Sie möchten wissen, wie etwas erledigt wird? Fragen Sie die Person, die sich daran erinnert. 🫠
Das ist Stammeswissen: alle wichtigen Informationen, die in den Köpfen und nicht in Dokumenten gespeichert sind. Das funktioniert ... bis es nicht mehr funktioniert. Menschen gehen. Menschen vergessen. Projekte kommen zum Stillstand.
Leistungsstarke Teams überlassen Wissen nicht dem Zufall, sondern organisieren es.
Mit einer lebendigen, freigegebenen Aufzeichnung von Entscheidungen, Workflows und Erkenntnissen können alle schneller vorankommen, bleiben auf dem gleichen Stand und vermeiden es, dieselben Probleme zweimal zu lösen.
Die Realität sieht oft anders aus. Untersuchungen von ClickUp zeigen, dass jeder fünfte Berufstätige täglich drei Stunden oder mehr mit der Suche nach Dateien, Nachrichten oder Kontexten verbringt. Das nennt man fragmentiertes Wissen.
Wissensdatenbank-Vorlagen helfen Teams dabei, Stammeswissen in wiederverwendbare Systeme umzuwandeln, in denen Prozesse, FAQs, Markenressourcen und Lieferantendaten in einem sich ständig weiterentwickelnden Arbeitsbereich gespeichert werden.
Entdecken Sie die besten Notion-Wissensdatenbank-Vorlagen, mit denen Ihre Teams den Kontext zentralisieren können.
Die 10 besten Vorlagen für Wissensdatenbanken
Hier finden Sie eine Übersichtstabelle mit den besten Vorlagen für Wissensdatenbanken in Notion und ClickUp:
| Name der Vorlage | Vorlage herunterladen | Beste Features | Ideal für | Visuelles Format |
| Wiki-Vorlage (Notion) | Diese Vorlage herunterladen | Callout-Boxen, Seiten-Eigentümer/Tags, Onboarding-Bereich, Suchleiste | Teams und Pädagogen, die einen übersichtlichen, seitenorientierten Wissenshub benötigen | Notion-Seite |
| Produkt-Wiki-Vorlage (Notion) | Diese Vorlage herunterladen | Bereiche für Recherche/Analyse, funktionsübergreifende Planung, Team-Abstimmung | Startups, produktorientierte Teams | Notion-Seite |
| Grundlegende Produkt-Wiki-Vorlage (Notion) | Diese Vorlage herunterladen | Leitfäden/Prozesse, Interview-Datenbank, OKR-Board | Kleine Teams, Startups, anfängerfreundliche Wikis | Notion-Seite |
| Schriftarten-Vorlage (Notion) | Diese Vorlage herunterladen | Durchsuchbare Schriftart-Datenbank, Download-Links, Tagging | Designer, Freiberufler, Pädagogen | Notion-Datenbank |
| Sales-Wiki-Vorlage (Notion) | Diese Vorlage herunterladen | Visuelle Deal-Nachverfolgung, OKR-Updates, Eigentümer-Tags | Vertriebs-Teams, Start-ups | Notion-Seite, Board |
| Design-System-Vorlage (Notion) | Diese Vorlage herunterladen | Designmuster, Markenrichtlinien, mehrere Ansichten | Design-/Branding-Teams | Notion-Seite, Galerie |
| Vorlage für Wissensdatenbank (Notion) | Diese Vorlage herunterladen | Kategorisierung, Themenoptionen, schnelle Wiederaufrufbarkeit | Kleine Geschäfte, Pädagogen, Teams | Notion-Seite |
| Vorlage für eine Q&A-Seite (Notion) | Diese Vorlage herunterladen | FAQ-Hub, einfache Aktualisierungen, übersichtliche Antworten | Startups, Pädagogen, Teams mit häufigen Fragen | Notion-Seite |
| Branding-Vorlage (Notion) | Diese Vorlage herunterladen | Paletten der Farbe, Designvarianten, gemeinsam nutzbarer hub | Unternehmer, Marketing-Teams | Notion-Seite |
| Vorlage für Markenrichtlinien (Notion) | Diese Vorlage herunterladen | Typografie-Regeln, Figma-Einbettungen, Onboarding-Leitfaden | Design-/Marketing-Teams | Notion-Seite |
| ClickUp-Wissensdatenbank-Vorlage | Kostenlose Vorlage herunterladen | Durchsuchbar, Hilfecenter-Design, Berechtigungskontrolle | HR-, IT- und Support-Teams, die eine zentrale Hub benötigen | ClickUp Dokument, Liste |
| ClickUp HR-Wissensdatenbank-Vorlage | Kostenlose Vorlage herunterladen | Statusverfolgung, benutzerdefinierte Felder, Erinnerungen, Listen-/Gantt-Ansichten | HR-Teams, Onboarding, Richtlinienverwaltung | ClickUp-Liste, Gantt |
| ClickUp-Wiki-Vorlage | Kostenlose Vorlage herunterladen | Automatische Updates, Kategorien/Unterseiten, eingebettete Medien | Teams, die SOPs, Onboarding und Richtlinien zentralisieren | ClickUp Dokument, Liste |
| ClickUp-Landingpage-Datenbank-Vorlage | Kostenlose Vorlage herunterladen | Inhalt-Pipeline, Leistungsfelder, Aufgabe | Marketing-Teams, Agenturen, die Landingpages verwalten | ClickUp-Liste, Board |
| ClickUp Book Of Record Business-Vorlage | Kostenlose Vorlage herunterladen | Automatisierte Berichte, eingebettete Dokumente, benutzerdefinierte Felder | Geschäftsbereiche, die Hauptbücher, Compliance und Audits verwalten | ClickUp-Liste, Board, Gantt |
| ClickUp-Vorlage für den Plan of Record | Kostenlose Vorlage herunterladen | Abhängigkeit-zu-Karte, Entscheidungshistorie, Dashboard | Funktionsübergreifende Teams, Projektmanager, Führungskräfte | ClickUp-Liste, -Board, -Dashboard |
| ClickUp-Verzeichnis-Vorlage | Kostenlose Vorlage herunterladen | Mitarbeiterdaten, Gruppierung von Rollen, Dokumenten-Anhänge | HR, Betrieb, durchsuchbares Mitarbeiter-/Lieferantenverzeichnis | ClickUp-Liste, Dokument |
| ClickUp-Vorlage für Prozesse und Verfahren | Kostenlose Vorlage herunterladen | Kanban, Benachrichtigungen, Prozessablaufdiagramm, Compliance | Ops, HR, Manager, die wiederholbare Workflows benötigen | ClickUp-Liste, Tafel, Whiteboard |
| ClickUp-Vorlage für Unternehmensprozesse | Kostenlose Vorlage herunterladen | Gantt-Zeitleisten, Prozess-Eigentümer, Onboarding-Bibliothek | Wachsende Unternehmen, skalierende Teams | ClickUp-Liste, Gantt, Dokument |
| ClickUp-Markenstil-Richtlinienvorlage | Kostenlose Vorlage herunterladen | Typografie, Farbpaletten, Freigaben, Zusammenarbeit in Echtzeit | Marketing, Design, Agenturen | ClickUp Dokument |
Was macht eine gute Notion-Wissensdatenbank-Vorlage aus?
