Случавало ли ви се е да се окажете потънали до колене в проект, само за да осъзнаете, че не сте сигурни какво трябва да постигне проектът? Няма яснота кои задачи трябва да бъдат изпълнени и кой е отговорен за тях.
Не се притеснявайте, всички сме минавали през това. Ето защо шаблоните за обхват на проекта са абсолютно спасителни за проектните мениджъри.
Шаблоните за обхват на проекта са основни инструменти за всеки проектен мениджър, който иска да планира и изпълни успешен проект. Те предоставят ясна представа за целите, резултатите, сроковете и бюджета на проекта. Това позволява на проектните мениджъри да определят обхвата и да гарантират, че всички участници разбират своите роли и отговорности.
Използването на шаблон за определяне на обхвата на работата ви може да ви спести време и усилия, като ви предостави рамка за планиране и изпълнение на проекта ви. В тази публикация в блога ще говорим за това какво е шаблон за обхват на проекта и какво прави един документ за обхват добър. Ще споделим и 10 от любимите ни шаблони за обхват на проекта, за да можете да изберете най-доброто решение за вашия екип.
⏰ 60-секундно резюме
Ето 10-те най-добри шаблона за обхват на проекта, които ще ви помогнат да поддържате проектите си ясни, организирани и в правилната посока:
- Шаблон за обхват на работата на ClickUp
- ClickUp уебсайт Шаблон за обхват на работата
- Шаблон за план за управление на обхвата на ClickUp
- Шаблон за обхват на проекта в ClickUp
- Шаблон за харта на проекта ClickUp
- Шаблон за план за изпълнение на проект в ClickUp
- Шаблон за резултати от проекта ClickUp
- Шаблон за оценка на проекти на ClickUp
- Шаблон за описание на обхвата на проекта в Microsoft Word
- Шаблон за обхвата на проекта в Excel от Stakeholder Map
Какво е шаблон за обхват на проекта?
Шаблонът за обхват на проекта е изчерпателен документ, който помага на проектните мениджъри да организират важните детайли и компоненти на нов проект. По същество това е вашият цялостен план за проекта.
Тези шаблони за документи за обхват обикновено включват редица информации, предназначени да гарантират успешното завършване на проекта. Някои от най-често срещаните компоненти са:
- Целта и визията на проекта
- Заинтересовани страни и техните изисквания
- Критерии за успех
- Членове на проектния екип и техните роли и отговорности
- Конкретни етапи за завършване на задачите
- Рискове, свързани с проекта, и подходи за тяхното намаляване
Освен това, шаблонът за обхват на проекта ще очертае целите, резултатите, контрола на проекта, задачите, разходите и графика на проекта. С тази всеобхватна рамка, създадена преди стартирането на проекта, екипите могат да работят ефективно и съвместно за постигането на своите цели.
Прочетете също: Шаблони за обхват на работата
10 безплатни шаблона за обхват на проекта, които трябва да опитате
Шаблонът за документ за обхват е един от най-добрите инструменти за управление на проекти в арсенала ви. Той може да ви спести време и усилия, като същевременно минимизира риска от провал на проекта.
С добре изготвен документ за обхвата на проекта, проектните мениджъри могат да бъдат уверени в своето планиране. Всеобхватният план гарантира, че проектът ще бъде изпълнен навреме, в рамките на бюджета и според изискваните стандарти.
Съществуват много различни видове шаблони за обхват на проекти, но ето нашите 10 любими.
1. Шаблон за обхват на работата на ClickUp
Проектните мениджъри използват шаблона за обхват на работата на ClickUp, за да планират изцяло проекта си от начало до край.
Този шаблон за обхват определя задачите, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на даден проект, включително цели, резултати, графици, етапи и допълнителни подробности. Макар и да не е правно обвързващ, той служи като общо споразумение между всички заинтересовани страни относно това, което е необходимо за успешното завършване на проекта.
Идеален за: Очертаване на подробностите и резултатите от проекта, за да се поддържа съгласуваност между проектните екипи и заинтересованите страни.
2. Шаблон за обхват на работата на уебсайта ClickUp
Ако проектът, за който търсите шаблон, е разработване на уебсайт, имате късмет! Ние създадохме шаблона за обхват на работата на уебсайта ClickUp специално за вас.
Характеристики на шаблона за обхват на работата на уебсайта:
- Раздел „Обща информация и цели“, който включва контактната информация на вашата компания и на клиента, подробности за проекта на високо ниво, описание на целта и проблема, общо представяне на проекта и списък с целите и задачите на проекта.
