{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво е анализ на заинтересованите страни?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Анализът на заинтересованите страни е процесът на идентифициране на лицата, които са засегнати от даден проект, и техните нужди. Този анализ включва стъпки за организиране и приоритизиране на различните видове групи заинтересовани страни. " } } ] }
Всеки проект има заинтересовани страни – хора, които имат интерес или влияние върху работата. Да знаете кои са засегнатите от проекта е ключово за получаване на одобрение и подкрепа за успеха на проекта. Един от начините, по които проектните мениджъри могат да постигнат тази важна управленска стъпка, е чрез анализ на заинтересованите страни.
Като част от по-голям план за ангажиране на заинтересованите страни, този анализ ви позволява да разберете кои са тези хора. Той също така ви показва как проектът ги засяга и каква роля играят те в постигането на целите.
В тази статия ще ви покажем какво е анализът на заинтересованите страни и защо е важен. Ще научите също как да правите анализ на заинтересованите страни и ще намерите реален пример, на който да се позовавате, когато създавате свой собствен. 🛠️
Какво е анализ на заинтересованите страни?
Анализът на заинтересованите страни е процесът на идентифициране на лицата, които са засегнати от даден проект, и техните нужди. Този анализ включва стъпки за организиране и приоритизиране на различните видове групи заинтересовани страни.
Процесът се фокусира върху групирането на сходни заинтересовани страни по проекта въз основа на степента на тяхното участие, нивото на интерес и нивото на влияние. Акцентът е поставен и върху начина на комуникация с всеки от различните типове заинтересовани страни.
Целта на анализа на заинтересованите страни е да идентифицира вътрешни и външни групи, които могат да окажат влияние върху инициативите на проекта по отношение на власт или интереси. Това е първата стъпка в управлението на заинтересованите страни и критичен компонент при получаването на подкрепа за даден проект. ✨
Защо е важен анализът на заинтересованите страни?
Анализът на заинтересованите страни е от жизненоважно значение за осигуряване на успешни резултати от проекта. Той осигурява ранна съгласуваност, помага да се избегнат потенциални препятствия и създава пътна карта за комуникация, за да постигнете целите си. Ето по-подробен поглед върху това, което прави анализа на заинтересованите страни толкова важен. 👀
Разгледайте най-добрия софтуер за управление на заинтересованите страни!
Той създава ясна цел и стратегия.
Ранните етапи на проектите често са хаотични. Провеждането на анализ на заинтересованите страни предоставя ясна цел и излага стратегия за привличане на ключови лица в ранния етап. Това прави стартирането и срещите в ранния етап по-лесни за организиране и по-ефективни.
Освен това, мониторингът на проекта е безпроблемен, тъй като имате ясна визия.
Всяка заинтересована страна ще знае какво се очаква от нея и как ще се възползва от целите на проекта. Ще разполагате и с пътна карта на процеса, която ще ви води по пътя, когато трябва да предоставяте актуална информация на различни групи потенциални заинтересовани страни.
Той ви помага да спечелите подкрепа.
Когато сте в режим на планиране на проект, е от решаващо значение в ранните етапи да знаете на кого ще се отрази вашата работа и да получите подкрепа. Анализът на заинтересованите страни ви дава представа за това кой ще ви помогне и кой може да се нуждае от малко подтикване, за да подкрепи вашата визия и цели.
Работейки с хора, които оказват влияние върху вашия проект, можете да се възползвате от техните знания и опит, за да създадете резултати. Тези лица осигуряват подкрепа за вашия проект и оказват влияние върху други заинтересовани страни, за да се включат в него.
Той избягва конфликтите.
Няма нищо по-лошо от това да се включите в проект за няколко седмици и да разберете, че ключов заинтересован не подкрепя вашия подход и иска да разпредели ресурсите другаде. Идентифицирането на вътрешни и външни заинтересовани лица в ранна фаза означава, че ще избегнете тези пречки.
С успешен анализ на заинтересованите страни ще откриете потенциалните критици и техните опасения. След това е време да формулирате план, който отговаря на техните възражения и показва как този проект ще им донесе ползи. Ако все пак решат да не се включат, не сте загубили времето на проектния екип и можете да потърсите нов подход.
Как да направите анализ на заинтересованите страни?
Анализът на заинтересованите страни изглежда много по-различно в зависимост от отрасъла, в който работите, или типа проект, по който работите. Като цяло, основните стъпки остават същите, дори ако цялостният процес варира. Ето как повечето организации провеждат анализ на заинтересованите страни. ✍️
1. Идентифицирайте заинтересованите страни
Първата стъпка е да определите заинтересованите страни, които имат финансов или емоционален интерес към проекта. Добре е този списък да бъде възможно най-изчерпателен. Винаги можете да го стесните по-късно, ако е необходимо, но определено не искате да пропуснете някой важен участник.
За да идентифицирате заинтересованите страни, започнете с мозъчна атака с членовете на екипа. Целта е да определите бързо обхвата на проекта и да работите заедно, за да идентифицирате ключовите заинтересовани страни.
