¿Quieres aprender cómo calcular la duración del ciclo?
La duración del ciclo es el tiempo que se tarda en crear un producto terminado y es una métrica útil que te ayudará a establecer y mantener el ritmo de tu proyecto.
Y, a diferencia de las carreras del Tour de Francia, no necesitarás un casco para esta duración del ciclo.
Como es lógico, aprender a calcular la duración del ciclo es también mucho más fácil que recorrer más de 3200 km en bicicleta en 23 días.
¡Todo lo que necesitas es la fórmula de la duración del ciclo!
En este artículo, te mostraremos cómo calcular la duración del ciclo, por qué debes hacerlo y también te presentaremos una herramienta muy útil que te facilitará todo el proceso.
¿Tienes listo tu cronómetro? ¡Empecemos!
¿Qué es la duración del ciclo?
La duración del ciclo es una medida del tiempo que se tarda en fabricar un producto terminado o prestar un servicio. Es una de las métricas de flujo más importantes que te ayudará a ejecutar un proyecto de forma fluida y eficiente.
¿Cómo?
Entendamos esto con un ejemplo de nuestro cavernícola favorito: Pedro Picapiedra.
Ahora, supongamos que Fred decide tener un trabajo en un local de costillas y hamburguesas.
En este caso, la duración del ciclo es el tiempo que tarda en cocinar una comida. Y como acaban de descubrir el fuego, la duración del ciclo se va a acelerar. De esta manera, la duración del ciclo por comida se reduce y puede alimentar a más clientes.
Como puedes ver, las empresas (ficticias y reales) llevan utilizando la duración del ciclo para medir su productividad desde la Edad de Piedra.
¿Cuál es la fórmula de la duración del ciclo?
Puedes calcular la duración del ciclo con esta sencilla fórmula:
Duración del ciclo (CT) = Tiempo neto de producción (NPT) / Número de unidades fabricadas (U)
Aquí, el tiempo neto de producción es la duración total de tu proceso de producción (o proceso de prestación de servicios) en segundos, minutos, horas o días. Por ejemplo, el tiempo que se tarda en cocinar una comida, etc.
Pero, ¿cómo funciona realmente?
¡El ejemplo de Pedro Picapiedra al rescate!
Supongamos que ha conseguido preparar con éxito 100 comidas al día. Ese es el número de unidades (U).
Si restamos una hora de pausa para comer y media hora de pausa para tomar café de su jornada laboral habitual de ocho horas, su tiempo total de ejecución o tiempo neto de producción (NPT) es (8 – 1,5 = 6,5 horas).
Esto significa que la duración del ciclo es
CT = 6,5/100 = 0,065 horas por comida
O aproximadamente 4 minutos para preparar cada comida.
¡Todo gracias al esfuerzo de los diligentes ayudantes de cocina dinosaurios!
¿Cuáles son las ventajas de calcular la duración del ciclo?
Tanto si eres un cocinero de la Edad de Piedra como un desarrollador de aplicaciones del siglo XXI, necesitas medir la duración de tu ciclo para optimizar tu proceso de producción.
Estas son las cuatro ventajas clave de calcular la duración del ciclo:
1. Ayuda a estimar la fecha de entrega.
¿Sabes lo que nos encantaría a todos? Una máquina del tiempo.
Puedes utilizarlo para viajar al futuro y prepararte para todos los obstáculos que se interponen en el camino de tu entrega puntual.
Pero hasta que los científicos inventen uno, seguimos contando con la métrica de la duración del ciclo para ayudarnos.
Los equipos pueden utilizarlo para calcular su tasa de producción en tiempo real y utilizarlo para ofrecer estimaciones de entrega realistas a sus clientes.
2. Ayuda a optimizar los procesos para cumplir los objetivos
Calcular la duración del ciclo te ayuda a determinar cuánto tiempo tardas en ofrecer valor a tu cliente. De esta forma, puedes determinar fácilmente si es suficiente para satisfacer la demanda de tus clientes.
El cálculo de la duración del ciclo te proporciona los datos necesarios para corregir los ciclos lentos y tu tasa de producción mediante:
- Ampliación de la cadena de suministro de materias primas
- Aumentar o disminuir el rendimiento o el tamaño de los lotes en la línea de producción.
- Control del trabajo en curso o límite de WIP
La métrica de la duración del ciclo es como Barney, el fiel amigo de Fred. Pase lo que pase, siempre te guiará en la dirección de la mejora de los procesos y la satisfacción del cliente.
3. Ayuda a eliminar el exceso de producción
¿Hay algo peor que no producir suficientes unidades para satisfacer la demanda de los clientes?
¡Producir demasiado!
La sobreproducción supone un enorme desperdicio de tiempo y recursos para la empresa. Además, puede provocar graves cuellos de botella en su sistema de prestación de servicios.
De hecho, según la metodología de fabricación ajustada, la sobreproducción puede ser un factor importante que ralentice el flujo general de tu proyecto.
Sin embargo, si establece umbrales para la duración del ciclo (y controla los tamaños de los lotes en consecuencia), puede controlar la tasa de producción para que no supere un límite.
