¿Alguna vez ha pensado en cambiar de carrera? Quizás haya querido dedicarse a una nueva pasión, lograr un mejor equilibrio entre su trabajo y su vida personal, o simplemente empezar de cero. Tal vez haya dado el paso y haya comenzado a enviar solicitudes, pero ahora se encuentra perdido en una maraña de ofertas de trabajo y plazos de solicitud. No es el único.
Según un informe de SHRM, solo el 8 % de los solicitantes completan el proceso de entrevista.
La culpa es de los sistemas desorganizados. Organizar, realizar el seguimiento y dar seguimiento a las solicitudes de empleo es un trabajo en sí mismo.
Pero hay una herramienta que puede ser tu fiel aliada en el proceso: Microsoft Excel. No se trata solo de mantener las cosas ordenadas, sino de asegurarte de que nunca pierdas la oportunidad de conseguir el trabajo de tus sueños.
Este artículo le guiará a través de la configuración de un sencillo pero eficaz gestor de solicitudes de empleo en Excel. Incluye consejos que le ayudarán a mantenerse organizado, realizar el seguimiento de los detalles importantes y estar en contacto con el reclutador.
El concepto de un gestor de solicitudes de empleo en Excel
Un gestor de solicitudes de empleo te ayuda a clasificar y organizar tus solicitudes de empleo y a mantenerte al día en tu proceso de búsqueda de trabajo. Te ayuda a realizar el seguimiento de todos los puestos a los que has solicitado, en qué fase del proceso de solicitud te encuentras y cuáles deben ser tus próximos pasos.
El objetivo de este gestor es sencillo: garantizar que nunca se te pase un plazo, se te olvide hacer un seguimiento o pierdas la pista de tu progreso durante la búsqueda de empleo.
Tradicionalmente, los solicitantes de empleo dependían de notas escritas a mano o de simples documentos de Google o MS Word para llevar a cabo el seguimiento de los puestos a los que se habían presentado. Sin embargo, este método a menudo conduce a oportunidades perdidas, entrevistas o fechas de seguimiento olvidadas y contactos perdidos.
Por el contrario, los modernos rastreadores de solicitudes de empleo ofrecen una forma más eficiente de gestionar tu búsqueda. Estas herramientas te permiten almacenar datos clave, como nombres de empresas, información de contacto, fechas de entrevistas y plazos de solicitud, todo en un solo lugar.
Según una encuesta realizada por Lincoln College, la mayoría de los solicitantes de empleo que realizan un seguimiento después de una semana aumentan sus posibilidades de obtener una respuesta en un 30 %.
No es de extrañar que muchos rastreadores modernos ofrezcan funciones como recordatorios automáticos, actualizaciones de estado codificadas por colores, herramientas de IA para ayudar con la preparación de entrevistas y una integración perfecta con el correo electrónico, lo que hace que el proceso sea mucho más fluido.
Excel como gestor de solicitudes de empleo
Esta herramienta cotidiana se transforma en un gestor de solicitudes de empleo personalizable y fácil de actualizar con solo unos pocos ajustes.
Veamos cómo utilizar Excel de forma eficaz para tu búsqueda de empleo.
Cómo utilizar Excel para realizar el seguimiento de las solicitudes de empleo
Usar Excel como tu gestor de solicitudes de empleo es más sencillo de lo que crees. En comparación con otros programas de gestión de tareas, ofrece flexibilidad con una configuración mínima.
Empieza creando un libro de Excel. Si eres nuevo en Excel, un libro es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo. Para ello, abre Excel, haz clic en Archivo, selecciona Nuevo y elige Libro en blanco. Siguiendo los siguientes pasos, puedes personalizar este libro según tus necesidades de búsqueda de empleo.
Un rastreador de solicitudes de empleo típico en Excel tendrá las siguientes columnas:
- Título y nombre de la empresa: estas deben ser tus columnas principales para que puedas buscar oportunidades rápidamente.
- Fecha de solicitud: esto te ayuda a llevar un registro de cuándo presentaste la solicitud y cuándo debes hacer el seguimiento.
- URL de la oferta de empleo: guarda el enlace de la descripción del puesto para consultarlo fácilmente cuando te prepares para las entrevistas.
- Estado: Mantén esta columna actualizada con fases como «Solicitado», «Entrevista programada», «Oferta recibida» o «Rechazado».
- Fechas y horas de las entrevistas: inclúyalas para no duplicar citas ni olvidar ninguna reunión programada.
- Datos de contacto del responsable de contratación: tener esta información a mano facilita el seguimiento.
