Stellen Sie sich vor, Sie haben gerade ein Telefongespräch mit einem potenziellen Client geführt, der Interesse an Ihren Dienstleistungen bekundet hat. Später lesen Sie eine E-Mail von einem anderen Client, der sich erkundigt hat und weitere Informationen wünscht.
Eine Woche vergeht, und Sie haben Mühe, sich an die Details dieser Unterhaltung zu erinnern. Und Sie blättern endlos durch Ihren Posteingang, auf der Suche nach dieser einen E-Mail. Das nenne ich Frustration! 👀
Was wäre, wenn Sie eine einfache, organisierte Möglichkeit hätten, jeden Kontaktpunkt der externen Kommunikation zu dokumentieren? Hier kommen Vorlagen für Anrufprotokolle ins Spiel. Sie helfen Ihnen, ein klares und umfassendes Protokoll Ihrer Telefonate, E-Mails und anderer Interaktionen zu führen.
In diesem Artikel geben wir 10 kostenlose und druckbare Vorlagen für Anrufprotokolle in Excel und ClickUp frei, mit denen Sie Ihre Kommunikation rationalisieren, Ihre Produktivität steigern und sicherstellen können, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen. Los geht's! 🚦
Was ist eine Vorlage für ein Anrufprotokoll?
Eine Vorlage für ein Anrufprotokoll ist ein anpassbares Dokument, mit dem Sie verschiedene Formulare für die Kommunikation aufzeichnen und nachverfolgen können, z. B. Telefonanrufe, persönliche Unterhaltungen und E-Mails. Sie kann zwar von jedermann verwendet werden, wird aber in der Regel von Telemarketing-, Vertriebs- und Kundensupport-Teams genutzt, um ihre Kommunikation strukturiert und organisiert zu verfolgen.
Vorlagen für Anrufprotokolle erfassen Informationen wie Datum und Uhrzeit der Interaktion, den Namen des Anrufers oder Absenders, seine Kontaktdaten, den Zweck der Interaktion sowie relevante Notizen oder Folgeaktionen. Diese gründliche Aufzeichnung macht es einfach, auf vergangene Gespräche Bezug zu nehmen, stärkere Beziehungen zum Client aufzubauen und den Überblick über wichtige Aufgaben und Verpflichtungen zu behalten. 🙌
Was macht eine gute Vorlage für ein Anrufprotokoll aus?
Wenn es um die Aufzeichnung und Verwaltung Ihrer externen Interaktionen geht, ist eine gute Vorlage für ein Anrufprotokoll hilfreich, um projekte durchzuführen und die Kommunikationsflüsse zu verbessern. Aber was genau macht eine Vorlage für ein Anrufprotokoll "gut"? Schauen wir uns die Schlüsselqualitäten an, auf die man achten sollte:
- Gut strukturiertes Layout: Die Vorlage sollte ein einfaches und übersichtliches Layout mit klar beschrifteten Abschnitten haben, damit Sie die benötigten Informationen leicht eingeben und finden können
- Umfassende Datenerfassung: Die Vorlage sollte relevante Details erfassen, wie z. B. Infos zum Kontakt, Dauer des Anrufs, Notizen und eventuell erforderliche Folgemaßnahmen
- Benutzerfreundliches Design: Achten Sie auf Vorlagen, bei denen Einfachheit, Klarheit und eine reibungslose Navigation im Vordergrund stehen. Auf diese Weise können Sie sich auf die Nachverfolgung Ihrer Interaktionen konzentrieren und sich Frustration und Zeitverschwendung ersparen
- Flexibilität und benutzerdefinierte Anpassung: Ob Sie nun zusätzliche Felder hinzufügen oder Anpassungen vornehmen, die Ihrem Branding entsprechen, eine gute Vorlage sollte Ihnen die Freiheit und Flexibilität geben, sie an Ihre speziellen Bedürfnisse anzupassen
- Bequemer Zugriff: Eine gute Vorlage für ein Anrufprotokoll sollte jederzeit leicht zugänglich sein, wenn Sie sie benötigen. Ob auf Ihrem Computer, Tablet oder Telefon, sie sollte nur einen Klick entfernt sein
10 Vorlagen für Anrufprotokolle zur Verwendung im Jahr 2024
Ganz gleich, ob Sie eingehende und ausgehende Anrufe oder Anfragen von Clients verfolgen oder einfach nur Ihre Unterhaltungen aufzeichnen möchten, die richtige Vorlage für ein Anrufprotokoll kann den Unterschied ausmachen.