4. Ayuda a mejorar la eficiencia del ciclo del proceso
Un proceso de fabricación ágil, Scrum, Kanban o Lean depende de la mejora continua. En este caso, cada paso del proceso está orientado a recopilar información que pueda mejorar el rendimiento general de tu equipo.
De hecho, los procesos de fabricación Kanban y Lean te permiten establecer un límite de trabajo en curso o WIP.
Un límite de WIP establecerá un tope en el número de tareas que puede asumir un equipo. Esto garantiza que cada historia de usuario pase por el flujo de valor sin crear un cuello de botella.
¿El resultado?
Al comprender la capacidad de trabajo media de tu equipo, podrás mejorar tu rendimiento con cada ciclo.
Pero basta de teoría. Estás aquí para obtener conocimientos prácticos sobre la duración del ciclo, ¿verdad?
Así que vamos a ello.
La forma más fácil de calcular la duración del ciclo: ClickUp
Fred Flintstone y su fábrica pertenecen a la Edad de Piedra, literalmente.
Lo que significa que solo pueden calcular utilizando palos y piedras.
Pero tú puedes calcular la duración del ciclo de forma inteligente utilizando ClickUp.
¿Qué es ClickUp?
ClickUp es la herramienta de gestión de proyectos con la mejor valoración del mundo.
Es la única herramienta que necesitarás para gestionar todos tus proyectos y realizar el seguimiento de la productividad de tu equipo.
¡También es la mejor opción para mantener a tu equipo remoto conectado, receptivo y preparado para Agile!
A continuación te explicamos cómo ClickUp puede ayudarte a calcular la duración del ciclo y aprovecharla en tu beneficio.
A. Realiza un seguimiento de las métricas del flujo del proyecto con los widgets Sprint en el panel de control.
¿No te gustan las reuniones de actualización de estado de los lunes por la mañana?
¡El panel de ClickUp es la solución!
El panel te ofrece una visión general completa de tu proyecto con widgets de sprint personalizables, como el gráfico de la duración del ciclo.
Para calcular la duración del ciclo con este widget, puedes utilizar una de las siguientes rutas:
- Comienza a contar el tiempo desde el momento en que una tarea entra en cualquier estado del grupo de estados Activo.
- ClickUp asume que el primer estado en Activo es «No iniciado» y cualquier otro elemento de trabajo en el grupo de estado Activo como el inicio de la duración del ciclo.
Puedes personalizar el gráfico de la duración del ciclo con:
- Intervalo de tiempo: elige un intervalo de tiempo y realiza el ajuste de la frecuencia del gráfico de la duración del ciclo.
- Tiempo de muestra: selecciona el número de días que deben aparecer como promedio para cada punto de datos en el gráfico.
- Grupo de estados que se contabilizan como completados: elige el grupo de estados que se contabilizan como completados. Por ejemplo, «Terminada», «Revisión del cliente» o «Cerrada».
Y eso no es todo. Añade a tu panel más widgets útiles para sprints, como los gráficos de burndown, gráficos de burnup, gráficos de velocidad y gráficos de diagramas de flujo acumulativo.
B. Establece duraciones estimadas para mantenerte al día con tus tareas
¿Qué sentido tiene calcular la duración del ciclo si no puedes utilizar los números para optimizar tu proyecto?
Por eso ClickUp ayuda a la mejora continua de tu equipo con la función Duración estimada . Añade el número de horas que llevará cada tarea y subtarea, y ClickUp calculará el total de horas previstas por proyecto.
A medida que actualices estas estimaciones, ClickUp también actualizará tu fecha de entrega en tiempo real.
C. Realiza el seguimiento del uso del tiempo con el control de tiempo de Native
Calcular la duración del ciclo te ayuda a reducirla de forma activa con cada tarea.
¿Y cómo se puede hacer eso?
Podrías contratar a un supervisor dinosaurio para que te diga constantemente cuánto tiempo estás dedicando al proceso de fabricación.
Pero hay una opción más sencilla: ¡utiliza la función Native Control de Tiempo de ClickUp!
La extensión ClickUp Chrome, fácil de usar, hará un seguimiento del tiempo que dedicas a las tareas con un solo clic y generará informes detallados sobre el uso del tiempo. De esta manera, podrás realizar un seguimiento constante del tiempo que dedicas para asegurarte de que no superas la duración del ciclo.
Y si ya utilizas un cronómetro de terceros como Time Doctor y Toggl, ¡también puedes integrarlos con ClickUp!
¿Eso es todo? Por supuesto que no.
ClickUp es un software de gestión de proyectos integral diseñado para equipos ambiciosos y de alto rendimiento.
Y aquí tienes más funciones que agilizan tus procesos:
- Metas: establece metas profesionales y realiza el seguimiento de ellas en tiempo real
- Automatización del flujo de trabajo : accede a más de 50 formas de automatizar cualquier proceso repetitivo.
- Perfiles: obtén una visión completa de lo que los miembros del equipo han completado, en lo que están trabajando actualmente y sus tareas futuras.
