Bereitet Ihnen der Gedanke an Budgets und Ausgaben Kopfzerbrechen?
Willkommen in der Gruppe – der Gruppe, in der alle mit der Verwaltung ihrer Finanzen zu kämpfen haben, beim Nachverfolgen ihrer Ausgaben ins Schwitzen kommen und jedes Mal, wenn sie gebeten werden, ein Budget festzulegen, einen Blackout haben.
Aber Moment mal. Sie sind nicht schlecht im Umgang mit Finanzen. Ihnen fehlen nur die richtigen tools.
Google Tabellen sind aufgrund ihrer Einfachheit und minimalen Lernkurve die bevorzugten tools für die Nachverfolgung der Ausgaben, insbesondere für Menschen, die nicht technisch versiert sind. Aber wie kommt man in Gang?
In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen die drei besten Google Tabellen-Vorlagen für die Ausgabenverfolgung frei, mit denen Sie Ihre privaten und geschäftlichen Ausgaben besser verwalten können.
Was macht eine gute Vorlage für die Ausgabenverfolgung in Google Tabellen aus?
Eine gute Vorlage für die Erfassung von Geschäftsausgaben in Google Tabellen muss intuitiv, benutzerfreundlich und anpassbar sein. Zu den wichtigsten Features einer effektiven Vorlage für Spesenabrechnungen gehören:
- Klar definierte Kategorien: Es sollte Kategorien für verschiedene Kosten wie Fixkosten, variable Kosten und weitere Unterkategorien innerhalb jeder der übergeordneten Kategorien geben.
- Automatisierung: Eine gute Vorlage enthält vorab eingefügte Formeln, die automatisch Ihre Gesamtkosten, Ausgaben, Bargeldüberschüsse usw. berechnen.
- Visuelle Hilfsmittel: Ihre Vorlage für die Ausgabenverfolgung sollte in der Lage sein, automatisch Diagramme zu erstellen, um Trends bei den Ausgaben zu erkennen.
- Flexibilität: Klar definierte Kategorien und visuelle Hilfsmittel sind zwar wichtig, aber die Flexibilität, ein Element hinzuzufügen oder zu entfernen oder die Vorlage benutzerdefiniert anzupassen, ist ebenfalls entscheidend.
- Zusammenarbeit: Die Vorlage sollte auch eine nahtlose Zusammenarbeit mit anderen ermöglichen, um die gesamten Ausgaben des Geschäfts zu verfolgen.
Diese Features machen die Vorlagen für die Ausgabenverfolgung in Google Tabellen zum ultimativen Tool für die Buchhaltung.
Die 3 besten Google Tabellen-Vorlagen für die Ausgabenverfolgung, die Sie ausprobieren sollten
Schauen wir uns drei kostenlose Vorlagen an, die Ihnen die Verwaltung Ihrer Finanzen erheblich erleichtern können.
1. Vorlage für den monatlichen Bericht über die Geschäftsausgaben
Wenn Sie einen funktionalen, gut formatierten monatlichen Ausgaben-Tracker für geschäftliche Zwecke suchen, ist die Vorlage für den monatlichen Geschäftsausgabenbericht genau das Richtige für Sie.
Mit dieser Vorlage können Sie Ihre monatliche Geschäftsausgabenabrechnung optimieren, indem Sie individuelle Tabellen für Ihre Mitarbeiter erstellen. So erhalten Sie eine umfassende Ansicht aller Ausgaben in einer Master-Tabelle.
Sie können auch mehrere Filter verwenden, z. B. Name des Mitarbeiters, Mitarbeiter-ID, Abteilung usw., um die monatlichen Ausgaben in verschiedenen Formaten anzuzeigen. Besonders interessant ist, dass Sie die Vorlage in Ihren Markenfarben und -Schriftarten benutzerdefiniert anpassen und nach Bedarf ausdrucken oder herunterladen können.
