Los clientes son criaturas misteriosas, un poco como los gatos. ?⬛
Tienen muchas opiniones y, a veces, crees saber lo que quieren, pero resulta que no es así en absoluto.
Si puede mejorar la colaboración con sus clientes y obtener sus opiniones antes y con mayor frecuencia, evitará perder tiempo en activos que podrían no ser aprobados. Con un mejor software de colaboración con los clientes, puede mejorar su proceso, aumentar su rentabilidad y hacer que todos los proyectos funcionen a la perfección.
Descubra qué debe buscar en un software de colaboración con clientes y prepárese para adoptar una de las 10 mejores herramientas de colaboración disponibles en la actualidad. Estas 10 opciones harán que todos sus proyectos con clientes parezcan un poco más cálidos y agradables.
¿Qué es el software de colaboración con clientes?
El software de colaboración con clientes es un programa basado en la nube que le permite enviar a sus clientes documentación de incorporación, planes de proyectos, preguntas, pruebas, entregables e informes. La mayoría del software de colaboración está basado en la web, pero algunos también ofrecen aplicaciones móviles.
La idea detrás del software de colaboración con clientes es que tú y tu cliente podáis comunicaros a través de la interfaz del software, lo que te permite realizar el seguimiento de las solicitudes, los comentarios y los resultados del proyecto de tu cliente en un solo lugar. Así, todo queda claro y ordenado. ?
Pero todos hemos tenido clientes que no querían aprender a usar un nuevo software. Por eso, algunos programas de colaboración con clientes se integran con las herramientas que tú y tu cliente ya usan, lo que facilita importar correos electrónicos, mensajes de Slack, uso compartido de archivos y mucho más.
Todo seguirá estando ordenado y organizado, incluso si su cliente es un poco caótico.
¿Qué debe buscar en las herramientas de colaboración con clientes?
Estas son las funciones imprescindibles que debe tener un software de colaboración con clientes. Aunque muchas de las herramientas que destacamos a continuación ofrecen mucho más, estas cuatro funciones básicas harán que sus colaboraciones se desarrollen con mayor fluidez:
- Intercambio sencillo de archivos: Tendrá que enviar a sus clientes contratos, pruebas y otros archivos para su aprobación, por lo que su software debe facilitar el uso compartido de archivos para cargar y acceder a los tipos de archivos más comunes.
- Herramientas de comunicación intuitivas: Funciones como la mensajería instantánea, las menciones y los documentos compartidos proporcionan ayuda en tiempo real para sus esfuerzos de colaboración con los clientes en una plataforma de gestión de tareas.
- Permisos basados en roles: poder establecer límites sobre lo que tu cliente puede ver garantizará que no vea cómo se hacen las cosas ni tenga la capacidad de gestionar proyectos fuera de su trabajo específico.
- Integraciones: si ya utiliza otras herramientas de comunicación, como Slack para mensajes o Zoom para videollamadas, asegúrese de que su software de colaboración con clientes se integre con estos programas para poder importar fácilmente la comunicación con sus clientes.
Las 10 mejores herramientas de software de colaboración con clientes que puedes utilizar.
Ahora que conoce los requisitos mínimos del software de colaboración con clientes, descubra 10 herramientas que ofrecen lo máximo. Estas 10 herramientas de gestión de proyectos y tareas cuentan con las funciones que las agencias y las empresas de servicios profesionales necesitan para comunicarse con sus clientes.
Elija una herramienta de colaboración que le guste a todo su equipo para que puedan realizar su trabajo, realizar el seguimiento del éxito de los proyectos y mejorar la retención de clientes.
1. ClickUp
Si quieres gestionar todo el ciclo de vida de tus clientes y proyectos en un solo lugar, necesitas un entorno de trabajo de ClickUp.
ClickUp es, en parte, una herramienta de gestión de proyectos, en parte una herramienta de colaboración en línea, en parte una herramienta de CRM y en parte una herramienta de elaboración de informes; básicamente, es una caja de herramientas completa para tu equipo. ?️ ?
