se sincronice con el calendario de Google de los asistentes.
Ejemplo n.º 2: reuniones periódicas del equipo
Si gestionas un equipo, sabes lo importante que es reunir a todos regularmente para hacer un seguimiento. La comunicación del equipo a través de herramientas de texto y mensajes instantáneos te permite cubrir el 90 % del camino, pero las reuniones periódicas proporcionan el 10 % restante. El correo electrónico de invitación a una reunión periódica puede ser un poco informal, pero debe estar repleto de información.
Hola, [Nombre],
¡Es hora de nuestra próxima reunión! Este [día], discutiremos [tema(s)]. Nuestra Agenda cubrirá:
- Punto 1
- Punto 2
- Punto 3
También tendremos tiempo para preguntas generales y cualquier situación que desee discutir con el equipo. Eche un vistazo a nuestra Agenda y, si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto conmigo.
Hasta pronto,
[Su nombre]
Dado que estas reuniones se celebran de forma habitual, es una buena oportunidad para guardar una plantilla y poder enviarla con solo pulsar un botón.
Ejemplo n.º 3: Reunión individual
A veces, las reuniones individuales entre los gerentes y los miembros del equipo pueden ser increíblemente estresantes para sus subordinados directos. Por lo tanto, ante todo, deje claro el propósito de la reunión y nunca los deje en la incertidumbre. Si la reunión es repentina o inesperada, tranquilícelos o hágales saber que se trata de buenas noticias (si puede).
Hola, [Nombre],
He apuntado nuestra próxima reunión individual en el calendario para que podamos hablar sobre [tema] y ponernos al día. Por favor, trae una lista con cualquier pregunta que tengas sobre [tema] o sobre tu trabajo.
Nos vemos entonces,
[Su nombre]
Ejemplo n.º 4: Reuniones con un grupo grande o reuniones de presentación
A medida que aumenta el tamaño del grupo, también lo hace la necesidad de una estructura estricta y un anfitrión bien organizado. Puede basarse en el primer ejemplo de correo electrónico añadiendo más detalles y eliminando la opción de que las personas añadan puntos a la agenda a su antojo. Una reunión de presentación se beneficia especialmente de un itinerario claro y con bloques de tiempo.
Hola a todos:
Nuestra reunión para discutir [tema] está programada para [día, fecha] a las [hora con zona horaria]. Por favor, confirme su asistencia. Si no puede asistir, grabaremos la reunión.
Tenemos una agenda completa para esta reunión con el fin de [objetivo], y el horario de la reunión es el siguiente:
- [Hora]: Punto 1
- [Hora]: Punto 2
- [Hora]: Punto 3
- [Hora]: Punto X...
Consulte la Agenda/presentación adjunta y prepárese para cualquier pregunta relacionada con [tema].
Gracias,
[Su nombre]
Ejemplo n.º 5: Una reunión que ya han comentado todos
Muchas reuniones surgen de forma orgánica: se plantea un nuevo tema en una reunión previa del equipo o todos coinciden en una app de comunicación del equipo en que una reunión sería más eficaz. Es posible que utilizar uno de los otros ejemplos no resulte del todo adecuado, así que pruebe con este.
Hola, [Nombre],
Nuestra reunión para debatir [tema] en mayor profundidad está programada para [fecha]. Debatiremos cómo afecta al equipo y tendremos tiempo para responder preguntas. Por favor, revise este breve recurso antes de la reunión y traiga cualquier pregunta o comentario que tenga.
Hasta pronto,
[Su nombre]
Ejemplos de invitaciones a reuniones externas
Las invitaciones a reuniones externas son mucho más variadas y desempeñan un papel muy importante en la relación. Los diferentes departamentos se beneficiarán de disponer de diferentes plantillas de invitaciones a reuniones y de diferentes recursos que puedan adjuntar a las invitaciones.
Cuando programes reuniones externas, especialmente con clientes, ofrece más flexibilidad en el correo electrónico en cuanto a la hora de la reunión. Si utilizas estos ejemplos de invitaciones a reuniones, incluye un botón o un enlace a una herramienta de programación de reuniones para que ambos podáis acordar una hora que os venga bien.
Ejemplo n.º 1: Reunión de seguimiento con el cliente
Estás en tu software de colaboración con clientes y te das cuenta de que ha pasado un minuto desde tu última reunión con un cliente. Pero eso es fácil de solucionar con una invitación bien redactada. Estos correos electrónicos funcionan mejor cuando son amigables y accesibles, pero también con un toque formal (solo un toque).
Hola, [Nombre],
¡Espero que se encuentre bien a través del correo electrónico!
Tu cuenta tiene el [estado] y ahora es un buen momento para empezar a pensar en [meta a largo plazo establecida previamente] para las próximas semanas. ¿Estás libre esta semana para ponernos al día y hablar sobre [proyecto en curso]? Solo tienes que decirme qué hora te viene mejor o programar una reunión en mi calendario para cuando te venga bien.
