Para las oficinas de gestión de proyectos y los gestores que gestionan varios proyectos simultáneamente, es fácil perderse en el trabajo diario. Realizar el seguimiento y medir el progreso, garantizar que todo el mundo está alineado y optimizar la carga de trabajo del equipo puede ser todo un reto. Nada permite poner las cosas en perspectiva como ver el panorama completo a través del panel del proyecto.
El panel de control de la cartera de proyectos le ofrece una panorámica completa del estado del proyecto, el progreso del trabajo de cada proyecto e informes exhaustivos en tiempo real sobre el cronograma, el presupuesto y el estado generales. Garantizan que la información crítica del proyecto esté disponible y accesible siempre que usted o las partes interesadas lo deseen.
Crear un panel de cartera de proyectos por primera vez puede resultar intimidante debido al trabajo de planificación y diseño que conlleva, e incluso puede que complique el panel de cartera.
¿Y si le dijéramos que el software avanzado de gestión de carteras de proyectos ha simplificado el proceso?
Siga leyendo para aprender a crear paneles dinámicos de gestión de carteras de proyectos para optimizar la planificación y ejecución de sus proyectos con ClickUp, los mejores ejemplos y plantillas que le ayudarán a empezar rápidamente.
¿Qué es la gestión de carteras de proyectos?
La gestión de carteras de proyectos es una forma estratégica de gestionar los proyectos de una organización para alcanzar sus objetivos empresariales. Incluye la reducción y priorización de un conjunto de proyectos que se alinean con las metas de su empresa.
La gestión de carteras de proyectos tiene como objetivo maximizar el valor de sus proyectos mediante la evaluación y la gestión de aspectos como los riesgos, los presupuestos y los recursos disponibles.
¿Qué es un panel de gestión de cartera de proyectos?
El equipo directivo, los gestores de carteras y los gestores de proyectos utilizan un panel de gestión de carteras de proyectos para visualizar de forma centralizada todos los proyectos y su progreso. El panel cuenta con gráficos y métricas que le permiten supervisar el rendimiento de los indicadores de estado y ver los hitos clave, la información presupuestaria y la disponibilidad de recursos.
En las organizaciones modernas, los proyectos están interrelacionados en cuanto a recursos, cronogramas y entregables, y los resultados y los intentos correctos son interdependientes; un panel central de cartera presenta esta información en un solo panel de vista.
Puede crear un panel de gestión de carteras de proyectos o utilizar soluciones de gestión de carteras de proyectos como ClickUp para facilitar la tarea.
Los paneles de ClickUp te permiten visualizar y analizar tus proyectos desde un único centro de control. No solo tienes una panorámica de los proyectos en los que estás trabajando, sino que también puedes compartirlos con las partes interesadas clave. De esta forma, todos pueden realizar un seguimiento del progreso de los diferentes proyectos.
El panel de ClickUp nos ayuda a representar los datos de forma significativa y también nos ahorra tiempo. También puedo crear diferentes espacios donde trabajar con los problemas y las mejoras. Además, también se puede supervisar nuestro trabajo diario, y el control del tiempo que dedicamos a una tarea específica también ayuda a mejorar la eficiencia del trabajo.
– Manaswi Dwivedi, Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.
Como plataforma de gestión de proyectos, ClickUp te permite establecer metas, realizar un seguimiento del tiempo dedicado a tareas y proyectos individuales, identificar cuellos de botella y resolverlos rápidamente para garantizar la finalización del proyecto.
Ventajas de utilizar un panel de cartera de proyectos
Mayor visibilidad
Obtenga visibilidad en tiempo real del estado general del proyecto, identifique los cuellos de botella, supervise el rendimiento de las tareas en proyectos de alto riesgo y evalúe la satisfacción del cliente.
Comunicación mejorada
Dado que los paneles de proyectos son un hub central para todo lo relacionado con uno o varios proyectos, garantizan que todos estén en la misma página en cuanto a plazos, tareas, presupuesto asignado y progreso.
Mejor toma de decisiones
Las vistas completas y a nivel de cartera de los proyectos existentes y potenciales permiten a los gestores de proyectos y carteras tomar decisiones basadas en datos para la planificación y ejecución de proyectos, la previsión financiera y la gestión de riesgos.
Seguimiento del rendimiento
El software de paneles le ayuda a visualizar métricas cruciales de un vistazo, incluyendo la productividad del equipo, la asignación del presupuesto, las metas de la empresa y el estado de los proyectos.