Zum Glück müssen Sie keine Vorlage von Grund auf neu erstellen oder unzählige Stunden mit der Suche nach der richtigen Vorlage verbringen. Wir haben die Arbeit erledigt, damit Sie es nicht tun müssen! Hier ist unsere Liste mit den 10 besten Vorlagen für Anrufprotokolle, die Sie in diesem Jahr und darüber hinaus verwenden können! ✨
1. ClickUp Vorlage für Verkaufsgesprächsprotokoll
ClickUp Vorlage für Verkaufsgesprächsprotokoll
Bereitet Ihnen der Gedanke an die Verwaltung von Verkaufsgesprächen mit einem Haufen von Tabellenkalkulationen, verstreuten Notizen und verlegten Skripten Kopfschmerzen? Dann ist diese Vorlage für ein Gesprächsprotokoll genau das Richtige für Sie.
Die ClickUp Verkaufsaufrufe Vorlage kommt in einem Ordner mit allem, was Sie brauchen, um Ihre Verkaufsgespräche zu rationalisieren. Darin finden Sie zwei Listen - den Anruf-Tracker und die Anruf-Skripte. Mit der Anrufliste können Sie wichtige Schlüsselinformationen zum Kunden wie Name, Adresse, E-Mail, Website und Art des Anrufs erfassen.
Die Ansicht "Kalender" sorgt dafür, dass Sie keinen Termin auslassen. Planen Sie anstehende Verkaufsgespräche, Angebote und Nachfassaktionen nahtlos ein und lassen Sie sich rechtzeitig benachrichtigen, wenn die Fristen näher rücken. ⏰
Oh, und haben wir schon die Kartenansicht erwähnt? Sie bietet Ihnen eine Ansicht aus der Vogelperspektive, in der Sie sehen können, wie sich Ihre Verkaufsgespräche über verschiedene Speicherorte erstrecken. Es ist das perfekte Tool, wenn Sie Ihre Gebietsplanung optimieren möchten, ressourcen effektiv zuzuteilen oder potenzielle Bereiche für die Marktexpansion zu ermitteln.
Lassen Sie uns nun über Automatisierung sprechen, ja? Jeder neue Eintrag oder jede Statusänderung löst die Anwendung eines entsprechenden Skripts aus der Liste der Anrufskripte aus, so dass Sie nicht mehr manuell nach Skripten suchen müssen.
Wie alle ClickUp Vorlagen wird auch diese Vorlage mit einem Benutzerhandbuch geliefert und ist vollständig anpassbar, so dass Sie Features hinzufügen, bearbeiten oder entfernen können, um sie Ihren Bedürfnissen anzupassen. 🛠️
2. ClickUp Sales Pipeline Vorlage
ClickUp Sales Pipeline Vorlage
Die ClickUp Sales Pipeline Vorlage ist eine umfangreichere Version der vorherigen Vorlage. Sie können Ihre Vertriebspipeline und Ihre Konten alle an einem Ort verwalten!
Im Abschnitt zur Pipeline-Verwaltung können Sie neue Leads erfassen, indem Sie ClickUp Formulare und sammeln die Antworten direkt am Anfang Ihrer Vertriebskette. Von hier aus können Sie die neuen Leads durch die verschiedenen Phasen Ihrer Pipeline bewegen. Und wenn Sie diesen Prozess optimieren möchten, können Sie in die Teamansicht wechseln, um Ihre Leads zu visualisieren die Kapazität des Teams für die Arbeit und die Workload strategisch umzuverteilen.
Sobald ein Client gewonnen wurde, wird er automatisch in den Account-Management-Bereich verschoben, wo er mit Mitgliedern des Account-Teams gepaart wird.
Das Account-Team kann seine aktuellen Clients nach Priorität (Niedrig, Mittel und Hoch), Status (Onboarding, Nurturing, Attention Needed und Renewed) und Engagement (Active, Inactive und At Risk) gruppieren und visualisieren. Auf diese Weise können sie ihre Aufwände strategisch priorisieren und jedem Client einen außergewöhnlichen Service bieten, der auf seine spezifischen Bedürfnisse abgestimmt ist. 🤩
Und wenn Kunden ihre Dienste nicht erneuern, werden sie automatisch in den Bereich für ehemalige Kunden verschoben.
