Da Teams immer mehr Tools einsetzen, um ihre Produktivität zu steigern, entsteht in Unternehmen oft ein Wirrwarr aus sich überschneidenden, wenig genutzten oder ungeprüften SaaS-Apps.
Die Verwaltung Ihrer SaaS-Ausbreitung bedeutet jedoch nicht, dass Sie Innovationen unterdrücken müssen. Vielmehr geht es darum, den Mangel an Sichtbarkeit darüber zu beheben, was tatsächlich genutzt wird, was Wert schafft und was unbemerkt Ihr Budget belastet.
Das bedeutet, dass Sie wissen müssen, was verwendet wird, was einen Wert schafft und was Ihr Budget still und leise belastet.
In diesem Blog erfahren Sie, was die Ausbreitung von SaaS für Ihr Unternehmen bedeutet – was sie verursacht, warum sie ein Problem darstellt und wie Sie sie frühzeitig erkennen können.
Was ist SaaS-Ausbreitung?
SaaS-Ausbreitung bezieht sich auf das schnelle Wachstum von Cloud-basierten Anwendungen innerhalb eines Unternehmens, das dessen Fähigkeit zur Nachverfolgung, Verwaltung und Sicherheit dieser Anwendungen übersteigt.
Das passiert, wenn Teams immer mehr tools hinzufügen, oft mit guten Absichten. Aber ohne Aufsicht vermehren sich diese tools, überschneiden sich und werden schwer zu verwalten.
Wie kommt es dazu? Selbst die besten technischen Entscheidungen können zu Chaos führen, wenn sie nicht koordiniert werden. SaaS-Wildwuchs entsteht oder beginnt, wenn ein Team ein tool zur schnellen Lösung eines Problems einsetzt. Dann tut ein anderes Team dasselbe. Bald hat niemand mehr eine vollständige Ansicht darüber, was verwendet wird – und warum.
Hier sind einige der Hauptursachen für die Ausbreitung von SaaS:
- Keine zentrale Sichtbarkeit bedeutet, dass abgelaufene, doppelte oder ungenutzte tools unbemerkt bleiben.
- Abteilungen kaufen tools unabhängig voneinander und umgehen dabei oft die Genehmigung durch die IT- oder Finanzabteilung.
- Die Anmeldung ist viel zu einfach und die automatische Verlängerung noch leichter zu vergessen.
- Mehrere Tools für die Produktivität erledigen dieselbe Aufgabe, wodurch Datensilos entstehen und Geld verschwendet wird.
- Shadow IT schleicht sich ein, wenn Mitarbeiter nicht genehmigte tools verwenden, um schneller voranzukommen.
Und schon verwandelt sich Ihr SaaS-Stack in ein chaotisches Durcheinander – kostspielig, riskant und ineffizient.
⭐ Empfohlene Vorlage
Suchen Sie nach einer schnelleren Möglichkeit, Ihren SaaS-Tech-Stack zu verwalten, um ihn schlank und konform zu halten? Die ClickUp-Vorlage für das Änderungsmanagement von SaaS-Anwendungen bietet Ihnen einen strukturierten, wiederholbaren Prozess, um das Asset-Management zu organisieren, Kosten zu kontrollieren, die Ausbreitung von SaaS und Schatten-IT zu vermeiden und Ihre Bedenken hinsichtlich der Sicherheit auszuräumen.
👀 Wussten Sie schon? 56 % der SaaS-Apps werden in wachstumsstarken Unternehmen nicht von der IT-Abteilung verwaltet. Das bedeutet, dass Teams oder Einzelpersonen die meisten Tools direkt erwerben. In kleinen, schnell wachsenden Unternehmen steigt dieser Anteil sogar auf 68 %, sodass die Ausbreitung von SaaS eher die Regel als die Ausnahme ist.
Warum die Ausbreitung von SaaS ein Problem ist
Die Ausbreitung von SaaS-Anwendungen ist mehr als nur ein Problem für die IT-Abteilung. Sie kann zu schwerwiegenden Datenverstößen führen, die sich auf Budgets, Sicherheit, Produktivität und Mitarbeitererfahrung auswirken. Es handelt sich um ein ernstes Geschäftsproblem, das sich auf Budgets, Sicherheit, Produktivität und Mitarbeitererfahrung auswirkt.
