Проектни мениджъри: Търсите ли организационна система, с която да приоритизирате задачите и заявките си? Опитайте Kanban таблата!
Kanban таблата са идеални за управление на вниманието, така че винаги знаете какво е в опашката, в процес на изпълнение и завършено. Тези визуални инструменти – в подходящия Kanban софтуер – служат едновременно като табло за състоянието и отчет.
И според някои източници, използването на напълно автоматизиран отчет за състоянието на проекта подпомага по-добрата продуктивност на всички членове на проекта!
За да дадете тласък на организацията си, изтеглете безплатния шаблон Simple Kanban Board от ClickUp и добавете задачите си. Ще спестите ценно време от ръчното създаване на Kanban табло в Google Workspace!
Искате да избирате от други шаблони?
Имаме още шаблони за Kanban табла, които са незаменими за всеки проектен мениджър, който предпочита да визуализира работата си (а ако управлявате кампании, не бива да пропускате шаблон № 3).
Как да създадете Kanban табло в Google Sheets
А сега към основното събитие – създаване на Kanban табло в Google Sheets!
Стъпка 1: Създайте всяка колона със статус
В първия ред добавете всяка стъпка от работния процес като отделна заглавна клетка: Неизпълнени задачи, Завършени задачи, В процес на изпълнение и Завършени. Ако има и други статуси във вашия работен процес, не забравяйте да ги добавите също!
След това маркирайте група клетки (включително колоните с заглавия) и от лентата с менюта кликнете върху Граници и изберете Всички граници.
Стъпка 2: Форматирайте клетките
Kanban таблото изглежда малко скучно. То не е дори близо до мощния инструмент за визуализация, който искаме да бъде, така че нека добавим цвят, за да категоризираме статусите!
Маркирайте клетките (включително колоните с заглавия) и отидете на раздела Формат. Изберете Алтернативни цветове и изберете цветовата тема, която отговаря на вашите предпочитания.
Стъпка 3: Променете цвета на фона на всички заглавия
След това изберете клетка за заглавие и в лентата с менюта кликнете върху Цвят на запълване и изберете светъл цвят на фона. Повторете тази стъпка за останалите клетки за заглавие.
Стъпка 4: Създайте карта със задачи
Сега нека създадем шаблон за карта със задачи, който ще използвате за копиране и поставяне на нови задачи! В клетка извън вашата Kanban табло въведете необходимата информация, например:
Име на задачата:Описание:Краен срок:Очаквано време:Отговорен:Приоритет:
Съвет от професионалист: Google Sheets няма функция за плъзгане и пускане, с която лесно да премествате задачите в работния процес, затова използвайте по една клетка за всяка карта със задача. В противен случай рискувате да пропуснете клетки, които не сте копирали и поставили, докато премествате картата със задачата от едно състояние в друго. В Google Sheets можете да добавите нов ред в клетката по следния начин:
- Кратък клавишен комбинация за Mac: Command + Enter
- Windows, Linux, Chromebook клавишно съкращение: Ctrl + Enter
Стъпка 5: Запазете шаблона на Kanban таблото в Google Drive
Колони? Проверено. Картички със задачи? Проверено. Да запазим това като шаблон!
Преименувайте заглавието на вашата електронна таблица и добавете думата „Шаблон“. Кликнете върху иконата на папката до заглавието и преместете шаблона си в съществуваща папка в Google Apps Drive или създайте нова папка „Шаблони“!
Още свързани ресурси:
Шаблони за Kanban табла за решаване на често срещани предизвикателства при управлението на проекти
Създали сте добра Kanban табло, но дали е подходящо за съвременното работно място? Вероятно ще искате да споделите таблото с членовете на проекта и клиентите си. А продуктите на Google като Sheets не са предназначени за напреднало управление на проекти.
Като проектен мениджър, вие сте като фенер в мъглата, който помага на всички да виждат цялостния напредък на проекта. Но между обработката на заявки и изготвянето на отчети за състоянието на проекта по няколко пъти на ден, вие постоянно се сблъсквате с противоречащи си приоритети. Управлението на проекти в Google Sheets не е най-доброто решение.
И това не е единственото решение!
С платформа за проекти и продуктивност като ClickUp, ви е необходима само безплатната версия, за да се възползвате от предимствата на мощните Kanban табла и да си върнете откраднатото време от предизвикателствата на проектите.
Всички споменати функции са достъпни в ClickUp с или без шаблона, но ние избрахме най-важните Kanban табла, които трябва да имате в своя технологичен инструментариум!
1. Шаблон за табло Kanban за гъвкаво управление от ClickUp
Агилното управление на проекти не е нова концепция, но е необходимо екипите да искат видимост за възможностите за подобрение в работните си процеси. За проектните мениджъри, които създават нови отчети за всяка среща на екипа... това е за вас!
По време на кратките срещи хората избягват да гледат статични таблици на екраните си. Те предпочитат да виждат информацията, която е от значение за тях, и затова използването на ClickUp е толкова полезно! С няколко кликвания създайте Kanban табла за различни аудитории или критерии един път. Тези публични изгледи на таблата ще служат като ежедневен ресурс преди, по време и след срещите.