Se trata de algunos de los mejores programas de colaboración para equipos y clientes que existen, con funciones como documentos compartidos, Pizarras, mensajería instantánea, comentarios en tiempo real, intercambio de archivos y menciones. También puede realizar el uso compartido de recursos como vídeos, hojas de cálculo, diagramas funcionales y páginas web, para que su cliente y su equipo dispongan siempre del contexto que necesitan.
Y con ClickApps para la gestión de proyectos, el control de tiempo y la elaboración de informes, puede realizar un seguimiento de la carga de trabajo de su equipo. Para los gestores de proyectos, ClickUp facilita la prevención del agotamiento de los empleados y la supervisión del estado de los proyectos para evitar que los presupuestos se agoten en los proyectos de los clientes.
Además de una aplicación basada en la web, ClickUp también está disponible como aplicación móvil para iOS o Android. También se integra con tus herramientas favoritas y te permite importar datos de otros programas de gestión de proyectos y tareas, incluidos Asana, Trello, Jira, Todoist, monday.com, Wrike y Basecamp, con un solo clic.
Mejores funciones
- El CRM de ClickUp le permite ver su canal de ventas y supervisar la interacción con sus clientes. También puede integrarlo con sus correos electrónicos para ponerse en contacto con los clientes, iniciar el proceso de incorporación de clientes y enviar actualizaciones de proyectos desde un solo lugar. Y con una plantilla de CRM, puede empezar a utilizar esta función de forma rápida y sencilla.
- ClickUp Docs y ClickUp Pizarra son ideales para equipos creativos. Facilitan la colaboración en proyectos, incluso para equipos remotos. Puede intercambiar ideas, coeditar, comentar y utilizar funciones de gestión de tareas para asignar trabajo en tiempo real, de modo que su equipo y su cliente estén en sintonía desde el principio del proceso. No es necesario el uso compartido de la pantalla, ya que la vista de Documento o Pizarra de todos se actualizará en tiempo real.
- ClickUp AI le permite automatizar su trabajo, incluyendo el envío de actualizaciones automáticas a los clientes cuando un activo del proyecto está listo para su revisión. Es la primera herramienta de IA diseñada específicamente para cada rol de su organización, de modo que todo su equipo pueda trabajar de forma más rápida y eficiente.
Limitaciones
- Puede haber una curva de aprendizaje a medida que los nuevos usuarios se familiarizan con la larga lista de funciones de ClickUp.
- No todas las funciones de la aplicación web están disponibles actualmente en la aplicación móvil.
Precios
- Free Forever
- Ilimitado: 7 $ por miembro al mes.
- Empresa: 12 $ por miembro al mes.
- Corporación: Precios personalizados
- ClickUp AI: Disponible en todos los planes de pago por 5 $ al mes por miembro del entorno de trabajo.
Valoraciones y reseñas
- G2: 4,7/5 (más de 8500 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 3700 opiniones)
2. Trabajo en equipo
¡El trabajo en equipo hace que los sueños se hagan realidad! Y Teamwork, la herramienta de colaboración con clientes, hace que el trabajo con los clientes sea un sueño. ?
Este programa de software enfocado a agencias cuenta con herramientas para crear tableros de proyectos, programar tareas, supervisar la carga de trabajo de su equipo, definir el alcance de un proyecto, establecer hitos, incorporar clientes, realizar el seguimiento de las horas, generar facturas y obtener la aprobación de los clientes.
Desde el inicio del recorrido de su cliente hasta que apruebe el último producto, esta aplicación le ayudará a gestionar proyectos de varios clientes y a garantizar que se cumplan los plazos y se respete el presupuesto.
Mejores funciones
- La carga de pruebas te permite supervisar los comentarios de tus clientes en contexto y ver cómo evolucionan los activos del proyecto.
- Añadir usuarios clientes te permite controlar su acceso al proyecto, de modo que puedan ver el progreso del mismo y añadir comentarios a las tareas a las que les has dado acceso.
- Las funciones de control de tiempo registran todos tus minutos facturables y facilitan la generación de facturas.
Limitaciones
- No hay aplicación para iOS, lo que puede resultar frustrante para los usuarios de Mac que prefieren trabajar en su teléfono o tableta.
