Smartsheet vs. Asana – který nástroj je pro váš tým nejlepší?

Projektový management (PM) je jednou z nejnáročnějších profesí. Neustále delegujete úkoly, sledujete spolupráci a produktivitu týmu a zároveň monitorujete stav několika projektů.

PM již však nespoléhá pouze na výjimečné vedoucí schopnosti nebo koordinační dovednosti. Můžete uspět, pokud máte správný nástroj pro řízení projektů, který vám pomůže plánovat, rozvrhovat a sledovat složité pracovní postupy.

Smartsheet a Asana zaujímají významné místo v oblasti softwaru pro projektové řízení a nabízejí řadu funkcí, jako jsou interaktivní panely, automatizace úkolů a sledování času, které umožňují spravovat propojené pracovní toky. Ačkoli se na první pohled příliš neliší, při bližším zkoumání debaty o Smartsheet vs. Asana ohledně nejlepších nástrojů pro projektové řízení lze najít významné rozdíly.

Pomůžeme vám vyřešit toto dilema pomocí našeho nestranného srovnání Smartsheet vs. Asana a představíme vám alternativní software pro řízení projektů, který může být odpovědí na všechny vaše problémy s projektovým managementem. 😉

Co je Smartsheet?

Smartsheet není typický nástroj pro řízení projektů – je to výkonná kombinace funkcí PM a Excelu. Pokud již umíte pracovat s Excelem a Google Sheets, oceníte známý formát tabulky. 📊

Smartsheet nabízí robustní funkce pro řízení projektů, díky kterým můžete mít přehled o každé fázi životního cyklu projektu. 👁️

Umožňuje různé pohledy na projekty prostřednictvím různých zobrazení, takže vám neunikne ani ten nejmenší detail. Máte k dispozici stovky nástrojů, které vám pomohou na cestě od plánování projektu až po jeho dokončení.

Rozdělte projekty na menší, sledovatelné segmenty, nastavte automatizaci pracovních postupů a spravujte svůj rozpočet a zdroje z jedné platformy. Smartsheet může zefektivnit procesy řízení projektů a úkolů, aby se snížily překážky výkonu a zlepšila spolupráce týmu, spokojenost klientů a příjmy. 💰

Jeho rozhraní podobné tabulkovému procesoru může být jak předností, tak nevýhodou, v závislosti na tom, jak jste na něj zvyklí. Smartsheet bude snazší pochopit, pokud jste zvyklí na tabulkové procesory. Pokud jste však nováček, může být pro vás tato platforma alespoň zpočátku trochu obtížná na pochopení a orientaci.

Funkce Smartsheet

Smartsheet je jedním z nejlepších hráčů v oblasti projektového managementu, ale co ho činí tak výjimečným? Pojďme se podívat na podrobnosti a prozkoumat hlavní funkce tohoto oblíbeného nástroje. 🧐

1. Šablony pro řízení projektů

Když začnete pracovat ve Smartsheet, máte dvě možnosti – vytvořit si pracovní postup pro řízení projektů od nuly nebo použít základní šablony platformy.

Šablony Smartsheet jsou základem každého projektu a nabízejí rámce pro prakticky vše, s čím se můžete setkat při řízení projektů. 🚂

Šablony jsou seřazeny podle odvětví, typu a úrovně. Můžete si například vybrat šablonu Agile Project With Gantt, abyste vizualizovali úkoly v týmech Agile nebo Scrum, identifikovali problémy a informovali zainteresované strany.

Využijte šablonu rozpočtu projektu k monitorování plánovaných a skutečných výdajů, připojte k projektům dokumentaci o rozdělení nákladů a automatizujte schvalování změn rozpočtu.

Mezi další oblíbené funkce pro správu projektů patří šablona Daily Task Manager. Pomáhá vám organizovat seznamy úkolů, kontrolovat termíny a jednat odpovídajícím způsobem. Šablona umožňuje spolupráci v reálném čase, protože vám umožňuje prohlížet soubory a pracovní položky připojené vašimi zaměstnanci.

