Ein genaues Betriebsbudget ist ein Schlüssel zum Erfolg für kleine Unternehmen. Es hält die Betriebskosten unter Kontrolle, legt den Grundstein für Ihre Gewinn- und Verlustrechnung und hilft Ihnen bei der Nachverfolgung der tatsächlichen Leistung, sodass die strategischen Ziele Ihres Unternehmens in greifbare Nähe rücken.
Die Herausforderung dabei ist jedoch: Wenn Sie nicht über fundierte Buchhaltungskenntnisse oder ein vertrauenswürdiges Finanzteam verfügen, kann Ihr Budget mit Fehlern gespickt sein. Selbst die sorgfältigste Analyse oder Planung kann Sie in diesem Fall vom Kurs abbringen.
Deshalb bieten wir Ihnen Beispiele und Vorlagen für Betriebsbudgets aus der Praxis, damit Sie die Finanzplanung Ihres Unternehmens von Anfang an erfolgreich gestalten können.
Was ist ein Betriebsbudget?
Ein Betriebsbudget ist ein detaillierter Finanzplan, der die erwarteten Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) darstellt.
Diese Einnahmen und Ausgaben beziehen sich in der Regel auf den täglichen Geschäftsbetrieb eines Unternehmens und helfen Organisationen dabei, ihre Ressourcen effizienter zu planen und zu verwalten. Außerdem ermöglichen sie ihnen die Nachverfolgung der tatsächlichen Ergebnisse und die Erstellung einer umfassenden Gewinn- und Verlustrechnung.
Empfohlene Vorlage
Ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein großes Unternehmen leiten, die Budgetbericht-Vorlage von ClickUp ist das perfekte Tool zur Optimierung Ihres Budgetierungsprozesses.
Mit dieser Vorlage können Sie schnell und präzise Budgetberichte erstellen, die:
- Verfolgen Sie kontinuierlich die Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Ziele
- Geben Sie eine detaillierte Übersicht über Ihre vergangene und aktuelle finanzielle Performance
- Erläutern Sie Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Ausgaben
5 Schlüsselkomponenten eines Betriebsbudgets
- Umsatz: Dies bezieht sich auf die Gesamteinnahmen, die das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum aus Verkäufen oder Dienstleistungen erzielen wird
- Kosten der verkauften Waren (COGS): Dazu gehören alle direkten Kosten, die mit der Herstellung des Produkts verbunden sind, wie Produktionskosten, Rohstoffe und Arbeitskräfte
- Betriebskosten: Dazu gehören alle täglichen Ausgaben, die für den Betrieb des Unternehmens erforderlich sind, mit Ausnahme der Herstellungskosten. Es gibt drei Arten von Betriebskosten: Fixkosten: Büromiete, Grundsteuer, Gehälter usw. Variable Kosten: Reparaturen und Wartung, Büromaterial, Versorgungsleistungen usw. Halbvariable Kosten: Internetrechnungen, Wartungsverträge für Geräte, Überstundenvergütung usw.
- Fixkosten: Büromiete, Grundsteuer, Gehälter usw.
- Variable Kosten: Reparaturen und Wartung, Büromaterial, Nebenkosten usw.
- Halbvariable Kosten: Internetrechnungen, Wartungsverträge für Geräte, Überstundenvergütung usw.
- Nicht zahlungswirksame Aufwendungen (optional): Hierbei handelt es sich um Kosten, die keinen direkten Zahlungsabfluss beinhalten, aber zu Buchhaltungszwecken erfasst werden, wie z. B. Abschreibungen und Wertminderungen von Vermögenswerten
- Nettobetriebsergebnis: Dies ist die Differenz zwischen den Gesamteinnahmen und den Betriebsausgaben (einschließlich fester, semi-variabler und variabler Ausgaben) des Geschäfts
- Fixkosten: Büromiete, Grundsteuer, Gehälter usw.
- Variable Kosten: Reparaturen und Wartung, Büromaterial, Nebenkosten usw.
- Halbvariable Kosten: Internetrechnungen, Wartungsverträge für Geräte, Überstundenvergütung usw.