- Algunos usuarios informan de que la incorporación de su equipo llevó mucho tiempo y que puede ser más difícil enseñar a los clientes a utilizar el software que a los miembros internos del equipo.
Precios
- Free Forever
- Starter: 5,99 $ por miembro al mes.
- Entrega: 9,99 $ por miembro al mes.
- Grow: 19,99 $ al mes por miembro.
- Escala: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas
- G2: 4,4/5 (más de 1000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 800 opiniones)
¡Echa un vistazo a estas alternativas a Teamwork!
3. Runrun. it
¿Quién manda en el mundo? Los gestores de proyectos de gestión de proyectos. ?
Runrun.it es una herramienta de colaboración que te ayuda con sencillos paneles de proyectos, automatizaciones e IA que te avisa si tu proyecto se está desviando del camino. Puedes elegir entre las vistas Kanban, diagrama de Gantt y lista de tareas para ver tus proyectos a tu manera.
También ofrece imágenes claras que le ayudarán a comprender los datos de su proyecto y a supervisar su progreso y sus índices de éxito. Puede utilizar esas imágenes para comunicar su éxito a sus clientes, y puede invitar a los clientes a ver los tableros y las tareas.
Por encima de todo, Runrun.it es fácil de usar, por lo que incluso los clientes más tecnófobos no tendrán miedo de utilizar sus herramientas de colaboración con clientes. Está disponible como aplicación web, aplicación para iOS y aplicación para Android, por lo que puede utilizarla desde cualquier dispositivo.
Mejores funciones
- Los tableros de proyectos fáciles de usar permiten a los miembros de su equipo y a sus clientes realizar el seguimiento del progreso del proyecto y ver las tareas que requieren su atención.
- Los informes sobre costes, horas por proyecto y esfuerzo por tarea le ayudarán a tomar decisiones más estratégicas sobre proyectos futuros.
- Las automatizaciones facilitan la programación de proyectos y el seguimiento del progreso.
Limitaciones
- Algunos usuarios informan de que la interfaz de comentarios no se muestra con claridad, lo que puede provocar que los miembros del equipo y los clientes pierdan mensajes.
- Las funciones de elaboración de informes y análisis son limitadas en comparación con algunas de las otras herramientas de esta lista.
Precios
- Free
- Empresa: 8 $ por miembro al mes.
- Corporación: 25 $ por miembro al mes.
Valoraciones y reseñas
- G2: 4,7/5 (más de 1000 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 135 opiniones)
4. ProofHub
Prácticamente todos los programas de gestión de proyectos basados en la nube ayudan a optimizar el teletrabajo. Pero ProofHub presta especial atención a las herramientas para equipos distribuidos con sólidas funciones de comunicación y plazos que se ajustan automáticamente a las zonas horarias de sus clientes y miembros del equipo.
Así, independientemente de dónde trabajes, podrás colaborar con tus compañeros. ?
ProofHub, una de las mejores herramientas de colaboración con clientes, incluye un conjunto completo de herramientas de gestión de proyectos, elaboración de informes y administración para ayudarte a gestionar tus proyectos de principio a fin. Además, su amplia biblioteca de integraciones, que incluye Slack, Dropbox, Google Drive y One Drive, entre otras, te permite realizar el uso compartido de recursos con tus clientes en la plataforma que prefieran.
Además, se actualizará a medida que avance en el entorno de trabajo ProofHub de su equipo.
Mejores funciones
- Las solicitudes externas permiten a los clientes enviar formularios y solicitar correcciones de errores, cambios en los entregables o entregables completamente nuevos.
- Los roles personalizados le permiten establecer diferentes permisos para los clientes y los miembros del equipo, de modo que cada persona solo tenga acceso a lo que necesita.
- Las herramientas robustas de colaboración con clientes y equipos incluyen comentarios con menciones, integraciones de correo electrónico y opciones de chat individual y grupal, donde puede comunicarse rápidamente a través de mensajes instantáneos y mantener los cronogramas de los proyectos.
Limitaciones
- Muchos usuarios informan de que las opciones para ajustar las preferencias de notificación son limitadas, lo que puede dificultar la organización y priorización de las alertas.
