Los procesos ineficientes son el talón de Aquiles de cualquier organización. No solo reducen la productividad de su equipo, sino que también desperdician recursos y desencadenan cuellos de botella. Con el tiempo, pueden provocar la insatisfacción de los clientes, la pérdida de oportunidades de negocio y el agotamiento de los empleados.
Detectar una ineficiencia es mucho más fácil que esbozar los pasos para solucionarla. Por suerte, no tiene que romperse la cabeza tratando de resolverlo todo: ¡las plantillas de mejora de procesos pueden ayudarle! Sus secciones predefinidas le permiten diseñar un plan infalible para introducir cambios que aporten valor a la organización y garanticen una navegación fluida por las aguas empresariales. ⛵
En este artículo, analizaremos las ocho mejores plantillas para organizar y gestionar la mejora de procesos.
¿Qué es una plantilla de mejora de procesos?
La mejora de procesos consiste en analizar los procesos de su organización para determinar su eficiencia y definir pasos concretos para su optimización. Sin embargo, diseñar un plan de mejora de procesos no es tarea fácil. Es necesario establecer metas concretas, asignar recursos, recopilar datos y determinar la mejor manera de avanzar.
Las plantillas de mejora de procesos (o plantillas de rendimiento de procesos) son atajos que le permiten llegar más rápido a la meta. Le ayudan a esbozar cada paso de su plan con gran detalle y garantizan que sus ejercicios de mapeo de procesos sean productivos y estén orientados a los resultados. 💪
Estas plantillas le mantendrán en el camino correcto y le permitirán abordar el ejercicio de mejora de forma objetiva, documentar cada procedimiento y alinear su plan con las metas de la empresa.
Cómo elegir la plantilla de mejora de procesos adecuada
Puede encontrar miles de plantillas de mejora de procesos en línea. Desafortunadamente, no todas ofrecen la misma funcionalidad.
Es posible que desee buscar una plantilla con las siguientes características:
- Personalización: debe permitirle realizar ediciones en elementos de diseño para garantizar la alineación con las metodologías, los procedimientos específicos y las metas de su empresa. Además, debe permitirle añadir elementos visuales como gráficos o tablas para explicar mejor un paso o un punto.
- Gestión de datos: la plantilla debe permitirle recopilar, organizar y realizar el uso compartido de datos relevantes con facilidad.
- Opciones de colaboración: debe fomentar la colaboración en equipo mediante funciones como la edición en tiempo real, la posibilidad de dejar comentarios o las pizarras digitales.
- Funciones de accesibilidad: debe poder configurar quién tiene acceso a la plantilla en función de su rol.
- Escalabilidad: debe ser lo suficientemente robusta como para permitir esbozar numerosos planes e ideas de mejora de procesos de diversa complejidad.
8 plantillas de planes de mejora de procesos para aumentar la eficiencia
Hemos revisado docenas de plantillas de mejora de procesos y hemos seleccionado las ocho mejores que ofrecen facilidad de uso, funcionalidad y personalización. ¡Échales un vistazo y encuentra la que más te convenga! 🤓
1. Plantilla de estructura de desglose del trabajo para la mejora de procesos de ClickUp
Ser el capitán del barco de la mejora de procesos no es nada fácil. La plantilla de estructura de desglose del trabajo para la mejora de procesos de ClickUp hace que navegar por proyectos complejos y cuellos de botella sea pan comido. 🚢
Con esta plantilla, puede identificar los puntos débiles de sus procesos, diseñar un plan de acción detallado, asignar tareas y supervisar el progreso con facilidad.
La plantilla ofrece tres vistas que le permiten ver su proyecto desde diferentes ángulos y garantizar la máxima transparencia y organización.
Comience con la vista Actividad, una lista en la que desglosará su ejercicio de mejora de procesos en tareas (tareas) más fáciles de gestionar. Supongamos que su objetivo es actualizar el sitio web de su empresa. Creará tareas como «Identificar metas», «Actualizar contenido», «Mejorar el diseño» y «Supervisar el rendimiento».