⚡ Realitätscheck: 73 % der Marketingleiter jonglieren mit 5 bis 15 verschiedenen Quellen, nur um auf aktuelle Informationen zuzugreifen.
Ohne eine einzige Quelle der Wahrheit verlangsamen sich Kampagnen, verzögern sich Erkenntnisse und verlieren Entscheidungen an Genauigkeit. Eine zentralisierte Wissensdatenbank ist für moderne Marketingteams von entscheidender Bedeutung.
Eine gute Notion-Wissensdatenbank-Vorlage erleichtert es dem Benutzer, Informationen zu finden, und dem Eigentümer, diese zu pflegen.
Achten Sie bei der Bewertung Ihrer Optionen auf die folgenden Features:
- Klare Struktur und Navigation: Wählen Sie eine Vorlage mit klar definierten Abschnitten für Anleitungen, FAQs, Richtlinien und Ressourcen. Bevorzugen Sie Vorlagen mit einfachen Menüs, Kategorien oder verknüpften Datenbanken.
- Durchsuchbarkeit: Stellen Sie sicher, dass die Vorlage über eine integrierte Suchfunktion oder Tag verfügt, damit Sie das richtige Dokument oder die richtige SOP sofort finden können, ohne Zeit zu verschwenden.
- Erweiterbar: Sie möchten sich nicht mit den Schwierigkeiten statischer Wissensdatenbanken herumschlagen, da diese schwer zu verwalten sind. Entscheiden Sie sich für ein persönliches Wissensmanagementsystem, mit dem Sie Inhalte hinzufügen oder bestehende Einträge einfach aktualisieren können
- Features für die Zusammenarbeit: Wählen Sie eine Vorlage, die mehrere Mitwirkende unterstützt. Kommentare, Erwähnungen oder freigegebene Bearbeitungsbereiche helfen allen, zusammenzuarbeiten, ohne dass es zu Verwirrung bei der Versionskontrolle kommt
- Querverweise: Die Vorlage sollte interne Querverweise zu anderen Notion-Seiten und -Vorlagen unterstützen, damit der Leser ein tieferes Verständnis des Themas erlangen kann
- Integration: Die Notion-Vorlage sollte sich problemlos in Ihre Technologieumgebung integrieren lassen, einschließlich Projekt-Tracker, Wissensdatenbank-Software, Kalender, interne Unternehmens-Wiki-Software usw., um Fehler bei der Datenübertragung zu vermeiden
- Visuelle Übersichtlichkeit: Wählen Sie eine übersichtliche, minimalistische Vorlage mit Kopfzeilen, Callout-Boxen und einheitlichem Stil, damit sie leicht zu überfliegen ist und die mentale Belastung reduziert wird
- Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass die Vorlage mehr Kategorien, Seiten oder verknüpfte Datenbanken zulässt, wenn Ihre Dokumentation wächst
Sehen Sie selbst, wie das Wissensmanagementsystem von ClickUp alles für Sie zusammenführt. 👇🏼
Kostenlose Notion-Vorlagen für Wissensdatenbanken
Um ehrlich zu sein, sind nicht alle in der unten stehenden Liste aufgeführten Vorlagen im Standard wissensbasiert.
Einige sind auf bestimmte Aufgaben zugeschnitten, wie z. B. Team-Wikis, Vertriebszentren oder Branding-Richtlinien. Sie können jedoch alle zu einem zentralen Dokumentationssystem umfunktioniert werden, und wir zeigen Ihnen genau, wie das geht:
1. Wiki-Vorlage
Die Wiki-Vorlage von Notion ist eine einfache, seitenbasierte Wissensdatenbank, in der Sie alle Informationen Ihres Unternehmens in Abschnitte wie Unternehmensneuigkeiten, Teamrichtlinien oder -richtlinien, Onboarding-Ressourcen und Wissensartikel unterteilen können. Das übersichtliche Format macht es für Teams, die eine einfache Dokumentation wünschen, weniger überwältigend.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Heben Sie wichtige Ressourcen mit Callout-Boxen hervor, die wichtige Informationen hervorheben
- Weisen Sie Seiten-Eigentümer und Tags zu, damit Aktualisierungen einer Nachverfolgung unterzogen werden können und die Inhalte zuverlässig bleiben
- Führen Sie neue Mitglieder mit einem gebrauchsfertigen Abschnitt „Erste Schritte“ ein, um die Einarbeitung zu beschleunigen
- Ermöglichen Sie einen schnellen Zugriff mit einer übersichtlichen Suchleiste, mit der Sie die richtige Seite sofort finden können
✅ Ideal für: Teams oder Pädagogen, die einen übersichtlichen, seitenorientierten Ansatz für die Dokumentation bevorzugen, anstatt große Datenbanken zu durchsuchen
👀 Wussten Sie schon? Wissenssilos sind ein großer Killer der Produktivität. Laut Stack Overflow Teams stoßen Entwickler fast zweimal täglich auf Wissenssilos, und 30 % geben an, dass dies ihre Produktivität zehnmal pro Woche beeinträchtigt.
Das sind Stunden, die Sie mit der Suche nach Antworten verlieren, anstatt etwas aufzubauen. Eine gut gepflegte Wissensdatenbank oder ein Dokumentationssystem kann dazu beitragen, diese Zeitverschwendung zu reduzieren und Teams schneller voranzubringen.
2. Produkt-Wiki-Vorlage
Im Gegensatz zu einem allgemeinen Wiki hilft die Produkt-Wiki-Vorlage dabei, alle Arten von Dokumentationen an den Produktlebenszyklus anzupassen.
Sie decken alles ab, von Onboarding und Feature-Einführungen bis hin zu Analysen und Teamplanung. Das Besondere daran ist, dass das Wissen direkt den Phasen der Produktentwicklung zugeordnet wird. Anstatt dass jedes Team isoliert arbeitet oder Informationen an zufälligen Orten speichert, greifen alle auf dieselben Abschnitte zurück, die ihrem aktuellen Schwerpunkt entsprechen.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Organisieren Sie alle Ihre Forschungsdaten, indem Sie die von Ihnen verwendeten Analysetools dokumentieren, Ergebnisse von benutzerdefinierten Umfragen speichern und Erkenntnisse aus Benutzer-Testsitzungen in speziellen Abschnitten ablegen
- Planen Sie effektiv, indem Sie Personalangaben, Notizen zu Produktgesprächen und Strategiedokumente an einem Ort zusammenfassen
- Unterstützen Sie funktionsübergreifende Teams, indem Sie Produktmanager, Entwickler und Marketingfachleute auf derselben Seite halten
✅ Ideal für: Startups und produktorientierte Teams, die alles von der frühen Recherche über die Markteinführung bis hin zur Analyse nach der Markteinführung verwalten möchten
👀 Wussten Sie schon? Eine Umfrage zum Stand des Produktmanagements im Jahr 2024 ergab, dass 56 % der großen Unternehmen ihre Produkt-tools konsolidieren, um Datensilos zu bekämpfen und die Sichtbarkeit zu verbessern, während 37 % bereits über ein Product Operations (Product Ops)-Team verfügen.
