Bevor ein Projekt in Angriff genommen wird, legen Manager als eines der ersten Dinge eine Frist fest, d. h. den Tag, bis zu dem das Projekt fertiggestellt sein muss. Die Frist, auch als Fälligkeitsdatum bezeichnet, bildet den Rahmen für das Projekt.
In einer Studie unter Produktmanagern hat Gartner festgestellt, dass 45 % der Produkteinführungen um mindestens einen Monat verzögert werden! Über Projekte, Abteilungen, Unternehmen und Regionen hinweg kommt es aus verschiedenen Gründen recht häufig vor, dass Termine nicht eingehalten werden.
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, warum die Einhaltung von Terminen so wichtig ist, welche Herausforderungen dabei auf Sie zukommen und wie Sie Ihre Chancen verbessern können, die Termine in Ihren Projekten einzuhalten.
Die Bedeutung der Einhaltung von Terminen beim Meeting
Wenn Projektteams den Vertrag unterzeichnen, committen sie sich zur Einhaltung einer Frist. Diese Verpflichtung allein ist schon Grund genug, die Fristen einzuhalten. Aber es gibt noch mehr.
Glaubwürdigkeit: Die Einhaltung der vereinbarten Fristen ist das grundlegende Merkmal für Glaubwürdigkeit. Sie zeigt, dass Sie zuverlässig und vertrauenswürdig sind.
Operative Exzellenz: Die termingerechte Fertigstellung eines Projekts unterstreicht Ihre Fähigkeiten, Kompetenzen und operative Exzellenz. Sie zeigt, dass Sie ein Projekt einschätzen, planen und erfolgreich umsetzen können.
Finanzielle Umsicht: Manchmal enthalten Verträge Vertragsstrafen für verspätete Lieferungen, was bedeutet, dass Sie Geld verlieren können, wenn Sie die Fristen für das Projekt nicht einhalten. Die termingerechte Fertigstellung des Projekts stellt sicher, dass Sie den vereinbarten Betrag erhalten.
Freiheit bei der Vorausplanung: Wenn Sie wissen, dass ein Projekt pünktlich fertiggestellt wird, können Sie das nächste Projekt zuversichtlich einplanen. Dies trägt zur Geschäftskontinuität und damit auch zur Rentabilität bei.
Es versteht sich zwar von selbst, dass das Einhalten von Terminen die grundlegendste berufliche Verpflichtung ist, doch ist dies nicht immer einfach.
Häufige Herausforderungen bei Meetings zur Einhaltung von Terminen
Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, die ihnen zugesagten Fristen einzuhalten. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören die folgenden.
Überlastung: Das Vertriebsteam hat möglicherweise zu optimistische Fristen committet, die die Projektteams nur schwer einhalten können.
Unterschätzung: Projektteams unterschätzen oft den damit verbundenen Aufwand und committen sich an eine unmöglich knappe Frist.
Unerreichbare Zeitplanung: Projektteams benötigen Zeit, um die Anforderungen zu verstehen und den Aufwand hochzufahren. Indem sie Aufgaben bereits vom ersten Tag an einplanen, bringen Projektmanager sich und ihre Teams in eine Situation, in der Termine verpasst werden.
Falsche Priorisierung: Aufgaben unterliegen Hierarchien und Abhängigkeiten. Wenn sie nicht richtig priorisiert werden, geraten Teams in Chaos und Verwirrung und verpassen letztendlich ihre Fristen.
Mangelnde Zusammenarbeit: Wenn verschiedene Mitglieder des Teams nicht regelmäßig miteinander kommunizieren, gehen Informationen leicht unter. Dies führt zu minderwertigen Ergebnissen, die überarbeitet werden müssen, wodurch sich die Fristen weiter verschieben.
Die gute Nachricht ist, dass Tausende von Unternehmen bereits mit diesen Herausforderungen konfrontiert waren und bewährte Strategien sowie Best Practices entwickelt haben, um sie zu meistern. Lassen wir uns von ihnen inspirieren!