2. Vorlage für Ausgabenliste
Wenn Sie zum ersten Mal eine Google Tabellen-Vorlage für die Ausgabenverfolgung verwenden, wird Ihnen diese einfache und anfängerfreundliche Vorlage für die Ausgabenverfolgung bestimmt gefallen.
Sie müssen lediglich Ihre Ausgabendetails eingeben, wie z. B. eine kurze Beschreibung der Ausgabe und den Betrag. Das war's schon! Das Blatt berechnet dann automatisch Ihre Gesamtausgaben und zeigt Ihnen sogar Ihre Gesamteinsparungen an. Sie können sich Ihre Transaktionen, Einnahmen, Ausgaben und Ersparnisse sogar in einem Kreisdiagramm visualisieren lassen.
Verwenden Sie diese Vorlage für die Nachverfolgung verschiedener Ausgaben, von den täglichen Haushaltsausgaben bis hin zu Ihren Hypothekenzahlungen, Versicherungsprämien und Kreditkartenrechnungen.
3. Vorlage für die Erfassung von Reisekosten
Wenn Sie in einem Geschäft tätig sind, in dem Ihre Mitarbeiter häufig auf Reisen sind, ist diese einfache, benutzerfreundliche Vorlage zur Erfassung von Reisekosten ein Muss.
Mit dieser Vorlage können Sie ganz einfach die Reisedetails jedes Mitarbeiters nachverfolgen und die Gesamtkosten einer Reise einsehen. Außerdem gibt es separate Ausgabenkategorien, sodass Sie wissen, wie viel Geld für Flug, Verpflegung und Unterkunft ausgegeben wird.
Anhand dieser Erkenntnisse können Sie Bereiche identifizieren, in denen Sie Kosten einsparen können. Erstellen Sie ganz einfach separate Registerkarten für jeden Mitarbeiter in einem Blatt und führen Sie die Nachverfolgung der gesamten Reisekosten durch.
Einschränkungen bei der Verwendung von Google Tabellen für die Nachverfolgung der Ausgaben
Die Vorlagen für die Ausgabenverfolgung in Google Tabellen eignen sich hervorragend für Anfänger, haben jedoch gewisse Limite, die Ihnen möglicherweise nicht dabei helfen, Ihre Ausgaben vollständig zu verwalten:
- Manuelle Dateneingabe: Sie müssen die Ausgabendetails manuell eingeben, was die gesamte Nachverfolgung der Ausgaben zeitaufwändig und fehleranfällig macht.
- Komplexität: Fortgeschrittene Features in Google Tabellen wie Diagramme (Kreisdiagramm, Radardiagramm, Fortschrittsdiagramm), Datenvalidierung und Sortierung erfordern Kenntnisse über Formeln und Funktionen, die möglicherweise nicht für alle Benutzer benutzerfreundlich sind.
- Skalierbarkeit: Der Umgang mit großen Datenmengen oder komplexen Verfahren zur Finanznachverfolgung kann die Skalierbarkeit für größere Organisationen beeinträchtigen.
- Sicherheit: Die Weitergabe sensibler Finanzdaten ist ohne geeignete Einstellungen zum Freigeben ein Problem.
- Integration: Die direkte Integration mit Bank- oder Finanzsoftware ist bei der Arbeit mit Google Tabellen eingeschränkt.
- Anpassung: Für benutzerdefinierte Anpassungen sind möglicherweise Skriptkenntnisse erforderlich, sodass Google Tabellen-Vorlagen für nicht-technische Benutzer weniger geeignet sind.
ClickUp: Die beste Alternative zu Google Tabellen-Vorlagen für die Ausgabenverfolgung
Die Nachverfolgung von Ausgaben allein reicht nicht aus, damit Ihr Geschäft floriert. Sie benötigen eine geeignete Finanzstrategie, die das Erkennen von Trends und das Finden von Möglichkeiten zur Kosteneinsparung umfasst.
