Projektoví manažeři: Hledáte organizační systém, který vám pomůže stanovit priority vašich úkolů a požadavků? Vyzkoušejte Kanban tabule!
Kanbanové tabule jsou ideální pro správu pozornosti, takže vždy víte, co je v pořadí, v procesu a co je hotové. Tyto vizuální nástroje – ve správném kanbanovém softwaru – slouží zároveň jako stavová tabule a zpráva.
A podle některých zdrojů používání zcela automatizované zprávy o stavu projektu podporuje lepší produktivitu všech členů projektu!
Chcete-li nastartovat svou organizaci, stáhněte si bezplatnou šablonu Simple Kanban Board od ClickUp a přidejte své úkoly. Ušetříte tak cenný čas, který byste jinak strávili ručním vytvářením Kanban tabule v Google Workspace!
Chcete si vybrat z dalších šablon?
Máme další šablony kanbanových tabulek, které jsou nezbytné pro každého projektového manažera, který dává přednost vizualizaci své práce (a pokud spravujete kampaně, určitě si nenechte ujít šablonu č. 3).
Jak vytvořit kanbanovou tabuli v Google Sheets
A teď k hlavní události – vytvoření kanbanové tabule v Google Sheets!
Krok 1: Vytvořte každý sloupec stavu
Do prvního řádku přidejte každý krok pracovního procesu jako samostatnou buňku záhlaví: Backlog, To Do, In Progress a Done. Pokud ve vašem pracovním postupu existují další stavy, nezapomeňte je také přidat!
Dále zvýrazněte skupinu buněk (včetně sloupců záhlaví) a v nabídce klikněte na Ohraničení a vyberte Všechna ohraničení.
Krok 2: Formátujte buňky
Kanbanová tabule vypadá trochu fádně. Zdaleka není tak výkonným vizualizačním nástrojem, jakým bychom ji chtěli mít, takže přidáme barvy, abychom mohli kategorizovat stavy!
Zvýrazněte buňky (včetně záhlaví sloupců) a přejděte na kartu Formát. Vyberte Střídavé barvy a vyberte barevné téma, které vyhovuje vašim preferencím.
Krok 3: Změňte barvu pozadí všech záhlaví
Poté vyberte buňku záhlaví a v nabídce klikněte na Barva výplně a vyberte světlou barvu pozadí. Tento krok opakujte pro ostatní buňky záhlaví.
Krok 4: Vytvořte kartu úkolu
Nyní vytvoříme šablonu úkolové karty, kterou budete kopírovat a vkládat pro nové úkoly! Do buňky mimo Kanbanovou tabuli zadejte požadované informace, například:
Název úkolu:Popis:Termín:Odhadovaný čas:Příjemce:Priorita:
Tip pro profesionály: Tabulky Google nemají funkci drag-and-drop, která by umožňovala snadné přesouvání úkolů v rámci pracovního postupu, proto použijte pro každou kartu úkolu jednu buňku. V opačném případě riskujete, že při přesouvání karty úkolu z jednoho stavu do druhého zapomenete některé buňky zkopírovat a vložit. V tabulkách Google můžete přidat nový řádek do buňky následujícím způsobem:
- Klávesová zkratka pro Mac: Command + Enter
- Klávesová zkratka pro Windows, Linux a Chromebook: Ctrl + Enter
Krok 5: Uložte šablonu kanbanové tabule do svého Google Disku
Sloupce? Zkontrolováno. Karty úkolů? Zkontrolováno. Tak si to uložme jako šablonu!
Přejmenujte název tabulky a přidejte slovo „Šablona“. Klikněte na ikonu složky vedle názvu a přesuňte šablonu do existující složky v Google Apps Drive nebo vytvořte novou složku Šablony!
Další související zdroje:
Šablony Kanbanových tabulek pro řešení běžných problémů při řízení projektů
Vytvořili jste dobrou Kanbanovou tabuli, ale je vhodná pro moderní pracoviště? Je pravděpodobné, že budete chtít tabuli sdílet s členy projektu a klienty. A produkty Google, jako je Tabulky, nejsou určeny pro pokročilé řízení projektů.
Jako projektový manažer jste jako baterka v mlze, která pomáhá všem vidět celkový průběh projektu. Ale mezi předáváním požadavků a vytvářením stavových zpráv několikrát denně neustále reagujete na protichůdné priority. Správa projektů v Google Sheets není tím nejlepším řešením.
A není to vaše jediné řešení!
S projektovou a produktivní platformou, jako je ClickUp, potřebujete pouze bezplatnou verzi, abyste mohli využívat výhody výkonných Kanban tabulek a získat zpět čas ukradený projektovými výzvami.
Všechny zmíněné funkce jsou v ClickUp k dispozici s šablonou i bez ní, ale my jsme vybrali ty nejdůležitější Kanban tabule, které musíte mít ve své technologické výbavě!
1. Šablona Kanban tabule pro agilní řízení od ClickUp
Agilní řízení projektů není nový pojem, ale je nezbytné, aby týmy měly přehled o možnostech zlepšení svých pracovních postupů. Pro projektové manažery, kteří vytvářejí nové zprávy pro každé jednotlivé stand-up meetingy týmu... toto je pro vás!
Při stand-up schůzkách se lidé vyhýbají zírání na statické tabulky na svých obrazovkách. Raději si prohlížejí informace, které jsou pro ně relevantní, a proto je používání ClickUp tak užitečné! Pomocí několika kliknutí vytvořte Kanban tabule pro různé cílové skupiny nebo kritéria jednou. Tyto veřejné pohledy na tabule pak budou sloužit jako každodenní zdroj informací před, během a po schůzkách.
