Los proyectos tienen muchas figuras y tamaños, desde la remodelación de una casa hasta el diseño de un almacén de datos para una corporación. Incluso dentro de una organización, el equipo de ingeniería puede tener un proyecto de desarrollo de software, el de RRHH un proyecto anual de salida en equipo, el financiero un proyecto de asignación presupuestaria, etc.
Sea cual sea la escala, cada proyecto tiene sus propias complejidades. Una gestión de proyectos eficaz es la única manera de gestionar las complejidades, eliminar el despilfarro, optimizar los recursos y alcanzar la meta.
Afortunadamente, hoy en día disponemos de software que puede encargarse de ello. En esta entrada del blog, exploramos cómo puede impulsar una implementación exitosa de software de gestión de proyectos en su organización, desde el plan hasta la adopción.
Entender la implementación del software de gestión de proyectos
Para entender lo que implica la implementación de software de gestión de proyectos, necesita conocer la respuesta a varias preguntas. Vamos a ello.
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
Un software de gestión de proyectos es una herramienta digital diseñada para gestionar las actividades, recursos y tareas relacionadas con un proyecto. Un buen gestor de proyectos introduciría en el software todos los datos y eventos relacionados con un proyecto y daría visibilidad a todas las partes interesadas.
software de gestión de proyectos ClickUp
¿Qué es la implantación de software de gestión de proyectos?
La implementación de software de gestión de proyectos es el proceso de selección, ajuste y despliegue de herramientas de gestión de proyectos para varios usuarios. Más adelante, en esta entrada del blog, hablaremos del proceso paso a paso de esta actividad.
¿Cómo ha evolucionado la implantación del software de gestión de proyectos?
La propia gestión de proyectos ha evolucionado considerablemente en las últimas décadas.
La era de las hojas de cálculo: Las primeras herramientas de gestión de proyectos eran simples hojas de cálculo. Los gestores de proyectos creaban interminables tablas y gráficos para gestionar toda la información en un solo lugar. Esto era muy manual y difícil de colaborar.
Era ERP/CRM: De las hojas de cálculo, las grandes organizaciones pasaron al software de planificación de recursos empresariales (ERP) y de gestión de relaciones con los clientes (CRM), que les permitía gestionar tareas relacionadas con proyectos concretos. Por ejemplo, CRM podía gestionar el flujo de trabajo de marketing.
Sin centrarse en la gestión de proyectos, estas herramientas eran una solución improvisada. Eran inadecuadas e ineficaces. Además, resultaban difíciles de implantar e incluso de utilizar.
La era de los gestores de tareas sencillos: A medida que crecía el modelo SaaS, se popularizaron muchas herramientas sencillas de gestión de tareas. Los gestores de proyectos encajaban sus cientos de tareas en simples listas de control, lo que imposibilitaba la gestión de proyectos a escala.
Era del potente software de gestión de proyectos: A medida que el mercado SaaS maduraba, las herramientas de gestión de proyectos se hicieron significativamente más potentes. Un
herramienta de gestión de proyectos todo en uno como ClickUp
le permite gestionar cualquier tipo de proyecto de la forma que desee.
Gracias a su flexibilidad, personalización, integración y automatización, este potente software de gestión de proyectos es el superpoder de cualquier gestor de proyectos
Es como tener un centro de comando virtual al alcance de la mano, que permite una comunicación fluida, colaboración y seguimiento del progreso.
¿Por qué todo el mundo habla ahora de software de gestión de proyectos?
La pandemia y el auge de los modelos de trabajo híbridos han colocado al software de gestión de proyectos en el epicentro de la productividad organizativa. A medida que los trabajadores distribuidos se convirtieron en la norma, el software de gestión de proyectos se convirtió en la oficina virtual.
Si eso suena a palabrería, le escuchamos. Veamos en detalle por qué debe plantearse la implantación de un software de gestión de proyectos.
Comprender la necesidad de implantar un software de gestión de proyectos
Su empresa es un hervidero de actividad. Los proyectos son la miel y su equipo, las abejas diligentes. Sin un sistema para organizar, priorizar y hacer un seguimiento de estos proyectos, las cosas pueden complicarse rápidamente. Un buen
puede evitarlo y añadir un valor extraordinario. He aquí cómo.