Ein strukturiertes Produkt-Wiki passt perfekt zu diesem Trend und hilft Teams dabei, die Anzahl der verwendeten tools zu reduzieren, Wissen zu vereinheitlichen und während der gesamten Produktentwicklung von Anfang bis Ende Transparenz zu gewährleisten.
3. Grundlegende Produkt-Wiki-Vorlage
Die Basis-Produkt-Wiki-Vorlage ist eine vereinfachte Version des Produkt-Wiki.
Ganz gleich, ob Sie ein Bildungs-Wiki oder einen internen Unternehmens-Hub aufbauen – diese Vorlage verfolgt laufende Arbeiten mit minimalem Aufwand.
Darüber hinaus dienen sie auch als leichtgewichtiges Planungstool. Verwenden Sie diese Vorlage, um Ihre Leitfäden und Best Practices (wie Onboarding-Schritte oder Prozessdokumente) zusammen mit Live-Projekt-Nachverfolgungstools wie OKRs und Datenbanken zu speichern.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Dokumentieren Sie Kernprozesse wie Produktlebenszyklus, Feature-Einführungen und Interview-Notizen im Abschnitt „Guides & Processes“ (Anleitungen und Prozesse)
- Erstellen Sie eine Datenbank mit Interviewfragen, die mit Tags für Schwierigkeitsgrad und Fähigkeiten versehen sind
- Verfolgen Sie Ziele visuell mit einem „OKR-Board”, auf dem Ziele als anstehend, in Bearbeitung oder abgeschlossen markiert werden können
✅ Ideal für: Kleine Teams oder Start-ups, die ein einsteigerfreundliches Wiki suchen, das Produktdokumentation mit einfacher Planung kombiniert
💡 Profi-Tipp: ClickUp Brain verwandelt Ihr persönliches Wissensmanagementsystem in einen intelligenten, stets verfügbaren Assistenten für Ihr Team. Was das für Sie bedeutet:
- Einfache Aktualisierungen: Aktualisieren oder erweitern Sie Ihr Wiki schnell, indem Sie Brain bitten, neue Abschnitte, Dokumente oder FAQs entsprechend den Anforderungen Ihres Teams zu erstellen
- sofortige Antworten: *Team-Mitglieder können ClickUp Brain Fragen in natürlicher Sprache stellen und erhalten direkte Antworten aus Ihrem Wiki, Ihren Dokumenten und Aufgaben
- Intelligente Zusammenfassungen: Verwenden Sie Brain, um lange Anleitungen, Meeting-Notizen oder Prozess-Dokumente in kurze, umsetzbare Zusammenfassungen zu fassen
- Kontextbezogene Vorschläge: Bei der Arbeit an einer Aufgabe oder einem Projekt kann Brain automatisch relevante Wiki-Artikel, Best Practices oder Onboarding-Schritte anzeigen
4. Schriftarten-Vorlage
Die Schriftarten-Vorlage ist im Vergleich zu den Wikis spezialisierter. Sie ist als durchsuchbare Datenbank aufgebaut, in der Sie Schriftarten anhand verschiedener Eigenschaften organisieren und filtern können.
Wenn Sie als Eigentümer eines kleinen Unternehmens die visuelle Identität Ihrer Marke über alle Kontaktpunkte hinweg konsistent halten möchten, ist diese Vorlage hilfreich. Sie können Schriftarten, Schriftstärken und Verwendungsnotizen in einer übersichtlichen Ansicht speichern. Ganz gleich, ob Sie Beiträge für soziale Medien entwerfen, Ihre Website aktualisieren oder einen Freiberufler briefen – Ihre Typografie-Richtlinien sind immer leicht zu finden und zu befolgen.
Dank des Datenbankformats bleiben Ihre Markenidentitäts-Assets durchsuchbar, für Bearbeitung und wiederverwendbar. So müssen Sie nicht mehr in Ordnern nach der richtigen Schriftart oder Version suchen.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Filtern Sie Schriftarten nach Typ, Preis, Groß-/Kleinschreibung oder Variationen, um schnell den gewünschten Stil zu finden
- Speichern Sie direkte Links zum Herunterladen und Notizen zu jeder Schriftart, damit Sie später keine Zeit mit der Suche verschwenden
- Versehen Sie Schriftarten mit Kategorien wie „Luxus“ oder „Elegant“, um Marken- und Designentscheidungen schneller zu treffen
✅ Ideal für: Designer, Freiberufler und Pädagogen, die schnellen Zugriff auf eine übersichtliche Schriftart wünschen, die sie bei laufenden Projekten leicht nachschlagen können
💡 Profi-Tipp: Vorlagen wie Schriftarten helfen Ihnen zwar dabei, besser zu gestalten, aber vergessen Sie nicht den kreativen Antrieb hinter jedem großartigen Projekt, nämlich Ihre Gedanken. Digitale Journaling-Apps können Ihren Workflow ergänzen, indem sie Ihnen Folgendes ermöglichen:
- Reflektieren Sie über vergangene Einträge, um neue Ideen für zukünftige Projekte zu entwickeln
- Notieren Sie Ihre kreativen Gedanken, Zitate oder Designideen, bevor sie verblassen
- Sehen Sie, wie Ihre kreativen Ergebnisse mit Ihrer Denkweise in Verbindung stehen
5. Vorlage für Vertriebs-Wiki
Vertriebsteams haben mit verstreuten Playbooks, veralteten Dokumenten und über verschiedene tools verteilten Geschäftsdaten zu kämpfen. Dies verlangsamt die Einarbeitung und erschwert die Abstimmung für alle Beteiligten.
Die Sales Wiki Template löst diese Probleme. Ihre Unternehmensprozesse, Playbooks und Onboarding-Anleitungen werden in einem strukturierten Bereich gespeichert. Laufende Geschäfte können nebeneinander verfolgt werden.
Da sie die Lücke zwischen Dokumentation und Live-Nachverfolgung schließen, kann Ihr Vertriebsteam im selben Arbeitsbereich lernen und handeln.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Verfolgen Sie laufende Geschäfte visuell mit einer Board-Ansicht, die dem Team einen sofortigen Überblick über die Pipeline verschafft
- Aktualisieren Sie OKRs und Ziele parallel zu Ihren Prozessen, damit das Team immer weiß, auf welche Einzelziele es seine Arbeit konzentriert
- Behalten Sie Eigentümer und Tags auf jeder Seite bei, um Verantwortlichkeiten klar zu definieren und Informationen auf dem neuesten Stand zu halten
✅ Ideal für: Vertriebsteams und Start-ups, die einen einheitlichen Space benötigen, um sowohl Schulungsressourcen als auch laufende Geschäfte zu verwalten
📮 ClickUp Insight: Leistungsschwache Teams verwenden mit viermal höherer Wahrscheinlichkeit mehr als 15 Tools, während leistungsstarke Teams ihre Effizienz aufrechterhalten, indem sie ihre Tool-Ausstattung auf maximal neun Plattformen beschränken.
Aber wie wäre es, wenn Sie nur eine einzige Plattform für alles verwenden würden?