2. Automatizace pracovních postupů

Smartsheet vyniká v automatizaci pracovních postupů. K používání této funkce nemusíte být počítačový génius – intuitivní design Smartsheet usnadňuje optimalizaci opakujících se, pracných procesů, takže váš tým má více času soustředit se na úkoly, které přinášejí přidanou hodnotu. 🦾

Pracovní postup Smartsheet můžete automatizovat pomocí vizuálně bohatého bublinového diagramu. Tyto funkce pro spolupráci nabízejí chytré řešení, které vám poskytne jasný přehled o tom, co je třeba automatizovat, a o spouštěcích podmínkách a důsledcích.

Můžete nastavit pravidla pro paralelní pracovní postupy, což pomáhá automatizovat úkoly v jakékoli fázi, ať už se jedná o nákup nebo fakturaci, a to díky komplexním nástrojům a funkcím pro správu projektů. 📦

3. Řízení projektů a úkolů

Představte si, že plánujete mezifunkční pracovní postup s více pohyblivými částmi v krátkém termínu. Jedna nesprávná odhad může způsobit, že celý projekt se zhroutí jako domeček z karet. 🃏

Plánování úkolů a časových harmonogramů je nejobtížnější oblastí projektového řízení, ale Smartsheet nabízí vynikající funkce pro správu úkolů, které tento frustrující úkol zjednodušují.

Začněte s nastíněním cílů a milníků projektu, poté přidejte závislosti a omezení, abyste dospěli k realistickým řešením. Další možnosti, které máte k dispozici, zahrnují:

Platforma nabízí robustní možnosti pro vyhodnocování klíčových metrik projektu a konsolidaci dat do tabulek, které vám mohou pomoci při plánování budoucích projektů.

Dalším cenným doplňkem je funkce Critical Chain Project Management (CCPM) od Smartsheet. Umožňuje vám zkontrolovat síť projektu a vypočítat kritickou cestu – nejkratší cestu k dosažení cíle. Můžete také identifikovat další cesty k dokončení, abyste mohli naplánovat časové a zdrojové rezervy.

Ceny Smartsheet

*Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu fakturačnímu modelu.

Co je Asana?

Těžko najdete projektového manažera, který by neslyšel o Asaně. 🧘

Platforma je nabitá funkcemi pro řízení mezifunkčních týmů, stanovení priorit úkolů, identifikaci rizik a sledování pokroku.

Zapomeňte na přeskakování mezi záložkami a okny každých pár sekund při správě více projektů. Asana centralizuje vaši práci díky integraci se stovkami oblíbených aplikací a programů pro spolupráci, produktivitu a komunikaci.

Jedním z hlavních důvodů, proč je Asana mezi projektovými manažery tak oblíbená, je její univerzálnost. Platforma je snadno použitelná a vyhovuje různým projektovým metodikám, velikostem společností a specializacím.

Ať už spravujete provozní nebo technické pracovní postupy, Asana může být vaším pomocníkem v oblasti projektového řízení, který vám pomůže plánovat s přesností a minimalizovat riziko zpoždění a chyb. 🪄

Funkce Asany

Asana se může pochlubit několika užitečnými řešeními pro správu projektů a úkolů. Podívejme se na některé z nejzajímavějších funkcí, díky kterým vyniká v souboji Smartsheet vs. Asana. 🎨

1. Nástroje pro týmovou spolupráci

Projektové řízení jde ruku v ruce s týmovou spoluprací. Bohužel mnoho nástrojů pro projektové řízení nenabízí dostatek funkcí pro podporu týmové práce v reálném čase, ale s Asanou to nikdy není problém.

Ať už máte tým pracující na dálku nebo hybridní tým, Asana všechny spojuje ve virtuálním centrálním hubu. Platforma umožňuje sdílení souborů, komentování úkolů a přidávání relevantních členů týmu jako „sledujících“ konkrétní úkoly a projekty.

