En un proyecto ágil, abordar todas las tareas de la lista de tareas pendientes puede resultar abrumador, a menos que usted y su equipo tengan habilidades sobrehumanas.
Es como si te entregaran un mapa del tesoro sin ninguna «X» que marque el lugar. Todos los puntos parecen prometedores, pero no tienes ni idea de por dónde empezar a excavar.
Entonces, ¿cuál es el secreto para mantener la productividad y abordar primero el trabajo más importante? Es sencillo: priorizar el backlog.
Esta inteligente estrategia ayuda a su equipo a gestionar todas las demandas competitivas, garantizando que las tareas más importantes reciban la atención que merecen.
En este artículo, analizaremos las formas clave de priorizar su cartera de productos y alcanzar sus metas empresariales.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Priorizar el backlog del producto ayuda a los equipos ágiles a mantenerse centrados en tareas de alto valor.
- La lista de tareas pendientes es una lista dinámica de tareas, funciones y correcciones de errores para el desarrollo de productos.
- Entre los factores clave para establecer prioridades se incluyen los comentarios de los clientes, las metas empresariales, la demanda del mercado, la viabilidad técnica, las dependencias, el riesgo y la capacidad del equipo.
- Los miembros clave del equipo en este proceso son el propietario del producto, el Scrum Master, el equipo de desarrollo y las partes interesadas.
- Entre las técnicas de priorización más comunes se incluyen la clasificación por pilas, el método MoSCoW, la matriz de valor frente a esfuerzo, el modelo Kano, la puntuación RICE y las historias de usuario.
- Para priorizar de forma eficaz, comprenda la visión del producto, aplique técnicas ágiles, divida las tareas grandes, realice el seguimiento del progreso, comuníquese con el equipo y reevalúe periódicamente.
- Herramientas como ClickUp pueden simplificar el proceso con vistas personalizables, plantillas y seguimiento del progreso para mantenerte al día con tu lista de tareas pendientes.
¿Qué es una lista de tareas pendientes del producto?
La lista de tareas pendientes de un producto es un elemento esencial de Scrum: una lista de tareas, funciones y mejoras que el equipo aborda para desarrollar un producto. La hoja de ruta mantiene al equipo organizado y alineado, asegurando que todos sepan lo que hay que hacer.
He aquí por qué el backlog de productos es crucial:
- Ofrece flexibilidad para adaptarse: Puede ajustarse a los cambios en las tendencias del mercado, las necesidades de los clientes y las metas de la organización, lo que mantiene al equipo ágil y receptivo.
- Crea una hoja de ruta hacia el éxito: asegura que siempre trabajes en lo que más importa y que tus esfuerzos se ajusten a las metas de la empresa.
- Actúa como fuente de referencia para el equipo: Actúa como punto de referencia central para el equipo de desarrollo y mantiene a todos en sintonía.
- Desglosa las ideas: Transforma conceptos de alto nivel en tareas claras y viables que son fáciles de llevar a cabo.
- Se centra en lo que importa: mantiene al equipo totalmente centrado en las prioridades que aportan más valor, con mínimas distracciones.
- Impulsa la colaboración: proporciona visibilidad de las tareas y el progreso, lo que mejora el trabajo en equipo y la comunicación en todos los ámbitos.
- Ayuda a priorizar el trabajo: ayuda al equipo a centrarse en las tareas en función de su importancia, impulsando la realización de las tareas más valiosas en primer lugar.
La lista de tareas pendientes de Agile Scrum es una lista dinámica de funciones o planes deseados. La lista de tareas pendientes del sprint se centra en las tareas que el equipo abordará en un sprint determinado.
Cada sprint extrae tareas de la lista de tareas pendientes del producto que se ajustan a la hoja de ruta del producto, lo que garantiza un progreso constante y un valor comercial continuo.
Comprender la priorización de la lista de tareas pendientes del producto
La lista de tareas pendientes del producto es fundamental para gestionar el desarrollo de un producto en Agile. Sin embargo, no todas las tareas de la lista son iguales.
