{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Какво е разширяване на обхвата?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Разширяването на обхвата е феномен, който възниква, когато се правят промени или допълнения към първоначалните цели на даден проект, със или без одобрението на ключовите заинтересовани страни и проектните мениджъри. " } } ] }
Ключът към успешното управление на промяната в обхвата е намирането на баланс между поставянето на граници и насърчаването на проучването.
Чрез комбиниране на творческо мислене и организационна дисциплина, екипите са в състояние да използват промяната в обхвата в своя полза.
Добавеният обхват често води до по-интересни проекти за вас и вашия екип. Защо да се обезсърчавате, вместо да приемете промяната в обхвата, за да ни помогне да останем гъвкави и адаптивни? Това е възможност да развием творческите си умения и да измислим решения, които ще изведат проекта на по-високо ниво. ⚡️
Нека поговорим за причините за промяната в обхвата и да научим практически съвети за контролирането й, без да ограничаваме иновациите. По време на обучението ще ви предоставим безплатни шаблони и ресурси за управление на проекти, които можете да използвате както за малки творчески проекти, така и за големи софтуерни актуализации!
Какво е промяна в обхвата?
Разширяването на обхвата е феномен, който възниква, когато се правят промени или допълнения към първоначалните цели на проекта, със или без одобрението на ключовите заинтересовани страни и проектните мениджъри.
В положителен контекст, промяната в обхвата може да помогне за разширяване на параметрите на проекта, което позволява той да стане по-амбициозен и да проучи нови възможности. В отрицателен контекст, тя може да доведе до значителни забавяния, увеличени разходи и недоволство от страна на клиенти или други заинтересовани страни.
Да се постигне яснота при променящи се изисквания може да бъде предизвикателство. Но ако си припомним, че това е необходима част от процеса, ние имаме контрол. Важно е да останем фокусирани и да проявяваме любопитство, когато се сблъскваме с промени в графика или бюджета на проекта. За всеки недостатък има и предимство!
| ❌ Недостатъци на промяната в обхвата | ✅ Предимства на промяната в обхвата |
|---|---|
| Отклонява вниманието от първоначалната цел на проекта, което затруднява приоритизирането на задачите. | Насърчава сътрудничеството между членовете на екипа |
| Повишава разходите и натоварва бюджетите поради нови или променени изисквания | Отваря възможности за по-креативни решения, тъй като идеите се надграждат върху съществуващите компоненти. |
| Въвежда допълнителни функции, които могат да предизвикат конфликти между заинтересовани страни с различни интереси. | Открийте неочаквани разходи и изисквания за ресурси на ранен етап и предотвратете изненади впоследствие. |
| Отговарянето на всички искания може да доведе до по-ниско качество и пропускане на важни детайли. | Повишава удовлетвореността на клиентите, тъй като те имат възможност да задоволят своите нужди по-ефективно, когато са включени в процеса. |
| Води до недоволство на заинтересованите страни, когато техните искания не са изпълнени. | Информация, която ще ви помогне да усъвършенствате проекта и да го направите по-ефективен или рентабилен в бъдеще |
| Удължава срока на проекта и води до пропуснати крайни срокове поради добавяне на нова работа или коригиране на текущите работни натоварвания. | Създава нови бизнес възможности, тъй като разширеният обхват често отваря пътища за генериране на приходи, които преди това не са били взети под внимание. |
Какво причинява промяна в обхвата?
Разширяването на обхвата се случва, когато проектът започне да става по-сложен, ненужно голям или отнема повече време от очакваното по време на процеса на разработване. То може да произтича от липса на ясни изисквания и цели на проекта, както и от липса на формален процес за управление на промените.
Но дори и най-добре изготвените планове за проекти са изложени на риск от промяна на обхвата. Можете да вземете всички правилни решения с най-добри намерения. Тогава се случва нещо неочаквано и трябва да се справяте с по-висока степен на неяснота в обхвата на проекта. 🔍
Добрата новина е, че ако забележите признаците рано, ще имате по-големи шансове да предотвратите нежелано разширяване на обхвата!
Нека разгледаме най-често срещаните вътрешни и външни признаци на промяна в обхвата на проекта.
Вътрешни признаци
Повече искания за срещи на екипа, за да се съгласува целта на проекта
Исках да се свържа с вас, защото екипът се чувства малко претоварен с проекта и наистина би му било полезно да проведе още една среща. Бихме искали да отделим малко време, за да разберем по-добре какво включва проектът, къде можем да намерим информация и какви са нашите роли.
