Cómo utilizar Notion para la gestión de proyectos (base de datos, diagrama de Gantt, cronograma, CRM)

¿Tienes curiosidad por conocer la gestión de proyectos de Notion?

Han pasado solo cuatro años desde que Notion llegó al mercado y el software ya ha causado sensación en el sector.

Pero, ¿qué es Notion?

Notion es una potente aplicación para tomar notas ( similar a Evernote ) y una herramienta colaborativa que ayuda a los equipos a organizar su trabajo y sus documentos.

Aunque el entorno de trabajo de Notion es sin duda más adecuado para tomar notas, cuenta con algunas funciones orientadas a la gestión de tareas de proyectos.

Sin embargo, la utilidad de esas funciones es otra historia.

Por suerte, ¡esa historia comienza aquí mismo!

En este artículo, veremos cómo Notion te ayuda con la gestión de proyectos, sus ventajas, sus límites y cómo solucionar sus problemas con una alternativa más sencilla.

Empecemos.

¿Qué es Notion?

Notion es un entorno de trabajo digital que te permite organizar todo el trabajo y las tareas de tu empresa.

Esta herramienta de productividad te permite crear documentos y colaborar con tu equipo.

Pero eso no es todo. Notion también puede desempeñar un rol en la gestión de proyectos.

Ah, y si de niño te gustaba jugar con legos, quizá esto te resulte interesante...

Notion ofrece diferentes bloques que se pueden utilizar para crear diseños y plantillas únicos para tu proyecto. De esta manera, puedes combinar varios bloques de información para crear un espacio de proyecto cohesionado.

¿Para qué se utiliza Notion?

La mayoría de las empresas utilizan Notion principalmente como aplicación para tomar notas y como base de conocimientos interna.

Se utiliza principalmente para:

Sin embargo, el entorno de trabajo de Notion no es solo para equipos, sino que puede utilizarlo cualquier persona que desee organizar su vida.

Puedes hacer todo tipo de cosas interesantes, como almacenar tus recetas favoritas, tus metas personales y mucho más.

¿Cuáles son las funciones clave de la gestión de proyectos de Notion?

La aplicación Notion puede parecer un software de gestión de proyectos compacto, pero tiene algunas funciones interesantes bajo la manga.

Veamos lo mejor que tiene para ofrecer:

Así es como funcionan:

1. Wikis

Esto es lo que mejor se le da a Notion.

Esta función te permite crear «Wikis», o directorios de documentos que contienen todo lo que los miembros de tu equipo necesitan saber sobre tu empresa o proyecto.

Al igual que un documento de Google, cada documento admite formato de texto enriquecido, fragmentos de código y mucho más. También puedes agrupar todas tus políticas, metas profesionales y planes para facilitar la gestión del conocimiento.

2. Tablero Kanban

Cuando gestionas proyectos, necesitas saber en qué está trabajando tu equipo en todo momento.

Por desgracia, no hay ninguna bola de cristal que te pueda ayudar. (Lo siento, psíquicos).

Sin embargo, Notion tiene la mejor alternativa: un tablero Kanban.

Un tablero Kanban muestra el estado de todas las tareas de tu proyecto («Pendiente», «En curso», «Terminada») y quién está asignado a cada tarea. Una vez que los usuarios de Notion terminan una tarea, pueden arrastrar y soltar la tarjeta a la columna de estado correspondiente.

3. Vistas de la base de datos de Notion

Además de los tableros Kanban, la base de datos de Notion ofrece múltiples vistas de las tareas de tu proyecto. Puedes verlas como una lista de tareas, en una vista de calendario, a través de una vista de galería o mediante una tabla.

Como tipo de página más avanzado, la base de datos de Notion puede imaginarse como una hoja de cálculo independiente. Al rellenar los campos de una base de datos de Notion, cada elemento puede tener su propia página de Notion.

4. Páginas de proyectos

Como se ha mencionado anteriormente, cada elemento de tu base de datos enlazada con Notion tiene una página dedicada en Notion. La página de Notion puede estar repleta de información importante y listas de control relacionadas con la tarea. De esta manera, obtienes un desglose detallado de cada elemento.

5. Cronogramas

Si necesitas tener una visión completa de tus tareas y proyectos, la función de base de datos con vista de cronograma te puede ayudar a conseguirlo.

Cronograma es un nuevo tipo de base de datos de Notion que te permite a ti y a tu equipo ajustar los plazos, personalizar el flujo de trabajo y filtrar las propiedades que se muestran u ocultan en el cronograma.