Als Allround-App für die Arbeit vereint ClickUp Ihre Aufgaben, Projekte, Dokumente, Wikis, Chats und Anrufe auf einer einzigen Plattform, abgeschlossen mit KI-gestützten Workflows. Sind Sie bereit, smarter zu arbeiten? ClickUp eignet sich für jedes Team, macht die Arbeit sichtbar und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, während die KI den Rest erledigt. Sehen Sie selbst, wie das funktioniert. 👇🏼
6. Design-System-Vorlage
Wenn Ihr Team immer wieder fragt: „Welche Logo-Datei soll ich verwenden?“ oder „Was ist die richtige Farbe?“, ist die Design-System-Vorlage die richtige Lösung für Sie.
Anstatt Markenfarben in einer Datei, Logos in einer anderen und Designregeln in einer Präsentation zu speichern, werden alle Elemente in einem einheitlichen Designbereich zusammengefasst. Die Vorlage stellt außerdem sicher, dass diese Dateien direkt innerhalb der Vorlage heruntergeladen werden können, sodass Ihre Teamkollegen sie nicht bei einem Designer anfordern oder in gemeinsam genutzten Laufwerken suchen müssen.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Dokumentieren Sie Designmuster wie Typografie, UI-Elemente und Layouts, um die Konsistenz zwischen den Projekten zu gewährleisten
- Legen Sie Markenrichtlinien für die Verwendung von Farbe, Schriftarten und visuellen Elementen fest, um sicherzustellen, dass alle die gleichen Standards einhalten
- Wechseln Sie zwischen verschiedenen Ansichten wie Liste, Status oder Galerie, um eine flexible Organisation zu ermöglichen
✅ Ideal für: Design- und Branding-Teams, die Inkonsistenzen beseitigen und sicherstellen möchten, dass alle mit denselben visuellen Tools arbeiten
📊 Statistik-Alarm: Visuelle Kommunikation wird immer wichtiger. Tatsächlich haben 82 % der Teams im letzten Jahr KI-Tools zur Erstellung von Grafiken genutzt, und 77 % gaben an, dass eine stärkere visuelle Kommunikation die Gesamtleistung verbessert hat.
Ein strukturiertes Designsystem sorgt dafür, dass die visuellen Elemente konsistent und markengerecht bleiben und für alle leicht zugänglich sind, unabhängig davon, ob sie von einer KI generiert oder von Ihrem Designteam erstellt wurden.
7. Vorlage für Wissensdatenbank
Eines der größten Probleme bei Wissensdatenbanken ist Unordnung. Es gibt zu viele Notizen, verstreute Ideen und keine klare Möglichkeit, diese später wieder aufzurufen.
Diese Wissensdatenbank-Vorlage erfüllt diesen Bedarf, indem sie ein All-in-One-System bereitstellt, mit dem Ideen, Notizen und Ressourcen gruppiert, thematisiert und bei Bedarf leicht abgerufen werden können. Die Vorlage dient als persönliches Wissensmanagementsystem.
Einerseits können Sie damit Ihre persönlichen Erkenntnisse aus einem Projekt dokumentieren, andererseits können Sie damit auch eine Ressourcenbibliothek für Ihr Team aufbauen. Als Pädagoge können Sie damit sogar Lernmaterialien zur Nachverfolgung verwenden.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Organisieren Sie Ihr Wissen in Kategorien oder Themenbereichen
- Greifen Sie schnell auf ältere Einträge zurück, damit vergangene Erkenntnisse und Erfahrungen für Ihre aktuelle Arbeit nutzbar bleiben
- Passen Sie das Layout mithilfe eines benutzerdefinierten Themas (minimal, grau, blau, rot usw.) und des gelöschten Restes an
✅ Ideal für: Kleine Geschäfte, Pädagogen oder Teams, die ein übersichtliches, flexibles System zum Sammeln, Organisieren und Wiederverwenden von Wissen im Laufe der Zeit suchen
⭐ Bonus: Ideen kommen selten, wenn man vor einem leeren Dokument sitzt – und genau hier kommt die Voice-to-Text-Feature von ClickUp Brain MAX ins Spiel.
Anstatt Notizen oder Erinnerungen manuell einzugeben, können Sie Ihre Gedanken einfach aussprechen, und Brain MAX wandelt sie in organisierte, durchsuchbare Einträge in Ihrem Workspace um. Ergebnisse von Meetings, Brainstorming-Ideen oder Reflexionen nach Abschluss eines Projekts können in Echtzeit erfasst und dann automatisch mit relevanten Dokumenten oder Aufgaben verknüpft werden.
8. Vorlage für eine Q&A-Seite
Wenn Sie häufig dieselben Fragen von Ihren Teammitgliedern, Clients oder Schülern beantworten, bietet Ihnen die Q&A-Seite-Vorlage eine einfache Möglichkeit, alle diese Antworten an einem Ort zu speichern.
Sie funktionieren wie ein Self-Service-FAQ-Hub, mit dem Sie schnell Lösungen finden können, ohne Hilfe suchen zu müssen. Mit der Zeit dienen sie auch als Archiv für bereits gestellte Fragen. Dies hilft neuen Mitgliedern, sich schnell einzuarbeiten, und gibt Managern Einblicke in die Bereiche, die die größte Verwirrung stiften.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Aktualisieren Sie Antworten ganz einfach, wenn sich Richtlinien, Prozesse oder Produktdetails ändern
- Organisieren Sie Fragen in einem einheitlichen Format, damit die Seite einfach zu überblicken und zu verwenden ist
- Reduzieren Sie sich wiederholende Abfragen, indem Sie die Leute auf die Seite verweisen, anstatt immer wieder dieselben Fragen zu beantworten
✅ Ideal für: Startups, Pädagogen oder Teams, die häufig Fragen zu Prozessen, tools oder Produktdetails erhalten und eine zentralisierte, wiederverwendbare Antwortdatenbank wünschen
💡 Profi-Tipp: Schneller erstellen, intelligenter verfeinern mit KI.
Nutzen Sie KI, um einen ersten Entwurf Ihrer Wissensdatenbank zu erstellen – einschließlich Struktur, Zusammenfassungen und verknüpfter Links. Lassen Sie dann Ihr Team den Kontext und Ton verfeinern. So können Sie die Dokumentation innerhalb von Stunden statt Wochen veröffentlichen, ohne an Genauigkeit oder Ausdruckskraft einzubüßen.
Sehen Sie sich dieses Video an, bevor Sie Ihre KI-Wissensdatenbank einrichten.
9. Branding-Vorlage
Mit der Branding-Vorlage können Sie alle Elemente Ihrer Markenidentität in einer übersichtlichen Wissensdatenbank zusammenfassen. Logos, Farbpaletten, Tonfall und Marketingrichtlinien sind an einem Ort zusammengefasst, sodass Sie leichter für Konsistenz sorgen und diese mit Ihrem Team freigeben können.
Der wesentliche Unterschied zwischen dieser Vorlage und der Design-System-Vorlage liegt in ihrem Zweck.
