Da Teams immer mehr Tools einsetzen, um ihre Produktivität zu steigern, entsteht in Unternehmen oft ein Wirrwarr aus sich überschneidenden, ungenutzten oder ungeprüften SaaS-Apps.
Die Verwaltung Ihrer SaaS-Ausbreitung bedeutet jedoch nicht, dass Sie Innovationen behindern. Vielmehr wird die mangelnde Sichtbarkeit darüber behoben, was verwendet wird, was einen Wert hinzufügt und was unbemerkt Ihr Budget belastet.
Das bedeutet, dass Sie wissen, was verwendet wird, was einen Wert schafft und was unbemerkt Ihr Budget belastet.
In diesem Blog erfahren Sie, was SaaS-Wildwuchs für Ihr Unternehmen bedeutet – was ihn verursacht, warum er ein Problem darstellt und wie Sie ihn frühzeitig erkennen können.
Was ist SaaS-Wildwuchs?
SaaS-Wildwuchs bezeichnet das rasante Wachstum von Cloud-basierten Anwendungen in einem Unternehmen, das dessen Fähigkeit, diese effektiv nachzuverfolgen, zu verwalten oder zu sichern, übersteigt.
Das passiert, wenn Teams immer neue Tools hinzufügen, oft mit guten Absichten. Aber ohne Übersicht vermehren sich diese Tools, überschneiden sich und werden schwer zu verwalten.
Wie kommt es dazu? Selbst die besten technischen Entscheidungen können zu Chaos führen, wenn sie nicht koordiniert sind. SaaS-Wildwuchs entsteht oder beginnt, wenn ein Team ein Tool zur schnellen Lösung eines Problems einführt. Dann macht ein anderes Team dasselbe. Bald hat niemand mehr den Überblick darüber, was alles verwendet wird – und warum.
Hier sind einige der Hauptursachen für die Ausbreitung von SaaS:
- Keine zentrale Sichtbarkeit bedeutet, dass abgelaufene, doppelte oder ungenutzte Tools unbemerkt bleiben
- Abteilungen kaufen Tools unabhängig voneinander und umgehen dabei oft die Genehmigung durch die IT- oder Finanzabteilung
- Die Anmeldung ist kinderleicht, und die automatische Verlängerung kann man noch leichter vergessen
- Mehrere Produktivitäts-Tools erledigen dieselbe Aufgabe, wodurch Datensilos entstehen und Geld verschwendet wird
- Shadow IT schleicht sich ein, wenn Mitarbeiter nicht genehmigte Tools verwenden, um schneller voranzukommen
Und schon verwandelt sich Ihr SaaS-Stack in ein unübersichtliches Durcheinander – kostspielig, riskant und ineffizient.
⭐ Vorgestellte Vorlage
Suchen Sie nach einer schnelleren Möglichkeit, Ihre SaaS-Technologie zu verwalten, um sie schlank und konform zu halten? Die Vorlage „ClickUp SaaS Applications Change Management” bietet Ihnen einen strukturierten, wiederholbaren Prozess, um die Verwaltung Ihrer Assets zu organisieren, Kosten zu kontrollieren, eine unkontrollierte Verbreitung von SaaS und Schatten-IT zu vermeiden und Ihre Daten sicher zu schützen.
👀 Wussten Sie schon? 56 % der SaaS-Apps werden in wachstumsstarken Unternehmen nicht von der IT verwaltet. Das bedeutet, dass Teams oder Einzelpersonen die meisten Tools direkt kaufen. In kleinen, schnell wachsenden Unternehmen steigt diese Nummer auf 68 %, sodass die unkontrollierte Verbreitung von SaaS eher die Regel als die Ausnahme ist.
Warum die Ausbreitung von SaaS ein Problem ist
SaaS-Wildwuchs ist mehr als nur ein Problem für die IT-Abteilung. Er kann zu schwerwiegenden Datenverstößen führen, die sich auf Budgets, Sicherheit, Produktivität und Mitarbeitererfahrung auswirken. Es handelt sich um ein ernstes Problem für Unternehmen, das sich auf Budgets, Sicherheit, Produktivität und Mitarbeitererfahrung auswirkt.
