Buscar un nuevo trabajo puede resultar abrumador, especialmente cuando se solicita más de un rol. El seguimiento de todas y cada una de las solicitudes que has enviado puede convertirse rápidamente en una tarea agotadora.
Después de todo, solicitar un trabajo es mucho más que enviar currículos: es todo un proceso. Tienes que cumplir plazos, programar entrevistas y enviar seguimientos. Cada paso requiere atención.
Por eso es clave estar al tanto de todo. Necesitas saber en qué fase se encuentran tus solicitudes, si debes hacer un seguimiento y si estás esperando una respuesta. Es clave contar con un sistema transparente para gestionar todo esto.
En cambio, una solución más práctica (¡y gratuita!) es el rastreador de solicitudes de empleo en las Hojas de cálculo de Google. Es una herramienta sencilla que te permite cambiar de carrera sin perderte.
Esta guía paso a paso te mostrará exactamente cómo crear y utilizar este rastreador, ayudándote a centrarte en lo que realmente importa: conseguir el trabajo de tus sueños.
El concepto de un seguimiento de solicitudes de empleo
Un gestor de solicitudes de empleo es una herramienta o sistema para organizar y supervisar el progreso de las solicitudes de empleo. Te permite estar al tanto de todo sin tener que preguntarte dónde has enviado tu solicitud o cuándo debes hacer un seguimiento.
Esta herramienta te permite registrar detalles como el título del puesto, la empresa y la fecha en que enviaste la solicitud, realizar el seguimiento del estado de la misma y planear tu próximo paso.
Métodos tradicionales frente a métodos modernos para realizar el seguimiento de las solicitudes de empleo
Tradicionalmente, los candidatos anotaban los detalles de las solicitudes en Blocs de notas o los introducían en hojas de cálculo básicas. Aunque ese método funciona, puede resultar caótico, especialmente a medida que aumenta el número de solicitudes. También existe el riesgo de perder la pista de dónde has enviado la solicitud o de olvidarte de hacer un seguimiento a tiempo.
Por el contrario, los modernos sistemas de seguimiento de solicitudes de empleo ofrecen una experiencia mucho más fluida. Están diseñados para gestionar todas tus solicitudes en un único hub, a menudo con funciones adicionales que facilitan el seguimiento de los plazos y las respuestas. También pueden ayudarte durante la preparación de las entrevistas, especialmente las entrevistas a distancia, ya que tienes toda la información de la empresa al alcance de la mano.
Si también estás trabajando en la redacción de una propuesta de empleo, puede resultarte útil llevar un registro de los diferentes roles y sus requisitos. Tu registro te ayudará a adaptar cada propuesta al rol específico, utilizando notas como recordatorios de detalles importantes.
Mantenerte organizado y al tanto de tus solicitudes puede darte una ventaja real en este mercado laboral. Y con un rastreador de solicitudes de empleo, no solo sobrevivirás a la búsqueda de empleo, sino que la dominarás.
Hojas de cálculo de Google como herramienta para realizar un seguimiento de las solicitudes de empleo
Utilizar las Hojas de cálculo de Google como herramienta de seguimiento de solicitudes de empleo es una de las formas más sencillas y eficaces de mantenerte organizado durante tu búsqueda de empleo. Es gratis, personalizable y accesible desde cualquier lugar. Además, con las Hojas de cálculo de Google puedes configurarlo todo exactamente como quieras.
A continuación te explicamos cómo puedes utilizar las Hojas de cálculo de Google para realizar un seguimiento eficaz de tus solicitudes de empleo:
- Crea una nueva hoja de cálculo de Google: abre una hoja de cálculo nueva dedicada exclusivamente al seguimiento de tus solicitudes de empleo.
- Configura las columnas esenciales: añade columnas como «Título del puesto», «Nombre de la empresa», «Fecha de solicitud», «Estado», «Próximos pasos» y «Notas». No dudes en personalizarlas según tus necesidades.
- Realiza un seguimiento del estado de las solicitudes: utiliza la columna «Estado» para indicar si la solicitud está «en curso», «en revisión» o «rechazada».