Consolidación: Un software de gestión de proyectos consolida toda la información, acciones y resultados de un proyecto. En cualquier momento, todo lo que usted -o cualquier otra persona- necesite puede encontrarse aquí. Esto hace que la gestión de proyectos sea sencilla y eficaz.
Visibilidad: La implantación de un software de gestión de proyectos proporciona visibilidad de todos sus proyectos, destacando lo que va por buen camino y lo que necesita un empujón. Con esta transparencia, puede tomar fácilmente decisiones difíciles.
Colaboración: Entre equipos remotos/híbridos, la implantación de un software de gestión de proyectos salva la distancia física, permitiendo una colaboración fluida independientemente de zonas horarias o ubicaciones.
Aunque se trate de un equipo ubicado en un mismo lugar, las soluciones de gestión de proyectos permiten la colaboración con socios, proveedores, clientes, patrocinadores, etc., lo que pone a todas las partes interesadas clave en la misma página.
Previsibilidad: El software de gestión de proyectos permite comparar los planes con los datos reales en tiempo real. Puede modificar sus próximos planes en función de su rendimiento para ser más preciso.
Automatización: Un buen software de gestión de proyectos no sólo le permite hacer el trabajo, sino que también asume parte del peso. Automatiza los procesos repetitivos y predecibles, liberando el tiempo de su equipo de proyecto para que pueda centrarse en lo que mejor sabe hacer.
Configure fácilmente automatizaciones personalizadas en ClickUp
Mejora continua: El software de gestión de proyectos registra todo lo relacionado con un proyecto. Dependiendo de dónde mires, es un tesoro de información sobre todo lo que puedes mejorar en el futuro.
Como puede ver, el
ventajas del software de gestión de proyectos
van mucho más allá de la mera organización del trabajo. Inyecta ritmo y precisión a los procesos de su empresa. Permite a los gestores de proyectos maximizar los resultados de sus recursos existentes.
Sin embargo, la clave para aprovechar la
mejores herramientas de gestión de proyectos
para el éxito de la empresa está en la implementación. Si se ajusta mal, puede convertirse en una pesadilla que entorpezca el trabajo diario.
En la siguiente sección, exploramos cómo puede configurar su software de gestión de proyectos para acelerar el intento correcto de la empresa.
Pasos clave para implantar un software de gestión de proyectos
La implementación de un software de gestión de proyectos sienta las bases para todas las actividades que realice en él. Unos cimientos débiles pueden ser poco fiables e ineficaces y, por lo tanto, apenas se utilizan.
Para establecer unos cimientos sólidos, necesita un plan de implantación de software que tenga éxito. Pues bien, ¡está de suerte! Aquí tienes la hoja de ruta con ejemplos utilizando un proyecto de desarrollo de software.
Paso 1: Evaluación de las necesidades y definición de los requisitos de la empresa
Antes de emprender su viaje de compras, tiene que averiguar qué es lo que quiere. Por lo tanto, comience la implementación de su software de gestión de proyectos con un proceso exhaustivo de evaluación de necesidades.
1. Recopilar requisitos
Pregunte a sus equipos de proyecto qué necesitan. Identifique a todas las partes interesadas en los proyectos de su organización y pídales su opinión. Por ejemplo:
- Un desarrollador puede necesitar funciones para añadir historias de usuario, gestionar backlog, priorizar tareas, incluir criterios de aceptación, etc.
- Un analista de calidad podría necesitar una descripción de los casos de uso, listas de control, la posibilidad de hacer comentarios al desarrollador, etc.
- Es posible que el gestor de proyectos quiera ver informes, recibir notificaciones de tareas atrasadas, etc., como en una aplicación software de gestión de productos
Haga una lista clara de todo lo que necesita en el software de gestión de proyectos.
para recopilar requisitos de múltiples partes interesadas
2. Identificar los retos
No todas las necesidades son articuladas por los miembros del equipo. Como diría Ford, cuando se les pregunta, la mayoría piensan que necesitan un caballo más rápido. Así pues, observe el proceso actual de gestión de proyectos e identifique las lagunas.
