Ръководство за управление на проекти с Smartsheet (отчети, табло, диаграма на Гант)

Управлението на проекти със Smartsheet е идеалният вариант за компании, чиято представа за сътрудничество е съвместна работа върху електронна таблица. 😛

Но дали това е наистина практично?

И дали управлението на проекти с Smartsheet е правилният избор за вас?

В тази статия ще обсъдим какво представлява Smartsheet, неговите основни функции, предимства и ограничения. Ще споменем и някои умни решения за тези проблеми.

Колко умен е Smartsheet? Да разберем!

Какво е Smartsheet?

Smartsheet е софтуер за управление на проекти на базата на електронни таблици, който ви позволява да управлявате, проследявате и планирате множество проекти в реално време.

Верен на името си, той се опитва да направи електронните таблици „умни“ с функции за:

И ще признаем, че Smartsheet се справя добре с прости проекти.

Реалното време на задачите в целия проект прави нещата максимално прозрачни, което може да е причината някои компании да използват Smartsheet като инструмент за управление на проекти.

Ако търсите алтернативи, прочетете нашия блог на тема Алтернативи на Smartsheet .

5 основни функции на Smartsheet

Ето кратък преглед на това как да използвате Smartsheet за управление на проекти:

1. Сътрудничество

Сътрудничеството е в основата на всеки инструмент за управление на проекти.

И не, не става дума за обсъждане на трикове и формули в електронни таблици с вашия колега. 😝

Smartsheet е тук, за да предостави на любителите на електронни таблици повече възможности за сътрудничество в екип:

Така че, макар Smartsheet да е инструмент, базиран на електронни таблици, няма да имате големи затруднения при сътрудничеството с екипа си.

2. Бюджетиране

Всички знаем колко удобни са електронните таблици за изчисления и формули. И това прави Smartsheet добър инструмент за бюджетиране.

Но този инструмент за управление на проекти прави още една стъпка напред в бюджетирането, като ви помага да свържете изчислените, планираните и действителните разходи с дейностите на екипа.

Потребителите на Smartsheet могат да използват и шаблона за бюджета на проекта, за да оптимизират проследяването на бюджета и да го сравняват с действителните разходи. По този начин нито един разход не може да бъде пропуснат.

3. Отчитане

Функцията за отчитане на Smartsheet е полезна, когато трябва да споделите показатели за ефективността на ниво проект и портфолио със заинтересованите страни по проекта.

Благодарение на изгледа, базиран на джаджи, получавате и данни в реално време от множество листа.

Споделяйте отчетите на Smartsheet с всеки, който има достъп до основните таблици, които попълват отчета! Можете дори да зададете повтарящ се график и отчетите ще се изпращат автоматично.

Таблото на Smartsheet позволява още по-голяма персонализация, като членовете на екипа могат да проверяват състоянието на проекта, да комуникират с другите и да вземат важни решения. Съхранявайте критични данни и информация в едно централно табло на Smartsheet и добавяйте различни джаджи, за да извличате различни видове отчети.

4. Шаблони

Smartsheet ви предлага набори от шаблони, пълни с предварително създадени таблици, табла, формуляри и отчети.

А предварително създадените модели могат да означават само едно... много спестено време! ⌚

Например, наборът от шаблони за проследяване и обобщаване на проекти е лесен и бърз начин да стартирате всеки проект. Той е и най-бързият начин да докладвате за рисковете и важните етапи на заинтересованите страни.

Smartsheet дори разполага с цяла галерия от шаблони, където ще намерите шаблони за:

А ако не намерите това, от което се нуждаете, винаги можете да създадете свой собствен шаблон.

Персонализиране 101!

5. Интеграции

Интеграциите са като десерти. 🎂

Те никога не са достатъчни и винаги има място за още.

Smartsheet може лесно да работи с други приложения и услуги. Получавате безпроблемна интеграция с Google Drive, Box, Jira, Salesforce, Quip и др., за да подобрите уменията си за управление на работата.

Но както казахме, интеграциите никога не са достатъчни.

А понякога не можете да намерите приложението, от което се нуждаете.

Тогава можете да използвате Zapier, за да свържете Smartsheet с други приложения като Zoho Projects, Asana и др. или да работите с отворения му API, за да добавите своя собствена интеграция към софтуера.