Mayor eficiencia
Obtenga una vista completa de las actividades del proyecto, el presupuesto, la asignación de la carga de trabajo, la utilización de los recursos para varios proyectos y las dependencias para simplificar la asignación de tareas, evitar el agotamiento de los empleados y aumentar la eficiencia del equipo.
Para completar con éxito los proyectos, considere la posibilidad de utilizar diferentes programas de gestión de carteras de proyectos hasta encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades.
Ejemplos prácticos de paneles de cartera de proyectos
A continuación se muestran algunos ejemplos reales de paneles de cartera de proyectos que le ayudarán a comprender cómo se pueden gestionar múltiples proyectos.
1. Paneles ágiles para equipos Scrum
Un panel ágil para equipos aporta transparencia al estado de tus proyectos y te ofrece visibilidad sobre el rendimiento del equipo y el progreso de los sprints.
Cuando se utiliza en el flujo de trabajo de desarrollo de software, el panel de gestión ágil de cartera de proyectos (PPM) ofrece una visión detallada de los posibles cuellos de botella, las métricas clave, el progreso y los problemas de alta prioridad de los proyectos en curso en un formato muy visual.
Los elementos del panel ágil incluyen:
Backlog de sprints
Se muestra como una lista o un tablero Kanban y muestra los elementos de trabajo restantes, sus estados (pendientes, en curso, terminados) y la carga de trabajo estimada. Con una mayor visibilidad de la carga de trabajo del sprint, puedes ver cómo progresas hacia el objetivo del sprint.
Gráfico de burndown
Este gráfico de líneas muestra los puntos de historia (el trabajo restante) representados en función del tiempo restante en el sprint, para realizar un seguimiento visual del progreso del sprint y permitir ajustes proactivos que garanticen su finalización.
Plazo de entrega
El plazo de entrega muestra el tiempo total desde el inicio de un elemento de trabajo hasta su finalización y entrega. Se utiliza para identificar retrasos en la entrega, optimizar los procesos de entrega y mejorar el tiempo de comercialización.
Consejo profesional💡: Para que el gráfico de burndown sea una herramienta eficaz para tu equipo, establece metas razonables, aprende de los sprints anteriores y asegúrate de no sobrecargar a tus equipos.
2. Paneles de asignación de recursos
Cuando se comparten recursos que trabajan en diferentes proyectos o se planifica la asignación de recursos para un proyecto potencial, este panel de cartera de proyectos muestra cómo se distribuyen los recursos entre los distintos proyectos.
La vista Carga de trabajo de ClickUp te ayuda a determinar qué tiene un equipo (y cada miembro del equipo) entre manos, dónde se cruzan las prioridades, qué se prioriza y las tareas que se pueden posponer, todo en un único panel.
Consejo profesional💡: Establezca la capacidad de carga de trabajo diaria o semanal para cada miembro del equipo. Puede establecer capacidades para horas, tareas y puntos de historia de Scrum.
3. Paneles de gestión empresarial
Este panel de gestión de cartera de proyectos le muestra el estado y el progreso de sus metas empresariales.
Personaliza los paneles de ClickUp para planificar y realizar un seguimiento de tus metas empresariales trimestrales fácilmente. Cuando varios departamentos participan en la gestión de la cartera de productos, la vista Lista de ClickUp te ayuda a realizar un seguimiento del estado de cada tarea, el presupuesto estimado y el progreso.
Todo el mundo, incluidos los miembros del equipo, los gestores de proyectos, las partes interesadas y los directivos, obtiene información sobre las iniciativas estratégicas y las prioridades de su cartera de proyectos.
Consejo profesional💡: Utiliza plantillas de gestión de carteras para realizar el seguimiento de tus tareas. Al fin y al cabo, los paneles de PPM mejoran la eficiencia y la previsión estratégica de una oficina de gestión de proyectos (PMO).
4. Paneles de gestión de operaciones
En la gestión de proyectos, un panel de operaciones proporciona información en tiempo real sobre cómo se están desarrollando los diferentes procesos operativos de su organización. Permite a las partes interesadas supervisar las actividades diarias, realizar un seguimiento de las prioridades estratégicas y operativas, y explorar los datos a muchos niveles para analizar y detectar los puntos débiles de sus operaciones.
Consejo profesional💡: Con el acceso basado en roles, ClickUp te permite personalizar qué miembros del equipo pueden realizar cambios en el panel y quién puede verlo para realizar un seguimiento del progreso.
