Con el aumento de la competencia y la presión del mercado, las organizaciones buscan constantemente formas de reducir la redundancia y los costes optimizar la productividad en el lugar de trabajo al tiempo que se consiguen mejores resultados empresariales. La automatización de las tareas diarias, repetitivas y manuales es la mejor forma de conseguirlo.
Aquí es donde la inteligencia artificial puede revolucionar el sector. Según un Estudio McKinsey según un estudio de McKinsey, la automatización de procesos puede impulsar el crecimiento de la productividad mundial entre un 0,8 % y un 1,4 % anual.
La inteligencia artificial y la automatización van de la mano para mejorar la eficiencia de las empresas y facilitar la obtención de beneficios mediante la reducción de costes. Mientras que la IA incorpora algoritmos avanzados y aprendizaje automático para analizar datos y tomar decisiones, la implementación de la automatización del flujo de trabajo con IA ejecuta tareas predefinidas sin intervención manual.
La IA puede considerarse una forma avanzada de automatización, pero también es cierto que las herramientas de IA pueden utilizarse para aumentar la eficiencia del flujo de trabajo y automatizar tareas repetitivas. La mayoría de las organizaciones ya están en el camino de la transformación digital mediante la integración de la automatización y la IA en sus flujos de trabajo. ¡Más información!
¿Qué es la Automatización del flujo de trabajo con IA?
La Automatización del flujo de trabajo de IA implica el uso de software de IA y herramientas de flujo de trabajo para realizar tareas sin intervención manual. La eliminación de la intervención humana en tareas repetitivas puede reducir los márgenes de error, aumentar significativamente la eficiencia y dar a las empresas una ventaja competitiva.
Por ejemplo, la automatización del flujo de trabajo con IA puede utilizarse en los departamentos de marketing y ventas para generar clientes potenciales, realizar un seguimiento del proceso de ventas, crear campañas dirigidas y enviar correos electrónicos de ventas personalizados.
Para obtener los mejores resultados, la inteligencia artificial puede utilizarse para optimizar los procesos empresariales existentes y las tareas que consumen mucho tiempo. La automatización inteligente de los procesos manuales libera recursos para centrarse en actividades más complejas y centradas en la empresa.
¿Qué problemas de flujo de trabajo puede resolver la Automatización del flujo de trabajo con IA?
La Automatización del flujo de trabajo con IA puede resolver problemas con varios procesos de empresa que implican tareas rutinarias, como la entrada y el análisis de datos. Puede mejorar la eficiencia, reducir el margen de error, mejorar la capacidad de toma de decisiones, agilizar los procesos y reducir el tiempo de comercialización.
De este modo, se pueden hacer más cosas en un periodo de tiempo más corto, al tiempo que se reducen los gastos generales y las responsabilidades.
Estas son algunas de las áreas en las que Herramientas de automatización del flujo de trabajo de IA pueden ayudar:
Atención al cliente
Puede utilizar la automatización del flujo de trabajo de IA para tareas de atención al cliente como:
- Envío de respuestas a consultas
- Levantamiento y cierre de tickets
- Resolución de problemas
- Realización y cancelación de pedidos.
Esto reduce el tiempo de respuesta y mejora la experiencia del cliente. Los chatbots personalizables pueden ser fundamentales para el intento correcto de automatización del flujo de trabajo de IA.