Сравнете Asana и Smartsheet!

4 предимства на управлението на проекти със Smartsheet

Ето основните предимства на използването на Smartsheet за управление на проекти:

1. Контрол и сигурност за спокойствие

Управлението на проекти в предприятията отдава голямо значение на сигурността на данните. Smartsheet преминава през годишни одити за сигурност и оценки от независими изпълнители. Можете да сте спокойни, знаейки, че вашите данни са защитени от технологията за сигурност на транспортния слой (TLS) от най-надеждните доставчици.

Освен това Smartsheet съхранява данните си по сигурен начин с криптиране и протоколи за биометрично сканиране и ограничава достъпа до данните си до оторизирани членове на екипа за технически операции.

Уау, това е следващото ниво.

Това е една от най-големите атракции на Smartsheet и основната причина, поради която се използва от почти 80% от компаниите в класацията Fortune 500.

2. Автоматизации, които помагат да спестите време

С автоматизацията на работния процес в Smartsheet можете да зададете кои действия ще предизвикат кои реакции. Това ще автоматизира повтарящите се задачи, спестявайки ви време и усилия.

Освен това е лесно да създавате автоматизирани работни процеси, когато разполагате с инструмент, който ви позволява да виждате всички изрази „ако” и „тогава”.

3. Мобилни приложения, с които да носите вашите таблици навсякъде с вас

Smartsheet разполага с мобилни приложения за iOS и Android устройства. 📱

Тъй като електронните таблици не са най-лесни за работа на мобилен телефон, Smartsheet е оптимизирал мобилните приложения за най-добро потребителско преживяване.

Мобилното приложение обаче работи добре само за проверка на файлове или за разговори с вашия екип.

Създаване на график за проект? Не толкова.

4. Опростен потребителски интерфейс, базиран на електронни таблици

Ако обичате да работите с електронни таблици, Smartsheet ще ви хареса.

Интуитивният му интерфейс под формата на електронна таблица улеснява импортирането на файлове от Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets и Trello.

Smartsheet предлага само четири изгледа, които са от съществено значение за управлението на проекти: Grid, Card (версията на Smartsheet на Kanban), Gantt и Calendar.

Например, с диаграмите на Гант в Smartsheet можете да добавяте зависимости и критичен път, както и да прилагате условно форматиране.

Предполагаме, че това е...

Сега, когато вече знаете как Smartsheet може да ви бъде полезен, е редно да ви кажем къде Smartsheet губи своята интелигентност.

5 ограничения на Smartsheet Project Management (с решения)

Идеалният инструмент е невъзможен.

Но Smartsheet се доближава ли до това?

Не, не! 🙅

Ето защо:

1. Електронните таблици са неприложими за съвременното управление на проекти

Защо днес съществува софтуер за управление на проекти?

За да не се изчерпват силите на екипите от работа с електронни таблици по цял ден!

Спредовските таблици обикновено имат такъв ефект.

В края на краищата, стресиращо е да гледаш клетка след клетка, пълни с данни. 😩

Но чакайте. Има още.

Ето и някои други причини, поради които електронните таблици не са подходящи за управление на проекти:

Знаем какво си мислите: кога ще свърши този списък?

Така че, освен ако не искате да се примирявате с ограниченията на електронните таблици завинаги, Smartsheet не е решението за управление на проекти, от което се нуждаете.

И макар Smartsheet да предлага някои изгледи, които не са под формата на електронни таблици, той не разполага с гъвкавостта, която бихте очаквали от един модерен инструмент за управление на проекти.

Дори когато преминете от изглед на таблица към изглед на календар или Гант, по-голямата част от работата ви ще зависи от условното форматиране в конкретен лист.

И сега какво?

Нека ви представим ClickUp.

Това е един от най-високо оценените софтуери за управление на проекти в света, използван от няколко екипа в малки и големи организации.

ClickUp предлага широка гама от функции, които превъзхождат Smartsheet, което го прави най-добрата алтернатива на Smartsheet. 💪

Ето защо ClickUp е много по-умен от Smartsheet:

ClickUp решение № 1: Изгледи

За разлика от Smartsheet, ClickUp предлага няколко гъвкави изгледа .