Componentes clave de un panel de cartera de proyectos
1. Panorámica del proyecto
Comparta un resumen del alcance y los objetivos del proyecto para que todos sepan en qué están trabajando. Incluya información de alto nivel, como los nombres de los proyectos, los miembros del equipo involucrados, las descripciones, el presupuesto total y las metas estratégicas que se deben alcanzar.
2. Indicadores de estado
Establezca indicadores visuales en los paneles PPM para identificar fácilmente el estado del proyecto. Por ejemplo, el color rojo puede indicar tareas incompletas, el verde indica actividades completadas y el naranja indica trabajo en curso.
3. Gráficos e informes gráficos
Los gráficos de gestión de proyectos son una excelente manera de visualizar datos, tendencias y métricas relacionadas con sus proyectos. Existen muchos tipos diferentes de gráficos, como diagramas de Gantt, cronogramas de proyectos, gráficos de velocidad, gráficos de burnup, gráficos de líneas, estructuras de desglose del trabajo y gráficos de líneas.
Por ejemplo, la vista de diagrama de Gantt de ClickUp te permite ver tus proyectos en un cronograma. Te proporciona información como las tareas y las dependencias para que puedas gestionar los plazos desde una única fuente de información.
4. Rastreadores de proyectos
Los rastreadores de proyectos miden el progreso de las tareas y actividades a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, lo que ayuda a los miembros del equipo a mantenerse organizados, realizar un seguimiento de sus respectivas tareas, ver las tareas vencidas y supervisar los cronogramas.
Sin embargo, configurar un rastreador de proyectos detallado puede ser un proceso que requiere mucho esfuerzo. ClickUp ofrece plantillas de rastreadores de proyectos que se pueden personalizar para cualquier proyecto.
Un ejemplo claro: la plantilla Project Tracker de ClickUp se utiliza ampliamente para gestionar los presupuestos y los plazos de los proyectos. Ayuda a los jefes de equipo a tener una visión general con actualizaciones en tiempo real y mantiene todos los proyectos en un solo lugar para facilitar la colaboración entre departamentos.
Consejo profesional💡: Utiliza esta plantilla para crear varios rastreadores para proyectos repetibles. Esto te ayudará a ahorrar tiempo después de la llamada inicial para empezar con buen pie.
5. Gestión de recursos
La gestión de recursos le permite ver la eficacia con la que se distribuyen los diferentes recursos (empleados, presupuestos, equipos) para diversas tareas y si se utilizan de forma eficaz.
ClickUp ofrece varias funciones que pueden ayudarte a gestionar tus recursos.
- Control de tiempo de ClickUp: realice un seguimiento del tiempo vinculado a cualquier tarea en todos los dispositivos, cree informes para ver el tiempo dedicado a cada tarea y comparta las duraciones estimadas para planificar las entregas de sus proyectos.
- Vistas de ClickUp: con más de 15 vistas, puedes obtener una panorámica general de todos tus proyectos y su progreso. Con estas vistas, puedes ajustar cronogramas y prioridades, añadir dependencias y ver qué es lo siguiente.
- Metas de ClickUp: añade tareas de tus proyectos a una meta y asegúrate de que vas por buen camino para cumplir los plazos de tus proyectos. Puedes crear metas para varios proyectos y verlas en un solo lugar.
6. Gestión de riesgos
Destaca los riesgos potenciales que pueden afectar a su cartera de proyectos. La gestión de riesgos ofrece a las partes interesadas una mejor comprensión de los obstáculos, su probabilidad e impacto, y cómo mitigarlos. Además, le ayuda a realizar un seguimiento y evaluar si sus esfuerzos de mitigación de riesgos están funcionando y las formas de minimizar el impacto de los riesgos en los resultados del proyecto.
7. Valor ganado
El valor ganado representa el valor total de todo el trabajo completado dentro de un tiempo específico. Se expresa en moneda y se puede medir estudiando el porcentaje de tareas y entregables completados hasta un punto determinado en el cronograma de su proyecto.
8. Métricas financieras y presupuestarias
Las métricas financieras y presupuestarias incluyen la medición del presupuesto total frente al gasto real, la variación de los costes, el retorno de la inversión y el rendimiento financiero, de modo que las partes interesadas puedan controlar el presupuesto en una vista de una sola página en el panel y tomar decisiones sobre la asignación de recursos.