Laut einem Bericht gibt ein durchschnittliches Unternehmen mittlerweile 49 Millionen Dollar pro Jahr für SaaS-Anwendungen aus – ein Anstieg von 9, 3 % gegenüber den Vorjahren. Und dennoch ist ein Großteil dieser Ausgaben verschwendet.
Lassen Sie uns die realen Folgen einer unkontrollierten SaaS-Nutzung aufschlüsseln:
1. Erhöhte Kosten
Viele Unternehmen erkennen erst, wie viel Geld sie für Software verschwenden, wenn es schon zu spät ist. Der Bericht zeigt, dass Unternehmen durchschnittlich etwa 21 Millionen Dollar pro Jahr für ungenutzte SaaS-Lizenzen verschwenden.
Dieser unkoordinierte Ansatz führt zu doppelten Abonnements, versäumten Verlängerungen und kostspieligen Überschneidungen bei den Softwarefunktionen.
🌻 Ein typisches Beispiel: Viele Unternehmen verwenden täglich mehrere KI-Tools – vielleicht Claude zum Schreiben, Gemini über Google Workspace für Brainstorming und andere für Recherche oder Automatisierung. So entsteht schnell ein Flickenteppich aus Abonnements und Tools, die jeweils eigene Kosten und Lernkurven mit sich bringen.
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein! Viele Teams suchen derzeit nach Möglichkeiten, diese Funktionen an einem Ort zu bündeln, um die Arbeit zu vereinfachen und zusätzliche Kosten zu senken. Die Suche nach Plattformen, die mehrere KI-Features kombinieren, kann Ihnen dabei helfen, Ihren Workflow zu optimieren und die Zusammenarbeit zu vereinfachen.
ClickUp Brain MAX beendet die SaaS-Ausbreitung, indem es alle wichtigen Arbeitstools – KI, Suche und Automatisierung – in einer einzigen, einheitlichen Desktop-App zusammenführt. Anstatt mehrere unverbundene Apps und Plattformen zu jonglieren, verbindet es sich mit Ihrer bestehenden Software und zentralisiert alles, was Sie brauchen, an einem Ort.
Das bedeutet:
- Sprachgesteuerte Befehle für freihändige Produktivität
- Eine Oberfläche für die Suche in all Ihren Apps und Dateien
- Einheitliche KI-Unterstützung, die kontextbezogen funktioniert, unabhängig davon, welches Tool Sie verwenden
- Automatisierte Workflows, die mehrere Plattformen umfassen, ohne dass Sie zwischen Registerkarten wechseln müssen
2. Risiken für Sicherheit und Compliance
Da 33,6 % der SaaS-Tools über Schatten-IT in Unternehmen gelangen, oft aufgrund dezentraler Beschaffung, gibt es wenig Sichtbarkeit oder Kontrolle darüber, welche Daten durch welche neuen SaaS-Apps fließen. Dieser dezentrale Ansatz bei der SaaS-Beschaffung erhöht die Herausforderungen für die Sicherheit, gefährdet sensible Daten und erhöht die Compliance-Risiken.
3. Reduzierte Produktivität
Wenn sich Tools ohne Plan häufen, wird die Arbeit kompliziert. Der Bericht stellt außerdem fest, dass Unternehmen durchschnittlich fast 92 neue SaaS-Anwendungen pro Jahr hinzufügen.
Signifikante Kontextwechsel zwischen nicht miteinander verbundenen Systemen ohne proaktive Governance beeinträchtigen die Konzentration der Mitarbeiter und führen dazu, dass sie neue SaaS-Lösungen einführen.
4. Schlechte Benutzererfahrung
Ein unübersichtlicher SaaS-Stack bedeutet, dass Benutzer Zeit mit dem Anmelden, Suchen von Dateien oder der Navigation in unbekannten Benutzeroberflächen verschwenden.
Wenn die Frustration wächst, greifen Mitarbeiter zu nicht genehmigten SaaS-Tools, die ihren Anforderungen besser entsprechen. Tatsächlich stiegen die von Mitarbeitern getätigten Schatten-IT-Ausgaben um 11,1 % – ein klares Zeichen dafür, dass Ihr aktuelles SaaS-Ökosystem möglicherweise nicht für sie funktioniert.
