Průvodce projektovým řízením Smartsheet (reporting, dashboard, Ganttův diagram)

Projektový management Smartsheet je ideální volbou pro firmy, jejichž představa o spolupráci spočívá ve společné práci na tabulce. 😛

Ale je to opravdu praktické?

Je projektový management Smartsheet tou správnou volbou pro vás?

V tomto článku se budeme zabývat tím, co je Smartsheet, jeho klíčovými funkcemi, výhodami a omezeními. Zmíníme také několik chytrých řešení těchto problémů.

Jak chytrý je Smartsheet? Pojďme to zjistit!

Co je Smartsheet?

Smartsheet je software pro správu projektů založený na tabulkách, který vám umožňuje spravovat, sledovat a plánovat více projektů v reálném čase.

Jak již název napovídá, snaží se učinit tabulky „chytřejšími“ díky funkcím pro:

A přiznáváme, že Smartsheet zvládá jednoduché projekty dobře.

Díky přehledu úkolů v reálném čase napříč celými projekty je vše maximálně transparentní, což může být důvodem, proč některé společnosti používají Smartsheet jako nástroj pro správu projektů.

Pokud hledáte nějaké alternativy, přečtěte si náš blog o alternativách Smartsheet .

5 klíčových funkcí Smartsheet

Zde je stručný přehled toho, jak používat Smartsheet pro projektové řízení:

1. Spolupráce

Spolupráce je základem každého nástroje pro správu projektů.

A ne, nemluvíme o tom, že byste se měli bavit se svým kolegou o tricích a vzorcích v tabulkách. 😝

Smartsheet je tu proto, aby vašemu mozku milujícímu tabulky nabídl více možností týmové spolupráce:

Ačkoli je Smartsheet stále nástrojem založeným na tabulkách, nebudete mít žádné potíže se spoluprací se svým týmem.

2. Rozpočtování

Všichni víme, jak jsou tabulky pohodlné pro výpočty a vzorce. Díky tomu je Smartsheet dobrým nástrojem pro rozpočtování.

Tento nástroj pro správu projektů však posouvá rozpočtování o krok dále a pomáhá vám propojit vypočítané, plánované a skutečné výdaje s aktivitami týmu.

Uživatelé Smartsheet mohou také využít šablonu rozpočtu projektu, která usnadňuje sledování rozpočtu a porovnání se skutečnými náklady. Tímto způsobem vám neunikne žádná výdajová položka.

3. Vytváření reportů

Funkce reportování Smartsheet je užitečná, když potřebujete sdílet metriky výkonu na úrovni projektu a portfolia se zainteresovanými stranami projektu.

Díky zobrazení založenému na widgetech také získáte data v reálném čase z více listů.

Sdílejte zprávy Smartsheet s kýmkoli, kdo má přístup k podkladovým listům, z nichž se zpráva sestavuje! Můžete dokonce nastavit opakující se plán a zprávy budou automaticky odesílány.

Dashboardy Smartsheet umožňují ještě větší přizpůsobení, přičemž členové týmu mohou kontrolovat stav projektu, komunikovat s ostatními a činit důležitá rozhodnutí. Uchovávejte důležité údaje a informace v jednom centrálním dashboardu Smartsheet a přidávejte různé widgety pro získávání různých typů reportů.

4. Šablony

Smartsheet vám nabízí sady šablon plné předem připravených listů, dashboardů, formulářů a reportů.

A předem připravené řešení může znamenat jen jedno... spoustu ušetřeného času! ⌚

Například sada šablon pro sledování a shrnutí projektů je snadný a rychlý způsob, jak zahájit jakýkoli projekt. Je to také nejrychlejší způsob, jak informovat zainteresované strany o rizicích a milnících.

Smartsheet má pro vás dokonce celou galerii šablon, kde najdete šablony pro:

A pokud nenajdete to, co potřebujete, můžete si vždy vytvořit vlastní šablonu.

Základy přizpůsobení!

5. Integrace

Integrace jsou jako dezerty. 🎂

Nikdy jich není dost a vždy je prostor pro další.

Smartsheet lze snadno propojit s jinými aplikacemi a službami. Získáte bezproblémovou integraci s Google Drive, Box, Jira, Salesforce, Quip atd., což vám pomůže zlepšit vaše schopnosti v oblasti řízení práce.

Ale jak jsme již řekli, integrace nikdy nestačí.

A někdy prostě nemůžete najít aplikaci, kterou potřebujete.

