¿Ha pensado alguna vez en cambiar de profesión? Puede que quieras dedicarte a una nueva pasión, conciliar mejor la vida laboral y familiar o simplemente empezar de cero. Tal vez haya dado el paso y haya empezado a presentar su candidatura, pero ahora está perdido en una maraña de ofertas de empleo y plazos de solicitud. No está solo.
Según un informe de la SHRM, sólo 8% de los solicitantes completan el proceso de entrevista.
La culpa la tienen los sistemas desordenados. Organizar, seguir y hacer un seguimiento de las solicitudes de empleo es un trabajo en sí mismo.
Pero hay una herramienta que puede ser tu fiel aliada en el proceso: Microsoft Excel. No se trata sólo de mantener las cosas ordenadas; se trata de asegurarte de que nunca pierdes la oportunidad de conseguir el trabajo de tus sueños.
Este artículo te guiará en el ajuste de un sencillo pero eficaz registro de solicitudes de empleo en Excel. Incluye consejos que te ayudarán a mantenerte organizado, a no perder de vista los detalles importantes y a realizar un seguimiento del reclutador.
El concepto de seguimiento de solicitudes de empleo
Un rastreador de solicitudes de empleo te ayuda a categorizar y organizar tus solicitudes de empleo y a mantenerte al tanto de tu proceso de búsqueda de empleo. Te ayuda a hacer un seguimiento de todas las ofertas a las que te has presentado, en qué punto del proceso de solicitud te encuentras y cuáles deben ser tus próximos pasos.
El objetivo de este rastreador es sencillo: asegurarte de que nunca se te pasa un plazo, te olvidas de hacer un seguimiento o pierdes de vista tu progreso durante la búsqueda de empleo.
Tradicionalmente, los solicitantes de empleo recurrían a notas escritas a mano o a simples Documentos de Google o MS Word para realizar un seguimiento de los puestos de trabajo a los que se presentaban. Sin embargo, este método a menudo conduce a oportunidades perdidas, fechas de entrevistas o seguimiento olvidadas y contactos perdidos.
En cambio, los modernos rastreadores de solicitudes de empleo ofrecen una forma más eficaz de gestionar la búsqueda. Estas herramientas le permiten almacenar detalles clave -como nombres de empresas, información de contacto, fechas de entrevistas y plazos de solicitud- en un solo lugar.
Según una encuesta realizada por el Lincoln College, la mayoría de los solicitantes de empleo que hacen un seguimiento al cabo de una semana aumentan sus probabilidades de respuesta en un 30% .
No es de extrañar que muchos rastreadores modernos ofrezcan funciones como recordatorios automatizados o actualizaciones de estado codificadas por colores, Herramientas de IA para la preparación de entrevistas y una perfecta integración con el correo electrónico, lo que facilita enormemente el proceso.
Excel como rastreador de solicitudes de empleo
Esta herramienta cotidiana se transforma en un rastreador de solicitudes de empleo personalizable y fácil de actualizar con sólo unos pocos ajustes.
Veamos cómo utilizar Excel de forma eficaz en tu búsqueda de empleo.
Cómo utilizar Excel para el seguimiento de solicitudes de empleo
Utilizar Excel como rastreador de solicitudes de empleo es más sencillo de lo que crees. Comparado con otros software de gestión de tareas, ofrece flexibilidad con una configuración mínima
Comience por crear un libro de Excel. Si eres nuevo en Excel, un libro es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo. Pendiente, inicie Excel, haga clic en Archivo, seleccione Nuevo y elija Libro en blanco. Siguiendo los siguientes pasos, puedes adaptar este libro de trabajo a tus necesidades de búsqueda de empleo.
vía Officesmart.com Un rastreador típico de solicitudes de empleo en Excel tendrá las siguientes columnas:
- Título del puesto y nombre de la empresa: Estas deben ser tus columnas principales para que puedas buscar oportunidades rápidamente
- Fecha de solicitud: Esto te ayuda a llevar un registro de cuándo presentaste la solicitud y cuándo hacer el seguimiento
- URL de la oferta de empleo: Guarda el enlace a la descripción del empleo para consultarlo fácilmente cuando te prepares para las entrevistas
- Estado: Mantén esta columna actualizada con fases como "Solicitado", "Entrevista programada", "Oferta recibida" o "Rechazado"
- Fechas y horas de las entrevistas: Inclúyalas para no duplicar su agenda ni olvidar ninguna reunión programada
- Datos de contacto del responsable de contratación: Tener esta información a mano facilita el seguimiento
- Notas de seguimiento: Registra cuándo enviaste correos electrónicos de seguimiento o llamaste a los reclutadores para mantener tus comunicaciones organizadas
Este es el aspecto que tendría una hoja de cálculo Excel típica de seguimiento de solicitudes de empleo:
vía Excel Consejo profesional: Utilice Excel plantillas de hojas de cálculo para agilizar el seguimiento de sus solicitudes de empleo. Estos diseños preconstruidos le ahorran tiempo al permitirle organizar detalles clave sin invertir tiempo en la configuración.
