Cómo realizar una evaluación de software de gestión de proyectos: Un enfoque práctico

Gestionar un proyecto es como orquestar una sinfonía, y el software de gestión de proyectos es el director de orquesta que se asegura de que todas las notas encajen.

Una herramienta de gestión de proyectos da visibilidad a cada tarea, controla el progreso y los cronogramas y facilita la colaboración. Sin embargo, no todas las herramientas se adaptan a todos los equipos, por lo que es esencial evaluar detenidamente el software de gestión de proyectos antes de tomar una decisión.

Gestión de proyectos evaluación de software es más que sopesar funciones y capacidades. Es una evaluación interfuncional de la utilidad, aplicabilidad y valor a largo plazo de la solución informática.

En este sentido, examinamos más de 10 parámetros clave para facilitar esta evaluación.

Resumen de 60 segundos ⏰

La selección del software de gestión de proyectos adecuado requiere evaluar las herramientas en función de criterios clave, como:

Precios: Rentabilidad para su presupuesto Facilidad de uso: Interfaces y aplicaciones móviles fáciles de usar Colaboración: Funciones para una comunicación y un trabajo en equipo fluidos Capacidades: Automatización, seguimiento en tiempo real, gestión de recursos y análisis Compatibilidad: Integración con otras herramientas y escalabilidad para el crecimiento futuro Soporte: Medidas de seguridad, incorporación y servicio al cliente receptivo

**Principales herramientas de gestión de proyectos ClickUp, Asana, Monday.com, Wrike y Trello destacan por reunir estos requisitos.

Proceso de evaluación:

• Define tus necesidades
• Lista y categorización de las funciones esenciales
• Explorar y preseleccionar herramientas
• Probar plataformas y recoger opiniones del equipo
• Analizar los resultados para elegir la más adecuada

Entender el software de gestión de proyectos

Piense en el software de gestión de proyectos como el cuartel general virtual de su equipo. Es donde se planifican, organizan y ejecutan los proyectos. Es un hub para centralizar tareas, cronogramas e interacciones, que permite a los miembros del equipo trabajar de forma más inteligente en lugar de con más esfuerzo.

Las principales funciones de cualquier herramienta de gestión de proyectos son la gestión de tareas, la gestión de recursos, el seguimiento de progresos y la elaboración de informes.

Las herramientas modernas de gestión de proyectos ofrecen automatización, colaboración en tiempo real, capacidades de IA e integraciones perfectas para espacios de trabajo digitales flexibles.

➡️Read Más: 10 tipos diferentes de software de gestión de proyectos

Criterios para evaluar el software de gestión de proyectos

Seleccionar la herramienta de gestión de proyectos adecuada es algo más que marcar casillas en una lista. Se trata de garantizar que su equipo de proyecto disponga de los medios necesarios para resolver problemas del mundo real y ejecutar planes a escala.

Estos son los criterios que debe tener en cuenta:

Precio y rentabilidad

Los gestores de proyectos deben centrarse en la rentabilidad del software, no sólo en su coste. Deben evaluar si sus funciones se ajustan a las necesidades actuales y futuras del equipo.

A continuación, hay que comparar los precios escalonados y el valor que ofrece cada opción. Por último, hay que tener en cuenta los costes ocultos o recurrentes, como las integraciones premium, la formación y la implementación, para no salirse del presupuesto.

Ejemplo: Imagine que su equipo es pequeño, pero planea duplicar su tamaño en dos años. Opte por una herramienta que ofrezca escalabilidad en los niveles de precios para que pueda actualizar sin problemas sin incurrir en costes innecesarios por adelantado.

Utilidad y facilidad de uso

La facilidad de uso de su funciones del software de gestión de proyectos repercute en el rendimiento y la productividad de su equipo de proyecto.

Busque herramientas de gestión de proyectos con funciones fáciles de usar. Piense en funciones de arrastrar y soltar, flujos de trabajo personalizables, visualización de datos del proyecto mediante Gráficos de Gantt tableros Kanban, etc.

Sus herramientas fáciles de usar aportan valor desde el primer día, lo que lo convierte en el mejor software de gestión de proyectos en todas las situaciones, desde proyectos básicos a complejos

Ejemplo: Imagine que su equipo se está preparando para la puesta en marcha urgente de un proyecto para un cliente. Una herramienta con plantillas prediseñadas para flujos de trabajo y asignaciones de tareas le permite configurar todo el plan del proyecto en cuestión de minutos, lo que permite al equipo sumergirse de inmediato en la ejecución sin perder tiempo en la configuración manual.

