Стратегии за разработване на ясен план за управление на заинтересованите страни

Всеки проект има заинтересовани страни и начинът, по който изграждате отношения с тези хора, може да определи успеха или провала на проекта ви. Силните взаимоотношения помагат за изграждането на доверие и дават възможност на екипа ви да използва своя опит за постигане на целите на проекта, докато лошите взаимоотношения могат да доведат до конфликти и недоволни клиенти.

Управлението на взаимоотношенията със заинтересованите страни изисква време, усилия и намерение. Направете цялото преживяване по-гладко с помощта на план за управление на заинтересованите страни.

В този наръчник ще разгледаме основите на управлението на заинтересованите страни, защо е важно и как да създадете свой собствен план за управление на заинтересованите страни.

Да се заемаме.

Какво е управление на заинтересованите страни в управлението на проекти?

Заинтересованите страни са хората, с които работите (или за които работите) по време на даден проект. Те са хората, които са неразделна част от успеха на проекта и които трябва да бъдат информирани за напредъка на проекта през целия му ход.

Управлението на заинтересованите страни е изкуството и процесът на изграждане и поддържане на добри отношения с тези хора през целия проект, за да можете да постигнете най-добри резултати. 🏆

Управлението на заинтересованите страни в проекта обаче не се състои само в изготвянето на списък с всички, които са свързани с проекта ви. Това е процес, който включва категоризиране и приоритизиране на заинтересованите страни, както и адаптиране на начина, по който комуникирате с всяка от тях.

Целта е да се създаде гладко, ефикасно и ефективно преживяване за заинтересованите страни по проекта.

Видове заинтересовани страни

Какво е заинтересована страна в управлението на проекти? Когато мислим за ключови заинтересовани страни, често си представяме основния клиент и другите бенефициенти, но в действителност списъкът с заинтересованите страни по проекта е много по-дълъг.

Заинтересована страна е всеки, който е пряко или непряко засегнат от вашия проект, както и всеки, който има силен интерес от неговия успех – например инвеститор или държавна агенция. Това означава, че в плана ви за управление на проекта може да има вътрешни и външни заинтересовани страни.

Заинтересованите страни често са влиятелни, имат правомощия за вземане на решения или финансови интереси в проекта и заемат уникална роля в екипа на проекта – като водещ клиент или важен партньор. 🤝

Най-често срещаните видове заинтересовани страни в проектите включват:

Този списък не е изчерпателен. Може да установите, че във вашия проект има вътрешни заинтересовани страни, които заемат други роли или имат уникални отговорности. В началото на проекта отделете време, за да идентифицирате заинтересованите страни от всеки ъгъл, като внимавате да не пропуснете никого.

Защо управлението на заинтересованите страни е важно?

Проектите често имат много вътрешни и външни заинтересовани страни, и без добър начин за управление на всичко това, бързо се превръща в предизвикателство да следите всички и всичко, което се случва с самия проект.

Управлението на заинтересованите страни е от съществено значение, тъй като ви позволява да се организирате, да определите приоритетите си и да дадете на проекта си най-добрия шанс за успех. Ефективното управление на заинтересованите страни ви помага да:

Поради изброените по-горе и други причини, ефективното управление на заинтересованите страни е от решаващо значение за успешния изход на един проект. Без наличието на процес за управление на заинтересованите страни е почти невъзможно да се информират правилните хора в точното време за правилните подробности.

Най-добрият начин да постигнете това е чрез стратегически план за управление на заинтересованите страни. 📄

Как да създадете план за управление на заинтересованите страни

Един добър стратегически план за управление на заинтересованите страни ви дава рамката, от която се нуждаете, за да управлявате заинтересованите страни по най-ефективния начин. Ето седем стъпки за изготвяне на собствен стратегически план, за да можете да работите по-тясно със заинтересованите страни и да ги ангажирате с това, върху което работите.