Някои от тях включват:

Опции за преглед на задачите в ClickUp

И за разлика от Smarthseet, в ClickUp няма да се налага да се занимавате с условно форматиране или други главоболия, свързани с електронните таблици. Ние се интересуваме от всички перспективи. 😉

ClickUp решение № 2: Email ClickApp

ClickUp получи писмо! 📬

Изпращайте и получавайте всичките си имейли директно от ClickUp, с поддръжка за любимите ви доставчици на имейл услуги, включително Gmail, Outlook, Office 365 и др.

Няма да се налага да напускате платформата, което ще ви спести много време.

Ха! Опитайте това в електронна таблица.

Изпращайте и получавайте имейли в ClickUp

ClickUp решение #3: Notepad

Обичаме идеите и, което е по-важно, удобния начин да ги записваме.

Именно затова ClickUp ви предлага многофункционален бележник .

Чакайте, многофункционален?

Да! Можете да си водите обикновени бележки, но можете и да ги използвате, като ги превърнете в задачи.

Удивително, нали? 🤯

Превръщане на бележки в задачи в ClickUp

ClickUp решение #4: Docs

Бързате ли да подредите всичките седем раздела на браузъра си, за да споделите екрана си минути преди видеоразговора? 🤯

С ClickUp използвайте връзки, за да видите свързани задачи и документи... и да ги представите в същия прозорец!

Достъп до линковете на страниците в раздела „Връзки“ в горната част на ClickUp Doc.

Създавайте лесно професионални документи с помощта на следните функции:

Организирането на документите помага да се успокои хаосът от постоянно променящата се работа по проектите. Можете да подобрите ежедневните си дейности, като цялата информация за вашите проекти е достъпна на едно място.

От малки до големи проекти, търсете и управлявайте всичко от един единствен документ! 💫

2. Ограничен календарен изглед

Календарният изглед на Smartsheet предлага някои функции за планиране, но те не са достатъчни.

Всичко, което не е свързано с датата, е ограничение.

Например, календарният изглед не предлага функции за управление на ресурсите. Нито можете да планирате задачи, които да се изпълнят в определен момент.

ClickUp решение № 1: Календарно представяне

В ClickUp управлението на времето е приоритет. И няма как да ви попречим да планирате задачи с конкретна дата и час, когато разполагаме с мощен календар.

Контролирайте какво искате да виждате в календара си – дали това е ден, четири дни, седмица или цял месец, за да имате по-добра представа.

Можете също така да управлявате ресурсите си директно в изгледа „Календар“, което ви помага да спестите време, вместо да превключвате изгледите.

Виждате ли, нашият календар може да прави много повече от просто планиране на задачи. 😎

Вижте опциите в календарния изглед на ClickUp

ClickUp решение № 2: Изглед на времевата линия

Нашият изглед „Времева линия“ е друга възможност да получите цялостна представа за вашия проект в линеен формат.

Лесно премествайте задачите си с плъзгане и пускане, за да ги планирате, пренареждате и т.н.

Плъзгане и пускане на задачи в изгледа „Времева линия“ на ClickUp

Искате да персонализирате времевата линия?

Перфектно, защото всички ние сме за персонализиране!

Можете да:

Това е вашият график и ние сме тук, за да ви помогнем да създадете този, който си представяте.

3. Ограничени функции за отчитане на екипа

Smartsheet разполага с функция за отчитане на екипа, но тя не е интуитивна.

Трябва да въведете данните ръчно, за да проследите напредъка на проекта си, като използвате подробна диаграма на Гант.

Освен това не можете да ограничите отчетността си само до диаграма на Гант.

Какво е това? 90-те години ли? 🤦‍♂️

Проектният мениджър се нуждае от повече, като диаграми за скорост, изразходване и изчерпване, за да види как напредват проектите му.

Решение ClickUp: Табла

Таблото в ClickUp помага да централизирате всички събития по вашия проект на едно място.

Можете да създавате отчети и да получавате информация за задачите, напредъка, хората, спринтовете и т.н., като използвате 50+ Widgets.

Създаване на табло в ClickUp

Говорейки за спринтове, можете да използвате Sprint Widgets, за да получите достъп до всички видове полезни данни, включително кумулативен поток, изразходване, скорост, време за изпълнение и диаграми за изразходване.