Когато отговаряте на искания за срещи на екипа, не забравяйте да обмислите съответствието с общата цел на проекта. Запитайте се: „Как тази среща ще допринесе за по-голямата картина?“
Свържете точките и покажете как всяка точка от дневния ред има логическа връзка с мисията на проекта. Освен това, преценете колко време трябва да продължи разговорът, за да се постигне желаният резултат. Ако смятате, че срещата трябва да продължи един час, опитайте с 40 минути! 🧑💻
Бъдете гъвкави и използвайте най-доброто си преценяване, когато предлагате алтернативни идеи или решения, които биха могли да помогнат на екипа да се доближи до целта си. И накрая, не забравяйте да проверите с членовете на екипа след всяка среща, за да се уверите, че всички са на една и съща страница и подкрепят продължаващия напредък към крайната цел на проекта.
Научете как да обсъждате очакваните резултати на следващата си среща за стартиране на проекта !
Броят на „спешните” или „неотложни” задачи с агресивни срокове се увеличава
Когато един проект има спешни и наложителни задачи на всеки няколко дни, това оказва значително влияние върху графика, защото поставя акцент едновременно върху скоростта и точността. Това означава, че екипите трябва да намерят начини да изпълняват задачите бързо и с най-високо ниво на качество. 🤩
Това често е по-трудно, отколкото изглежда, и може да доведе до това екипите да изпълняват задачи извън предвиденото време, да се сблъскват с препятствия или да оценяват неправилно времето, необходимо за изпълнение на задачата. Вратичката за комуникация отваря работната среда на членовете на екипа за постоянни динг и пинг.
За да сведете до минимум броя на задачите, които се изпълняват по бързата процедура, работете със заинтересованите страни, за да определите подходящи срокове и да управлявате техните очаквания. След това документирайте процес за филтриране на заявките и делегиране на задачи на членовете на екипа. (Но повече за това по-късно!)
Лоша комуникация/Липса на документация
Ясната документация на всеки етап от проекта е от съществено значение за неговия успех. Без нея екипът може да пропусне детайли и процеси, които са от решаващо значение за спазването на сроковете и бюджетните очаквания. Заинтересованите страни няма да могат да разберат защо са взети определени решения или да проследят напредъка на проекта, което затруднява вземането на информирани решения или оценяването на успеха. 🏆
Добре написаната информация и инструкции позволяват на новите членове на екипа да се включат бързо в работата, без да отнемат от производителността на другите членове на проекта или мениджърите.
Външни признаци
Недобре дефиниран обхват, който е отворен за интерпретация
Недобре дефинираният обхват на проекта причинява главоболия на всички участници и оказва негативно влияние върху сроковете и бюджетите. Задавайте въпроси по всички неясни точки, за да бъде обхватът на проекта ясен, кратък и подробен.
Създаването на предпазни мерки за максимизиране на производителността на екипа и атмосферата в офиса е от съществено значение.
Първата стъпка е да подобрите процеса на въвеждане на клиенти или заинтересовани страни.
Прочетете също: Шаблони за обхват на проекта и примери за документи за обхват
Непредвидени събития
Нито един проект не е защитен от неочаквани прекъсвания и събития, които могат да окажат значително влияние върху напредъка:
- Непланирани отсъствия на персонала
- Природни бедствия
- Непредвидени технически или правни проблеми
- Внезапни промени на пазара
- Промени в доставчиците
- Автоматични актуализации на Microsoft Windows, които никой не е поискал
В такива ситуации използването на план за действие при извънредни ситуации минимизира потенциалните щети, така че проектът да може да продължи да се развива по план, доколкото е възможно. Важно е също така всички участници да бъдат гъвкави и готови да правят промени, за да може проектът да продължи да се развива.
Допълнителни заинтересовани страни се включват късно
Когато нови заинтересовани страни се присъединят към проекта в късен етап от процеса, това може да доведе до усложнения поради липсата им на информация относно вече взетите решения.
Това може да доведе до въвеждането на нови ключови показатели за ефективност (KPI) и етапи на проекта, което в крайна сметка може да промени съществуващите резултати. (По-късно ще разгледаме плановете за приемственост!)
ПРОФЕСИОНАЛЕН СЪВЕТИзползването на документ за обхвата на работата ви помага да получите ясно разбиране за резултатите, които трябва да постигне екипът ви. Изтеглете шаблона за обхвата на работата на ClickUp и използвайте нашата безплатна платформа, за да управлявате всеки проект!
7 съвета за управление и избягване на промяната в обхвата
Проектният мениджър е първият и последният човек, участващ в даден проект. Той не само наблюдава всяка фаза от проекта, но и отговаря за процесите. 🔑
Процесите са това, което поддържа всичко и всички организирани – дори в най-напрегнатите ситуации. Ако се впускате в проект без минимално необходимите системи, ще ви бъде трудно да се справите с разширяването на обхвата.