Con esta vista, verás tus proyectos y plazos en una vista fácil de leer a lo largo de las unidades de tiempo. Cada proyecto se presenta como una tarjeta. Solo tienes que hacer clic en la tarjeta para acceder a la página del proyecto.

6. Plantillas

Notion ofrece una galería de plantillas que incluye páginas reales de Notion diseñadas por su equipo y su comunidad.

Elige plantillas para marketing, diseño, planificación, Sprints ágiles y mucho más. Y si te sientes espontáneo, puedes probar sus plantillas destacadas en Notion Picks o su plantilla del mes. Ten en cuenta que algunas plantillas son gratuitas y otras son de pago.

7. Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt son ideales para visualizar tus proyectos en un cronograma, y en Notion puedes crear tu propia vista de tiempo al estilo Gantt para ayudarte a planificar tu trabajo y realizar un seguimiento de los plazos.

Esto le ofrece a usted y a su equipo una representación visual de los proyectos y eventos a lo largo del tiempo, le permite ver de un vistazo cualquier posible problema de capacidad y ajustar fácilmente las fechas de inicio y fecha límite con la función de arrastrar y soltar.

¿Cuáles son las ventajas de elegir Notion para la gestión de proyectos?

Es cierto que Notion tiene algunas funciones de gestión de proyectos, pero su prioridad es la creación de notas.

Si tienes un equipo pequeño, Notion puede ayudarte con los procesos básicos de gestión de proyectos, como asignar tareas, almacenar documentos del proyecto y trabajar con tus compañeros. Pero eso es todo.

Bonus: Notion vs Roam

Echemos un vistazo a las ventajas que puede ofrecerte:

1. Colaboración en tiempo real

Notion te permite añadir comentarios en cualquier parte de la base de datos o de la página de un proyecto. Notion también envía a los miembros del equipo una notificación cada vez que los mencionas en un comentario.

La verdad es que han perdido la oportunidad de llamarlas «Notification» (notificaciones).

Además, puedes trabajar en una página concreta de Notion al mismo tiempo que tu equipo remoto, lo que lo convierte en el sustituto perfecto para los aficionados a los documentos de Google.

2. Una plantilla para todo

Como se ha mencionado anteriormente, la interfaz de usuario de Notion es como un juego de legos.

Gracias a ello, puedes crear tu página de proyecto personalizada para que se adapte a las necesidades de tu proyecto.

Sin embargo, no tienes por qué hacer todo el trabajo tú mismo.

Muchísimos usuarios de Notion ya han creado todas las plantillas de proyectos imaginables, entre las que se incluyen:

(No es broma).

3. Potentes aplicaciones

Puedes acceder a todas las funciones de Notion en casi cualquier plataforma.

Hay una aplicación para Android, una aplicación para iOS, una aplicación de escritorio (Mac y Windows) y también una extensión para Chrome.

Y eso no es todo.

Al igual que el recortador web de Evernote, la extensión del navegador web Notion te permite almacenar recortes de páginas web, artículos, enlaces o imágenes en tu entorno de trabajo de Notion.

Bonus: Coda Vs. Notion

4. Gestión de un CRM con Notion

La vista de base de datos de Notion lo convierte en una buena herramienta para gestionar los contactos de CRM. La app ofrece una plantilla de CRM que puedes duplicar con una línea base de campos de categoría.

Recientemente, Notion ha añadido una integración con Zapier para que puedas introducir los clientes potenciales entrantes en tu CRM de Notion.

En tu CRM de Notion, importa archivos CSV, añade etiquetas de contacto, rellena direcciones de correo electrónico y cambia las fases del proceso.

Bonus: ¡Compara Notion con OneNote!

¿Notion es adecuado para la gestión de proyectos?

Aunque Notion tiene algunas funciones útiles para la gestión de proyectos, carece de muchas funciones básicas que sí se encuentran en el software gratuito específico para la gestión de proyectos.

Mira, Notion es una excelente aplicación para tomar notas, pero no es suficiente si buscas una herramienta integral de gestión de proyectos. Es posible que debas buscar alternativas a Notion.

Estas son algunas de las desventajas de elegir Notion para la gestión de proyectos:

(haz clic en los enlaces para ir a una desventaja específica)

Nota: Este análisis de la gestión de proyectos con Notion también muestra cómo un software específico para la gestión de proyectos como ClickUp puede resolver todos los problemas que podrías encontrar con Notion.

¿Qué es ClickUp?

ClickUp es la herramienta de gestión de proyectos remota líder en el mundo .