👀 Wussten Sie schon? Während 68 % der Unternehmen in SaaS-Sicherheitsschulungen investieren, stimmen nur 51 % die Kommunikation zwischen den Teams für Sicherheit und den Eigentümern der Apps aufeinander ab. Noch besorgniserregender ist, dass nur 33 % die Hälfte ihres SaaS-Stacks aktiv überwachen. Kurz gesagt: Die meisten Teams sichern, was sie sehen können, aber sie können nicht viel sehen.
So erkennen Sie die SaaS-Ausbreitung in Ihrem Unternehmen
Die frühzeitige Erkennung und Bekämpfung von SaaS-Wildwuchs ist entscheidend, um die Kontrolle zurückzugewinnen. Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihre SaaS-Audits zu operationalisieren und die Herausforderungen des digitalen Arbeitsplatzes zu meistern. Finden Sie eine SaaS-Management-Plattform, um sich über die zahlreichen SaaS-Anwendungen in Ihrem Unternehmen auf dem Laufenden zu halten.
| Kategorie | Aufgabe | Praktische Schritte | Warum das wichtig ist |
| 🔍 Audit: Operativ | Verfolgen Sie alle SaaS-bezogenen Ausgaben | Überprüfen Sie die Protokolle für Firmenkarten und Spesenabrechnungen. Überprüfen Sie die Abteilungsbudgets auf vage Elemente | In der Finanzabteilung werden SaaS-Käufe oft vor der IT getätigt – dieser Schritt deckt versteckte Abonnements und nicht erfasste Ausgaben auf |
| Identifizieren Sie Tools, die außerhalb der Beschaffung gekauft wurden | Analysieren Sie Ausgaben, die als Abonnements oder wiederkehrende Kosten gekennzeichnet sind | Erfasst unzulässige oder Schatten-Tools, die ohne zentrale Genehmigung oder Sichtbarkeit erworben wurden | |
| 🔍 Audit: Technisch | Verwenden Sie Identitätsprotokolle, um aktive Tools zu finden | SSO-Nutzungsdaten abrufen | Zeigt die in der gesamten Organisation verwendeten Tools |
| Erkennen Sie nicht genehmigte Integrationen | Überprüfen Sie verbundene Apps über interne Tool-APIs | Überprüfen Sie verbundene Apps über OAuth oder interne Tool-APIs | |
| Überprüfen Sie Anmelde- und Aktivitätsdaten | Identifizieren Sie inaktive Benutzer und Lizenzlücken | Decken Sie Ineffizienzen und Sicherheitsrisiken auf, die mit ungenutzten oder verwaisten Konten verbunden sind | |
| 🔍 Audit: Operativ | Befragen Sie Teams zur Nutzung von Tools | Fragen Sie Teamleiter, welche Tools sie verwenden und warum | Teams führen Tools oft aus der Not heraus ein – dies hilft, legitime Bedürfnisse und Schwachstellen zu verstehen |
| Dokumentieren Sie alle vom Team verwendeten Tools | Erstellen Sie eine Bestandsliste mit: Tool-Name, Eigentümer, Anwendungsfall, Benutzer, Abrechnung, Verlängerungsdatum | Erstellen Sie eine zentralisierte, lebendige Datenbank aller Tools für eine langfristige SaaS-Governance-Strategie | |
| 🔍 Discovery-Tools | Entwickeln Sie Discovery-Tools | Verwenden Sie CASBs, Browser-Plugins oder Kostenintegrationslösungen | Füllt die Lücken, die Audits übersehen, insbesondere bei kostenlosen Testversionen, browserbasierten Tools oder Apps außerhalb von SSO |
| Richten Sie Benachrichtigungen für die Einführung neuer Tools ein | Aktivieren Sie E-Mail- oder Slack-Benachrichtigungen für Anmeldungen, Aktivierungen von Testversionen oder Berechtigungen zum Freigeben von Daten | Bleiben Sie informiert, wenn neue Tools in die Umgebung gelangen, bevor sie sich verselbstständigen | |
| 🔍 Redundanzprüfung | Tools nach Funktionen vergleichen | Gruppieren Sie Apps nach Anwendungsfällen (PM, Messaging, Dateifreigabe, Analysen) | Hilft dabei, Überschneidungen zu identifizieren, bei denen Tools denselben Zweck erfüllen, und ermöglicht so eine Konsolidierung |
| Identifizieren Sie Tools, die nicht mehr den Geschäftsanforderungen entsprechen | Überprüfen Sie anstehende Verlängerungen und kündigen Sie Tools mit geringem Wert | Vermeiden Sie die Bezahlung für Tools, die aktuelle Prioritäten nicht mehr unterstützen | |
| 🔍 Shadow-IT-Überprüfung | Tools nach Geschäftsrisiko segmentieren | Kategorisieren: Hohes Risiko / Hoher Wert / Geringer Wert | Nicht jede Schatten-IT ist gleich riskant; dieser Schritt hilft Ihnen, Maßnahmen anhand ihrer potenziellen Auswirkungen zu priorisieren |
| Treten Sie mit den Eigentümern hochwertiger Schatten-Tools in Kontakt | Laden Sie zu einer formellen Nutzung ein und evaluieren Sie diese für eine offizielle Einführung | Anstatt zu blockieren, entwickeln Sie gemeinsam mit Teams, die bereits Wert aus nicht genehmigten Tools ziehen, Lösungen |
Sobald Sie die redundanten Apps identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, die SaaS-Ausbreitung einzudämmen.