¡Espero poder chatear sobre [beneficio que obtiene el cliente]!
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Ejemplo n.º 2: Ponerse al día con un antiguo cliente
Es posible que un antiguo cliente de su red haya cambiado de trabajo o que se haya encontrado con él en un evento del sector. Aproveche la oportunidad para fortalecer esa relación.
Hola, [Nombre],
Me encantó volver a verte en [ocasión] y chatear sobre [detalle relevante].
O
He visto que ahora tienes un trabajo para/en [nueva empresa o proyecto]. ¡Enhorabuena! Es un cambio emocionante, y tienen suerte de contar contigo.
Me encantaría ponernos al día y chatear sobre en qué estás trabajando actualmente. Mi equipo ha estado ayudando a la gente [beneficio relevante], y sería estupendo si pudiéramos ayudarte [meta probable del destinatario].
Si tienes tiempo la semana que viene, ¡hagamos una reunión! Aquí tienes un enlace a mi Calendario.
¡Chateamos pronto!
[Su nombre]
Ejemplo n.º 3: Invitación cordial a una reunión de acercamiento
Esto es para los profesionales del marketing y los comerciales que desean salvar la distancia entre un punto de contacto y el contacto directo. Empiece con una plantilla de invitación, pero personalícela, personalícela, ¡personalícela!
Hola, [Nombre],
Es un buen momento para empezar a chatear sobre [una ventaja que valorarán de su empresa/servicios]. Gracias por [tipo específico de interacción con su empresa], y esperamos que siga interesado en cómo [tema] puede [repetición de la ventaja].
Quiero ayudarle a explorar todas las formas en que puede obtener resultados con [servicio]. ¿Tiene tiempo para una breve demostración o chatear? Profundicemos en los detalles: solo tiene que programar una reunión de 15 minutos que se adapte a su agenda aquí.
Mientras tanto, aquí tiene un pequeño adelanto de lo que hemos estado haciendo para [repetición de los beneficios].
¡Hablamos pronto!
[Su nombre]
Ejemplo n.º 4: Contacto con el equipo de ventas con una recomendación
A medio camino entre el contacto cálido y el frío, un contacto basado en referencias puede eliminar parte de la fricción y la incomodidad iniciales. Pruebe esta plantilla de ejemplo para empezar.
Hola, [Nombre],
Me pongo en contacto con usted porque recientemente he hablado con [contacto mutuo/referente] y me ha sugerido que podría ayudarle con [problema relevante del destinatario]. Soy [título en la empresa] y podemos ayudarle con [tarea o inquietudes clave del destinatario].
Me encantaría chatear más sobre [objetivo de la reunión] y hacerle una breve demostración. ¡Dígame qué hora le viene mejor!
Mientras tanto, aquí tiene una breve panorámica de cómo [nos beneficiamos].
Esperamos tener una reunión con usted pronto,
[Su nombre]
Ejemplo n.º 5: El correo electrónico de contacto en frío
Este suele ser el tipo de solicitud de reunión más complicado. Quieres compartir información clave, pero debe ser fácil de leer. Por encima de todo, ofrece un valor claro. Empieza con un asunto conciso y establece lo que ofreces y por qué deben reunirse contigo en el menor número de palabras posible.
Hola, [Nombre],
Me pongo en contacto con usted porque nosotros/yo [lo que puede ofrecerles]. Esto puede [el beneficio o valor para el destinatario]. [Opcional: en este punto, explique quién es usted y por qué tiene su información].
Reunámonos para discutir los detalles. ¿Tienes 15 minutos en [fecha y hora de la reunión] para chatear sobre [beneficio]? Aquí está mi calendario por si te viene mejor otra hora.
Gracias por su tiempo,
[Su nombre]
Qué incluir en una invitación a una reunión por correo electrónico
El mensaje que incluyes en tus invitaciones por correo electrónico suele ser la parte más difícil de redactar correctamente, pero no es lo único que debes incluir. Intenta incluir todo lo que tus destinatarios necesitan para sacar el máximo valor de la reunión. Estos son algunos elementos imprescindibles:
- Un asunto claro: vaya directo al grano sobre el tema de la reunión en la primera parte del título. Si también sirve como nombre de la reunión en sus calendarios, es posible que solo vean los primeros 40 caracteres aproximadamente cuando revisen su agenda. En la segunda parte, realice una mención breve de cualquier tarea pendiente o ventaja como recordatorio útil.
- Un archivo adjunto con el orden del día: aunque el orden del día aún no esté definitivo, envíe a todos un enlace al documento. Así podrá completarlo con el tiempo sin tener que enviar un correo electrónico adicional a todos los participantes.
