Вие сте амбициозен проектен мениджър? Или може би сте опитен директор с десетки успешни проекти зад гърба си?
Във всеки случай е добре да преговорите най-добрите практики в управлението на проекти. В края на краищата, трудно е да прецените успеха на проекта си, ако нямате ясни и измерими цели.
Може да ви се стори като допълнителна стъпка, но определянето на целите на проекта, преди да започнете работа, е най-добрият начин да спестите време и усилия впоследствие, а може би дори и няколко лева. 💸
В това ръководство ще се задълбочим в целите на управлението на проекти, защо те са толкова полезни и как да определите ефективни цели, които ще помогнат на вашия екип да достигне финалната линия.
Какво представляват целите на проекта?
Целите на проекта са конкретни, измерими, постижими, значими и обвързани с времеви рамки (SMART). Тяхната цел е да определят какво ще постигне вашият проект, преди да започнете работа.
Мислете за SMART целите на проекта като за пътна карта, която води екипа ви през целия жизнен цикъл на проекта. Те действат и като визия, която държи всички фокусирани върху задачите и в синхрон с обхвата на проекта. (Защото последното, от което се нуждаете, е разширяване на обхвата. )
Най-голямата разлика между цели и задачи е, че задачите са по-конкретни и по-лесни за изпълнение. Например, една цел може да бъде „Искам да увелича приходите“. Но една задача би била „Маркетинг екипът ще увеличи източниците на препратки от социалните медии с 10% до края на второто тримесечие“. Виждате ли разликата?
Има безброй начини да формулирате целите на проекта. В крайна сметка, целта, която формулирате, се свежда до целта на проекта. Можете да създадете бизнес цели за:
- Подобряване на потребителското преживяване
- Пускане на нов продукт
- Финансов успех
- Въвеждане на функции
Повечето проекти имат няколко цели, затова е добра идея да проследявате целите си за управление на проекти ( ) с помощта на софтуер за цели и ключови резултати (OKR) или приложения за проследяване на цели. Тези инструменти ще ви помогнат да запазите яснота, докато се занимавате с различни членове на екипа, задачи и проекти. 🤹
Предимства на определянето на цели на проекта
Поставянето на цели за проекта помага за определянето на целите от самото начало. След това можете да погледнете назад към проекта и да докажете – често с конкретни данни – че проектът е бил успешен. Или, ако не е бил, можете да определите колко далеч сте били от желаните резултати. 🎯
Поставянето на цели на проекта може да ви помогне по много начини, но ето най-големите предимства:
- Изгответе солиден план за проекта: Като ръководител на екипа, от вас зависи да разработите цели за управление на проекта. С SMART цели ще създадете отличен план за проекта, който ще гарантира, че проектът като цяло ще бъде изпълнен в срок и в рамките на бюджета.
- Създайте документация: Целите на проекта осигуряват необходимата документация, която да представите на вашите шефове по време на изпълнението на проекта. Документацията ще ви помогне и да разработвате по-добри проекти в бъдеще.
- Измервайте ефективността си: „Свършихме ли добра работа?“ е въпрос, който не дава покой на проектните мениджъри. За щастие, целите на проекта показват ясно дали сте се справили добре или трябва да промените нещо.
- Правете работа, която има значение: Случавало ли ви се е да създадете нещо, което вашият бизнес не използва? Това е голяма загуба на време. Целите на проекта гарантират, че резултатите от проекта ви са в съответствие с бизнес целите. Например, ако вашата организация иска да увеличи приходите от електронна търговия от международни купувачи, но вашият маркетинг екип се фокусира върху продажбите на вътрешния пазар, това е несъответствие, от което вашият изпълнителен директор няма да бъде особено доволен.
Видове цели на проекта
Проектите не са еднотипни и целите на вашия проект също не трябва да бъдат такива. В зависимост от проекта ви, може да се наложи да създадете цел, която засяга една или повече от следните категории:
- Цели за качество: Тази цел на проекта е свързана изцяло с качеството. Задайте цел, фокусирана върху бенчмаркове, метрики или определени стандарти. Това могат да бъдат нивата на удовлетвореност на клиентите от обслужването или процентът на отпадане от уебсайта.
- Финансови цели: Финансовите цели движат света. Този тип цели на проекта поставят акцент върху рентабилността и ефективността на разходите. Това е и добър начин да следите бюджетите на проекта си.