10 bewährte Strategien zur Einhaltung von Terminen beim Meeting
Damit eine Frist einhaltbar ist, muss sie realistisch sein, d. h., die Arbeit muss innerhalb dieser Zeitleiste vernünftigerweise fertiggestellt werden können.
Bevor Sie Projekttermine festlegen, sollten Sie sich einen klaren Überblick über den Umfang verschaffen. Skizzieren Sie die Aufgaben, planen Sie die Größe des Teams, schätzen Sie den Personalbedarf und legen Sie den Zeitplan fest. Nur wenn das Projekt realisierbar erscheint, sollten Sie sich darauf festlegen.
Nachdem Sie sich nun auf eine realistische Frist committet haben, finden Sie hier zehn bewährte Strategien, um diese einzuhalten.
1. Unterteilen Sie das Projekt in Aufgaben und Teilaufgaben
Rom wurde nicht an einem Tag erbaut; das gilt auch für Ihr Projekt. Teilen Sie Ihr Projekt daher in überschaubare Abschnitte mit kleineren Aufgaben auf.
- Klären Sie die Ziele des Projekts
- Richten Sie eine klare Hierarchie aus Aufgaben und Teilaufgaben ein und stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe nahtlos an die nächste anschließt
- Verfassen Sie für jede Aufgabe detaillierte Briefings/User Stories, um sicherzustellen, dass die Mitglieder des Teams verstehen, was sie zu erledigen haben
- Legen Sie Meilensteine fest, die den Abschluss bestimmter Projektphasen markieren
- Weisen Sie jeder Aufgabe Benutzer und Vorgesetzte zu, um eine gleichmäßige Verteilung der Workload sicherzustellen
- Fügen Sie Checklisten hinzu, um sicherzustellen, dass die Aufgabe gemäß den erwarteten Standards abgeschlossen wird
- Legen Sie für jede Aufgabe Startdaten und Fälligkeitsdaten fest
- Priorisieren Sie Aufgaben und Teilaufgaben sorgfältig
Vergessen Sie nicht Ihre operativen Aufgaben wie StandUp-Meetings, Retrospektiven, Berichterstellung usw.
2. Nutzen Sie Software für Projektmanagement
Der Hauptzweck einer Aufgabenverwaltungssoftware besteht darin, Sie und Ihr Team bei der Arbeitsabwicklung zu entlasten. Projektmanagement-Tools wie ClickUp bieten Ihnen folgende Möglichkeiten:
Sichtbarkeit: Jeder im Team kann sehen, welche Arbeiten geplant sind, was gerade erledigt wird, was noch zu tun ist und vieles mehr. So erhalten alle einen Überblick über den Gesamtzusammenhang und können ganzheitlich zum Erfolg beitragen.
Zugriff: Alle Informationen zum Projekt sind an einem Ort zusammengefasst, sodass jeder bei Bedarf darauf zugreifen kann. So sind buchstäblich alle auf der gleichen Seite.
Zusammenarbeit: Haben Sie eine Frage an einen Kollegen? Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar unter der Aufgabe und taggen Sie den Kollegen. Er wird benachrichtigt und antwortet Ihnen zeitnah und im Kontext.
Verbindungen: Ein Projekt ist mehr als nur eine Ansammlung von Aufgaben. Es umfasst Dokumentation, Workflows, Unterhaltungen und anderes institutionelles Wissen. Ein Tool wie ClickUp kann diese Verbindungen jedem Teammitglied zugänglich machen.
Aufwandsschätzung: Wenn Sie bereits ein ähnliches Projekt auf ClickUp geleitet haben, verfügen Sie bereits über alle erforderlichen operativen Daten. Damit können Sie den Aufwand schnell einschätzen und einen Plan für die Einhaltung der Fristen erstellen.
Tagesplanung: ClickUp kann auch als App zur Tagesplanung dienen und bietet Ihnen eine klare Ansicht darüber, welche Aufgaben täglich von Ihnen und Ihrem Team erledigt werden müssen.