Die Branding-Vorlage erfasst die Essenz Ihrer Marke, einschließlich ihrer visuellen Identität, ihrer Botschaften und ihrer Gesamtpräsentation. Die Design-System-Vorlage ist dagegen eher technischer Natur und konzentriert sich auf UI-Komponenten, Designmuster und wiederverwendbare Assets, die die Konsistenz digitaler Produkte gewährleisten.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Organisieren Sie Ihre Farbpaletten und Designvarianten, damit Sie sie in Kampagnen leicht wiederfinden können
- Freigeben Sie die Hub mit Designern, Marketingfachleuten oder Mitarbeitern, damit alle mit dem gleichen Identitätskit arbeiten
- Visualisieren Sie Ihre Markenidentität in einem übersichtlichen Layout, damit Sie sie Ihren Clients oder Stakeholdern leichter präsentieren können
✅ Ideal für: Unternehmer und Marketing-Teams, die einen professionellen Hub für ihre Markenidentität suchen, der Zeit spart und alle Assets zugänglich und konsistent hält
10. Vorlage für Markenrichtlinien
Während die Branding-Vorlage definiert, was Ihre Marke ausmacht, erklärt die Brand Guidelines Template, wie Ihre Marke angewendet werden sollte. Sie dient als detailliertes Regelwerk, um jedes Design konsistent zu halten.
Sie können damit festlegen, wie ein Logo platziert wird, welche Schriftart in Präsentationen verwendet wird oder welche Farbkombinationen in Kampagnen zum Einsatz kommen. Indem alle diese Standards an einem einzigen, leicht zugänglichen Ort zusammengefasst werden, trägt die Vorlage dazu bei, dass Ihre Marke immer einheitlich wirkt, unabhängig davon, wer daran arbeitet.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Legen Sie Typografie-Regeln für Kopfzeilen, Unterüberschriften und Fließtext fest, um Konsistenz zu gewährleisten
- Betten Sie Figma-Dateien oder externe Assets ein, damit eine automatische Synchronisierung erfolgt
- Klären Sie mit Markenregeln, die als Schnellreferenz für das gesamte Team dienen, was zu erledigen ist und was nicht
- Unterstützen Sie die Einarbeitung neuer Designer und Marketingfachleute, indem Sie ihnen ein sofort einsatzbereites Handbuch zur Verfügung stellen
✅ Ideal für: Design- und Marketing-Teams, die Markenstandards über mehrere Projekte hinweg durchsetzen müssen
Limit-Einschränkungen von Notion
Obwohl Notion-Arbeitsbereiche weit verbreitet sind, stoßen viele Benutzer bei der Skalierung, Zusammenarbeit oder der Erwartung erweiterter Features auf Probleme.
Im Folgenden finden Sie einige wiederkehrende Kritikpunkte von echten Benutzern:
- Die steile Lernkurve und die verwirrende verschachtelte Struktur einer Seite erschweren die Einarbeitung neuer Benutzer
- Leistungsprobleme mit großen Seiten oder umfangreichen Datenbanken können zu Verzögerungen, langen Ladezeiten oder Einfrieren führen
- Limit von Notion /AI, darunter schwache Datenbankintegration und mangelhafte Genauigkeit bei der Zusammenfassung
- Risiko von Datenverlust und kein robuster nativer Backup-/Wiederherstellungsmechanismus
- Zu viele Konfigurationsoptionen führen zu fragmentierten Setups und hohem Wartungsaufwand
- Uneinheitliche mobile Erfahrung und Limit Offline-Funktionen in mobilen Apps
📣 Ein Notion-Benutzer über die Komplexität der Vorlagen:
Für Anfänger kann das verwirrend sein. Ich würde mir wünschen, dass Notion von Anfang an fertige Projekte oder Vorlagen anbietet, die auf die Nische des Benutzers zugeschnitten sind. Es wäre sehr hilfreich, wenn man gefragt würde, wie man das Programm nutzen möchte, und dann alles entsprechend eingerichtet würde. Als ich anfing, kam ich nicht weiter und war mir nicht sicher, wie ich es für meine Bedürfnisse nutzen konnte.
Für Anfänger kann das verwirrend sein. Ich wünschte, Notion würde von Anfang an fertige Projekte oder Vorlagen anbieten, die auf die Nische des Benutzers zugeschnitten sind. Es wäre sehr hilfreich, wenn sie fragen würden, wie Sie es nutzen möchten, und dann alles für Sie einrichten würden. Als ich anfing, kam ich nicht weiter und war mir nicht sicher, wie ich es für meine Bedürfnisse nutzen konnte.
Ein Reddit-Benutzer macht Notiz:
Allerdings sind die Vorlagen, die ich gekauft habe, für mich zu kompliziert, um sie zu verstehen, und ich habe das Gefühl, dass ich zwar alle meine Ideen und Gedanken in einen Plan einfließen lassen könnte, aber letztendlich alles in der Verwirrung untergehen würde. Die Vorlagen haben so viele bewegliche Teile, dass ich einfach nicht verstehen kann, wie sie mir helfen sollen.
Allerdings sind die Vorlagen, die ich gekauft habe, für mich zu kompliziert, um sie zu verstehen, und ich habe das Gefühl, dass ich zwar alle meine Ideen und Gedanken in einen Plan einfließen lassen könnte, aber letztendlich alles in der Verwirrung untergehen würde. Die Vorlagen haben so viele bewegliche Teile, dass ich einfach nicht verstehen kann, wie sie mir helfen sollen.
Alternative Notion-Vorlagen
Notion eignet sich zwar gut zum Organisieren von Wissen, ist jedoch nicht immer die skalierbarste Option, insbesondere für Teams, die eine direkte Verknüpfung der Dokumentation mit Aufgaben und deren Ausführung wünschen.
Hier zeigt ClickUp, dass es mehr ist als ein Projektmanagement-Tool.
Es handelt sich um eine der besten Notion-Alternativen, die einen großen Bereich an Vorlagen bietet, die gleichzeitig als leistungsstarke Wissensdatenbanken dienen. Sie helfen dabei, gespeicherte Informationen mit Workflows in Verbindung zu bringen, wodurch die Dokumentation besser umsetzbar und leichter zu pflegen ist, wenn Ihr Team wächst.
Das Herzstück der Wissensdatenbank-Software von ClickUp ist ClickUp Docs. Sie können vorhandene Dokumente hochladen oder direkt in der Plattform neue Dokumente erstellen. Aus betrieblicher Sicht ist dies nahtlos möglich, da Sie folgende Optionen haben:
- Dokumente erstellen oder importieren: Erstellen Sie neue Dokumente direkt in ClickUp oder importieren Sie vorhandene Dateien (Google Docs, Word, Notion usw.), um Ihre Wissensdatenbank zu zentralisieren
- Verwandeln Sie Dokumente in umsetzbare Aufgaben: Teilen Sie Dokumentationsarbeit in Aufgaben auf, weisen Sie diese Mitgliedern zu und verknüpfen Sie Dokumente mit ClickUp-Aufgaben für eine nahtlose Zusammenarbeit
- *verfolgen Sie den Fortschritt und den Arbeitsablauf: Verwenden Sie Aufgabe-Status (wie „Entwurf“, „Überprüfung“, „Abgeschlossen“) und Zeiterfassung, um den Fortschritt beim Schreiben und Überprüfen zu überwachen
- *format und organisieren Sie den Inhalt: Verwenden Sie umfangreiche Format-tools – Titelbilder, Tabellen, Lesezeichen, Überschriften, Unterüberschriften und mehr –, um Dokumente strukturiert, leicht lesbar und optisch ansprechend zu gestalten
Sehen wir uns nun die besten ClickUp-Vorlagen für Wissensdatenbanken an:
1. ClickUp-Wissensdatenbank-Vorlage
Die ClickUp-Wissensdatenbank-Vorlage dient als zentrale Informationsquelle, in der Ihre Teams alle wichtigen Kenntnisse speichern, organisieren und freigeben können. Sie ist bereits mit Abschnitten für FAQs, Anleitungen, Tutorials und sogar Community-Links vorstrukturiert, sodass Sie nicht bei Null anfangen müssen.