Ето седем съвета за управление на промяната в обхвата:
Съвет № 1: Изисквайте попълнен формуляр за приемане за всяка заявка за проект
Пощенската кутия е едно от предпочитаните места, през които обхватът се променя и поема контрола над проекта ви. Времето, прекарано в изпращане на имейли, отнема ценни часове от работата ви. Вие изпращате списък с въпроси, интерпретирате части от информация и чакате отговори, за да съставите официален доклад.
С формуляр за приемане на проекти като ClickUp Forms вие проактивно защитавате производителността на екипа си денонощно.
Формулярите са предсказуеми. Формулярите съхраняват данни. Формулярите спестяват пари.
Когато клиент или заинтересована страна преглежда въпросите във формуляра, те виждат отражение на собствения си мисловен процес. Това им помага да извлекат необходимата информация, от която се нуждаете като проектен мениджър, за да разберете тяхното искане, преди екипът да се заеме с каквато и да е работа. 👥
Тези въпроси са предназначени да ви дадат насоки и вдъхновение за вашата форма за заявка за проект:
- Има ли съществуващи визуални елементи (снимки, инфографики, лога и др.), които трябва да бъдат използвани в проекта?
- Има ли съществуващи материали (статии, доклади, проучвания, резултати от изследвания и др.), които трябва да бъдат използвани в проекта?
- Как ще се измерва успехът? Избройте всички релевантни OKR и KPI на компанията.
- Имате ли списък с ключови послания или точки, които да бъдат включени в проекта?
- Има ли технически ограничения или съображения, които трябва да се имат предвид?
- Има ли някакви насоки за брандиране или естетика, които трябва да се вземат предвид?
- Има ли някакви правни разпоредби или стандарти за съответствие, които трябва да бъдат спазени?
- Има ли съдържание или визуални елементи, които да бъдат изключени от проекта?
- Каква е целта на този проект?
- Какъв е графикът и бюджетът на проекта?
- Коя е целевата аудитория на този проект?
- Кои са заинтересованите страни в проекта?
- Кога трябва да бъде доставено?
- Това нов или актуализиран проект ли е?
Бонус: Шаблони за описание на работата!
Съвет № 2: Подгответе задачите в списъка с неизпълнени задачи, преди да ги разпределите
Когато всички задачи имат еднакъв приоритет, на членовете на екипа може да им е трудно да преценят на кои задачи да се фокусират първо. Присвояването на приоритети позволява на екипите да организират работата въз основа на индивидуалните си знания, опит и умения, така че всяка задача да бъде изпълнена по най-добрия възможен начин. 🎯
Приоритетите ни напомнят да погледнем отвъд момента и да планираме бъдещето. Като очертаем основните си цели, ние създаваме яснота и се фокусираме върху това как да постигнем дългосрочните си цели. Това може да ни помогне да приоритизираме задачите, да елиминираме разсейващите фактори и да останем мотивирани при преследването на важни цели.
За да може системата за приоритети да окаже положително влияние върху мултифункционалните екипи, превърнете я в ключов процес във вашия работен поток. Съобщете на екипа си по проекта приоритетните знаци, които ще им помогнат да управляват енергията и времето си за правилните задачи всеки ден.
Ако обаче управлявате сложен проект с много променливи елементи, ръчното актуализиране на всяка задача не е добро използване на времето ви. (Подсказка: разширяване на обхвата!) Тук на помощ идва автоматизацията. 🤖
Съвет № 3: Автоматизирайте повтарящите се задачи колкото е възможно
Рутинните и административните задачи не са описани в плана на проекта, затова често се приемат за даденост. Ръчното архивиране, организиране и актуализиране на задачите всеки ден отнема допълнително време от проекта.
Автоматизацията позволява на проектните екипи да се съсредоточат върху творческата работа, така че да не се затрудняват с досадни, но необходими повтарящи се задачи. 🔁
Нов в автоматизацията? Ето как да започнете:
- Задайте таймер за 30 минути.
- Изберете един работен процес от плана на проекта на вашия екип.
- Запишете всяка една стъпка в процеса – дори и най-малките задачи.
- Отбележете най-времеемките задачи в работния процес, за да ги премахнете от списъка им (например, маркиране на мениджъри за преглед на активи).
- Разгледайте ръководството за автоматизация на ClickUp, за да започнете да автоматизирате работния си процес още днес!
Съвет № 5: Въведете процес за управление на промените
Процесът на контрол на промените е съществена част от управлението на проекти и включва създаването на стандартни процедури за обработка на заявки за промени. Без този процес промяната на обхвата ще доведе до объркване в проекта.
Ето как да създадете процес за контрол на промените:
1. Разработете формуляр за заявка за промяна: Започнете с създаването на формуляр, който включва всички необходими данни за подаване на заявка за промяна.
2. Определете комитет за контрол на промените: Изберете лица, отговорни за одобряване или отхвърляне на исканията за промени. Този комитет трябва да включва членове на екипа от различни отдели, които могат да бъдат засегнати от промяната.
