Megan Thompson, asistente ejecutiva sénior del director de tecnología de una startup de IA B2B de serie A, recibió de su supervisor la tarea de gestionar la importante «Iniciativa de integración en la nube» además de sus funciones habituales.
Al principio, intimidada por el alcance del proyecto, de 2,5 millones de dólares, Megan aprovechó su experiencia en software de colaboración para organizar reuniones interfuncionales quincenales, realizar el seguimiento de siete plazos simultáneos y mantener la coordinación entre un equipo diverso de 25 miembros de los departamentos de ingeniería, producto y marketing.
Mientras seguía gestionando sus responsabilidades diarias, que incluían complejos preparativos de viajes y relaciones con los inversores, Megan dirigió con éxito el proyecto hasta su finalización, justo en el plazo previsto.
Los asistentes ejecutivos como Megan son mucho más que gestores de calendarios o guardianes: son los héroes anónimos de la gestión de proyectos, que garantizan la excelencia operativa entre bastidores.
Piensa en tu propio rol. Probablemente utilices a diario modelos y metodologías clave de gestión de proyectos, desde la creación de hojas de ruta y diagramas de Gantt para eventos hasta la realización de análisis de las partes interesadas y la gestión de registros de riesgos. Actúas como nexo de unión entre departamentos, asignas recursos de manera eficiente y contribuyes directamente al aumento de la productividad.
¿No son estas las habilidades básicas de un gestor de proyectos?
Si, como Megan, te sientes abrumado por el alcance cada vez mayor de tus responsabilidades, ten por seguro que no estás solo. Esta guía te proporcionará estrategias probadas para integrar la gestión de proyectos en tu rol de EA a la perfección.
El rol de los asistentes ejecutivos en la gestión de proyectos
La revista Harvard Business Review se refiere a los EA que trabajan para ejecutivos de alto nivel como «el brazo derecho de los líderes, la columna vertebral de las empresas y la cara visible de la cultura corporativa. Son los ojos, los oídos y el pegamento de la organización»
Los EA son responsables de garantizar que las operaciones de la empresa funcionen como un reloj. Desde reservar almuerzos regulares para el equipo hasta gestionar proyectos puntuales complejos, como el lanzamiento de una nueva línea de productos, lo hacen todo para facilitar la vida de todos. Son el enlace necesario entre la intención estratégica y la ejecución práctica del proyecto.
Por qué los asistentes ejecutivos se consideran expertos en gestión de proyectos
La inigualable organización, la gestión del tiempo, la capacidad de resolución de problemas, las habilidades de comunicación y el conocimiento de los principios de gestión de proyectos hacen que los EA sean gestores de proyectos de primer nivel. He aquí por qué los asistentes ejecutivos encajan bien en el rol de gestión de proyectos:
- Excepcionales habilidades organizativas: La organización es la columna vertebral de la coordinación de proyectos, y los EA destacan en ello. Por ejemplo, gestionar calendarios complicados, priorizar tareas urgentes y de gran impacto, y garantizar que todos los engranajes de la maquinaria de la organización funcionen según lo previsto son algunas de las habilidades organizativas básicas que todo asistente ejecutivo debe poseer*
- Capacidad para realizar múltiples tareas: Gestionar una gran cantidad de operaciones a la vez es inevitable para un gestor de proyectos, y los EA son expertos en hacer malabarismos entre tareas. Por ejemplo, en un momento puedes estar preparando una próxima presentación para el tablero y, al minuto siguiente, coordinando la disponibilidad de tu socio gerente
- Gestión de recursos: Ocuparse de la logística es otra responsabilidad de un asistente ejecutivo, que se solapa con la de un gestor de proyectos. Por ejemplo, los AE gestionan los recursos de la organización, incluidos los presupuestos de los proyectos, las tecnologías, las herramientas, el personal, los proveedores externos, la documentación o los preparativos de los viajes
Habilidades esenciales para los asistentes ejecutivos en la gestión de proyectos