Laut einem Bericht gibt ein durchschnittliches Unternehmen mittlerweile jährlich 49 Millionen Dollar für SaaS-Anwendungen aus – ein Anstieg von 9,3 % gegenüber den Vorjahren. Und dennoch ist ein Großteil dieser Ausgaben verschwendet.
Lassen Sie uns die realen Folgen einer unkontrollierten SaaS-Nutzung einmal genauer betrachten:
1. Gestiegene Kosten
Viele Unternehmen erkennen erst zu spät, wie viel Geld sie durch Software verlieren. Der Bericht zeigt, dass ein durchschnittliches Unternehmen jährlich etwa 21 Millionen Dollar für ungenutzte SaaS-Lizenzen verschwendet.
Dieser unkoordinierte Ansatz führt zu doppelten Abonnements, versäumten Verlängerungen und kostspieligen Überschneidungen bei den Funktionen der Software.
🌻 Ein typisches Beispiel: Viele Unternehmen nutzen täglich mehrere KI-Tools – vielleicht Claude zum Schreiben, Gemini über Google Workspace zum Brainstorming und andere für Recherchen oder Automatisierung. So entsteht schnell ein Flickenteppich aus Abonnements und Tools, die jeweils mit eigenen Kosten und einer eigenen Lernkurve verbunden sind.
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein! Viele Teams suchen derzeit nach Möglichkeiten, diese Features an einem Ort zu bündeln, um die Arbeit zu vereinfachen und zusätzliche Kosten zu senken. Die Suche nach Plattformen, die mehrere KI-Features kombinieren, kann Ihnen dabei helfen, Ihren Workflow zu optimieren und die Zusammenarbeit erheblich zu vereinfachen.
ClickUp's Brain MAX beendet die SaaS-Ausbreitung, indem es alle wichtigen Arbeitstools – KI, Suche und Automatisierung – in einer einzigen, einheitlichen Desktop-App zusammenführt. Anstatt mehrere unverbundene Apps und Plattformen zu jonglieren, verbindet es sich mit Ihrer bestehenden Software und zentralisiert alles, was Sie brauchen, an einem Ort.
Das bedeutet:
- Sprachgesteuerte Befehle für Produktivität beim Arbeiten ohne Hände
- Eine einzige Oberfläche für die Suche in all Ihren Apps und Dateien
- Einheitliche KI-Unterstützung, die kontextbezogen funktioniert, unabhängig davon, welches tool Sie verwenden.
- Automatisierte Workflows, die sich über mehrere Plattformen erstrecken, ohne dass Sie zwischen Registerkarten wechseln müssen
2. Risiken der Sicherheit und Compliance
Da 33,6 % der SaaS-Tools über Schatten-IT in Unternehmen gelangen, was häufig auf eine dezentrale Beschaffung zurückzuführen ist, gibt es kaum Sichtbarkeit oder Kontrolle darüber, welche Daten durch welche neuen SaaS-Apps fließen. Dieser dezentrale Ansatz bei der SaaS-Beschaffung erhöht die Risiken der Sicherheit, gefährdet sensible Daten und erhöht die Gefahr von Verstößen gegen Vorschriften.
3. Geringere Produktivität
Wenn sich Tools ohne Plan häufen, wird die Arbeit kompliziert. Der Bericht stellt außerdem fest, dass Unternehmen im Durchschnitt fast 92 neue SaaS-Anwendungen pro Jahr hinzufügen.
Signifikante Kontextwechsel zwischen unverbundenen Systemen ohne proaktive Steuerung beeinträchtigen die Konzentration der Mitarbeiter, sodass diese neue SaaS-Lösungen einführen.
4. Schlechte Benutzererfahrung
Ein unübersichtlicher SaaS-Stack bedeutet, dass Benutzer Zeit mit dem Einloggen, der Suche nach Dateien oder der Navigation in ungewohnten Benutzeroberflächen verschwenden.
Wenn die Frustration wächst, greifen Mitarbeiter zu nicht genehmigten SaaS-Tools, die ihren Anforderungen besser entsprechen. Tatsächlich stiegen die von Mitarbeitern getätigten Shadow-IT-Ausgaben um 11,1 % – ein klares Zeichen dafür, dass Ihr aktuelles SaaS-Ökosystem für sie möglicherweise nicht funktioniert.