Es ist zwar einfach, eine Vorlage für eine Spesenabrechnung in Excel und Google Tabellen zu erstellen, aber diese bieten nur grundlegende Einblicke.
Sie benötigen eine fortschrittliche Software wie ClickUp, um Ihr Ausgabenmanagement zu optimieren. Es handelt sich um eine All-in-One-Plattform, die Ihnen hilft, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten, um die Budgetierung und Ausgaben Ihres Geschäfts zu optimieren. Die Ausgaben-Tracker-Vorlagen von ClickUp automatisieren die Nachverfolgung und Überwachung von Ausgaben und bieten detaillierte Analysen.
Hier sind die fünf besten ClickUp-Vorlagen für die Ausgabenverfolgung, mit denen Sie Ihre Finanzplanung meistern können.
1. Vorlage für Ausgabenberichte von ClickUp
Mit der ClickUp-Vorlage für Spesenabrechnungen können Sie alle privaten und geschäftlichen Ausgaben an einem Ort verfolgen. Möchten Sie verschiedene Ausgabenkategorien hinzufügen? Öffnen Sie die ClickUp-Tabellenansicht, um loszulegen. Möchten Sie sehen, wie viel Sie an Lieferanten und Auftragnehmer gezahlt haben? Sehen Sie sich die Dashboards in ClickUp an, um eine Übersicht zu erhalten.
Das Beste an dieser Vorlage ist, dass Sie benutzerdefinierte Status festlegen können, um genehmigte und abgelehnte Zahlungen zu verfolgen, und benutzerdefinierte Felder anwenden können, um Zahlungsdatum, Zahlungsempfänger und Betragsdetails zu verwalten.
Die ClickUp-Vorlage für Spesenabrechnungen hilft Ihnen dabei, Ausgaben für verschiedene Unternehmensabteilungen zu erfassen, sodass Sie das Budget für jedes Team verwalten können. Außerdem bietet sie wertvolle Einblicke in Geschäftsausgaben, prognostiziert zukünftige Ausgaben und legt Kostenaufschlüsselungsstrukturen für Projekte fest.
2. Vorlage für monatliche Ausgabenberichte von ClickUp
Zahlungsverzögerungen, häufige Überziehungen des Bankkontos und steigende Konten sind alles Anzeichen für einen schlechten Cashflow.
Eine Möglichkeit, das Cashflow-Management zu verbessern, besteht darin, Ihre Ausgaben regelmäßig zu verfolgen und zu verwalten. Hier hilft Ihnen die Vorlage für monatliche Ausgabenberichte von ClickUp. Mit dieser anfängerfreundlichen Vorlage können Sie monatliche Budgetdetails einstellen und Ausgaben anhand des festgelegten Budgets verfolgen.
Sie können die aus dieser Vorlage gewonnenen Erkenntnisse für Kosten-Nutzen-Analysen und zur Verbesserung des Cashflows nutzen. Durch die Nachverfolgung der monatlichen Ausgaben können Sie Ihr Jahresbudget und Ihren finanziellen Fortschritt effizient überwachen.
Mit dieser Vorlage können Sie ganz einfach die Nachverfolgung durchführen, wo und wie viel Ihre Mitarbeiter ausgeben. Von Hotels über Transport bis hin zu Mahlzeiten können Sie den zugewiesenen Betrag in einer Budgetierungs-Tabelle festlegen und Ihre Ausgaben analysieren.
Passen Sie die Vorlage benutzerdefiniert an, um feste und variable Ausgaben in einer Ansicht anzuzeigen, und verwenden Sie ClickUp Dashboards, um zukünftige Ausgaben zu prognostizieren.
