Para las oficinas de gestión de proyectos y los gestores que gestionan varios proyectos simultáneamente, es fácil perderse en el ajetreo diario. Realizar el seguimiento y medir el progreso, garantizar que todo el mundo esté alineado y optimizar la carga de trabajo del equipo puede ser todo un reto. Nada permite poner las cosas en perspectiva como ver el panorama completo a través del panel del proyecto.
El panel de control de la cartera de proyectos le ofrece una panorámica completa del estado del proyecto, el progreso del trabajo de cada proyecto e informes exhaustivos en tiempo real sobre el cronograma, el presupuesto y el estado generales. Garantizan que la información crítica del proyecto esté disponible y accesible siempre que usted o las partes interesadas lo deseen.
Crear un panel de control de cartera de proyectos por primera vez puede resultar intimidante debido al trabajo de planificación y diseño que conlleva, y es posible que incluso compliques el panel de control de la cartera.
¿Y si le dijéramos que el software avanzado de gestión de proyectos ha simplificado el proceso?
Siga leyendo para aprender a crear paneles dinámicos de gestión de proyectos para optimizar la planificación y ejecución de sus proyectos utilizando ClickUp, los mejores ejemplos y plantillas que le ayudarán a empezar rápidamente.
¿Qué es la gestión de carteras de proyectos?
La gestión de carteras de proyectos es una forma estratégica de gestionar los proyectos de una organización para alcanzar sus metas empresariales. Incluye la selección y priorización de un conjunto de proyectos que se ajusten a las metas de su negocio.
La gestión de carteras de proyectos tiene como objetivo maximizar el valor de sus proyectos mediante la evaluación y la gestión de aspectos como los riesgos, los presupuestos y los recursos disponibles.
¿Qué es un panel de control para la gestión de carteras de proyectos?
El equipo directivo, los gestores de cartera y los gestores de proyectos utilizan un panel de control de gestión de proyectos para visualizar de forma centralizada todos los proyectos y su progreso. El panel de control cuenta con gráficos y métricas que permiten supervisar el rendimiento de los indicadores de salud y ver los hitos clave, la información presupuestaria y la disponibilidad de recursos.
En las organizaciones modernas, los proyectos están interrelacionados en cuanto a recursos, cronogramas y entregables, y los resultados y el éxito son interdependientes; un panel de control central de la cartera presenta esta información en una única vista.
Puede crear un panel de control para la gestión de la cartera de proyectos o utilizar soluciones de gestión de proyectos como ClickUp para facilitar la tarea.
Los paneles de ClickUp te permiten visualizar y analizar tus proyectos desde un único centro de control. No solo tendrás una visión general de los proyectos en los que estás trabajando, sino que también podrás compartirlos con las partes interesadas clave. De esta manera, todos podrán realizar un seguimiento del progreso de los diferentes proyectos.
El panel de ClickUp nos ayuda a representar los datos de forma significativa y, además, nos ahorra tiempo. También puedo crear diferentes espacios en los que trabajar con los problemas y las mejoras. Además, también se puede supervisar nuestro trabajo diario, y el control de tiempo que dedicamos a una tarea específica también ayuda a mejorar la eficiencia del trabajo.
– Manaswi Dwivedi, Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.
Como plataforma de gestión de proyectos, ClickUp te permite establecer metas, realizar el seguimiento del tiempo dedicado a tareas y proyectos individuales, identificar cuellos de botella y resolverlos rápidamente para garantizar la finalización del proyecto.
Ventajas de utilizar un panel de control de cartera de proyectos
Mayor visibilidad
Obtenga visibilidad en tiempo real del estado general del proyecto, identifique los cuellos de botella, supervise el rendimiento de las tareas en proyectos de alto riesgo y evalúe la satisfacción del cliente.
Comunicación mejorada
Dado que los paneles de control de proyectos son un hub de paneles para todo lo relacionado con uno o varios proyectos, garantizan que todos estén al tanto de los plazos, las tareas, el presupuesto asignado y el progreso.
Mejor toma de decisiones
Las vistas completas y a nivel de cartera de los proyectos existentes y potenciales permiten a los gestores de proyectos y carteras tomar decisiones basadas en datos para la planificación y ejecución de proyectos, la previsión financiera y la gestión de riesgos.
Seguimiento del rendimiento
El software de paneles le ayuda a visualizar métricas cruciales de un vistazo, como la productividad del equipo, la asignación presupuestaria, las metas de la empresa y el estado de los proyectos.