👀 Wussten Sie schon? Während 68 % der Unternehmen in Schulungen zur Sicherheit in der SaaS-Umgebung investieren, stimmen nur 51 % die Kommunikation zwischen den Teams für Sicherheit und App-Eigentümer aufeinander ab. Noch besorgniserregender ist, dass nur 33 % die Hälfte ihres SaaS-Stacks aktiv überwachen. Kurz gesagt: Die meisten Teams sichern, was sie sehen können, aber sie können nicht viel sehen.
So erkennen Sie die Ausbreitung von SaaS in Ihrem Unternehmen
Um die Kontrolle zurückzugewinnen, ist es entscheidend, die Ausbreitung von SaaS frühzeitig zu erkennen und zu bekämpfen. Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihre SaaS-Audits zu operationalisieren und die Herausforderungen des digitalen Arbeitsplatzes zu meistern. Finden Sie eine SaaS-Management-Plattform, um sich über die zahlreichen SaaS-Anwendungen, die Ihr Unternehmen nutzt, auf dem Laufenden zu halten.
| Kategorie | Aufgabe | Umsetzbare Schritte | Warum das wichtig ist |
| 🔍 Audit: Operativ | Führen Sie die Nachverfolgung aller SaaS-bezogenen Ausgaben durch | Überprüfen Sie die Protokolle für Firmenkarten und Spesenabrechnungen. Überprüfen Sie die Abteilungsbudgets auf vage Elemente. | Die Finanzabteilung sieht SaaS-Käufe oft vor der IT-Abteilung – dieser Schritt deckt versteckte Abonnements und nicht erfasste Ausgaben auf. |
| Identifizieren Sie tools, die außerhalb der Beschaffung gekauft wurden | Analysieren Sie Ausgaben, die als Abonnements oder wiederkehrende Kosten gekennzeichnet sind. | Erfasst nicht genehmigte oder versteckte tools, die ohne zentrale Genehmigung oder Sichtbarkeit erworben wurden. | |
| 🔍 Audit: Technisch | Verwenden Sie Identitätsprotokolle, um aktive tools zu finden. | SSO-Nutzungsdaten abrufen | Zeigt die im gesamten Unternehmen verwendeten tools an. |
| Erkennen Sie nicht genehmigte Integrationen | Überprüfen Sie verbundene Apps über interne tool-APIs. | Überprüfen Sie verbundene Apps über OAuth oder interne Tool-APIs. | |
| Überprüfen Sie Anmelde- und Aktivitätsdaten | Identifizieren Sie inaktive Benutzer und Lücken in der Lizenzierung. | Decken Sie Ineffizienzen und Risiken der Sicherheit auf, die mit ungenutzten oder verwaisten Konten verbunden sind. | |
| 🔍 Audit: Operativ | Befragen Sie Teams zur Nutzung von Tools | Fragen Sie Ihre Teamleiter, welche tools sie verwenden und warum. | Teams führen Tools oft aus der Not heraus ein – dies hilft dabei, legitime Bedürfnisse und Schwachstellen zu verstehen. |
| Dokumentieren Sie alle von den Teams verwendeten tools. | Erstellen Sie eine Bestandsliste mit: Tool-Name, Eigentümer, Anwendungsfall, Benutzer, Abrechnung, Verlängerungsdatum | Erstellen Sie eine zentralisierte, dynamische Datenbank aller tools für eine langfristige SaaS-Governance-Strategie. | |
| 🔍 Discovery-tools | Entdecken Sie Discovery-Tools | Verwenden Sie CASBs, Browser-Plugins oder Kostenintegrationslösungen. | Füllt die Lücken, die bei Audits übersehen werden, insbesondere bei kostenlosen Testversionen, browserbasierten Tools oder Apps außerhalb von SSO. |
| Richten Sie Benachrichtigungen für die Einführung neuer tools ein. | Aktivieren Sie E-Mail- oder Slack-Benachrichtigungen für Anmeldungen, Testversionen oder Datenfreigaben. | Bleiben Sie auf dem Laufenden, wenn neue tools in die Umgebung gelangen, bevor sie sich verselbstständigen. | |
| 🔍 Redundanzprüfung | Vergleichen Sie tools nach Funktionen | Gruppieren Sie Apps nach Anwendungsfällen (PM, Messaging, Dateifreigabe, Analysen). | Hilft dabei, Überschneidungen zu identifizieren, bei denen tools denselben Zweck erfüllen, und ermöglicht so eine Konsolidierung. |
| Identifizieren Sie Tools, die nicht mehr den Geschäftsanforderungen entsprechen. | Überprüfen Sie anstehende Verlängerungen und kündigen Sie Tools mit geringem Wert. | Vermeiden Sie Ausgaben für tools, die Ihre aktuellen Prioritäten nicht mehr unterstützen. | |
| 🔍 Shadow-IT-Überprüfung | Segmentieren Sie Tools nach Geschäftsrisiko | Kategorisieren Sie: Hohes Risiko / Hoher Wert / Geringer Wert | Nicht jede Schatten-IT ist gleichermaßen riskant. Dieser Schritt hilft Ihnen dabei, Maßnahmen anhand ihrer potenziellen Auswirkungen zu priorisieren. |
| Arbeiten Sie mit den Eigentümern hochwertiger Schatten-Tools zusammen. | Laden Sie dazu ein, die Nutzung zu formalisieren und für die offizielle Einführung zu bewerten. | Anstatt zu blockieren, entwickeln Sie gemeinsam mit Teams, die bereits einen Wert von nicht genehmigten tools erhalten, Lösungen. |
Sobald Sie die redundanten Apps identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, die SaaS-Ausbreitung einzudämmen.