- Este software no incluye herramientas de presupuestación, y si quieres convertir un informe de control de tiempo en una factura, tendrás que añadir una integración con Freshbooks o QuickBooks.
Precios
- Imprescindible: 45 $ al mes.
- Control total: 89 $ al mes.
Valoraciones y reseñas
- G2: 4,5/5 (más de 80 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 80 opiniones)
5. Kantata
Kantata es personalizado para agencias. Comprende todo el ciclo de vida de un proyecto de agencia, desde la presentación hasta la contratación, pasando por la lucha contra el temido alcance excesivo. ?♂️
Esta plataforma de gestión de proyectos no solo facilita una mejor comunicación entre su cliente y su equipo, sino que también cuenta con funciones de análisis avanzadas que realizan el seguimiento de los riesgos, las hipótesis, los problemas y las dependencias, así como de sus hitos de ingresos y costes.
Así, si necesita ajustar su estrategia, abordar un problema o emitir una orden de cambio, podrá verlo de un vistazo, sin tener que revisar minuciosamente hojas de cálculo aburridas con una lupa. ?️♀️
Kantata está disponible con una API integrada para Salesforce o con una API abierta, para que puedas ejecutar este programa con las herramientas que ya utilizas.
Mejores funciones
- Invite a los clientes a ver los hitos del proyecto y a dar su aprobación a medida que avanza el trabajo, en lugar de esperar al final del proyecto.
- Automatice sus flujos de trabajo y cree plantillas reutilizables que le permitan programar proyectos rápidamente.
- Visualice el calendario, el alcance y el presupuesto de su proyecto de forma simultánea para mantener todo bajo control.
Limitaciones
- Algunos usuarios afirman que este programa puede resultar difícil de manejar y desearían que ofreciera funciones más intuitivas, como arrastrar y soltar y una opción para deshacer.
- Otros usuarios informan de tiempos de carga lentos y límites en las opciones de integración.
Precios
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas
- G2: 4,1/5 (más de 1325 opiniones)
- Capterra: 4,2/5 (más de 595 opiniones)
¡Echa un vistazo a estas ideas de regalos para clientes!
6. Workzone
Workzone es un programa de gestión de proyectos con funciones avanzadas de seguimiento y elaboración de informes, así como portales seguros para clientes. Al igual que todos los programas de gestión de proyectos, permite configurar tableros de proyectos y asignar tareas, pero son funciones como el seguimiento de la carga de trabajo y los gastos las que hacen que este programa sea especialmente adecuado para las agencias.
Puede ver los proyectos de sus clientes en sus propios entornos de trabajo (o zonas), o puede ver una panorámica de todos los proyectos de sus clientes y su estado, lo que le facilitará decidir qué proyecto necesita su atención primero.
Así, cuando parezca que todos tus clientes quieren tu atención al mismo tiempo, podrás saber quién te necesita más.
Mejores funciones
- Los portales seguros para clientes le permiten crear una experiencia de marca para su cliente y establecer diferentes permisos para diferentes usuarios.
- Los paneles de control de proyectos le muestran todos los proyectos de sus clientes a la vez, para que sepa cuáles van por buen camino y cuáles necesitan atención adicional.
- Un proceso de incorporación práctico le garantiza que aprenderá a utilizar este software rápidamente y que su entorno de trabajo se configurará con todas las funciones que su equipo necesita y ninguna de las que no necesita.
Limitaciones
- Este programa es exclusivamente web, sin aplicación móvil.
- No hay versión gratuita y el coste puede resultar demasiado elevado para los usuarios que solo necesitan funciones básicas.
Precios
- Equipo: 24 $ por miembro al mes.
- Profesional: 34 $ al mes por miembro.
- Enterprise: 43 $ por miembro al mes.
Valoraciones y reseñas
- G2: 4,2/5 (más de 50 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 190 opiniones)
7. Monday. com
Si alguna vez ha sufrido el síndrome del lunes, tal vez sea el momento de probar Monday.com.
Esta plataforma de gestión de tareas y colaboración puede ayudarte a empezar los lunes, y el resto de días laborables, con buen pie, ya que facilita la visualización de lo que tú y tu equipo tenéis que hacer.