Imagina que eres chef en un restaurante muy concurrido con una despensa llena de ingredientes (tareas). No puedes cocinar todo a la vez, así que estableces prioridades en función de los pedidos: algunos requieren más tiempo y otros se preparan más rápido.
Así es como funciona la priorización de la lista de tareas pendientes. Se trata de decidir qué tareas deben abordarse primero, cuáles pueden esperar y cuáles pueden haber dejado de ser necesarias. Es un equilibrio entre las soluciones a corto plazo y las mejoras a largo plazo, que garantiza que se aborden primero las funciones más críticas sin perder de vista el panorama general.
Pero antes de empezar, debe conocer los factores que contribuyen al proceso de priorización.
Factores clave a tener en cuenta al priorizar el backlog del producto
La priorización se centra en las tareas que tendrán un impacto más significativo en los usuarios y en la empresa. Tenga en cuenta estos factores:
- Comentarios de los clientes: ¿Qué es lo que más desean sus clientes? Priorice las tareas que marcarán una diferencia significativa para ellos basándose en las solicitudes de los clientes.
- Metas empresariales: ¿La tarea se ajusta a las metas de su empresa? Asegúrese de que el trabajo al que da prioridad tenga compatibilidad con las metas a largo plazo.
- Demanda del mercado: ¿Necesita responder a alguna tendencia urgente o a los movimientos de la competencia? Las demandas del mercado pueden influir en lo que se debe abordar en primer lugar como trabajo pendiente.
- Viabilidad técnica: ¿Es la tarea técnicamente posible en este momento? Algunos elementos pueden ser más difíciles de lograr debido a restricciones de recursos o limitaciones técnicas.
- Dependencias: algunas tareas no se pueden realizar hasta que otras hayan finalizado. Realice un seguimiento de las dependencias y aborde las tareas que deben completarse primero.
- Riesgo y complejidad: si algo es arriesgado o especialmente complicado, puede que sea mejor abordarlo cuanto antes para que no se convierta en un problema mayor más adelante.
- Disponibilidad de recursos: ¿De cuánta capacidad dispone su equipo? Asegúrese de ser realista sobre lo que se puede hacer en función de la disponibilidad y las habilidades de su equipo.
👀 ¿Sabías que... Las empresas que se centran en la experiencia del cliente experimentan un aumento del 80 % en sus ingresos, y las que le dan prioridad son un 60 % más rentables que las que no lo hacen?
El rol de los diferentes miembros del equipo en la priorización de la cartera de productos
La priorización de la cartera de productos no es un esfuerzo individual. Implica la participación de varios miembros del equipo de productos, cada uno de los cuales aporta una perspectiva única. A continuación se explica cómo contribuyen los diferentes miembros del equipo:
- Propietario del producto: el PO lidera el proceso de priorización de la cartera teniendo en cuenta el valor comercial, las necesidades de los clientes y las aportaciones de las partes interesadas.
- Scrum Master: El Scrum Master facilita el proceso, garantizando que el equipo siga los principios ágiles, elimina los obstáculos y ayuda al PO a priorizar las tareas.
- Equipo de desarrollo: el equipo de desarrollo proporciona información técnica sobre la viabilidad y la complejidad de las tareas, lo que influye en la prioridad en función del esfuerzo, las dependencias y los requisitos técnicos.
- Partes interesadas: sus comentarios y aportaciones, tanto desde el punto de vista de la empresa como del cliente, garantizan que la lista de tareas pendientes refleje lo que es más importante para los usuarios finales y las metas de la organización.
Estrategias eficaces para priorizar una lista de tareas pendientes de un producto
La priorización de la cartera de productos es esencial para garantizar que su equipo se centre en las tareas más críticas en los momentos oportunos. Permite ofrecer un valor más rápido a los clientes, al tiempo que garantiza un uso eficiente de los recursos.