Platforma vytváří vyhrazený prostor pro týmové diskuse a konverzace. Můžete také posílat přímé zprávy členům týmu, abyste s nimi komunikovali o důvěrných záležitostech.

2. Více zobrazení projektů

Někdy stačí jen změnit úhel pohledu, abyste získali lepší přehled o svých projektech a odhalili problémy, které je třeba vyřešit. 🩹

Asana vám díky svým různým zobrazením projektů umožňuje zbavit se detailů, které vás trápí. 👿

S pomocí kanbanových tabulek můžete organizovat a aktualizovat práci pomocí lepících poznámek. Kalendáře a časové osy vám umožňují sledovat váš harmonogram a odhalit překrývání a zpoždění. Získejte podrobné rozpisy projektů a mikroprocesů pomocí seznamů Asany.

Každý člen týmu může libovolně přepínat mezi zobrazeními. Jako vedoucí můžete využívat pokročilá zobrazení projektů, která se zaměřují na různé aspekty řízení projektů, jako je sledování pracovní zátěže členů týmu nebo správa portfolií.

3. Podpora Agile a Scrum

Agile a Scrum mohou být brzděny nejistotami, nedorozuměními nebo špatnou komunikací, ale Asana usnadňuje stanovení odpovědnosti.

Díky funkcím, jako je plánování sprintů, roadmapy, sledování chyb a iterace úkolů, můžete své technologické projekty řídit s naprostou přehledností a flexibilitou.

Naplánujte si sprinty na kartě Časová osa, abyste měli jistotu, že váš tým bude mít dostatek času na splnění úkolů. Pomocí karty Pracovní vytížení můžete vizualizovat a sledovat kapacity, provádět úpravy personálního obsazení a minimalizovat riziko vyhoření.

Asana má dokonce i slovníček pojmů Agile Scrum, který vám pomůže se s platformou rychle seznámit. 🛋️

Ceny Asany

*Všechny uvedené ceny se vztahují k ročnímu fakturačnímu modelu.

Smartsheet vs. Asana: Porovnání funkcí

Vybrat favorita v souboji Asana vs. Smartsheet není snadné, protože oba produkty mají robustní sadu funkcí. Porovnejme je v třech hlavních kategoriích – zobrazení projektů, uživatelské rozhraní a správa pracovních postupů. 🥊

1. Asana vs. Smartsheet: Zobrazení projektů

Naši konkurenti nabízejí každý čtyři rozvržení projektů. Smartsheet má zobrazení Grid (výchozí), Gantt, Calendar a Card – všechna jsou převážně zaměřena na data a nabízejí mnoho možností přizpůsobení. Získáte nativní funkce pro vytváření reportů, které konsolidují klíčové metriky z více listů do jediného okna.

S Asanou se zaměření zobrazení přesouvá z dat na projekty. Platforma nabízí zobrazení tabulek, seznamů, časové osy a kalendáře, zatímco výchozí zobrazení ve stylu Kanban je vhodnější pro sledování projektů v různých fázích.

Asana může mít nad Smartsheetem navrch, pokud hledáte lepší koordinační schopnosti ve svém softwaru pro řízení projektů. Bohužel má omezené nativní funkce pro vytváření reportů, takže se musíte spolehnout na integrace třetích stran, abyste mohli generovat kvalitní reporty.

2. Asana vs. Smartsheet: Uživatelské rozhraní

Rozhraní Asany je moderní a intuitivní. K tomu, abyste se naučili platformu ovládat, nepotřebujete rozsáhlé příručky, videonávody, zákaznickou podporu ani školitele.

