Muchas personas consideran que las reuniones del equipo directivo son una enorme pérdida de tiempo. Esto se debe a que la mayoría de las reuniones son dispersas y a menudo se descarrilan por dinámicas de equipo negativas.
Una reunión verdaderamente eficaz se centra en lo que es realmente importante y en lo que hay que hacer a continuación. Descubre la reunión de nivel 10.
Vamos a descubrir qué es una reunión de nivel 10 y por qué funciona tan bien. A continuación, analizaremos la estructura de la reunión y aprenderemos algunas formas de llevar a tus equipos de liderazgo al siguiente nivel. Nunca volverás a hacer reuniones de la misma manera. ✨
¿Qué es una reunión de nivel 10?
El formato de reunión de Nivel 10 (L10) se desarrolló para ayudar a los emprendedores, los equipos de dirección y las startups a identificar, debatir y resolver problemas. A esta reunión de 90 minutos asiste todo el equipo de dirección cada semana.
Mientras que las reuniones de puesta al día se centran en las tareas diarias y las reuniones con clientes suelen tratar sobre el establecimiento de relaciones y la recopilación de información, las reuniones de nivel 10 tienen un enfoque más estratégico y orientado a la resolución de problemas. Fomentan la claridad, la coordinación y la acción, mejorando así la productividad, aumentando los ingresos y potenciando la colaboración dentro del equipo directivo. 👪
Las reuniones semanales de Nivel 10 son solo una de las herramientas y principios que conforman el Entrepreneurial Operating System ® (EOS). Fundado por Gino Wickman, el EOS se basa en seis elementos clave, a saber:
- Visión
- Personas
- Datos
- Problemas
- Proceso
- Traction
Cada uno de estos elementos se aborda durante las reuniones de Nivel 10, dedicándose la mayor parte del tiempo a tratar los tres problemas más importantes de la Agenda.
Ventajas de una reunión de Nivel 10
Las reuniones de nivel 10 son extremadamente eficaces y hay varias razones que lo explican.
Están orientados a metas
Las metas empresariales y los objetivos estratégicos ocupan un lugar central durante toda la reunión. Los asistentes comparten actualizaciones rápidas sobre las métricas de su cuadro de mando, lo que ofrece una visión general del rendimiento de la empresa en relación con esos objetivos. Esto facilita mantener la alineación y seguir avanzando en la dirección correcta. 🎯
Resuelven problemas
Sesenta de los noventa minutos de esta reunión semanal se centran en comprender los problemas que impiden alcanzar las metas de la empresa. El tiempo de la reunión se aprovecha bien para abordar las causas fundamentales y buscar soluciones a nivel estratégico. Este formato está diseñado para resolver los problemas antes de que se conviertan en problemas mayores, lo que ahorra tiempo y energía a largo plazo.
Son muy específicas y prácticas
A cada elemento del orden del día se le asigna un plazo específico (en su mayoría breve), para no perder tiempo. Las acciones a realizar se documentan claramente, se elabora un informe sobre ellas y se marcan como completadas, se aplazan o se plantean como problemas. ✅
Tienen una estructura clara
Las reuniones de Nivel 10 se celebran a la misma hora y el mismo día cada semana, y siguen un proceso estándar para que todos sepan qué esperar y puedan prepararse en consecuencia.
Dicho esto, no debería sorprender que llevar a cabo este tipo de reunión requiera una buena moderación y un secretario o administrador meticuloso, preferiblemente las mismas personas cada semana para garantizar la continuidad.
El rol del moderador es velar por que los asistentes se ciñan al orden del día de la reunión y respeten las normas de etiqueta, como estar preparados y cumplir con los plazos del orden del día. El administrador toma notas de la reunión, actualiza la lista de tareas pendientes (que forma parte del orden del día) y mantiene a todos informados.
Con las personas, los procesos y las herramientas adecuadas, las reuniones de nivel 10 merecen el esfuerzo.