Entdecken Sie vier bewährte Strategien, die über reguläre SaaS-Audits hinausgehen, und erstellen Sie einen langfristigen Plan für Ihr SaaS-Management.
Strategien zur Reduzierung der SaaS-Ausbreitung
Bei der Reduzierung der SaaS-Ausbreitung geht es nicht nur darum, die Anzahl der Tools zu verringern, sondern auch darum, die Ursachen anzugehen: verstreute Beschaffung, isolierte Daten und unzusammenhängende Entscheidungsprozesse.
Ein smarterer Ansatz, unterstützt durch ein zentralisiertes Beschaffungssystem, sorgt für Struktur, Sichtbarkeit und Zielstrebigkeit bei der Einführung und Verwaltung von SaaS-Anwendungen. So geht's:
1. Konsolidieren Sie Ihre Stack
Beginnen Sie mit einer Überprüfung Ihrer aktuellen SaaS-Nutzung.
Ordnen Sie alle Tools in Ihrem Stack nach Kategorien – Projektmanagement, Dateispeicher und Kommunikation – und identifizieren Sie Überschneidungen von Funktionen.
Diese Bereiche eignen sich besonders für eine SaaS-Konsolidierung. Anstatt Teams zu zwingen, Tools aufzugeben, auf die sie angewiesen sind, erstellen Sie klare Richtlinien für die Einführung von SaaS, die ihre Bedürfnisse berücksichtigen und gleichzeitig redundante Anwendungen reduzieren.
Durch die Konsolidierung unserer Tools mit ClickUp haben wir Jira, Confluence, PMO-Tools, Salesforce und Trello abgeschafft. Das hat unseren Arbeitsalltag erheblich vereinfacht!
Durch die Konsolidierung unserer Tools mit ClickUp haben wir Jira, Confluence, PMO-Tools, Salesforce und Trello abgeschafft. Das hat unseren Arbeitsalltag erheblich vereinfacht!
2. Etablieren Sie Governance
Ohne klare Regeln wird die SaaS-Ausbreitung weiter zunehmen. Schaffen Sie einen transparenten, einheitlichen Rahmen für die Anforderung, Genehmigung und Erneuerung neuer Tools. Zum Beispiel:
- Nutzen Sie einen zentralisierten Workflow für die Beschaffung, der jede App hinsichtlich Sicherheit, Kosten, Compliance und Integrationspotenzial bewertet
- Erstellen Sie standardisierte Formulare wie „Anfrage für neues Tool“ oder „Checkliste für Verlängerungen“, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern
Governance sollte als Wegbereiter und nicht als Hindernis für eine verantwortungsvolle SaaS-Nutzung angesehen werden.
3. Verbessern Sie die Sichtbarkeit und Berichterstellung
Eine jährliche Prüfung reicht nicht aus. SaaS-Anwendungen ändern sich ständig, daher muss Ihre Sichtbarkeit kontinuierlich gewährleistet sein. Implementieren Sie Tools zur Nachverfolgung in Echtzeit, die die Lizenznutzung, Zeitleisten für Verlängerungen und die Eigentümerschaft der Abteilungen anzeigen.