Los EA necesitan diversas habilidades para una gestión de proyectos eficaz. Estas son algunas de las más importantes:
- Resolución de problemas: Los EA deben estar preparados para identificar y resolver problemas rápidamente. Deben ser capaces de pensar con rapidez y encontrar soluciones para todo tipo de imprevistos, desde cancelaciones de última hora de ponentes hasta retrasos inesperados que aumentan los costes y los cronogramas de los proyectos
- Gestión del tiempo: los asistentes ejecutivos deben garantizar que se cumplan los plazos críticos de los proyectos, incluso cuando la coordinación diaria, que incluye programar reuniones, establecer plazos y asegurarse de que todos estén al tanto de los plazos, ocupa la mayor parte de su jornada
- Pensamiento estratégico: Organizar las tareas del equipo de forma sincronizada con los objetivos estratégicos generales es también una de las habilidades fundamentales que deben tener los EA. Por ejemplo, un EA alineará una conferencia corporativa con las metas de gestión de proyectos de la empresa invitando a líderes del sector, centrándose en las tendencias emergentes, dirigiéndose a las partes interesadas clave y garantizando la alineación de los temas estratégicos para impulsar el posicionamiento en el mercado
Ejecución diaria de las fases de gestión de proyectos por parte de los asistentes ejecutivos
El ciclo de vida de la gestión de proyectos consta de cinco fases diferentes: planificación, inicio, ejecución, seguimiento del rendimiento y revisión. Por la naturaleza de su trabajo, los asistentes ejecutivos están presentes para echar una mano en todas las fases de un proyecto crucial.
He aquí un vistazo al día a día de una asistente ejecutiva que gestiona estas fases:
- Mañana: Revisar el progreso de las tareas y actualizar la herramienta de gestión de proyectos. Programar y asistir a una reunión con el equipo del proyecto para discutir cualquier problema y planificar con antelación
- Mediodía: Conectarse y coordinarse con los proveedores externos para garantizar que el proyecto va por buen camino
- Tarde: Identificar los problemas y comunicarlos al equipo, así como preparar una reunión con las partes interesadas para revisar el progreso del proyecto y los hitos
- Fin del día: Revisar y actualizar los cronogramas del proyecto en función del progreso del día
Aunque se trata de tareas cotidianas, es buena idea comprender en profundidad las fases de la gestión de proyectos para entender los nuevos roles y responsabilidades que le esperan.
Las fases de la gestión de proyectos para asistentes ejecutivos
Esto es lo que puede esperar de cada fase de una gestión de proyectos correcta como asistente ejecutivo:
1. Planificación
La fase de planificación implica el desarrollo de un cronograma del proyecto. Un plan de proyecto infalible tiene en cuenta los requisitos de recursos y establece cómo y cuándo se comunicará con las partes interesadas.
Por ejemplo, un EA planifica el lanzamiento de un nuevo software asignando un presupuesto, coordinando sesiones de formación, programando actualizaciones del sistema, gestionando los contratos con los proveedores y garantizando la comunicación con las partes interesadas para que la implementación sea fluida y eficaz.
2. Inicio
Cuando tengas una visión completa de las metas y objetivos del proyecto, tu siguiente tarea es dividir todo el proyecto en tareas más pequeñas y manejables. Ahora es el momento de establecer plazos y crear diferentes hitos del proyecto.
Este desglose mantiene a todos los miembros de tu equipo al tanto de sus responsabilidades y cronogramas, y te ayuda a gestionar tu lista de tareas.
Por ejemplo, céntrese en establecer hitos importantes, como completar el análisis de requisitos, finalizar la formación de los usuarios y realizar pruebas correctas para garantizar que el proyecto sigue su curso.
3. Ejecución
La fase de ejecución comienza cuando el equipo entra oficialmente en modo de trabajo y comprende claramente sus roles, responsabilidades y cronogramas.
Durante esta fase, la única responsabilidad de un EA es garantizar que el equipo disponga de todos los recursos necesarios.
