Muchas personas consideran que las reuniones del equipo directivo son una gran pérdida de tiempo. Esto se debe a que la mayoría de las reuniones son dispersas y a menudo se descarrilan por dinámicas negativas del equipo.
Una reunión verdaderamente eficaz se centra en lo que es realmente importante y en lo que hay que hacer a continuación. Entra en la reunión de nivel 10.
Exploremos qué es una reunión de nivel 10 y por qué funciona tan bien. A continuación, analizaremos la estructura de la reunión y aprenderemos algunas formas de llevar a sus equipos de liderazgo al siguiente nivel. Nunca volverá a hacer reuniones de la misma manera. ✨
¿Qué es una reunión de nivel 10?
El formato de reunión de nivel 10 (L10) se desarrolló para ayudar a los emprendedores, los equipos de liderazgo y las startups a identificar, debatir y resolver problemas. A esta reunión de 90 minutos asisten todos los miembros del equipo de liderazgo cada semana.
Mientras que las reuniones de puesta al día se centran en las tareas diarias y las reuniones con los clientes suelen versar sobre el establecimiento de relaciones y la recopilación de información, las reuniones L10 tienen un enfoque más estratégico y orientado a la resolución de problemas. Fomentan la claridad, la alineación y la acción, lo que mejora la productividad, aumenta los ingresos y potencia la colaboración dentro del equipo directivo. 👪
Las reuniones semanales L10 son solo una de las herramientas y principios que conforman el Entrepreneurial Operating System® (EOS). Fundado por Gino Wickman, EOS se basa en seis elementos clave, a saber:
- Visión
- Personas
- Datos
- Problemas
- Proceso
- Tracción
Cada uno de estos elementos se aborda durante las reuniones L10, dedicando la mayor parte del tiempo a tratar los tres problemas más importantes de la Agenda.
Ventajas de una reunión de Nivel 10
Las reuniones L10 son extremadamente eficaces y hay varias razones para ello.
Están orientadas a metas
Los objetivos empresariales y estratégicos ocupan un lugar central durante toda la reunión. Los asistentes comparten actualizaciones rápidas sobre las métricas de sus cuadros de mando, lo que proporciona una instantánea de la situación de la empresa en relación con esas metas. Esto facilita mantener la alineación y seguir avanzando en la dirección correcta. 🎯
Resuelven problemas
Sesenta de los noventa minutos de esta reunión semanal se centran en comprender los problemas que impiden alcanzar las metas de la empresa. El tiempo de la reunión se aprovecha para abordar las causas fundamentales y buscar soluciones a nivel estratégico. Este formato está diseñado para resolver los problemas antes de que se conviertan en problemas mayores, lo que ahorra tiempo y energía a largo plazo.
Son extremadamente específicas y prácticas.
Cada elemento del orden del día tiene asignado un plazo específico (en su mayoría breve), por lo que no se pierde tiempo. Las medidas a tomar se documentan claramente, se elaboran informes sobre ellas y se marcan como completadas, se aplazan o se plantean como problemas. ✅
Tienen una estructura clara
Las reuniones L10 se celebran a la misma hora y el mismo día cada semana, y siguen un proceso estándar para que todos sepan qué esperar y puedan prepararse adecuadamente.
Dicho esto, no debería sorprender que la celebración de este tipo de reuniones requiera una buena facilitación y un secretario/administrador meticuloso, preferiblemente las mismas personas cada semana para establecer continuidad.
El rol del facilitador es hacer que los participantes se ciñan al orden del día de la reunión y hacer cumplir las normas de etiqueta de la reunión, como estar preparados y respetar los plazos del orden del día. El administrador toma notas de la reunión, actualiza la lista de tareas pendientes (que forma parte del orden del día) y mantiene a todos informados.
Con las personas, los procesos y las herramientas adecuadas, las reuniones L10 merecen el esfuerzo.