3. Създайте работни процеси за контрол на промените: Определете какви стъпки трябва да бъдат предприети, за да се оцени заявка за промяна, като например събиране на обратна връзка от съответните заинтересовани страни, оценка на рисковете от предложената промяна и разглеждане на нейното въздействие върху графика и бюджета.
4. Внедрете система за проследяване на промените: Създайте ефективна система за проследяване на всяка заявка, заедно с документация като одобрения, модификации, действия и въздействието им.
5. Документирайте и споделяйте насоки: Всички заинтересовани страни трябва да имат достъп до документацията.
6. Съобщете на екипа си промените: Обяснете защо промяната е необходима за проекта, как ще подобри работата им и къде да намерят ресурсите за промяната.
Бонус: Софтуер за управление на промените!
Съвет № 6: Включете екипа по проекта
Активното участие на екипа в решенията и стратегията е от съществено значение за успешното управление на проекта. Когато всички членове на екипа могат да дадат своя принос, това създава чувство за принадлежност и увеличава тяхната ангажираност и мотивация към проекта.
Множеството гледни точки могат да доведат до нови решения и креативни идеи. Като включите екипа в обсъждането на решенията и стратегиите, ще постигнете по-бързо целите на проекта. Това също така улеснява разговорите около трудни решения, защото те са били представени в контекста им от първа ръка. 🤝
Има предизвикателства, които надхвърлят уменията на проектния мениджър. Разчитайте на експертния опит и насоките на екипа си, за да делегирате подходящата работа. Те ще ви информират за необходимото ниво на усилие и ще минимизират промяната в обхвата!
Съвет № 7: Установете полустрог цикъл на обратна връзка
Получаването на навременна обратна връзка гарантира, че екипите могат да се справят с всички проблеми, преди те да се превърнат в сериозни проблеми в най-критичните моменти на проекта – прегледите.
Ако не установим контролни точки по пътя, вероятността за промяна на обхвата се увеличава.
Един постижим цикъл на обратна връзка трябва да бъде диалог между проектния мениджър, членовете на екипа, които извършват работата, и заинтересованите страни.
Резултатът? Структурирана рамка за оценка на напредъка, обсъждане на промени и определяне дали са необходими нови цели.
5 примера за промяна на обхвата
Тези 5 сценария са примери за промяна на обхвата в управлението на проекти:
- Промяна в изискванията: Когато първоначалните изисквания на един проект се променят по средата, което води до допълнителна работа и разходи за всички заинтересовани страни. Пример за това е, когато на един софтуерен разработчик е възложено да създаде мобилно приложение, което изисква API интеграция, но след като проектът вече е в ход, клиентът изисква добавяне на допълнителни функции, като например включване на лицево разпознаване в API.
- Промяна в контактите: Когато определеният контакт за проекта се променя по време на неговото изпълнение и има различни изисквания от първоначално определените. Пример за това е, когато инженерният екип е нает да построи мост, но в средата на строителството мениджърът им сменя отговорника за надзора на проекта и иска да бъдат добавени определени функции, които не са били включени в първоначалния обхват.
- Промяна в ресурсите: Когато ресурсите, отпуснати за даден проект, се променят, което води до допълнителни разходи или ограничения във времето. Пример за това е, когато на компания за уеб дизайн е възложено да създаде уебсайт от нулата, но след като вече са започнали работа по него, клиентът им изисква да закупят допълнителен софтуер, който не е бил включен в първоначалния бюджет.
- Промяна в графика: Когато графикът на проекта се променя по средата, което води до допълнителна работа или разходи за всички участници. Пример за това е, когато от екипа за разработка на софтуер се изисква да създаде приложение, което трябва да бъде завършено до определен краен срок, но по-късно се добавят още функции, които отнемат допълнително време и ресурси.
- Промяна в спецификациите: Когато техническите спецификации за даден проект бъдат променени след като той вече е започнал, което води до допълнителна работа или разходи за всички заинтересовани страни. Пример за това е, когато от строителен екип се изисква да построи офис сграда, която отговаря на определени изисквания за размер и дизайн, но след това клиентът изисква допълнителни функции, като вътрешен басейн и театър, които първоначално не са били включени в обхвата.
Необходими инструменти за управление на промяната в обхвата
Сега, когато разполагате с набор от съвети за справяне с промяната в обхвата, какво следва?
Отбележете началото и края на деня си в ClickUp – всеобхватната платформа за продуктивност, където екипите се събират и постигат оперативна ефективност. 💪
Шаблоните и ресурсите за обхвата на работата не спират дотук! Разполагаме с обширна библиотека от шаблони за всеки случай на употреба, подробен онлайн център за помощ, уебинари и ClickUp University, за да ви помогнем да използвате платформата в най-пълна степен!