🔍 Wussten Sie schon? Viele Unternehmen wie Google und Amazon planen in ihrem Budget Platz für fehlgeschlagene Experimente ein, da sie wissen, dass nicht alles funktionieren wird. Durch die Einplanung von Fehlschlägen können sie jedoch weiterhin innovativ sein, ohne ihr Budget zu sprengen. 🏦
5 Beispiele für Betriebsbudgets für Unternehmen und Einzelunternehmer
Wie wir gerade gesehen haben, besteht ein Betriebsbudget aus fünf Kernkomponenten. Dennoch kann es je nach den individuellen Anforderungen jedes Unternehmens unterschiedlichen Zwecken dienen. Hier sind einige Beispiele für ein Betriebsbudget.
1. Betriebsbudget für Restaurants
Der Betrieb eines Restaurants erfordert das Jonglieren mehrerer Einnahmequellen und verschiedener täglicher Ausgaben. Um rentabel zu bleiben, erstellt der Eigentümer ein monatliches Betriebsbudget, das die erwarteten Einnahmen aus Restaurantbesuchen, Take-away- und Catering-Dienstleistungen berücksichtigt.
👀 Zweck: Dieses Budget hilft Ihnen dabei, den Lebensmittelverkauf zu prognostizieren, den Lagerbestand zu planen, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu verwalten und die Ausgaben in wichtigen Betriebsbereichen zu überwachen.
💰 Einnahmen: 80.000 $ aus Restaurantbetrieb, Take-away und Catering💸 Herstellungskosten: 25.000 $ (Lebensmittel und Getränke)
Betriebsausgaben:
- Gehälter: 20.000 $
- Miete: 5.000 $
- Versorgungsleistungen: 2.000 $
- Marketing: 1.500 $
- Reinigung und Instandhaltung: 1.000 $
Nicht zahlungswirksame Aufwendungen:
- Abschreibungen (Küchenausstattung, Möbel usw.): 2.500 $
Nettobetriebsergebnis: 23.000 $
2. Betriebsbudget für den Einzelhandel
Der Eigentümer eines kleinen Einzelhandelsgeschäfts plant monatliche Umsätze und Ausgaben, um die Rentabilität des Geschäfts sicherzustellen und gleichzeitig die Lagerbestände und Personalkosten effizient zu verwalten.
👀 Zweck: Dieses Budget unterstützt Entscheidungen über den Einkauf von Lagerbeständen, die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter und die Planung von Verkaufsaktionen.
💰 Einnahmen: 60.000 $ aus Produktverkäufen💸 COGS: 28.000 $ (Lagerbestände und Versand)
Betriebsausgaben:
- Gehälter: 12.000 $
- Miete: 4.000 $
- Versorgungsleistungen: 1.200 $
- Werbung: 2.000 $
- Ladenwartung: 800 $
Nettobetriebsergebnis: 12.000 $
🧠 Wissenswertes: Der allererste Betriebsbudget in der Geschichte stammt aus dem alten Ägypten. Vor über 4.000 Jahren verzeichneten Schreiber die Speicher und Arbeitskosten für Getreide auf Papyrusrollen. Die Nachverfolgung des Betriebsbudgets ist nicht nur modern, sondern eine uralte Geschäftsstrategie! 📜
3. Betriebsbudget für kleine Unternehmen
Ein kleiner Hersteller schätzt die Produktionsleistung und den Umsatz für den Monat und plant gleichzeitig sorgfältig die Kosten für Rohstoffe, Arbeitskräfte und Fabrikgemeinkosten.
👀 Zweck: Dies hilft, die Produktionskosten auszugleichen und die Rentabilität zu optimieren.