Compatibilidad con apps móviles

Sus herramientas deben estar a la altura de las exigencias de proyectos complejos como la construcción, el sector inmobiliario, los seguros y la atención sanitaria, y permitir la productividad más allá del escritorio.

Busque una app de gestión de proyectos con todas las funciones para dispositivos iOS y Android. Esta app debe ofrecer actualizaciones en tiempo real, revisiones del progreso del proyecto y comunicación con el equipo en cualquier momento y lugar.

Estas funciones y la funcionalidad offline son una combinación ganadora, sobre todo cuando el proyecto implica trabajo de campo en zonas de baja o nula conexión (a internet).

Ejemplo: Imagina que estás gestionando un proyecto de construcción con trabajadores in situ. Una app móvil que ofrezca actualizaciones en tiempo real y funciones offline garantiza el seguimiento del progreso, incluso en zonas con conexión (a internet) limitada.

Canales de comunicación

Una comunicación eficaz alinea a los equipos de proyecto. El software Top conecta a los miembros a través de varios canales, como chatear en tiempo real, videoconferencias, grabaciones de pantalla, tablones de mensajes y comentarios.

La comunicación centralizada reduce la dependencia de aplicaciones externas, mantiene los debates centrados y fomenta la transparencia, la responsabilidad y el trabajo en equipo, refuerzo de la gestión de proyectos .

Ejemplo: Supongamos que un equipo de diseño comparte actualizaciones por correo electrónico mientras que el equipo de desarrollo confía en Slack. Una plataforma centralizada como ClickUp elimina los silos, permitiendo a cada miembro del equipo ver las actualizaciones contextuales dentro de las tareas.

Integración del correo electrónico

envía y recibe correos electrónicos directamente en_ ClickUp sin salir de la aplicación Aunque las herramientas de gestión de proyectos son compatibles con la comunicación multicanal, también deberían integrar la función de correo electrónico.

Las herramientas de gestión de proyectos con integración nativa del correo electrónico permiten a los equipos convertir correos electrónicos en tareas, compartir actualizaciones sin cambiar de plataforma y enlazar hilos de conversación a una tarea o proyecto concretos.

Al hacerlo, se aumenta la eficacia y se evitan instancias de falta de comunicación. Además, es mucho más fácil clasificar un único rastro de correos electrónicos. Esta consolidación aporta contexto a las decisiones clave y garantiza que no se pierda ningún detalle crítico.

Ejemplo: Imagine que recibe una actualización por correo electrónico de un proveedor sobre un retraso en un envío. Con la integración del correo electrónico, puede etiquetar la actualización directamente en la tarea de logística del proyecto, lo que garantiza que el cambio sea visible al instante para todas las partes interesadas.

¿Sabía que...? 31% de las personas se comunican con sus colegas principalmente por correo electrónico.

Medidas de seguridad

La seguridad es crucial, sobre todo cuando se trata de datos sensibles o confidenciales.

La solución de gestión de proyectos debe contar con potentes funciones de seguridad, como cifrado de datos, autenticación de dos factores, inicio de sesión único, permisos de usuario personalizables y acceso basado en cuentas.

Además, para mantener y salvaguardar la integridad de los datos, una plataforma de gestión de proyectos basada en la nube debe cumplir con estándares de la industria como el GDPR o SOC 2.

Y lo que es más importante, los proveedores de software de gestión de proyectos deben publicar actualizaciones periódicas del software y parches de seguridad para reforzar la seguridad de los datos de sus proyectos.

Ejemplo: Piense en la gestión de un proyecto sanitario en el que se almacenan datos de pacientes. Una herramienta con cifrado robusto y acceso basado en roles garantiza que la información sensible esté segura y sólo sea accesible para el personal autorizado.

Seguimiento del progreso en tiempo real

El seguimiento del progreso de los proyectos en tiempo real ayuda a los gestores a asignar recursos, poner al día a las partes interesadas, intervenir cuando sea necesario y mejorar los resultados.

Aquí es donde resultarán útiles las funciones de seguimiento del progreso en tiempo real.