- Раздел „Обхват на работата и задачите“, който подробно описва обхвата на проекта в 3 фази: 1) дизайн и разработка на уебсайт; 2) информационна архитектура и 3) настройка на хост и домейн. Имайте предвид, че тези фази могат да бъдат редактирани, за да отговарят на вашия конкретен обхват. Има и раздел, в който са изброени всички задачи, свързани с 3-те фази.
- Раздел „Резултати, компоненти и изисквания“ с таблици за лесно организиране и визуализиране на всички резултати от проекта, графика на проекта и сроковете за доставка.
- Окончателна цена, предположения и приемане , където можете да предоставите подробни разчети на разходите, да изброите предположенията за проекта и да получите одобрение от клиента.
Този безплатен шаблон за обхват на проекта ви предоставя ясен и организиран план за уебсайт проект, който можете да споделите с клиентите си. Използвайте заедно тази визуализация, за да преминете през процеса на проекта и да ги държите информирани за актуализациите и напредъка.
Идеален за: Екипи, които се нуждаят от прост, но ясен обхват на работата по проект за уебсайт.
3. Шаблон за план за управление на обхвата на ClickUp
Шаблонът за план за управление на обхвата на ClickUp очертава как обхватът на проекта ще бъде дефиниран, валидиран и контролиран през целия му жизнен цикъл. Наред със стандартните подробности за проекта, като цели, резултати и срокове, плановете за управление на обхвата се фокусират върху това как вашият екип ще управлява отклоненията от обхвата – като прави повече от първоначално планираното.
Характеристики на шаблона за управление на обхвата:
- Раздел „Описание на проблема“, в който можете да идентифицирате и опишете проблема, който проектът ще реши.
- Раздел „Възможности“, в който ще обясните как ще се възползвате от този проблем и решенията, които планирате да предложите.
- Раздел „Цели на проекта “ , в който можете да изброите постиженията, които бихте искали да постигнете с този проект.
- Раздел за обхват , в който можете ясно да определите кои задачи или проблеми попадат в обхвата на проекта и кои не.
- Раздел за одобрения, за да получите подпис от проектния мениджър и спонсора
Нека този шаблон за описание на обхвата да служи като ръководство за вашия екип, за да се гарантира, че проектът върви по план.
Идеален за: Проектни мениджъри, които желаят да информират всички заинтересовани страни за границите и целите на проекта.
4. Шаблон за обхват на проекта в ClickUp
Разработчиците на приложения често имат обхвати на проекти, които се различават значително от други видове проекти, затова създадохме шаблона за обхват на приложението ClickUp специално за вас!
Характеристики на шаблона за обхват на приложението:
- Раздел „Контекст на проекта“, който дава кратък преглед на проблема или слабото място, което новото приложение се стреми да реши, какво приложението иска да предложи на своите потребители и какви са целите на създаването му.
- Раздел с бизнес изисквания , където можете да създадете списък с задачите, които завършеното приложение трябва да може да изпълнява.
- Раздел за обхвата на приложението, в който можете да изброите различните компоненти на обхвата на проекта (т.е. платформа, UX дизайн, анализи, начална страница, страница за помощ и т.н.) и да добавите бележки или коментари за всяко изискване.
Този шаблон за документ за обхвата на приложението може да бъде използван от разработчиците на приложения за организиране, проследяване и архивиране на необходимите бизнес изисквания за създаване и изпълнение на приложение.
Идеален за: Екипи, които се нуждаят от ясен план за проект за разработване на приложение.
5. Шаблон за харта на проекта ClickUp
Проектната харта документира официалното стартиране на даден проект, като предоставя на проектния мениджър правомощия да използва ресурсите на организацията за неговото изпълнение. Това е важна стъпка в процеса на управление на проекти, затова създадохме шаблона за проектна харта на ClickUp, за да сте сигурни, че сте обхванат всички необходими аспекти.
Уставът служи като referencia през целия жизнен цикъл на проекта, като гарантира, че всички членове на екипа и заинтересовани страни са съгласувани. Той също така предоставя основа за вземане на решения, разрешаване на проблеми и управление на промените.
Идеален за: Мултифункционални екипи, които се нуждаят от документ за обхвата на проекта, определящ целите на проекта.
Бонус: Устав на екипа & Шаблони за устав на екипа!