💰 Einnahmen: 150.000 $ aus Produktverkäufen💸 COGS: 70.000 $ (Rohstoffe und direkte Arbeitskosten)
Betriebsausgaben:
- Gehälter: 30.000 $
- Fabrikmiete: 10.000 $
- Versorgungsleistungen: 3.000 $
- Wartung der Ausrüstung: 4.000 $
- Bürokosten: 1.500 $
Nicht zahlungswirksame Aufwendungen:
- Abschreibung von Vermögenswerten: 2.000 $
Nettobetriebsergebnis: 29.500 $
⏩ Weiterlesen: Kostenlose Vorlagen für Ausgabenverfolgung in Google Tabellen zur Optimierung Ihrer Finanzen
4. Betriebsbudget einer Beratungsfirma
Ein kleines Beratungsunternehmen rechnet mit Einnahmen aus Client-Retainern und Projekten und berücksichtigt dabei die Kosten für Gehälter, Büroräume und Geschäftsentwicklungsaktivitäten.
👀 Zweck: Dieser Haushalt hilft Unternehmen, ihre Gemeinkosten unter Kontrolle zu halten und gleichzeitig neue Aufträge zu akquirieren.
💰 Einnahmen: 90.000 $ aus Beratungsleistungen💸 COGS: 10.000 $ (Subunternehmer und Ausgaben für Clients)
Betriebsausgaben:
- Mitarbeitergehälter: 40.000 $
- Büromiete: 7.000 $
- Marketing: 3.500 $
- Reisen und Meetings: 2.000 $
- Büromaterial: 1.000 $
Nettobetriebsergebnis: 26.500 $
🧠 Wissenswertes: Im Jahr 2007 stellte das Pentagon heimlich über 20 Millionen Dollar für die Erforschung von UFOs bereit. Sie haben richtig gehört – die Nachverfolgung von Außerirdischen war Teil ihres Betriebsbudgets unter der Rubrik "Advanced Aerospace Threat Identification" (Fortgeschrittene Identifizierung von Bedrohungen aus dem Weltraum). 👽
5. Betriebsbudget für Freiberufler
Ein unabhängiger Grafikdesigner plant die monatlichen Einnahmen aus Projekten von Clients und berücksichtigt Ausgaben wie Software-Abonnements und die Miete für den Workspace.
👀 Zweck: Dieses Budget hilft Freiberuflern, den Cashflow und die Projektumsätze für das kommende Jahr zu verwalten.
💰 Einnahmen: 8.000 $ aus der Arbeit für Clients💸 COGS: 1.000 $ (ausgelagerte Arbeit und Materialien)
Betriebsausgaben:
- Software-Abonnements: 500 $
- Miete für Coworking Space: 800 $
- Marketing und Werbung: 200 $
- Büromaterial: 100 $
Nettobetriebsergebnis: 5.400 $
⏩ Weiterlesen: Wie Sie das Budget eines Clients effektiv verwalten, um Projekte zum Erfolg zu führen
So verwalten und verfolgen Sie Ihr Betriebsbudget
Bei der Verwaltung eines Betriebsbudgets geht es nicht nur darum, Ausgabenlimits festzulegen, sondern Ihr Unternehmen zu finanzieller Gesundheit zu führen. Ein gut verwaltetes Budget hilft Ihnen, Ressourcen sinnvoll zuzuweisen, sich auf finanzielle Überraschungen einzustellen und sichere Entscheidungen zu treffen.
So gehen Sie Schritt für Schritt vor:
1. Klare Ziele setzen
Betriebsbudgets haben viele Aufgaben: Sie helfen bei der Kontrolle der Betriebskosten, verbessern die Ressourcenzuweisung und steuern sogar den Cashflow. Viele Unternehmen vergessen jedoch, ihren Zweck zu definieren, wodurch sie nicht wirklich optimiert werden können.
Beginnen Sie also damit, das Ziel Ihres Betriebsbudgets hervorzuheben. Dies wird Ihnen helfen, messbare KPIs festzulegen und Ihr Budget effektiver zu verwalten.
Sobald Sie den Zweck Ihres Budgets definiert haben, verwenden Sie ClickUp Aufgaben, um es zu erreichen. Es unterteilt das Hauptziel Ihres Budgets in kleinere Aufgaben, sodass Sie und Ihr Team umsetzbare Schritte unternehmen können, um es zu erreichen.
Sie können diese Aufgaben auch priorisieren, Ihren Teammitgliedern zuweisen und Abhängigkeiten festlegen, um eine nahtlose Verwaltung zu gewährleisten.