Por ejemplo, el día del lanzamiento, el asistente ejecutivo gestiona la transición y proporciona soporte y resolución de problemas en tiempo real para garantizar una implementación fluida con una interrupción mínima.
4. Supervisión y seguimiento del rendimiento
El seguimiento del progreso, la elaboración de informes sobre el rendimiento y la gestión de los cambios son fundamentales para garantizar que todo vaya según lo plan.
Por ejemplo, el asistente ejecutivo detecta problemas importantes de funcionalidad en el nuevo software a través de los comentarios semanales de los usuarios y los informes de rendimiento durante la implementación. Consciente de la urgencia, el asistente ejecutivo organiza una reunión de emergencia con el equipo de desarrollo, prioriza la corrección de los errores críticos y programa sesiones de pruebas adicionales.
Esta rápida actuación resuelve los problemas antes del lanzamiento completo, lo que garantiza que el proyecto siga su curso y cumpla con las expectativas de los usuarios.
5. Revisión
La fase final del proceso consiste en revisar, aprender y aplicar al futuro lo que se ha aprendido del proyecto. La reflexión puede ayudarte a elegir un mejor curso de acción para tu próximo proyecto y a comprender las fortalezas y limitaciones de tu equipo.
Según el último informe sobre la brecha de talento del PMI, se necesitarán alrededor de 2,3 millones de personas cada año para cubrir los puestos relacionados con la gestión de proyectos que se prevé que se crearán hasta 2030.
Todo ello hace que la gestión de proyectos sea una carrera prometedora, así que determinemos qué titulaciones académicas pueden hacerla realidad.
Transición de asistente ejecutiva a gestora de proyectos
Aunque las habilidades de los dos roles se superponen, la formación, la educación y la certificación pueden ayudarte a alcanzar tus metas más rápidamente y a realizar la transición con mayor fluidez.
Ejemplo: Michael era asistente ejecutivo en una empresa de marketing, donde gestionaba las agendas de los ejecutivos, coordinaba las campañas de marketing, se encargaba de las relaciones con los proveedores y supervisaba la planificación de eventos. Quería pasar a ser gestor de proyectos en marketing.
Completó la certificación Project Management Professional (PMP) para adquirir conocimientos formales en gestión de proyectos. Con esta nueva certificación y su experiencia como asistente ejecutivo en marketing, fue contratado como director de marketing en la misma empresa.
Un usuario de Fishbowl compartió su experiencia al pasar de ser asistente ejecutivo a gestor de cumplimiento normativo. Destacó las cualidades excepcionales que poseen los asistentes ejecutivos y que son valiosas en la gestión de proyectos, como tomar nota de los numerosos proyectos que se gestionan y solicitar participar en cursos de gestión de proyectos para estar más preparado para el mercado.
Otro usuario mencionó que tenía dos años de experiencia como coordinador de programas, lo que le ayudó a pasar de ser asistente ejecutivo.
Descubra cómo puede facilitar su transición.
Formación y educación necesarias
La formación y la educación formales pueden facilitar el manejo de situaciones reales en los proyectos. Estas son tus opciones:
Certificaciones en gestión de proyectos
- Profesional en gestión de proyectos (PMP)
- Asociada certificada en gestión de proyectos (CAPM)
- Certificaciones ágiles
Cursos y titulaciones en gestión de proyectos
- Cursos online de corta duración sobre gestión de proyectos en universidades o escuelas de negocios
- Programas avanzados como el Máster en Gestión de Proyectos (MPM) o el MBA con especialización en gestión de proyectos
Formación y experiencia en el puesto
- Aprendizaje en la sombra y tutoría para adquirir habilidades de gestión de proyectos
- Pequeños proyectos como voluntaria para adquirir experiencia práctica (una forma estupenda de desarrollar habilidades sociales)
Herramientas técnicas
- Conocimientos de herramientas de gestión de proyectos como ClickUp
Certificaciones recomendadas
Aquí tienes una lista de algunos cursos, títulos y herramientas que pueden ayudarte a empezar:
- PMP y CAPM del Project Management Institute (PMI)
- Cursos de corta duración en plataformas online como LinkedIn Learning
- Programas de formación ejecutiva en gestión de proyectos ofrecidos por instituciones como Harvard y Stanford
- Aprender las complejidades del uso de ClickUp como herramienta de gestión de proyectos y explorar sus funciones a través de ClickUp University
Lea también: Un día en la vida de un gestor de proyectos: sacando conclusiones del caos
Herramientas para asistentes ejecutivos en la gestión de proyectos
Como asistente ejecutivo, ¿qué buscas en una herramienta de asistencia ejecutiva además de funciones de gestión de tareas, tiempo, documentos, proyectos y gastos? ¡ClickUp te lo ofrece todo!