Con toda una serie de funciones, tiene todo lo que un equipo interno o remoto necesita para ejecutar proyectos con éxito.

Ahora, veamos algunas de las principales limitaciones de Notion y cómo ClickUp las resuelve:

1. Interfaz de usuario compleja para usuarios

Notion es como un cañón hecho de cristal.

Puede que sea potente, pero su mayor fortaleza es también su mayor debilidad.

Esto es lo que queremos decir:

Requiere que los usuarios utilicen sus bloques para sacar el máximo partido a sus funciones. Sin embargo, descubrir cómo utilizar todos estos bloques y plantillas puede resultar abrumador para la mayoría de los usuarios de Notion.

Es como abrir un juego de Lego de 10 000 piezas de una sola vez.

Tienes todas las piezas que necesitas.

Solución n.º 1: fácil incorporación

No tienes que resolver rompecabezas para usar una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp.

ClickUp es una plataforma de gestión de tareas ridículamente sencilla que no requiere ningún aprendizaje.

Tú no tienes que pasar días enseñando a tus equipos de proyecto cómo usar ClickUp.

Todo lo que necesitas es nuestra guía de inicio rápido .

Tiene todo lo que tu equipo necesita saber antes de crear su primera tarea en ClickUp.

Nota: Si estás migrando desde otra aplicación de productividad como Basecamp, Wrike o Jira, puedes importar todos los datos de tus proyectos en unos sencillos pasos. Haz clic aquí para descubrir cómo.

Solución n.º 2: Comandos de barra inclinada

Psst. ¿Quieres conocer algunos atajos que te ayudarán a gestionar tus tareas con facilidad?

ClickUp tiene un comando de barra inclinada o atajo de teclado integrado para casi todo.

Estas son solo algunas de nuestras más de 50 atajos:

Solución n.º 3: Entorno de trabajo estructurado

Dado que el entorno de trabajo de Notion no tiene una estructura definida, es posible que te quedes atrapado durante horas en el laberinto de páginas, bases de datos y tareas.

Lo que te dejaría con esta sensación:

Si quieres facilitar la gestión de tareas, tendrás que crear una base de datos enlazada a Notion que contenga todas tus tareas y múltiples proyectos.

Pero eso es demasiado trabajo, en nuestra opinión.

Hay una forma más fácil.

ClickUp tiene una estructura de jerarquía sencilla que actúa como un mapa mientras navegas por tu entorno de trabajo unificado.

Entorno de trabajo > Espacio > Carpetas > Listas > Tareas > Subtareas > Listas de control

Así es como funcionan:

Entorno de trabajo: el nivel más alto en el que puedes dividir tu empresa en equipos.

Espacios: son los departamentos principales, como «marketing» o «RR. HH.».

Carpetas: se utilizan para almacenar listas/grupos de proyectos.

Listas: aquí es donde se enumeran los proyectos individuales.

Tareas: cada página de tareas tiene sus propias subtareas, descripción, comentarios y mucho más.

Subtareas: las tareas grandes se dividen en subtareas manejables.

Listas de control: se encuentran dentro de las tareas o subtareas.

2. Funciones limitadas de seguimiento de metas

Puedes crear una bonita página de Notion para planificar tus metas empresariales... pero hay un problema.

No hay forma de realizar el seguimiento de tu progreso hacia la meta.

Sí, puedes crear una lista de control de objetivos.

Pero tampoco puedes ver lo cerca que estás de cumplir esos objetivos.

Esto puede resultar bastante desmotivador.

Solución: ClickUp Metas

A diferencia de Notion, las metas de ClickUp no son solo palabras escritas en una página.

Las metas son contenedores de alto nivel que se dividen en pequeños objetivos conocidos como objetivos.

Puedes medir los objetivos con una variedad de unidades, como números, monedas, verdadero/falso y listas de tareas.

Y una vez que alcanzas un objetivo, ClickUp actualiza automáticamente el porcentaje de progreso y te muestra lo cerca que estás de la meta.

3. Sin visualización de dependencias

Una de las partes fundamentales de la gestión de proyectos es realizar el seguimiento del progreso de tu proyecto para determinar si puedes cumplir con tus plazos.

¿Cómo se hace eso?

Necesitarás un cronograma del proyecto o un diagrama de Gantt que contenga la lista de las tareas que deben realizarse para completar el proyecto.

Y aunque Notion en gran medida abordó esta necesidad a finales de 2020 con su vista Cronograma, le falta un componente importante para gestionar proyectos más grandes y complejos: la gestión de dependencias.