Aber das ist noch nicht alles! In der Dokumentansicht können Sie Dokumente erstellen, freigeben und in Echtzeit zusammenarbeiten an standardarbeitsanweisungen (SOPs) mit Ihrem Team. Dies gewährleistet eine zentralisierte Dokumentation und nahtloses Freigeben von Wissen innerhalb Ihres Geschäfts. Finden Sie den richtigen Meeting-Rhythmus für Ihr Team !
3. ClickUp Kundenkontakt Formular Vorlage
ClickUp Kundenkontakt Formular Vorlage
Jonglieren Sie mit Kundenanfragen von Ihrer Website, E-Mails und verwaltung von Social-Media-Plattformen kann sich anfühlen wie der Versuch, Katzen zu hüten. Das ständige Hin und Her, die verstreuten Nachrichten und der unablässige Aufwand, den Überblick zu behalten, können dazu führen, dass man sich überfordert und erschöpft fühlt.
Zum Glück gibt es die ClickUp Kundenkontakt Formular Vorlage wurde entwickelt, um Ordnung in dieses Chaos zu bringen. Sie erhalten ein Formular für Kundenkontakte, das Sie auf Ihrer Website einbetten, über E-Mails weitergeben oder sogar in sozialen Medien freigeben können.
Wenn ein Kunde das Formular ausfüllt, werden seine Angaben in der Kontaktübersichtsliste gespeichert und mit dem Status Neue Anfrage versehen. Von hier aus können Sie die Anfrage einem Mitglied des Teams zuweisen und ein Fälligkeitsdatum und eine Priorität einstellen. Außerdem können Sie den Status jeder Anfrage (Neue Anfrage, In Prüfung, Blockiert und Abgeschlossen) in der Ansicht Board verwalten und nachverfolgen.
Verwenden Sie diese Vorlage, um die Kontrolle über Ihre Kundenanfragen wiederzuerlangen. Zentralisieren Sie alle wichtigen Details über Ihre Benutzer arbeiten Sie an der Lösung von Problemen, verbessern Sie Ihre Servicequalität und steigern Sie verwaltung von Kundenbeziehungen (CRM). 📈
4. ClickUp Kundenservice Eskalationsvorlage
ClickUp-Kundenservice-Eskalationsvorlage
Wenn Ihr Geschäft ein hohes Aufkommen an Kundenanfragen erhält, die häufig verschiedene Stufen der Unterstützung erfordern, dann reicht eine einfache Vorlage für ein Formular möglicherweise nicht aus.
Hier kommt die ClickUp-Kundenservice-Eskalationsvorlage kommt herein. Das Herzstück ist ein vollständig anpassbares Formular, mit dem Ihre Kunden ihre Probleme und Anliegen vorbringen können.
Ihre Antworten werden automatisch als Tickets in der Stufe 1 erfasst. Sie können Probleme auf dieser Ebene lösen oder sie auf Stufe 2 eskalieren, um ein spezielles Kundensupport-Team einzuschalten. Bei komplexeren Problemen können Sie auf Stufe 3 die Produkt-, Entwickler- oder Technik-Teams einbeziehen, um sicherzustellen, dass künftige Updates diese Probleme berücksichtigen.
Sobald Probleme gelöst sind, können sie in der Liste der geschlossenen Tickets archiviert werden, um sie später wieder aufzufinden. Durch die Aktivierung von Automatisierungen können Sie die Weiterleitung von Anfragen über verschiedene Eskalationsstufen hinweg rationalisieren und so einen reibungslosen und effizienten Workflow sicherstellen.
Um effektiv die Workload Ihres Teams zu managen hat die Vorlage eine Team Kapazität ansicht. Mit einem kurzen Blick können Sie erkennen, welche Mitglieder des Teams Unterstützung benötigen und wer kundentickets bearbeiten können, ermöglicht es Ihnen, die Workload effizient auszugleichen.
Das Verfassen von Kundenantworten kann zeitaufwändig sein, aber mit dem Feature Canned Responses können Sie sich diesen Stress ersparen. Die Vorlage enthält 11 vorgefertigte E-Mail-Vorlagen, die verschiedene Szenarien abdecken, von der Ansprache eines frustrierten Kunden bis zur Benachrichtigung über ein gelöstes Ticket. Mit diesen Vorlagen sparen Sie wertvolle Zeit und sorgen für eine konsistente und professionelle Kommunikation mit Ihren Kunden.