6. Шаблон за план за изпълнение на проект на ClickUp
Шаблонът за план за изпълнение на проект на ClickUp може да ви помогне да стандартизирате процедурите за планиране и изпълнение на проекти във вашата организация. Той служи като ръководство за членовете на проектния екип, като им позволява да изпълняват проекта ефективно и ефикасно, като същевременно гарантира, че той е в съответствие с обхвата на проекта.
Характеристики на шаблона за план за изпълнение на проекта:
- Начална страница , която изброява всички подкатегории заедно с техните собственици и сътрудници
- 6 основни раздела, включително обхват на проекта, цели на проекта, спецификации, разпределение на ресурсите, график на проекта и план за комуникация
Забележка: Този прост шаблон за обхват на проекта може да се използва като инструмент в софтуерното решение за управление на проекти!
Идеален за: Мениджъри, които искат да стандартизират процесите на планиране и изпълнение на проекти в своята организация.
7. Шаблон за резултати от проекта ClickUp
Докато много от другите ни шаблони имат раздел за резултати, шаблонът за резултати от проекти на ClickUp ви предоставя максимален контрол и управление на всички променливи елементи, свързани с вашия проект.
Характеристики на шаблона за резултати от проекта:
- Потребителски полета , които можете да настроите според вашите предпочитания, включително падащи менюта, автоматично изчислявана лента за напредък и форматиране на клетки за числа, пари, формули и обикновен текст.
- Напълно редактируем и персонализируем шаблон , с който можете да персонализирате изгледите, да автоматизирате и добавите зависимости, както и да създадете персонализирани формулни полета, които отговарят на вашите изисквания.
Използвайте този шаблон за обхват самостоятелно, за да управлявате подзадачите на проекта си, или като по-подробна версия на списъка с резултати, който създавате в един от по-изчерпателните шаблони за обхват на проекта.
Идеален за: Проектни мениджъри, които разработват сложен проект с множество заинтересовани страни и резултати.
8. Шаблон за оценка на проекти на ClickUp
Оценката на проекта помага да се определи нивото на сложност на проекта. Шаблонът за оценка на проекта на ClickUp ви помага да съберете точна и изчерпателна информация за проекта.
Този прост шаблон за обхват на проекта ви помага да:
- Оценявайте изпълнението на проекта спрямо целите
- Идентифицирайте областите, които се нуждаят от подобрение
- Съберете обратна връзка от заинтересованите страни
Те ви позволяват да въведете целите, задачите и крайните срокове на проекта и да проследявате всички промени или проблеми, които могат да възникнат.
Идеален за: Оценители на проекти, които искат шаблон за оценка на проекти, за да помогнат на всички да са на една и съща страница при оценяването на изпълнението на проекта и измерването на напредъка.
9. Шаблон за описание на обхвата на проекта в Microsoft Word
Макар да сме напълно сигурни, че ClickUp предлага най-добрите шаблони за обхват на проекти и софтуер за управление, знаем, че не винаги можете да изберете собствена платформа за продуктивност за бизнес цели. Ако сте ограничени до Microsoft Office, добрата новина е, че Microsoft Word разполага с библиотека с шаблони за Office, които могат да отговорят на вашите нужди.
Когато търсите в библиотеката с шаблони за „обхват на проекта“, се появяват няколко обещаващи опции, включително шаблон за финансов обхват на проекта, шаблон за планиране на проекта, отчет за изпълнението на проекта и подробен график за планиране.
Може да отнеме малко усилия и творчество, но с подходящите полета за търсене можете да съставите няколко документа, които, когато се използват заедно, могат да ви помогнат да поддържате проектите си видими и организирани.
Идеален за: Проектни мениджъри, които търсят шаблон за документ за обхват в Word.
10. Шаблон за обхвата на проекта в Excel от Stakeholder Map
Друга опция в пакета решения на Microsoft е този шаблон за описание на обхвата на проекта, предназначен за Excel. Шаблонът за обхвата на проекта в Excel включва раздели за подробности за проекта и контрол на документите, описание на обхвата на проекта, описания на обхвата на резултатите, критерии за приемане на проекта, предположения и ограничения, както и изключения от проекта.
Макар и да не са толкова лесни за използване като шаблоните на ClickUp, тази алтернатива в Excel все пак обхваща най-важните компоненти на обхвата на проекта и ще ви помогне да свършите работата в кратки срокове.
Идеален за: Потребители на Excel, които търсят прост пример за обхват на проект.