Gestión de datos
Tareas como extraer datos de documentos e introducirlos en hojas de cálculo o bases de datos pueden automatizarse mediante IA. La entrada manual de datos da lugar a errores, que una flujo de trabajo automatizado puede evitar. Esto también es válido para:
- Recuento de datos
- Cálculos
- Análisis de big data
- Creación de informes
Actividades de la cadena de suministro
Las tareas relacionadas con la cadena de suministro y la gestión de pedidos también se benefician enormemente de la automatización de procesos robóticos y del flujo de trabajo con IA. Por ejemplo, puede eliminar la intervención manual de:
- Cumplimiento de pedidos
- Gestión de inventarios
- Seguimiento de envíos
- Generación de documentos
Ventas y marketing
Como se ha mencionado anteriormente, las tareas de equipo de ventas y marketing son perfectas para introducir la automatización. Esto se debe a que es necesario tratar con un amplio banco de datos, que incluye clientes potenciales, clientes, oportunidades, etc. La automatización con IA puede:
- Crear contenido para el equipo de ventas y marketing
- Atender consultas sencillas de clientes
- Realizar un seguimiento de los clientes potenciales
- Analizar el rendimiento de sus campañas
- Envíe correos electrónicos de seguimiento
Cuentas
Los departamentos de cuentas pueden automatizar tareas básicas como:
- Seguimiento de gastos
- Generación y procesamiento de facturas
- Marcar estados de pago
Pendiente puede liberar a los empleados para desarrollar estrategias financieras y abordar problemas complicados si surgen. Cualquier departamento con tareas basadas en procesos puede beneficiarse de los flujos de trabajo automatizados. Lo único que hay que tener en cuenta es que su flujo de trabajo automatizado con IA debe tener funciones eficientes.
¿Qué funciones debe tener en cuenta al crear un flujo de trabajo de automatización?
Cada organización tiene su propia forma de funcionar, por lo que sus requisitos para crear un flujo de trabajo automatizado también son subjetivos. Antes de buscar funciones aplicables, debe tener claras las metas que intenta alcanzar con el flujo de trabajo automatizado.
Dicho esto, es inteligente tener en cuenta algunas funciones fundamentales cada vez que busque un flujo de trabajo automatizado solución de automatización para su organización:
- Fácil de usar: A tu equipo no le gustaría que le pidieras que trabajara con una herramienta complicada que tarda semanas en dominar. No querría tener que buscar soluciones en Google cada dos por tres o ver largos vídeos explicativos para entender sus funciones. Por tanto, busque un software con una interfaz de usuario fácil de usar y una curva de aprendizaje suave o que tenga tutoriales guiados incorporados
- Amigable con el presupuesto y escalable: Ten en cuenta la escalabilidad de la herramienta a la hora de decidir tu presupuesto. No debe pellizcarle el bolsillo cuando aumente su base de usuarios o necesite ampliar sus operaciones. Su solución de automatización del flujo de trabajo de IA debe ser compatible con las funciones de su empresa a largo plazo dentro de un presupuesto
- Capacidades avanzadas de IA: Si necesita introducir la automatización en la generación de prospectos y en las tareas de soporte al cliente, asegúrese de encontrar una solución todo en uno que cumpla estos dos requisitos
- Se integra fácilmente: La herramienta debe integrarse sin problemas con otro software de la empresa. Su meta debe ser obtener el mayor número de funciones en el menor número de herramientas. Por lo tanto, elija herramientas que funcionen bien entre sí para crear flujos de trabajo automatizados para su organización
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¿Cuándo debería considerar la implementación de flujos de trabajo automatizados con IA?
A menudo, las empresas se atascan a la hora de decidir dónde y cuándo implementar la automatización. Para empezar, debería implementar flujos de trabajo de automatización de IA en cualquier proceso de Business con:
- Tareas repetitivas
- Alto consumo de tiempo
- Baja productividad
- Pocas necesidades de toma de decisiones
- Alto volumen de datos
Identifique los departamentos de su empresa que están atascados por este tipo de tareas y necesitan horas de esfuerzo manual para tener las cosas terminadas. Una vez que reconozca adecuadamente las necesidades, será más fácil encontrar lugares para la automatización.
Para planificar mejor, puede hacer listas, estrategias y diagramas de flujo para correlacionar los pasos necesarios en su flujo de trabajo de IA. Esto puede terminarse mejor con plantillas de diagramas de flujo para asegurarse de que los pasos están en el orden correcto y de que las tareas más importantes tienen mayor prioridad.
