Интересувате се от етапите в диаграмата на Гант?
Всички сме виждали крайни срокове в даден момент.
И докато тези, които обикновено виждате по магистралите, постепенно излизат от употреба, етапите в диаграмата на Гант определено са тук, за да останат.
Когато изготвяте диаграма на Гант, важните етапи отбелязват ключови моменти по време на проекта. Те могат да сигнализират началната или крайната дата на дадена фаза от проекта или да подчертават други важни събития.
Те са важни контролни точки, които ви позволяват да разберете дали проектът ви е на правилния път и не се отклонявате от курса!
В тази статия ще научите какво представляват етапите в диаграмата на Гант, какви са техните предимства и как да ги използвате с инструмент за управление на проекти.
Да започнем.
Какво представляват етапите в диаграмата на Гант?
Етапите в диаграмата на Гант са контролни точки, използвани за определяне на важни моменти в графика на проекта, когато той е визуализиран в диаграма на Гант. Данните могат да бъдат важни дати и крайни срокове, начални и крайни точки или други ключови събития в проекта.
Така ли е, че задачата се счита за етап в диаграмата на Гант?
Не.
Задачата и етапът в диаграмата на Гант са две напълно различни концепции.
И тъй като крайните точки и контролните точки звучат като нещо от видеоигра, нека използваме такава, за да илюстрираме тази точка.
Да речем, че играете игра за зомби апокалипсис, в която диаграмата на Гант отразява напредъка ви в играта.
Ето това е забавна дейност!
Задачите по проекта в тази диаграма на Гант представляват неща като унищожаване на зомбита, събиране на страхотни бонуси, героично спасяване на хора и т.н.
От друга страна, етап в тази диаграма на Гант би показал всяко ниво, което сте преминали в играта. Например, да предположим, че сте събрали достатъчно точки, за да елиминирате зомбитата завинаги. Това е етап в играта, тъй като е ключово събитие, което отбелязва значителен напредък.
Защо да използвате диаграма на Гант?
Ако сте проектен мениджър, успехът на проекта до голяма степен зависи от вас.
Вие отговаряте за:
- Решаване кой какво прави, кога и как
- Гарантиране, че дейностите по проекта вървят по план
- Колко пари и време се харчат за една изпълнена задача
- Каква пица ще поръча вашият екип, когато празнува завършването на проекта
Уф, никакво напрежение!
Един от начините да изпреварите графика е да бъдете оракул.
Предскажете бъдещето и действайте съответно. Лесно е.
Но сте ли оракул?
Да, не мислех така.
Следователно най-добрият ви избор е да използвате инструмент за управление на проекти като диаграма на Гант.
Диаграмата на Гант е вид стълбчата диаграма, която показва напредъка на проекта във времето, като всяка задача е представена с хоризонтален стълб, чиято дължина варира в зависимост от продължителността на задачата.
Ето как изглежда тя:
Защо да не използвате вместо това диаграма с етапи?
Диаграмата с етапи показва само крайната дата за завършване на задачата или за постигане на конкретни цели.
Тъй като само това не е достатъчно, за да се отчете кои са отговорните лица по проекта, зависимостите и други ключови елементи, най-добре е да създадете диаграма на Гант с етапи за ефективно управление на проекта.
Как се създава диаграма на Гант?
За да създадете красива и проста диаграма на Гант, която е и забавна за използване, използвайте изгледа „Диаграма на Гант“ на ClickUp.
Онлайн софтуерът за диаграми на Гант на ClickUp ви предлага пълен поглед върху целия ви проектен план.
С ClickUp можете да:
- Незабавно идентифицирайте зависима задача (зависимостта между задачите се показва с помощта на стрелки между две задачи)
- Проверете продължителността на задачата, като се ориентирате по календара, показан на X-ос.
- Визуализирайте структурата на разпределение на работата
- Премествайте незабавно проекти и вериги от зависимости между задачи в диаграмата на Гант с функцията „Препланиране на зависимости“.
- Пренаредете автоматично началната и крайната дата, когато правите промени в графика.
- Идентифицирайте критичния път за всяка група задачи
Независимо какво им възложите, диаграмите на Гант на ClickUp могат да се справят с всичко!
Бонус: Вижте още примери за диаграми на Гант и научете повече за използването им.
Защо да използвате етапите в диаграмата на Гант?