- Vistas múltiples : realiza el seguimiento de cada elemento de trabajo en múltiples vistas, como la vista Lista, el tablero Kanban, la vista Equipo, etc.
- Documentos: desarrolla una wiki interna con documentos como pedidos de compra, mapas de flujo de valor y listas de materias primas.
- Pulso: mantente al tanto de la actividad de tu equipo a lo largo del día.
- Vista Carga de trabajo: visualiza y realiza el seguimiento de la capacidad de trabajo de tu equipo.
- Límites de trabajo en curso: protege la capacidad de tu equipo viendo cuándo hay demasiado trabajo en un estado determinado.
Preguntas frecuentes sobre la duración del ciclo
No se puede hablar de la duración del ciclo sin mencionar también el tiempo takt y el plazo de entrega. Sin embargo, estos términos también pueden generar cierta confusión.
Analicemos qué significan el tiempo takt y el plazo de entrega en el contexto de la duración del ciclo.
1. ¿Cuál es la diferencia entre la duración del ciclo, el tiempo takt y el plazo de entrega?
Aunque la duración del ciclo, el tiempo takt y el plazo de entrega son métricas de flujo para medir la productividad, difieren ligeramente entre sí.
Pero para una lectura rápida, utilicemos de nuevo el ejemplo del Sr. Flintstone para ayudarnos a comprender estos conceptos.
A. ¿Qué es el tiempo takt?
El tiempo takt es la velocidad de trabajo necesaria para satisfacer la demanda de los clientes. Es el tiempo que debería llevar configurar el proceso para entregar un producto terminado, o una unidad, con el fin de satisfacer la demanda general de los clientes y mantener el flujo de caja.
Ejemplo:
El jefe de Fred le asigna un objetivo: preparar comidas para 100 clientes cada día. Fred trabaja 8 horas al día.
Esto significa que Fred tendrá que preparar 100 comidas en 8 horas.
Aquí, su tiempo takt = número de comidas que se preparan cada hora.
O bien, tiempo takt = 8/100 = 0,08 horas por comida.
Aproximadamente 5 minutos para preparar una comida.
B. ¿Qué es el plazo de entrega?
El plazo de entrega es el tiempo transcurrido desde la recepción del pedido del cliente (fecha de inicio) hasta su entrega final (fecha de finalización).
Desde la perspectiva del cliente, el plazo de entrega comienza tan pronto como realiza el pedido de compra, continúa durante el proceso de fabricación y finaliza con la entrega final del producto terminado.
Ejemplo:
En el caso de Fred, el plazo de entrega comienza cuando su jefe recibe el pedido de una comida y termina después de que Fred termine de preparar el plato.
Plazo de entrega = fecha de finalización de un pedido de un cliente (fecha de finalización) – fecha de recepción de un pedido de un cliente (fecha de inicio).
En definitiva, estas tres métricas ayudan a medir fácilmente el éxito del proyecto y la satisfacción del cliente.
2. ¿Cómo funcionan conjuntamente la duración del ciclo y la duración takt?
Para entenderlo, compararemos la duración del ciclo de Fred con la demanda de los clientes introduciendo el tiempo takt.
El jefe de Fred está bajo presión para aumentar la productividad y ahora espera que todos cocinen para al menos 200 clientes al día.
Según nuestro cálculo anterior, la tasa de trabajo actual de Fred de 15 clientes por hora (con una duración del ciclo de 4 minutos por comida) no es suficiente para satisfacer la demanda de los clientes.
Su nueva tasa de trabajo requerida o tiempo takt deberá ser = 6,5/200 = 0,032 horas por comida.
O aproximadamente 2 minutos por comida.
Ahora Fred tendrá que reducir la duración del ciclo de 4 a 2 minutos. Para ello, puede:
- Contratación de ayudantes prácticos (¿cocineros dinosaurios? Pero nada de T-rex).
- Trabajar más horas para cumplir los objetivos diarios (se acabó jugar a los bolos con Barney).
- Reducir el tiempo de inactividad (¿almuerzos más cortos? ¡Ni hablar!)
Por otro lado, si la demanda (y el tiempo takt) fuera menor, Fred podría ahorrar más tiempo o producir más resultados.
Y ahora que puede calcular la duración del ciclo, puede ajustar su rendimiento para mantenerse al día con los niveles de satisfacción del cliente.
Conclusión
La duración del ciclo es más que una simple métrica para calcular cuánto estás produciendo. A largo plazo, también te ayudará a garantizar que siempre ofrezcas productos y servicios de alta calidad.
Y ahora que ya conoce la fórmula, también puede realizar el seguimiento.
Solo esperamos que no estés utilizando papel y lápiz para el cálculo. ¡Ni siquiera Pedro Picapiedra lo aprobaría!
¿Por qué no pruebas ClickUp?
Cuenta con un widget de duración del ciclo fácil de usar, junto con una serie de otras funciones para respaldar la gestión integral de proyectos. ¡Nunca necesitarás otra herramienta para estar al tanto de tus proyectos!
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