Превишаването на бюджета е широко разпространено явление. И често то е съпроводено с закъснение в изпълнението на проекта. Заедно, тези две неща са признаци за провал на проекта.
За съжаление, само 43% от проектите са защитени от тази епидемия. Чудите се защо? Защото повечето проекти не разполагат с функционален и добре установен контрол на проектите.
За щастие, контролът на проектите не е ракетостроенето. Прочетете тази статия, защото тя ви разяснява какво представлява той и ви дава практически съвети за неговото прилагане!
Какво представлява контролът на проекти?
Контролът на проектите представлява системи и процеси, използвани за управление на обхвата, разходите, графика, качеството, ресурсите и риска на даден проект. Тези инструменти осигуряват основата за ефективно управление на проектите и подпомагат вземането на решения през целия жизнен цикъл на проекта.
Използването на процеси за контрол на проектите може да ви помогне да гарантирате, че проектите вървят по план, като идентифицирате потенциалните проблеми на ранен етап и предприемете коригиращи действия, ако е необходимо. Това също така позволява на мениджърите да измерват ефективността спрямо поставените цели и да предприемат коригиращи действия бързо, когато е необходимо.
Контрол на проектите и управление на проектите: каква е разликата?
Често се приема, че контролът на проекти и управлението на проекти означават едно и също нещо и определят сходни елементи на проекта, но това не е така. Преди всичко, нека изясним това.
Управлението на проекти е съвкупност от знания, умения и техники за успешното изпълнение на даден проект. То управлява шест основни ограничения на проекта, както е показано по-долу.
От друга страна, контролът на проектите е подраздел на управлението на проекти, който наблюдава две от тези ограничения: разходите и времето за проекта. По същество, контролът на проектите е част от управлението на проекти, която помага за анализиране и оптимизиране на данните за проекта, за да се гарантира, че проектът ще бъде изпълнен навреме и в рамките на определения бюджет.
Просто казано, контролиращият проекта съветва мениджъра по въпроси, свързани с времето и графиците. След това мениджърът решава дали да приложи тези предложения или не.
Представете си проектния мениджър като капитан на кораб, а контролера на проекта като навигационен офицер, който казва колко далеч или близо е корабът до крайната си дестинация. Тази роля също така предлага най-бързия маршрут до дестинацията и оставя на капитана да следва или да пренебрегне предложението.
Значението на контрола на проектите в управлението на проекти
Контролът на проектите гарантира, че всичко върви по план и в рамките на обхвата на проекта, от началната фаза на планиране до приключването на проекта.
Като основен елемент на управлението на проекти, контролът на проектите помага за създаването на план за проекта. В плана за проекта контролът отговаря за предлагането на оптимални графици, планиране на разходите, разпределение на ресурсите и др.
Когато проектът преминава във фазата на изпълнение, контролът на проекта информира проектния мениджър за това как се развива проектът по отношение на използването на бюджета и спазването на сроковете. Това помага за създаването и проследяването на ключови показатели за ефективност, свързани с разходите и графика.
Контролът на проектите също така прогнозира посоката, в която се движи проектът по отношение на бюджета и времето. А ако има отклонение, той установява тези проблеми и предлага практични начини за преодоляването им.
С контрола на проектите имате и по-голям шанс да елиминирате надхвърлянето на разходите през целия жизнен цикъл на проекта. Доклад на PWC установи, че липсата на подходящ контрол на проектите е една от основните причини за надхвърлянето на разходите.
След като казахме това, нека да разгледаме накратко някои от факторите, които влияят върху контрола на проектите.
4 фактора, които оказват влияние върху контрола на проектите
Ето четири фактора, които могат да повлияят на контрола на вашите проекти.
1. Обхват на проекта
Обхватът на проекта е документ, който посочва всичко необходимо за успеха на проекта. Документът определя заинтересованите страни по проекта, нивото на ресурсите, крайните срокове, резултатите и ограниченията, свързани с проекта.
Ето един пример.
Например, ако проектът ви е да създадете дигитална визитна картичка, трябва да определите софтуера, уменията, графика и другите променливи, които са необходими. Това ще съставлява обхвата на проекта.
Липсата на ясно определен обхват на проекта затруднява съобразяването с графика или прогнозните разходи. Но когато работите с ясно определен обхват, става по-лесно да следите състоянието на проекта. По този начин можете лесно да прецените дали той ще бъде завършен в срок и в рамките на бюджета.
Разгледайте тези шаблони за бюджетни предложения!
2. Рискове и предизвикателства
Управлението на проекти е изложено на много рискове и предизвикателства. Обикновено тези рискове се разделят на две основни категории.
Първият е финансовите рискове, включително неочаквано повишение на разходите за материали, по-високи от очакваните изисквания за труд и др. Тези рискове могат значително да повлияят на способността да се наблюдават проектите точно или да се правят финансови прогнози.