Вече обсъдихме какво представлява етапът на проекта, когато използвате проста диаграма на Гант.
И да, крайните точки са готини, но какви са истинските ползи от използването им във вашата диаграма на Гант?
Ето 5-те основни предимства на използването на етапите в диаграмата на Гант:
1. Предоставя ви цялостен поглед върху времевата рамка на вашия проект
Като проектен мениджър, имате хиляди неща за вършене.
От разпределянето на ресурсите до крайните срокове, има много неща, с които трябва да се справите.
Но когато заинтересованите страни искат бърза актуализация на състоянието на проекта, не можете да ги помолите да чакат, докато вашият ИТ екип се опитва да разбере всичко. Това е един от най-лесните начини да ги раздразните. И ако има нещо, по което всички сме съгласни, то е, че не искате ядосани клиенти!
Вместо това, като използвате етапите в диаграмата на Гант, получавате общо разбиране за напредъка на проекта и за това кои ключови събития току-що са приключили.
Не забравяйте, че можете лесно да добавите етап директно към диаграмата на Гант в ClickUp, за да разделите отделните части от времевата линия на проекта. По този начин ще знаете състоянието на проекта в един миг, което ще ви помогне да управлявате по-добре очакванията на заинтересованите страни.
Научете повече за разликите между времевите линии и диаграмите на Гант.
2. Лесно идентифицира пречките в проекта
Тъй като етапите в диаграмата на Гант подчертават важни крайни срокове, анализирането на списъка със задачи под всеки етап може да ви помогне да се справите с пречките, преди те да се превърнат в лавинообразен проблем.
Например, ако работите по софтуерен проект, една функция, която е сложна за разработване, може да ви попречи да произведете ключов продукт навреме.
С помощта на етапите в диаграмата на Гант можете бързо да идентифицирате задачите, които ви тежат.
След като идентифицирате задача, която представлява пречка, уведомете членовете на екипа за тази конкретна задача и предприемете коригиращи действия, за да върнете проекта си в правилната посока.
О, и в диаграмата на Гант в ClickUp просто трябва да преместите забавената задача, която е в застой, в нов график, и всички други зависими задачи ще бъдат автоматично препланирани!
Освен това функцията „критичен път“ ви помага да проверите дали задачата, която представлява пречка, е от съществено значение за навременното завършване на проекта. Ако не е критична задача, вероятно можете да я пропуснете засега и да се съсредоточите върху спазването на крайните срокове.
3. Разделя проекта на управляеми фази
Вашият проект може да включва големи обеми работа, което прави плана на проекта да изглежда доста плашещ.
Разделянето на времевата рамка на проекта ви на отделни и постижими етапи в диаграмата на Гант улеснява работата по него. Когато целият списък със задачи в диаграмата на Гант е разделен на лесно разпознаваеми части или етапи, работата ви изглежда по-малко трудна.
Давайте, не се страхуваме от куп задачи в диаграмата на Гант!
4. Поддържа мотивацията на вашия екип
Вашият екип е подложен на строги срокове, очакванията са по-високи от всякога, а работната дейност е по-сложна от всякога.
Ето защо отбелязването на напредъка на вашия проект е важно.
И макар да е удоволствие да отметнете изпълнена задача, постигането на етап в диаграмата на Гант, като например пускане на продукт на пазара, е важна стъпка към завършването на проекта. И това заслужава да се отпразнува!
Използвайте етапите в диаграмата на Гант в ClickUp, за да оцените екипа си за всички задачи по проекта, които са изпълнили, за дългите нощи, през които са работили, и за лудите изисквания, с които са се справили.
Усещането за постижение, което изпитвате с всеки завършен етап от проекта, ще мотивира вашия екип да се заеме с следващия етап от диаграмата на Гант.
5. Подхранва чувството за отговорност
Наличието на етапи поставя ясни очаквания пред екипа и осигурява основа за отчетност.
Всички членове на екипа приемат, че проектът зависи от тях, и поемат отговорност за всяка задача в рамките на етапите. Ако даден етап от проекта не бъде изпълнен адекватно, проектът се забавя и отговорността за това се поема от ръководителя на екипа.
Съвет: В ClickUp можете да възлагате задачи на едно лице , на няколко членове или на целия екип по проекта, което ви помага да следите разпределението на работата на всеки. *
Как да създам диаграма на Гант в Excel с етап?