3. Vorlage für Spesenabrechnungen von Mitarbeitern von ClickUp
Die Verwaltung der Ausgaben Ihrer Mitarbeiter kann eine gewaltige Aufgabe sein. Sie müssen Belege nachverfolgen, Ausgaben kategorisieren, überprüfen und Erstattungen bearbeiten. Die Vorlage für den monatlichen Ausgabenbericht von ClickUp optimiert den gesamten Prozess für Sie.
Sie können die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit verfolgen, Ausgaben überprüfen und genehmigen sowie detaillierte Spesenabrechnungen erstellen, um Ausgabeverhalten zu überwachen. Das erhöht die Genauigkeit und verkürzt die Bearbeitungszeit, was Sie und Ihre Mitarbeiter zufriedenstellt.
4. Vorlage für Geschäftsausgaben und Berichte von ClickUp
Möchten Sie Ihr Budget und Ihre Ausgaben an einem Ort verfolgen, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu überprüfen? Die ClickUp-Vorlage für Geschäftsausgaben und Berichte hilft Ihnen dabei. Ihre Teammitglieder können ihre Ausgaben ganz einfach hinzufügen, sodass Sie die genauen Ausgaben jeder Abteilung leichter nachvollziehen können.
Sie können Ihre Ausgaben visualisieren und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung finden. Die automatische Zeiterfassung und die Warnungen bei Abhängigkeiten in dieser Vorlage eignen sich hervorragend für das gesamte Projektmanagement.
Was noch? Die Vorlage bietet mehrere Ansichten für eine bessere Ausgabenanalyse und Berichterstellung. Sie können die Ansicht „Business Expense Report“ (Geschäftskostenbericht) zur Nachverfolgung von Ausgaben und die Ansicht „Approval Board“ (Genehmigungsausschuss) zum Genehmigen oder Ablehnen von Ausgabenanträgen ausprobieren.
5. Vorlage für Spesenabrechnungen für kleine Unternehmen von ClickUp
Kleine Unternehmen haben Schwierigkeiten, ihre Ausgaben zu verwalten. Ihnen fehlen Ressourcen, sie sind mit Liquiditätsengpässen konfrontiert, haben hohe Betriebskosten und nur begrenzten Zugang zu Krediten – neben mehreren anderen Faktoren, die es ihnen finanziell schwer machen, zu überleben.
Sie benötigen eine spezielle Vorlage, um diese besonderen Probleme zu lösen. Die ClickUp-Vorlage für Ausgabenberichte für kleine Unternehmen ist genau das Richtige für Sie. Sie automatisiert die Nachverfolgung der Ausgaben, hilft Ihnen, Zeit und Ressourcen zu sparen, und erstellt intuitive Diagramme und Grafiken, um Ihnen einen besseren Einblick in die finanzielle Leistung Ihres Geschäfts zu verschaffen.
Sie können damit Aufgaben erstellen, um die Nachverfolgung Ihrer Ausgaben zu ermöglichen. Das Beste daran? Es erstellt sogar Berichte für Steuerzwecke, um Ihren Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Optimieren Sie Ihre Finanzen mit Vorlagen für Ausgabenverfolgung
Google Tabellen-Vorlagen eignen sich gut für die Nachverfolgung von Finanzen, aber Sie müssen zu viel Aufwand betreiben, um Ausgaben einzugeben, sie in Kategorien zu sortieren und die Gesamtausgaben zu berechnen.
Außerdem fehlen Google Tabellen-Vorlagen auch erweiterte Analysefunktionen, was es schwierig macht, Ausgabentrends zu erkennen. Stattdessen können Sie erweiterte Vorlagen wie die Ausgabenverfolgungsvorlagen von ClickUp verwenden, um die Ausgabennachverfolgung zu automatisieren und zu optimieren.
Mit den Vorlagen für die Nachverfolgung der Ausgaben von ClickUp können Sie Budgetvorschläge planen, Ausgaben verfolgen, Trends erkennen, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung finden und Budgets prognostizieren – alles an einem Ort.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an, um Ihre Ausgaben besser zu organisieren und zu verfolgen.