Mayor eficiencia
Obtenga una vista completa de las actividades del proyecto, el presupuesto, la asignación de la carga de trabajo, la utilización de recursos para diversos proyectos y las dependencias para simplificar la asignación de tareas, evitar el agotamiento de los empleados y aumentar la eficiencia del equipo.
Para completar con éxito los proyectos, considere la posibilidad de utilizar diferentes programas de gestión de carteras de proyectos hasta que encuentre el que mejor se adapte a sus necesidades.
Ejemplos prácticos de paneles de control de carteras de proyectos
A continuación se muestran algunos ejemplos reales de paneles de control de carteras de proyectos que le ayudarán a comprender cómo se pueden gestionar múltiples proyectos.
1. Paneles ágiles para equipos scrum
Un panel de control ágil para equipos aporta transparencia al estado de tus proyectos y te ofrece visibilidad sobre el rendimiento del equipo y el progreso de los sprints.
Cuando se utiliza en el flujo de trabajo de desarrollo de software, el panel de control de gestión ágil de carteras de proyectos (PPM) ofrece una vista detallada de los posibles cuellos de botella, las métricas clave, el progreso y los problemas de alta prioridad de los proyectos en curso en un formato muy visual.
Los elementos del panel ágil incluyen:
Backlog de sprint
Se muestra como una lista o un tablero Kanban, y muestra las tareas pendientes, su estado (pendiente, en curso, terminada) y la carga de trabajo estimada. Con una mayor visibilidad de la carga de trabajo del sprint, puedes ver cómo avanzas hacia la meta del sprint.
Gráfico de burndown
Este gráfico de líneas muestra los puntos de historia (el trabajo restante) representados en función del tiempo restante en el sprint, para realizar un seguimiento visual del progreso del sprint y permitir ajustes proactivos que garanticen su completación.
Plazo de entrega
El plazo de entrega muestra el tiempo total desde el inicio de un elemento de trabajo hasta su completación y lanzamiento. Se utiliza para identificar retrasos en la entrega, optimizar los procesos de lanzamiento y mejorar el tiempo de comercialización.
Consejo profesional💡: Para que el gráfico de burndown sea una herramienta eficaz para tu equipo, establece metas razonables, aprende de los Sprints anteriores y asegúrate de no sobrecargar a tus equipos.
2. Paneles de control de asignación de recursos
Cuando se realizan usos compartidos de recursos entre diferentes proyectos o se planifica la asignación de recursos para un proyecto potencial, este panel de control de la cartera de proyectos muestra cómo se distribuyen los recursos entre los distintos proyectos.
La vista Carga de trabajo de ClickUp te ayuda a determinar qué tiene entre manos un equipo (y cada uno de sus miembros), dónde se cruzan las prioridades, qué se prioriza y qué tareas se pueden posponer, todo ello en un único panel de control.
Consejo profesional💡: Establece la capacidad de carga de trabajo diaria o semanal para cada miembro del equipo. Puedes establecer capacidades por horas, tareas y puntos de historia Scrum.
3. Paneles de control de gestión empresarial
Este panel de control para la gestión de proyectos le muestra el estado y el progreso de sus metas empresariales.
Personaliza los paneles de ClickUp para planificar y realizar un seguimiento de tus metas empresariales trimestrales fácilmente. Cuando varios departamentos participan en la gestión de la cartera de productos, la vista Lista de ClickUp te ayuda a realizar un seguimiento del estado de cada tarea, el presupuesto estimado y el progreso.
Todo el mundo, incluidos los miembros del equipo, los gestores de proyectos, las partes interesadas y los directivos, obtiene información sobre las iniciativas estratégicas y las prioridades de su cartera de proyectos.
Consejo profesional💡: Utilice plantillas de gestión de carteras para realizar el seguimiento de sus tareas. Al fin y al cabo, los paneles de control de PPM mejoran la eficiencia y la previsión estratégica de la oficina de gestión de proyectos (PMO).
4. Paneles de control de gestión de operaciones
En la gestión de proyectos, un panel de control de operaciones proporciona información en tiempo real sobre cómo se están desarrollando los diferentes procesos operativos de su organización. Permite a las partes interesadas supervisar las actividades diarias, realizar el seguimiento de las prioridades estratégicas y operativas, y explorar los datos a muchos niveles para analizar y detectar los puntos débiles de sus operaciones.
Consejo profesional💡: Con el acceso basado en roles, ClickUp te permite personalizar qué miembros del equipo pueden realizar cambios en el panel y quiénes pueden verlo para realizar el seguimiento del progreso.