Entdecken Sie vier bewährte Strategien, die über regelmäßige SaaS-Audits hinausgehen, und erstellen Sie einen langfristigen SaaS-Plan.
Strategien zur Reduzierung der SaaS-Ausbreitung
Um die Ausbreitung von SaaS einzudämmen, reicht es nicht aus, einfach nur die Anzahl der tools zu reduzieren – Sie müssen auch die Ursachen bekämpfen: verstreute Beschaffung, isolierte Daten und unzusammenhängende Entscheidungsprozesse.
Ein intelligenterer Ansatz, unterstützt durch ein zentralisiertes Beschaffungssystem, sorgt für Struktur, Sichtbarkeit und Zielstrebigkeit bei der Einführung und Verwaltung von SaaS-Anwendungen. So geht's:
1. Konsolidieren Sie Ihren Stack
Beginnen Sie mit einer Überprüfung Ihrer aktuellen SaaS-Nutzung.
Ordnen Sie jedes Tool in Ihrem Stack nach Kategorien – Projektmanagement, Dateispeicherung und Kommunikation – und identifizieren Sie Überschneidungen bei den Funktionen.
Diese Bereiche eignen sich besonders gut für eine SaaS-Konsolidierung. Anstatt Teams zu zwingen, auf bewährte Tools zu verzichten, sollten Sie klare Richtlinien für die Einführung von SaaS erstellen, die deren Bedürfnisse berücksichtigen und gleichzeitig redundante Anwendungen reduzieren.
Durch die Konsolidierung unserer tools mit ClickUp haben wir Jira, Confluence, PMO-Tools, Salesforce und Trello abgeschafft. Das hat unseren Alltag erheblich vereinfacht!
Durch die Konsolidierung unserer tools mit ClickUp haben wir Jira, Confluence, PMO-Tools, Salesforce und Trello abgeschafft. Das hat unseren Alltag erheblich vereinfacht!
2. Richten Sie eine Governance ein
Ohne klare Regeln wird die SaaS-Ausbreitung weiter zunehmen. Schaffen Sie einen transparenten, einheitlichen Rahmen für die Anforderung, Genehmigung und Erneuerung neuer tools. Beispiel:
- Nutzen Sie einen zentralisierten Beschaffungsworkflow, der jede App hinsichtlich Sicherheit, Kosten, Compliance und Integrationspotenzial bewertet.
- Erstellen Sie standardisierte Formulare wie „Anfrage für neues Tool“ oder „Checkliste für Verlängerung“, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern.
Governance sollte als Wegbereiter und nicht als Hindernis für eine verantwortungsvolle SaaS-Nutzung angesehen werden.
3. Verbessern Sie die Sichtbarkeit und die Berichterstellung
Eine jährliche Prüfung reicht nicht aus. SaaS-Anwendungen ändern sich ständig, daher muss Ihre Sichtbarkeit kontinuierlich sein. Implementieren Sie Echtzeit-Tools für die Nachverfolgung, die die Lizenznutzung, Verlängerungsfristen und die Eigentümerschaft der Abteilungen anzeigen.
- Richten Sie Dashboards ein, um Kosten und Nutzungsmuster zu visualisieren.
- Planen Sie automatisierte Berichte für Stakeholder zur Nachverfolgung von SaaS-Ausgaben und Vertragsaktivitäten.