Das bedeutet, dass neue Mitarbeiter ihre Einarbeitungsschritte finden können, ohne einen Vorgesetzten zu stören, Ihr Support-Team sofort Fehlerbehebungsanleitungen freigeben kann und Marketing- oder Projektteams Anwendungsfälle in einem zentralen Dokument speichern können.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Durchsuchen und aktualisieren Sie Inhalte schnell und sparen Sie sich das mühsame Scrollen durch lange Dokumente oder Slack-Threads
- Dokumentieren Sie wiederkehrende Prozesse mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die für einheitliche Einarbeitungs- und Schulungsprozesse sorgen
- Legen Sie fest, wer die Bearbeitung der Wissensdatenbank vornehmen oder deren Ansicht erhalten darf, um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten
- Verbessern Sie die Benutzererfahrung durch ein Design im Stil eines Hilfecenters, das die Informationsbeschaffung vereinfacht
✅ Ideal für: HR-, IT- und Support-Teams, die eine zentrale Hub für Antworten zu Onboarding, Schulungen oder Kundensupport benötigen, ohne in doppelten Fragen zu versinken
💡 Profi-Tipp: Lassen Sie wichtige Updates nicht aus den Augen. Kombinieren Sie Ihre Wissensdatenbank-Vorlage mit ClickUp Erinnerungen, um den Überblick zu behalten.
- Richten Sie Erinnerungen ein, um FAQs oder Onboarding-Anleitungen in regelmäßigen Abständen zu aktualisieren
- Lassen Sie sich benachrichtigen, bevor wichtige Dokumente (wie Schulungs- oder Compliance-Dokumente) veralten
- Weisen Sie Ihren Teamkollegen Erinnerungen zu, damit alle das Wissen freigeben und gemeinsam dafür verantwortlich sind, es auf dem neuesten Stand zu halten
Auf diese Weise können Sie eine robuste Wissensdatenbank aufbauen, die stets korrekt, aktuell und tatsächlich jeden Tag nützlich ist.
2. ClickUp HR-Wissensdatenbank-Vorlage
Wenn Ihr HR-Team ständig dieselben Fragen zu Urlaubsrichtlinien, Onboarding-Schritten oder Compliance-Aktualisierungen beantworten muss, hilft Ihnen die ClickUp HR-Wissensdatenbank-Vorlage dabei, diesen Zyklus zu durchbrechen. Anstatt sich auf einen E-Mail-Austausch zu verlassen, werden alle Ihre HR-bezogenen Dokumente an einem Ort gespeichert, sodass Mitarbeiter schnell selbst Antworten finden können.
Diese Vorlage ist jedoch mehr als nur ein Speicher. Dank der integrierten Status-Nachverfolgung können Sie sofort sehen, ob eine Richtlinie noch im Entwurfsstadium ist, gerade geprüft wird oder bereits vollständig genehmigt wurde. Und mit den ClickUp-Benutzerdefinierten Feldern , wie z. B. Abteilung, Richtlinientyp, Gültigkeitsdatum, oder Priorität, lassen sich Richtlinien mühelos organisieren, sodass Sie nichts aus den Augen verlieren.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Automatisieren Sie Erinnerungen für die Überprüfung von Richtlinien (z. B. alle 6 Monate für die Urlaubsrichtlinie)
- Teilen Sie große Initiativen wie „Onboarding-Leitfaden” in Unteraufgaben auf (IT-Setup, Compliance-Schulung, Einweisung)
- Verwenden Sie die Listenansicht, um Dokumente übersichtlich in einfachen Checklisten zu organisieren, und die Gantt-Ansicht, um Termine zu planen
- Freigeben Sie eine einzige, stets aktuelle Version, damit Ihre Mitarbeiter nicht mit veralteten Dateien arbeiten müssen
✅ Ideal für: Personalabteilungen, die wiederkehrende Abfragen reduzieren, die Einarbeitung optimieren und genaue, aktuelle Dokumentationen zu Mitarbeiterrichtlinien pflegen möchten
📮 ClickUp Insight: Arbeit sollte kein Ratespiel sein – aber allzu oft ist sie es doch. Unsere Umfrage zum Wissensmanagement ergab, dass Mitarbeiter oft Zeit damit verschwenden, interne Dokumente (31 %), Wissensdatenbanken des Unternehmens (26 %) oder sogar persönliche Notizen und Screenshots (17 %) zu durchsuchen, nur um das zu finden, was sie brauchen. Mit ClickUp's Connected Search sind alle Dateien, Dokumente und Unterhaltungen sofort von Ihrer Startseite aus zugänglich – so finden Sie Antworten in Sekundenschnelle statt in Minuten.
💫 Echte Ergebnisse: Teams können mit ClickUp jede Woche mehr als 5 Stunden Zeit einsparen – das sind über 250 Stunden pro Person und Jahr –, indem sie veraltete Wissensmanagementprozesse eliminieren. Stellen Sie sich vor, was Ihr Team mit einer zusätzlichen Woche Produktivität pro Quartal alles erreichen könnte!
📚 Weiterlesen: Die besten Software-Tools für den Wissensaustausch in Teams
3. ClickUp-Wiki-Vorlage
Haben Sie jemals das Gefühl gehabt, dass das Wissen Ihres Teams überall verstreut ist – hier in Google Docs, dort in Slack-Threads, in zufälligen Tabellen, an die sich niemand erinnert? Die ClickUp-Wiki-Vorlage bringt alles unter einem Dach zusammen. Sie ist wie eine digitale Bibliothek Ihres Teams für SOPs, Onboarding-Anleitungen und Richtliniendokumente: organisiert, durchsuchbar und immer auf dem neuesten Stand.
Dank integrierter Aufgabenverwaltungsfunktionen bleibt Ihr Wiki außerdem in Verbindung mit der tatsächlichen Arbeit. Sie können Wiki-Seiten mit Aufgaben verknüpfen, sodass Wissen und Handeln Hand in Hand gehen. Dank flexibler Layouts können Sie das Wiki in Form des Workflow Ihres Teams bringen und es so zu einem Wissenshub machen, den Ihr Team tatsächlich nutzt.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Automatisieren Sie Aktualisierungen mit Erinnerungen und Nachverfolgung des Fortschritts, damit Dokumente nie veralten
- Strukturieren Sie Informationen in Kategorien, Unterseiten und Listen für eine schnelle Navigation
- Betten Sie Medien, Bilder und Dokumente ein, um eine reichhaltigere, vernetzte Wissensdatenbank zu schaffen
✅ Ideal für: Teams, die ihre verstreuten Notizen und Prozesse in einem lebendigen, zentralisierten Wiki zusammenfassen möchten, das mit ihnen wächst
4. ClickUp-Landingpage-Datenbank-Vorlage
Die ClickUp-Landingpage-Datenbank-Vorlage hilft Ihrem Team bei der Planung, Erstellung und Nachverfolgung jeder Landingpage. Sie zeigt Ihnen genau, welche Ihrer Landingpages live sind, welche aktualisiert werden müssen und welche sich noch in der Pipeline befinden.