ClickUp es la «app, aplicación para todo, para el trabajo». Ofrece una solución sencilla y bien gestionada para las preocupaciones de gestión de proyectos de las corporaciones en un solo lugar para ahorrar tiempo y hacer más.
El software te permite organizar, programar, delegar, ejecutar y realizar un seguimiento de tus tareas. Sus herramientas de comunicación integradas mejoran la colaboración en equipo. Además, sus informes y paneles personalizables son excelentes para revisar y comprender el rendimiento individual y colectivo con el fin de mejorar en el futuro.
Guía paso a paso sobre cómo los asistentes ejecutivos pueden utilizar ClickUp
A continuación, se explica cómo la mayoría de los asistentes ejecutivos pueden utilizar ClickUp paso a paso para cumplir con sus roles y responsabilidades:
- Regístrese: Regístrese en ClickUp y cree un entorno de trabajo para su equipo
- Carpetas y listas: dentro de tu entorno de trabajo, puedes crear espacios para cada departamento con el que trabajas. Dentro de los espacios, puedes crear carpetas para cada proyecto o iniciativa. Ahora, dentro de esa carpeta, haz una lista de todas las tareas necesarias para llevarlo a cabo
- Crear tareas y subtareas: Dentro de cada lista, añada tareas y divídalas en subtareas cuando sea necesario. Por ejemplo, una de sus tareas puede ser reservar un lugar para un evento, bajo la cual las subtareas serán investigar lugares y contactar con proveedores
- Añadir etiquetas y campos personalizados: Crea etiquetas de ClickUp como «Urgente» o «Participación del cliente» para categorizar y filtrar las tareas. También puedes añadir un campo personalizado que contenga más detalles sobre la tarea, como su presupuesto o nivel de prioridad
- Asignar tareas: Asigne tareas y subtareas a su equipo y establezca fechas límite directamente en ClickUp
- Seguimiento y elaboración de informes: Utiliza la función de control de tiempo de proyectos de ClickUp para realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea y generar informes para analizar el progreso del equipo
- Revisar y ajustar: Revisa el progreso del proyecto a través de más de 15 vistas personalizadas, como la vista de diagrama de Gantt de ClickUp o la vista Tablero
ClickUp no solo es útil para los roles y responsabilidades de los asistentes ejecutivos, sino que también puede ayudar en la gestión de proyectos más avanzados. Veamos sus beneficios clave como software de gestión de proyectos.
Funciones y ventajas clave del uso de ClickUp para la gestión de proyectos
ClickUp acerca a tu equipo a través de flujos de trabajo conectados y te mantiene al tanto de los plazos con sus vistas y notificaciones. ¿Qué más? Ofrece una solución de gestión de proyectos totalmente personalizable para cada equipo, desde marketing y ventas hasta RR. HH. y operaciones.