Además de ofrecer visibilidad en tiempo real del estado del proyecto, fomenta la responsabilidad y la resolución proactiva de problemas para convertir los hitos en un intento correcto.

Ejemplo: Imagine una campaña de marketing a punto de lanzarse. El seguimiento en tiempo real identifica retrasos en la entrega de activos, lo que le permite reasignar recursos y evitar que se incumplan los plazos.

Gestión de recursos

Una gestión eficaz de los recursos es clave para evitar cuellos de botella y maximizar la productividad. Los gestores de proyectos necesitan un control granular de la gestión de recursos, ya sean de personal, tiempo, software o material.

Elija herramientas de gestión de recursos para gestionar calendarios, distribuir cargas de trabajo, visualizar la disponibilidad y optimizar las asignaciones en tiempo real. Este enfoque evita la sobreutilización y la infrautilización de los recursos, así como el agotamiento, sobre todo en proyectos múltiples.

Ejemplo: Imagine la gestión de una empresa de planificación de eventos con varios eventos simultáneos. Una herramienta que visualiza la asignación de recursos le permite detectar a un fotógrafo sobrecargado y reasignarlo para garantizar una ejecución sin problemas.

🔍 ¿Sabía usted? Acerca de 60% de los gestores de proyectos gestionan de dos a cinco proyectos simultáneamente

Formación e incorporación

La experiencia de formación e incorporación determina la rapidez con la que su equipo se adapta a la herramienta de gestión de proyectos.

Busque compatibilidad con el proceso de integración, como guías prácticas, tutoriales en vídeo, visitas al producto dentro de la app, sesiones de formación en directo, compatibilidad con la comunidad y guías de usuario.

Algunas herramientas ofrecen equipos de éxito de clientes y módulos de aprendizaje interactivos para ayudar a su equipo a adaptarse rápidamente al software de gestión de proyectos. Esta formación práctica durante la incorporación reduce la resistencia y permite al equipo aprovechar al máximo el potencial de la herramienta.

Ejemplo: Supongamos que en su equipo hay autónomos que no están familiarizados con sus procesos. Una herramienta con guías interactivas paso a paso les ayuda a incorporarse rápidamente, reduciendo los retrasos en el inicio de sus tareas.

Soporte al cliente

Un soporte al cliente fiable puede ahorrarle horas de trabajo, sobre todo cuando se trata de problemas críticos. Busque un proveedor de software de gestión de proyectos que ofrezca soporte al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana, a través de múltiples canales: chatear en directo, correo electrónico y teléfono, por nombrar algunos.

Además, explore el foro de la comunidad y la base de conocimientos de la herramienta para evaluar sus capacidades de autoservicio y solución de problemas, garantizando la compatibilidad en cada fase.

Ejemplo: Supongamos que un error interrumpe la asignación de tareas durante el lanzamiento de un proyecto. El acceso inmediato a un agente de chat en directo minimiza el tiempo de inactividad y mantiene el proyecto en marcha.

Capacidades de automatización

Descubra las Automatizaciones ClickUp

ClickUp usando lógica condicional

La automatización elimina las tareas repetitivas, liberando a su equipo para que pueda centrarse en lo que realmente importa.

Busque un software de gestión de proyectos que sea compatible con la creación de flujos de trabajo de automatización. Ya sea la priorización y programación de tareas o las notificaciones puntuales, garantiza que su equipo de proyecto se mantenga en el buen camino.

Algunos programas avanzados de gestión de proyectos con asistentes de IA sugieren tareas de automatización para mejorar la eficiencia y la toma de decisiones.

Otra forma de automatizar la gestión de proyectos es a través de plantillas de gestión de proyectos . Estos marcos preconfigurados permiten a su equipo poner en marcha un proyecto sin tener que crear una estructura desde cero. Pendiente de configurar algunos valores, ¡el proyecto está listo!

Ejemplo: Imagina automatizar una tarea periódica como el envío de actualizaciones de estado. El ajuste de una automatización para notificar semanalmente a las partes interesadas ahorra horas de trabajo repetitivo.

Funciones de colaboración

La colaboración es comunicación en acción.

Para la eficiencia del equipo, el software de gestión de proyectos debe incluir herramientas de colaboración como espacios de trabajo compartidos, uso compartido de archivos, edición en tiempo real, comentarios de tareas, control de versiones, conversaciones en hilos y @menciones.