Cuando creas una tarea, puedes proporcionar más detalles utilizando los campos personalizados de ClickUp, como la persona asignada, la fecha de inicio y la fecha límite, el estado, las partes interesadas clave y la fase del proyecto. El último atributo es el criterio predeterminado para agrupar tareas, pero puedes cambiarlo pulsando el botón «Agrupar por» en la esquina superior derecha de la pantalla.
La segunda vista que ofrece esta plantilla es la vista Tablero. Este tablero Kanban convierte las tareas enumeradas en la vista anterior en tarjetas y las clasifica por estado (como No iniciado, En revisión o En curso). Utilice el diseño de arrastrar y soltar de ClickUp para mover las tarjetas y cambiar el estado de las tareas con solo unos clics.
Por último, tiene la vista Gantt, un gráfico de Gantt que describe sus tareas en un cronograma y le ayuda a planificar las cargas de trabajo sin solapamientos.
2. Plantilla de mapeo de procesos de ClickUp
Si desea que su proyecto de mejora de procesos tenga éxito, debe planificar cada paso con precisión milimétrica para evitar confusiones y malentendidos. La plantilla de mapeo de procesos de ClickUp le ayuda a planificar los cronogramas, los calendarios y las cargas de trabajo para visualizar cada detalle y preparar a su equipo para el éxito.
A primera vista, esta plantilla de tareas es una simple lista de tareas pendientes. Sin embargo, la lista está repleta de funciones avanzadas para desglosar incluso los proyectos más difíciles en partes fáciles de seguir y relacionar los procesos como un profesional.
La lista de tareas predeterminada consta de 22 subtareas que le ayudarán a identificar el proceso que desea mejorar y a esbozar detalles como los miembros del equipo involucrados, las responsabilidades y el tipo de mapa de procesos que se utilizará. Como ClickUp es conocido por su capacidad de personalización, puede actualizar cada subtarea para asegurarse de que se ajusta a los procedimientos y metas de su empresa.
Haga clic en una subtarea para obtener más detalles: cree listas de tareas más pequeñas para describir las actividades necesarias para su finalización, adjunte archivos con información útil y asigne tareas a miembros específicos del equipo. ClickUp le permite configurar las relaciones entre tareas, lo que garantiza el orden adecuado al evitar que una tarea se inicie o se complete antes que una tarea asociada.
La plantilla también le permite realizar el seguimiento del tiempo y establecer fechas límite para supervisar el progreso con facilidad.
La belleza de las plantillas de tareas de ClickUp radica en su versatilidad. Cuando configura una, puede duplicarla y copiarla a otros proyectos para ahorrar tiempo. Copie todo o solo las partes específicas. ✨
3. Plantilla de auditoría y mejora de procesos de ClickUp
¡Es hora de ponerse el sombrero de detective y revisar a fondo sus procesos! Compruebe si algunos podrían beneficiarse de mejoras y establezca el plan de mejora con la plantilla de auditoría y mejora de procesos de ClickUp. 🕵️
La plantilla le permite dar un paso atrás y tener una vista imparcial de sus procedimientos. Analice la eficiencia de los procesos para revelar los puntos débiles en la productividad, el servicio al cliente y la satisfacción, la elaboración de presupuestos y la alineación con la visión de las partes interesadas, y luego esboce un plan para solucionarlos.
Este marco integral se divide en cuatro secciones:
- Análisis de procesos: ayuda a identificar indicadores de auditoría, describiendo la documentación necesaria sobre los procesos y las directrices de supervisión.
- Análisis CATWOE: siglas en inglés de «cliente», «actor», «transformación», «visión del mundo», «propietario» y «entorno», que le permiten definir las perspectivas de las partes interesadas y garantizar que sus procesos se ajusten a ellas.
- Concepción del modelo: le permite conceptualizar y evaluar sus procesos para identificar deficiencias y problemas.
- Gestión del cambio: le ayuda a esbozar los cambios que conducen a la mejora de los procesos.
Una vez que haya definido las tareas en cada una de las cuatro secciones, diríjase a la vista Panorámica. Verá todas sus tareas agrupadas por su sección y estado respectivos (como No iniciada, Pendiente, En curso, En revisión y Completada).
La vista Tablero es un tablero Kanban que muestra sus tareas en forma de tarjetas y las clasifica según su estado. Mueva las tarjetas con solo arrastrarlas y soltarlas para gestionar fácilmente sus flujos de trabajo.