Eficaz plantillas de flujo de trabajo facilitan la identificación de los procesos de negocio adecuados para la automatización del flujo de trabajo de IA y ayudan a optimizar todo el proceso en una empresa.
Determinación de los procesos de negocio adecuados para la Automatización del flujo de trabajo de IA
Existe una forma estándar de determinar qué procesos de negocio de su empresa son adecuados para la automatización del flujo de trabajo de IA herramientas de automatización de tareas :
Evaluación de procesos
Realice una evaluación exhaustiva de todos sus procesos existentes para identificar cuellos de botella y flujos de trabajo lentos. Esto incluye desde flujos de comunicación hasta tareas de contratación. Por lo general, los procesos de gran volumen y basados en datos son los que más se benefician de la automatización del flujo de trabajo.
Tareas basadas en reglas
Algunas tareas de la empresa necesitan la introducción manual de datos y la innovación, pero muchas se basan estrictamente en reglas y son monótonas. Éstas constituyen grandes candidatas para la automatización, ya que tienen patrones predecibles y se rigen por reglas básicas que pueden ser ejecutadas por software. Por ejemplo, el envío de correos electrónicos de confirmación a clientes recién registrados.
Dependencia humana
Las tareas que dependen en gran medida de la intervención manual, en concreto las que están siendo realizadas por humanos pero no requieren una toma de decisiones compleja o una gran capacidad de innovación, son buenos objetivos para la automatización. La automatización de estos procesos acelerará el tiempo de completada en un margen significativo.
Circuitos de información y comunicación
La automatización de la recopilación y el análisis de comentarios ayuda enormemente a recopilar información sobre el rendimiento de la empresa y la satisfacción del cliente. También puede introducir la IA en los canales de comunicación para crear y enviar respuestas relevantes rápidamente, como redactar correos electrónicos con sugerencias de IA o guardar respuestas automatizadas para escenarios específicos.
Cumplimiento y (elaboración de) informes
Las tareas de cumplimiento normativo y elaboración de informes se pueden automatizar para garantizar que se adhiere a las normas del sector y sigue todos los protocolos con precisión. A menudo, los problemas de cumplimiento crean obstáculos para las organizaciones si no se siguen o mantienen adecuadamente. Por ello, es una opción inteligente dejar estos procesos en manos de la automatización.
Supervisión y alertas en tiempo real
Los flujos de trabajo de automatización de IA pueden realizar un seguimiento en tiempo real de los procesos y las campañas. Puede ajustar respuestas a eventos o desencadenantes específicos para que se tomen medidas rápidas y eficientes sin perder tiempo, y se avise a las personas implicadas para que tomen decisiones posteriores.
Análisis del ROI
Antes de optar por sustituir las tareas manuales por flujos de trabajo de IA, debe realizar un análisis de costes y beneficios para comprender el impacto en el retorno de la inversión (ROI). Sopese el impacto presupuestario frente a los beneficios y determine cuánto dinero y tiempo ahorra, qué margen de error elimina y otros factores similares.
Ejemplos de Automatización del flujo de trabajo de IA
Varias empresas de todo el mundo han empezado a aprovechar la tecnología de automatización del flujo de trabajo de IA para mejorar la productividad y agilizar los procesos en la organización. Desde tareas como la redacción de correos electrónicos hasta el seguimiento de flotas de la cadena de suministro, la automatización puede ayudar con cualquier cosa si se lo propone. Flujos de trabajo de IA también tienen un impacto destacado en las actividades centradas en el cliente, como las ventas, el servicio o el marketing. Innovaciones tecnológicas como el análisis de big data y el análisis predictivo hacen que la automatización de los flujos de trabajo con IA sea más eficiente para las operaciones de las empresas modernas.
Profundicemos en esto.