Además, utilice software que ofrezca funciones avanzadas como asignación de tareas, notificaciones, seguimiento y calendarios compartidos, que promueven la responsabilidad, la transparencia y la alineación del equipo hacia metas compartidas.

Ejemplo: imagina coordinarte con una agencia de diseño para un proyecto de renovación de marca. Un entorno de trabajo compartido con edición en directo de los archivos de diseño elimina las idas y venidas por correo electrónico y acelera los cronogramas de aprobación

➡️Read Más: 10 Software de colaboración en gestión de proyectos para Teams 🔍 ¿Sabías que? Casi 40% de los equipos de proyecto están formados por ¡entre seis y diez personas!

Elaboración de informes y análisis

Un buen software de gestión de proyectos dispone de potentes herramientas de (elaboración de) informes y análisis que permiten tomar decisiones basadas en datos. Ofrece paneles personalizables, información procesable en tiempo real e informes detallados sobre el rendimiento del proyecto.

Esto coloca al gestor de proyectos en el asiento del conductor y le permite tomar decisiones más inteligentes y estratégicas sobre el proyecto.

También hay que tener en cuenta funciones de gestión de proyectos como los gráficos de Gantt, los diagramas desplegables, las tendencias de rendimiento, etc., que permiten a los gestores de proyectos evaluar el progreso, predecir posibles retrasos y mantener el proyecto encarrilado.

Ejemplo: Imagine a su equipo intentando mejorar la velocidad de los sprints. Los paneles personalizables le permiten comparar datos de sprints anteriores, identificar patrones en los retrasos y aplicar estrategias para mejorar el rendimiento.

Capacidad de ampliación

El valor a largo plazo es clave a la hora de elegir un software de gestión de proyectos. Por lo tanto, opte por una solución que se adapte a las necesidades cambiantes de su empresa.

Algunos de los mejores software de gestión de proyectos ofrecen escalabilidad, lo que permite a los equipos adaptarse a la creciente complejidad de los proyectos, a equipos más grandes y a mayores cargas de trabajo. Si es necesario, pueden incluso gestionar varios proyectos en distintos sectores.

Seleccione una opción que ofrezca planes y funciones flexibles con complementos modulares para adaptarse a las necesidades actuales y a futuras ampliaciones. Así se ahorrará la molestia de tener que cambiar de herramientas y plataformas en una fase posterior.

Ejemplo: Supongamos que su empresa empieza a gestionar proyectos para clientes internacionales. Una herramienta que ofrezca interfaces multilingües y compatibilidad global se adapta perfectamente a la expansión de sus operaciones.

Capacidades de integración

Utilizar integraciones como una extensión de ClickUp Las herramientas desconectadas o incompatibles dan lugar a ineficiencias, lagunas de conocimiento y errores, que son algunos de los graves retos de la gestión de proyectos .

Necesita un software que se integre a la perfección con las herramientas, plataformas y sistemas más populares. La integración sin fisuras promueve el movimiento de datos sin restricciones y establece una única fuente de verdad en toda su organización.

Tanto si utiliza Google Drive, OneDrive, Gmail, Outlook, Slack, Zoom, Zendesk, Calendly o más, la integración unifica su espacio de trabajo digital y centraliza todos los recursos y datos.

Además, permite a los gestores de proyectos seleccionar y añadir herramientas y funciones específicas al entorno del proyecto.

Ejemplo: Imagine que lleva a cabo una campaña que se basa en datos de Salesforce y HubSpot. Una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp que se integra con ambas plataformas, recoge clientes potenciales, actualizaciones de tareas y análisis, creando un flujo de trabajo unificado.

Las 5 mejores herramientas de software de gestión de proyectos en 2024

Basándonos en los criterios anteriores, hemos preseleccionado algunos de los mejores software de gestión de proyectos. He aquí una rápida comparación de sus funciones:

Si busca software gratuito/a de gestión de proyectos o soluciones premium, a continuación le presentamos algunas de las mejores opciones:

1. ClickUp

Pruebe ClickUp gratis/a

ClickUp

ClickUp es un potente gestión de proyectos para una máxima flexibilidad en la planificación y ejecución de proyectos.

Esta herramienta mejora la gestión de proyectos combinando la gestión de tareas, el seguimiento de metas, la gestión de recursos, la automatización del flujo de trabajo y las integraciones. También se adapta a equipos de todos los tamaños, sectores y aplicaciones.