Другите рискове за проекта са тези, които могат да забавят изпълнението му след предварително определения срок. Някои от тези рискове включват откраднати материали, неоткрити грешки или внезапен спад в броя на работната сила.
По същество, непредвидените резултати от тези рискове могат да повлияят значително на хода на проекта и в някои случаи да ви попречат да спазите графика и бюджетните цели на проекта.
Когато предприемете проактивни мерки за определяне на тези рискове в контрола на проектите и създадете ефективни стратегии за управление на риска, можете да ги предотвратите или да ги управлявате ефективно, за да осигурите стабилност на всички фронтове.
Прочетете също: Шаблони за обхвата на проекта
3. Разходи по проекта
Разбирането на разходите, свързани с даден проект, е в основата на контрола на проектите. Като цяло, за всеки проект има два вида разходи: преки и непреки.
- Пряките разходи са свързани с конкретни продукти. Те включват разходи за материали, фиксирани разходи за труд и др.
- Непреки разходи са разходи, свързани с изпълнението на проекта като цяло. Тези разходи включват разходи за контрол на качеството и комунални услуги.
Без да разберете тези разходи, е невъзможно да определите бюджета на проекта.
Освен това няма да можете да следите финансовото състояние на проекта или да правите точни прогнози. Поради това проектът ще бъде податлив на превишаване на бюджета, което е признак за неуспех в процеса на контрол на проекта.
4. Крайни срокове на проектите
Крайният срок на проекта е определеното време и дата за завършване на проекта. Според списанието за потребителски проучвания този краен срок определя значимостта на проекта и възприеманата му спешност.
Липсата на краен срок означава, че няма критерии за завършване на проекта. Поради това ще ви е трудно да анализирате данните за времето, свързани със състоянието на проекта.
Без определени крайни срокове не можете да планирате конкретни задачи в проекта. Освен това няма да можете да зададете приоритети на задачите или да контролирате други ограничения, свързани с времето във вашия работен процес.
Сега, когато разбирате четирите основни фактора, които влияят върху контрола на проектите, нека отговорим на следния въпрос: как да приложите правилно тези фактори в плана си за управление на проекти?
Не се притеснявайте. Ние ще се погрижим за всичко.
Как да внедрите контрол на проектите в екипа си
Има пет начина за прилагане на контрол върху проектите. С тях можете да наблюдавате по-добре проекта си и да поддържате резултатите в правилната посока, без да надвишавате предварително определения бюджет.
1. Ресурси
Ресурсите са двигатели, които водят всеки проект към успех. Те включват пари, време, членове на екипа и инструменти за управление на проекти като ClickUp и Tara AI.
При контрола на проекти колко добре управлявате тези ресурси определя колко ефективно можете да контролирате разходите, материалите и времето за проекта.
По време на фазата на стартиране на проекта, оценката на разходите и подробното планиране на ресурсите могат да ви помогнат да започнете проекта, без да надвишавате бюджета. Тези процеси ви показват какви ресурси са на разположение и как да ги използвате оптимално.
Освен това, с напредването на проекта, ви е необходимо ясно разбиране за това как да следите тези ресурси. Извършете оценка на отклоненията в разходите, за да проследите колко добре използвате финансовите си ресурси. Тази оценка ви помага да разберете текущото финансово състояние на проекта.
Разбира се, вие също искате да сте сигурни, че проектният екип работи ефективно. Затова е от съществено значение да управлявате тяхната натовареност и да се уверите, че никой не е претоварен.
С помощта на инструмент за управление на екипи като ClickUp можете да видите натоварването на екипа си и да определите конкретни членове, които са преуморени или не работят с пълния си капацитет.
С тази информация ще разберете по-добре как да делегирате задачи и да управлявате ефективно човешките си ресурси.
2. График на проекта
Постоянното проследяване и анализиране на графиците на вашите проекти ви помага да разберете дали напредвате според предварително определения график. Можете да получите тези данни от вашия инструмент за управление на проекти или планиране на спринтове, ако изпълнявате проекта си чрез повтарящи се спринтове.
Ето пример за календар на проекта за пускане в изгледа „Календар“ на ClickUp.
Както е показано по-горе, ще имате ясна представа за крайните срокове, задачите и други ключови свързани области. Освен това, тази информация улеснява определянето на ключови показатели за ефективност и етапи за оценка на напредъка ви.
Не забравяйте да информирате заинтересованите страни за напредъка на проекта. Ако проектът се отклони от първоначалния план, можете лесно да идентифицирате причините и да предложите съответни решения.
Сега вече знаете как да проследявате графиците на проектите. Но как да създадете ефективни графици? Тук на помощ идват диаграмите на Гант. Тези диаграми ви позволяват да дефинирате графици, да проследявате зависимости и да приоритизирате задачи, както е показано по-долу.
Когато интегрирате тези познания в работния си процес, можете да започнете да пишете прощално писмо на пропуснатите срокове.
3. Анализ на риска
Анализът на риска е необходим, за да се идентифицират пречките и рисковете, които могат да повлияят на сроковете и бюджета на проекта.