A continuación, le ofrecemos algunas técnicas prácticas para priorizar la lista de tareas pendientes:
1. Clasificación por rangos
La clasificación por pilas es un método sencillo pero eficaz para clasificar los elementos de su lista de tareas pendientes de más importante a menos importante.
Divida sus tareas en:
- Elementos de alta prioridad: se sitúan en la parte superior de su lista de tareas pendientes y son los primeros en recibir atención.
- Elementos de baja prioridad: se colocan en la parte inferior y se pueden revisar una vez que se hayan completado las tareas más urgentes.
Esto mantiene las cosas sencillas, lo que ayuda a su equipo a centrarse en lo que realmente importa y a ofrecer valor rápidamente.
📍Ejemplo:
Imagina que eres el gestor de productos de una aplicación de banca móvil. Tu equipo está haciendo malabarismos con varias solicitudes de funciones, entre las que se incluyen:
- Mejoras en el inicio de sesión biométrico (alta prioridad: mejora la seguridad y la experiencia del usuario).
- Actualización de la interfaz de usuario en modo oscuro (prioridad media: mejora la estética, pero no afecta a las funciones).
- Temas personalizables para aplicaciones (prioridad baja: una función interesante, pero no esencial).
Mediante el uso de la clasificación por pilas, se garantiza que la actualización de seguridad se aborde en primer lugar, seguida de las mejoras de usabilidad, mientras que las actualizaciones estéticas esperan hasta que las funcionalidades básicas estén en su sitio. De esta manera, su equipo se mantiene centrado en ofrecer el máximo valor sin distraerse con tareas menos críticas.
2. Método MoSCoW
El método MoSCoW es una forma sencilla de clasificar los elementos de su lista de tareas pendientes. Clasifíquelos en cuatro categorías:
- Imprescindible: Funciones críticas esenciales para que el producto funcione correctamente.
- Should have (Debería tener): Funciones importantes, pero no críticas, que pueden mejorar el producto.
- Could have (Podría tener): Funciones deseables que no son urgentes.
- Won't have (No tendrá): Funciones que no son necesarias para la iteración actual.
De este modo, su equipo podrá centrarse mejor en las funciones oportunas.
💡Consejo profesional: MoSCoW se combina a menudo con el timeboxing, donde un plazo fijo obliga a centrarse en los requisitos más críticos.
3. Matriz de valor frente a esfuerzo
Este método evalúa cada elemento en función del valor que aporta y del esfuerzo que requiere su implementación. Añada sus tareas a cuatro cuadrantes:
- Alto valor, bajo esfuerzo: priorice estos elementos, ya que son los que ofrecen un mayor retorno de la inversión.
- Alto valor, gran esfuerzo: importante, pero puede requerir más recursos.
- Bajo valor, bajo esfuerzo: se considera para resultados rápidos o de baja prioridad.
- Bajo valor, alto esfuerzo: menor prioridad debido al alto coste y al bajo rendimiento.
💡Consejo profesional: para obtener una visión más visual de sus cuadrantes, utilice la plantilla de matriz de prioridades de ClickUp.
4. Modelo Kano
Según PwC, uno de cada tres clientes (32 %) dejaría de comprar una marca que le gusta tras una sola mala experiencia.
No es de extrañar que mantener a los clientes satisfechos sea uno de los principales mandamientos para el éxito empresarial.
El modelo Kano es una forma de clasificar las funciones de los productos en función de su impacto en la satisfacción del cliente.
Divide las funciones en cinco categorías:
- Necesidades básicas: lo imprescindible; si falta, los clientes se sentirán decepcionados, pero tenerlo no necesariamente impresionará a nadie. En el caso de una aplicación de seguimiento de actividad física, los usuarios esperan que cuente los pasos, y su ausencia sería un factor decisivo.
- Necesidades de rendimiento: estas mejoran la satisfacción del cliente cuanto más se entrega, como una sincronización más rápida de la app con dispositivos portátiles: los usuarios lo aprecian cuando es rápido y, cuanto más rápido es, más contentos están.