- Añade fechas para el seguimiento: utiliza la columna «Fecha de solicitud» o una columna separada «Fecha de seguimiento» para realizar el seguimiento de cuándo debes volver a ponerte en contacto con el empleador.
- Utiliza códigos de colores para mayor claridad: asigna colores a los diferentes estados (por ejemplo, verde para las solicitudes en curso y rojo para las rechazadas) para identificar rápidamente en qué situación se encuentra cada solicitud.
- Utiliza filtros para organizar: utiliza los filtros de la hoja para ordenar o tener vista de las solicitudes por empresa, título de trabajo o estado.
- Añade notas para cada solicitud: utiliza la sección «Notas» para almacenar detalles específicos, como el nombre del responsable de contratación, los aspectos más destacados de la descripción del puesto o información importante para el seguimiento.
- Mantenla actualizada regularmente: después de cada envío de solicitud o respuesta recibida, actualiza inmediatamente tu hoja para reflejar la información más reciente.
Dado que las Hojas de cálculo de Google están basadas en la nube, puedes actualizarlas desde tu teléfono o computadora con conexión a internet.
Bonus: ¡Cómo realizar el seguimiento de los trabajos en Excel!
Consejos prácticos para mantener tu registro de solicitudes de empleo organizado y actualizado.
Ahora que ya sabes cómo utilizar las Hojas de cálculo de Google para realizar un seguimiento eficaz de tus solicitudes de empleo, es el momento de perfeccionar aún más esta habilidad.
Aquí tienes algunos consejos y trucos que te ayudarán a organizarlo:
- Añade la nueva información inmediatamente después de solicitar un trabajo o recibir una respuesta del empleador.
- Utiliza la columna «fecha de solicitud» para crear recordatorios sobre cuándo hacer un seguimiento de las solicitudes.
- Las señales visuales facilitan ver qué solicitudes siguen activas, cuáles requieren acción y cuáles están cerradas.
- Si tu hoja se está volviendo muy larga, utiliza la función de filtrado de las Hojas de cálculo de Google para centrarte en estados o empresas específicos.
- Agrupa las solicitudes similares (como las de puestos tecnológicos o las que requieren un conjunto de habilidades concreto) para poder compararlas entre sí.
- Utiliza la función de comentarios para debatir entradas específicas sin saturar la hoja principal si trabajas con otra persona (como un compañero de búsqueda de empleo).
Ventajas e inconvenientes de las Hojas de cálculo de Google como herramienta de seguimiento de empleos
Las hojas de cálculo de Google son una herramienta versátil para realizar el seguimiento de las solicitudes de empleo, pero, como la mayoría de las herramientas, tienen ventajas e inconvenientes. A continuación, te ofrecemos un resumen de los pros y los contras:
Ventajas de las Hojas de cálculo de Google
Estas son algunas de las muchas ventajas de utilizar las Hojas de cálculo de Google como herramienta de seguimiento de solicitudes de empleo:
1. Gratis y accesible
Una de las mayores ventajas es que las Hojas de cálculo de Google son totalmente gratuitas. Tanto si realizas el seguimiento de dos solicitudes como de veinte, no hay ningún coste.
Como ya se ha hecho mención, puedes acceder a tu gestor de empleo desde cualquier dispositivo, en cualquier momento, con conexión a Internet. Por ejemplo, si solicitas un trabajo desde tu teléfono mientras vas al trabajo, puedes actualizar rápidamente tu hoja sobre la marcha.
2. Personalizable
Puedes adaptar las Hojas de cálculo de Google a tus necesidades específicas. ¿Quieres hacer un seguimiento de cuántas rondas de entrevistas has pasado para cada trabajo? ¡Solo tienes que añadir una columna!
También puedes usar códigos de colores, crear filtros y ordenar los datos según tus preferencias. Por ejemplo, puedes usar el color verde para los trabajos en los que has recibido una invitación para una entrevista y el amarillo para los que están a la espera de una respuesta.
3. Colaboración en tiempo real
Si estás trabajando con un orientador profesional o buscando el consejo de un amigo, puedes compartir tu hoja de cálculo de Google con ellos. Podrán verla y realizar la edición en tiempo real, ofrecerte sugerencias o ayudarte a mantenerte responsable.