Na druhou stranu, Smartsheet zůstává věrný staré škole se svým rozhraním připomínajícím tabulkový procesor, ale mnoho uživatelů ho považuje za nepřehledný nebo matoucí. 🧩

Pro začátečníky bez pokročilých znalostí tabulek může být nastavení počátečních pracovních postupů ve Smartsheet výzvou. Jakmile však překonáte počáteční obtíže, tento nástroj pro správu projektů vás ohromí svými výkonnými funkcemi pro vytváření složitých projektových sítí!

Pokud jde o přívětivost rozhraní, uživatelé se přiklánějí k Asaně, ale vzhledem k tomu, že se jedná o otázku osobních preferencí, považujeme to za remízu.

3. Asana vs. Smartsheet: Správa pracovních postupů

Neefektivita je významnou překážkou úspěchu projektu. Naštěstí oba softwary dosahují vysokého skóre v oblasti zvyšování produktivity pracovního prostoru. Pokud však hledáte špičkové funkce pro plánování, Smartsheet může být lepší volbou.

Asana má nastavitelné prostředí, kde jsou úkoly znázorněny jako karty, které můžete přesouvat mezi jednotlivými fázemi. Podporuje většinu metodik projektového řízení a udržuje váš tým na stejné vlně díky vynikajícím nástrojům pro individuální komunikaci.

Plánování úkolů na této platformě však není nejlepší a může vám způsobit zmatek a nepořádek. Řádkový a sloupcový přístup Smartsheet funguje nejlépe pro plánování úkolů, a to i v komplikovaných scénářích.

Můžete snadno automatizovat akce, nastavit oznámení a kontrolovat, kdo má přístup k listům nebo je může upravovat, aby váš pracovní postup byl disciplinovanější.

Seznamte se s ClickUp – nejlepší alternativou ke Smartsheet a Asana

Výběr mezi Smartsheet a Asana může vést ke kompromisu – upřednostněte jednu funkci a můžete přijít o jiné. 🥲

Co když to tak být nemusí?

Seznamte se s ClickUp , komplexním softwarem pro řízení projektů a řešení produktivity. Tato platforma obsahuje prakticky všechny funkce, které potřebujete k tomu, aby vaše projekty a týmy dosáhly úspěchu. Od plánování a rozvrhování úkolů až po správu vztahů se zákazníky – ClickUp vám umožní s jistotou ovládat všechny prvky řízení projektů a zdrojů.

Díky své komplexní sadě funkcí byl ClickUp vybrán jako nejlepší nástroj pro řízení projektů pro rok 2023 podle G2. Zde je malá ukázka tří nejlepších funkcí této platformy:

1. Pomocí ClickUp Goals nastavte jasné časové plány a měřitelné KPI.

Stanovení cílů je pro projektové manažery klíčovým, byť úzkost vyvolávajícím úkolem. S vágními akčními plány se neobejdete. Musíte svému týmu odpovědět na otázky co, kdo, kdy a proč a zároveň přijít s předem definovanými a měřitelnými cíli.

ClickUp Goals vám pomůže vnést pořádek do každodenní rutiny vašeho týmu a do jeho celkových cílů. 🫡

S ClickUp je nastavení sledovatelných cílů, úkolů, milníků a časových os hračka. Na základě typu projektu můžete kvantifikovat své cíle, použít popisný jazyk nebo přidat hodnocení pravda/nepravda.

Díky automatickému sledování pokroku prostřednictvím sprintových cyklů, backlogů, týdenních hodnotících karet zaměstnanců a OKR je řízení týmu hračkou.

Jednou z vynikajících funkcí této platformy je seskupování cílů do složek a sledování pokroku v jediném okně – pokud spravujete rozsáhlé portfolio, je to doslova záchrana. 🍀

ClickUp se přizpůsobí jakékoli projektové metodice, včetně Agile a Waterfall. Máte kontrolu nad tím, kdo může prohlížet a upravovat jednotlivé cíle, takže v týmu nedochází k nejasnostem ani nežádoucím změnám.