- Necesidades de emoción: Las agradables sorpresas que superan las expectativas de los clientes. En nuestro ejemplo, serían las recomendaciones de entrenamiento personalizadas basadas en IA: los clientes no lo esperan, pero cuando lo descubren, se emocionan.
- Necesidades indiferentes: Funciones que no son muy importantes para los usuarios. Un ejemplo son los colores personalizables de los iconos de las aplicaciones: algunos usuarios pueden cambiarlos una vez, pero esto no afecta significativamente a su experiencia.
- Necesidades inversas: funciones que a algunos clientes les pueden encantar, pero que a otros les resultan molestas, por ejemplo, el uso compartido constante en redes sociales para cada entrenamiento.
El modelo Kano le ayuda a priorizar en qué trabajo realizar a continuación.
👀 ¿Sabías que...? Una encuesta realizada por el Scrum Institute reveló que los equipos que celebran reuniones de preparación de forma sistemática registran un 50 % menos de defectos en sus lanzamientos de software en comparación con aquellos que omiten esta práctica esencial.
5. Modelo de puntuación RICE
El modelo de puntuación RICE puede ayudar a priorizar el backlog basándose en cuatro factores clave. Así es como funciona:
- Alcance: ¿A cuántas personas afectará esta función? Cuanto mayor sea el alcance, más significativo será el impacto.
- Impacto: ¿En qué medida esta función mejorará la experiencia del usuario o marcará la diferencia para la empresa? Un impacto elevado significa grandes recompensas.
- Confianza: ¿Qué grado de confianza tiene en sus estimaciones de alcance, impacto y esfuerzo? Cuanta más confianza tenga, más sólida será su decisión.
- Esfuerzo: ¿Cuánto tiempo o recursos requerirá esta función? Cuanto menor sea el esfuerzo, mejor será el rendimiento.
Al asignar puntuaciones a cada factor y calcular el total, puede determinar rápidamente en qué iniciativas vale la pena invertir.
6. Historias de usuario
Las historias de usuario describen una función o característica desde la perspectiva del usuario que la utiliza. Ayudan a los equipos a centrarse en qué hay que crear y por qué es importante.
📌 Por ejemplo: Como comprador, quiero guardar la información de mi tarjeta de crédito para poder realizar el pago más rápidamente la próxima vez.
Las historias de usuario son fundamentales porque se centran en las necesidades del usuario, lo que garantiza que cada función contribuya a resolver un problema real.
Cómo priorizar una lista de tareas pendientes de un producto
Aunque los detalles pueden variar de un equipo a otro, los siguientes pasos suelen aplicarse a la hora de priorizar eficazmente el backlog de un producto:
Paso 1: Comprenda la visión y las metas de su producto.
Antes de sumergirse en su lista de tareas pendientes, es fundamental comprender la visión y las metas de su producto. Como artefacto de scrum, su lista de tareas pendientes debe alinearse con esas metas para centrarse en las funciones más impactantes.
Su visión debe seguir siendo la estrella polar que guíe cada decisión. Pregúntese: ¿cómo contribuirá cada función al panorama general? Una priorización implacable garantiza que solo las tareas más valiosas lleguen a la cima.
Configurar su proyecto en una herramienta de gestión de la cartera de productos como ClickUp simplifica este proceso. Añada sus hojas de ruta y sprints a esta «aplicación para todo el trabajo» para empezar rápidamente.
ClickUp para equipos de producto ofrece sólidas funciones de gestión de productos, lo que ayuda a su equipo a definir mejor las metas, realizar el seguimiento del progreso y sincronizar los elementos pendientes con su visión.
¿Necesita ayuda para empezar? Empiece a trabajar con la plantilla de lista de tareas pendientes de ClickUp. Perfecta tanto para principiantes como para usuarios experimentados, agiliza el proceso de creación y categorización de la lista de tareas pendientes del PO.
Tu equipo puede utilizar el formulario de envío de tickets de la plantilla para añadir sus elementos con prioridad en cuestión de segundos. El PO, y el resto del equipo, pueden entonces utilizar seis vistas predefinidas para leer los elementos y priorizarlos.