Esta función es muy útil si estás cambiando de carrera y quieres que un mentor te guíe.
4. Fácil de usar
Las Hojas de cálculo de Google tienen una curva de aprendizaje fácil. La mayoría de las personas ya están familiarizadas con las funciones básicas de las hojas de cálculo, por lo que configurar un rastreador de empleo no requiere muchos conocimientos técnicos.
Además, su interfaz intuitiva te permite organizar y tener una vista clara de la información.
Desventajas de las Hojas de cálculo de Google
A pesar de sus ventajas, el uso de las Hojas de cálculo de Google para el seguimiento de empleos tiene algunas limitaciones.
1. Entrada manual
Aunque las Hojas de cálculo de Google ofrecen mucha flexibilidad, la desventaja es que todo se hace manualmente. Debes introducir cada trabajo, actualizar los estados y realizar el seguimiento de los seguimientos.
A diferencia de las herramientas específicas para la búsqueda de empleo, no envía recordatorios automáticos para hacer el seguimiento ni te notifica los plazos. Por ejemplo, si gestionas varias solicitudes y olvidas actualizar tu registro, podrías perder de vista detalles importantes.
2. Automatización limitada
A diferencia de las plataformas profesionales de seguimiento de empleos, las Hojas de cálculo de Google no ofrecen automatización integrada, como configurar recordatorios o extraer datos de empleos de sitios web.
Por lo tanto, si estás gestionando muchas solicitudes y deseas ayuda automatizada, tendrás que configurar recordatorios manuales o utilizar herramientas adicionales.
3. Requiere habilidades de organización.
Si no eres una persona organizada por naturaleza, puede que te resulte difícil mantener las Hojas de cálculo de Google de forma eficiente.
Por otro lado, si te olvidas de actualizar o clasificar bien los trabajos, puede haber líos. Por ejemplo, podrías terminar aplicando dos veces a la misma posición si no mantienes tu lista al día.
4. Carece de funciones avanzadas
Hojas de cálculo de Google funcionan bien para el seguimiento básico de empleos, pero no son adecuadas para aquellos que desean obtener información detallada o análisis sobre su proceso de búsqueda de empleo.
Además, las funciones avanzadas, como los paneles visuales, que ofrecen algunas plataformas de búsqueda de empleo, no están disponibles a menos que las crees manualmente.
Implementación de otro software de aplicación para el seguimiento de empleos
Aunque las Hojas de cálculo de Google son una buena herramienta para llevar un control de las solicitudes de empleo, otras herramientas tienen funciones más avanzadas.
ClickUp es un potente software de productividad y gestión de tareas que se integra a la perfección en diversas operaciones empresariales.
Con varias funciones personalizables y más de 1000 integraciones de ClickUp, ClickUp centraliza todo tu trabajo en diferentes plataformas en un espacio colaborativo.
Veamos algunas de las funciones clave que hacen de ClickUp un software ideal para el seguimiento de empleos y recursos humanos:
1. ClickUp Docs
ClickUp Docs es una plataforma centralizada para almacenar, gestionar y organizar todos tus documentos, incluidas las solicitudes de empleo. Puedes crear un nuevo archivo directamente en ClickUp o importar uno ya existente.
Ya sea que estés redactando una carta de presentación, haciendo un seguimiento de los comentarios o almacenando borradores de solicitudes, esta función te permite crear documentos completos y visualmente atractivos.
Desde que adoptamos ClickUp, nuestros equipos han ido dejando de utilizar Documentos de Google para la documentación y, de hecho, esta ha mejorado considerablemente.
Desde que adoptamos ClickUp, nuestros equipos han ido dejando de utilizar Documentos de Google para la documentación y, de hecho, esta ha mejorado considerablemente.
La plataforma también cuenta con una función que incluye un asistente de IA llamado ClickUp Brain que te ayuda a aprovechar la IA para preparar entrevistas. Brain puede revisar tus nuevas solicitudes o cartas de presentación en busca de errores ortográficos, gramaticales y de formato, garantizando la coherencia en el tono y el estilo.