- Richten Sie Dashboards ein, um Kosten und Nutzungsmuster zu visualisieren
- Planen Sie automatisierte Berichte für Stakeholder, um SaaS-Ausgaben und Vertragsaktivitäten nachzuverfolgen
- Konfigurieren Sie Warnmeldungen für geringe Auslastung, überraschende Verlängerungen oder nicht genehmigte Anmeldungen
So erhält Ihr Team proaktive Kontrolle und verhindert eine unkontrollierte Ausbreitung, bevor sie entsteht.
⚡️Vorlagenarchiv: Die Vorlage für Software-Bestellformulare von ClickUp ist eine umfassende Lösung für die Verwaltung der Softwarebeschaffung in jedem Unternehmen. *
Verwenden Sie diese Vorlage, um ein Dashboard mit benutzerdefinierten Widgets zu erstellen, mit denen Sie die Anzahl der Übermittlungen, Genehmigungsraten, Budgetverwendung und Lieferantenanalysen nachverfolgen können, sodass Sie einen umfassenden Überblick über Ihren gesamten Softwarebeschaffungsprozess erhalten.
4. Teams schulen
Die Verwaltung der SaaS-Ausbreitung bedeutet auch, Denkweisen zu verwalten. Verändern Sie die Wahrnehmung von „mehr Tools = besser“ zu „die richtigen Tools = besser“
Durch Schulungen können Sie Ihren Teams den Wert zentralisierter Systeme und die Risiken einer unkontrollierten App-Nutzung verdeutlichen. Außerdem stärken Sie so das Vertrauen zwischen IT, Finanzabteilung und einzelnen Teams. So bewältigen Sie die Softwareflut:
- Bieten Sie einen internen Katalog mit zugelassenen SaaS-Tools mit klaren Anwendungsfällen und Lizenzdetails an
- Veranstalten Sie regelmäßig Workshops, in denen Abteilungen ihren Tech-Stack überprüfen, Überschneidungen identifizieren und die Nutzung von Tools gemeinsam rationalisieren können
📮 ClickUp Insight: Leistungsschwache Teams jonglieren viermal häufiger mit mehr als 15 Tools, während leistungsstarke Teams ihre Effizienz aufrechterhalten, indem sie ihr Toolkit auf neun oder weniger Plattformen beschränken. Aber wie wäre es mit einer einzigen Plattform?
Als die App für alles, was mit Arbeit zu tun hat, vereint ClickUp Ihre Aufgaben, Projekte, Dokumente, Wikis, Chats und Anrufe auf einer einzigen Plattform, komplett mit KI-gestützten Workflows. Sind Sie bereit, smarter zu arbeiten? ClickUp funktioniert für jedes Team, macht die Arbeit sichtbar und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, während die KI den Rest erledigt.
Wie ClickUp dabei hilft, die Ausbreitung von SaaS zu bekämpfen
SaaS-Wildwuchs beginnt mit der unkontrollierten Verbreitung zahlreicher Tools wie KI-Zusammenfassungen für Dokumente, Projektmanagement-Tools, Copywriting-Bots und Dashboards für Berichterstellung und Analysen. Bald schon schalten Sie zwischen einem halben Dutzend Apps hin und her, ohne dass diese zentral verwaltet werden.
ClickUp löst dieses Problem, indem es die alles App für die Arbeit ist. Es hilft Unternehmen, die Kontrolle über fragmentierte SaaS-Anwendungen zurückzugewinnen, indem es wichtige Tools auf einer einzigen Plattform konsolidiert. Es ersetzt mehrere nicht genehmigte Tools, optimiert Workflows und ermöglicht eine zentralisierte Übersicht über Ihre gesamte SaaS-Landschaft.
ClickUp Projektmanagement zentralisiert wichtige Geschäftsfunktionen – Aufgaben, Dokumente, Ziele, Dashboards, Zeiterfassung und Chat – auf einer einzigen Plattform, die vollständig auf fortschrittlicher künstlicher Intelligenz basiert.
Teams können Projekte verwalten, gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Ziele festlegen und nachverfolgen, Daten visualisieren, mit anderen Teams kommunizieren und KI Fragen zu beliebigen Themen stellen – alles ohne zwischen mehreren Apps wechseln zu müssen.
Nutzen Sie KI, um die fehlenden Verbindungen in Ihrer SaaS-Umgebung zu schließen und Routineaufgaben zu automatisieren
Anschließend kann ClickUp Brain, der integrierte KI-Assistent von ClickUp, lange Diskussionen sofort zusammenfassen, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben, ohne den gesamten Chat-Verlauf durchlesen zu müssen.