Da ClickUp sich um die Aspekte des „Projektmanagements“ kümmert, können sich Ihre Team-Mitglieder ganz auf ihre Aufgaben konzentrieren.
3. Achten Sie auf Abhängigkeiten
Ein sicherer Weg, Fristen zu verpassen, besteht darin, anzunehmen, dass Aufgaben isoliert voneinander ablaufen und unabhängig voneinander abgeschlossen werden können. In Wirklichkeit bestehen zwischen den meisten Aufgaben in jedem Projekt Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben.
Beispielsweise kann das Entwicklungsteam erst dann mit der Arbeit an der Startseite beginnen, wenn das Designteam die Benutzeroberfläche fertiggestellt hat. Damit die Benutzeroberfläche gestaltet werden kann, muss der Texter den Text verfasst haben. Dies ist erst möglich, wenn das Business-Team ihm ein Briefing gegeben hat.
Eine Verzögerung in jeder Phase verschiebt entweder den endgültigen Termin oder übt unnötigen Druck auf diejenigen aus, die an den letzten Schritten arbeiten. Ein detaillierter Zeitplan ist zwar hilfreich, aber ihn einzuhalten ist eine ganz andere Sache.
Achten Sie bei der Einrichtung von Aufgaben auf die Abhängigkeiten. Mit ClickUp-Aufgaben können Sie jeder Aufgabe und Unteraufgabe eine Frist zuweisen. Bringen Sie das Team zusammen und besprechen Sie die Abhängigkeiten mit den Teammitgliedern. Holen Sie sich deren Zusage ein, dass sie ihre Fristen im Interesse des Projekts einhalten werden.
Stellen Sie diese Abhängigkeiten mithilfe der ClickUp-Aufgabenprioritäten dar, damit jeder im Team die Folgen seiner Verzögerungen kennt.
Wenn Sie sich bei der Priorisierung von Aufgaben und Abhängigkeiten unsicher sind, sehen Sie sich die Priorisierungsvorlagen von ClickUp an, um Hilfe zu erhalten.
4. Nutzen Sie die S-Kurve
Eine S-Kurve ist ein mathematisches Diagramm, in dem kumulative Datenpunkte auf der X- und Y-Achse dargestellt werden. Ein typisches Projekt nimmt die Form des Buchstabens S an, daher der Name.
Nehmen wir einmal an, Sie entwickeln eine CRM-Software (Customer Relationship Management). Bevor Sie mit dem Programmieren beginnen können, müssen Sie die Branche verstehen, wissen, welche Art von Kunden Sie haben werden, welche Informationen Sie erfassen müssen und so weiter. Das kostet anfangs Zeit.
Wenn Sie Programmieraufgaben erst ab dem ersten Tag einplanen, werden Sie Fristen verpassen und sich von Anfang an Verzögerungen einhandeln.
Wenn Sie Ihre Zeit und Ihren Fortschritt in Form einer S-Kurve darstellen, können Sie langsam beginnen und die Erledigung Ihrer Aufgaben im Laufe der Zeit beschleunigen.
Nutzen Sie die Startdaten und Fälligkeitsdaten von ClickUp für jede Aufgabe, um sicherzustellen, dass Sie die Planung gut aufeinander abstimmen. Auf diese Weise haben Sie zu Beginn des Projekts etwas Spielraum und können an Fahrt gewinnen, sobald Sie sich sicher fühlen.
5. Planen Sie Pufferzeit ein
Einer der größten Fehler des Projektmanagements besteht darin, sich auf enge Fristen zu committen und dann wichtige Aufgaben zu dicht aneinander zu packen. Dies führt zu zwei konkreten Problemen.
- Es erzeugt ein Gefühl der Dringlichkeit und lässt keinen Raum mehr für Innovation oder die Konzentration auf Qualität
- Lassen Sie keinen Spielraum für unvorhersehbare Umstände, wie zum Beispiel einen privaten Notfall eines Teammitglieds
Planen Sie bei jedem Projekt etwas Pufferzeit in Ihrer Arbeitsplanungs-App ein. Geben Sie Ihren Teammitgliedern Freiraum, um kreativ zu sein, anstatt nur die Aufgaben abzuschließen.