Какво прави един добър шаблон за обхват на проекта?
Шаблоните за обхват на проекта не само трябва да съдържат информацията, посочена по-горе, но и да са лесни за ползване, актуализиране и споделяне. Те трябва да позволяват събирането на кратка, но пълна информация. Ето няколко елемента, които правят добрите шаблони за обхват:
- Точно описва визията на проекта: Описание на обхвата на проекта, в което се посочват целта на проекта, съответните заинтересовани страни и критериите за успех.
- Подробна информация за всички критични за мисията елементи на проекта: включва цели, резултати, членове на екипа и техните роли и отговорности, етапи на проекта, приблизителни разходи и предложен график.
- Идентифицира всички потенциални рискове по проекта: със стратегии или планове за тяхното намаляване.
- Разбивка на бюджета: Планове за намаляване на разходите или забавяния в графика, начини за интерпретиране на бюджета и параметри на графика, които могат да повлияят на общата стойност на проекта.
- Използва гъвкав формат на шаблона: Лесно се правят промени с интуитивно потребителско изживяване за всички членове на екипа.
Един добър шаблон за обхват на бизнеса трябва да бъде достатъчно изчерпателен, за да предостави необходимите на екипа подробности и контекст, но и достатъчно кратък, за да можете бързо да стигнете до най-важните части. Тези шаблони за стратегическо планиране трябва да осигуряват яснота, а не да допринасят за объркване.
В крайна сметка, най-добрият шаблон за обхват на вашия проект ще бъде този, който дава на заинтересованите страни най-ясна представа за това, какво трябва да се направи.
Как да напишете документ за обхвата на проекта?
Сега, когато разполагате с арсенал от шаблони за обхват на проекта, следващата стъпка е да научите как да напишете подходящ документ за обхвата на проекта. Ето някои съвети за създаване на ефективен и изчерпателен обхват на проекта:
- Започнете с основите: Започнете с очертаване на целта, задачите и желаните резултати на проекта. Това ще ви даде ясна представа за това, което трябва да бъде постигнато.
- Определете границите на проекта: Ясно определете какво включва проектът и какво не. Това ще помогне да се предотврати разширяването на обхвата и ще гарантира, че всички участници разбират своите роли и отговорности.
- Идентифицирайте заинтересованите страни: Избройте всички страни, участващи в проекта, включително клиенти, членове на екипа и всички външни изпълнители или доставчици.
- Определете срокове: Задайте реалистични крайни срокове за всяка фаза на проекта и разпределете задачите съответно.
- Списък с резултати: Идентифицирайте всички ключови резултати от проекта и очакваните дати за тяхното постигане. Това ще помогне на всички да се придържат към плана и да поемат отговорност за своите задължения.
- Създайте план за комуникация: Създайте система за съобщаване на актуализации за напредъка, промени или друга важна информация на заинтересованите страни.
- Обмислете потенциалните рискове: Предвиждайте всички потенциални препятствия, които могат да възникнат, и изгответе план за действие в извънредни ситуации, за да минимизирате тяхното въздействие.
- Получете одобрение: След като документът за обхвата на проекта е готов, се уверете, че сте получили одобрение от всички заинтересовани страни, преди да продължите с проекта.
Не забравяйте, че когато пишете документ за обхвата на проекта, е важно да бъдете възможно най-подробни и конкретни. Това ще помогне да се гарантира, че всички са на една и съща страница и ще сведе до минимум евентуални недоразумения или погрешни тълкувания.
Оптимизирайте обхвата на вашите проекти с шаблони още днес
Шаблоните за обхват на проекта предоставят ценна пътна карта, от която се нуждаете, за да обедините екипа си и да накарате всички да работят за постигането на общата цел – успешен резултат от проекта.
Предоставянето на тази информация в организиран и ясен шаблон за документ за обхвата намалява риска от забавяне на проекта или недоразумения, водещи до грешки.
ClickUp предлага най-високия стандарт в управлението на проекти и сътрудничеството в екип. Изберете от нашата широка гама от шаблони за управление на проекти, за да персонализирате работното си пространство според нуждите на вашия проект. С управлението на проекти, управлението на знания и комуникацията, управлявани от една платформа, задвижвана от изкуствен интелект, ви е необходима само тази една приложение, за да управлявате ефективно вашите проекти.
Започнете да използвате ClickUp безплатно, така че опитайте още днес, за да видите как малко предварително планиране на обхвата може да доведе до успех на проекта в бъдеще.