- Konfigurieren Sie Benachrichtigungen für geringe Auslastung, überraschende Verlängerungen oder nicht genehmigte Anmeldungen.
So erhält Ihr Team proaktive Kontrolle und verhindert eine Ausbreitung, bevor sie überhaupt beginnt.
⚡️Vorlagenarchiv: Die Software-Bestellformularvorlage von ClickUp ist eine umfassende Lösung für die Verwaltung der Softwarebeschaffung in jedem Unternehmen. *
Verwenden Sie diese Vorlage, um ein Dashboard mit benutzerdefinierten Widgets zu erstellen, mit denen Sie die Anzahl der Übermittlungen, Genehmigungsraten, Budgetauslastung und Lieferantenanalysen nachverfolgen können und so eine umfassende Übersicht über Ihren gesamten Softwarebeschaffungsprozess erhalten.
4. Teams schulen
Die Verwaltung der SaaS-Ausbreitung bedeutet auch, die Denkweise zu ändern. Verändern Sie die Wahrnehmung von „mehr Tools = besser“ zu „die richtigen Tools = besser“.
Durch Schulungen können Ihre Teams den Wert zentralisierter Systeme und die Risiken einer unkontrollierten App-Nutzung besser verstehen. Außerdem wird dadurch das Vertrauen zwischen IT, Finanzabteilung und den einzelnen Teams gestärkt. Um die Softwareflut zu bewältigen, können Sie Folgendes tun:
- Bieten Sie einen internen Katalog mit zugelassenen SaaS-Tools mit klaren Anwendungsfällen und Lizenzdetails an.
- Veranstalten Sie regelmäßig Workshops, in denen die Abteilungen gemeinsam ihre Technologieplattformen überprüfen, Überschneidungen identifizieren und die Nutzung von tools rationalisieren können.
📮 ClickUp Insight: Leistungsschwache Teams jonglieren mit viermal höherer Wahrscheinlichkeit mit mehr als 15 tools, während leistungsstarke Teams ihre Effizienz aufrechterhalten, indem sie ihr Toolkit auf neun oder weniger Plattformen beschränken. Aber wie wäre es mit einer einzigen Plattform?
Als Allround-App für die Arbeit vereint ClickUp Ihre Aufgaben, Projekte, Dokumente, Wikis, Chats und Anrufe auf einer einzigen Plattform, komplett mit KI-gestützten Workflows. Sind Sie bereit, smarter zu arbeiten? ClickUp eignet sich für jedes Team, macht die Arbeit sichtbar und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, während die KI den Rest erledigt.
Wie ClickUp dabei hilft, die Ausbreitung von SaaS-Anwendungen zu bekämpfen
Die SaaS-Ausbreitung beginnt mit der unkontrollierten Verbreitung zahlreicher Tools wie KI-Zusammenfassungen für Dokumente, Projektmanagement-Tools, Copywriting-Bots sowie Berichts- und Analyse-Dashboards. Bald schon umschalten Sie zwischen einem halben Dutzend Apps hin und her, ohne dass eine zentrale Verwaltung vorhanden ist.
ClickUp löst dieses Problem, indem es die Alles-App für die Arbeit ist. Es hilft Unternehmen dabei, die Kontrolle über fragmentierte SaaS-Anwendungen zurückzugewinnen, indem es wichtige Tools auf einer einzigen Plattform zusammenfasst. Es ersetzt mehrere nicht genehmigte Tools, optimiert Workflows und ermöglicht eine zentralisierte Übersicht über Ihre gesamte SaaS-Landschaft.
ClickUp Projektmanagement zentralisiert wichtige Geschäftsfunktionen – Aufgaben, Dokumente, Ziele, Dashboards, Zeiterfassung und Chat – auf einer einzigen Plattform, die alle mit fortschrittlicher künstlicher Intelligenz ausgestattet ist.
Teams können Projekte verwalten, gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Ziele festlegen und verfolgen, Daten visualisieren, mit anderen Teams kommunizieren und KI-Fragen zu beliebigen Themen stellen – und das alles, ohne zwischen mehreren Apps wechseln zu müssen.
Nutzen Sie KI, um die Lücken in Ihrer SaaS-Landschaft zu schließen und Routineaufgaben zu automatisieren.