Por ejemplo, si gestiona proyectos con hojas de cálculo, es posible que le falte capacidad para mantener una conversación sobre una tarea concreta en su contexto. Esta comunicación dispersa hace que el trabajo sea ineficaz.
3. Definir el intento correcto
Exponga claramente cómo sería el intento correcto de implantar un software de gestión de proyectos. ¿Se trata de ciclos de implantación más rápidos, mayor sinergia entre los equipos o mayor satisfacción de las partes interesadas?
Estas métricas resultarán útiles a la hora de evaluar el rendimiento de la inversión en el software de gestión de proyectos.
Paso 2: Selección del proveedor y elección del software adecuado
El número de opciones de software de gestión de proyectos es de 442 (según G2) Si se encarga de la selección de proveedores, tiene mucho trabajo por delante. Algunas de las funciones más comunes que hay que tener en cuenta al seleccionar el producto adecuado son las siguientes.
Gestión de tareas
Aunque ésta es la necesidad más básica, garantice una jerarquía de listas de control, subtareas, tareas, listas, carpetas, entornos de trabajo, etc.
Jerarquía de proyectos de ClickUp
está diseñada para permitir una mejor organización y un mayor control. Para los equipos de software, ClickUp también permite la personalización de tareas, como errores, hitos, solicitudes de cambio, etc.
jerarquía de proyectos de ClickUp
Documentación
Todos los proyectos tienen recursos, documentos y conocimientos a los que los miembros del equipo necesitan acceder de vez en cuando. Elija una herramienta que le permita hacerlo sin esfuerzo.
te ofrece un lienzo limpio para hacer lluvias de ideas/planificar flujos de trabajo.
permite escribir y compartir documentos con sólo pulsar un botón. Con
puede resumir automáticamente documentos extensos para facilitar su consulta.
Pizarras ClickUp para una visualización eficaz
De ClickUp
plantillas de gestión de proyectos
también le proporcionarán el trampolín para empezar
Visibilidad
No todos los proyectos tienen el mismo sentido. Los gestores de proyectos necesitan distintas vistas para tomar decisiones diferentes.
ClickUp ofrece más de 15 vistas para ver la información a su manera:
- La vista Calendario ayuda a programar, arrastrar y soltar tareas para una mayor eficacia
- La vista Cronograma correlaciona las dependencias, para que pueda elaborar planes de contingencia
- La vista Carga de trabajo muestra la disponibilidad y productividad del equipo para una mejor asignación de recursos
- La vista de chat permite colaborar en tiempo real
vista Cronograma de ClickUp para la gestión de proyectos complejos_
ClickUp incluye herramientas de gestión de proyectos ágiles para equipos de software, como Tableros Scrum, gráficos de burnup/burndown, etc.
Integraciones
Una buena herramienta de gestión de proyectos debe ser compatible con tu pila tecnológica actual y futura. Para un equipo de software, esto podría ser GitHub para enlazar confirmaciones, pull requests y problemas.
Para un equipo de contenidos, podría ser la conexión (a internet) a Documentos de Google para acceder fácilmente a todos los activos. Y, por supuesto, a todo el mundo le gusta la integración con Slack.
ClickUp se integra perfectamente con más de 1.000 herramientas, como Vimeo, Zoom y Tableau.
Una vez que hayas encontrado una herramienta/software de gestión de proyectos que cumpla todos tus requisitos, es hora de implementarla y ponerla a disposición de tus usuarios.
Paso 3: Lanzamiento del proyecto e implantación del ERP
Esta fase es fundamental, ya que marca la transición de la planificación a la acción, donde la visión estratégica empieza a tomar un formulario tangible.
- Obtener la aprobación de las partes interesadas: Conseguir que la dirección de la organización y los patrocinadores estén de acuerdo con la visión y las metas
- Ajuste del ERP: Configurar el sistema ERP para garantizar su compatibilidad con el ciclo de vida de la implantación e integrar otras herramientas según convenga
- Crear un equipo: Establezca un equipo de implantación del proyecto con gestores de proyecto, supervisores, oficiales de enlace, etc.