За да анализирате рисковете правилно, трябва да идентифицирате най-често срещаните рискове, свързани с вашия проект, което можете лесно да направите с помощта на SWOT анализ. Както бе споменато в предишната секция, повечето рискове обикновено са свързани с финансите и изпълнението на проекта. Примери за това са закъснения в графиците, закъснения в комуникацията, нарушения на сигурността на данните и др.
След като ги идентифицирате, използвайте инструмент за управление на риска като ClickUp, за да класифицирате и приоритизирате тези рискове.
ClickUp предлага стотици функции, които ще ви помогнат да създадете регистър на рисковете, за да проследявате лесно всички потенциални рискове и да предприемете превантивни мерки, още преди те да се появят.
Ето един пример за вас:
А ако искате да видите как изглежда един добър регистър на рисковете, използвайте шаблона за папка „Регистър на рисковете“ на ClickUp, за да ви помогне да се подготвите!
След като сте приоритизирали тези рискове с регистъра на рисковете, става по-лесно да ги управлявате съответно.
4. Променете процеса на контрол
Понякога заинтересованите страни са склонни да включват допълнителни резултати в проекта или да отлагат крайните срокове. Това е разширяване на обхвата. Разширяването на обхвата може да доведе до забавяния в графиците и надхвърляне на разходите.
Но за щастие има начин да се предотврати разширяването на обхвата – процесът на контрол на промените.
Процесът на контрол на промените е проактивна мярка, която ви подготвя за потенциални промени в обхвата на проекта. С този процес можете да оцените промените, за да прецените дали са необходими или не.
Ако е необходимо, можете да задълбочите анализа, като идентифицирате онези елементи, които можете да допуснете, без да засегнете обхвата на проекта или срока за изпълнение.
Освен това, ако тези промени не засягат графика или обхвата, можете да интегрирате шаблон за план за управление на промените във вашия работен процес. С него можете лесно да планирате, наблюдавате и внедрявате тези промени.
С процеса на контрол на промените можете да синхронизирате членовете на екипа си с всяка промяна. Това ги кара да се чувстват ангажирани и информирани. По този начин те се справят ефективно с промените.
5. Наблюдавайте ефективността
Мониторингът на ефективността ви помага да управлявате успеха на проекта си. За да следите ефективността, се нуждаете от SMART KPI. Тези KPI варират от възвръщаемостта на инвестициите и фактурираните часове до навременното изпълнение и проследяване на разходите в сравнение с базовите показатели.
SMART KPI отговарят на критериите по-долу.
Не е необходимо да чакате края на проекта, за да определите дали той е успешен или не. Тези показатели за проекта служат като ефективен инструмент за контрол на проекта, който ви помага да измервате напредъка и да видите дали все още сте на прав път.
Управление на контрола на проектите с помощта на структура за разпределение на работата?
За да използвате WBS ефективно, трябва да въведете общата цел, която искате да постигнете. Да предположим, че искате да създадете курс. Това е общата цел. След това разделете този проект на управляеми части и фази, като идеи, писане, корекция, публикуване и т.н.
Всичко, което е представено във вашата WBS, трябва да включва само това, което е необходимо за постигане на вашата цел. Нямате нужда от излишни или несвързани задачи.
След това въведете тези задачи в диаграмата WBS на различни нива, от контролни сметки до работни пакети, както е показано по-долу.
Можете да създадете своя собствена структура на разпределение на работата в ClickUp от нулата или просто да използвате шаблона за структура на разпределение на работата в ClickUp по-долу, за да създадете нещо подобно.
С тази структура можете лесно да следите задачите си и да видите доколко сте в синхрон с навременното изпълнение и оптималното използване на бюджета.
Управлявайте контрола на проектите с ClickUp!
Контролът на проектите е необходим за управлението на вашите проекти и гарантиране на навременното им изпълнение. Той носи и други ползи, като оптимално разпределение на ресурсите, предотвратяване на превишаване на бюджета, висококачествени резултати и оптимално планиране.
Въпреки това, трябва да вземете предвид фактори като срокове, разходи, обхват и рискове, за да не провалите контрола на проекта.
Добрите практики за контрол на проекти включват управление на ресурсите, проследяване и анализ на графиците на проектите и провеждане на последователен анализ на риска. Освен това следете представянето си с KPI и обръщайте внимание на процеса на контрол на промените, за да предотвратите отклонения от обхвата. Накрая, интегрирайте структурата на разпределение на работата в работния си процес.
Следвайте този пълен наръчник за контрол на проекти и използвайте инструменти като ClickUp и Tara A I, за да изпълнявате проектите си навреме и в рамките на бюджета.
Гост автор:
Там Фам е мениджър „Бизнес операции“ в Tara AI. Tara е платформа за доставка на продукти, създадена да помага на инженерните екипи да получат информация за разработката, да подобрят производителността и да доставят продуктите с предвидимост.