Supervise fácilmente los KPI de los proyectos
Para empezar, necesitas una visión completa de tu proyecto. Los paneles de ClickUp proporcionan una vista de un solo vistazo de las métricas y el progreso clave del proyecto. Úsalos para:
- Realizar un seguimiento del rendimiento del proyecto e identificar áreas de mejora
- Mantén a los equipos organizados y centrados en sus tareas durante todo el cronograma del proyecto
- Permitir a las partes interesadas acceder rápidamente a datos importantes del proyecto
- Visualice el progreso de los proyectos mediante gráficos y diagramas personalizables
- Centralizar la comunicación y la resolución de problemas del proyecto mediante funciones de chat
Simplificar la gestión de tareas
Crea tareas de ClickUp y subtareas para dividir tu proyecto en unidades más pequeñas y manejables. Esta herramienta te permite crear diferentes tipos de tareas, personalizar el estado de las tareas, establecer niveles de prioridad, obtener más contexto con campos personalizados e incluso interrelacionar tareas.
Delega el trabajo pesado a la IA y la automatización
Además, la gestión de proyectos y la IA son una combinación extraordinaria.
ClickUp Brain te permite acelerar todas tus operaciones de gestión de proyectos generando automáticamente subtareas basadas en las descripciones de las tareas, compartiendo actualizaciones diarias y semanales de forma asíncrona y resumiendo los hilos de comentarios. Es como tener un copiloto invisible que te quita el trabajo pesado, un asistente de tu asistente, por así decirlo.
Puedes utilizarlo con ClickUp Docs para generar un informe del proyecto, redactar resúmenes ejecutivos, ampliar sugerencias clave e incluso aportar ideas para simplificar y acelerar tu trabajo.
Para ahorrar tiempo y reducir los errores humanos, ClickUp Automations te permite automatizar tareas repetitivas como asignar tareas, enviar notificaciones y actualizar estados. La capacidad de crear y personalizar automatizaciones fácilmente permite a los gestores de proyectos optimizar sus procesos y centrarse en trabajos de mayor valor.
Realice un seguimiento del progreso sin esfuerzo
ClickUp te permite priorizar y planificar fácilmente, ofreciéndote visibilidad de todos tus proyectos y tareas con diferentes vistas. Ofrece más de 15 vistas de ClickUp totalmente personalizables para ayudarte a gestionar todo a tu manera. Hay vistas básicas, como lista, tablero y calendario, y vistas más avanzadas, como diagrama de Gantt, tabla, línea de tiempo, carga de trabajo, caja, actividad y mapa mental.
Además de realizar un seguimiento del progreso a través de vistas, utiliza Metas de ClickUp para gestionar todas tus metas en un solo lugar. Puedes configurar simultáneamente objetivos de tareas, objetivos de números, resúmenes de progreso, objetivos verdaderos/falsos y objetivos presupuestarios.
¿Lo mejor? ClickUp no trabaja de forma aislada, lo que significa que tú y tu equipo podéis integrar ClickUp con más de 1000 herramientas, como Slack, GitHub, HubSpot, Harvest, Google Drive y Dropbox, para garantizar un flujo de trabajo más fluido.
Plantillas para flujos de trabajo
¿No tiene tiempo para configurar manualmente un centro de control para todo su proyecto?
Empiece con buen pie con la plantilla de gestión de proyectos de ClickUp, que ofrece compatibilidad con las operaciones de su proyecto desde el inicio hasta su finalización.
Así es como esta plantilla puede ayudarle:
- Crea, asigna y realiza el seguimiento de diferentes tareas dentro de un proyecto para que todos estén en la misma página
- Personalice la plantilla en función de sus flujos de trabajo y requisitos, dependiendo del tipo de proyecto en cuestión
- Analice el progreso de las tareas de un vistazo con varias vistas y seguimiento de metas
- Aplica etiquetas y filtros para organizar y separar las tareas según la lista de prioridades
Organizaciones de todo el mundo han descubierto que ClickUp es la forma más eficaz de organizar sus proyectos y alcanzar sus ambiciosas metas.