Cuenta con Cerebro ClickUp el módulo de IA de nueva generación para la gestión de proyectos. ClickUp Brain puede crear repositorios de conocimiento y gestionar tareas autónomas.

Además, tendrá acceso a una amplia biblioteca de plantillas de gestión de proyectos que le permitirán empezar desde el primer momento

Descargue una plantilla de gestión de proyectos Free

Plantilla de gestión de proyectos de ClickUp

Para empezar, Plantilla de gestión de proyectos de ClickUp simplifica la organización, el seguimiento y la gestión de proyectos, independientemente de su tamaño. Le permite desglosar fácilmente las tareas, establecer prioridades y supervisar el progreso. Esta plantilla incorpora vistas de cronogramas, flujos de trabajo y metas, y mantiene al equipo del proyecto alineado y productivo.

Funciones clave

• Visualice sus proyectos y tareas a través de múltiples vistas: tableros Kanban, diagramas de Gantt, listas, calendarios, etc.
• Supervise la productividad del equipo y de cada persona en tiempo real con funciones de seguimiento del tiempo y paneles interactivos
• Cree y organice documentación exhaustiva y wikis de información del proyecto utilizandoDocumentos de ClickUp y colabore en ellos
• Automatice los flujos de trabajo rutinarios y repetitivos con una potente automatización
• Convierta ideas abstractas en diagramas de flujo o realice lluvias de ideas con su equipo utilizandoPizarras ClickUp
  • Comuníquese de manera significativa con las partes interesadas internas y externas utilizandoChat ClickUp
    • Integración con otras apps y plataformas de productividad como Google Drive, Microsoft Outlook, Slack, Zoom, etc.

Estudio de caso: QubicaAMF agiliza sus operaciones con ClickUp*

QubicaAMF, líder mundial en soluciones de bolos y entretenimiento, tenía dificultades para gestionar equipos distribuidos en 10.000 boleras de 90 países. Utilizaron ClickUp para la consolidación de sistemas, la coordinación y colaboración de equipos y la gestión eficaz de la carga de trabajo.

Las herramientas personalizables de ClickUp y su versatilidad permitieron a QuibcaAMF mantenerse ágil, alinear equipos a nivel global, acelerar los cronogramas de entrega de proyectos y gestionar la sobrecarga de datos. Esto tuvo un efecto transformador en sus procesos, que dio como resultado:

• un aumento del 35% en la entrega puntual de los proyectos
• ahorro del 40% del tiempo que, de otro modo, se dedicaría a la elaboración de informes y gráficos
• 60% de aumento de la colaboración en equipo en toda la organización
• Consolidación de sistemas con integraciones sin fisuras

Más información sobre cómo QubicaAMF utilizó ClickUp para organizar su mundo del trabajo y ampliar sus operaciones en nuestro estudio de caso detallado .

**Ventajas

• Presenta una interfaz intuitiva y despejada con funciones de arrastrar y soltar fáciles de usar
• Soporta un generoso plan gratuito/a con funciones sustanciales, lo que lo hace ideal para particulares, autónomos y equipos pequeños
• Ofrece una gran flexibilidad y escalabilidad que permite que la herramienta crezca con su equipo
• Genera informes procesables respaldados por análisis basados en datos para impulsar una toma de decisiones eficaz

Limitaciones

• Las amplias funciones de gestión de proyectos pueden dificultar el aprendizaje
• La app, aplicación de gestión de proyectos puede ser un poco lenta en el móvil cuando se trata de grandes conjuntos de datos

➡️ Más información: Cómo utilizar la IA en la gestión de proyectos (casos de uso y herramientas)

2. Asana

via

asana https://help.asana.com/s/article/create-projects-in-asana?language=en\_US asana /%href/

Asana es un popular software de gestión de proyectos conocido por su interfaz intuitiva y minimalista. Diseñado para facilitar la colaboración, Asana pone a los equipos de proyecto en la misma página con excelentes funciones para visualizar los cronogramas de los proyectos y las dependencias de las tareas.

Su interfaz despejada y centrada en la claridad de las tareas hacen que Asana sea adecuado para proyectos que exigen concentración y una comunicación clara.