Nehmen wir an, Ihre IT- und Finanzteams diskutieren einen Schatten-IT-Bericht. Sie können den Chat mit der entsprechenden Audit-Aufgabe verknüpfen oder die Diskussion mit ClickUp Brain zusammenfassen.
Brain ist das erste workspace-native neuronale Netzwerk, das den Kontext, die Aufgaben, Tools und Dokumente Ihres Unternehmens versteht. Während andere Tools manuelle Eingaben und Kopieren und Einfügen erfordern, ist ClickUp Brain direkt in Ihre Workflows integriert.
Es beantwortet Ihre Fragen wie eine tief integrierte, kontextbezogene KI-Engine für das Projektmanagement.
Sie können ClickUp Brain für Folgendes verwenden:
- Sagen Sie einfach „Fasse unsere letzten SaaS-Verlängerungen nach Abteilung zusammen” und Sie erhalten eine für Führungskräfte geeignete Zusammenfassung aus Aufgaben, Dokumenten und Updates
- Fragen Sie: „Welche Tools werden vom Marketing-Team am häufigsten verwendet?“ und erhalten Sie eine Rangliste basierend auf Aktivitätsdaten
- Erstellen Sie Nachrichten an Anbieter („Hallo, wir evaluieren derzeit Ihre Nutzung und würden gerne ein Angebot für eine Kündigung erhalten.“)
Um Inhalte zu generieren, können Sie innerhalb von ClickUp Brain auch zwischen Claude, ChatGPT und anderen LLMS wechseln.
Neben der Erstellung von Inhalten können Sie mit Hilfe von ClickUp Automations auch bestehende Tools automatisieren.
Es eliminiert manuelle Arbeit vollständig, indem es Ihnen ermöglicht, Regeln zu erstellen, die Aktionen in Ihrem gesamten Workspace auslösen, ohne dass Sie dafür programmieren müssen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie es einrichten sollen, teilen Sie ClickUp Brain mit, was Sie automatisieren möchten. Es erstellt dann den Workflow für Sie.
Mit ClickUp-Automatisierungen können Sie:
- Weisen Sie 30 Tage vor Ablauf automatisch Tool-Überprüfungen an die zuständigen Beschaffungsleiter zu
- Ändern Sie den Status einer Aufgabe, wenn die Nutzung unter einen Schwellenwert fällt
- Lösen Sie Benachrichtigungen aus, wenn neue SaaS-Anfragen über ClickUp-Formulare eingehen
- Führen Sie vierteljährlich Checklisten zur Lizenzabgleichung mit wiederkehrenden Workflows durch
Verfolgen Sie Softwareanfragen und Genehmigungen über spezielle Aufgaben
Mit ClickUp Aufgaben können Sie Projekte in umsetzbare Arbeiten aufteilen. Diese Aufgaben können mit benutzerdefinierten Feldern, Kategorien, Prioritäten und Tags an jeden Workflow angepasst werden. Sie können Zuweisungen, Statusaktualisierungen und Benachrichtigungen automatisieren und so einen effizienten Arbeitsablauf gewährleisten.
Mit Aufgaben können Sie Arbeit an einem Ort planen, zuweisen und nachverfolgen, sodass separate Apps für die Aufgabenverwaltung überflüssig werden.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Beziehungen, um Aufgaben teamübergreifend zu verbinden. Verknüpfen Sie beispielsweise eine Aufgabe zur Lieferantenbewertung mit der zugehörigen Sicherheitsüberprüfung, der rechtlichen Checkliste und der Verlängerungsentscheidung, damit alle Beteiligten immer den Kontext kennen.
Dokumentieren Sie Richtlinien und Best Practices mithilfe einer zentralen Dokumentation
Was die Dokumentation angeht, werden alle Ihre schriftlichen Daten sortiert und in ClickUp Docs gespeichert.
Mit Docs können Teams Inhalte direkt auf der Plattform erstellen, organisieren und gemeinsam bearbeiten. Es unterstützt umfangreiche Formatierungen, Checklisten, Banner und sogar die KI-gestützte Texterstellung. Sie können den Dokumentverlauf anzeigen, Titelbilder hinzufügen, sensible Dokumente schützen und Vorlagen für mehr Konsistenz verwenden.