Вижте как задачите се актуализират автоматично във всички изгледи, за да предоставят на вашите екипи видимост в реално време на статуса – където и да се намират!
2. Шаблон за табло Kanban за екипни заявки от ClickUp
Следите ли всяко искане на екипа – от общи операции до фирмени подаръци? Това е музика за ушите ни. Ние обичаме опростения процес за тези малки, но отнемащи време задачи! Ето защо създадохме този шаблон, за да можете да следите всяка задача по веригата и да не се налага да отговаряте на исканията в Slack DM.
Добавете заявителя като наблюдател към заявката за задача и поддържайте централизирана комуникация с коментари. С Kanban таблата в ClickUp ще имате надежден контейнер за всички заявки, които да управлявате по свое усмотрение!
3. Шаблон за табло Kanban за проследяване на кампании от ClickUp
Можем ли да поговорим за това, че кампаниите се развиват по-бързо от дете, което току-що е научило да тича? Ако не използвате никакъв шаблон за управление на кампании, този шаблон на ClickUp ще бъде вашият първи и последен! Всички различни проектни отдели, участващи в кампанията ви, ще оценят гъвкавостта на Kanban таблата на ClickUp:
- Добавете файлове, за да дадете повече контекст на задачата (имаме и шаблони на ClickUp за кратки описания на проекти!)
- Закачете изображение на корицата, за да видите бързо предварителна визуализация на творческите ресурси.
- Извършвайте актуализации на задачи в масов режим с лентата с инструменти за масови действия
- Преместете задачата нагоре или надолу, за да промените приоритета
4. Шаблон за табло Kanban за управление на проекти от ClickUp
Не на последно място, често срещано предизвикателство при управлението на проекти е прекалено голямото количество работа, която се изисква или е в процес на изпълнение. Ограниченията за WIP (Work in Progress) в ClickUp са най-добрият приятел на всеки проектен мениджър, за да защити капацитета на всички членове на проекта.
Ето как работи: Задайте меки ограничения и получавайте визуални индикатори, когато сте достигнали или надхвърлили ограничението за WIP. ClickUp няма да блокира създаването, преместването или актуализирането на задачи, дори ако това би довело до надхвърляне на определеното ограничение за колоната!
Кой има полза от използването на Kanban табла?
Kanban таблата стават все по-популярни през последните години, като много компании и организации възприемат този визуален инструмент за управление на проекти. Но кой точно се възползва от използването на Kanban таблата? Ето няколко примера и шаблони на екипи, които могат да се възползват значително от използването на Kanban таблата:
Екипи за управление на проекти: Екипите за управление на проекти често имат много работа, като трябва да се справят едновременно с множество проекти и задачи. Kanban таблата предоставят на проектните мениджъри ясен и организиран начин да проследяват напредъка на всеки проект и да гарантират, че всички задачи се изпълняват ефективно.
Маркетинг екипи: Маркетинг екипите постоянно обмислят идеи, създават кампании и проследяват анализи. При толкова много дейности е лесно някои задачи да бъдат пропуснати. Kanban таблото позволява на маркетинг екипите да виждат визуално всички свои проекти и задачи на едно място, което улеснява определянето на приоритетите и спазването на графика.
Как таблата Kanban на ClickUp подпомагат екипите
ClickUp е помогнал на безброй екипи да оптимизират процесите си по управление на проекти. Вижте как тези реални екипи са използвали Kanban таблата в ClickUp, за да постигнат целите си:
Adhere Creative
Adhere Creative е агенция за инбаунд маркетинг, предлагаща пълна гама от услуги за развитие на B2B марки и партньор на HubSpot Platinum, базирана в Хюстън, Тексас. Ето какво казват те за ClickUp:
„Изгледът на таблото е най-полезен, тъй като имитира Kanban табло. Всяка сутрин по време на нашите сутрешни срещи преместваме всички клиентски проекти по таблото. Това е визуално представяне на това, къде се намираме в момента и къде искаме да стигнем, както и полезно напомняне за всички отдели.
Разположението на отделните прозорци с задачи също е изключително полезно. Само за няколко секунди можем да определим в какъв статус се намира задачата, на кого е възложена, колко време се очаква да отнеме, крайните срокове, прикачените файлове и разговорите по проекта, без да се налага да търсим или да превъртаме прекалено много. Преди използвахме Basecamp и нищо от това не беше лесно достъпно, ако изобщо беше достъпно. ”
5 Star Commerce
Five Star Commerce е маркетингова фирма, която се фокусира върху платформата Amazon, за да подпомага растежа на продажбите на физически продукти и марки. Ето какво казват те за ClickUp:
„В друга маркетингова фирма, в която работех, използвахме Trello, което сега не мога да понасям. То изобщо не беше подходящо за нашия тип компания. Нямаше повтарящи се задачи, а изгледът на таблото, според мен, не е добър начин за сортиране на големи обеми задачи. Това затрудняваше служителите да видят точно какво трябва да свършат всеки ден и много задачи оставаха невыполнены.“