- Poner en marcha el proyecto: Comuníquese con todos los implicados, consiga que los usuarios potenciales se entusiasmen con lo que está por llegar
Paso 4: Desarrollar el cronograma de implantación y ajustar los objetivos
Cuando se adopta el software de un proveedor, se trata de un proyecto para gestionar la implantación del software de gestión de proyectos (¡sí, es un poco meta ahí!).
Por tanto, hay que seguir las metodologías de gestión de proyectos:
- Dividir la implantación del software de gestión de proyectos en tareas manejables
- Planificar un cronograma claro para cada tarea/hito
- Ajuste de objetivos claros para la implantación, como normas de seguridad, protocolos de transferencia de datos, incorporación de usuarios, etc.
Un plan de implantación de software de gestión de proyectos es una hoja de ruta que le permite anticiparse a todos los giros y puntos de control. Si es la primera vez que planifica una implantación, nosotros le ayudaremos.
Plantillas de planes de implantación de ClickUp
La plantilla del plan de implementación de proyectos de ClickUp es el plano de su proyecto para delinear el alcance, las fases, las actividades clave y las responsabilidades del proyecto.
Descargar plantilla
La plantilla de plan de implantación avanzada de ClickUp ofrece un marco completo para proyectos de desarrollo de software en los que participan varios equipos o departamentos.
La plantilla de gestión de la implantación de ClickUp es el panel de control de su proyecto y ofrece una vista general del progreso, las tareas y los hitos.
Es similar al uso de un panel de control de versiones para supervisar el progreso del desarrollo, los estados de las ramas y las solicitudes de combinación, lo que garantiza que el proyecto progresa sin problemas y se mantiene alineado con sus objetivos.
Paso 5: Planificar la formación y la compatibilidad
Para las organizaciones que implantan un nuevo software, la adopción del producto es uno de los mayores retos. Si la herramienta tiene que cumplir su visión y alcanzar sus metas, todo el mundo tiene que adoptarla y utilizarla todos los días. Esto requiere un pequeño empujón.
- Crear programas de formación para que los usuarios se familiaricen con el producto
- Identifique a los primeros usuarios que puedan convertirse en campeones entre sus equipos
- Recoger las opiniones de los primeros usuarios y hacer los ajustes necesarios
- Crearplantillas de planes de proyectos* Ajuste de los mecanismos de compatibilidad permanente
Paso 6: Pruebas de configuración del software, pruebas de aceptación y garantía de calidad
Antes de cerrar la implantación del software de gestión de proyectos, hay tres pasos finales.
Pruebas de configuración del software: Asegúrese de que el software de gestión de proyectos se implementa según sus especificaciones. Esto incluye:
- Cualquier marca, colores y logotipos personalizados
- Perfiles de usuario y control de acceso
- Autorización y autenticación
Pruebas de aceptación del usuario: Asegúrese de que sus usuarios han probado todas las funciones que necesitan. Anímeles a pensar en distintos escenarios en los que utilizarán el producto y a probar ese flujo de trabajo.
Garantía de calidad: Este es un asunto que compete a sus equipos de TI. Realice pruebas exhaustivas de seguridad, vulnerabilidades, integraciones, conformidad, etc. Si ha utilizado un
plantilla de desarrollo de software
tendrá una lista de control de todo lo que debe comprobar en esta fase.
Por muy a fondo que implante su software de gestión de proyectos, es probable que se encuentre con dificultades. Veamos cómo superarlos.
Cómo superar los retos y riesgos de la implantación
La adopción de un nuevo software presenta un número de retos técnicos, logísticos y culturales. He aquí cómo puede evitarlos
los retos de la gestión de proyectos
o abordarlos cuando surjan.
Implantar una estrategia de gestión del cambio
Su organización se resistirá al cambio. Es normal y de esperar. Para superar este reto, empiece pronto.
Mientras implanta su nuevo software, ejecute también una estrategia de gestión del cambio.