Die Vorlage erleichtert auch die Optimierung der Landing Page mit Leistungsdatenfeldern. Sie können URLs protokollieren, Konversionsraten nachverfolgen und sogar Traffic-Quellen für jede Seite in Notiz. Dies hilft Ihnen nicht nur dabei, zu messen, was funktioniert, sondern hebt auch leistungsschwache Seiten hervor, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Dank eingebetteter Dokumente können Autoren, Designer und Marketingfachleute problemlos zusammenarbeiten, da sie im selben Space arbeiten können
- Notieren Sie Nachverfolgungs-Notizen direkt in den Aufgaben, um Probleme zu erfassen und sicherzustellen, dass sie behoben sind, bevor eine Seite live geht
- Weisen Sie den Team-Mitgliedern Aufgaben zu, damit jeder seine Rolle beim Erstellen, Überprüfen oder Optimieren einer Landing Page kennt
✅ Ideal für: Marketingteams oder Agenturen, die mehrere Landingpages verwalten und sich Konsistenz, schnellere Iterationen und messbare Ergebnisse wünschen
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Chatten, um Feedback zur Landing Page sofort in Maßnahmen umzusetzen.
Wenn ein Designer als Beispiel eine defekte CTA-Schaltfläche auf einer Seite entdeckt, kann er eine Nachricht im Chatten hinterlassen, den Entwickler @erwähne und die Fehlerbehebung zuweisen. Autoren, Marketingfachleute und Entwickler können dann den gesamten Kontext auf einen Blick sehen, in Echtzeit antworten und den Fehler als behoben markieren, sobald das Update live ist.
Auf diese Weise bleibt jede Unterhaltung mit dem Landingpage-Projekt verknüpft, sodass kein Feedback übersehen wird und Optimierungen schneller erfolgen können.
5. ClickUp Book Of Record Business-Vorlage
Die Führung genauer Aufzeichnungen ist das Rückgrat für reibungslose Geschäftsabläufe, Compliance und Entscheidungsfindung.
Die ClickUp Book of Record Business-Vorlage speichert Ihre Finanz- und Geschäftsunterlagen an einem leicht zugänglichen Hub, sodass Sie wichtige Dokumente wie Verkaufsbücher, Einkaufsbücher oder Spesenabrechnungen nie aus den Augen verlieren.
Die wahre Stärke dieser Vorlage liegt in den Nachverfolgung-Features von ClickUp. Sie können Aufgaben für Dokumentaktualisierungen zuweisen, die ClickUp-Kanban-Board-Ansicht zur Kategorisierung nach Typ verwenden und Datensätze in einer Zeitleiste mit der Gantt-Ansicht visualisieren.
Verwandeln Sie Ihre Datenerfassung in ein aktives System, mit dem Sie die Genauigkeit in Echtzeit überwachen, überprüfen und verbessern können.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Erstellen Sie automatisierte Berichte zu Einnahmen, Ausgaben und Prognosen, um finanzielle Trends schnell zu erkennen
- Betten Sie unterstützende Dokumente (wie Rechnungen, Quittungen oder Verträge) direkt in jeden Datensatz ein, um den Kontext zu verdeutlichen
- Filtern und suchen Sie sofort in Ledgern, Büchern und Zusammenfassungen mit Benutzerdefinierten Feldern wie Abteilung, Kategorie oder Geschäftsjahr
- Vereinfachen Sie Audits und Compliance, indem Sie manuelle Fehler reduzieren und die Datenzugänglichkeit verbessern
✅ Ideal für: Geschäfts, die ein zuverlässiges und konformes System für die Verwaltung von Finanzunterlagen und Dokumentationen benötigen
👉 Mehr Infos: Schau dir „Die beste Dokumentenmanagement-Software” an, um Ideen für tools und Vergleiche zu bekommen.
6. ClickUp-Vorlage für den Plan of Record
Jedes Projekt, egal ob groß oder klein, benötigt einen Plan, der alles miteinander verbindet, darunter Projektziele, Details, Erfolgsmetriken und Zeitpläne. Die ClickUp-Plan-Vorlage löst dieses Problem, indem sie als gemeinsame Grundlage für Ihr gesamtes Projekt oder Ihre gesamte Geschäftsinitiative dient.
Einer der größten Vorteile dieser Vorlage ist die Teamabstimmung. Sie stellt sicher, dass alle Mitglieder Ihres Marketing-, Vertriebs- und Produktteams dieselben Ziele, Aktualisierungen und Projekt-Zeitleiste im Blick haben.
Und da jedes Geschäft individuelle Anforderungen hat, können Sie Felder und Abschnitte anpassen, sei es für vierteljährliche Umsatzziele, Kampagnen-KPIs, Produkteinführungsziele oder strategische Initiativen.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Stellen Sie Abhängigkeiten visuell dar, damit Sie sehen können, wie sich ein Meilenstein auf den nächsten auswirkt, und potenzielle Probleme vermeiden können
- Protokollieren Sie den Entscheidungsprozess zusammen mit Ihren Zielen, damit Sie leicht die Nachverfolgung durchführen können, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden und wer sie genehmigt hat
- Heben Sie wichtige Metriken wie Budgetverwendung, Kundenakzeptanz oder Release-Bereitschaft mit benutzerdefinierten Feldern hervor, die über grundlegende KPIs hinausgehen
- Verwenden Sie ClickUp-Dashboards, um sofortige Momentaufnahmen des Fortschritts für Führungskräfte-Meetings zu erstellen, ohne separate Projektberichte erstellen zu müssen
✅ Ideal für: funktionsübergreifende Teams, Projektmanagement und Führungsgruppen, die sich auf übergeordnete Ziele ausrichten und gleichzeitig die Umsetzung im Blick behalten möchten
7. ClickUp-Verzeichnis-Vorlage
Die ClickUp-Verzeichnis-Vorlage ist die lebendige, durchsuchbare Datenbank Ihres Unternehmens für Personen und Datensätze.
Damit können Sie Jobrollen, Berichtswege, Einstellungsdaten und unterstützende Dokumente erfassen. Anstatt die Personalabteilung um Details zu bitten, können Mitarbeiter und Manager einfach nach Feldern wie Abteilung, Beschäftigungsstatus oder sogar Lebenszyklusphase (z. B. Probezeit, Aktiv, Im Ruhestand) filtern, um genau das zu finden, was sie brauchen.