1. Идентифицирайте заинтересованите страни

Преди да ангажирате заинтересованите страни, първо трябва да знаете кои са те. Първата стъпка в всеки успешен план е да идентифицирате вашите външни или вътрешни заинтересовани страни. 🕵️

Помислете за обхвата и целите на проекта си и си запишете всеки, който ви идва на ум като потенциален заинтересован. Проектните мениджъри трябва да включат и всички записи от горния списък, както и други членове на обществеността, професионалисти или организации, или партньори, които са свързани с общите показатели за успеха на проекта.

На етапа на идентифициране на заинтересованите страни списъкът ви не трябва да бъде прекалено подробен. По време на процеса ще категоризирате и приоритизирате заинтересованите страни. В момента целта е просто да съставите първоначален списък.

2. Създайте база данни на заинтересованите страни

След като имате списък със заинтересованите страни по проекта, можете да започнете да си създавате по-подробна представа за това кои са те и какви са техните роли и отговорности. Сега е идеалният момент да започнете да създавате списък или регистър на заинтересованите страни, който да използвате по-късно за комуникация и ангажиране с тях.

Съберете подробна информация за заинтересованите страни, включително за коя компания или организация работят, длъжността им, ролята им в проекта, как да се свържете с тях и всякакви важни бележки – като съществуващи взаимоотношения или известни проблеми. 📝

Използвайте шаблона за списък на заинтересованите страни на ClickUp, за да организирате информацията за заинтересованите страни по прост и визуален начин. Шаблонът ви помага лесно да разграничите вътрешните и външните заинтересовани страни или да персонализирате етикетите, за да създадете свои собствени категории. Вижте на един поглед името, ролята, каналите за комуникация и данните за контакт на заинтересованите страни.

Този шаблон е изключително полезен не само за организиране на данните ви, но и за членовете на екипа ви, когато трябва бързо да идентифицират или да се свържат с проектни мениджъри или ръководители на проекти.

3. Категоризирайте и приоритизирайте заинтересованите страни

Макар че трябва да създадем възможно най-доброто преживяване за всеки заинтересован, не всички заинтересовани са еднакви. Различните групи заинтересовани изискват леко различни стилове на управление и комуникация, затова е важно да се идентифицира кои са най-важните.

Използвайте процес на картографиране на заинтересованите страни, за да идентифицирате най-важните за вас заинтересовани страни. Шаблонът за анализ на заинтересованите страни на ClickUp ви помага да направите това съвместно с лесна за използване таблица за влияние/интерес.

Поставете всички заинтересовани страни в матрицата според мястото, което заемат по отношение на нивото на власт (или нивото на влияние) и нивото на интерес. Тази стратегия за анализ на заинтересованите страни ще ви позволи да разберете на кои групи трябва да обърнете специално внимание и кои просто трябва да бъдат информирани за напредъка. 👀

За заинтересованите страни с голяма власт и интерес (като спонсори на проекти и клиенти), управлявайте ги внимателно и ги дръжте доволни и информирани през цялото време. Но анализът на заинтересованите страни може да ви помогне да откриете и заинтересованите страни с малък интерес и власт (като общностни групи или членове на обществеността).

Тези хора може да изискват по-ниско ниво на ангажираност и могат да бъдат информирани от време на време и леко наблюдавани.

4. Разработете план за комуникация със заинтересованите страни

След като сте определили приоритетите на заинтересованите страни, следва да изготвите план за това как ще комуникирате и ще взаимодействате с тях през целия процес. Време е да създадете стратегически план за комуникация със заинтересованите страни.

Обмислете всеки заинтересован в проекта си и изгответе персонализиран план за контакти с всеки от тях. Вашият план за комуникация и ангажираност на заинтересованите страни трябва да обхваща:

В плана си за комуникационни действия можете да посочите, че за вашия клиент ще предоставяте седмични съобщения чрез Slack или имейл или чрез редовни срещи по проекта. За членовете на общността можете да изпращате месечни или тримесечни актуализации по проекта чрез имейл. 📧

Изготвянето на индивидуален план за всяка група заинтересовани страни може да изглежда прекалено сложно на пръв поглед, но ако отделите време и усилия в началото, ще ви бъде по-лесно да останете отговорни и последователни през целия жизнен цикъл на проекта.