Estructura de la reunión de Nivel 10
Una de las claves del éxito es que la mayoría de las reuniones de Nivel 10 siguen el mismo orden del día. Veamos exactamente en qué consiste, paso a paso.
Segue
Duración: 5 minutos
La reunión comienza con una introducción, también conocida como «check-in». Cada miembro del equipo comparte buenas noticias personales o profesionales, por ejemplo, un logro o un momento revelador de su semana. Esto da a todos la oportunidad de estar plenamente presentes en la reunión, crea conexiones dentro del equipo directivo y hace que la sesión comience con buen pie. 😊
Cuadro de mando
Duración: 5 minutos
En esta sección se revisan los objetivos y resultados clave (OKR), o los indicadores clave de rendimiento (KPI), que contribuyen a las metas de la empresa. El propietario de cada métrica clave simplemente indica si su métrica va «por buen camino» o «se ha desviado», sin dar más explicaciones en este momento. Si se ha desviado, se traslada a la Lista de problemas, que se tratará más adelante en la reunión.
Reseña de Rock
Duración: 5 minutos
Los Rocks son metas trimestrales, y cada miembro del equipo suele ser responsable de entre tres y cinco de ellos. Las actualizaciones de los Rocks también consisten únicamente en una respuesta de «por buen camino» o «desviado del camino», y cualquier problema se traslada a la Lista de problemas. 🪨
Titulares sobre clientes y empleados
Duración: 5 minutos
Aquí los asistentes comparten cualquier noticia, buena o mala, sobre empleados o clientes. Las buenas noticias se celebran y las malas pasan directamente a la lista de problemas.
Lista de tareas pendientes
Duración: 5 minutos
La lista de tareas pendientes se ocupa de las acciones que deben completarse en un plazo de 7 días. Por lo tanto, muchos de los elementos tratados en la reunión anterior se habrán completado durante la semana anterior. En la reunión actual, los asistentes marcan los elementos como «terminados» o «pendientes». Cualquier elemento que entre en esta última categoría puede trasladarse a la semana siguiente para volver a tratarlo en la próxima reunión o, si se ha convertido en un problema, pasar a la lista de problemas de esta semana.
Lista de problemas
Duración: 60 minutos
También conocida como Identificar, Debatir, Resolver (IDS®), esta parte de la reunión se dedica a descubrir las verdaderas raíces de los problemas y, a continuación, a generar ideas para resolverlos. Tras un breve resumen de los problemas de la lista de la semana pasada, más los que se hayan añadido durante esta reunión, los asistentes votan cómo priorizarlos. A continuación, abordan los tres principales, empezando por el más importante. Cualquier paso a seguir se añade a la lista de tareas pendientes. Si un problema de la lista no se aborda en unas semanas, se traslada a una lista a más largo plazo para debatirlo durante la próxima reunión trimestral.
Resumen
Duración: 5 minutos
Los últimos minutos se dedican a revisar la lista de tareas pendientes y los próximos pasos. Los asistentes también deciden qué mensajes se deben transmitir al resto de la organización. Por último, realizan la valoración de la reunión del 1 al 10 y, si la media es inferior a 8, debaten qué podrían hacer de forma diferente la próxima vez.
Con una plantilla de Nivel 10 tan clara, siempre se tratarán los temas más importantes y podrás terminar a tiempo, sin falta. ⏱️
10 consejos para mejorar tus reuniones de Nivel 10
Ahora que ya sabes cuál es tu objetivo, veamos cómo mejorar esas reuniones y ahorrar tiempo y esfuerzo a todos.
1. Aprovecha al máximo las herramientas para reuniones
La tecnología moderna puede ser una auténtica bendición, y el software de gestión de reuniones es un claro ejemplo de ello.
Toma como ejemplo ClickUp Meetings. Esta plataforma de reuniones en línea ofrece listas de control para la planificación, plantillas de reuniones, herramientas para tomar notas, una excelente gestión de tareas y mucho más, todo ello diseñado para hacerte la vida más fácil. Empieza con la plantilla de reunión de Nivel 10 de ClickUp y sigue desde ahí.