Die Vorlage enthält außerdem mehr als 17 anpassbare Felder wie „Direkter Vorgesetzter“, „Foto“ und „Geburtsdatum“. Bereichern Sie Ihre Datensätze mit den Metadaten, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Darüber hinaus verbessert dies die Transparenz und Compliance. Jede Änderung wird protokolliert, sodass Sie einen umfassenden Überblick über alle Aktualisierungen erhalten und diese leicht überprüfen können.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Gruppieren Sie Personen nach Rolle oder Beschäftigungsstatus, um relevante Datensätze schnell zu finden
- Fügen Sie unterstützende Dokumente (Verträge, Vereinbarungen, ID) direkt zu Profilen hinzu
- Arbeiten Sie in Echtzeit mit internen Teams oder externen Anbietern zusammen und stellen Sie sicher, dass keine Informationslücken entstehen
✅ Ideal für: HR-Teams, Betriebsleiter oder Geschäfte, die ein durchsuchbares Verzeichnis für Mitarbeiter, Lieferanten oder Kooperationspartner benötigen
8. ClickUp-Vorlage für Prozesse und Verfahren
Klare Prozesse sind das Rückgrat effizienter Teams. In den meisten Unternehmen sind Prozessdokumente jedoch oft in E-Mail-Verläufen, zufälligen Ordnern oder, schlimmer noch, gar nicht richtig dokumentiert. Die ClickUp-Vorlage für Prozesse und Verfahren hilft Ihnen dabei, jeden Workflow Schritt für Schritt zu dokumentieren, zu verwalten und zu verfeinern.
Was diese Vorlage so leistungsstark macht, sind die integrierten Tools. Die Dokumentationsliste bietet einen durchsuchbaren Katalog aller Prozesse, abgeschlossen mit Details wie Eigentümer, Abteilung, Fälligkeitsdatum und Priorität. Mit dem Prozessablauf-Whiteboard können Sie anhand einer Live-Prozesskarte visualisieren, wie Aufgaben abteilungsübergreifend in Verbindung stehen.
Sie können als Beispiel die Einarbeitung neuer Mitarbeiter von der Personalabteilung bis zur IT-Abteilung planen und sogar Flussdiagrammknoten in echte Aufgaben zur Ausführung umwandeln.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Verfolgen Sie jede Prozessphase mit einer Drag-and-Drop-Kanban-Board-Ansicht
- Sorgen Sie mit automatisierten Benachrichtigungen, Status-Updates und Stakeholder-Tagging dafür, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben erfüllen
- Messen Sie Leistung und Compliance, indem Sie Prozesse mit klaren, nachverfolgbaren Zielen verknüpft sind
✅ Ideal für: Ops-Teams, Personalabteilungen und Manager, die wiederholbare Workflows wünschen, die skalierbar sind, ohne an Übersichtlichkeit zu verlieren
9. ClickUp-Vorlage für Unternehmensprozesse
Im Gegensatz zur Vorlage für die Prozessdokumentation, die sich eingehend mit SOPs, Rollen und schrittweisen Verfahren befasst, bietet diese Vorlage für ClickUp-Unternehmensprozesse eine breitere Ansicht auf höherer Ebene. Sie dient als Master-Playbook für Ihr Unternehmen und fasst die Prozesse, Richtlinien und wiederkehrenden Workflows aller Abteilungen in einem einzigen, zentralisierten System zusammen.
Hier erfassen Sie nicht nur die Details der Funktionsweise eines einzelnen Prozesses, sondern Sie erstellen eine Karte, wie ganze Abteilungen arbeiten, sich an den Projektzielen ausrichten und miteinander interagieren.
In ClickUp können Sie jedes Dokument mit zugehörigen Aufgaben und Dashboards verknüpfen, damit Ihr Team Anweisungen in Echtzeit umsetzen kann.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Verschaffen Sie sich mit Gantt-Zeitleisten einen klaren Überblick über unternehmensweite Prozesse wie Produkteinführungen und Compliance-Audits
- Halten Sie Prozesse am Laufen, indem Sie jede Phase markieren, Verantwortliche zuweisen und ClickUp automatische Erinnerungen für zeitnahe Updates versenden lassen
- Erleichtern Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, indem Sie ihnen eine sofort einsatzbereite Prozessbibliothek zur Verfügung stellen
✅ Ideal für: Wachsende Unternehmen und skalierende Teams, die Prozesschaos beseitigen, Wissen immer auf dem neuesten Stand halten und sicherstellen möchten, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeit nach denselben bewährten Vorgehensweisen verrichten
⚡ Vorlagenarchiv: Prozesse aufzuschreiben ist eine Sache. Sie wiederholbar und skalierbar zu machen, ist eine ganz andere Herausforderung. Hier kommen Vorlagen für die Prozessdokumentation ins Spiel. Sie helfen Ihnen dabei:
- Verwandeln Sie unübersichtliche Workflows in leicht verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen
- Standardisieren Sie Verfahren, damit Aufgaben nicht jedes Mal neu erfunden werden müssen
- Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten mit RACI-Diagrammen klar zu
- Verfolgen Sie Compliance, Genehmigungen und Fertigstellungen in einem strukturierten Hub
10. ClickUp-Markenstil-Richtlinienvorlage
Bei einer Marke geht es darum, über alle Kontaktpunkte hinweg ein einheitliches Erscheinungsbild zu schaffen. Mit der ClickUp-Vorlage für den Marken-Styleguide können Sie alle Branding-Regeln und -Assets an einem übersichtlichen Ort zusammenfassen, sodass Ihr Team nie über Schriftarten, Farbe, Tonfall oder Designelemente rätseln muss.
Mit dieser Vorlage lassen sich Stilrichtlinien ganz mühelos erstellen und pflegen. Sie können Ihre Markenidentität in verschiedene Bereiche unterteilen, z. B. Mission, Werte, Tonfall, Logoverwendung und Farbpalette.
Warum Sie diese Vorlage lieben werden:
- Dokumentieren Sie Regeln für Typografie, Logoverwendung, Ikonografie und Barrierefreiheitsstandards
- Erstellen und freigeben Sie Farbräume mit HEX-, RGB- oder CMYK-Codes für höchste Genauigkeit
- Führen Sie die Nachverfolgung von Genehmigungen und Aktualisierungen mit Status, Mitarbeitern und Erinnerungen durch, um Unstimmigkeiten zu vermeiden
- Arbeiten Sie in Echtzeit mit Teams zusammen, sodass Aktualisierungen sofort in Ihren Marken-Workflows berücksichtigt werden
✅ Ideal für: Marketingteams, Designabteilungen, Agenturen oder jedes Geschäft, das eine einheitliche Markenidentität über digitale und gedruckte Kanäle hinweg aufrechterhalten möchte
Fassen Sie Ihre Workflows mit ClickUp zusammen
Notion-Vorlagen eignen sich gut für kleine Projekte und den persönlichen Gebrauch. Wenn Ihr Team jedoch wächst, könnten diese Vorlagen schnell an ihre Grenzen stoßen.
ClickUp-Vorlagen gehen noch einen Schritt weiter, indem sie Dokumente, Aufgaben und Ziele miteinander verbinden, sodass Ihr Team gemeinsam planen, verfolgen und zusammenarbeiten kann. Von Projekt-Zeitleisten bis hin zu SOPs und Styleguides gibt es für jeden Workflow eine Vorlage.
Wenn Sie also bereit sind, über statische Notizen hinauszugehen, bietet Ihnen ClickUp die tools und Flexibilität, um intelligenter und schneller bei der Arbeit zu sein.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und erfahren Sie, wie Vorlagen Ihre Projekte optimieren können.