Keine Kundenanfrage ist zu klein oder zu groß, und unabhängig vom Volumen hilft Ihnen diese Vorlage, den Kopf über Wasser zu halten und jedem Ihrer Kunden einen außergewöhnlichen und persönlichen Service zu bieten.
5. ClickUp Vorlage für Kundenservice-Management
ClickUp Vorlage für Kundenservice-Management
Mit der ClickUp Vorlage für Kundenservice-Management mit dieser Vorlage erhalten Sie das Beste aus beiden Welten: Die Einfachheit der Vorlage für das Kontaktformular und einige fortgeschrittene Features der Vorlage für die Service-Eskalation.
Ähnlich wie die vorherigen Vorlagen verfügt auch diese Vorlage über ein benutzerdefiniertes Formular zur Erfassung von Kundenanfragen und deren Speicherung in einem zentralen Space. Das Besondere an dieser Vorlage ist die Vielfalt der Ansichten, die sie für eine effektive Verwaltung bietet. Sie können schnell durch verwandte Anfragen navigieren, indem Sie zur Ansicht "Kategorien" wechseln.
Diese Vorlage enthält eine einzigartige Variante der Board-Ansicht mit einem speziellen Filter "Mir zugewiesen". Wenn Teammitglieder in diese Ansicht wechseln, sehen sie nur die Aufgaben, die ihnen im Workflow zugewiesen sind, wodurch Ablenkungen vermieden werden und eine konzentrierte Arbeit möglich ist.
Darüber hinaus verfolgt das Setup der Automatisierung die jedem Ticket zugewiesenen Fälligkeitsdaten und fordert das zugewiesene Mitglied des Teams auf, die notwendigen Maßnahmen zur Lösung des Tickets zu ergreifen. Dies gewährleistet eine rechtzeitige Nachverfolgung und proaktive Bearbeitung von Kundenanfragen.
Verwenden Sie diese Vorlage, um die Organisation zu verbessern, die Nachverfolgung zu optimieren und die Zusammenarbeit im Team zu fördern .
6. ClickUp Vorlage für Client Discovery
ClickUp Client Discovery Vorlage
Bei der Verwendung einer der Vorlagen für die Vertriebspipeline ist ein entscheidender Schritt die Qualifizierung neuer Leads, die ein Formular ausgefüllt oder ihr Interesse bekundet haben. Dieser Qualifizierungsprozess beinhaltet häufig ein Gespräch mit dem Kunden.
Aber was genau sollten Sie sagen? Wie können Sie sicherstellen, dass Sie nichts übersehen? Und wie können Sie sich später an all das erinnern? Sie müssen sich keine Sorgen machen. Die ClickUp Client Discovery Vorlage geht auf diese Bedenken ein und rationalisiert Ihren Qualifizierungsprozess.
Verabschieden Sie sich von peinlichem Schweigen, denn diese Vorlage enthält ein Gesprächsskript, das Ihnen Wort für Wort genau sagt, was Sie sagen sollen. Ergänzt wird dies durch eine Fragebank, die Ihnen hilft, Ihren potenziellen Kunden besser kennen zu lernen: Was er braucht, was ihn motiviert, was ihn zurückhält und wie er Entscheidungen trifft. Darüber hinaus können Sie den Abschnitt für die Erkundungsgespräche für jeden Interessenten duplizieren und sich während der Gespräche Notizen machen.
Verwenden Sie diese Vorlage als Ausgangspunkt, um Ihre Kunden zu beeindrucken, und vergessen Sie nichts mehr. Da die Vorlage in ClickUp Dokumente können Sie sie ständig auf der Grundlage dessen, was funktioniert und was nicht, aktualisieren und die Struktur auf der Grundlage Ihrer Präferenzen oder Unternehmensrichtlinien anpassen.
7. ClickUp Gesprächsprotokoll Vorlage
ClickUp Gesprächsprotokoll-Vorlage
Die ClickUp Gesprächsprotokoll Vorlage ergänzt die Vorlage für die Client-Ermittlung, indem sie als Tool für die Aufzeichnung all Ihrer Anrufe dient.
Wenn Sie mit Hilfe der Vorlage für die Client-Ermittlung qualifizierte Unterhaltungen führen, können Sie die Vorlage für das Gesprächsprotokoll verwenden, um wichtige Details zu jedem Gespräch zu erfassen. Dazu gehören die Uhrzeit des Anrufs, der Gesprächspartner, seine Nummer, die Dauer des Gesprächs, die abzuschließenden Aktionen und die wichtigsten Notizen aus der Unterhaltung.