Das ist noch nicht alles! Verwenden Sie ClickUp Ziele, um die Synchronisierung mit dem Fortschritt jeder Aufgabe zu gewährleisten. Von der Liste zum Board – nutzen Sie eine Reihe von Ansichten, um zu sehen, wie weit Sie bei der Erreichung Ihrer Budgetziele sind.
Das Beste daran? Sie können bestimmten Teammitgliedern bestimmte Budgetelemente oder finanzielle Aufgaben zuweisen, um Verantwortlichkeit und Genauigkeit sicherzustellen. Bewahren Sie alle Daten und Fortschritte Ihres Betriebsbudgets an einem Ort auf, damit Sie Fristen und finanzielle Einzelziele leichter einhalten können.
2. Teilen Sie das Budget in Kategorien auf
Jedes Betriebsbudget besteht aus fünf Kernkomponenten: Einnahmen, COGS, Betriebsausgaben, nicht zahlungswirksame Ausgaben und Nettobetriebsergebnis. Um maximale Klarheit zu gewährleisten, erstellen Sie unter jeder Kategorie Einzelposten.
Führen Sie beispielsweise Ihre gesamten Produktverkäufe und Dienstleistungseinnahmen unter der Kategorie "Einnahmen" auf. Unter "Betriebsausgaben" führen Sie alle Ausgaben auf, die mit dem Kerngeschäft Ihres Unternehmens zusammenhängen.
Zum besseren Verständnis können Sie die Betriebsausgaben in drei Unterkategorien unterteilen: Fixkosten, variable Kosten und semi-variable Kosten.
Vermeiden Sie es um jeden Preis, alles in allgemeine Kategorien zu fassen. Je detaillierter Ihr Budget ist, desto einfacher lässt es sich überwachen und verwalten.
3. Wählen Sie das richtige Tool zur Nachverfolgung Ihres Budgets
Die von Ihnen verwendeten Tools können über den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Budgetverwaltung entscheiden. Für kleine Unternehmen reichen Google Tabellen oder Excel für die grundlegende Nachverfolgung aus, insbesondere in der Anfangsphase. Für eine strukturiertere, automatisierte und visuelle Nachverfolgung sind ClickUp Dashboards jedoch eine leistungsstarke Option.
Mit ClickUp Dashboards können Sie benutzerdefinierte visuelle Berichte erstellen, die Budgetdaten in Echtzeit in Diagrammen, Grafiken und Tabellen anzeigen. Prognostizieren Sie den Umsatz, verfolgen Sie Ausgaben und visualisieren Sie den Fortschritt des Budgets über Abteilungen oder Zeiträume hinweg mit flexiblen Widgets.
So können Sie Mehrausgaben leichter erkennen, Ist-Zahlen mit Budgetzahlen vergleichen und die finanzielle Performance mit Ihren Zielen abgleichen – alles aus einer zentralen Ansicht.
📮 ClickUp Insight: 78 % der Befragten unserer Umfrage erstellen im Rahmen ihrer Zielsetzung detaillierte Pläne. Allerdings verfolgen überraschende 50 % diese Pläne nicht mit speziellen Tools. 👀
Mit ClickUp wandeln Sie Ziele nahtlos in umsetzbare Aufgaben um, sodass Sie diese Schritt für Schritt bewältigen können. Darüber hinaus bieten unsere Dashboards ohne Code eine klare visuelle Darstellung Ihrer Fortschritte, sodass Sie mehr Kontrolle und Sichtbarkeit über Ihre Arbeit erhalten. Denn "auf das Beste hoffen" ist keine verlässliche Strategie.
💫 Echte Ergebnisse: ClickUp-Benutzer geben an, dass sie ~10 % mehr Arbeit bewältigen können, ohne auszubrennen.
4. Erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben konsequent
Die konsistente Nachverfolgung ist für die Genauigkeit des Budgets unerlässlich. Erfassen Sie daher alle Einnahmen und Ausgaben – entweder sofort oder nach einem festen Zeitplan. Dazu gehören Umsätze, Mieten, Gehälter, Abschreibungen usw.