Estudios de casos de automatización del flujo de trabajo de IA
Empresas de varios sectores han utilizado la automatización del flujo de trabajo con IA para mejorar la productividad y la calidad de las operaciones. He aquí algunos ejemplos:
- Sanidad: El sector sanitario ha integrado la automatización del flujo de trabajo con IA para varias tareas como la programación de citas, la (elaboración de) informes, seguimientos, etc. Empresas como PathAI van un paso más allá y utilizan la IA para ayudar a los patólogos a analizar muestras de tejido con mayor precisión. En general, los flujos de trabajo de IA ayudan a crear planes de salud más personalizados y a analizar los datos de salud individuales de forma eficaz
- Finanzas y banca: Los flujos de trabajo de IA ayudan con chatbots, comercio de algoritmos, procesamiento de pagos, cálculo de elegibilidad de seguros e incluso planificación financiera. También es una gran manera de gestionar las tareas de atención al cliente. Por ejemplo, Morgan Stanley Assistant imita de cerca la interacción humana y está construido para interpretar y responder a preguntas con frases completas, mejorando la experiencia del usuario
- Marketing y equipo de ventas: Las tareas de marketing, como el seguimiento de campañas, la captación de clientes, el marketing por correo electrónico, la optimización de contenidos y mensajes, el análisis de resultados, etc., pueden automatizarse con ayuda de la IA para obtener resultados mejores y más personalizados. El gigante del comercio electrónico Alibaba utiliza IA para generar descripciones de productos y predecir el comportamiento de compra del cliente para recomendaciones personalizadas
- Operaciones de empresa: Automatizar varias tareas operativas diarias como la programación, la distribución de cargas de trabajo, la creación y el envío de invitaciones a reuniones, etc. Generali, proveedor líder mundial de seguros y gestión de activos, utiliza software de automatización en todas sus operaciones de empresa para mejorar la productividad
Integración de la automatización del flujo de trabajo de IA en los canales de marketing
Puede integrar la automatización del flujo de trabajo de IA en canales de marketing como el correo electrónico y las redes sociales. Sí, un software de automatización básico puede enviar correos electrónicos programados, pero uno impulsado por IA hace mucho más:
- Le indica los mejores momentos para enviar mensajes basándose en el rendimiento del correo electrónico
- Ayuda a diseñar correos electrónicos, escribir líneas de asunto y mantener la coherencia de los mensajes
- Prueba tus correos electrónicos para determinar qué elementos funcionan mejor
- Ayuda con la segmentación de la audiencia, el retargeting y las recomendaciones personalizadas
- Ayuda a crear y editar listas de correo electrónico
Incluso en el marketing en redes sociales, la IA y la automatización ofrecen análisis de datos y generación de información para publicaciones más específicas. Puede leer una gran cantidad de datos en tiempo real, para que pueda obtener información sobre el comportamiento y las preferencias de la audiencia. También realiza un seguimiento de las publicaciones pasadas y futuras, crea contenidos de vídeo y texto, y mucho más.
Automatización del flujo de trabajo de IA para los puntos de contacto con el cliente
El mismo concepto de personalización y comunicación basada en datos se puede utilizar en gran medida para los puntos de contacto con el cliente y mejorar su experiencia con la marca. Los canales impulsados por IA pueden:
- Registrar las interacciones previas de los clientes para ofrecer respuestas contextuales
- Generar y resolver tickets en tiempo real
- Registrar y analizar transcripciones de llamadas
- Proporcionar respuestas automatizadas, etc.
Con el procesamiento del lenguaje natural y el aprendizaje automático, es fácil emular interacciones humanas reales con los clientes para aumentar las tasas de compromiso y mejorar las puntuaciones de satisfacción de los clientes.