Componentes clave de un panel de control de cartera de proyectos
1. Descripción general del proyecto
Comparte un resumen del alcance y los objetivos del proyecto para que todos sepan en qué están trabajando. Incluirá información de alto nivel, como los nombres de los proyectos, los miembros del equipo involucrados, las descripciones, el presupuesto total y las metas estratégicas que se deben alcanzar.
2. Indicadores de estado
Establezca indicadores visuales en los paneles de control de PPM para identificar fácilmente el estado del proyecto. Por ejemplo, el color rojo puede indicar tareas incompletas, el verde indica actividades completadas y el naranja indica trabajo en curso.
3. Gráficos e informes gráficos
Los gráficos de gestión de proyectos son una excelente manera de visualizar datos, tendencias y métricas relacionadas con sus proyectos. Existen muchos tipos diferentes de gráficos, como diagrama de Gantt, cronograma del proyecto, velocidad, burnup, línea, estructura de desglose del trabajo y gráfico de líneas.
Por ejemplo, la vista de diagrama de Gantt de ClickUp te permite ver tus proyectos en un cronograma. Te proporciona información como las tareas y las dependencias para que puedas gestionar los plazos desde una única fuente de información.
4. Herramientas de seguimiento de proyectos
Los rastreadores de proyectos miden el progreso de las tareas y actividades a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, lo que ayuda a los miembros del equipo a mantenerse organizados, realizar el seguimiento de sus respectivas tareas, ver las tareas vencidas y supervisar los cronogramas.
Sin embargo, configurar un gestor de proyectos detallado puede ser un proceso que requiere mucho esfuerzo. ClickUp ofrece plantillas de gestores de proyectos que se pueden personalizar para cualquier proyecto.
Un ejemplo claro: la plantilla Project Tracker de ClickUp se utiliza ampliamente para gestionar los presupuestos y los plazos de los proyectos. Ayuda a los jefes de equipo a tener una visión global con actualizaciones en tiempo real y mantiene todos los proyectos en un solo lugar para facilitar la colaboración entre departamentos.
Consejo profesional💡: Utiliza esta plantilla para crear múltiples rastreadores para proyectos repetibles. Esto te ayudará a ahorrar tiempo después de la llamada inicial para empezar a trabajar de inmediato.
5. Gestión de recursos
La gestión de recursos le permite ver la eficacia con la que se realizan la distribución de los diferentes recursos (empleados, presupuestos, equipos) para diversas tareas y si se utilizan de forma eficaz.
ClickUp ofrece varias funciones que pueden ayudarte a gestionar tus recursos.
- ClickUp Control de tiempo: realice el seguimiento del tiempo dedicado a cualquier tarea en todos los dispositivos, cree informes para ver el tiempo dedicado a cada tarea y realice el uso compartido de la duración estimada para planificar la entrega de sus proyectos.
- Vistas de ClickUp: con más de 15 vistas, puede obtener una vista general de alto nivel de todos sus proyectos y su progreso. Con estas vistas, puede ajustar los cronogramas y las prioridades, añadir dependencias y ver qué es lo siguiente.
- ClickUp Metas: añade tareas de tus proyectos a una meta y asegúrate de que vas por buen camino para cumplir con los plazos de tus proyectos. Puedes crear metas para varios proyectos y verlos en un solo lugar.
6. Gestión de riesgos
Destaca los riesgos potenciales que pueden afectar a su cartera de proyectos. La gestión de riesgos ofrece a las partes interesadas una mejor comprensión de los obstáculos, su probabilidad e impacto, y cómo mitigarlos. Además, le ayuda a realizar el seguimiento y evaluar si sus esfuerzos de mitigación de riesgos están funcionando y las formas de minimizar el impacto de los riesgos en los resultados del proyecto.
7. Valor ganado
El valor ganado representa el valor total de todo el trabajo completado en un tiempo específico. Se expresa en moneda y se puede medir estudiando el porcentaje de tareas y entregables completados hasta un punto determinado en el cronograma del proyecto.
8. Métricas financieras y presupuestarias
Las métricas financieras y presupuestarias incluyen la medición del presupuesto total frente al gasto real, la variación de costes, el retorno de la inversión y el rendimiento financiero, de modo que las partes interesadas puedan controlar el presupuesto en una vista de una página en el panel y tomar decisiones sobre la asignación de recursos.