Estructura de la reunión de nivel 10
Una de las claves del éxito es que la mayoría de las reuniones L10 siguen el mismo orden del día. Veamos paso a paso en qué consiste exactamente.
Segue
Duración: 5 minutos
La reunión comienza con una transición, también conocida como «check-in». Cada miembro del equipo comparte buenas noticias personales o profesionales, por ejemplo, un logro o un momento revelador de su semana. Esto le da a todos la oportunidad de estar plenamente presentes en la reunión, crea conexiones dentro del equipo de liderazgo y comienza la sesión con una nota positiva. 😊
Tarjeta de puntuación
Duración: 5 minutos
En esta sección se revisan los objetivos y resultados clave (OKR), o los indicadores clave de rendimiento (KPI), que contribuyen a las metas de la empresa. El propietario de cada métrica clave simplemente informa de si su métrica está «en camino» o «fuera de camino», sin dar más explicaciones en este momento. Si está fuera de camino, se traslada a la lista de problemas, que se discutirá más adelante en la reunión.
Rock Review
Duración: 5 minutos
Las metas son metas trimestrales, y cada miembro del equipo suele ser responsable de entre tres y cinco de ellas. Las actualizaciones de las metas también consisten simplemente en una respuesta de «en camino» o «fuera de camino», y cualquier problema se traslada a la lista de problemas. 🪨
Titulares sobre clientes y empleados
Duración: 5 minutos
Aquí los asistentes comparten cualquier noticia buena o mala sobre los empleados o los clientes. Las buenas noticias se celebran y las malas noticias pasan directamente a la lista de problemas.
Lista de tareas pendientes
Duración: 5 minutos
La lista de tareas pendientes se ocupa de los elementos que deben completarse en un plazo de 7 días. Por lo tanto, muchos de los elementos tratados en la reunión anterior se habrán completado durante la semana anterior. En la reunión actual, los asistentes declaran los elementos como «terminados» o «no terminados». Cualquier elemento que entre en la última categoría puede pasar a la semana siguiente para ser revisado en la próxima reunión o, si se ha convertido en un problema, pasar a la lista de problemas de esta semana.
Lista de problemas
Duración: 60 minutos
También conocida como Identificar, Discutir, Resolver (IDS®), esta parte de la reunión se dedica a descubrir las verdaderas raíces de los problemas y luego a pensar en formas de resolverlos. Después de un breve resumen de los problemas de la lista de la semana pasada, más los que se hayan añadido durante esta reunión, los asistentes votan cómo priorizarlos. Luego abordan los tres más importantes, empezando por el más relevante. Cualquier paso siguiente se añade a la lista de tareas pendientes. Si un problema de la lista no se resuelve en unas semanas, se traslada a una lista a más largo plazo para debatirlo durante la siguiente reunión trimestral.
Resumen
Duración: 5 minutos
Los últimos minutos se dedican a revisar la lista de tareas pendientes y los siguientes pasos. Los asistentes también deciden qué mensajes deben transmitirse al resto de la organización. Por último, realizan una valoración de la reunión con una puntuación del 1 al 10 y, si la media es inferior a 8, debaten qué podrían hacer de forma diferente la próxima vez.
Con una plantilla L10 tan clara, siempre se tratan los temas más importantes y se puede terminar a tiempo, siempre. ⏱️
10 consejos para mejorar tus reuniones de Nivel 10
Ahora que ya sabe cuál es su objetivo, veamos cómo mejorar esas reuniones y ahorrar tiempo y esfuerzo en todos los aspectos.
1. Aprovecha al máximo las herramientas para reuniones
La tecnología moderna puede ser una verdadera bendición, y el software de gestión de reuniones es un excelente ejemplo de ello.
Tomemos como ejemplo ClickUp Meetings. Esta plataforma de reuniones en línea ofrece listas de control para la planificación, plantillas para reuniones, herramientas para tomar notas, una excelente gestión de tareas y mucho más, todo ello diseñado para facilitarte la vida. Empieza con la plantilla para reuniones de nivel 10 de ClickUp y sigue desde ahí.
