Bereitet Ihnen der Gedanke an Budgets und Ausgaben Kopfzerbrechen?
Willkommen im Club – dem Club derer, die sich mit der Verwaltung ihrer Finanzen herumschlagen, bei der Nachverfolgung ihrer Ausgaben ins Schwitzen kommen und jedes Mal einen Blackout haben, wenn sie ein Budget aufstellen sollen.
Aber Moment mal. Sie sind nicht schlecht im Umgang mit Geld. Ihnen fehlen nur die richtigen Tools.
Google Tabellen ist aufgrund seiner Einfachheit und minimalen Lernkurve das Tool der Wahl für die Nachverfolgung von Ausgaben, insbesondere für technisch weniger versierte Nutzer. Aber wie kommen Sie in Gang?
In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die drei besten Vorlagen für die Ausgabenverwaltung in Google Tabellen vor, mit denen Sie Ihre privaten und geschäftlichen Ausgaben besser verwalten können.
Was macht eine gute Vorlage für die Ausgabenverwaltung in Google Tabellen aus?
Eine gute Vorlage für die Erfassung von Geschäftsausgaben in Google Tabellen muss intuitiv, benutzerfreundlich und anpassbar sein. Zu den wichtigsten Features einer effektiven Vorlage für Spesenabrechnungen gehören:
- Klar definierte Kategorien: Es sollte Kategorien für verschiedene Kosten wie Fixkosten, variable Kosten und weitere Unterkategorien innerhalb jeder der übergeordneten Kategorien geben
- Automatisierung: Eine gute Vorlage enthält vorab eingefügte Formeln, mit denen Sie Ihre Gesamtkosten, Ausgaben, überschüssige Barmittel usw. automatisch berechnen können.
- Visuelle Hilfsmittel: Ihre Vorlage für die Ausgabenverfolgung sollte automatisch Diagramme erstellen können, um Trends bei den Ausgaben zu erkennen
- Flexibilität: Klar definierte Kategorien und visuelle Hilfsmittel sind zwar wichtig, aber ebenso entscheidend ist die Flexibilität, Elemente hinzuzufügen oder zu entfernen oder die Vorlage an Ihre Marke anzupassen
- Zusammenarbeit: Die Vorlage sollte auch eine nahtlose Zusammenarbeit mit anderen ermöglichen, um die gesamten Geschäftsausgaben nachzuverfolgen
Diese Features machen die Vorlagen für die Ausgabenverwaltung in Google Tabellen zum ultimativen Tool für die Buchhaltung.
Die 3 besten Vorlagen für die Ausgabenverwaltung in Google Tabellen
Schauen wir uns drei kostenlose Vorlagen an, die Ihnen die Verwaltung Ihrer Finanzen erheblich erleichtern können.
1. Vorlage für monatliche Geschäftsausgaben
Wenn Sie eine funktionale, gut formatierte monatliche Ausgabenübersicht für geschäftliche Zwecke benötigen, ist die Vorlage für monatliche Geschäftsausgaben genau das Richtige für Sie.
Mit dieser Vorlage können Sie Ihre monatliche Geschäftsausgabenabrechnung optimieren, indem Sie individuelle Blätter für Ihre Mitarbeiter erstellen. So erhalten Sie in einem Übersichtsblatt einen umfassenden Überblick über alle Ausgaben.
Sie können auch mehrere Filter verwenden, z. B. Name des Mitarbeiters, Mitarbeiter-ID, Abteilung usw., um die monatlichen Ausgaben in verschiedenen Formaten anzuzeigen. Noch interessanter ist, dass Sie die Vorlage in den Farben und Schriftarten Ihrer Marke anpassen und nach Bedarf ausdrucken oder herunterladen können.
2. Vorlage für Ausgabenliste
Wenn Sie zum ersten Mal eine Vorlage für die Ausgabenverwaltung in Google Tabellen verwenden, wird Ihnen diese einfache und anfängerfreundliche Vorlage für die Ausgabenverwaltung sicher gefallen.
Sie müssen lediglich Ihre Ausgabendetails hinzufügen, z. B. eine kurze Beschreibung der Ausgabe und den Betrag. Das war's schon! Das Blatt berechnet dann automatisch Ihre Gesamtausgaben und zeigt sogar die Gesamteinsparungen an. Sie können sich Ihre Transaktionen, Einnahmen, Ausgaben und Ersparnisse sogar in einem Kreisdiagramm anzeigen lassen.
Verwenden Sie diese Vorlage, um verschiedene Ausgaben zu verfolgen, von täglichen Haushaltsausgaben bis hin zu Hypothekenzahlungen, Versicherungsprämien und Kreditkartenrechnungen.
3. Vorlage für Reisekostenabrechnung
Wenn Sie in einem Geschäft tätig sind, in dem Ihre Mitarbeiter häufig reisen, ist diese einfache, benutzerfreundliche Vorlage zur Erfassung von Reisekosten ein Muss.