9. Acceso mediante navegador de Internet
Sus gestores de proyectos deben poder ver y gestionar el panel de control de la cartera de proyectos en su navegador web para supervisar el progreso de forma remota en todos los dispositivos. Esto es especialmente importante cuando se tiene equipos distribuidos.
Cómo crear un panel de control de cartera de proyectos
1. Defina claramente los objetivos de su panel.
Antes de configurar el panel de control de la cartera de proyectos, es necesario comprender por qué se está haciendo y determinar quién lo utilizará. A continuación, configure el panel de control de PPM para que se ajuste a las necesidades, métricas y requisitos que las partes interesadas necesitarán seguir.
Por ejemplo, su panel tiene como objetivo proporcionar a la alta dirección una visión general de alto nivel de su cartera de proyectos y del progreso de los proyectos relacionados. Esto significa que los objetivos de su panel incluirán información sobre el número de proyectos activos, el progreso general, los indicadores clave de rendimiento y los riesgos potenciales.
2. Consolidar datos
Recopile datos críticos de gestión de proyectos de las herramientas que utiliza para gestionar sus proyectos y realice un seguimiento y análisis de lo que funciona. Considere la posibilidad de incluir datos de sus herramientas de gestión de proyectos, bases de datos, hojas de cálculo y otras fuentes de datos de terceros que utilicen los equipos pertinentes.
3. Identifique sus métricas clave y sus KPI
A continuación, debe decidir qué métricas e indicadores clave de rendimiento (KPI) deben ser objeto de seguimiento, de modo que se ajusten a los objetivos de su empresa, departamento o proyecto y le permitan tomar decisiones estratégicas sobre el proyecto, las operaciones comerciales y los procesos.
Consejo profesional💡: La selección de las métricas clave y los indicadores de rendimiento debe ser una actividad en equipo. Empieza por hacer una lluvia de ideas en ClickUp Whiteboards , recopila las respuestas del equipo con ClickUp Formularios y comunícate con el equipo utilizando ClickUp Chat View sin esfuerzo.
4. Elija una herramienta de gestión de carteras de proyectos de gestión de proyectos
Una herramienta de gestión de carteras de proyectos es un sistema centralizado en el que se puede almacenar toda la información relacionada con su cartera de proyectos. Se puede utilizar para crear planes de proyectos, documentar la información necesaria, gestionar calendarios, asignar tareas a los miembros del equipo y realizar el seguimiento del progreso.
Por ejemplo, el software de gestión de proyectos ClickUp ofrece varias funciones completas que pueden ayudarle a asignar tareas, ver el progreso, realizar el seguimiento de las métricas clave, visualizar la información de su proyecto, obtener una visibilidad completa de múltiples proyectos con informes automatizados en tiempo real y gestionar sus recursos de forma óptima, todo ello en una única plataforma.
5. Diseña el diseño de tu panel de control
Con toda la información que ha recopilado, organice el panel en diferentes secciones y utilice gráficos y visualizaciones para crear diferentes paneles de cartera.
Crear un panel completo no es tarea fácil si se dispone de poco tiempo o experiencia.
Puede utilizar una plantilla de panel de control de cartera de proyectos como punto de partida. Por ejemplo, la plantilla de cartera de gestión de proyectos de ClickUp es una herramienta lista para usar que garantiza la alineación de los proyectos entre los diferentes departamentos, al tiempo que supervisa su estado y progreso.
Estas son algunas de las interesantes funciones del panel de control de la cartera de proyectos de ClickUp:
- Etiquetas: Vea el estado de todos sus proyectos con la ayuda de etiquetas. Por ejemplo, listo, bloqueado, rechazado, etc.
- Códigos de colores: las plantillas personalizables de ClickUp ofrecen una amplia variedad de colores entre los que elegir, de modo que puedes añadir colores específicos a cada estado para supervisar el progreso del proyecto con facilidad.
- Vistas: puedes utilizar más de 15 tipos diferentes de vistas para visualizar tu trabajo como quieras. Veamos tres formas de ver tus proyectos en el software de gestión de proyectos ClickUp: Vista Lista: organiza y agrupa tus proyectos en diferentes categorías. Tus tareas y actividades se pueden ver de un solo vistazo en un formato similar a una lista. Te permite ver qué proyectos están en curso, en revisión o completados. Vista Equipo: mantente alineado con las prioridades de tu equipo utilizando la vista Equipo. Puedes realizar un seguimiento de la carga de trabajo de tu equipo, los proyectos completados y mucho más desde un único panel de control. Actividad: obtén una vista detallada de la actividad de los miembros de tu equipo y ve en qué ha trabajado cada persona en un proyecto. Puedes seleccionar los tipos de actividad y ver los detalles del proyecto correspondiente.