Funciones clave

• Gestiona proyectos, tareas, hitos y dependencias en la vista de cronograma
• Automatiza tareas periódicas y flujos de trabajo con herramientas de automatización de proyectos
• Priorizar y organizar tareas con etiquetas personalizadas
• Obtenga información práctica con paneles de (elaboración de) informes avanzados

**Ventajas

• Interfaz fácil de usar que facilita el uso de la herramienta de gestión de proyectos incluso a los principiantes
• Facilita la colaboración en equipo gracias a funciones como el uso compartido de archivos, los comentarios sobre tareas, etc.
• Ofrece plantillas detalladas de proyectos para los flujos de trabajo habituales

Limitaciones

• Carece de una función nativa de control del tiempo
• Los paneles de elaboración de informes sólo están disponibles en los planes Premium
• Resulta demasiado simplista para proyectos muy complejos

3. Monday.com

via Monday.com Monday.com es un sistema operativo de trabajo versátil que combina la gestión visual de proyectos con una potente automatización para ahorrar tiempo y aumentar la eficacia.

Esta herramienta cuenta con una interfaz muy visual y vibrante, que facilita la gestión de tareas. Desde ofrecer información de un vistazo hasta la compatibilidad con la colaboración en equipo, es un espacio de trabajo virtual estructurado para que los equipos tengan el trabajo terminado.

Funciones clave

• Ver el contenido de proyectos y tareas en un Tablero muy visual con columnas personalizables
• Configure plantillas de proyectos para que se ajusten a los requisitos específicos de la industria o de la función del equipo
• Supervise la productividad y genere facturas precisas con widgets de control de tiempo
• Configure la automatización para simplificar las tareas repetitivas y periódicas

**Ventajas

• Gran versatilidad para empresas y equipos de distintos sectores
• Soporta la colaboración en equipo con actualizaciones y etiquetas en tiempo real
• Permite tomar decisiones basadas en datos mediante paneles e informes personalizables

Límites

• La naturaleza altamente visual de los Tableros de Monday.com hace que la funciónentorno de gestión de proyectos excesivamente simplista
• Las opciones de almacenamiento son limitadas en los planes de nivel inferior
• No ofrece compatibilidad fuera de línea

➡️Read Más: 20 mejores herramientas de software de gestión de tareas para elevar sus flujos de trabajo

4. Wrike

www.wrike.com Wrike Wrike es una herramienta de gestión de proyectos para el seguimiento detallado de proyectos y elaboración de informes. Hace hincapié en la productividad y la personalización, por lo que es ideal para proyectos de TI, marketing y creatividad.

La herramienta cuenta con potentes funciones de gestión del trabajo, tales como asignación de recursos y control de tiempo, que permiten a los equipos mantenerse organizados y eficientes.

Funciones clave

• Mapa de tareas basadas en prioridades, dependencias y hitos
• Colabore con otros miembros del equipo en tiempo real con funciones como la edición de documentos en directo
• Personalice los flujos de trabajo y gestione los recursos en función de las necesidades del equipo
• Tome decisiones más inteligentes con paneles e informes visuales y basados en datos

**Ventajas

• Los flujos de trabajo de gestión de proyectos y las herramientas de (elaboración de) informes son altamente personalizables en función de los requisitos del proyecto
• Ofrece un entorno seguro con sólidos controles y permisos de acceso y basados en roles
• Facilita la gestión intuitiva de archivos y procesos de aprobación

Limitaciones

• La estructura de precios es restrictiva para equipos pequeños
• Requiere un proceso de integración importante para los nuevos usuarios
• La función de gestión de proyectos del plan Free es restrictiva, especialmente si se compara con la competencia

¿Sabía que...? Una de cada cuatro organizaciones utilizan actualmente programas o herramientas de gestión de proyectos.

5. Trello

vía trello Las capacidades de gestión de tareas de Trello, con un enfoque visual, lo convierten en un software de gestión de proyectos muy popular entre los estudiantes visuales. Está totalmente basado en Tableros Kanban y es adecuado para pequeños proyectos con requisitos básicos de gestión de tareas.

Los potenciadores disponibles en Trello mejoran la flexibilidad y las capacidades de integración de la plataforma. Esto permite a los gestores de proyectos personalizar sus flujos de trabajo e incluir funciones avanzadas según sus necesidades.