- Notas de seguimiento: Realice un seguimiento de cuándo envió correos electrónicos de seguimiento o llamó a los reclutadores para mantener sus comunicaciones organizadas.
Así es como se vería una hoja de cálculo de Excel típica para el seguimiento de solicitudes de empleo:
💡Consejo profesional: Utiliza plantillas de hojas de cálculo de Excel para agilizar el seguimiento de tus solicitudes de empleo. Estos diseños predefinidos te permiten ahorrar tiempo al organizar los detalles clave sin tener que invertir tiempo en la configuración.
Consejos para mantener tu gestor de solicitudes de empleo en Excel
Un gestor descuidado no te ayudará a conseguir el trabajo de tus sueños, por lo que mantenerlo actualizado es clave. Aquí tienes algunos consejos:
- Actualiza semanalmente: trata tu gestor como un documento vivo. Cada vez que solicites un trabajo, avances en el proceso de entrevista o envíes un correo electrónico de seguimiento, asegúrate de que tu gestor refleje estas actualizaciones.
- Organízate por prioridad: algunos trabajos destacarán como opciones principales. Utiliza las funciones de clasificación o filtrado de Excel para dar prioridad a los trabajos que estén más cerca de la fecha límite o que sean más atractivos.
- Haz una copia de seguridad: lo último que quieres es perder todo tu trabajo. Haz una copia de seguridad de tu gestor en servicios en la nube como Google Drive o OneDrive.
- Utiliza filtros o formato condicional: esto te ayudará a clasificar las ofertas de empleo según su nivel de prioridad. Por ejemplo, codifica por colores tus solicitudes según la fase en la que se encuentren: solicitadas (resaltadas en amarillo), entrevistas programadas (resaltadas en azul) y ofertas recibidas (resaltadas en verde).
- Configura recordatorios: aunque Excel no ofrece recordatorios, puedes vincularlo fácilmente con Google Calendar u otras aplicaciones de planificación para recibir notificaciones de plazos importantes.
También puedes considerar el uso de las Hojas de cálculo de Google para proporcionar soporte en tu búsqueda de empleo.
Ventajas e inconvenientes de utilizar Excel como gestor de solicitudes de empleo
Usar Excel como gestor de solicitudes de empleo tiene sus ventajas, pero también sus inconvenientes. Hablemos primero de las ventajas:
Flexibilidad y personalización
Excel te permite crear un gestor de solicitudes de empleo que se adapte a tus necesidades específicas. Puedes personalizar las columnas para realizar el seguimiento de lo que más te importa, desde los plazos de solicitud hasta los datos de contacto del responsable de contratación. Esta flexibilidad facilita la adaptación del gestor a tu estrategia de búsqueda de empleo.
Rentabilidad
Si ya tienes Microsoft Office, utilizar Excel para realizar el seguimiento de las solicitudes no te supondrá ningún coste adicional. Es una solución sencilla y económica que cualquiera puede implementar.
Familiaridad
La mayoría de las personas se sienten cómodas utilizando Excel, lo que facilita la creación de tu gestor sin una curva de aprendizaje pronunciada. Puedes introducir datos fácilmente, ordenarlos y analizar las tendencias en el progreso de tu búsqueda de empleo.
Funciones de análisis de datos
Las funciones integradas de Excel te permiten analizar eficazmente los datos de tu búsqueda de empleo. Puedes crear gráficos para visualizar el estado de tus solicitudes o utilizar fórmulas para calcular métricas como el tiempo medio que tardan los empleadores en responder.
Veamos ahora más de cerca algunas de las desventajas que pueden hacer que te plantees otras alternativas a Excel:
Colaboración limitada
Una de las mayores desventajas de Excel es su limitado alcance en materia de colaboración. Aunque puedes realizar el uso compartido de archivos, la colaboración en tiempo real resulta engorrosa en comparación con las herramientas modernas de gestión de tareas. Si trabajas con un orientador profesional o un amigo, tendrás que informarles manualmente cada vez que realices cambios en el gestor.
Falta de automatización
Excel requiere la entrada y actualización manual de datos, lo que puede consumir un tiempo valioso. Sin automatización, es posible que dediques más tiempo a las hojas de cálculo que a la investigación necesaria para tu búsqueda de empleo.
Riesgo de errores
La entrada manual de datos conlleva el riesgo de cometer errores humanos. Los errores tipográficos, las fechas incorrectas o la información mal colocada pueden desviar tu búsqueda de empleo. Nadie quiere perderse una entrevista por haber escrito mal una fecha.