Mit der Vorlage können Sie ganz einfach die Reisedetails jedes Mitarbeiters nachverfolgen und die Gesamtkosten einer Reise einsehen. Außerdem gibt es separate Ausgabenkategorien, sodass Sie wissen, wie viel Geld für Flug, Verpflegung und Unterkunft ausgegeben wurde.
Anhand dieser Erkenntnisse können Sie Bereiche identifizieren, in denen Sie Kosten einsparen können. Erstellen Sie ganz einfach separate Registerkarten für jeden Mitarbeiter in einem Blatt und verfolgen Sie die gesamten Reisekosten.
Einschränkungen bei der Verwendung von Google Tabellen für die Nachverfolgung von Ausgaben
Die Vorlagen für die Ausgabenverwaltung in Google Tabellen sind ideal für Einsteiger, haben jedoch gewisse Einschränkungen, die Ihnen möglicherweise nicht dabei helfen, Ihre Ausgaben vollständig zu verwalten:
- Manuelle Dateneingabe: Sie müssen die Ausgabendetails manuell eingeben, was die gesamte Nachverfolgung Ihrer Ausgaben zeitaufwändig und fehleranfällig macht
- Komplexität: Erweiterte Features in Google Tabellen wie Diagramme (Kreisdiagramm, Radardiagramm, Fortschrittsdiagramm), Datenüberprüfung und Sortieren erfordern Kenntnisse über Formeln und Funktionen, die möglicherweise nicht für alle Benutzer intuitiv sind
- Skalierbarkeit: Der Umgang mit großen Datenmengen oder komplexe Nachverfolgung von Finanzen kann die Skalierbarkeit für größere Unternehmen beeinträchtigen
- Sicherheit: Das Freigeben sensibler Finanzdaten ist ohne geeignete Einstellungen für die Freigabe ein Problem
- Integration: Die direkte Integration mit Bank- oder Finanzsoftware ist bei der Arbeit mit Google Tabellen eingeschränkt
- Anpassung: Für erweiterte Anpassungen sind möglicherweise Skriptkenntnisse erforderlich, sodass die Vorlagen von Google Tabellen für Benutzer ohne technische Kenntnisse weniger geeignet sind
ClickUp: Die beste Alternative zu Vorlagen für Ausgabenverfolgung in Google Tabellen
Die Nachverfolgung von Ausgaben allein reicht nicht aus, damit Ihr Geschäft floriert. Sie benötigen eine geeignete Finanzstrategie, die die Identifizierung von Trends und die Suche nach Möglichkeiten zur Kosteneinsparung umfasst.
Die Erstellung einer Vorlage für Spesenabrechnungen in Excel und Google Tabellen ist zwar einfach, aber sie bieten nur grundlegende Einblicke.
Sie benötigen eine fortschrittliche Software wie ClickUp, um Ihr Ausgabenmanagement zu optimieren. Es handelt sich um eine All-in-One-Plattform, mit der Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten können, um die Budgetierung und Ausgaben Ihres Unternehmens zu optimieren. Die Vorlagen für die Ausgabenverfolgung von ClickUp automatisieren die Nachverfolgung und Überwachung von Ausgaben und bieten detaillierte Analysen.
Hier sind die fünf besten ClickUp-Vorlagen für die Ausgabenverwaltung, mit denen Sie Ihre Finanzplanung meistern können.
1. Vorlage für Spesenabrechnungen von ClickUp
Mit der ClickUp-Vorlage für Spesenabrechnungen behalten Sie alle privaten und geschäftlichen Ausgaben an einem Ort im Blick. Möchten Sie verschiedene Ausgabenkategorien hinzufügen? Öffnen Sie die Tabellenansicht in ClickUp, um loszulegen. Möchten Sie sehen, wie viel Sie an Lieferanten und Auftragnehmer gezahlt haben? In den Dashboards in ClickUp erhalten Sie eine Übersicht.
Das Beste an dieser Vorlage ist, dass Sie benutzerdefinierte Status festlegen können, um genehmigte und abgelehnte Zahlungen nachzuverfolgen, und benutzerdefinierte Felder anwenden können, um das Zahlungsdatum, den Zahlungsempfänger und den Betrag zu verwalten.
Die ClickUp-Vorlage für Spesenabrechnungen hilft Ihnen dabei, Ausgaben für verschiedene Geschäftsbereiche zu erfassen, sodass Sie das Budget für jedes Team verwalten können. Außerdem bietet sie wertvolle Einblicke in Geschäftsausgaben, prognostiziert zukünftige Ausgaben und legt Kostenaufschlüsselungsstrukturen für Projekte fest.
2. Vorlage für monatliche Ausgabenberichte von ClickUp
Verspätete Zahlungen, häufige Überziehungskredite und steigende Verbindlichkeiten sind alles Anzeichen für einen schlechten Cash Flow.