Además, puedes pedir opiniones a tus compañeros o mentores para obtener nuevas perspectivas. Incorpora sus sugerencias y realiza los ajustes necesarios para mejorar tu solicitud antes de enviarla.
2. Vistas de ClickUp
ClickUp ofrece más de 15 formas de visualizar flujos de trabajo, proyectos y tareas. Varias de estas vistas de ClickUp son especialmente útiles para realizar el seguimiento de las solicitudes de empleo:
- Vista Tabla: aprovecha una experiencia similar a la de una hoja de cálculo en esta alternativa a las Hojas de cálculo de Google. La diferencia es que aquí puedes personalizar los campos y los estados, lo que te permite realizar un seguimiento más detallado de tu proceso de solicitud.
- Vista Lista: ordena, filtra y agrupa tareas rápidamente, lo que te permite tener una visión más clara del estado de cada solicitud.
- Vista de formulario: accede fácilmente a las respuestas de las encuestas, los comentarios de las solicitudes u otros datos y conviértelos al instante en tareas prácticas.
- Vista de calendario: realiza el seguimiento de las citas para entrevistas, los plazos y las agendas diarias sin esfuerzo con este diseño visual.
- Vista Carga de trabajo: equilibra las prioridades mientras gestionas múltiples tareas o solicitudes.
Lea también: Las 10 mejores aplicaciones de planificación para propietarios de pequeñas empresas en 2024
3. Automatizaciones de ClickUp
Una de las funciones más destacadas de ClickUp es su capacidad para automatizar tareas repetitivas. Las automatizaciones de ClickUp pueden crear tareas automáticamente, asignar roles, cambiar el estado de las solicitudes o rellenar comentarios en función de los desencadenantes que establezcas.
Al automatizar estas pequeñas pero esenciales acciones, tendrás más tiempo libre para centrarte en preparar las entrevistas o perfeccionar tu solicitud de empleo.
4. Plantillas gratuitas
ClickUp alberga una amplia biblioteca de plantillas personalizables para diferentes documentos y diversos casos de uso, incluidas plantillas de bases de datos y plantillas de hojas de cálculo.
Buscar el trabajo adecuado puede resultar abrumador. Con innumerables opciones y recursos entre los que navegar, es fácil perder la pista de por dónde empezar y cómo mantenerse organizado. ¡Ahí es donde entran en juego las plantillas de búsqueda de empleo de ClickUp!
Estas plantillas están pensadas tanto para principiantes como para profesionales que buscan funciones avanzadas.
Por ejemplo, la plantilla de búsqueda de empleo de ClickUp está diseñada para ayudarte a simplificar tu proceso de búsqueda de empleo mediante el seguimiento de varios componentes esenciales.
Con estados personalizados como «Abierto», «Solicitado» y «En espera», esta plantilla te ayuda a:
- Organiza y supervisa las solicitudes de empleo para facilitar su seguimiento.
- Registra las ofertas de empleo para estar al día de las posibles oportunidades.
- Registra las valoraciones de las empresas y las ventajas para evaluar la calidad del lugar de trabajo.
- Recopila recursos para las entrevistas, incluyendo consejos y preguntas frecuentes.
- Crea un cronograma personalizado de búsqueda de empleo para gestionar tus tareas de forma eficaz.
Creada con ClickUp Views, esta plantilla ofrece tres vistas personalizables: vista Lista, vista Calendario y vista Tablero.
Por otro lado, si buscas funciones completas, la plantilla personalizable para la búsqueda de empleo de ClickUp (para principiantes) hace que el seguimiento de las oportunidades laborales sea fácil y eficiente.
Puedes recopilar ofertas de empleo, organizar tareas de seguimiento y gestionar conversaciones con reclutadores o responsables de contratación, todo en un solo lugar.
La plantilla de búsqueda de empleo de ClickUp incluye:
- Estados personalizados: realiza un seguimiento del progreso de cada solicitud con estados personalizados como «Abierta» o «Completada».
- Campos personalizados: gestiona diversos atributos de las solicitudes, lo que te permitirá visualizar tu progreso de un vistazo.