- Временни цели: Ако имате няколко проекта в списъка си с нерешени задачи, трябва да ги завършите възможно най-бързо. Временните цели могат да ви помогнат да управлявате по-добре времевите рамки на проекта, но също така могат да проследяват етапите на проекта.
- Цели на процеса: При целите на процеса екипът работи заедно, за да подобри определен работен процес или да намери нови начини за повишаване на ефективността. Това е много често срещана цел за екипите за уеб разработка, които следват методологията Agile.
- Цели на обучението: Искате да подобрите уменията на екипа си? Проследявайте техните способности с помощта на цели на обучението. Те измерват нивото на сертифициране и знания на екипа ви.
- Цели за ефективност: Това са целевите резултати на проекта, като скорост или ефективност. Използвайте целите за ефективност, за да проследявате показателите за ефективност на екипа, проекта или продукта.
- Цели за съответствие: Никой не иска да получи писмо от правния отдел. Целите за съответствие поддържат вашия бизнес на път да отговори на определени индустриални или правни стандарти.
В зависимост от проекта може да се наложи да създадете хибридна цел на проекта. Например, може би трябва да подобрите процеса на офериране и да спестите време (комбинирана цел за процес и време).
Можете да персонализирате колкото искате, стига да намирате целите за ясни и полезни.
Как да не пишете целите на проекта
Знаем, че сте заети. Но целта на проектните цели е да обедините екипа си. Ако напишете неясни, безполезни цели, само за да отметнете бързо една кутийка, това няма да помогне на екипа ви да напише SMART проектни цели.
Ето няколко примера за неполезни цели на проекта:
- „Направете по-добър продукт. ” Как изглежда „по-добър”? По-безопасен ли е? По-евтин? Как изобщо можете да знаете дали продуктът е „по-добър” от този, който имате в момента?
- „Повишаване на удовлетвореността на клиентите. ” Не сме недоволни от тази цел на проекта, но все пак тя не е много полезна. Посочете къде искате да повишите удовлетвореността на клиентите, с колко трябва да се повиши и до кога.
- „Подобряване на екипната производителност. ” Какво означава за вас „производителност”? Посочете за кой екип става дума, кои са най-важните показатели за производителност, колко очаквате да се подобрят тези показатели и в какъв срок.
Макар че цел като „Завършете проекта навреме“ звучи добре на теория, тя не е особено полезна.
Целите на проекта трябва да следват акронима SMART, за да се създадат ясни цели. По този начин вие (и вашият екип) знаете точно към какво се стремите.
Например, SMART целта на проекта „да завършим проекта навреме“ може да бъде:
- Конкретно: Назовете конкретния проект, особено ако работите по няколко проекта едновременно (късметлия сте).
- Измерими: Задайте измерима метрика с процент или друга изчислима метрика.
- Постижимост: Не можете да промените маркетинговия план на предприятието за един ден, затова изберете разумно постижима цел.
- Съответно: Персонализирайте целта специално за проекта
- Срок: Задайте твърд краен срок
Ясно определени примери за цели на проекта, които да следвате
До този момент вече знаете какво не трябва да правите. Свободни сте да напишете целите на проекта както желаете, но повечето проектни мениджъри ги изписват като „целеви изявления“.
Следвайки рамката SMART, нека превърнем няколко не особено полезни цели на проекта в реалистични цели:
- „Направете по-добър продукт“ се превръща в „Увеличете мощността на генератора с 5% навреме за пускането на продукта на пазара през четвъртото тримесечие“.
- „Повишаване на удовлетвореността на клиентите“ се превръща в „Повишаване на нетния индекс на препоръчителност (NPS) с 20% за клиентите на храни и напитки“.
- „Подобряване на екипната производителност“ се превръща в „Обучение на екипа в управленски умения, за да се увеличи задържането на служителите с 45% през следващите две години“.
Виждате ли разликата?
Тези нови цели са много по-ясни. Лесно е да ги прегледате в края на проекта и да определите дали сте постигнали целта си. Това е ясна цел, за разлика от неясни изявления като „Нека спечелим повече пари“.
Ето още няколко примера за цели на проекта, ако търсите вдъхновение:
- „Увеличете уеб трафика с 20% през следващото тримесечие с целенасочена стратегия за маркетинг на съдържание“.
- „Намалете времето за отговор на клиентски запитвания с 30% през следващите шест месеца с помощта на нова CRM система“.