Funciones clave

• Organiza las tareas en Tableros, Listas y Tarjetas intuitivas para una gestión eficaz de las tareas
• Correlacionar los plazos en la vista Calendario para la planificación estratégica y la ejecución contra un cronograma
• Utilice Butler para automatizar y agilizar los flujos de trabajo del proyecto
• Añadir potenciadores para la integración con Slack, Google Drive, GitHub, etc.

Ventajas

• Simple y fácil de usar con una función de arrastrar y soltar
• La versión gratuita es compatible con tableros y miembros de equipo ilimitados
• Adecuado para la gestión de proyectos personales y profesionales

Limitaciones

• No es compatible con funciones avanzadas de (elaboración de) informes y análisis
• Plantea límites a la hora de gestionar proyectos complejos
• Los potenciadores sólo están disponibles en los planes de pago para una funcionalidad completa

Proceso de evaluación de software de gestión de proyectos: Guía paso a paso*

La selección de la mejor plataforma de gestión de proyectos es un proceso exhaustivo. He aquí una guía paso a paso para elegir el software de gestión de proyectos adecuado:

Paso 1: Defina sus necesidades

Antes de sumergirse en los muchos gestión de proyectos herramientas, documente sus necesidades tipos de proyectos tamaño y estructura del equipo, objetivos de la empresa y expectativas básicas para definir sus requisitos.

Además, tenga en cuenta las integraciones, los requisitos del sistema y la compatibilidad de los dispositivos.

Paso 2: Lista y categorización de funciones

Una vez definidas sus necesidades, divida las funciones en "imprescindibles", "deseables" y "no esenciales".

Por ejemplo, las imprescindibles deberían incluir gestión de tareas, herramientas de colaboración, elaboración de informes y análisis, e integraciones. Del mismo modo, funciones avanzadas como la automatización podrían incluirse en la categoría "agradable de tener".

Ajuste esta lista para dar prioridad a lo que su empresa, proyecto o equipo necesita de inmediato, al tiempo que deja espacio para el crecimiento y las mejoras en el futuro.

Paso 3: Explorar diferentes opciones

Comience con una investigación en línea o con una conexión (a internet) con colegas o grupos del sector para obtener pistas. Céntrese en las herramientas de gestión de proyectos que se ajusten a su sector y escala de operaciones.

Por ejemplo, una gran corporación puede necesitar funciones de gestión de carteras, mientras que una pequeña empresa podría conformarse con una simple gestión de tareas. Lista de cinco a diez herramientas de gestión de proyectos que cumplan tus criterios iniciales.

💡 Pro Tip: Utilice sitios web de revisión de software de terceros como G2, Capterra, TrustPilot, etc., para leer las reseñas y valoraciones de los usuarios de software de gestión de proyectos para entender el impacto y las capacidades de la herramienta a nivel de base.

Paso 4: Evaluar las opciones preseleccionadas

Compare los conjuntos de funciones, los precios, las opiniones de los clientes, las valoraciones y la escalabilidad para comprender lo que ofrecen.

Una vez que tenga una lista reducida, hágase a sí mismo y a su equipo preguntas clave como:

• ¿De qué manera este software de gestión de proyectos se adapta a nuestras necesidades más críticas?
• ¿Se integra esta solución de gestión de proyectos con nuestras otras herramientas?
• ¿Hay costes ocultos o complementos que necesitemos para el funcionamiento básico?
• ¿Se ajusta el coste total del software de gestión de proyectos a nuestro presupuesto?
• ¿Es la plataforma intuitiva y fácil de usar para nuestro equipo?
• ¿Puede la plataforma adaptarse a nuestras necesidades futuras?

Una evaluación tan detallada le ayudará a afinar sus opciones y a identificar soluciones que se ajusten a sus requisitos.

Paso 5: Probar la plataforma de gestión de proyectos

Aquí es donde debe realizar una evaluación práctica de la plataforma de gestión de proyectos.

Solicite una (versión de) prueba gratuita o programe una demostración para experimentar la solución de gestión de proyectos. Pruebe su facilidad de uso, capacidad de respuesta y eficacia con tareas reales, y evalúe la interfaz, la gestión de los procesos de empresa y la adaptabilidad del equipo.