- Vista Lista: Organiza y agrupa tus proyectos en diferentes categorías. Tus tareas y actividades se pueden ver de un solo vistazo en un formato similar a una lista. Te permite ver qué proyectos están en curso, en revisión o completados.
- Vista Equipo: manténgase alineado con las prioridades de su equipo utilizando la vista Equipo. Puede realizar el seguimiento de la carga de trabajo de su equipo, los proyectos completados y mucho más desde un único panel de control.
- Actividad: Obtenga una vista detallada de la actividad de los miembros de su equipo y vea en qué ha trabajado cada persona en un proyecto. Puede seleccionar los tipos de actividad y ver los detalles del proyecto correspondiente.
- Vista Lista: Organiza y agrupa tus proyectos en diferentes categorías. Tus tareas y actividades se pueden ver de un solo vistazo en un formato similar a una lista. Te permite ver qué proyectos están en curso, en revisión o completados.
- Vista Equipo: manténgase alineado con las prioridades de su equipo utilizando la vista Equipo. Puede realizar un seguimiento de la carga de trabajo de su equipo, los proyectos completados y mucho más desde un único panel de control.
- Actividad: Obtenga una vista detallada de la actividad de los miembros de su equipo y vea en qué ha trabajado cada persona en un proyecto. Puede seleccionar los tipos de actividad y ver los detalles del proyecto correspondiente.
6. Prueba y validación
Deberá realizar algunas pruebas preliminares para asegurarse de que su panel funciona según lo previsto y recabar las opiniones y la aprobación de su equipo y las partes interesadas para realizar los ajustes necesarios.
7. Implementar
Ahora ya está todo listo para implementar su panel.
Explique a todos los participantes en el proyecto el funcionamiento del panel de control y lo que implica. Imparta la formación adecuada para que el equipo sepa cómo utilizar estos paneles. Asegúrese de que estos paneles se actualicen periódicamente y sigan siendo relevantes. Incluso puede realizar cambios periódicos para adaptarse a los requisitos cambiantes de la empresa.
Consolida tus paneles de control de la cartera de proyectos con ClickUp
Un panel preciso y bien estructurado puede ayudarte a gestionar sin problemas todos los proyectos en los que estás trabajando.
ClickUp va un paso más allá y te permite aprovechar sus funciones, como la gestión de tareas y recursos, el control de tiempo, el seguimiento de KPI y las plantillas personalizables para optimizar la gestión de tus proyectos.
Como software de gestión de proyectos y cartera de proyectos, lo mejor de ClickUp es que automatiza varias tareas repetitivas, como la gestión de tareas y cargas de trabajo, el seguimiento y la elaboración de informes sobre el progreso, la programación de alertas en caso de retrasos y la accesibilidad desde cualquier dispositivo para equipos remotos.
Si desea obtener resultados satisfactorios, independientemente de la complejidad de su proyecto, comience a crear paneles interactivos de cartera de proyectos registrándose en ClickUp gratis.
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Qué es un panel de control de la cartera de proyectos?
Un panel de control de cartera de proyectos es una herramienta visual que permite realizar el seguimiento del progreso de todos los proyectos que gestiona. Proporciona información sobre métricas clave, indicadores de rendimiento y el estado de los proyectos, aspectos fundamentales para evaluar la salud general del proyecto y garantizar que se ajusta a sus objetivos empresariales.
2. ¿Cuál es la diferencia entre una cartera y un panel?
| Cartera | Panel | |
| Definición | Una cartera es una recopilación de todos los diferentes proyectos que gestiona. En lugar de gestionar varios proyectos de forma individual, las empresas tienden a agrupar los proyectos relacionados. | Por el contrario, un panel es una representación visual de cómo están progresando los diferentes proyectos de su cartera. Contiene métricas clave, hitos, entregables, asignación de recursos y dependencias de tareas. |
| Se utiliza para | Optimice la asignación de recursos y priorice las iniciativas. | Evalúa cómo se relacionan los proyectos e identifica cómo gestionar los recursos sin provocar escasez. |
3. ¿Qué incluye una cartera de proyectos?
Una cartera incluye proyectos relacionados que son fundamentales para alcanzar las metas generales de una organización. Cada proyecto de la cartera tiene un alcance, unos resultados esperados, unos hitos, unos cronogramas y documentación, como planes, calendarios, directrices e informes de estado.