Consejos para el mantenimiento de su seguimiento de solicitudes de empleo en Excel
Un rastreador descuidado no te ayudará a conseguir el trabajo de tus sueños, por lo que mantenerlo actualizado es clave. Aquí tienes algunos consejos:
- Actualízalo semanalmente: Trata tu tracker como un documento vivo. Cada vez que solicites un trabajo, avances en el proceso de entrevista o envíes un correo electrónico de seguimiento, asegúrate de que tu registro refleja estas actualizaciones
- Organízalo por prioridades: Algunos empleos destacarán como opciones principales. Utiliza las funciones de clasificación o filtrado de Excel para dar prioridad a los trabajos que estén más cerca de las fechas límite o sean más atractivos
vía Excel
- Haz copias de seguridad: Lo último que quieres es perder todo tu duro trabajo. Haz copias de seguridad en servicios en la nube como Google Drive o OneDrive
- Utiliza filtros o formato condicional: Esto te ayudará a ordenar las ofertas de empleo en función de su nivel de prioridad. Por ejemplo, asigna un código de color a las solicitudes en función de la fase en la que se encuentren, por ejemplo, solicitud: resaltado en amarillo, entrevista programada: resaltado en azul, oferta recibida: resaltado en verde..
vía Excel
- Ajustar recordatorios: Aunque Excel por sí mismo no ofrece recordatorios, puedes emparejarlo fácilmente con Google Calendar u otrosaplicaciones de programación para recibir notificaciones de plazos importantes
También puedes considerar el uso de Hojas de cálculo de Google de forma similar para compatibilidad con tu búsqueda de empleo.
Ventajas e inconvenientes de utilizar Excel para buscar trabajo
Utilizar Excel como rastreador de solicitudes de empleo tiene sus ventajas, pero no está exento de dificultades. Hablemos primero de las ventajas:
Flexibilidad y personalización
Excel te permite crear un gestor de solicitudes de empleo que se adapte a tus necesidades. Puedes personalizar las columnas para hacer un seguimiento de lo que es más importante para ti, desde los plazos de solicitud hasta los datos de contacto del responsable de contratación. Esta flexibilidad hace que sea fácil adaptar el seguimiento a tu estrategia de búsqueda de empleo.
Rentabilidad
Si ya tienes Microsoft Office, utilizar Excel para el seguimiento de solicitudes no te costará nada. Es una solución sencilla y económica que cualquiera puede poner en práctica.
Familiaridad
La mayoría de las personas se sienten cómodas utilizando Excel, lo que facilita la creación del seguimiento sin una curva de aprendizaje pronunciada. Puedes introducir datos fácilmente, ordenarlos y analizar las tendencias de tu progreso en la búsqueda de empleo.
Funciones de análisis de datos
Las funciones integradas de Excel te permiten analizar eficazmente los datos de tu búsqueda de empleo. Puedes crear gráficos para visualizar el estado de tus solicitudes o utilizar fórmulas para calcular métricas como el tiempo medio de respuesta de las empresas.
Echemos ahora un vistazo a algunos de los inconvenientes que pueden hacerle considerar otras opciones Alternativas a Excel :
Colaboración limitada
Uno de los mayores inconvenientes de Excel es su limitada capacidad de colaboración. Aunque puedes compartir archivos, la colaboración en tiempo real es engorrosa en comparación con las herramientas modernas de gestión de tareas. Si trabajas con un orientador profesional o un amigo, tendrás que informarles manualmente cada vez que hagas cambios en el rastreador.
Falta de automatización
Excel requiere la entrada manual de datos y actualizaciones, lo que puede consumir un tiempo valioso. Sin automatización, podrías dedicar más tiempo a las hojas de cálculo que a hacer la investigación necesaria para tu búsqueda de empleo.
Riesgo de errores
La entrada manual conlleva el riesgo de errores humanos. Errores tipográficos, fechas incorrectas o información fuera de lugar pueden desviar tu búsqueda de empleo. Nadie quiere perderse una entrevista por haber tecleado mal una fecha.