Además de probar las características y funciones, evalúe las capacidades de computación en nube del software, centrándose en la escalabilidad, la accesibilidad y el rendimiento

Compruebe soluciones en la nube fiables, garantías de tiempo de actividad, disponibilidad global del servidor, sincronización en tiempo real, compatibilidad entre dispositivos y acceso sin conexión. Asegúrese del cumplimiento de normativas como GDPR/HIPAA y evalúe los protocolos de recuperación ante desastres.

Por último, debe revisarse el uso del ancho de banda y la velocidad para garantizar el rendimiento durante los picos de carga, la compatibilidad con la continuidad operativa y el trabajo híbrido/teletrabajo.

Paso 6: Recabar opiniones del equipo

El equipo es el principal usuario del software de gestión de proyectos, aparte de su gestor de proyectos. Como tal, sus opiniones importan.

Por lo tanto, pida a los miembros del equipo que participaron en la (versión de) prueba que compartan sus pensamientos y opiniones sinceros sobre la experiencia con el producto. Concéntrese en aspectos como la facilidad de uso, las mejoras de productividad y los retos a los que se enfrentaron.

Puede implicar al equipo de TI para que analice las capacidades de la plataforma en la nube y al equipo de ciberseguridad para que evalúe sus funciones de seguridad.

Obtener una opinión tan directa garantiza que la solución elegida beneficie a todos los implicados.

💡 Pro Tip: Elija entre cualquiera de nuestras 11 Plantillas gratuitas de formularios de opinión en ClickUp para obtener información práctica de su equipo de proyecto

Paso 7: Analice sus conclusiones

La fase final de la evaluación del software de gestión de proyectos consiste en consolidar todos los comentarios y datos en un documento centralizado.

Utilice un sistema de puntuación o elabore una matriz ponderada para comparar las herramientas preseleccionadas con sus requisitos iniciales y su experiencia de uso, y evalúe objetivamente en qué medida cada plataforma satisface sus necesidades.

Los criterios de evaluación del software de gestión de proyectos compartidos anteriormente funcionan bien como parámetros para dichas comparaciones. Para una evaluación equilibrada, tenga en cuenta las ventajas a largo plazo y los posibles inconvenientes.

Después, ¡todo es cuestión de tomar la decisión final!

Implementación de software de gestión de proyectos en las organizaciones

Gestión de proyectos implantación de software requiere una planificación y ejecución estratégicas para lograr una transición fluida y un intento correcto a largo plazo.

He aquí algunas buenas prácticas para una adopción e implantación eficaces:

• Garantizar la implicación de los directivos resaltando lasventajas del software de gestión de proyectos. Su compatibilidad activa influye en la aceptación y adopción por parte del equipo
• Ejemplificar cómo la solución de gestión de proyectos simplifica el trabajo e impulsa la productividad para neutralizar cualquier resistencia al cambio
• Lance un proyecto piloto en el que participen equipos más pequeños para una implantación gradual. Una vez resueltos los problemas de implantación y conseguido que el equipo se familiarice, pasar a las operaciones a gran escala.
• Planificar una estrategia de transferencia de datos por fases para evitar pérdidas y minimizar las interrupciones
• Ofrezca formación completa y compatibilidad con la incorporación mediante tutoriales, guías prácticas, seminarios de formación, talleres prácticos y otros recursos para abordar los retos habituales de su equipo
• Definir roles, responsabilidades y flujos de trabajo en el software para garantizar la transparencia, reducir la confusión y mejorar la eficiencia
• Fomente los comentarios activos de los miembros del equipo y ajuste los flujos de trabajo en función de esas aportaciones para adoptar nuevas formas de trabajar

🔍 ¿Sabía usted? Acerca de ocho de cada diez proyectos de alto rendimiento cuentan con alguna oficina de gestión de proyectos.

Conviértase en un profesional de la evaluación de software de gestión de proyectos

La evaluación del software de gestión de proyectos es crucial para el intento correcto y la eficacia del equipo. Definir criterios claros le asegura elegir la herramienta adecuada y seguir un proceso de evaluación estructurado.

Entre las diferentes plataformas de gestión de proyectos disponibles, ClickUp destaca por su capacidad para llevar muchos sombreros.

Gracias a sus potentes funciones de gestión de tareas, sus herramientas de colaboración en equipo y sus avanzadas funcionalidades, ClickUp es una solución integral y eficaz para la gestión de proyectos. Regístrate a ClickUp y compruebe cómo supera a otras herramientas de gestión de proyectos