💡Consejo profesional: Si eres nuevo en la gestión de backlogs, las plantillas de backlog de productos pueden ser un punto de partida útil. Te proporcionan marcos ya preparados y buenas prácticas que puedes empezar a implementar de inmediato, lo que te ahorrará tiempo y eliminará obstáculos.
Paso 2: Establezca prioridades utilizando técnicas ágiles.
Ahora que conoce las técnicas de priorización ágil más impactantes, elija una, como el método MoSCoW o el modelo Kano, para comenzar a categorizar los elementos de su lista de tareas pendientes.
Asegúrese de incluir la priorización de funciones en su proyecto. Esto permitirá a su equipo analizar las necesidades y solicitudes de los clientes, las metas empresariales y la viabilidad técnica.
Estos métodos le ayudarán a identificar cuáles son las funciones que tienen mayor impacto y cuáles pueden posponerse, garantizando que las funciones más valiosas se entreguen primero.
ClickUp ofrece varias herramientas para simplificar la priorización. Con ClickUp Task Priorities, puede asignar fácilmente a las tareas niveles de prioridad alto, medio o bajo y ordenarlas o filtrarlas en consecuencia, para que nada importante se le escape.
Con las vistas personalizadas de ClickUp, puede visualizar las tareas agrupadas por prioridad en tableros Kanban o listas, utilizar diagramas de Gantt para analizar dependencias y cronogramas, y supervisar la carga de trabajo y la planificación de la capacidad con la vista Equipo.
💡Consejo profesional: ¿No sabe por dónde empezar? ¡Deje que las plantillas de priorización de ClickUp hagan el trabajo pesado por usted!
Paso 3: Divida las tareas grandes en partes más pequeñas y manejables.
Una vez que haya priorizado su lista de tareas pendientes, probablemente descubrirá que algunas tareas son demasiado grandes o complejas para considerarse una sola unidad de trabajo.
Para la gestión de proyectos scrum, es esencial dividir estas tareas abrumadoramente grandes en subtareas más pequeñas y manejables. Cree conjuntos de funciones complejos e implemente las correcciones de errores más extensas creando tareas y subtareas de ClickUp que se puedan completar en un solo sprint.
Por ejemplo, en lugar de perseguir una tarea vaga como «Crear una pasarela de pago», divídala en pasos factibles como «Configurar la API de pago», «Diseñar la página de pago» y «Probar la funcionalidad de pago».
Las tareas más pequeñas son más fáciles de asignar, realizar el seguimiento y completar, lo que permite mantener un alto nivel de dinamismo.
Y una vez que haya establecido sus subtareas, aproveche la magia de las automatizaciones de ClickUp.
Configure alertas y notificaciones automáticas para avisar a su equipo cuando haya habido progreso en las tareas y subtareas importantes. Las automatizaciones también pueden proporcionar recordatorios a los miembros del equipo sobre las fechas límite próximas para que nada se pase por alto.
💡Consejo profesional: ¿Necesita una plantilla de backlog sólida para realizar el seguimiento de las tareas que requieren mucho esfuerzo y los objetivos cambiantes? La plantilla de backlog de ClickUp Sprint le permitirá ponerse en marcha en muy poco tiempo.
Paso 4: Realice el seguimiento del progreso
El seguimiento del progreso es clave para gestionar su lista de tareas pendientes y garantizar que su equipo avance según lo planificado. No se trata solo de saber qué tareas se han completado, sino también de detectar posibles obstáculos con antelación y realizar los ajustes necesarios.
Una forma eficaz de hacerlo es trabajar con los paneles de control de ClickUp, que le ofrecen una panorámica en tiempo real del progreso de su equipo. Puede crear paneles personalizados para realizar un seguimiento del estado de cada tarea, función o sprint. Esto le permite medir la velocidad del sprint, identificar los obstáculos y ajustar el rumbo según sea necesario.