Als Nächstes kann ClickUp Brain, der in ClickUp integrierte KI-Assistent, lange Diskussionen sofort zusammenfassen, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben, ohne den gesamten Chat-Verlauf durchlesen zu müssen.
Nehmen wir an, Ihre IT- und Finanzteams diskutieren einen Shadow-IT-Bericht. Sie können den Chat mit der entsprechenden Audit-Aufgabe verknüpfen oder die Diskussion mit ClickUp Brain zusammenfassen.
Brain ist das erste arbeitsplatznative neuronale Netzwerk, das den Kontext, die Aufgaben, Tools und Dokumente Ihres Unternehmens versteht. Während andere Tools manuelle Eingaben und Kopieren-Einfügen erfordern, ist ClickUp Brain direkt in Ihre Workflows integriert.
Es beantwortet Ihre Fragen wie eine tief integrierte, kontextbezogene KI-Engine für das Projektmanagement.
Mit ClickUp Brain können Sie:
- Sagen Sie „Fassen Sie unsere jüngsten SaaS-Verlängerungen nach Abteilungen zusammen” und erhalten Sie eine für Führungskräfte geeignete Zusammenfassung, die aus Aufgaben, Dokumenten und Aktualisierungen zusammengestellt wird.
- Fragen Sie: „Welche Tools werden vom Marketingteam am häufigsten verwendet?“ und erhalten Sie eine Rangliste basierend auf Aktivitätsdaten.
- Erstellen Sie Nachrichten an Anbieter („Hallo, wir überprüfen Ihre Nutzung und möchten ein Angebot für eine Kündigung erhalten“).
Um Inhalte zu generieren, können Sie innerhalb von ClickUp Brain auch zwischen Claude, ChatGPT und anderen LLMS wechseln.
Neben der Erstellung von Inhalten können Sie mit Hilfe von ClickUp Automatisierungen auch bestehende Tools automatisieren.
Es eliminiert manuelle Arbeit vollständig, indem es Ihnen ermöglicht, Regeln zu erstellen, die Auslöser für Aktionen in Ihrem gesamten Workspace sind, ohne dass Sie dafür Code schreiben müssen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie es einrichten sollen, teilen Sie ClickUp Brain mit, was Sie automatisieren möchten. Es erstellt dann den Workflow für Sie.
Mit ClickUp Automatisierungen können Sie:
- Weisen Sie Tool-Bewertungen 30 Tage vor der Verlängerung automatisch den Beschaffungsleitern zu.
- Ändern Sie den Status der Aufgabe, wenn die Nutzung unter einen Schwellenwert fällt.
- Lösen Sie Auslöser für Benachrichtigungen aus, wenn neue SaaS-Anfragen über ClickUp-Formulare eingehen.
- Führen Sie vierteljährlich Checklisten zur Lizenzabstimmung mit wiederkehrenden Workflows durch.
Verfolgen Sie Softwareanfragen und -genehmigungen über spezielle Aufgaben.
Mit ClickUp Aufgaben können Sie Projekte in umsetzbare Aufgaben unterteilen. Diese Aufgaben können mit Benutzerdefinierten Feldern, Kategorien, Prioritäten und Tags an jeden Workflow angepasst werden. Sie können Zuweisungen, Statusaktualisierungen und Benachrichtigungen automatisieren und so einen effizienten Workflow sicherstellen.
Mit Tasks können Sie Aufgaben an einem Ort planen, zuweisen und verfolgen, sodass Sie keine separaten Apps für die Aufgabenverwaltung mehr benötigen.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Beziehungen, um Aufgaben teamübergreifend zu verknüpfen. Verknüpfen Sie beispielsweise eine Lieferantenbewertungsaufgabe mit der zugehörigen Überprüfung der Sicherheit, der rechtlichen Checkliste und der Verlängerungsentscheidung, damit die Beteiligten immer über den Kontext informiert sind.
Dokumentieren Sie Richtlinien und Best Practices mithilfe einer zentralisierten Dokumentation.
Was die Dokumentation angeht, werden alle Ihre schriftlichen Daten sortiert und in ClickUp Docs gespeichert.
Mit Docs können Teams Inhalte direkt innerhalb der Plattform erstellen, organisieren und gemeinsam bearbeiten. Es unterstützt umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten, Checklisten, Banner und sogar die KI-gestützte Texterstellung. Sie können den Dokumentverlauf anzeigen, Titelbilder hinzufügen, sensible Dokumente schützen und Vorlagen für einheitliche Dokumente verwenden.