Indem Sie beide Vorlagen in ClickUp nutzen, können Sie nahtlos von der Client Discovery-Vorlage während eines Gesprächs zum Ausfüllen der Gesprächsprotokoll-Vorlage übergehen.
Als Ergebnis können Sie sicherstellen, dass Sie detaillierte und genaue Aufzeichnungen für zukünftige Referenz- und Folgeaktionen haben.
8. Excel Client Anrufprotokoll Vorlage von Template Lab
über Template Lab
Diese Vorlage für ein Excel-Kundenanrufprotokoll ist ein einfaches Anrufprotokoll, das sich darauf konzentriert, Ihre anrufbezogenen Informationen mit den Clients zu speichern.
Mit dieser Excel-Vorlage können Sie wichtige Details zu Kundengesprächen leicht nachverfolgen und organisieren - Datum, Start- und Enddatum, Gesamtzeit, Kundenname, Kontaktnummer, Element und Notizen.
Außerdem können Sie mit diesem Arbeitsblatt die Funktionen und Features von Excel für weitere Analysen und Notizen nutzen berichterstellung für den Vertrieb . Sie können Datenberechnungen durchführen und Diagramme aus Ihren Anrufprotokolldaten erstellen - so können Sie fundierte Entscheidungen treffen und Ihr Unternehmen optimieren kommunikationsstrategien .
9. Docs Media Telefonprotokoll Vorlage von Template.Net
über Template.Net
Während Vorlagen für Anrufprotokolle für die Nachverfolgung von Client-Interaktionen konzipiert sind, ist diese Docs Media Call Log Vorlage von Template.Net speziell auf die Nachverfolgung und Organisation von medienbezogener Kommunikation zugeschnitten.
Sie können dieses Dokument in verschiedenen Formaten herunterladen und bearbeiten, z. B. in Google Docs, Google Tabellen, Microsoft Word, Microsoft Excel und PDF. Es hilft Ihnen bei der Verwaltung der Interaktionen mit Kontakten wie Journalisten und Medienunternehmen. Die Vorlage enthält Felder zur Erfassung von Informationen wie Reporter, Medienunternehmen, Telefonnummer, E-Mail, Datum und Uhrzeit des Anrufs, Art des Anrufs und Kommentare.
Dieses Protokollblatt stellt sicher, dass alle Ihre Interaktionen mit den Medien dokumentiert und geordnet sind. Es trägt auch dazu bei, Ihre Taktik zur Einbindung der Medien zu verfeinern und die Beziehungen mit medienkontakten zu verbessern und Ihre Medienkontakte zu optimieren .
10. Word Tägliches Anrufprotokoll Vorlage von Template.Net
über Template.Net
Diese Vorlage für ein tägliches Anrufprotokoll ist eine Allzweckvorlage, die zur Nachverfolgung und Aufzeichnung aller Arten von eingehenden und ausgehenden Anrufen verwendet werden kann.
Die Anrufprotokolle enthalten Felder für Datum und Uhrzeit, Telefonnummer, Kontaktperson, Zweck, Anrufdauer und ob das Ziel des Anrufs erreicht wurde oder nicht. Verwenden Sie diese Vorlage für das Kontaktprotokoll, um Ordnung zu schaffen, die Nummer der Anrufe zu verfolgen und die Metriken zu analysieren.
Optimieren Sie Ihre Unterhaltung mit kostenlosen Vorlagen für Anrufprotokolle
Mit diesen 10 kostenlosen und ausdruckbaren Vorlagen für Anrufprotokolle in Excel und ClickUp können Sie Ihre Kommunikation rationalisieren und so organisiert bleiben wie nie zuvor. Stellen Sie sich vor, wie beruhigend es ist, zu wissen, dass Sie einen zentralen hub haben, in dem Sie alle Ihre Gesprächsaufzeichnungen speichern und abrufen können. 🌻
Ganz gleich, ob Sie zu einem Kundensupport- oder Vertriebsteam gehören, ein Telemarketer, ein Callcenter oder Eigentümer eines kleinen Geschäfts sind oder einfach nur organisiert bleiben wollen - diese Vorlagen für Anrufprotokolle sind ein echter Glücksgriff. Kostenlose ClickUp-Vorlage herunterladen herunter, passen Sie sie nach Ihren Wünschen an und dokumentieren Sie Ihre Unterhaltungen und Interaktionen mit Leichtigkeit!