Paso 5: Comuníquese y colabore con su equipo
La comunicación y la colaboración eficaces son fundamentales para el éxito de cualquier proyecto ágil. Una vez que haya priorizado y desglosado las tareas, es fundamental mantener la conversación. Las reuniones periódicas, los bucles de retroalimentación y los canales de comunicación abiertos ayudan a garantizar que todos se mantengan alineados y centrados en las mismas metas.
📮ClickUp Insight: Alrededor del 41 % de los profesionales prefieren la mensajería instantánea para la comunicación en equipo. Aunque ofrece intercambios rápidos y eficientes, los mensajes suelen dispersarse en múltiples canales, hilos o mensajes directos, lo que dificulta la recuperación de la información posteriormente.
Con una solución integrada como ClickUp Chat, tus hilos de chat se correlacionan con proyectos y tareas específicos, lo que mantiene tus conversaciones en contexto y fácilmente disponibles.
Cada carpeta o proyecto en ClickUp recibe automáticamente su propio canal de chat. Esta organización permite mantener debates centrados en proyectos específicos sin saturar los chats generales.
ClickUp Chat aprovecha la inteligencia artificial para mejorar la productividad. Funciones como AI CatchUp resumen las conversaciones perdidas, mientras que AI Task Creation puede generar automáticamente tareas a partir de mensajes de chat, optimizando los flujos de trabajo.
Puede fijar mensajes importantes a las tareas para consultarlos fácilmente, y FollowUps le ayuda al seguimiento de los elementos pendientes de las conversaciones, lo que garantiza que las discusiones críticas se traduzcan en tareas viables.
Paso 6: Evalúa y ajusta los backlogs de forma coherente.
Los equipos ágiles saben que la flexibilidad es clave. La lista de tareas pendientes del producto no es una tarea que se realiza una sola vez, sino que requiere revisiones y ajustes periódicos para mantenerse alineada con las prioridades cambiantes, las demandas del mercado o los nuevos conocimientos.
La gestión regular de la lista de tareas pendientes también alinea sus prioridades con la visión y las metas de su producto.
Las evaluaciones periódicas le permiten reordenar las prioridades, añadir nuevas tareas o eliminar los elementos que ya no son necesarios. Con la gestión de tareas de ClickUp, puede ajustar fácilmente su lista de tareas pendientes, mover tareas y añadir nuevos elementos.
Configure revisiones periódicas o sincronícelas con su calendario de sprints para garantizar que su lista de tareas pendientes siga siendo relevante y esté actualizada. Las actualizaciones y notificaciones en tiempo real informan a su equipo de cualquier cambio, lo que permite que todos se centren en las tareas más importantes.
A fin de cuentas, configurar sprints puede ser tan complicado como ejecutarlos. Con la plantilla de backlogs y sprints de ClickUp, tu PO puede estar tranquilo sabiendo que todas las tareas clave están cubiertas.
Si eres un Scrum Master y buscas una plantilla que mantenga tu backlog alineado y ejecute sprints y retrospectivas de sprint en un solo lugar, esta es perfecta para ti.
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Utilizamos ClickUp para realizar el seguimiento de nuestros proyectos de desarrollo de software internos; gestionar múltiples proyectos y equipos me facilita las cosas, es una de las mejores herramientas que he utilizado hasta ahora para gestionar mis proyectos scrum y ágiles modernos.
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Priorice sin esfuerzo su lista de tareas pendientes con ClickUp.
En un equipo ágil, su backlog de productos debe ser un activo poderoso. Sin embargo, sin actualizaciones constantes y una priorización adecuada, puede frenar a su equipo. ¡Ahí es donde ClickUp entra en juego para marcar la diferencia!
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Con funciones como la priorización mediante arrastrar y soltar y campos personalizables para resaltar las prioridades principales, ClickUp facilita la organización. Los espacios colaborativos también permiten la aportación fluida del equipo, convirtiendo su lista de tareas pendientes en un potente motor para el éxito, en lugar de un obstáculo.
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