Те могат да включват заинтересовани страни по проекта, като:
- Ръководители
- Развойни екипи
- Консултанти
- Финансови екипи
- Служители в маркетинга
- Регулаторни органи
- Спонсори на проекта
Бъдете изчерпателни при идентифицирането на заинтересованите страни и не забравяйте да документирате процеса на управление на проекта с помощта на софтуер за управление на проекти. Използвайте инструменти за анализ на заинтересованите страни, като софтуер за мисловно картографиране, за да оптимизирате процеса на мозъчна атака и да следите дискусиите в екипа.
Не забравяйте да вземете предвид различните видове заинтересовани страни, включително вътрешни и външни. Ето кратко описание на трите основни вида заинтересовани страни:
- Ключови заинтересовани страни: Хора, които имат пряко влияние върху вашия проект.
- Основни заинтересовани страни: Лица, които са засегнати по някакъв начин от проекта, положително или отрицателно.
- Вторични заинтересовани страни: Хора, които са косвено засегнати от проекта.
2. Категоризирайте заинтересованите страни
След като определите ключовите участници и създадете списък със заинтересованите страни, е време да ги категоризирате. Целта е да разделите заинтересованите страни на групи въз основа на общи интереси или стимули.
Има няколко методологии за това, но ние ще се съсредоточим върху двете най-често използвани: матрицата на властта/интересите и моделът на значимостта. Можете да използвате и инструменти като шаблони за картографиране на заинтересованите страни, за да улесните процеса. 🙌
Мрежа на властта/интересите
Тази методология, известна още като матрица на интересите, разпределя заинтересованите страни въз основа на тяхното ниво на интерес и влияние. Анализът ги разделя на четири квадранта и предоставя ясен визуален подход към нивото на влияние и нивото на участие на всяка личност.
Докато работите по списъка с идентифицираните заинтересовани страни, разделите ги в четири категории, както следва:
- Висока власт, висок интерес: Това са най-влиятелните заинтересовани страни и следователно най-важните заинтересовани страни. Повечето от времето ви трябва да бъде посветено на това да се уверите, че те са доволни от напредъка на проекта.
- Висока власт, нисък интерес: Тези лица имат голямо влияние в компанията, но може да не желаят да бъдат включени в ежедневната комуникация по вашия проект.
- Ниска власт, висок интерес: Тези хора нямат голяма власт, но са инвестирали в проекта ви. Постарайте се да държите заинтересованите страни с висок интерес в течение, за да се уверите, че нямат проблеми по пътя.
- Ниска власт, нисък интерес: Това са членове на екипа, които не проявяват голям интерес или власт върху вашата работа. Искате да ги държите в течение, но те ще бъдат с най-нисък приоритет за вас.
Моделът на значимостта
Втората методология се нарича „Модел на значимост“ и използва три параметъра и осем класификации на заинтересованите страни. Тя е идеална, ако вашата компания е по-голяма или работите с по-сложни групи от заинтересовани страни.
Моделът Salience разбива заинтересованите страни на три категории:
- Власт: Хора с власт и влияние върху самия проект, както и върху компанията като цяло.
- Легитимност: Лица, които трябва да участват в проекта (например хора с морални или правни задължения)
- Спешност: Членове на екипа, чиито роли са свързани с чувствителност към времето
Тези три характеристики създават основата на диаграма на Вен с три големи кръга. След това има осем области, в които категоризирате заинтересованите страни въз основа на техните характеристики.
3. Приоритизирайте заинтересованите страни
Последната стъпка в процеса на анализ на заинтересованите страни е определянето на приоритети. Знаете кои са засегнатите от проекта, разделили сте ги на категории и сега е време да определите по-висок приоритет на тези с най-голямо влияние и интерес. ✅
Тази приоритезация може да се промени в хода на проекта. В началото може да се наложи да отговорите първо на нуждите на заинтересованите страни от финансовия сектор.
По-късно може да се наложи да определите приоритетите на заинтересованите страни в сектора на развитието. Познаването на вашите заинтересовани страни и техните нужди ще бъде в основата на процеса на определяне на приоритетите.
След като сте определили приоритетите на заинтересованите страни, работете с другите членове на екипа, за да създадете комуникационни стратегии за различните заинтересовани страни. Някои от тях ще изискват редовни актуализации на високо ниво, докато други ще се нуждаят само от кратки брифинги, за да се запознаят с актуалната информация.
Пример за анализ на заинтересованите страни
Търсите пример за анализ на заинтересованите страни, който да използвате като referencia при изготвянето на свой собствен? Ние сме ви подготвили такъв. Тук ще ви разведем през процеса на създаване на анализ на заинтересованите страни, като използваме шаблона на ClickUp за матрица за анализ на заинтересованите страни.
Да предположим, че работите в маркетингова фирма и извършвате анализ на заинтересованите страни за предстоящ проект за пускане на реклами на голяма платформа. Това ще бъде изцяло нов проект. За да гарантирате успеха на проекта, се нуждаете от подкрепата на ръководството на компанията, както и на други членове на екипа в маркетинговия отдел.