V takovém případě můžete použít Zapier k propojení Smartsheet s jinými aplikacemi, jako jsou Zoho Projects, Asana atd., nebo pracovat s jeho otevřeným API a přidat do softwaru vlastní integraci.

Porovnejte Asana a Smartsheet!

4 výhody projektového řízení Smartsheet

Zde jsou hlavní výhody používání Smartsheet pro projektové řízení:

1. Kontrola a bezpečnost pro váš klid

Řízení podnikových projektů klade vysoký důraz na bezpečnost dat. Smartsheet prochází každoročními bezpečnostními audity a hodnocením prováděným externími dodavateli. Můžete být klidní, protože vaše data jsou chráněna technologií TLS (Transport Layer Security) od nejdůvěryhodnějších poskytovatelů.

Kromě toho Smartsheet ukládá data bezpečně pomocí šifrování a biometrických skenovacích protokolů a omezuje přístup k datům pouze na oprávněné členy týmu technických operací.

Páni, to je úplně jiná úroveň.

To je jedna z největších předností Smartsheet a hlavní důvod, proč jej používá téměř 80 % společností z žebříčku Fortune 500.

2. Automatizace, které pomáhají šetřit čas

Díky automatizaci pracovních postupů v Smartsheet můžete nastavit, jaké akce vyvolají jaké reakce. Tím se automatizují opakující se úkoly, což vám ušetří čas a námahu.

Navíc je snadné vytvářet automatizované pracovní postupy, když máte nástroj, který vám umožňuje vidět všechny podmínky „if“ a „then“.

3. Mobilní aplikace, díky kterým můžete mít své tabulky vždy s sebou

Smartsheet má mobilní aplikace pro zařízení iOS a Android. 📱

Vzhledem k tomu, že práce s tabulkami na mobilním telefonu není nejjednodušší, Smartsheet optimalizoval mobilní aplikace pro nejlepší uživatelský zážitek.

Mobilní aplikace však funguje dobře pouze pro kontrolu souborů nebo komunikaci s vaším týmem.

Vytváříte harmonogram projektu? To ani ne.

4. Jednoduché uživatelské rozhraní založené na tabulkách

Pokud máte rádi tabulky, Smartsheet si zamilujete.

Díky intuitivnímu rozhraní tabulkového procesoru lze snadno importovat soubory z aplikací Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets a Trello.

Smartsheet nabízí pouze čtyři zobrazení, která jsou pro projektové řízení nezbytná: mřížka, karta (verze Kanbanu od Smartsheet), Ganttův diagram a kalendář.

Například pomocí Ganttových diagramů Smartsheet můžete přidávat závislosti a kritickou cestu a také použít podmíněné formátování.

Myslíme si, že to je...

Nyní, když víte, jak může být Smartsheet užitečný, je fér vám sdělit, v čem Smartsheet ztrácí svou chytrost.

5 omezení projektového řízení Smartsheet (s řešeními)

Dokonalý nástroj neexistuje.

Ale je Smartsheet opravdu tak dobrý?

Ne, ne! 🙅

Zde je důvod:

1. Tabulky jsou pro moderní projektové řízení nepraktické

Proč dnes existuje software pro řízení projektů?

Aby týmy nevyčerpaly svou energii celodenní prací s tabulkami!

Tabulky mají tendenci mít tento efekt.

Koneckonců, je stresující dívat se na buňku za buňkou plnou dat. 😩

Ale počkejte. To není vše.

Zde je několik dalších důvodů, proč jsou tabulky pro projektové řízení nevhodné:

Víme, co si myslíte: kdy ten seznam skončí?

Pokud tedy nechcete navždy snášet omezení tabulek, Smartsheet není řešením pro správu projektů, které potřebujete.

Ačkoli Smartsheet nabízí některé zobrazení mimo tabulky, postrádá flexibilitu, kterou byste od moderního nástroje pro správu projektů očekávali.

I když přejdete z mřížkového zobrazení na kalendářové nebo Ganttovo zobrazení, většina vaší práce bude záviset na podmíněném formátování v konkrétním listu.

A co teď?

Představujeme vám ClickUp.

Jedná se o jeden z nejlépe hodnocených softwarů pro správu projektů na světě, který používá několik týmů v malých i velkých organizacích.

ClickUp nabízí širokou škálu funkcí, které Smartsheet zcela zastíní, což z něj dělá nejlepší alternativu Smartsheet. 💪

Tady je několik důvodů, proč je ClickUp mnohem chytřejší než Smartsheet:

Řešení ClickUp č. 1: Zobrazení

Na rozdíl od Smartsheet nabízí ClickUp několik flexibilních zobrazení .