Implementación de otro software de aplicación para el seguimiento de solicitudes de empleo
Aunque Excel es una herramienta útil para realizar el seguimiento de las solicitudes de empleo, sus limitaciones pueden obstaculizar el progreso de su búsqueda de trabajo. La necesidad de mejorar la colaboración, la automatización y las actualizaciones en tiempo real puede abordarse de manera eficaz mediante la transición a otro software para el seguimiento de empleos, como ClickUp.
ClickUp es una herramienta versátil de gestión de proyectos que mejora la productividad mediante flujos de trabajo personalizables y colaboración en tiempo real. Funciones como la gestión de tareas, la automatización y las amplias integraciones simplifican el proceso de seguimiento de solicitudes de empleo, lo que te permite mantenerte al día en tu búsqueda de trabajo.
A continuación, le mostramos algunas formas en las que ClickUp puede ayudarle a cambiar de carrera con éxito:
1. Gestiona los datos de las solicitudes de empleo
La vista Tabla de ClickUp ofrece una vista única, lo que la convierte en la opción ideal para quienes están pasando de Excel. Crea una vista Tabla dedicada en ClickUp para gestionar los datos de tus solicitudes de empleo. ClickUp también ofrece plantillas de bases de datos gratis para que puedas empezar con ventaja.
Añade campos personalizados de ClickUp para capturar detalles clave como el título del puesto de trabajo, el nombre de la empresa, la fecha de solicitud y las fechas de seguimiento. Configura estados de tareas personalizados como «Solicitado», «Entrevista programada» y «Oferta recibida» para supervisar el progreso de cada solicitud, lo que te proporcionará una panorámica clara de tu situación.
2. Centra tu esfuerzo en las mejores oportunidades
Añade fechas límite para recordar las acciones de seguimiento importantes y los plazos. Utiliza ClickUp Control de tiempo para registrar el tiempo dedicado a cada solicitud, lo que te ayudará a analizar tus esfuerzos en la búsqueda de empleo y a centrarte en las oportunidades más prometedoras y solicitadas.
3. Realiza la automatización de tu flujo de trabajo
Aprovecha ClickUp Automatización para configurar desencadenantes que muevan automáticamente las solicitudes al siguiente estado, envíen recordatorios para seguimientos o asignen tareas cuando se cumplan condiciones específicas, mejorando así tu productividad.
📌Ejemplo:
Supongamos que ha configurado un tablero Kanban en ClickUp para realizar el seguimiento de sus solicitudes de empleo. Con Automatizaciones, puede crear desencadenantes que muevan automáticamente las solicitudes de «Solicitado» a «Entrevista programada» tan pronto como reciba una invitación para una entrevista, lo que le permitirá mantenerse organizado sin esfuerzo adicional. Incluso puede configurar recordatorios para enviar correos electrónicos de seguimiento si no ha recibido respuesta en una semana, de modo que nunca pierda de vista las oportunidades.
4. Redacta, almacena, realiza la edición y gestiona solicitudes.
ClickUp Docs puede ayudarte a redactar cartas de presentación, currículums y propuestas de trabajo, manteniendo todos los documentos relacionados con tu solicitud organizados en un solo lugar. También puedes realizar el seguimiento de las diferentes versiones de tus documentos, lo que te garantiza el acceso a las últimas actualizaciones y cambios.
¿Lo mejor de todo? Puedes utilizar estos documentos de forma compartida con las personas que te están ayudando en la búsqueda de empleo y colaborar con ellas en tiempo real para perfeccionar tus solicitudes.
5. Explora diferentes vistas
Aprovecha las distintas vistas, como la vista Tablero de ClickUp o la vista Lista de ClickUp, para visualizar tus solicitudes en los formatos que más te convengan. Esta flexibilidad te permite gestionar tu búsqueda de empleo y encontrar lo que mejor te funciona.
6. Utiliza la IA para preparar entrevistas
Aprovecha al máximo ClickUp Brain, el asistente personal con tecnología de IA de ClickUp, para facilitar la preparación de tus entrevistas. Úsalo para generar posibles preguntas de entrevista, pensar en respuestas personalizadas y crear esquemas estructurados. También puede ayudarte a actualizar tu currículum mediante el uso compartido de ejemplos de formatos de currículum.
¿Quieres estar preparado y listo para tus entrevistas? Brain te ayudará a organizar tu investigación sobre las empresas, perfeccionar tus respuestas y sugerirte formas de destacar ante los responsables de contratación.