Big data y análisis predictivo en la automatización del flujo de trabajo de IA
Big data y el análisis predictivo incluyen un amplio conjunto de procesos que utilizan big data de diferentes fuentes para identificar patrones y correlaciones. Utilizando estos patrones y correlaciones, se puede:
- Determinar las tendencias del mercado, las preferencias de los clientes y los resultados de marketing
- Obtener información procesable
- Tomar las decisiones empresariales correctas
- Predecir resultados financieros
- Asignar presupuestos y recursos
Con el tiempo, las empresas han comprendido las ventajas de combinar IA con big data, donde el aprendizaje automático ayuda a extraer información valiosa del análisis de big data para elaborar formularios predictivos. Esto ayuda a obtener una vista de 360 grados del cliente, optimizar precios y previsiones, mejorar la retención de clientes, identificar y mitigar riesgos potenciales para los resultados de negocio, etc.
Desafíos en la Automatización del flujo de trabajo de IA
La automatización del flujo de trabajo con IA tiene una serie de ventajas universales que pueden beneficiar a cualquier organización. Sustituye las tareas manuales repetitivas por actividades realizadas por máquinas, lo que significa automáticamente que se necesita menos tiempo para hacer más trabajo. También reduce las posibilidades de errores de comunicación manual, errores por descuido y descuidos. Aunque tiene algunos aspectos preocupantes, sus ventajas superan con creces a sus inconvenientes.
Desventajas
- Calidad y disponibilidad de los datos: Los datos necesarios para entrenar los sistemas de IA no siempre están disponibles y son de alta calidad. Esto puede solucionarse aplicando un plan de gestión de datos en la organización antes de introducir la IA
- Mano de obra cualificada: Se necesitan profesionales altamente cualificados para identificar las posibilidades de automatización del flujo de trabajo de IA y llevarlas a cabo. Una empresa debe mejorar la cualificación de su personal u optar por plataformas sin código o de bajo código para satisfacer las necesidades de automatización
- Retos de integración: Es un problema si la solución de IA no se integra con sus sistemas actuales. Su solución de flujo de trabajo de IA debe ser compatible con sus sistemas actuales, así que elija sabiamente e integre primero la plataforma que requiera cambios mínimos antes de poder seguir adelante con una migración completada
Cómo elegir la herramienta de Automatización del flujo de trabajo de IA para su equipo
Existen varias herramientas de automatización del flujo de trabajo de IA en el mercado. Pero debe averiguar qué solución se adapta mejor a las necesidades de su empresa. Para ello, debe tener en cuenta ciertos factores y evitar los errores más comunes.
He aquí algunos aspectos a tener en cuenta:
Determine sus necesidades de automatización
Antes de centrarse en una solución, determine qué departamentos y procesos necesitan automatización. Priorice los más redundantes y base su solución en sus necesidades específicas.
Automatizaciones ClickUp
es una función inteligente y fácil, todo en uno, que le permite ajustar tareas automatizadas predefinidas basadas en reglas. Puede añadir desencadenantes de eventos específicos para las tareas dentro de ClickUp.
Crea automatizaciones personalizadas en inglés con ClickUp Brain
Esta solución ofrece más de 100 tipos de flujos de trabajo de automatización que pueden integrarse en sus procesos diarios para aumentar la productividad. También puede crear flujos de trabajo de automatización personalizados para agilizar las tareas necesarias en su organización.
Compruebe las funciones
La plataforma de automatización de IA se utilizará para varias tareas en su organización, así que compruebe si tiene funciones para abordar todo. Busque aspectos como la creación de arrastrar y soltar, la generación de contenido, las opciones de chatear, la compatibilidad con el correo electrónico, el editor visual, las soluciones de bajo código o sin código, etc.
clickUp Brain conecta proyectos, personas y conocimiento Cerebro ClickUp es una red neuronal muy avanzada que conecta las tareas, documentos, personas y conocimientos de su empresa con IA para obtener los mejores resultados. Con esta plataforma puede automatizar tareas, obtener respuestas a sus consultas y generar actualizaciones sin intervención manual ni código.
Con ClickUp Brain, dispones de un AI Project Manager para gestionar y actualizar tus tareas y procesos habituales, un AI Knowledge Manager para responder a tus consultas consultando los documentos, las tareas y las personas, y también un AI Writer para crear contenidos personalizados y perspicaces.