4. Plantilla de POE de mejora continua de ClickUp
La mejora continua es fundamental para mantener la máxima productividad y rentabilidad. La plantilla SOP de mejora continua de ClickUp le ayuda a documentar cada paso de su plan de mejora de procesos, garantizar que todos los miembros del equipo estén al tanto y supervisar el progreso del plan.
Cabe destacar que se trata de una plantilla Doc. Si no estás familiarizado con ClickUp Docs, se trata de una función única que te permite crear, gestionar, almacenar, compartir y trabajar en documentos con tu equipo dentro de ClickUp. En ClickUp Docs, puede crear tareas, añadir personas asignadas, añadir listas de tareas pendientes, utilizar ClickUp AI (el asistente de escritura basado en IA de la plataforma) y facilitar la gestión de documentos.
Esta plantilla de Doc en particular cuenta con cinco secciones que le ayudarán a esbozar los detalles de su plan de mejora de procesos. Las secciones predeterminadas son:
- Objetivo: aquí es donde definirá las razones principales para establecer un plan de mejora de procesos, como garantizar que todos los empleados estén en sintonía, mejorar la eficiencia o reducir el riesgo de malentendidos.
- Ámbito: aquí es donde realizará la lista de los aspectos de su plan de mejora de procesos.
- Procedimiento: en esta sección, describirá los pasos que conducen a la mejora de sus procesos.
- Recursos relacionados: aquí es donde proporcionará respuestas a las posibles preguntas que puedan tener los miembros de su equipo y adjuntará recursos valiosos para ayudarles a realizar sus tareas con éxito.
- Revisión y corrección: aquí habrá una mención al propietario del POE y el formulario ClickUp estará enlazado para las solicitudes de revisión.
5. Plantilla DMAIC de ClickUp
Para cambiar un proceso a mejor, necesita Define sus metas, Medir los KPI, Analizar los datos, Improve mediante la implementación de los cambios adecuados y Control los resultados. La plantilla DMAIC de ClickUp le permite hacer precisamente eso y mejorar los procesos sin esfuerzo. 🥵
Esta plantilla se basa en ClickUp Whiteboard, un lienzo digital que le permite visualizar sus ideas, intercambiar opiniones con los miembros del equipo y desarrollar estrategias. Le ayuda a expresar su lado creativo y a mantener la vista puesta en su meta, en este caso, identificar los procesos ineficientes y esbozar los pasos para mejorarlos.
La plantilla consta de cinco secciones en forma de notas adhesivas:
- Definir
- Medir
- Analizar
- Mejorar
- Control
La plantilla le indica qué debe incluir en cada sección. Por ejemplo, en la columna Definir, verá el marcador de posición «inserte aquí el problema». Sustitúyalo por un resumen del proceso que desea mejorar y la información relevante (como qué lo hace ineficiente y la información que lo respalda).
Después de definir el problema en la primera columna, utilice la segunda para esbozar las medidas que pueden ayudarle a evaluar su progreso. En la tercera columna, recopilará y analizará los datos relevantes para ver si todo va según lo planificado y si necesita realizar algún ajuste.
En la cuarta columna (Mejorar), defina soluciones concretas al problema. Por ejemplo, si el proceso ineficiente es la falta de comunicación frecuente entre los miembros del equipo, los ejemplos de soluciones podrían ser utilizar una plataforma de colaboración o establecer una nueva jerarquía y estructura para la elaboración de informes.
En la quinta columna, puede observar el éxito de la solución aplicada. 😍
6. Plantilla de pizarra para procesos PDCA de ClickUp
Impulse sus esfuerzos de mejora de procesos con la plantilla de pizarra de procesos PDCA de ClickUp.
PDCA es la abreviatura de planificar-hacer-verificar-actuar y representa un modelo para implementar cambios, al tiempo que hace hincapié en la colaboración y la transparencia del equipo. Esta plantilla de pizarra se basa en este modelo y le permite desglosar incluso los proyectos más complejos en actividades fáciles de gestionar, divididas en cuatro fases: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.