Sledujte, jak se úkoly automaticky aktualizují ve všech zobrazeních, aby vaše týmy měly přehled o stavu v reálném čase – ať jsou kdekoli!
2. Šablona kanbanové tabule pro týmové požadavky od ClickUp
Sledujete všechny požadavky týmu – od běžných operací až po firemní propagační předměty? To je hudba pro naše uši. Milujeme zefektivněné procesy pro tyto malé, ale časově náročné úkoly! Proto jsme pro vás vytvořili tuto šablonu, abyste mohli všechny úkoly posouvat vpřed a žadatelé vás neobtěžovali v soukromých zprávách na Slacku.
Přidejte žadatele jako sledujícího k jeho žádosti o úkol a udržujte komunikaci centralizovanou pomocí komentářů. S Kanbanovými tabulemi v ClickUp budete mít k dispozici bezchybný kontejner pro všechny žádosti, které můžete spravovat podle svého času!
3. Šablona Kanbanové tabule pro sledování kampaní od ClickUp
Můžeme si promluvit o tom, jak se povaha kampaní mění rychleji než batolete, které se právě naučilo běhat? Pokud nepoužíváte žádný typ šablony pro správu kampaní, tato šablona ClickUp bude vaší první a poslední! Všechna různá projektová oddělení zapojená do vaší kampaně ocení flexibilitu tabulek ClickUp Kanban:
- Přidejte soubory, abyste úkolu dodali více kontextu (máme také šablony ClickUp pro projektové briefy!).
- Připněte obrázek na obálku a rychle si prohlédněte náhled kreativních prvků.
- Provádějte hromadné aktualizace úkolů pomocí panelu nástrojů pro hromadné akce.
- Přesuňte úkol nahoru nebo dolů a změňte jeho prioritu.
4. Šablona kanbanové tabule pro řízení projektů od ClickUp
V neposlední řadě je častým problémem v projektovém řízení příliš velké množství požadované nebo rozpracované práce. Limity WIP (Work in Progress) v ClickUp jsou nejlepším pomocníkem každého projektového manažera, který chrání pracovní kapacitu všech členů projektu.
Funguje to takto: Nastavte měkké limity a získejte vizuální indikátory, když dosáhnete nebo překročíte limit WIP. ClickUp nezablokuje vytváření, přesouvání nebo aktualizaci úkolů, i když by to znamenalo překročení definovaného limitu sloupce!
Komu přináší použití Kanban tabulek výhody?
Kanbanové tabule se v posledních letech stávají stále populárnějšími a mnoho společností a organizací tento vizuální nástroj pro řízení projektů využívá. Ale komu přesně použití kanbanových tabulí přináší výhody? Zde je několik příkladů a šablon týmů, které mohou z používání kanbanových tabulí výrazně těžit:
Týmy projektového managementu: Týmy projektového managementu mají často plné ruce práce, protože musí současně zvládat více projektů a úkolů. Kanbanové tabule poskytují projektovým manažerům přehledný a organizovaný způsob, jak sledovat průběh každého projektu a zajistit, aby všechny úkoly byly dokončeny efektivně.
Marketingové týmy: Marketingové týmy neustále vymýšlejí nové nápady, vytvářejí kampaně a sledují analytické údaje. Při takovém množství práce se snadno stane, že některé úkoly uniknou pozornosti. Kanbanová tabule umožňuje marketingovým týmům vizuálně sledovat všechny své projekty a úkoly na jednom místě, což usnadňuje stanovení priorit a dodržování harmonogramu.
Jak tabule Kanban ClickUp podporují týmy
ClickUp pomohl nespočtu týmů zefektivnit jejich procesy řízení projektů. Podívejte se, jak tyto skutečné týmy využily Kanban tabule v ClickUp k dosažení svých cílů:
Adhere Creative
Adhere Creative je agentura poskytující komplexní služby v oblasti rozvoje značky B2B a inbound marketingu, která je platinovým partnerem HubSpot se sídlem v Houstonu v Texasu. Zde je jejich názor na ClickUp:
„Zobrazení tabule je nejužitečnější, protože napodobuje Kanban tabuli. Každé ráno během našich stand-up schůzek přesouváme všechny projekty klientů po tabuli. Je to vizuální znázornění toho, kde se právě nacházíme a kam chceme směřovat, a také užitečná připomínka pro všechna oddělení.
Rozložení jednotlivých oken s úkoly je také velmi užitečné. Během několika sekund můžeme zjistit, v jakém stavu se úkol nachází, komu je přiřazen, jaký je odhadovaný čas na jeho splnění, termíny, přílohy a konverzace týkající se projektu, aniž bychom museli hledat nebo nadměrně scrollovat. Dříve jsme používali Basecamp a nic z toho nebylo snadno dostupné, pokud vůbec. ”
5 Star Commerce
Five Star Commerce je marketingová firma, která se zaměřuje na platformu Amazon a pomáhá zvyšovat prodej fyzických produktů a značek. Tady je, co řekli o ClickUp:
„V jiné marketingové firmě, kde jsem pracoval, jsme používali Trello, které teď nemůžu vystát. Pro náš typ společnosti to vůbec nebylo vhodné. Nemělo opakující se úkoly a zobrazení tabule pro mě není dobrý způsob, jak třídit velké objemy úkolů. Zaměstnanci bylo velmi obtížné přesně vidět, co musí každý den udělat, a mnoho úkolů tak zůstávalo nedokončeno.“