Las tareas, actualizaciones y puestas al día automatizadas hacen que las actividades diarias sean más fáciles y rápidas al eliminar las entradas manuales repetitivas mediante soluciones impulsadas por IA.
escribe correos electrónicos convincentes en cuestión de segundos con ClickUp Brain
Comprobar compatibilidad
Compruebe si la solución que desea es compatible con sus sistemas actuales, ya que la necesita para colaboración interfuncional . Si no es así, es mejor encontrar una solución que se adapte a sus sistemas en lugar de quedarse con una incompatible y pasar por el aro para conseguir integrarla.
Dado que ClickUp se integra con más de 1000 aplicaciones, no es probable que se encuentre con problemas de compatibilidad con ClickUp Brain. Además, existe una API pública de ClickUp disponible para cualquier integración personalizada que desee crear.
Prueba la interfaz de usuario
Si su solución de automatización es fácil de usar, será mucho más fácil que sus empleados se acostumbren a ella rápidamente. Compruebe si la interfaz de usuario es fácilmente navegable y adecuada para las pruebas y la implementación.
El asistente de IA de ClickUp es intuitivo y muy fácil de usar; como se basa en la PNL, no es necesario elaborar indicaciones o códigos complejos. Basta con describir lo que necesita que haga y Brain lo entenderá.
Para ahorrarle tiempo y esfuerzo, incluye más de 100 indicaciones de IA basadas en roles que puede utilizar desde el primer momento. Utilice ClickUp Indicaciones de IA basadas en texto para múltiples aplicaciones, como redacción de cuestionarios, estudios de pruebas de usuarios y mucho más. También puede crear contenidos, realizar investigaciones, resumir datos y generar otros tipos de información con ClickUp Brain.
Utilice ClickUp's AI Writer para encontrar rápidamente indicaciones pre-creadas por rol para generar cosas como documentación de ayuda
Prepárese para el futuro con la Automatización del flujo de trabajo de IA
La Automatización del flujo de trabajo con IA aporta varios beneficios a la empresa, como eficiencia, alta productividad, escalabilidad y mejora del ROI. Por lo tanto, siempre es aconsejable invertir en plataformas de automatización de IA. Estas pueden simplificar los procesos de la empresa, reducir los errores y mantener una ventaja competitiva en el mercado actual.
Adopción de herramientas de automatización también ayudan a que su empresa esté preparada para el futuro. Con el tiempo, la innovación y la integración de la IA no harán más que crecer a medida que más y más empresas sigan incorporando la IA a sus flujos de trabajo para obtener mejores resultados. Para no quedarse atrás, pruebe ClickUp gratis, gratuito/a ¡ahora!
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cómo se automatizan los flujos de trabajo en IA?
Para automatizar flujos de trabajo mediante inteligencia artificial, puede identificar áreas de mejora y, a continuación, elegir una herramienta de automatización de IA que satisfaga sus necesidades. Obtenga una solución centralizada para todas sus necesidades de automatización de procesos de negocio y automatice cualquier proceso que necesite con condiciones controladas.
¿Qué es la automatización de procesos con IA?
La automatización de procesos con IA es el concepto de combinar la inteligencia artificial y las tecnologías de automatización para eliminar las tareas manuales de los procesos de empresa. Puede utilizar las capacidades de aprendizaje automático y autocorrección de la IA para automatizar los procesos de su flujo de trabajo con el fin de mejorar la productividad, impulsar la retención y reducir el tiempo y los costes.
¿Cómo puede utilizarse la IA para la automatización?
La IA puede utilizar el aprendizaje automático y los procesos de lenguaje natural para analizar grandes volúmenes de datos e identificar patrones. Aprende de esta nueva información para mejorar el rendimiento con el tiempo. Este formulario de automatización inteligente puede utilizarse en tareas como las pruebas de usuarios, el análisis de datos y la gestión de procesos empresariales para lograr una mayor productividad y respuestas más rápidas.