9. Acceso desde un navegador web
Los gestores de proyectos deben poder ver y gestionar el panel de cartera de proyectos en su navegador web para supervisar el progreso de forma remota en todos los dispositivos. Esto es especialmente importante cuando se trabaja con equipos distribuidos.
Cómo crear un panel de cartera de proyectos
1. Defina claramente los objetivos de su panel
Antes de configurar el panel de cartera de proyectos, debe comprender por qué lo está haciendo e identificar quién lo utilizará. A continuación, configure el panel PPM para que se ajuste a las necesidades, métricas y requisitos que sus partes interesadas necesitarán seguir.
Por ejemplo, su panel tiene como objetivo proporcionar a la alta dirección una panorámica de alto nivel de su cartera de proyectos y del progreso de los proyectos relacionados. Esto significa que los objetivos de su panel incluirán información sobre el número de proyectos activos, el progreso general, los indicadores clave de rendimiento y los riesgos potenciales.
2. Consolida los datos
Recopile datos críticos de gestión de proyectos a partir de las herramientas que utiliza para gestionar sus proyectos y realice un seguimiento y análisis de lo que funciona. Considere la posibilidad de incluir datos de sus herramientas de gestión de proyectos, bases de datos, hojas de cálculo y otras fuentes empresariales de terceros que utilicen los equipos pertinentes.
3. Identifique sus métricas y KPI clave
A continuación, debe decidir qué métricas y KPI deben seguirse, que se alineen con los objetivos de su empresa, departamento o proyecto y le permitan tomar decisiones estratégicas sobre el proyecto, las operaciones comerciales y los procesos.
Consejo profesional💡: La selección de las métricas y los indicadores de rendimiento clave debe ser una actividad en equipo. Empieza por hacer una lluvia de ideas en Pizarras de ClickUp , recopila las respuestas del equipo con los formularios de ClickUp y comunícate con el equipo utilizando la vista Chat de ClickUp sin sudar ni una gota.
4. Elija una herramienta de gestión de carteras de proyectos
Una herramienta de gestión de cartera de proyectos es un sistema centralizado en el que puede almacenar toda la información relacionada con su cartera de proyectos. Puede utilizarla para crear planes de proyectos, documentar la información necesaria, gestionar calendarios, asignar tareas a los miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso.
Por ejemplo, el software de gestión de proyectos ClickUp ofrece varias funciones completas que pueden ayudarle a asignar tareas, ver el progreso, realizar un seguimiento de métricas clave, visualizar la información de su proyecto, obtener una visibilidad completa de múltiples proyectos con informes automatizados en tiempo real y gestionar sus recursos de forma óptima, todo ello en una única plataforma.
5. Diseña el diseño de tu panel
Con toda la información que ha recopilado, organice el panel en diferentes secciones y utilice gráficos y visualizaciones para crear diferentes paneles de cartera.
Crear un panel completo no es una tarea fácil si se dispone de poco tiempo o experiencia.
Puede utilizar una plantilla de panel de cartera de proyectos como punto de partida. Por ejemplo, la plantilla de cartera de gestión de proyectos de ClickUp es una herramienta lista para usar que garantiza la alineación de los proyectos entre los diferentes departamentos mientras supervisa su estado y progreso.
Estas son algunas de las interesantes funciones del panel de cartera de proyectos de ClickUp:
- Etiquetas: Vea el estado de todos sus proyectos con la ayuda de etiquetas. Por ejemplo, listo, bloqueado, rechazado, etc.