Започнете с определяне на заинтересованите страни. Съберете екипа си, за да обсъдите и отбележите всеки, който може да има интерес или влияние върху посочения проект. Използвайте мисловни карти, за да документирате процеса, или просто запишете имената и ролите в списък.
Някои заинтересовани страни, които може да искате да вземете под внимание, включват:
- Финансовият директор или контролерът
- Маркетинг мениджърът
- Маркетинг специалистите във вашия екип, които ще пишат и публикуват рекламите
- Проектни мениджъри, които ще наблюдават ежедневната работа
След като имате списък, запишете всичко на едно лесно достъпно място. Използвайте матрицата, за да добавите информация за всеки отделен човек. Шаблонът представя цветна таблица, в която са подчертани различните интереси и нива на влияние. Вдясно попълнете списъка със заинтересованите страни и ги нанесете директно в шаблона на матрицата.
Нанесете различните заинтересовани страни в диаграмата въз основа на тяхното ниво на интерес и влияние. Всяка клетка в таблицата е обозначена с цвят, за да се види лесно кои членове на екипа трябва да бъдат приоритетни и кои трябва да бъдат наблюдавани или информирани по време на процеса.
В този пример с маркетингова фирма бихте поставили маркетинговия мениджър и контрольора на високи нива на власт. Интересите на контрольора обаче биха били по-ниски от тези на маркетинговия мениджър.
Същото важи и за всички останали участници във вашия списък. Проектните мениджъри вероятно ще проявят голям интерес, но ще имат по-малко власт. Авторите, които създават вашите реклами, също са заинтересовани страни, макар че ще имат по-малко власт и по-малък интерес.
Можете също да използвате шаблона за анализ на заинтересованите страни на ClickUp, за да направите списък на вашите заинтересовани страни. За да започнете, изтеглете шаблона и кликнете върху „Добави задача“. Попълнете името, ролята, имейла, нивото на подкрепа, влиянието и действието на заинтересованата страна.
Преминете към изгледа „Заинтересовани страни по действие“, за да видите кои лица допринасят за кой аспект на проекта. Използвайте филтрите, за да видите само онези лица, които оказват влияние върху финансовите действия, като например контрольора, или онези, които играят роля в управлението и планирането на проекта, като например проектните мениджъри.
Изгледът „Заинтересовани страни по подкрепа“ ви позволява да видите кой подкрепя вашия проект и кой има отрицателно мнение за работата. Използвайте тази информация, за да дадете приоритет на комуникацията с лицата, които се нуждаят от повече насоки. Не забравяйте да отговорите на техните опасения, за да подкрепят проекта.
Освен това, възползвайте се от подкрепата на ключови заинтересовани страни, за да осигурите подкрепа и да привлечете други лица. Тези лица имат по-голямо влияние върху колегите си и предоставят ценна подкрепа, когато имате най-голяма нужда от нея.
Да приемем, че вашият маркетинг мениджър смята, че рекламният проект е чудесен начин да увеличите приходите и да изградите вашата марка. Финансовият контролер обаче смята, че хвърляте пари на вятъра. Ако маркетинг мениджърът помогне да обясни финансовите последици от проекта на финансовия контролер, това може да ви помогне да спечелите подкрепа.
Изгледът „Заинтересовани страни по влияние“ ви позволява да видите кои са най-влиятелните заинтересовани страни. По този начин можете да съсредоточите комуникационните си усилия върху тези лица. Това включва както началните етапи, така и редовните актуализации по време на проекта.
Сега, когато знаете позицията на всеки, е време да изготвите план за комуникация за всеки един от тях. Добавете задачи в ClickUp за редовно наблюдение и комуникация, особено за най-важните заинтересовани страни.
Отделете време, за да се уверите, че вашият контролер е актуализиран, особено ако той е скептичен по отношение на проекта. За лицата с по-нисък интерес можете да планирате по-редки актуализации. Лицата с висок интерес и голяма власт трябва да бъдат актуализирани най-често.
Автоматизирайте срещите и отчетите за напредъка, за да сте в течение с успеха на проекта и резултатите. Можете да планирате предварително седмични или двумесечни срещи, за да информирате заинтересованите страни. Имайте предвид, че различните групи заинтересовани страни ще се нуждаят от различен ритъм, когато става въпрос за отчитане.
Извършване на ефективен анализ на заинтересованите страни
За да бъдете ефективен проектен мениджър, трябва да знаете как вашите проекти засягат отделните членове на екипа ви и компанията. С ефективен анализ на заинтересованите страни ще можете да създадете ясна стратегия, да избегнете конфликти и да спечелите подкрепата на ключови фигури в организацията си.
Опитайте ClickUp още днес и започнете да изготвяте информативен анализ на заинтересованите страни за всички ваши ключови проекти. С инструментите на ClickUp ще спестите време при изготвянето на списъци със заинтересовани страни и разработването на най-добрите подходи за всяка една от тях!