Erfassen Sie nicht nur Beträge, sondern auch Daten, Lieferanten und den Zweck jeder Transaktion. Dieser Kontext hilft dabei, Ausgabemuster zu erkennen und zukünftige Entscheidungen zu begründen.
5. Überwachen Sie die tatsächliche Budgetausführung
Durch die Überwachung der tatsächlichen Leistung im Vergleich zu den Budgetzahlen können negative Abweichungen frühzeitig erkannt und beseitigt werden. Planen Sie daher monatliche Überprüfungen, bei denen Sie die Budgetprognosen mit den tatsächlichen Daten vergleichen.
Angenommen, es gibt eine Abweichung von mehr als 10 %. Lassen Sie das nicht einfach so stehen – gehen Sie den Ursachen auf den Grund. Vielleicht sind die Kosten gestiegen oder die Umsätze unerwartet gesunken. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Ihre zukünftigen Ausgaben zu optimieren und sofortige Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
Das sagt Muhammad Asif Iqbal, Produktmanager bei der dubizzle Group, über die Finanzfunktionen von ClickUp:
Im Finanzbereich verwenden wir die Boards hauptsächlich zur Verwaltung der Anfragen, die bei uns eingegangen sind. Diese durchlaufen eine interne Pipeline innerhalb der Finanzabteilung und werden dann mithilfe von Buckets, die in ClickUp vorhanden sind, an uns weitergeleitet. Dank der Anpassbarkeit dieser Buckets können wir sie sehr effektiv nachverfolgen.
Im Finanzbereich verwenden wir die Boards hauptsächlich zur Verwaltung der Anfragen, die bei uns eingegangen sind. Diese durchlaufen eine interne Pipeline innerhalb der Finanzabteilung und werden dann über Buckets in ClickUp an uns weitergeleitet. Dank der Anpassbarkeit dieser Buckets können wir sie sehr effektiv nachverfolgen.
6. Verwalten Sie Cash Flows, nicht nur Gewinne
Viele profitable Unternehmen geraten aufgrund von Problemen mit dem Cashflow in Schwierigkeiten. Es reicht nicht aus, auf dem Papier Gewinne auszuweisen – Sie müssen auch den Zeitpunkt der Einnahmen und Ausgaben im Blick behalten.
Ein Beispiel: Eine hohe Rechnung wird möglicherweise erst nach 60 Tagen bezahlt, während Ihre Rechnungen innerhalb von 30 Tagen fällig sind. Legen Sie daher Wert darauf, Ihren Cashflow mindestens zwei bis drei Monate im Voraus zu prognostizieren.
Verschieben Sie nicht unbedingt notwendige Anschaffungen in ruhigen Monaten und verhandeln Sie mit Ihren Lieferanten bessere Zahlungsbedingungen, um Engpässe zu vermeiden.
⏩ Weiterlesen: So nutzen Sie die Projektbuchhaltung: Wichtige Grundsätze, Prozesse und Tipps für Projekt-Teams
7. Legen Sie Limits und Genehmigungen für Ausgaben fest
Die Einstellung klarer Ausgabenlimits und Genehmigungs-Workflows ist für die Kostenkontrolle und die Vermeidung von Budgetüberraschungen unerlässlich.
Ohne klare Grenzen können Abteilungen unwissentlich zu viel für variable Kosten wie Marketingkampagnen, Projektmanagement-Software oder Geschäftsreisen ausgeben. Genehmigungsprozesse stellen sicher, dass alle wesentlichen oder unerwarteten Ausgaben überprüft werden, bevor Mittel committed werden, und tragen so zur Rechenschaftspflicht des Teams bei.
ClickUp-Automatisierungen können diesen Prozess wesentlich effizienter gestalten. Sie können Automatisierungen so konfigurieren, dass Genehmiger sofort benachrichtigt werden, wenn eine neue Ausgabenanforderung eingereicht oder eine Aufgabe mit dem Tag "Budget überschritten" erstellt wird.