Es bueno saberlo: Las plantillas de ClickUp cubren prácticamente cualquier eventualidad. Desde plantillas para el inicio de proyectos que te ayudan a planificar y establecer prioridades hasta plantillas para reuniones individuales para gestionar tu equipo, nunca más tendrás que empezar desde cero.
2. Planifica estratégicamente
Para reforzar la importancia de tu reunión L10, celébrala a la misma hora cada semana. Cuando siempre está en el Calendario, los asistentes adquieren el hábito de prepararse para ella y sus equipos aprenden a programar otras reuniones en función de ella. 🗓️
Programar reuniones es muy fácil con la vista Calendario de ClickUp. Solo tienes que configurar una reunión periódica e invitar a todos los asistentes necesarios. A continuación, conecta todos los documentos de la reunión a esa reunión, para que todos puedan encontrarlos.
3. Envíe la agenda de la reunión con antelación
Cuanto antes publique el orden del día de la reunión L10, más tiempo tendrán todos para recopilar datos y prepararse para la reunión. El orden del día también establece unas expectativas claras sobre lo que se tratará, lo que ayuda a que todos se mantengan concentrados.
Utiliza ClickUp Docs y la plantilla ClickUp Agenda para elaborar el orden del día de las reuniones semanales. Redacta el orden del día tú mismo o colabora con todo el equipo, con cada usuario identificado en el sistema por su propio color ID. Las herramientas de formato integradas facilitan la creación de un documento final de aspecto profesional sin esfuerzo adicional.
4. Respete los horarios de las reuniones
Parte del secreto de la reunión L10 consiste en seguir el proceso al pie de la letra. Eso comienza por empezar a la hora prevista, lo que, a su vez, significa animar a los asistentes a llegar cinco minutos antes para poder acomodarse.
Mantén a todos al día con los recordatorios de ClickUp. Configura un recordatorio para que los participantes se preparen con antelación para la reunión, así nadie tendrá que apresurarse en el último momento y retrasar la reunión. A continuación, configura otro para avisarles de que la reunión está a punto de comenzar, de modo que todos puedan iniciar sesión y estar listos a la hora indicada. 🔔
5. Utiliza herramientas visuales para mayor claridad
Priorizar los elementos de su lista de problemas es un paso muy importante en la fase IDS de la reunión, y es imposible priorizar si no sabe qué es lo que está priorizando. Cree una lista clara para que todos la vean, de modo que puedan tomar buenas decisiones.
Una forma muy eficaz de hacerlo es con una pizarra de ClickUp. Tu secretario puede transferir los problemas existentes de la lista de problemas a la pizarra al comienzo de la sesión. Las herramientas de colaboración de ClickUp permiten a cualquiera capturar el problema que está planteando a medida que surge, lo que te proporciona una lista completa para priorizar fácilmente cuando llegues a la fase de resolución de problemas de la reunión. A continuación, simplemente marca los elementos a medida que los resuelves.
6. Tome buenas notas de la reunión
Es fundamental crear un registro preciso de lo que ocurrió en una reunión. Las actas de las reuniones constituyen la base de futuras reuniones, lo que garantiza la continuidad y el avance. También sirven como referencia definitiva cuando los recuerdos de lo ocurrido difieren.
Un buen software para redactar actas de reuniones marca la diferencia. Puede empezar utilizando ClickUp Bloc de notas para tomar notas durante la reunión. A continuación, pida al asistente de redacción con ClickUp AI que resuma esas notas y las convierta en actas de la reunión. La plantilla de actas de reuniones de ClickUp proporciona un marco ya preparado, lo que garantiza la coherencia en todas las actas de sus reuniones. 📝
7. Graba vídeos importantes
Los participantes suelen realizar un uso compartido de diapositivas u otros documentos durante las reuniones L10. Estos elementos visuales son una parte importante del acta de la reunión y, a menudo, se distribuyen como documentos independientes antes o después de la reunión.