Разбира се, можете да създадете диаграма на Гант в Microsoft Excel и да добавите към нея важни етапи.
MS PowerPoint и Word също ви позволяват да направите това.
Но не забравяйте, че приложения като PowerPoint или Excel не съдържат вграден шаблон за диаграма на Гант. Те трябва да се изтеглят отделно.
След като вмъкнете шаблона, ще трябва ръчно да създадете списък със задачи, да добавите данните от таблицата към диаграмата на Гант и след това да я форматирате според графика си.
След това ще трябва ръчно да определите коя задача се квалифицира като зависима задача и да добавите вашите етапи към шаблона.
Сякаш управлението на проекти не е достатъчно сложно! Всички тези усилия, за да се създаде диаграма на Гант?
Може би е по-добре да си изтръгнете косата от отчаяние!
Разберете защо изборът на Microsoft Excel за управление на проекти е много по-лоша идея от „новата кола” прочетете тази статия.
Какъв е най-добрият начин да създадете диаграми на Гант и да добавите етапи?
Просто.
Просто създайте диаграма на Гант с помощта на ClickUp, инструмент за управление на проекти, който служи и като пълноценен софтуер за диаграми на Гант.
Ето колко лесно е да създадете диаграма на Гант в ClickUp:
- Идентифицирайте важните задачи в ClickUp в рамките на плана за проекта си
- Определете взаимоотношенията между задачите, като например зависимостите между тях.
- Въведете списъка със задачи в софтуера за диаграми на Гант на ClickUp.
И ето, вече имате интерактивна диаграма на Гант!
Сега нека продължим с използването на изгледа на диаграмата на Гант, за да маркираме етапите на вашия проект.
За да създадете етап в ClickUp:
- Активирайте приложението Milestones ClickApp в настройките на работната си среда.
- Кликнете с десния бутон на мишката върху която и да е задача
- Изберете опцията Маркирай като Важен етап, за да превърнете лентата със задачи в важен етап.
4. Важната задача се показва като жълт ромб с името на задачата в удебелен шрифт.
5. Важните етапи обикновено се показват на крайната дата на задачата. Ако няма крайна дата, важните етапи се показват на началната дата на задачата.
6. За да превърнете задача с важен етап обратно в нормална задача, просто кликнете върху менюто с трите точки (…) в задачата и я нулирайте.
Ето колко лесно е да задавате и променяте етапи в интерактивната си диаграма на Гант с ClickUp!
Диаграмите на Гант са само върхът на айсберга от функциите на ClickUp.
ClickUp ви позволява да създавате много повече от интерактивна диаграма на Гант.
За максимална гъвкавост, този инструмент за управление на проекти ви предлага широка гама от страхотни функции, като:
- Pulse: помага ви да идентифицирате къде вашият вътрешен или виртуален екип прекарва най-много време
- Мисловни карти: визуализирайте процеса на планиране на задачите
- Изглед на натоварването: получите информация за разпределението на работата, отворените задачи и капацитета на екипа
- Автоматизация: автоматизирайте над 50 повтарящи се задачи по проекта за по-голяма ефективност
- Адаптивни табла: бъдете в крак с вашите проекти с диаграми като Velocity, Burndown, Burnup и Cumulative Flow.
- Множество изгледи: изберете изглед като Списък, Кутия, Табло, Календар и други според нуждите на вашия проект.
- Вградено проследяване на времето: помогнете на вашия отдалечен екип да преодолее предизвикателствата, свързани с производителността
- Напомняния: задайте напомняния за задачи, които са чувствителни към времето, за да управлявате умно крайните срокове.
Вижте защо наричаме ClickUp единственият инструмент , от който се нуждаете за ефективно управление на проекти?
Заключение
Етапът в диаграмата на Гант отбелязва ключово събитие в хода на дейностите по проекта. Той предлага общо разбиране за времевата рамка на проекта и позволява на екипите ефективно да се придържат към графика на проекта.
Добавянето на етапи може да бъде истинско главоболие, ако използвате инструменти като Microsoft Excel.
С помощта на софтуер за управление на проекти като ClickUp обаче това е лесно като детска игра.
От създаването на невероятни диаграми на Гант до маркирането на етапите в тях, операционна система за дистанционна работа като ClickUp ще ви помогне на всеки етап от процеса.
Регистрирайте се в ClickUp още днес (безплатно!) и преодолейте с лекота етапите в диаграмата на Гант!