Dokumente können mit Aufgaben verknüpft, nach Funktion oder Abteilung verschachtelt, in anderen Dokumenten referenziert und zum Freigeben exportiert werden. Diese Integration sorgt dafür, dass Wissen leicht zugänglich und umsetzbar ist, was die Produktivität und Zusammenarbeit verbessert.
Legen Sie Ihre Ziele für die SaaS-Ausbreitung fest und führen Sie die Nachverfolgung des Fortschritts von Anfang bis Ende durch.
Mit ClickUp Goals können Sie Ihre Strategie optimieren, indem Sie übergeordnete Ziele in messbare Einzelziele unterteilen – sei es die Nachverfolgung der Einführung von SaaS-Tools, die Stilllegung oder die Einhaltung von Compliance-Meilensteinen.
Die Ziele werden in Echtzeit aktualisiert, sobald die verbundenen Aufgaben Fortschritte machen, und können auf Dashboards angezeigt werden, um vollständige Sichtbarkeit zu gewährleisten.
Apropos: ClickUp Dashboards bietet anpassbare Karten, die Metriken für Projekte, die Nutzung von SaaS-Tools, Verlängerungsdaten und Kostenübersichten in Echtzeit visualisieren. Betriebs- und Beschaffungsteams können diese Visualisierungen nutzen, um die Effektivität der Tools und die durchschnittlichen Kosten pro Benutzer zu überwachen und Kandidaten auf einen Blick hinzuzufügen oder zu entfernen.
Während einer vierteljährlichen Überprüfung können Sie beispielsweise ein ClickUp-Dashboard verwenden, das das SaaS-Portfolio der 10 wichtigsten Tools des Marketingteams, Verlängerungsdaten und die letzten Anmeldedaten basierend auf den Nutzungsprotokollen anzeigt.
Um die Verantwortlichkeit und das Budgetmanagement weiter zu verbessern, können Teams mit ClickUp Zeiterfassung – die nativ verfügbar ist – Arbeitszeiten protokollieren, abrechnungsfähige Zeiten verwalten und für die Berichterstellung zur betrieblichen Effizienz verantwortlich sein, ohne den ClickUp-Workspace verlassen zu müssen.
Erleichtern Sie die Zusammenarbeit mit integriertem Chatten
Wussten Sie, dass Sie die SaaS-Ausbreitung reduzieren können, indem Sie auch Ihre Messaging- und KI-Apps loswerden? ClickUp bietet Ihnen beides gleichzeitig.
Erstens: ClickUp Chat wurde speziell entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, unzusammenhängende Messaging-Tools zu eliminieren. Die Kommunikation ist vollständig in die Plattform integriert, sodass Teams dort zusammenarbeiten können, wo die Arbeit stattfindet.
Mit dem Echtzeit-Chat können Sie Standup-Meetings durchführen, Aktionspunkte protokollieren und Unterhaltungen nach Projekt oder Thema organisieren, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen.
Kontextbezogene Zusammenarbeit ist auch über Kommentare und @Erwähnungen in Aufgaben, Dokumenten und Dashboards möglich, während zugewiesene Kommentare dabei helfen, Feedback in umsetzbare Arbeit umzuwandeln. Teams können E-Mail-Threads sogar direkt in ClickUp verwalten, sodass die gesamte Kommunikation zentralisiert und nachvollziehbar bleibt. Jeder Nachrichten-Thread kann außerdem mit einem einzigen Klick in eine Aufgabe umgewandelt werden.
📮 ClickUp Insight: 21 % der Befragten geben an, dass sie mehr als 80 % ihres Arbeitstages mit sich wiederholenden Aufgaben verbringen. Weitere 20 % sagen, dass sich wiederholende Aufgaben mindestens 40 % ihres Tages in Anspruch nehmen.
Das ist fast die Hälfte der Arbeitswoche (41 %), die für Aufgaben aufgewendet wird, die weder strategisches Denken noch Kreativität erfordern (wie Folge-E-Mails 👀).
ClickUp AI Agents helfen Ihnen dabei, diese Routinearbeiten zu eliminieren. Denken Sie an die Erstellung von Aufgaben, Erinnerungen, Updates, Meeting-Notizen, das Verfassen von E-Mails und sogar die Erstellung von End-to-End-Workflows! All das (und noch mehr) lässt sich mit ClickUp, Ihrer Allround-App für die Arbeit, im Handumdrehen automatisieren.