Automatisierungen können auch Aufgaben kennzeichnen, die vordefinierte Kostenschwellen überschreiten, oder bestimmte Mitglieder des Teams benachrichtigen, wenn eine Abteilung sich ihrer Budgetobergrenze nähert. Dies reduziert die manuelle Nachverfolgung und gewährleistet Echtzeit-Sichtbarkeit bei finanziellen Entscheidungen.
⏩ Weiterlesen: Wie man Projektkontrollen anwendet (mit Vorlagen)
8. Passen Sie das Budget proaktiv an
Budgets sollten nicht statisch sein. Überprüfen und überarbeiten Sie sie regelmäßig, insbesondere wenn sich Ihr Geschäft verändert, z. B. bei der Einführung eines neuen Produkts, der Einstellung von Mitarbeitern oder als Reaktion auf externe wirtschaftliche Veränderungen.
Warten Sie nicht bis zum Jahresende, um Kurskorrekturen vorzunehmen. Führen Sie vierteljährliche Überprüfungen durch, um auf der Grundlage aktualisierter Prognosen Vorhersagen zu treffen.
💡 Profi-Tipp: Benötigen Sie eine umfassende Plattform zur Verwaltung der Finanzen Ihres Unternehmens? Nutzen Sie die Finanzlösung von ClickUp! Damit können Sie und Ihr Team zusammenarbeiten und alle finanziellen Transaktionen überwachen, um sicherzustellen, dass jeder Cent optimal genutzt wird.
So hilft Ihnen das:
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- Verfolgen Sie Cashflow-Trends im Zeitverlauf mithilfe anpassbarer Dashboards, damit Sie nichts verpassen ⏮️
- Arbeiten Sie in Echtzeit mit Ihrem Finanzteam zusammen, um Budgets, Prognosen und Ausgabenlimits zu überprüfen 💬
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Vorlagen für Betriebsbudgets
Wenn Sie noch nie ein Betriebsbudget erstellt haben, machen Sie sich vielleicht Gedanken darüber, wie Sie sich in den Feinheiten zurechtfinden. Zusätzlich zu der oben freigegebenen Vorlage finden Sie hier einige weitere professionelle Vorlagen für Betriebsbudgets, die Sie verwenden können.
1. ClickUp-Vorlage für das Geschäftsbudget
Hat Ihr Unternehmen in der letzten Gewinn- und Verlustrechnung massive Verluste verbucht? Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für Geschäftsbudgets, um Ausgaben effizient zu planen.
Ob variable oder fixe Kosten – mit dieser Vorlage können Sie das Budget für jede Ausgabe prognostizieren und festlegen. So können Sie Ressourcen umsichtiger zuweisen, die tatsächliche Leistung mit der geplanten Leistung vergleichen und die Ausgaben für die unmittelbare Zukunft verwalten.
Durch die Darstellung der tatsächlichen Ausgaben für jeden Posten können Sie überhöhte Ausgaben vermeiden und die strategischen Ziele Ihres Unternehmens nahtlos erreichen.
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- Passen Sie Kategorien und Einzelposten an Ihre Geschäftsstruktur an
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- Duplizieren Sie die Vorlage und verwenden Sie sie für verschiedene Abteilungen, Teams oder Clients
🔑 Ideal für: Marketingteams und Eigentümer kleiner Unternehmen, die eine Vorlage benötigen, um Budgets in Synchronisierung mit ihren Projekt-Workflows zu planen, nachzuverfolgen und anzupassen.
2. Excel-Vorlage für Betriebsbudgets vom Corporate Finance Institute
Die Excel-Vorlage für Betriebsbudgets des Corporate Finance Institute ist eine kostenlose Ressource für die Erstellung von Betriebsbudgets. Sie verfügt über ein professionelles und dennoch übersichtliches Layout, mit dem Sie Ihr Projektbudget ohne manuelle Berechnungen und Formeln visualisieren können.
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- Treffen Sie fundierte Entscheidungen mit einer strukturierten Übersicht über Ihre Betriebsfinanzen
🔑 Ideal für: Finanzteams und Abteilungsleiter, die eine Vorlage für die Verwaltung ihrer Betriebsausgaben ohne komplexe Software suchen.
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