Mezi ně patří například:

Možnosti zobrazení úkolů v ClickUp

A na rozdíl od Smarthseet se v ClickUp nebudete muset zabývat podmíněným formátováním ani jinými problémy se tabulkami. Záleží nám na všech perspektivách. 😉

Řešení ClickUp č. 2: E-mail ClickApp

ClickUp má poštu! 📬

Odesílejte a přijímejte všechny své e-maily přímo z ClickUp, s podporou vašich oblíbených poskytovatelů e-mailových služeb, včetně Gmail, Outlook, Office 365 atd.

Nebudete muset opustit platformu, což vám ušetří spoustu času.

Ha! Zkuste to na tabulce.

Odesílejte a přijímejte e-maily v ClickUp

Řešení ClickUp #3: Poznámkový blok

Milujeme nápady a ještě více praktický způsob, jak si je zaznamenat.

A proto ClickUp nabízí multifunkční Notepad .

Počkat, víceúčelový?

Ano! Můžete si dělat běžné poznámky, ale můžete je také využít tím, že je převedete na úkoly.

Úžasné, že? 🤯

Převod poznámek na úkoly v ClickUp

Řešení ClickUp č. 4: Docs

Zoufale se snažíte připravit všech sedm karet prohlížeče pro sdílení obrazovky jen pár minut před videohovorem? 🤯

S ClickUp můžete pomocí vztahů zobrazit související úkoly a dokumenty... a prezentovat je ve stejném okně!

Přístup k odkazům na stránky najdete v části Vztahy v horní části dokumentu ClickUp Doc.

Pomocí těchto funkcí snadno vytvoříte profesionální dokumenty:

Organizace dokumentů pomáhá uklidnit chaos neustále se měnící projektové práce. Můžete zlepšit své každodenní činnosti díky tomu, že všechny informace o projektu jsou přístupné na jednom místě.

Ať už se jedná o malé nebo velké projekty, vše můžete vyhledávat a spravovat z jediného dokumentu! 💫

2. Omezené zobrazení kalendáře

Kalendářový náhled Smartsheet nabízí některé funkce pro plánování, ale to nestačí.

Vše, co nesouvisí s datem, je omezením.

Například zobrazení kalendáře nenabízí funkce pro správu zdrojů. Nelze ani naplánovat úkoly tak, aby se prováděly v určitý čas.

Řešení ClickUp č. 1: Zobrazení kalendáře

V ClickUp je časové řízení prioritou. A díky našemu výkonnému kalendářovému zobrazení vám v žádném případě nebudeme bránit v plánování úkolů s konkrétním datem a časem.

Ovládejte, co chcete vidět ve svém kalendáři, ať už je to jeden den, čtyři dny, týden nebo celý měsíc, abyste měli přehled.

Své zdroje můžete spravovat přímo v zobrazení Kalendář, což vám ušetří čas, protože nemusíte přepínat mezi zobrazeními.

Víte, náš kalendář umí víc než jen plánovat úkoly. 😎

Zobrazit možnosti v kalendáři ClickUp

Řešení ClickUp č. 2: Zobrazení časové osy

Naše zobrazení časové osy je další možností, jak získat celkový přehled o vašem projektu v lineárním formátu.

Snadno přetahujte úkoly myší a plánujte, přeskupujte atd.

Přetahujte úkoly v zobrazení časové osy ClickUp

Chcete si přizpůsobit časovou osu?

Skvělé, protože jsme všichni pro přizpůsobení!

Můžete:

Je to váš časový plán a my jsme tu jen proto, abychom vám pomohli vytvořit ten, který si představujete.

3. Omezené funkce pro vytváření reportů týmu

Smartsheet má funkci týmového reportingu, ale není intuitivní.

Pro sledování postupu projektu pomocí podrobného Ganttova diagramu musíte data zadávat ručně.

Navíc se při vytváření reportů nemůžete omezovat pouze na Ganttův diagram.

Co je to? 90. léta? 🤦‍♂️

Projektový manažer potřebuje více, například grafy rychlosti, burnup a burndown, aby mohl sledovat, jak jeho projekty postupují.

Řešení ClickUp: Dashboardy

Dashboardy v ClickUp pomáhají centralizovat všechny události vašeho projektu na jednom místě.

Pomocí více než 50 widgetů můžete vytvářet přehledy a získávat informace o úkolech, pokroku, lidech, sprintech atd.

Vytvoření řídicího panelu v ClickUp

Pokud jde o sprinty, můžete pomocí widgetů Sprint získat přístup ke všem druhům užitečných dat, včetně kumulativního toku, burnupu, rychlosti, dodací lhůty a burndown grafů.