Dokumente können mit Aufgaben verknüpft, nach Funktion oder Abteilung verschachtelt, in anderen Dokumenten referenziert und zum Freigeben exportiert werden. Diese Integration sorgt dafür, dass Wissen leicht zugänglich und umsetzbar ist, was die Produktivität und Zusammenarbeit verbessert.
Legen Sie Ihre Ziele für die SaaS-Ausbreitung fest und verfolgen Sie die Fortschritte von Anfang bis Ende
Mit ClickUp Goals können Sie Ihre Strategie optimieren, indem Sie übergeordnete Ziele in messbare Einzelziele unterteilen – sei es die Nachverfolgung der Einführung von SaaS-Tools, die Stilllegung oder Meilensteine für die Compliance.
Die Ziele werden in Echtzeit aktualisiert, sobald Fortschritte bei den verbundenen Aufgaben erzielt werden, und können zur vollständigen Sichtbarkeit auf Dashboards angezeigt werden.
Apropos: ClickUp Dashboards bietet anpassbare Karten, die Projektmetriken, die Nutzung von SaaS-Tools, Verlängerungsdaten und Einblicke in die Kosten in Echtzeit visualisieren. Operations- und Procurement-Teams können diese Visualisierungen nutzen, um die Effektivität der Tools und die durchschnittlichen Kosten pro Benutzer zu überwachen und Kandidaten auf einen Blick hinzuzufügen oder zu entfernen.
Beispielsweise können Sie während einer vierteljährlichen Überprüfung ein ClickUp-Dashboard verwenden, das das SaaS-Portfolio des Marketingteams mit den 10 wichtigsten Tools, Verlängerungsdaten und den letzten Anmeldedaten basierend auf den Nutzungsprotokollen anzeigt.
Um die Verantwortlichkeit und das Budgetmanagement weiter zu verbessern, können Teams mit der nativ verfügbaren Zeiterfassung von ClickUp Stunden protokollieren, abrechnungsfähige Zeiten verwalten und Berichte zur betrieblichen Effizienz erstellen, ohne den ClickUp-Workspace verlassen zu müssen.
Erleichtern Sie die Zusammenarbeit durch integriertes Chatten
Wussten Sie, dass Sie die SaaS-Ausbreitung reduzieren können, indem Sie auch Ihre Messaging- und KI-Apps loswerden? ClickUp bietet Ihnen beides gleichzeitig.
Erstens wurde ClickUp Chat speziell entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, isolierte Messaging-Tools zu eliminieren. Die Kommunikation ist vollständig in die Plattform integriert, sodass Teams dort zusammenarbeiten können, wo die Arbeit stattfindet.
Mit dem Echtzeit-Chat können Sie Standups durchführen, Aktionselemente protokollieren und Unterhaltungen nach Projekt oder Thema organisieren, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen.
Kontextbezogene Zusammenarbeit ist auch über Kommentare und @Erwähnungen in Aufgaben, Dokumenten und Dashboards möglich, während zugewiesene Kommentare dabei helfen, Feedback in umsetzbare Arbeit umzuwandeln. Teams können sogar E-Mail-Threads direkt in ClickUp verwalten, sodass die gesamte Kommunikation zentralisiert und nachvollziehbar bleibt. Jeder Nachrichten-Thread kann mit einem einzigen Klick in eine Aufgabe umgewandelt werden.
📮 ClickUp Insight: 21 % der Menschen geben an, dass sie mehr als 80 % ihres Arbeitstages mit sich wiederholenden Aufgaben verbringen. Weitere 20 % sagen, dass sich wiederholende Aufgaben mindestens 40 % ihres Tages in Anspruch nehmen.
Das ist fast die Hälfte der Arbeitswoche (41 %), die für Aufgaben aufgewendet wird, die wenig strategisches Denken oder Kreativität erfordern (wie z. B. E-Mails 👀).
ClickUp AI Agents helfen Ihnen dabei, diese Routinearbeiten zu eliminieren. Denken Sie an die Erstellung von Aufgaben, Erinnerungen, Updates, Meeting-Notizen, das Verfassen von E-Mails und sogar die Erstellung von End-to-End-Workflows! All das (und noch mehr) lässt sich mit ClickUp, Ihrer All-in-One-App für die Arbeit, im Handumdrehen automatisieren.