Pero hay una forma más fácil. ClickUp Clip captura vídeos de su pantalla, pestaña del navegador o ventana de la aplicación, incluyendo una grabación de voz si lo desea, para proporcionar contexto a la conversación. Puede guardar los vídeos como parte del registro de la reunión y compartirlos mediante un enlace público que se reproduce directamente en su navegador.
8. Centraliza tus chats
Es posible que los asistentes tengan preguntas o sugerencias antes de la reunión, o que quieran añadir comentarios adicionales después. Podría utilizar el correo electrónico para mantener esas conversaciones, pero los hilos de correo no siempre son fáciles de encontrar o seguir, además de que están desconectados de la reunión en sí.
Más bien, crea un canal designado con la vista ClickUp Chat, manteniendo todo centralizado y enlazado en una sola plataforma. Utiliza el canal de chat para compartir actualizaciones o recursos y mantener conversaciones en tiempo real. Puedes controlar quién tiene acceso a tu canal de chat, configurar notificaciones de nuevos mensajes y ver tu chat junto con tu trabajo en ClickUp mientras te preparas para la reunión. 💬
9. Optimice su flujo de trabajo
La mayoría de las reuniones L10 generan una lista de elementos pendientes que deben llevarse a cabo, pero que a menudo no se hacen. El truco para llevarlos a cabo es incorporarlos a su flujo de trabajo lo antes posible y luego hacer un seguimiento hasta que estén terminados.
ClickUp te permite convertir el texto de cualquier documento o pizarra de ClickUp en tareas de ClickUp con solo hacer clic en un botón, sin necesidad de copiar y pegar. Por ejemplo, puedes crear elementos de acción o asignar tareas directamente desde un Bloc de notas, documento, pizarra o chat de ClickUp, o desde documentos más formales, como actas de reuniones.
A continuación, la función de gestión de proyectos de ClickUp se encarga de gestionar esa tarea, ayudándote a priorizarla e integrarla perfectamente en tu flujo de trabajo. Incluso puede enviarte notificaciones cuando se acerque la fecha de vencimiento para asegurarte de que sigues el camino hacia la finalización.
10. Aprovecha tu conjunto de tecnologías
En lugar de invertir en nuevas herramientas para tu reunión L10, aprovecha al máximo las herramientas que ya utilizas. Por ejemplo, si tu equipo directivo prefiere utilizar Zoom o Microsoft Teams, o si están muy acostumbrados a sus Google Calendars, sigue su ejemplo siempre que sea posible.
ClickUp ofrece una gran variedad de integraciones, entre las que se incluyen Microsoft Teams y Zoom, además de Apple, Outlook y Google Calendar. Inicie una reunión de Zoom directamente desde una tarea o sincronice tareas de ClickUp con el calendario que elija, y mucho más.
Organice reuniones de nivel 10 eficientes y eficaces
Las reuniones L10 fueron desarrolladas por EOS Worldwide para mejorar la productividad y la eficacia de las reuniones. Se celebran a la misma hora todas las semanas, siguen una plantilla específica y cuentan con la asistencia de todo el equipo directivo. 💯
Este tipo de reunión se centra principalmente en la alineación con las metas estratégicas. Comienza con una breve puesta en común y repasa rápidamente el progreso en relación con las métricas del cuadro de mando, las metas trimestrales y las listas de tareas semanales. A continuación, la mayor parte del tiempo de la reunión se dedica a comprender y resolver los problemas que impiden alcanzar las metas de la empresa.
Aunque las reuniones L10 ya se llevan a cabo de forma mucho más eficiente que la mayoría de las reuniones, siempre hay margen de mejora. Las herramientas para reuniones en línea, como ClickUp, optimizan todos los aspectos de tus reuniones L10, lo que te permite ahorrar tiempo y esfuerzo en todo momento.
Regístrese gratis hoy mismo en ClickUp para hacer más en menos tiempo, todos los días. 🙌