7. Realice el seguimiento de todas las solicitudes en un solo lugar.
ClickUp ofrece plantillas gratuitas para ayudarte a gestionar todas las fases del proceso de búsqueda de empleo.
La plantilla de búsqueda de empleo de ClickUp está diseñada para mantener tu proceso de solicitud organizado y eficiente.
Con la plantilla de búsqueda de empleo de ClickUp, puedes:
- Realiza un seguimiento y organiza todas tus solicitudes de empleo en una única ubicación de fácil acceso.
- Guarda documentos importantes como currículums, cartas de presentación y notas de entrevistas en un solo lugar.
- Establece plazos para el envío de solicitudes y el seguimiento para mantenerte al día con tu búsqueda de empleo.
- Realice un seguimiento del estado de cada solicitud, desde «Solicitada» hasta «Entrevista programada» y «Oferta recibida».
También puedes utilizar la plantilla avanzada de búsqueda de empleo de ClickUp para personalizar aún más el proceso.
Con esta plantilla, podrás:
- Añade estados personalizados a cada oportunidad, como «Entrevista», «Oferta pendiente» y «Rechazada», y visualízalos en un práctico panel o vista Lista.
- Incorpora Campos personalizados como «Nombre de la empresa», «Posición», «Fecha de solicitud» y «Fecha límite de seguimiento» para obtener una vista clara y detallada de tu progreso.
- Accede a 50 preguntas preparadas para reforzar tu preparación para la entrevista.
- Registra y realiza un seguimiento de las valoraciones de Glassdoor de las empresas a las que estás enviando solicitudes.
👀 Dato curioso
Además de ayudar a los candidatos en su búsqueda de empleo, ClickUp también ayuda a los equipos de RR. HH., permitiéndoles centrarse más en encontrar, formar y retener al talento adecuado y menos en la logística.
Así es como los equipos de RR. HH. utilizan ClickUp para aumentar la productividad:
- Datos de RR. HH. centralizados: almacena la información, los documentos y los registros de los empleados en un solo lugar con ClickUp Docs y gestiónalos utilizando más de 15 vistas personalizadas de ClickUp.
- Gestión de tareas: realiza el seguimiento de la contratación, la incorporación, las evaluaciones de rendimiento y la formación con tareas de ClickUp.
- Control de tiempo: supervise las horas de los empleados y el tiempo dedicado a los proyectos para una asignación eficiente de los recursos.
- Flujos de trabajo personalizables: crea flujos de trabajo específicos para tu organización para la contratación, la incorporación y otros procesos de RR. HH.
- Colaboración: mejora el trabajo en equipo con espacios compartidos, ClickUp Chat y colaboración en tiempo real.
- Elaboración de informes y análisis: genera informes sobre métricas de RR. HH. y visualízalos en los paneles de ClickUp.
- Integración de herramientas: intégralo con los sistemas de nóminas y seguimiento de candidatos para una gestión de RR. HH. fluida.
ClickUp es excelente para gestionar proyectos que tienen múltiples actividades y requieren la supervisión de los recursos humanos, ya que cada miembro puede informar del progreso de las actividades, ya sea en proyectos basados en metodologías ágiles o en cascada.
ClickUp es excelente para gestionar proyectos que tienen múltiples actividades y requieren la supervisión de los recursos humanos, ya que cada miembro puede informar del progreso de las actividades, ya sea en proyectos basados en metodologías ágiles o en cascada.
Consigue el éxito en tu búsqueda de empleo con ClickUp.
Nunca se es demasiado mayor para fijarse otra meta o soñar un nuevo sueño.
Nunca se es demasiado mayor para fijarse otra meta o soñar un nuevo sueño.
Cuando comiences tu búsqueda de empleo, recuerda que cada solicitud te acerca a nuevas oportunidades. Crear una plantilla de Excel para realizar un seguimiento de las solicitudes de empleo puede resultar útil. Sin embargo, a medida que avanza tu búsqueda de empleo, Excel puede volverse rápidamente insuficiente y abrumador, ya que carece de la flexibilidad necesaria para gestionar tareas o recordatorios.
ClickUp ofrece una solución más sólida con funciones como seguimiento de tareas, automatización y gestión de documentos para todos los aspectos de tu búsqueda de empleo.
Desde el seguimiento de las solicitudes hasta la preparación de las entrevistas, las potentes funciones de ClickUp te permitirán controlar cada paso del proceso.
Acércate un paso más a tu trabajo ideal. ¡Prueba ClickUp hoy mismo!