Implementación de otras aplicaciones de software para el seguimiento del empleo
Aunque Excel es una herramienta práctica para el seguimiento de las solicitudes de empleo, sus limitaciones pueden obstaculizar el progreso de su búsqueda de empleo. La necesidad de mejorar la colaboración, la automatización y las actualizaciones en tiempo real se puede abordar de manera eficaz mediante la transición a otro software para el seguimiento del empleo, como ClickUp. ClickUp es una herramienta versátil de gestión de proyectos que mejora la productividad mediante flujos de trabajo personalizables y colaboración en tiempo real. Funciones como la gestión de tareas, la automatización y las amplias integraciones simplifican el proceso de seguimiento de las solicitudes de empleo, garantizando que se mantenga al día en su búsqueda de trabajo.
ClickUp puede ayudarle de las siguientes maneras cambiar de profesión con éxito :
1. Gestionar los datos de las solicitudes de empleo Vista Tabla de ClickUp ofrece una vista de un solo panel de cristal, lo que la convierte en la opción ideal para quienes están en transición desde Excel. Cree una vista Tabla dedicada en ClickUp para gestionar los datos de su solicitud de empleo. ClickUp también ofrece
plantillas de bases de datos gratuitas/a para empezar.
Cree la base de datos perfecta sin códigos con ClickUp Vista Tabla
Añada Campos personalizados de ClickUp para capturar detalles clave como el título del puesto, el nombre de la empresa, la fecha de solicitud y las fechas de seguimiento. Ajuste Estados de tareas personalizados como "Solicitada", "Entrevista programada" y "Oferta recibida" para supervisar el progreso de cada solicitud, ofreciéndole una visión clara de su situación.
2. Concentre sus esfuerzos en las mejores oportunidades
Añade fechas límite para recordarte acciones de seguimiento y plazos importantes. Utilice ClickUp Control de tiempo para registrar el tiempo registrado en cada solicitud, ayudándole a analizar sus esfuerzos de búsqueda de empleo y a centrarse en las oportunidades más prometedoras y buscadas.
Realice un seguimiento del tiempo dedicado a cada aplicación mediante el control de tiempo de ClickUp Time Tracking
3. Automatización del flujo de trabajo
Aproveche Automatización ClickUp para configurar desencadenantes que muevan automáticamente las solicitudes al siguiente estado, envíen recordatorios de seguimiento o asignen tareas cuando se cumplan determinadas condiciones, mejorando así su productividad.
📌Ejemplo:
Supongamos que has configurado una aplicación de Tablero Kanban en ClickUp para el seguimiento de sus solicitudes de empleo. Con las Automatizaciones, puede crear desencadenantes que pasen automáticamente las solicitudes de "Solicitada" a "Entrevista programada" en cuanto reciba una invitación para una entrevista, lo que le permitirá organizarse sin esfuerzo adicional. Incluso puedes establecer recordatorios para correos electrónicos de seguimiento si no has recibido respuesta en una semana, para no perder nunca de vista las oportunidades.
Ahorre tiempo y mantenga el rumbo automatizando su flujo de búsqueda de empleo con ClickUp Automations
4. Redacte, almacene, edite y gestione candidaturas Documentos de ClickUp puede ayudarle a redactar cartas de presentación, currículos y
propuestas de empleo para mantener organizados en un solo lugar todos los documentos relacionados con su candidatura. También puede hacer un seguimiento de las diferentes versiones de sus documentos, asegurándose de que tiene acceso a las últimas actualizaciones y cambios.
¿Y lo mejor? Puedes compartir estos documentos con quienes puedan estar apoyándote en la búsqueda de empleo y colaborar con ellos en tiempo real para perfeccionar tus solicitudes.
Empieza a colaborar a la perfección con ClickUp Docs para mejorar la preparación de tus entrevistas
5. Explorar diferentes vistas
Aproveche distintas vistas como la Vista Tablero ClickUp o la Vista Lista ClickUp para visualizar tus candidaturas en formatos que se adapten a tus preferencias. Esta flexibilidad te permite gestionar tu búsqueda de empleo y encontrar lo que funciona mejor de forma eficaz.
Visualice fácilmente el progreso de su búsqueda de empleo con la vista Tablero de ClickUp
6. Utilice la IA para la preparación de entrevistas
Aproveche al máximo Cerebro ClickUp clickUp Brain, el asistente personal de ClickUp potenciado por IA, para facilitar la preparación de tus entrevistas. Utilízalo para generar posibles preguntas para la entrevista, dar respuestas personalizadas y crear esquemas estructurados. También puede ayudarte a actualizar tu currículum compartiendo ejemplos de formatos de curriculum vitae .