- Un documento en blanco para las notas de la reunión: inclúyalo desde el principio, rellénelo con una plantilla de notas de reunión y añada los detalles durante la reunión. Cualquiera que busque información importante sabrá exactamente dónde encontrarla.
- Enlace a la reunión: si ya se ha ajustado la hora de la reunión, incluya un enlace para que todos puedan unirse rápidamente. Lo ideal es que tanto el mensaje como la invitación del Calendario estén en un solo correo electrónico. Pero si envía un recordatorio o un correo electrónico por separado, asegúrese de incluir el enlace de nuevo.
- Llamada a la acción: si las personas deben confirmar su asistencia, indíqueselo (y déles una fecha límite). Si deben revisar o completar algo, incluya un recordatorio y un enlace a la tarea.
- Adjunto de marketing útil: para los correos electrónicos externos, considere cuándo es apropiado incluir un PDF gratis u otro obsequio.
Con el tiempo, podrás desarrollar una lista de control específica con los elementos que debe incluir cada tipo de invitación por correo electrónico. Así podrás evitar los temidos envíos duplicados y optimizar realmente tu flujo de trabajo.
Cómo redactar la invitación perfecta a una reunión para su equipo
Estos ejemplos de invitaciones por correo electrónico le ayudarán a organizar reuniones internas y externas bien estructuradas. Pero cuando necesite ajustar los correos electrónicos o adaptar el mensaje a eventos únicos, no vuelva a empezar desde cero para crear un correo electrónico de invitación a una reunión con un intento correcto.
El equipo de ClickUp ha creado una amplia gama de plantillas, herramientas y funciones de gestión de reuniones muy útiles, para que tengas todo lo que necesitas para redactar la invitación a una reunión perfecta para tu equipo.
Utilice ClickUp Docs para crear (¡y crear plantillas!) sus invitaciones.
En ClickUp Docs, puede escribir, perfeccionar y revisar el texto de las invitaciones por correo electrónico que usted y su equipo han enviado en el pasado. Cree una biblioteca de mensajes exitosos, prepárese para realizar pruebas A/B con frases específicas y obtenga comentarios cuando la redacción sea realmente importante. (Todos hemos tenido algún compañero de cubículo que nos ha leído un correo electrónico por encima del hombro para ayudarnos a perfeccionarlo. Ahora puede hacerlo sin necesidad de un cubículo).
ClickUp Docs te permite crear y almacenar documentos, crear wikis con listas de control y recordatorios útiles, y enlazar a todos los recursos de la guía de estilo que necesites. Incluso puedes vincular Docs a tareas como documentación.
Envíe invitaciones en vídeo con ClickUp Clip.
¿Quiere mejorar sus invitaciones a reuniones por correo electrónico? Envíe un mensaje de vídeo para invitar a las personas. ClickUp Clip es una sencilla herramienta de grabación de pantalla que le permite capturar su pantalla o un vídeo suyo. Es perfecta para incluir una breve explicación o un avance de la reunión. Además, añade un toque personal. Puede esbozar la Agenda, presentarse o informar a sus compañeros de trabajo si hay algún cambio en la forma de iniciar sesión en la videollamada.
Consiga la redacción y los detalles perfectos con ClickUp AI.
Lleve sus creaciones de ClickUp Docs y sus exitosos correos electrónicos de invitación a reuniones un paso más allá con ClickUp AI. Ahora, nuestras útiles herramientas de IA están integradas en Docs para facilitar la lluvia de ideas sobre invitaciones a reuniones, sugerencias de redacción exacta de invitaciones a reuniones y gestión de reuniones.
Utilice herramientas de IA para reuniones antes incluso de que estas comiencen, con el fin de completar la agenda, rellenar todos los detalles de la reunión y resumir las notas de la reunión o crear elementos de acción. Nuestras herramientas de redacción con IA preconfiguradas también cuentan con los conocimientos específicos de cada departamento para crear una biblioteca completa de invitaciones personalizadas por correo electrónico para todas las fases de marketing, ventas, contratación y gestión de proyectos internos.
Envíe un resumen posterior a la reunión con notas y recursos.
Este es un consejo adicional. Una vez finalizada la reunión, envíe otro mensaje agradeciendo a todos por su tiempo. Comente las conclusiones de la reunión y el valor específico que esta ha aportado. Con ClickUp AI, también puede enviar enlaces a las notas recién redactadas del acta de la reunión, un resumen de la misma y las tareas pendientes para cada asistente.
Deje que ClickUp se encargue del trabajo pesado de enviar invitaciones por correo electrónico a las reuniones de su equipo.
Preocuparse por la redacción específica y dudar con el ratón sobre el botón de enviar es cosa del pasado. Con las herramientas de colaboración, creatividad y documentación de ClickUp, podrá enviar siempre la invitación perfecta por correo electrónico a una reunión. Y lo que es mejor, ni usted ni su equipo tendrán que pagar por ello.
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