5. Разпределете ресурсите за плана си

Да имате план е чудесно, но ви трябват и подходящите ресурси, за да можете да го реализирате. Обмислете какви ресурси ви трябват, след което ги разпределете съответно в плана на проекта и между членовете на екипа.

Някои елементи от плана ви за комуникация със заинтересованите страни ще изискват повече ресурси от други, но винаги ще ви е необходимо времето и енергията на член от екипа, за да го реализирате. Други потенциални ресурси включват бюджет за комуникационни и дизайнерски инструменти, печатни материали, пресконференции, промоционална фотография и др. 📷

Ако вече използвате ClickUp или обмисляте да направите тази стъпка, има много шаблони, които ще ви помогнат в управлението на ресурсите. Използвайте шаблона за разпределение на ресурсите на ClickUp, за да организирате заявките за ресурси и да получите ясен преглед на всички договорени и разпределени ресурси.

6. Споделете плана си със заинтересованите страни

След като сте доволни от плана си за ангажираност и сте сигурни, че е реалистичен, е време да го споделите със заинтересованите страни. Това може да не изглежда като очевидна стъпка, но е такава, която може да помогне значително при управлението на очакванията на заинтересованите страни.

Споделете комуникационния си план за по-добро ангажиране на заинтересованите страни, за да им помогнете да разберат процеса, графика на комуникациите и какво могат да очакват. Мислете за плана си като пътна карта за това как проектните мениджъри поддържат връзка помежду си по време на проекта.

Ако и двете страни са запознати с плана, можете да управлявате очакванията, като същевременно се чувствате мотивирани да останете отговорни и да следвате плана.

Като споделяте плана си и документите за картографиране на заинтересованите страни, вие улеснявате и изграждането на отношения с тях. Ангажирането на заинтересованите страни може да бъде трудно, особено ако те са заети, затова отвореността и прозрачността от самото начало могат да изградат доверие и да създадат по-силна връзка, която улеснява съвместната работа. 🤩

7. Наблюдавайте и адаптирайте плана си

Дори и най-добрите планове за заинтересованите страни могат да се променят, а вашите трябва да се променят понякога, ако управлявате заинтересованите страни правилно. По време на жизнения цикъл на проекта могат да се появят нови предизвикателства и възможности, така че е напълно логично да промените плана си, за да се адаптирате към тях.

Работете върху управлението на заинтересованите страни и вашите отношения с тях през целия проект. Проверявайте редовно, за да се уверите, че планът ви е ефективен. Може да откриете, че планираните от вас актуализации се случват твърде често и това води до загуба на интерес от страна на заинтересованите страни.

Може да установите, че избраните от вас канали за комуникация просто не съответстват на плана ви за управление на заинтересованите страни. Провеждайте проактивно наблюдение, за да можете да направите корекции за по-добро. ⚒️

Съвети за план за управление на заинтересованите страни

Да знаете, че се нуждаете от план, и да разберете най-добрия начин да го реализирате, са две различни неща. Намерете начини да направите успешния план за управление на заинтересованите страни още по-ефективен и успешен с тези пет полезни съвета.

1. Направете плана си по-лесен за ползване

Вашият план за управление на заинтересованите страни не е само вътрешен документ, който да ви служи за ориентир, но и такъв, който ще споделите с целия екип по проекта и може би също с вашите заинтересовани страни. Това означава, че той трябва да бъде лесен за разбиране, с ясен и кратък език.