¿Quieres estar preparado para tus entrevistas? Brain te ayudará a organizar tu investigación sobre empresas, perfeccionar tus respuestas y sugerirte formas de destacar ante los responsables de contratación.
Empieza a preparar tus entrevistas con ClickUp Brain
Lee también: Consejos para entrevistas a distancia para preparar tu próxima entrevista
7. Seguimiento de todas las solicitudes en un solo lugar
ClickUp ofrece plantillas gratuitas para ayudarle a gestionar cada fase del proceso de búsqueda de empleo. Plantilla de búsqueda de empleo de ClickUp está diseñada para mantener su proceso de solicitud organizado y eficiente.
Plantilla de búsqueda de empleo de ClickUp
Con la plantilla de búsqueda de empleo de ClickUp, podrá:
- Seguir y organizar todas sus solicitudes de empleo en una única ubicación de fácil acceso
- Almacenar documentos importantes como currículos, cartas de presentación y notas de entrevistas
- Ajustar los plazos de envío y seguimiento de las solicitudes para no perder el ritmo de la búsqueda de empleo
- Realizar un seguimiento del estado de cada solicitud, desde "Solicitada" hasta "Entrevista programada" y "Oferta recibida"
También puede utilizar la opción avanzada Plantilla de búsqueda de empleo ClickUp para personalizar aún más el proceso.
Plantilla de búsqueda de empleo fácil de usar de ClickUp
Con esta plantilla podrá:
- Añadir Estados personalizados a cada oportunidad, como "Entrevistando", "Oferta pendiente" y "Rechazada", y visualizarlos en un práctico Tablero o vista Lista
- Incorpore Campos personalizados como "Nombre de la empresa", "Posición", "Fecha de solicitud" y "Fecha límite de seguimiento" para obtener una vista clara y detallada de su progreso
- Accede a 50 preguntas preparadas para reforzar tu preparación para la entrevista
- Registra y realiza un seguimiento de las valoraciones de Glassdoor de las empresas a las que presentas tu candidatura
👀 Dato divertido
Además de compatibilidad con los candidatos en su búsqueda de empleo, ClickUp también ofrece compatibilidad a los equipos de RR.HH lo que les permite centrarse más en encontrar, formar y retener el talento adecuado y menos en la logística.
Centralice los datos de los empleados, cree y gestione políticas de RR.HH. y optimice los flujos de trabajo de RR.HH. con la solución de gestión de RR.HH. de ClickUp
A continuación le mostramos cómo los equipos de RRHH utilizan ClickUp para ser más productivos:
- Datos de RRHH centralizados: Almacene la información, los documentos y los registros de los empleados en un único lugar con ClickUp Docs y gestiónelos mediante más de 15 herramientas personalizadasVistas de ClickUp *Gestión de tareas: Seguimiento de la contratación, la incorporación, las revisiones del rendimiento y la formación conTareas de ClickUp *Control de tiempo: Controle las horas de los empleados y el tiempo del proyecto para una asignación eficiente de los recursos
- Flujos de trabajo personalizables: Cree flujos de trabajo específicos para la contratación, la incorporación y otros procesos de RR.HH
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- (Elaboración de) informes y análisis: Generación de (elaboración de) informes sobre métricas de RRHH y visualización de los mismos enPaneles de ClickUp *Integración de herramientas: Integración con sistemas de nóminas y de seguimiento de candidatos para una gestión de RR.HH. sin fisuras
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Nunca se es demasiado viejo para ajustarse otra meta o soñar un nuevo sueño.
Les Brown, conferenciante motivacional
Al iniciar tu búsqueda de empleo, recuerda que cada solicitud te acerca a nuevas oportunidades. Crear una plantilla Excel de seguimiento de solicitudes de empleo puede ser útil. Sin embargo, a medida que avanza tu búsqueda de empleo, Excel puede resultar rápidamente insuficiente y abrumador, al carecer de la flexibilidad necesaria para gestionar tareas o recordatorios.
ClickUp ofrece una solución más sólida con funciones como el seguimiento de tareas, la automatización y la gestión de documentos para cada aspecto de su búsqueda de empleo.
Desde el seguimiento de las solicitudes hasta la preparación de las entrevistas, las potentes funciones de ClickUp le permitirán controlar todos los pasos del proceso.
Acérquese un paso más al trabajo de sus sueños. ¡Prueba ClickUp hoy mismo!