- Códigos de colores: las plantillas personalizables de ClickUp ofrecen una amplia variedad de colores para elegir, de modo que puedas añadir colores específicos a cada estado y supervisar el progreso del proyecto con facilidad
- Vistas: Puedes utilizar más de 15 tipos diferentes de vistas para visualizar tu trabajo como quieras. Veamos tres formas de ver tus proyectos en el software de gestión de proyectos de ClickUp: Vista Lista: Organiza y agrupa tus proyectos en diferentes categorías. Tus tareas y actividades se pueden ver de un solo vistazo en un formato similar a una lista. Te permite ver qué proyectos están en curso, en revisión o completados. Vista Equipo: mantente alineado con las prioridades de tu equipo utilizando la vista Equipo. Puedes realizar un seguimiento de la carga de trabajo de tu equipo, los proyectos completados y mucho más desde un único panel de control. Actividad: obtén una vista detallada de la actividad de los miembros de tu equipo y ve en qué ha trabajado cada persona en un proyecto. Puedes seleccionar los tipos de actividad y ver los detalles del proyecto correspondiente
- Vista Lista: Organice y agrupe sus proyectos en diferentes categorías. Sus tareas y actividades se pueden ver de un solo vistazo en un formato similar a una lista. Le permite ver qué proyectos están en curso, en revisión o completados
- Vista Equipo: manténgase alineado con las prioridades de su equipo utilizando la vista Equipo. Puede realizar un seguimiento de la carga de trabajo de su equipo, los proyectos completados y mucho más desde un único panel
- Actividad: obtenga una vista detallada de la actividad de los miembros de su equipo y vea en qué ha trabajado cada persona en un proyecto. Puede seleccionar los tipos de actividad y ver los detalles del proyecto correspondiente
- Vista Lista: Organice y agrupe sus proyectos en diferentes categorías. Sus tareas y actividades se pueden ver de un solo vistazo en un formato similar a una lista. Le permite ver qué proyectos están en curso, en revisión o completados
- Vista Equipo: manténgase alineado con las prioridades de su equipo utilizando la vista Equipo. Puede realizar un seguimiento de la carga de trabajo de su equipo, los proyectos completados y mucho más desde un único panel
- Actividad: obtenga una vista detallada de la actividad de los miembros de su equipo y vea en qué ha trabajado cada persona en un proyecto. Puede seleccionar los tipos de actividad y ver los detalles del proyecto correspondiente
6. Probar y validar
Deberá realizar algunas pruebas preliminares para asegurarse de que el panel funciona según lo previsto y recopilar los comentarios y la aprobación de su equipo y las partes interesadas para realizar los ajustes necesarios.
7. Implementar
Ahora ya está todo listo para implementar su panel.
Explique a todas las personas involucradas en el proyecto el panel y lo que implica. Proporcione la formación adecuada para que el equipo sepa cómo utilizar estos paneles. Asegúrese de que estos paneles se actualizan periódicamente y siguen siendo relevantes. Incluso puede realizar cambios periódicos para adaptarse a los requisitos cambiantes de la empresa.
Consolida tus paneles de cartera de proyectos con ClickUp
Un panel preciso y bien estructurado puede ayudarle a gestionar sin problemas todos los proyectos en los que está trabajando.
ClickUp va un paso más allá y te permite aprovechar sus funciones, como la gestión de tareas y recursos, el control de tiempo, el seguimiento de KPI y las plantillas personalizables para optimizar la gestión de tus proyectos.
Como software de gestión de proyectos y carteras de proyectos, lo mejor de ClickUp es que automatiza varias tareas repetitivas, como la gestión de tareas y la carga de trabajo, el seguimiento del progreso y la elaboración de informes, la programación de alertas en caso de retrasos y la accesibilidad desde cualquier dispositivo para equipos remotos.
Si desea obtener resultados satisfactorios, independientemente de la complejidad de su proyecto, comience a crear paneles interactivos de cartera de proyectos registrándose en ClickUp de forma gratis.
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Qué es un panel de cartera de proyectos?
Un panel de cartera de proyectos es una herramienta visual que permite realizar un seguimiento del progreso de todos los proyectos que gestiona. Ofrece información sobre métricas clave, indicadores de rendimiento y el estado de los proyectos, aspectos fundamentales para evaluar la salud general del proyecto y garantizar que se ajusta a los objetivos de su empresa.
2. ¿Cuál es la diferencia entre una cartera y un panel?
| Portfolios | Panel | |
| Definición | Una cartera es una recopilación de todos los diferentes proyectos que gestiona. En lugar de gestionar varios proyectos de forma individual, las empresas tienden a agrupar los proyectos relacionados. | Por el contrario, un panel es una representación visual del progreso de los diferentes proyectos de su cartera. Contiene métricas clave, hitos, entregables, asignación de recursos y dependencias de tareas. |
| Se utiliza para | Optimice la asignación de recursos y priorice las iniciativas. | Evalúe cómo están conectados los proyectos e identifique cómo gestionar los recursos sin provocar escasez. |
3. ¿Qué incluye una cartera de proyectos?
Una cartera incluye proyectos relacionados que son fundamentales para alcanzar las metas generales de una organización. Cada proyecto de la cartera tiene un alcance, entregables, hitos, cronogramas y documentación, como planes, calendarios, directrices e informes de estado.