💫 Echte Ergebnisse: Lulu Press spart mit ClickUp-Automatisierungen 1 Stunde pro Tag und Mitarbeiter ein – was zu einer Steigerung der Arbeitseffizienz um 12 % führt.
Konsolidieren Sie fragmentierte Workflows mit einer Super-App
ClickUp-Integrationen helfen Ihnen dabei, die SaaS-Ausbreitung in den Griff zu bekommen, indem sie über 1.000 SaaS-Anwendungen – wie Salesforce, HubSpot und Jira – in einem zentralen Workflow verbinden. Synchronisieren Sie Daten, lösen Sie Automatisierungen aus und reduzieren Sie redundante Apps, ohne Ihre bestehende SaaS-Umgebung zu stören.
Eine neue Salesforce-Opportunity kann beispielsweise automatisch eine Aufgabe mit vorab ausgefüllten CRM-Details erstellen. Mit flexiblen Teamstrukturen, granularen Zugriffskontrollen und Dashboards in Echtzeit kann die IT-Abteilung die SaaS-Nutzung überwachen, Compliance- und Sicherheitsrisiken reduzieren und den SaaS-Stack auf einer einzigen Plattform effizienter verwalten.
Beispiel aus der Praxis: Mit ClickUp die SaaS-Ausbreitung verhindern
RevPartners, ein schnell wachsendes Dienstleistungsunternehmen mit einem vollständig remote arbeitenden Team, hatte zu viele Tools, aber es fehlte an Zusammenhalt.
Das Team musste verschiedene Projektmanagement-Plattformen, Dokumentations-Tools und Apps für die Teamkommunikation unter einen Hut bringen, die zwar jeweils ein Problem lösten, aber neue Probleme schufen.
Sie sind zu ClickUp gewechselt und das hat sich geändert:
- Ersetzen Sie mehrere Tools durch die All-in-One-Software ClickUp, die Projektmanagement, Dokumentation und Kommunikation vereint
- Verwalten Sie mehrere Projekte und das Onboarding von Clients, indem Sie Aufgaben, Dokumente, Ziele und Whiteboards an einem Ort verbinden
- Workflow-Automatisierung für interne Prozesse geschaffen, wodurch der Bedarf an ständigen Kontextwechseln reduziert wurde
- Erzielen Sie Echtzeit-Sichtbarkeit mit einem Projekt-Dashboard, wodurch Kommunikation und Status-Meetings effizienter werden
Das haben sie erreicht:
- 64 % schnellere Projektabwicklung für Clients
- 83 % weniger Zeitaufwand für die Projektplanung
- 50 % Kosteneinsparungen durch Eliminierung überlappender Funktionen und Tools
- 36 % effizientere Status-Meetings
Matt Bolian, Mitbegründer von RevPartner, sagt
Mit ClickUp haben wir alle Funktionen, die wir brauchen, an einem Ort, was für uns enorm wichtig ist. Wir legen großen Wert auf die Akzeptanz, und ohne eine wirklich benutzerfreundliche Plattform, die dies ermöglicht, wäre es unmöglich, die Akzeptanz bei allen Teams und Clients zu fördern.
Mit ClickUp haben wir alle Funktionen, die wir brauchen, an einem Ort, was für uns enorm wichtig ist. Wir legen großen Wert auf die Akzeptanz, und ohne eine wirklich benutzerfreundliche Plattform, die dies ermöglicht, wäre es unmöglich, die Akzeptanz bei allen Teams und Clients voranzutreiben.
Begrenzen Sie die SaaS-Überlastung mit ClickUp
SaaS-Wildwuchs entsteht nicht, weil Teams mehr Software wollen. Er entsteht, weil sie mehr Funktionen benötigen und diese nicht auf einer All-in-One-Plattform finden.
Mit ClickUp erhalten Sie Projektmanagement, Dokumente, Chat, Dashboards, Automatisierung und KI aus einer Hand. Das bedeutet weniger Apps, keine unzusammenhängenden Workflows und eine übersichtlichere SaaS-Umgebung.
Wenn Sie bereit sind, Kosten zu senken, Ihrem Team Zeit zu sparen und die SaaS-Ausbreitung zu kontrollieren, dann fangen Sie hier an.