El primer paso para utilizar la plantilla es ir a la vista Lista y crear tareas. Por ejemplo, si el proceso ineficiente en cuestión es un sitio web mal diseñado, puede configurar tareas como «Crear entradas de blog», «Actualizar la interfaz» y «Realizar el seguimiento del rendimiento». Puede añadir personas asignadas, fechas límite y niveles de prioridad o incorporar otros Campos personalizados para proporcionar más detalles sobre las tareas.
Ahora, vaya a la vista de pizarra y cree una representación visual de las tareas definidas. Para ello, pulse «ClickUp Cards» en la barra de herramientas situada en la parte izquierda de la pantalla y localice las entradas deseadas.
Por ejemplo, la tarea «Crear entradas de blog» podría añadirse a la fase Hacer , mientras que el «seguimiento del rendimiento» podría incluirse en Comprobar.
7. Plantilla FMEA Lean Six Sigma de ClickUp Process
Identifique los riesgos de los procesos y elabore un plan para eliminarlos con la plantilla ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma.
Antes de entrar en las funcionalidades de la plantilla, es importante señalar que Process FMEA y Lean Six Sigma son metodologías de mejora de procesos. Process FMEA ( Análisis de modos y efectos de fallos ) se centra en evaluar e identificar posibles fallos (riesgos) en un proceso, mientras que Lean Six Sigma se centra en eliminarlos. Esta plantilla combina ambas metodologías para ayudarle a alcanzar la excelencia en la mejora de procesos y aumentar la eficiencia de su empresa.
No se deje intimidar por las múltiples vistas que se muestran aquí: una vez que las comprenda, le resultará muy fácil utilizar y navegar por la plantilla.
La primera vista es la vista Lista FMEA, donde creará una lista de posibles fallos en los procesos (problemas). La plantilla incluye excelentes ejemplos que le ayudarán a introducir la información correcta. Por ejemplo, tiene una lista de posibles problemas que podrían surgir al retirar dinero en un cajero automático, como que la máquina no dispense dinero o que la pantalla no funcione correctamente. Cada problema se describe en detalle con columnas como Función, Efectos potenciales del fallo, Gravedad y Probabilidad de ocurrencia.
La vista Cálculo RPN muestra una lista de sus tareas y su RPN (número de prioridad de riesgo). Este número se calcula multiplicando la seguridad estimada, la probabilidad de ocurrencia y la probabilidad de detección.
Bonificación: Echa un vistazo a las 10 mejores plantillas Six Sigma para mejorar tus procesos
8. Plantilla de plan de mejora de procesos de Word de ProjectManagementDocs
Las plantillas con opciones avanzadas y múltiples vistas pueden ofrecer una funcionalidad increíble, pero no son del agrado de todos. Si desea una herramienta sencilla que le ayude a analizar y gestionar procesos, identificar problemas e implementar las medidas adecuadas, la plantilla de plan de mejora de procesos de Word de ProjectManagementDocs puede ser lo que está buscando.
Esta plantilla de Word divide su plan en cuatro secciones:
- Límites de los procesos
- Configuración de procesos
- Métricas de procesos
- Objetivos para mejorar el rendimiento
En la sección Límites del proceso, identifica el inicio y el final del proceso que desea analizar. De esta manera, puede asegurarse de que su trabajo tenga como objetivo directo el proceso sin desperdiciar recursos.
La sección Configuración de procesos le ayuda a representar visualmente el proceso que desea mejorar. Esto le permite identificar las ineficiencias y determinar las mejores formas de abordarlas.
En Métricas de procesos, se definen criterios para supervisar el rendimiento y realizar el seguimiento del progreso.
La sección Objetivo de mejora del rendimiento se centra en las metas y fomenta la mejora continua. Aquí es donde establecerá métricas medibles y realistas que desea alcanzar en el futuro.
Plantillas de mejora de procesos: su atajo hacia la eficiencia
Las plantillas de la lista pueden ayudarle a dar un giro a sus procesos y garantizar que sean eficientes y funcionales. Además, las plantillas fomentan la colaboración y permiten a sus compañeros de trabajo aportar sus opiniones y participar activamente en cada parte del proceso.
Las plantillas de ClickUp que ves aquí son solo una pequeña parte de la impresionante biblioteca de la plataforma, que cuenta con más de 1000 opciones. ¡Explóralas gratis, gratuitas!