Cuando se le preguntó cómo ClickUp ayuda a alcanzar las metas, la empresa People Piece comenta*:
Desde que utilizamos ClickUp, tenemos mucha más visibilidad en toda la organización sobre en qué estamos trabajando y cuál es el estado, lo que nos ayuda a mantenernos al día y a completar nuestros proyectos a tiempo. Todos estamos de acuerdo en que esta es, con diferencia, la mejor solución para nuestras necesidades de gestión de proyectos, ¡y hemos probado muchas herramientas!
Desde que utilizamos ClickUp, tenemos mucha más visibilidad en toda la organización sobre en qué estamos trabajando y cuál es el estado de los proyectos, lo que nos ayuda a mantener el rumbo y a completar nuestros proyectos a tiempo. Todos estamos de acuerdo en que esta es, con diferencia, la mejor solución para nuestras necesidades de gestión de proyectos, ¡y hemos probado muchas herramientas!
Retos y consejos para asistentes ejecutivos en la gestión de proyectos
Aunque los dos roles se solapan, los EA se enfrentan a ciertos retos de gestión de proyectos que es fundamental comprender.
Estos son los más comunes:
Equilibrar múltiples responsabilidades
Los asistentes ejecutivos que trabajan en la gestión de proyectos a menudo tienen que compaginar responsabilidades administrativas y tareas de gestión de proyectos. Como resultado, gestionar su tiempo y equilibrar sus responsabilidades puede ser todo un reto.
Consejo: Establece controles periódicos, actualiza los sistemas y utiliza marcos como la matriz de Eisenhower para priorizar las tareas y evitar sentirte abrumado.
Gestión del estrés y los conflictos
Hacer frente a plazos ajustados, altas expectativas y situaciones impredecibles puede ser difícil al mismo tiempo. Puede causar ansiedad y, a veces, incluso provocar conflictos.
Consejo: Tómate descansos, practica la atención plena, utiliza técnicas de relajación y trabaja con transparencia para minimizar las posibilidades de estrés y conflictos.
Gestión del cambio
Ajustar y reajustar los planes de los proyectos puede ser todo un reto, especialmente cuando hay múltiples partes interesadas. Estos reajustes de última hora pueden aumentar significativamente las tareas de los EA.
Consejo: Ten siempre un plan de contingencia para implementar un plan estructurado y gestionar el cambio de forma eficaz.
Por último, veamos algunas estrategias para gestionar los dos roles simultáneamente y lograr el éxito como gestor de proyectos.
Estrategias para superar los retos como asistente ejecutivo
- Piense con antelación: tenga siempre un plan de copia de seguridad para poder gestionar el proyecto sin esfuerzo a pesar de los retos
- Colabora con los demás: No intentes hacerlo todo tú solo: aprovecha la fuerza de tu equipo y delega responsabilidades para que el proyecto sea un intento correcto
- Aprovecha la tecnología: confía en la tecnología para automatizar y acelerar las tareas rutinarias y hacer que tus procesos sean más eficientes
Además, recuerda siempre que habilidades como la resolución rápida de problemas, la comprensión lectora y la comunicación clara pueden ayudarte a destacar como asistente ejecutivo en tu transición al rol de gestor de proyectos.
También es importante interpretar con precisión los documentos y planes del proyecto para poder tomar mejores decisiones y ejecutar los proyectos con éxito.
Dominar la gestión de proyectos para asistentes ejecutivos con ClickUp
Un enfoque triple de formación (para desarrollar tanto habilidades técnicas como interpersonales), experiencia práctica y experiencia laboral como asistente ejecutiva facilita dar el paso a gestora de proyectos.
Las plantillas de gestión de proyectos y las soluciones de gestión administrativa profesional de ClickUp simplifican tu rol en ambas categorías. Su capacidad para crear flujos de trabajo conectados, aumentar la transparencia en el logro de las metas y simplificar las asignaciones lo convierten en una solución de gestión de proyectos invaluable.
Regístrese hoy mismo en ClickUp y únase a una comunidad de gestores de proyectos de éxito.