Eine Möglichkeit, das Cashflow-Management zu verbessern, besteht darin, Ihre Ausgaben regelmäßig zu verfolgen und zu verwalten. Hier hilft Ihnen die Vorlage für monatliche Ausgabenberichte von ClickUp. Mit dieser anfängerfreundlichen Vorlage können Sie monatliche Budgetdetails festlegen und Ausgaben anhand des festgelegten Budgets verfolgen.
Sie können die aus dieser Vorlage gewonnenen Erkenntnisse für Kosten-Nutzen-Analysen und zur Verbesserung des Cashflows nutzen. Durch die Nachverfolgung der monatlichen Ausgaben können Sie Ihr Jahresbudget und Ihre finanziellen Fortschritte effizient überwachen.
Mit dieser Vorlage können Sie ganz einfach nachverfolgen, wo und wie viel Ihre Mitarbeiter ausgeben. Von Hotels über Transport bis hin zu Mahlzeiten können Sie den zugewiesenen Betrag in einer Budgetierungs-Tabelle festlegen und Ihre Ausgaben analysieren.
Passen Sie die Vorlage an, um feste und variable Ausgaben anzuzeigen, und verwenden Sie ClickUp Dashboards, um zukünftige Ausgaben zu prognostizieren.
3. Vorlage für Spesenabrechnungen von ClickUp
Die Verwaltung der Ausgaben Ihrer Mitarbeiter kann eine gewaltige Aufgabe sein. Sie müssen Belege nachverfolgen, Ausgaben kategorisieren, überprüfen und Erstattungen bearbeiten. Die Vorlage für monatliche Spesenabrechnungen von ClickUp optimiert den gesamten Prozess für Sie.
Sie können die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit verfolgen, Ausgaben überprüfen und genehmigen sowie detaillierte Spesenabrechnungen erstellen, um Ausgabeverhalten zu überwachen. Das erhöht die Genauigkeit, verkürzt die Bearbeitungszeit und sorgt für zufriedene Mitarbeiter.
4. Vorlage für Geschäftsausgaben und Berichte von ClickUp
Möchten Sie Ihr Budget und Ihre Ausgaben an einem Ort verfolgen, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu überblicken? Die Vorlage für Geschäftsausgaben und Berichte von ClickUp hilft Ihnen dabei. Ihre Teammitglieder können ihre Ausgaben ganz einfach hinzufügen, sodass Sie die genauen Ausgaben jeder Abteilung im Blick haben.
Sie können die Ausgaben visualisieren und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung finden. Die automatische Zeiterfassung und die Funktionen zur Warnung bei Abhängigkeiten in dieser Vorlage eignen sich hervorragend für das gesamte Projektkostenmanagement.
Was gibt es noch? Die Vorlage bietet mehrere Ansichten für eine bessere Ausgabenanalyse und Berichterstellung. Sie können die Ansicht "Business Expense Report" zur Nachverfolgung von Ausgaben und die Ansicht "Approval Board" zur Genehmigung oder Ablehnung von Ausgabenanforderungen ausprobieren.
5. Vorlage für Spesenabrechnungen für kleine Unternehmen von ClickUp
Kleine Unternehmen haben Schwierigkeiten, ihre Ausgaben zu verwalten. Ihnen fehlen Ressourcen, sie sind mit Liquiditätsengpässen konfrontiert, haben hohe Betriebskosten und nur begrenzten Zugang zu Guthaben – neben zahlreichen anderen Faktoren, die ihnen das finanzielle Überleben erschweren.
Sie benötigen eine spezielle Vorlage, um diese besonderen Probleme zu lösen. Die ClickUp-Vorlage für Ausgabenberichte für kleine Unternehmen ist genau das Richtige für Sie. Sie automatisiert die Nachverfolgung von Ausgaben, hilft Ihnen, Zeit und Ressourcen zu sparen, und erstellt intuitive Diagramme und Grafiken, um Ihnen einen besseren Einblick in die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens zu geben.
Sie können damit Aufgaben erstellen, um Ihre Ausgaben zu verfolgen. Das Beste daran? Es erstellt sogar Berichte für Steuerzwecke, um Ihren Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Finanzen mit Vorlagen für Ausgabenverfolgung optimieren
Die Vorlagen in Google Tabellen eignen sich gut für die Nachverfolgung von Finanzen, aber Sie müssen zu viel Aufwand betreiben, um Ausgaben einzugeben, sie in Kategorien zu sortieren und die Gesamtausgaben zu berechnen.
Außerdem fehlen in den Vorlagen von Google Tabellen erweiterte Analysefunktionen, sodass es schwierig ist, Ausgabentrends zu erkennen. Stattdessen können Sie erweiterte Vorlagen wie die Vorlagen für die Ausgabenverfolgung von ClickUp verwenden, um die Nachverfolgung von Ausgaben zu automatisieren und zu optimieren.
Mit den Vorlagen für die Ausgabenverfolgung von ClickUp können Sie Budgetvorschläge planen, Ausgaben nachverfolgen, Trends erkennen, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung finden und Budgets prognostizieren – alles an einem Ort.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an, um Ihre Ausgaben besser zu organisieren und nachzuverfolgen.