Диаграма на изразходваните ресурси в ClickUp

И не се отказахме от предлагането на опции за персонализиране и в нашите табла.

Създайте свои табла с персонализирани джаджи , за да визуализирате работата си по начина, по който искате.

Можете да използвате джаджи за:

Искате ли да създадете свои собствени мощни табла?

Разгледайте подробното ни ръководство за как да създадете табло за управление на проекти , за да започнете веднага!

4. Ръчно отчитане на времето

Софтуерът Smartsheet ви позволява да проследявате времето по различни начини, включително „1/2 дни“, „часа и минути“ и „подробни часове и минути“.

За да използвате тази функция, обаче, ще трябва ръчно да одобрите очакваното време или да въведете продължителността сами.

Можете също да проследявате дейностите за определен ден, като кликнете върху таймера за стартиране.

Но знаете ли какво?

Все пак ще трябва да добавите проследеното време ръчно в табела за отчитане на работното време. Сякаш управлението на електронни таблици не е достатъчно ръчно усилие! 😫

ClickUp решение № 1: Вградено проследяване на времето

Позволете на ClickUp да следи времето ви, докато вие се концентрирате върху работата си.

Просто натиснете „Старт“, за да започнете да отчитате времето за конкретна задача.

Искате ли да работите по друга задача?

Преминете директно към него и стартирайте таймера за тази задача.

Проследяване на времето в ClickUp

Започнете и спрете таймера, колкото искате. Ние ще изчислим и генерираме подробни отчети за използването на времето, за да можете да се отпуснете.

Знаете ли, че можете дори да преминавате от едно устройство на друго и да продължавате да следите времето за същите задачи?

Това е красотата на нашия глобален таймер!

ClickUp решение № 2: Интеграции за проследяване на времето

Сигурни сме, че ClickUp може да отговори на всички ваши нужди.

Но винаги има място за интеграции, нали?

Именно затова ClickUp ви позволява да следите времето с любимото си приложение за отчитане на времето, като Everhour, Time Doctor, Toggl или Harvest.

Интеграция на Harvest за проследяване на времето с ClickUp

5. Цени

Smartsheet не изисква данните на вашата кредитна карта и предлага 30-дневен безплатен пробен период.

Звучи добре, нали?

Е, добре...

Основният индивидуален план струва 14 долара на месец, докато бизнес планът започва от 25 долара на месец за потребител. След това цените се покачват като небостъргачи.

Така че цените на Smartsheet са високи както за физически лица, така и за по-големи организации.

Не е точно равенството, което търсехме!

Но ето и добрата новина:

Решение ClickUp: Безплатен план завинаги

Ние наистина сме идеалният избор за малки екипи, големи организации и дори за свободни професионалисти или физически лица.

Всеки получава достъп до богатия на функции безплатен завинаги план на ClickUp, който поддържа неограничен брой задачи и потребители.

И „завинаги“ наистина означава завинаги. Без никакви уловки!

А какво да кажем за платените планове? С една дума: достъпни!

Вижте сами:

Но това не е всичко.

Не е нужно да се сбогувате напълно с функциите на електронните таблици, защото ние предлагаме и изглед „Таблица“. Тук можете да изчислявате сумите, средните стойности и др. на полетата и дори да добавяте изображения.

Но това не е всичко.

Форматиране на таблица в изгледа „Таблица“ на ClickUp

Ето един кратък поглед върху какво още може да направи ClickUp:

Smartsheet е ли разумният избор?

Приложението Smartsheet наистина се опита да направи електронните таблици по-забавни и по-малко сложни от Excel. Въпреки това, само защото е по-добро от Excel, не означава, че е идеално.

Особено когато имате ClickUp!

ClickUp е идеалният инструмент за всички видове организации и лица, който няма да ви кара да разглеждате таблици. (Освен ако не искате, тогава изберете нашия Table view . )

И за разлика от Smartsheet, ClickUp може да бъде всичко, което искате да бъде.

Мениджър на задачи, разпределител на ресурси, инструмент за проследяване на времето, бележник, мениджър на документи...

Така че, ако искате наистина „умно“ средство, изтеглете ClickUp безплатно още днес! 👋