💫 Echte Ergebnisse: Lulu Press spart mit ClickUp Automatisierungen pro Mitarbeiter täglich 1 Stunde Zeit ein – was zu einer Steigerung der Effizienz bei der Arbeit um 12 % führt.
Konsolidieren Sie fragmentierte Workflows mit einer Super-App.
ClickUp Integrations hilft Ihnen dabei, die Ausbreitung von SaaS-Anwendungen einzudämmen, indem es über 1.000 SaaS-Anwendungen – wie Salesforce, HubSpot und Jira – in einem zentralen Workflow miteinander verbindet. Durchführen Sie Synchronisierungen, lösen Sie Auslöser für Automatisierungen aus und reduzieren Sie redundante Apps, ohne Ihre bestehende SaaS-Umgebung zu stören.
Eine neue Salesforce-Opportunity kann beispielsweise automatisch eine Aufgabe mit vorab ausgefüllten CRM-Details erstellen. Mit flexiblen Teamstrukturen, granularen Zugriffskontrollen und Echtzeit-Dashboards kann die IT-Abteilung die SaaS-Nutzung überwachen, Compliance- und Sicherheitsrisiken reduzieren und den SaaS-Stack auf einer einzigen Plattform effizienter verwalten.
Ein Beispiel aus der Praxis, wie Sie mit ClickUp die Ausbreitung von SaaS verhindern können
RevPartners, ein schnell wachsendes Dienstleistungsunternehmen mit einem vollständig remote arbeitenden Team, verfügte über zu viele tools, aber es fehlte an Zusammenhalt.
Das Team balancierte unzusammenhängende Plattformen für Projektmanagement, Dokumentations-Tools und Teamkommunikations-Apps aus, die jeweils ein Problem lösten, aber neue Probleme schufen.
Sie sind zu ClickUp gewechselt und das hat sich geändert:
- Ersetzen Sie mehrere Tools durch die All-in-One-Software von ClickUp, die Projektmanagement, Dokumentation und Kommunikation vereint.
- Verwalten Sie mehrere Projekte und Kunden-Onboardings, indem Sie Aufgaben, Dokumente, Ziele und Whiteboards an einem Ort zusammenführen.
- Erstellen Sie Workflow-Automatisierung für interne Prozesse und reduzieren Sie so die Notwendigkeit ständiger Kontextwechsel.
- Erzielen Sie Echtzeit-Sichtbarkeit mit einem Projekt-Dashboard, das die Kommunikation und Meetings zum Status effizienter macht.
Das haben sie erreicht:
- 64 % schnellere Lieferung von Client-Projekten
- 83 % weniger Zeitaufwand für die Planung des Projekts
- 50 % Kosteneinsparungen durch die Eliminierung sich überschneidender Funktionen und Tools
- 36 % effizientere Status-Meetings
Matt Bolian, Mitbegründer von RevPartner, sagt:
Mit ClickUp haben wir Zugriff auf alle Funktionen, die wir benötigen, an einem Ort, was für uns von enormer Bedeutung ist. Wir legen großen Wert auf die Akzeptanz, und ohne eine wirklich benutzerfreundliche Plattform, die dies ermöglicht, wäre es unmöglich, die Akzeptanz bei allen Teams und Clients zu fördern.
Mit ClickUp haben wir Zugriff auf alle Funktionen, die wir benötigen, an einem Ort, was für uns von enormer Bedeutung ist. Wir legen großen Wert auf die Akzeptanz, und ohne eine wirklich benutzerfreundliche Plattform, die dies ermöglicht, wäre es unmöglich, die Akzeptanz bei allen Teams und Clients zu fördern.
Begrenzen Sie die SaaS-Überlastung mit ClickUp
SaaS-Wildwuchs entsteht nicht, weil Teams mehr Software wollen. Er entsteht, weil sie mehr Funktionen benötigen und diese auf einer All-in-One-Plattform nicht finden können.
Mit ClickUp erhalten Sie Projektmanagement, Dokumente, Chat, Dashboards, Automatisierung und KI aus einer Hand. Das bedeutet weniger Apps, keine unzusammenhängenden Workflows und eine übersichtlichere SaaS-Umgebung.
Wenn Sie bereit sind, Kosten zu senken, Ihrem Team Zeit zu sparen und die Ausbreitung von SaaS zu kontrollieren, dann fangen Sie hier an.