Pokud dáváte přednost vizuálnímu stanovení cílů, oceníte bohaté brainstormingové nástroje ClickUp, jako jsou tabule, vývojové diagramy a myšlenkové mapy.

Neradi plánujete od nuly? Můžete využít více než 1 000 vestavěných šablon platformy k urychlení činností, jako jsou:

2. Buďte třikrát efektivnější s ClickUp AI

Neděláme si legraci. S ClickUp AI se můžete stát opravdovým ninjou v oblasti projektového řízení. 🥷

Představte si, že máte superinteligentního asistenta, který vám pomáhá zvládat vaše povinnosti v oblasti projektového managementu. S ClickUp AI můžete využívat datově podložené pokyny v jakékoli fázi projektu, od vytváření akčních plánů až po řízení prodeje.

Tato platforma vám nabízí nástroj pro psaní s umělou inteligencí, který udělá zázraky pro vaši produktivitu a kreativitu. Už žádné bloky při vytváření projektových briefů, pojmenovávání funkcí nebo psaní e-mailů klientům. ⬛

Tento nástroj pro psaní dokáže shrnout dlouhé texty, generovat akční položky z úkolů a dokumentů, formátovat vaše e-maily, zatraktivnit vaši komunikaci, pomáhat s marketingovými kampaněmi a mnoho dalšího.

ClickUp AI je jedním z mála nástrojů, které podněcují vaši představivost – stačí mu zadat pokyny a výsledky se dostaví!🕺

Zkušení projektoví manažeři tuto funkci využívají naplno a dokonce tvrdí, že jim umožňuje trojnásobně zvýšit efektivitu při vytváření plánů a procesů na cestách! ✈️

3. Využijte více než 15 zobrazení ClickUp a získejte různé perspektivy

Uživatelé Asany a Smartsheetu si musí vystačit se čtyřmi zobrazeními projektu. ClickUp naproti tomu nabízí více než 15 zobrazení pro monitorování a analýzu každého detailu vašeho pracovního postupu. Je to jako mít na obrazovce džina (bez omezení na tři přání). 🧞

Pokud máte rádi běžné tabulky nebo přehledy založené na Kanbanu, vyberte si standardní zobrazení seznamu, tabule a kalendáře v ClickUp. Pokud však chcete komplexnější nastavení s podrobnými informacemi, prozkoumejte pokročilá zobrazení, jako jsou Gantt, časová osa, aktivita nebo pracovní zátěž.

Pro sledování svých kolegů použijte Box View, abyste zkontrolovali pokrok a zjistili, zda někdo nemá nedostatečnou nebo nadměrnou kapacitu. Pokud chcete něco změnit, máte k dispozici praktický nástroj pro přetahování, kterým můžete přiřazovat úkoly, měnit priority a přerozdělovat zdroje týmu.

A ano, úkoly můžete přiřadit více osobám! Můžete také využít automatizace ClickUp a opakující se úkoly nastavit na autopilota! 🚁

Pokud hledáte podporu pro spolupráci v reálném čase, brainstorming nebo správu času, zaujmou vás možnosti Page View od ClickUp. Například pomocí Doc View můžete pracovat na dokumentech a wiki stránkách se svým týmem, pomocí Chat View můžete vyměňovat nápady a proměňovat je v plány a pomocí Form View můžete vytvářet vlastní formuláře pro klienty a zaměstnance. 🥂

Porovnejte ClickUp a Asanu!

ClickUp – cenný člen vašeho projektového týmu!

Na trhu existuje více než 200 dalších nástrojů pro řízení projektů, z nichž každý má své výhody a nevýhody. Pokud vás rozhodování mate, ClickUp je perfektní volbou, která vám poskytne vše pod jednou střechou.

Díky jeho komplexnosti nebudete muset dělat žádné kompromisy mezi pokročilými funkcemi a flexibilitou nebo snadností použití. Vyzkoušejte bezplatný plán ClickUp ještě dnes a rozhodněte se sami! 💝