Es bueno saberlo: Las plantillas de ClickUp cubren prácticamente cualquier eventualidad. Desde plantillas para el inicio de proyectos que te ayudan a planificar y priorizar hasta plantillas para reuniones individuales para gestionar tu equipo, nunca más tendrás que empezar desde cero.
2. Planifica estratégicamente
Para reforzar la importancia de tu reunión de Nivel 10, celebra esta a la misma hora cada semana. Cuando figura siempre en el Calendario, los asistentes adquieren el hábito de prepararse para ella y sus equipos aprenden a programar otras reuniones en función de esta. 🗓️
Programar reuniones es muy fácil con la vista de calendario de ClickUp. Solo tienes que configurar una reunión periódica e invitar a todos los asistentes necesarios. A continuación, vincula todos los documentos de la reunión a esa reunión, para que todos puedan encontrarlos.
3. Envía la agenda de la reunión con antelación
Cuanto antes se publique el orden del día de la reunión L10, más tiempo tendrán todos para recopilar datos y prepararse para la reunión. El orden del día también establece unas expectativas claras sobre lo que se va a tratar, lo que ayuda a que todos se mantengan centrados.
Utiliza ClickUp Docs y la plantilla de agenda de ClickUp para elaborar la agenda de la reunión de cada semana. Redacta la agenda tú mismo o colabora con todo el equipo, con cada usuario identificado en el sistema mediante su propio color. Las herramientas de formato integradas facilitan la creación de un documento final de aspecto profesional sin esfuerzo adicional.
4. Cumple con el horario de la reunión
Parte del secreto de la reunión L10 consiste en seguir el proceso al pie de la letra. Eso empieza por comenzar a la hora prevista, lo que, a su vez, significa animar a los asistentes a llegar cinco minutos antes para acomodarse.
Haz que la gente cumpla con los horarios gracias a los recordatorios de ClickUp. Configura un recordatorio para que los participantes se preparen para la reunión con suficiente antelación, de modo que nadie tenga que apresurarse en el último momento y retrasar la reunión. A continuación, configura otro para avisarles de que la reunión está a punto de comenzar, para que todos se conecten y estén listos a la hora indicada. 🔔
5. Utiliza herramientas visuales para mayor claridad
Priorizar los elementos de tu lista de asuntos es un paso muy importante en la fase IDS de la reunión, y es imposible priorizar si no sabes qué es lo que estás priorizando. Crea una lista clara que todos puedan ver, para que puedan tomar buenas decisiones.
Una forma muy eficaz de hacerlo es con una pizarra de ClickUp. Tu secretario puede transferir los problemas existentes de la lista de problemas a la pizarra al comienzo de la sesión. Las herramientas de colaboración de ClickUp permiten a cualquiera anotar el problema que se plantee en el momento en que surja, lo que te proporciona una lista completa para priorizar fácilmente cuando llegues a la fase de resolución de problemas de la reunión. Después, solo tienes que ir tachando los elementos a medida que los resuelves.
6. Toma buenas notas de la reunión
Es fundamental crear un registro preciso de lo que ocurrió en una reunión. Las actas de las reuniones constituyen la base de futuras reuniones, garantizando la continuidad y el avance. También sirven como referencia definitiva cuando los recuerdos de lo ocurrido difieren.
Un buen software para actas de reuniones marca la diferencia en este caso. Quizás quieras empezar utilizando ClickUp Bloc de notas para tomar notas durante la reunión. A continuación, pide al asistente de redacción con ClickUp AI que resuma esas notas por ti y las convierta en un acta de la reunión. La plantilla de actas de reuniones de ClickUp proporciona un marco ya preparado, lo que garantiza la coherencia en todas tus actas de reuniones. 📝
7. Graba vídeos importantes
Los participantes suelen realizar un uso compartido de diapositivas u otros documentos durante las reuniones de Nivel 10. Estos materiales visuales son una parte importante del acta de la reunión y, a menudo, se distribuyen como documentos independientes antes o después de la reunión.