Claro, este entorno de trabajo en línea no es tan entretenido como la película «Office Space», pero ¿qué entorno de trabajo en línea lo es? ?
Puede utilizar monday.com para promover una mejor colaboración entre clientes y equipos invitando a los miembros del equipo y a los clientes a los tableros de proyectos, asignando tareas y compartiendo archivos. Este software de gestión de proyectos facilitará el trabajo en equipo y la comunicación con sus clientes.
Mejores funciones
- Los tableros de proyectos y las tarjetas de tareas le permiten planificar su proyecto y asignar tareas a los miembros del equipo, autónomos o clientes, o realizar el uso compartido de archivos para mantener el flujo del proceso de colaboración.
- Los paneles personalizados permiten realizar el seguimiento del progreso, el presupuesto y el cronograma de tus proyectos con imágenes claras, como tablas y gráficos.
- Las automatizaciones le permiten establecer reglas del tipo «si esto, entonces aquello» como desencadenantes de tareas o notificaciones cuando complete determinados pasos, de modo que pueda, por ejemplo, notificar automáticamente a los clientes cuando los entregables estén disponibles para su revisión.
Limitaciones
- Algunos usuarios afirman que las funciones de automatización pueden fallar, lo que obliga a eliminar y volver a crear manualmente las tareas defectuosas.
- Otros usuarios informan de que puede resultar complicado realizar los ajustes para las preferencias de notificaciones.
Precios
- Free
- Básico: 8 $ por miembro al mes.
- Estándar: 10 $ por miembro al mes.
- Ventaja: 16 $ al mes por miembro.
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas
- G2: 4,7/5 (más de 8400 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4070 opiniones)
8. Trello
Trello es un nombre muy popular en el ámbito de la gestión de proyectos. ?
Cualquiera que haya utilizado herramientas de gestión de proyectos en los últimos 10 años probablemente reconocerá el diseño de Trello. Se basa en procesos ágiles y utiliza un tablero Kanban para ayudar a los equipos a mantener una colaboración productiva.
Puede crear diferentes tableros para cada uno de los proyectos de sus clientes y, a continuación, ver el tablero completo del proyecto o las próximas tareas en una lista de tareas pendientes o en una vista de calendario. Este programa es ideal para la incorporación de clientes, la planificación de proyectos y el seguimiento del progreso de los mismos.
Es altamente personalizable. Puede ajustar su tablero para que se adapte a su flujo de trabajo, y puede invitar a los clientes a su propio tablero para que puedan ver los documentos de su proyecto y revisar las tareas.
Mejores funciones
- Los tableros de Trello te permiten organizar tu proyecto, programar tareas y asignarlas a los miembros de tu equipo o a tus clientes.
- Las plantillas le ayudan a configurar los tableros de proyectos de sus clientes de forma rápida y sencilla: solo tiene que rellenar los espacios en blanco.
- Cientos de integraciones le permiten conectar sus aplicaciones favoritas, como Jira, Slack, Microsoft Teams, Dropbox y Documentos de Google.
Limitaciones
- Este programa no tiene funciones integradas de elaboración de informes ni análisis, lo que puede dificultar el seguimiento del éxito de su proyecto sin añadir una integración.
- Trello tiene funciones de automatización limitadas y es más adecuado para planificar proyectos sencillos que proyectos complejos con múltiples dependencias.
Precios
- Free
- Estándar: 5 $ por miembro al mes.
- Premium: 10 $ por miembro al mes.
- Corporación: 17,50 $ por miembro al mes.
Valoraciones y reseñas
- G2: 4,4/5 (más de 13 340 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 22 680 opiniones)
9. AllClients
Si tu equipo es pequeño, AllClients es el CRM que te ayudará a mantener tus relaciones fluidas. ?♂️
Esta herramienta de gestión de clientes se diseñó pensando en las pequeñas empresas. AllClients afirma que ofrece «todo lo que necesitas y nada que no necesites». Traducción: esta herramienta es fácil de usar, pero no tiene tantas funciones como otras opciones de esta lista.
Sin embargo, para muchos propietarios de pequeñas empresas, será todo lo que necesitan. Puede almacenar la información de contacto de sus clientes en una base de datos de clientes y enviar correos electrónicos y mensajes SMS para mantenerse en contacto.