Die Zeitmanagement-Features von ClickUp können Ihnen dabei helfen! Sobald Sie die Aufgaben, Unteraufgaben und Abhängigkeiten eingerichtet haben, nutzen Sie die Kalender-Ansicht von ClickUp, um sich einen Überblick zu verschaffen.
Wenn die Termine zu nah beieinander liegen, verschieben Sie sie per Drag & Drop auf einen anderen Tag. Dadurch werden auch die nachgelagerten, von den vorherigen Aufgaben abhängigen Aufgaben automatisch neu geplant.
Denken Sie jedoch an das Parkinsonsche Gesetz, das besagt, dass sich die Arbeit so ausdehnt, dass sie die für ihre Erledigung zur Verfügung stehende Zeit ausfüllt. Vermeiden Sie es, sich zu viel Spielraum einzuräumen, um Prokrastination zu vermeiden. Fristen verdeutlichen die Dringlichkeit, mit der das Projekt abgeschlossen werden muss.
6. Vermeiden Sie Scope Creep
Von „Scope Creep“ spricht man, wenn der Kunde oder Projektträger Änderungen oder Ergänzungen an den ursprünglichen Projektzielen vornimmt. Scope Creep führt in der Regel dazu, dass sich der Arbeitsaufwand erhöht, neue Aufgaben mitten im Projekt hinzukommen und die Einhaltung der Fristen gefährdet wird.
Als Projektmanager liegt es in Ihrer Verantwortung, eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden. Dies erreichen Sie, indem Sie gleich zu Beginn klare Anforderungen erfassen. Die Vorlagen für Produktanforderungsdokumente (PRD) von ClickUp sind ein hervorragender Ausgangspunkt.
Alternativ können Sie das Projekt mit einer neuen Frist neu planen, um dem geänderten Umfang Rechnung zu tragen.
7. Verfolgen Sie den Fortschritt
Waren Sie schon einmal in einer Situation, in der die Frist heute abläuft und Sie noch weit davon entfernt sind, das Projekt abzuschließen? Das passiert besonders dann, wenn man mehrere Projekte gleichzeitig betreut.
Um zu vermeiden, dass Sie am letzten Tag überfordert sind, behalten Sie den Fortschritt regelmäßig im Blick.
- Sehen Sie sich das ClickUp-Dashboard an, um die Burn-up- und Burn-down-Diagramme einzusehen
- Sehen Sie sich die Workload-Ansicht an, um zu erfahren, wer dem Zeitplan voraus ist und wer hinterherhinkt. Bieten Sie denjenigen Hilfe an, die Schwierigkeiten haben
- Verwenden Sie die Kanban-Ansicht, um Aufgaben nach Status zu sortieren
- Nutzen Sie das Gantt-Diagramm, um anstehende Aufgaben und deren Abhängigkeiten zu visualisieren
- Nutzen Sie die Kalender-Ansicht, um zukünftige Aufgaben nach Tag, Woche oder Monat anzuzeigen
8. Zeit effektiv einteilen
Einer der entscheidenden Faktoren für den Erfolg der Projektabwicklung ist das Zeitmanagement. Indem Sie die Arbeitszeit Ihres Teams überwachen, nachverfolgen und verwalten, können Sie sicherstellen, dass Sie im Zeitplan bleiben. Darüber hinaus können Sie so auch verhindern, dass jemand überlastet wird und endlose Überstunden leisten muss. Und Sie bringen Ihre Mitarbeiter nicht in die Situation, dass sie enge Fristen nicht einhalten können.
Zwar gibt es auf dem Markt zahlreiche Zeitmanagement-Tools, doch am besten sind Sie mit einem Tool bedient, das speziell darauf ausgelegt ist, Zeiterfassung für den Erfolg des Projekts zu nutzen.
Das Feature für die Zeiterfassung von ClickUp leistet genau das. Ihr Team kann ClickUp nutzen, um die Arbeitszeit von jedem Gerät aus zu erfassen. Die Teammitglieder können den Timer während der Ausführung einer Aufgabe starten und stoppen oder die Zeit nachträglich manuell erfassen.