- Vistas personalizadas: tanto si quieres priorizar solicitudes como mantener una lista de empresas, la plantilla ofrece múltiples vistas para ayudarte a mantenerte organizado.
- Herramientas de gestión de proyectos: utiliza etiquetas, comentarios, automatizaciones e incluso IA para optimizar el seguimiento de tus empleos.
Simplifica la creación de documentos para la búsqueda de empleo, lo que te ahorra tiempo y esfuerzo. También te ayuda a mantener una lista completa de posibles empleadores, lo que garantiza que no pierdas ninguna oportunidad.
Además, tu equipo de RR. HH. puede utilizar ClickUp como software de gestión de talento y contratación. Con ClickUp para equipos de RR. HH., tu equipo de RR. HH. puede beneficiarse de las siguientes ventajas:
Contratación
- Publicación y seguimiento de ofertas de empleo: El departamento de RR. HH. puede crear y gestionar fácilmente las ofertas de empleo en ClickUp. La plataforma permite realizar el seguimiento de los envíos de los candidatos, programar entrevistas y gestionar todo el proceso de contratación de principio a fin.
- Gestión del flujo de candidatos: los flujos de trabajo personalizables de ClickUp se pueden utilizar para crear un flujo de candidatos, lo que ayuda a los equipos de RR. HH. a organizar a los solicitantes, realizar el seguimiento de su progreso a lo largo del proceso de entrevistas y tomar decisiones de contratación informadas.
- Programación de entrevistas: la integración del calendario de la herramienta facilita la programación de entrevistas con los candidatos, lo que garantiza que todos estén en sintonía y evita conflictos de programación.
Gestión del talento
- Incorporación de empleados: ClickUp puede crear un proceso de incorporación estructurado, asegurando que los nuevos empleados tengan todo lo que necesitan para tener éxito. Se pueden asignar tareas, listas de control y plazos para guiar el proceso de incorporación.
- Gestión del rendimiento: las funciones de gestión de tareas de la plataforma se pueden aprovechar para establecer metas de rendimiento, realizar el seguimiento del progreso y llevar a cabo evaluaciones del rendimiento.
- Compromiso de los empleados: al crear espacios para que los empleados den su opinión, reconocer los logros y fomentar el sentido de comunidad, ClickUp puede contribuir a crear un entorno de trabajo positivo y motivador.
Lee también: Hemos probado los 15 mejores programas de RR. HH. para equipos de recursos humanos y plantillas de cartas de presentación de Documentos de Google.
Simplifica el seguimiento de tus solicitudes de empleo con ClickUp.
Cualquier persona que busque empleo debería utilizar un gestor de solicitudes de empleo como Hojas de cálculo de Google. Ayuda a agilizar el proceso de búsqueda de empleo al proporcionar un lugar centralizado para organizar y gestionar todas las solicitudes de empleo.
Con un rastreador, puedes realizar fácilmente el seguimiento de los posibles empleadores, el estado de las solicitudes, las fechas de las entrevistas y las acciones de seguimiento. Esta organización te garantiza que no te perderás ningún plazo o oportunidad importante, permitiéndote ver tu progreso de un vistazo.
Sin embargo, las Hojas de cálculo de Google tienen varios límites, y para sortearlos, puedes utilizar ClickUp para simplificar todo el proceso.
Puedes gestionar fácilmente las oportunidades de empleo y realizar un seguimiento del progreso con vistas personalizables, como la vista Tabla y la vista Lista. Las automatizaciones ahorran tiempo al encargarse de las tareas repetitivas, mientras que ClickUp Docs mantiene tus materiales de solicitud organizados en una ubicación central. Además, la plantilla de búsqueda de empleo garantiza que todo, desde las tareas de seguimiento hasta las conversaciones con los reclutadores, se mantenga al día.
Tanto si acabas de empezar a buscar trabajo como si quieres mejorar tu proceso actual, ClickUp te ofrece las herramientas necesarias para mantenerte organizado y centrado.
¡Regístrate hoy mismo en ClickUp y toma el control de tu búsqueda de empleo!