Esto significa que, aunque puedes ver cuándo comienzan y terminan las tareas, no es posible priorizarlas visualizando las relaciones y dependencias, lo que puede generar confusión entre todas las partes involucradas.

Solución n.º 1: diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt de ClickUp muestran claramente todas las tareas del proyecto en un cronograma con fechas.

De esta manera, sabrás qué tareas se deben completar y en qué plazo.

También muestra cómo las tareas están enlazadas entre sí con las dependencias de tareas.

Solo tienes que trazar una línea entre dos tareas como esta y, ¡bum!, ya has creado tareas con dependencia.

Y eso no es todo: estos gráficos de Gantt también indican tu ruta crítica.

PD: Es la lista de tareas cruciales que deben completarse para cumplir con tu fecha límite a tiempo.

Bonificación: plantillas de ruta crítica

Solución n.º 2: Vista de cronograma

Si estás pensando en crear una hoja de ruta para un producto, elige la vista de cronograma de ClickUp.

Te permite visualizar las tareas, las personas asignadas y los plazos de tus proyectos para que puedas llevar un control del proceso de desarrollo.

También puedes utilizarlo para agrupar tareas por miembros del equipo, de modo que puedas asegurarte de que nadie se vea sobrecargado con una lista de tareas interminable.

4. Sin elaboración de informes integrados

Casi todas las nuevas herramientas de gestión de proyectos te permiten realizar el seguimiento del rendimiento de tu equipo mediante informes.

¿Notion tiene informes?

Este entorno de trabajo unificado carece de una función de elaboración de informes integrada. Sin embargo, existe una aplicación de elaboración de informes de terceros para Notion.

Aunque tiene algunos gráficos muy interesantes, su precio es bastante elevado.

De hecho, el plan «Personal» de esa aplicación para la elaboración de informes (19 $ al mes) es casi cinco veces más caro que el plan Pro de Notion.

Solución: Paneles

Los potentes paneles de control integrados de ClickUp te ayudan a visualizar los datos de tu proyecto sin necesidad de utilizar otra aplicación.

A continuación, te mostramos algunas métricas de proyectos ágiles que puedes seguir con los paneles:

5. Difícil de automatizar el trabajo

Aunque Notion no tiene una función de automatización, técnicamente puedes usar códigos y fórmulas para ayudarte.

Sin embargo, si quieres automatizar tu flujo de trabajo, tendrás que descubrir la fórmula correcta mediante ensayo y error.

Es como jugar con productos químicos en un laboratorio.

No sabes lo que va a pasar, pero los resultados pueden ser desastrosos, la mayoría de las veces.

Solución: Automatización de tareas

Afortunadamente, no tienes que probar ClickUp.

Tienes acceso a más de 50 automatizaciones predefinidas que te ayudan a gestionar los procesos repetitivos de gestión de tareas.

Con él, podrás hacer automáticamente lo siguiente:

Y si no encuentras una automatización concreta, ¡puedes crear la tuya propia!

(sin explosiones, por supuesto)

Pero espera.

¿Qué hay de las cosas que Notion hace bien, como tomar notas?

¿ClickUp puede hacer todo lo que hace Notion?

¡Por supuesto!

La función Bloc de notas de ClickUp te permite anotar rápidamente todas tus ideas (especialmente las que se te ocurren a las 3 de la madrugada), para que luego puedas convertirlas en tareas viables.

También puedes:

¿Pero qué hay de los wikis?

¡Nosotros también los tenemos!

ClickUp te permite crear bases de datos wiki dinámicas con documentos de ClickUp .

Y como cada documento se almacena junto con los espacios de tu proyecto, puedes acceder a ellos fácilmente cuando quieras.

Con Docs, también puedes:

Potente aplicación móvil de gestión de proyectos: gestiona tu equipo desde cualquier lugar, incluso desde tu sofá.

Conclusión

Entonces, ¿deberías elegir Notion para la gestión de proyectos?

No se puede negar que Notion es una excelente aplicación para la gestión del conocimiento y la toma de notas.

Pero cuando se trata de la gestión de proyectos, es bastante limitado.

Carece de muchas funciones clave que ya están presentes en software de gestión de proyectos específico, como ClickUp.

Una herramienta como ClickUp no solo te permite crear bases de datos detalladas como Notion, sino que también ofrece todas las funciones esenciales que necesitas para gestionar tu equipo y tus proyectos de forma eficiente.

¡Consigue ClickUp gratis hoy mismo y deja que la productividad de tu equipo alcance las estrellas!