Burndown graf v ClickUp

A neváhali jsme nabídnout také možnosti přizpůsobení v našich řídicích panelech.

Vytvořte si vlastní dashboardy pomocí vlastních widgetů a vizualizujte svou práci tak, jak chcete.

Widgety můžete použít pro:

Těšíte se na vytvoření vlastních výkonných dashboardů?

Podívejte se na náš podrobný průvodce jak vytvořit projektový management dashboard a můžete hned začít!

4. Ruční sledování času

Software Smartsheet vám umožňuje sledovat čas několika způsoby, včetně „1/2 dne“, „hodin a minut“ a „rozepsaných hodin a minut“.

Abyste však mohli tuto funkci využívat, budete muset ručně schválit odhadovaný čas nebo zadat dobu trvání sami.

Můžete také sledovat aktivity za konkrétní den kliknutím na spuštění časovače.

Ale víte co?

Sledovaný čas budete i nadále muset do časového rozvrhu zadávat ručně. Jako by správa tabulek nebyla už tak dost manuální práce! 😫

Řešení ClickUp č. 1: Nativní sledování času

Nechte ClickUp sledovat váš čas, zatímco se vy soustředíte na svou práci.

Stačí kliknout na tlačítko Start a můžete začít sledovat čas strávený konkrétním úkolem.

Chcete pracovat na jiné úloze?

Přejděte přímo k tomu a spusťte časovač pro daný úkol.

Sledování času v ClickUp

Spouštějte a zastavujte časovač, jak chcete. My za vás vypočítáme a vygenerujeme podrobné zprávy o využití času, abyste si mohli odpočinout.

Věděli jste, že můžete dokonce přecházet mezi zařízeními a pokračovat ve sledování času pro stejné úkoly?

To je krása našeho globálního časovače!

Řešení ClickUp č. 2: Integrace sledování času

Jsme si jisti, že ClickUp splní všechny vaše požadavky.

Ale vždy je tu prostor pro integrace, že?

A proto vám ClickUp umožňuje sledovat čas pomocí vaší oblíbené aplikace pro sledování času, jako je Everhour, Time Doctor, Toggl nebo Harvest.

Integrace sledování času Harvest s ClickUp

5. Ceny

Smartsheet nepožaduje údaje o vaší kreditní kartě a navíc nabízí 30denní bezplatnou zkušební verzi.

Zní to dobře, že?

No...

Základní plán Individual stojí 14 $/měsíc, zatímco plán Business začíná na 25 $/uživatel za měsíc. Poté ceny stoupají jako mrakodrapy.

Ceny Smartsheet jsou tedy vysoké jak pro jednotlivce, tak pro větší organizace.

To není ten druh rovnosti, který jsme hledali!

Ale máme pro vás dobrou zprávu:

Řešení ClickUp: Plán Free Forever

Myslíme to vážně, když říkáme, že jsme ideální volbou pro malé týmy, velké organizace, ale i pro freelancery a jednotlivce.

Každý má přístup k bohatě vybavenému bezplatnému plánu ClickUp, který podporuje neomezený počet úkolů a uživatelů.

A „navždy“ opravdu znamená navždy. Bez jakýchkoli háčků!

A co placené tarify? Jedním slovem: cenově dostupné!

Přesvědčte se sami:

Ale to není vše.

Nemusíte se úplně rozloučit s funkcemi tabulek, protože máme také tabulkový pohled. Zde můžete počítat součty polí, průměry atd. a dokonce přidat obrázek.

Ale to není vše.

Formátování tabulky v zobrazení tabulky ClickUp

Zde je malá ukázka toho, co dalšího ClickUp umí:

Je Smartsheet chytrou volbou?

Aplikace Smartsheet se opravdu snažila, aby byly tabulky zábavnější a méně složité než Excel. To, že je lepší než Excel, však neznamená, že je ideální.

Zejména pokud máte ClickUp!

ClickUp je ideálním nástrojem pro všechny typy organizací a jednotlivců, kteří od vás nebudou vyžadovat prohlížení tabulek. (Pokud to však chcete, vyberte si naši funkci Zobrazení tabulky . )

Na rozdíl od Smartsheet může být ClickUp přesně takový, jaký si ho přejete.

Správce úkolů, alokátor zdrojů, sledovač času, poznámkový blok, správce dokumentů...

Pokud tedy chcete skutečně „chytrý“ nástroj, stáhněte si ClickUp ještě dnes zdarma! 👋