Sie können den Einträgen Notizen hinzufügen, um genau festzuhalten, wofür sie ihre Zeit aufgewendet haben. Außerdem können sie Aufgaben mithilfe der Zeitmanagement-Matrix direkt in ClickUp priorisieren.
Als Projektmanager haben Sie Zugriff auf detaillierte Timesheets sowie auf Zeitschätzungen und erfasste Arbeitszeiten. Nutzen Sie diese Informationen, um die Leistung jedes Teammitglieds einzuschätzen und ihnen die Unterstützung zukommen zu lassen, die sie benötigen.
9. Automatisieren Sie, was Sie können
Täglich müssen Dutzende kleiner, sich wiederholender Aufgaben im Projektmanagement abgeschlossen werden. Projektmanager nutzen häufig Apps mit täglichen Checklisten, um sicherzustellen, dass diese abgeschlossen werden.
Allerdings müssen Sie nicht alles manuell selbst erledigen. Automatisieren Sie so viel wie möglich, um Zeit für die Lösung von Problemen und die Unterstützung Ihres Teams zu gewinnen. ClickUp Automatisierungen bieten über 100 vorgefertigte Workflows für alle Arten von Projekt-Szenarien, zum Beispiel:
- Mitarbeiter bei Statusänderung hinzufügen
- Benutzerbenachrichtigung bei Änderung der Priorität senden
- Erstellen Sie wiederholende Aufgaben zu bestimmten Terminen
- Beobachter hinzufügen, wenn die Frist abgelaufen ist
- Benachrichtigen Sie den Vorgesetzten, wenn die erfasste Zeit die geschätzte Zeit überschreitet
Sind Sie neu im Bereich Automatisierung? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Hier ist unser Leitfaden zur Automatisierung mit Beispielen!
10. Kommunizieren Sie proaktiv mit allen Beteiligten
Trotz des gesamten Aufwands kann es vorkommen, dass Sie eine Frist aufgrund von Faktoren, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, nicht einhalten können. So haben beispielsweise die weltweite Pandemie oder der Krieg in der Ukraine zu unlösbaren Problemen in der Lieferkette geführt, wodurch sich die Fristen mehrerer Unternehmen verschoben haben.
Wenn eine Frist nicht eingehalten werden kann, halten Sie die Beteiligten auf dem Laufenden. Informieren Sie den Projektsponsor oder Client darüber, dass Verzögerungen zu erwarten sind. Sprechen Sie mit dem Projektteam, um zu klären, ob Sie etwas tun können, um das Projekt näher an der Frist abzuschließen.
Verpassen Sie nie wieder eine Frist
Ein Versprechen zu geben und es einzuhalten, ist das Kennzeichen von Professionalität. Als Versprechen sind Fristen von entscheidender Bedeutung.
Zwar ist es allgemein anerkannt, dass Termine manchmal nicht eingehalten werden, doch ein Zeitrückstand wirft kein gutes Licht auf Ihre Fähigkeiten im Projektmanagement.
Verbessern Sie Ihr Projektmanagement und verpassen Sie mit ClickUp nie wieder eine Frist. Müssen Sie Ihr Projekt planen? Nutzen Sie Aufgaben. Müssen Sie es terminieren? Nutzen Sie Datums- und Zeitangaben. Machen Sie sich Gedanken über Aufgabenabhängigkeiten? Erstellen Sie Verbindungen zwischen Aufgaben ganz einfach.
Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre Termine realistisch sind? Nutzen Sie die Kalender- oder Workload-Ansicht, um zu sehen, was machbar ist. Möchten Sie den Überblick über den Fortschritt behalten? Nutzen Sie das Dashboard. Mehrere Projekte gleichzeitig verwalten? Kein Problem!
ClickUp bietet Ihnen alle tools, die Sie benötigen, um auf Kurs zu bleiben. Noch nicht überzeugt? Überzeugen Sie sich selbst.