- Comuníquese periódica y claramente con todas las partes interesadas
- Programe asambleas/reuniones para eliminar temores y responder a preguntas
- Hable de la transición al nuevo sistema
- Tranquilice a sus equipos con planes para hacer frente a las interrupciones
vista de chat de ClickUp para comunicación en tiempo real en contexto_
Involucre a las partes interesadas desde el principio
A nadie le gusta que le impongan nuevos procesos desde arriba. Por eso, involúcrelos desde el principio e inclúyalos en el proceso de toma de decisiones.
Implique a las partes interesadas clave -como directores de proyecto, jefes de equipo, informáticos y usuarios finales- desde las fases iniciales de selección y planificación de la implantación del software. Comprenda sus necesidades, preocupaciones y expectativas, y asegúrese de que la solución cumple los requisitos.
Empezar poco a poco y escalar lentamente
Si cambia todo el sistema de gestión de proyectos de la noche a la mañana, sus equipos se sentirán abrumados. Para evitarlo, vaya escalonándolo.
La implantación gradual del software le permite probarlo con un grupo más reducido, resolver los problemas y extenderlo a toda la empresa cuando esté totalmente seguro.
Ofrezca formación
El software actual es intuitivo y no requiere una formación exhaustiva para utilizarlo. Sin embargo, al descubrir los productos por sí mismos, sus usuarios podrían perderse funciones potentes que no encuentran.
Asegúrate de que tu equipo de proyecto utiliza el software en todo su potencial ofreciendo sesiones de formación. Ponga a disposición de los usuarios tutoriales en línea, preguntas frecuentes y documentación de usuario. También puede hacerlo de manera informal organizando sesiones de uso compartido de conocimientos.
Supervisar y optimizar
Un buen proceso de implantación de software es continuo. Supervise el uso que hacen los usuarios del producto durante todo el proceso
ciclo de vida de la gestión de proyectos
. Conozca las funciones más y menos populares. Recoge opiniones sobre lo que le falta al producto.
panel de control de ClickUp para supervisar las métricas importantes para usted_
Lleve todo esto al proveedor y optimice el producto con regularidad.
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Tanto si se trata de un #proyecto de vida como de un proyecto relacionado con el trabajo, su gestión necesita una armadura de herramientas. El completo software de gestión de proyectos de ClickUp está diseñado para ser su armadura flexible, personalizable y potente.
Con funciones para la creatividad, colaboración, organización, conversaciones, elaboración de informes y mucho más, ClickUp's
software gratuito, gratuito/a de gestión de proyectos
permite a los equipos trabajar juntos de forma eficaz. ClickUp destaca por ser una herramienta integral que no sólo facilita la implantación del software, sino que también enriquece la gestión del personal distribuido.
Tanto si usted mismo es un equipo de desarrollo de software como si es una empresa que incorpora una solución de gestión de proyectos a su organización, ClickUp está hecho para usted.
No se fíe de nuestra palabra.
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Preguntas frecuentes sobre la implantación de software de gestión de proyectos
1. ¿Qué es la gestión de proyectos de implantación de software?
La gestión de proyectos de implantación de software es el proceso estructurado de planificar, organizar y supervisar la implantación de un sistema de software en una organización.
Este pedido de palabras -gestión de proyectos de implantación de software- se refiere a la gestión de cualquier proyecto de software.
Es ligeramente diferente del tema de esta entrada de blog -implantación de software de gestión de proyectos-, que se refiere a la adopción de un software de gestión de proyectos.
2. ¿Cómo se implanta un nuevo software de gestión de proyectos?
La implantación de un nuevo software de gestión de proyectos es un proceso de 6 pasos que consta de:
- Realizar una evaluación de las necesidades y definir los requisitos de la empresa
- Selección de proveedores y elección del software adecuado
- Lanzamiento del proyecto e implantación del ERP
- Desarrollo del cronograma de implantación y ajuste de objetivos
- Plan de formación y compatibilidad
- Pruebas de configuración del software, pruebas de aceptación y garantía de calidad
3. ¿Qué es la implantación de sistemas en la gestión de proyectos?
En la gestión de proyectos, la implantación de sistemas se refiere a la selección y adopción de un nuevo sistema de software. A menudo, las organizaciones eligen el término implantación de sistemas porque también están cambiando/optimizando sus procesos y flujos de trabajo.