- „Намалете производствените разходи с 15% през следващата финансова година чрез автоматизиране на процеса на рендиране на продуктите“.
- „Увеличете продажбите с 10% през следващото тримесечие, като се насочите към нашите нови клиенти в маркетингова кампания в социалните медии“.
- „Въведете нов безплатен софтуер за управление на проекти до края на годината, за да намалите времето за завършване на проектите с 25%“.
- „Увеличете размера на списъка с абонати на нашия бюлетин с 30% за шест месеца, като добавите бутон за абонамент на страницата за плащане в електронния магазин“.
Как да определите и проследявате целите на проекта
Добре, вече сте усвоили основите на писането на първокласни цели на проекта. Положили сте всички усилия, за да ги напишете. Сега е време да ги направите възможно най-изпълними и забележими.
Следвайте тези съвети, за да проследявате целите на проекта си, така че винаги да сте в крак с тях. 🏆
Съгласувайте се с по-широките организационни цели
Говорете с висшето ръководство или други важни лица във вашата компания, преди да определите целите за управление на проекта. Попитайте ги какви са целите на организацията за годината.
Дори и да става дума за обща цел като „спестяване на пари“, това ви дава ясна посока, по която да работите. Например, сега не е моментът да поставяте цели като „Увеличаване на разходите за маркетинг с 50%“.
Когато познавате по-големите цели на вашата организация, можете да изберете цели на проекта, които са по-релевантни за конкретния проект.
Освен това е много по-лесно да спечелите подкрепата на заинтересованите страни в проекта, когато можете да докажете, че вашите цели съответстват на годишните цели на вашата организация.
Използвайте шаблони, за да спестите време
Нямате време да определите свои собствени цели за проекта? Няма проблем. Разбираме, че определянето на тези цели отнема време, а понякога това е допълнително време, което нямате.
Когато настъпи решаващият момент, използвайте шаблони за вашите OKR и цели. Те ще се нуждаят от персонализиране, но само форматирането ще ви спести няколко часа всеки месец.
Изпробвайте шаблона за OKR и цели на ClickUp Company, за да създадете организационна структура, която отразява визията и ценностите на вашата компания – всичко на едно място!
Поставете цели като екип
Кой казва, че трябва да поемате цялата работа сам? Възползвайте се от експертния опит на членовете на екипа си, за да определите заедно целите на проекта.
Две глави са по-добре от една, а сътрудничеството в екип може да направи голяма разлика. Комбинирането на вашите интелектуални способности ви дава възможност да мислите за по-големи и по-добри цели, които иначе може би не бихте обмислили.
Следете вашите KPI с ClickUp Goals
Създали сте страхотни цели за проекта, но как да накарате екипа си да се отчете за тях? Въведете ClickUp Goals.
С ClickUp Goals определете целите на проекта си и ги проследявайте ефективно успоредно с вашите задачи и работни процеси. Вместо да превключвате между различни инструменти и платформи, всичко, от което се нуждаете, е на едно място.
Говорим за спестяване на време. ⏱️
ClickUp Goals прави вашите графици и цели ясни като бял ден. Задайте различни видове цели за:
- Числови цели
- Финансови цели
- Вярно/невярно цели
- Задачи
Имате нужда да превърнете задача в цел? Направете го в ClickUp с едно кликване – никога повече няма да се налага да въвеждате данните два пъти.
Системата с папки „Цели“ организира и проследява всички цели на вашия проект в един табло. Можете дори да зададете цели на определени екипи и хора, за да всички носят отговорност.
Знаем, че нямате време да преследвате екипа си за актуализации по проекта.
Просто задайте краен срок за вашите цели и ClickUp ще ви изпраща актуализации за напредъка чрез седмични отчети. С автоматичното проследяване не е нужно да се чудите какъв е статуса на всеки. Вместо това екипът се фокусира повече върху реалната работа, а не върху отчетите.
Поставете успеха на проекта на автопилот
Целите на проекта са задължителни за всеки стратегически проект. Работата в екип и шаблоните ще ви помогнат да стигнете далеч. Но когато трябва да обедините работата си и стратегиите на високо ниво в една и съща платформа, изберете ClickUp.
ClickUp внася доза разум в процесите на управление на проекти, за да направи работата ви – да смеем да кажем – забавна.
Но не се доверявайте само на думите ни. Регистрирайте се в ClickUp, за да оптимизирате процеса си и да започнете да поставяте реалистични цели за проекта.