También puede realizar la automatización de muchas de sus tareas de marketing. Así, aunque tenga un equipo pequeño, no se le escapará nada.
Mejores funciones
- Las herramientas integradas de marketing por correo electrónico y comunicación le ayudan a mantenerse en contacto con sus clientes sin tener que pagar por un programa de marketing por correo electrónico independiente.
- Las automatizaciones le permiten enviar mensajes y correos electrónicos de seguimiento, para que pueda mantenerse en contacto con los clientes sin tener que dedicar horas extra.
- El diseño intuitivo facilita el inicio inmediato del uso de este programa para los usuarios.
Limitaciones
- Aunque hay un periodo de prueba gratuito de 14 días, no hay ningún plan gratuito para los usuarios que solo necesitan funciones básicas.
- Esta aplicación ofrece límites en cuanto a integración y personalización.
Precios
- Selección: 24 $ al mes
- Premium: 48 $ al mes.
- Elite: 96 $ al mes
Valoraciones y reseñas
- G2: 4,6/5 (más de 25 reseñas)
- Capterra: 4,8/5 (más de 5 reseñas)
10. Bit. IA
Si está buscando una mejor solución para compartir archivos y enviar entregables a los clientes, Bit. ai tiene los documentos necesarios para terminar el trabajo. ?
Esta herramienta de colaboración funciona tan bien para tus sesiones internas de brainstorming como para tu proceso de gestión de clientes.
Las funciones de colaboración permiten a los miembros de su equipo trabajar juntos en tiempo real, ya sea que se encuentren en la misma sala o en diferentes países. Cuando llegue el momento del uso compartido del trabajo, puede enviarlo a través de un entorno de trabajo que haya configurado específicamente para su cliente. Todo lo que tiene que hacer es mover el archivo.
De este modo, tus clientes solo verán lo que tú quieras que vean y podrás mantener tus procesos internos en secreto, como si fueran tu receta secreta. ?
Mejores funciones
- Los documentos inteligentes interactivos permiten la colaboración en tiempo real desde cualquier parte del mundo, con la posibilidad de crear tablas, gráficos, vídeos y archivos de imagen.
- Las wikis sirven como base de conocimientos donde puede almacenar información de la empresa, documentar sus procesos y políticas, o añadir información sobre proyectos para cada cliente.
- Los entornos de trabajo para clientes mantienen tus proyectos organizados. Puedes invitar a las partes interesadas y mover documentos entre tu entorno de trabajo interno y el del cliente cuando estén listos para el uso compartido.
Limitaciones
- Algunos usuarios informan de que puede resultar difícil crear y compartir documentos, y los lectores tienen que realizar pasos adicionales para acceder a los documentos utilizados de forma compartida.
- Esta plataforma está totalmente basada en la web, por lo que no hay aplicaciones de escritorio ni móviles.
Precios
- Plan Free
- Plan Pro: 8 $ por miembro al mes.
- Plan Business: 15 $ al mes por miembro.
Valoraciones y reseñas
- G2: 4/5 (más de 19 reseñas)
- Capterra: 5/5 (más de 8 reseñas)
La colaboración de última generación comienza con ClickUp.
Hay muchos programas que pueden ayudarte a gestionar los proyectos de tus clientes, pero si quieres llevar la colaboración con tus clientes al siguiente nivel, necesitas pizarras, documentos compartidos, mensajería instantánea, comentarios y todo lo que facilite el trabajo conjunto en tiempo real.
ClickUp está diseñado para la lluvia de ideas. Está diseñado para el uso compartido. Está diseñado para colaborar. Está diseñado para todo lo que necesitan las agencias y las empresas de servicios profesionales. ?
Además de las funciones de colaboración, también obtendrá gestión avanzada de proyectos, elaboración de informes, gestión de recursos e integraciones con miles de otras aplicaciones, todo en un solo lugar. Ahora, gestionar los proyectos de los clientes ya no será como intentar pastorear gatos. ?⬛
Empieza gratis para ver si ClickUp se adapta a tus necesidades de software de colaboración con clientes.