Pero hay una forma más fácil. ClickUp Clip captura clips de vídeo de tu pantalla, pestaña del navegador o ventana de la aplicación —incluyendo una grabación de voz si lo deseas— para proporcionar contexto a la conversación. Puedes guardar los clips como parte del registro de la reunión y compartirlos mediante un enlace público que se reproduce directamente en tu navegador.
8. Centraliza tus chats
Es posible que los asistentes tengan preguntas o sugerencias antes de la reunión o quieran aportar ideas adicionales después. Podrías utilizar el correo electrónico para mantener esas conversaciones, pero los hilos de correo no siempre son fáciles de encontrar o seguir, además de que están desconectados de la reunión en sí.
En su lugar, crea un canal específico con la vista de chat de ClickUp, manteniendo todo centralizado y enlazado en una sola plataforma. Utiliza el canal de chat para compartir actualizaciones o recursos y mantener conversaciones en tiempo real. Puedes controlar quién tiene acceso a tu canal de chat, configurar notificaciones de nuevos mensajes y ver tu chat junto con tu trabajo en ClickUp mientras te preparas para la reunión. 💬
9. Optimiza tu flujo de trabajo
La mayoría de las reuniones de nivel 10 generan una lista de elementos pendientes que deben abordarse, pero que a menudo no se llevan a cabo. El truco para completarlos es incorporarlos a tu flujo de trabajo lo antes posible y luego hacer un seguimiento hasta su finalización.
ClickUp te permite convertir el texto de cualquier documento o Pizarra de ClickUp en tareas de ClickUp con solo hacer clic en un botón, sin necesidad de copiar y pegar. Por ejemplo, puedes crear acciones pendientes o asignar tareas directamente desde un Bloc de notas, un documento, una Pizarra o un chat de ClickUp, o incluso desde documentos más formales, como actas de reuniones.
A continuación, la función de gestión de proyectos de ClickUp se encarga de gestionar esa tarea, ayudándote a priorizarla e integrarla a la perfección en tu flujo de trabajo. Incluso puede enviarte notificaciones cuando se acerque la fecha de vencimiento para asegurarse de que sigues el camino correcto hacia su finalización.
10. Aprovecha tu conjunto de herramientas tecnológicas
En lugar de invertir en nuevas herramientas para tu reunión de Nivel 10, saca el máximo partido a las herramientas que ya utilizas. Por ejemplo, si tu equipo directivo prefiere usar Zoom o Microsoft Teams, o si son fieles a sus Google Calendars, sigue el flujo siempre que sea posible.
ClickUp ofrece una gran variedad de integraciones, entre las que se incluyen Microsoft Teams y Zoom, además de Apple, Outlook y Google Calendar. Inicia una reunión de Zoom directamente desde una tarea o sincroniza tareas de ClickUp con el calendario que elijas, y mucho más.
Bonificación: ¡Compara MS Teams con Zoom!
Organiza reuniones de Nivel 10 eficientes y efectivas
Las reuniones L10 fueron desarrolladas por EOS Worldwide para mejorar la productividad y la eficacia de las reuniones. Se celebran a la misma hora cada semana, siguen una plantilla específica y a ellas asiste todo el equipo directivo. 💯
Este tipo de reunión se centra especialmente en la alineación con las metas estratégicas. Comienza con una breve puesta al día y repasa rápidamente el progreso en relación con las métricas del cuadro de mando, las metas trimestrales y las listas de tareas semanales. A continuación, la mayor parte del tiempo de la reunión se dedica a comprender y resolver los problemas que impiden alcanzar las metas empresariales.
Aunque las reuniones de nivel 10 ya se llevan a cabo de forma mucho más eficiente que la mayoría de las reuniones, siempre hay margen de mejora. Las herramientas para reuniones en línea como ClickUp optimizan todos los aspectos de tus reuniones de nivel 10, ahorrándote tiempo y esfuerzo en todo momento.
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