Избягвайте да използвате прекалено технически термини и използвайте диаграми, графики, таблици и подходящи изображения, за да разчупите текста и да предоставите полезни визуални елементи, които правят преживяването по-приятно за потребителя. ✨

2. Планирайте за неочакваното

Не можем да планираме всяка възможна ситуация, но можем да предвидим някои от по-вероятните проблеми. Уверете се, че вашият план включва елемент за управление на риска, който отчита потенциалните препятствия и усложнения, както и идеи за това как ще се справите с тях. ⚒️

Може да планирате да публикувате актуализации по определен график, но забавяния и пречки в проекта могат да доведат до закъснения. Предвидете моменти, в които това може да се случи, и предвидете резервно време в графика си, за да не изоставате винаги с една крачка, ако срещнете проблем.

3. Бъдете отворени и прозрачни

Прозрачността изгражда доверие, а това е нещо, което искате заинтересованите страни да имат в изобилие към вас. Бъдете отворени и прозрачни през целия проект, за да получите подкрепата на ключовите заинтересовани страни и те да ви се доверят, че ще свършите най-добрата си работа.

Бъдете честни по отношение на крайните срокове, графиците и етапите, за да можете да управлявате очакванията. Признайте, когато сте допуснали грешка, и се извинете за евентуалното влияние, което това може да е оказало върху другите. Поемайте отговорност за себе си и за другите и управлявайте проекта си с оглед на прозрачност и доверие, за да постигнете наистина успешен план за управление на заинтересованите страни. 🤝

4. Бъдете на разположение на заинтересованите страни

Макар да не е необходимо да сте на разположение на заинтересованите страни през цялото време, те трябва да чувстват, че имат добри отношения с вас и че могат да се свържат с вас, ако имат въпроси. Определете предварително кои лица ще бъдат на разположение за обсъждане на проекта и кога, за да поддържате отворени и подходящи канали за комуникация. 📞

Определете член на екипа, който да бъде лице за контакт за всеки от вашите ключови заинтересовани страни – или по един човек за всяка група заинтересовани страни, ако работите по мащабен проект. Предоставете на заинтересованите страни данните за контакт на отговорния член на екипа и ги информирайте за най-добрия начин да поддържат връзка между официалните актуализации.

Изграждането на комуникация ги успокоява и ви дава още един начин да ги ангажирате чрез ефективен план за управление на заинтересованите страни.

5. Използвайте инструменти, които улесняват управлението на заинтересованите страни

Управлението на заинтересованите страни и останалата част от процеса на проекта без подходящите инструменти може да бъде предизвикателство. За щастие, ние създадохме най-добрия софтуер за управление на проекти на пазара – ClickUp.

ClickUp е идеалният център за всички ваши нужди в областта на управлението на проекти. Организирайте хора, ресурси, бюджети и задачи. Създавайте и следете диаграми за управление на проекти, графици, списъци със задачи и зависимости.

Съберете се за мозъчна атака или решаване на проблеми с Whiteboards и сътрудничете си в Docs, за да създадете документация по проекта за целия екип. Персонализирайте таблото си и вижте състоянието на проекта си за миг, което ви позволява да работите проактивно и стратегически. ✨

Създайте печеливш подход към управлението на заинтересованите страни

Управлението на заинтересованите страни е от решаващо значение за процеса на планиране на проекта ви – особено ако работите по голям или важен проект, или такъв, който обхваща дълъг период от време, или ако проектът ви включва клиенти с висок приоритет. Използвайте тези съвети, за да разберете процеса и да изготвите план за управление на заинтересованите страни, който да държи всички в течение от началото до края.

Ако успешното изпълнение на проекти е част от вашите задачи, обмислете да използвате ClickUp като ваша платформа за управление на проекти. ClickUp не само разполага с конкретни шаблони, които ви помагат да оптимизирате процеса на управление на заинтересованите страни, но и предлага множество функции и вградени шаблони, които ви помагат във всички области на управлението на проекти и производителността.

Качете се на борда и опитайте ClickUp безплатно още днес, за да видите как би изглеждал вашият нов център за продуктивност. 🤩