Превишаването на бюджета е широко разпространено явление. И често то е съпроводено със закъснение при реализацията на проекта. Заедно тези фактори са признаци за провал на проекта.
За съжаление, само 43% от проектите са защитени от тази „епидемия“. Чудите се защо? Причината е, че при повечето проекти липсват функционални и добре установени механизми за управление на проекти.
За щастие, управлението на проекти не е ракетостроене. Затова продължавайте да четете, защото тази статия ще ви разясни в какво се състои то и ще ви даде практически съвети за прилагането му!
Какво представлява управлението на проекти?
Управлението на проекти представлява набор от системи и процеси, използвани за управление на обхвата, разходите, графика, качеството, ресурсите и рисковете на даден проект. Тези инструменти осигуряват основата за ефективно управление на проекти и подпомагат вземането на решения през целия жизнен цикъл на проекта.
Използването на процеси за управление на проекти може да ви помогне да гарантирате, че проектите вървят по план, като идентифицирате потенциалните проблеми на ранен етап и предприемате коригиращи действия, когато е необходимо. Това също така позволява на мениджърите да измерват резултатите спрямо поставените цели и да предприемат коригиращи действия бързо, когато е необходимо.
Управление на проекти срещу ръководство на проекти: каква е разликата?
Често се приема, че управлението на проекти и контролът върху проектите означават едно и също нещо и обхващат сходни елементи на проекта, но това не е така. Преди всичко нека изясним този въпрос.
Управлението на проекти представлява съвкупност от знания, умения и техники за успешното изпълнение на даден проект. То управлява шест основни ограничения на проекта, както е показано по-долу.
От друга страна, контролът на проектите е подкатегория на управлението на проекти, която следи за спазването на две от тези ограничения: разходите и времето за проекта. По същество контролът на проектите е част от управлението на проекти, която помага за анализиране и оптимизиране на данните по проекта, за да се гарантира, че проектът ще бъде завършен навреме и в рамките на определения бюджет.
Просто казано, контролерът на проекта съветва мениджъра по въпроси, свързани с времето и графиците. След това мениджърът решава дали да приложи тези предложения или не.
Представете си проектния мениджър като капитан на кораб, а контрольора на проекта – като навигатора, който посочва колко далеч или близо е корабът до крайната си дестинация. Тази роля също така предлага най-бързия маршрут до дестинацията и оставя на капитана да реши дали да следва предложението или да го пренебрегне.
Значението на контрола върху проектите в управлението на проекти
Управлението на проекти гарантира, че всичко върви по план и в рамките на обхвата на проекта, от началния етап на планиране до приключването му.
Като основен елемент на управлението на проекти, контролът на проектите спомага за създаването на проектен план. В проектния план контролът отговаря за предлагането на оптимални графици, планирането на разходите, разпределянето на ресурсите и т.н.
С настъпването на фазата на изпълнение на проекта, контролът върху проекта информира проектния мениджър за състоянието на проекта по отношение на използването на бюджета и спазването на сроковете. Това помага за създаването и проследяването на ключови показатели за ефективност (KPI), свързани с разходите и графика.
Управлението на проекти също така прогнозира как ще се развие проектът по отношение на бюджета и времето. А ако все пак възникне отклонение, то идентифицира тези проблеми и предлага практични начини за преодоляването им.
С контрола върху проектите имате и по-голям шанс да елиминирате надхвърлянето на разходите през целия жизнен цикъл на проекта. Доклад на PWC установи, че липсата на подходящ контрол върху проектите е една от основните причини за надхвърлянето на разходите.
Като имаме това предвид, нека хвърлим един бърз поглед върху някои от факторите, които оказват влияние върху управлението на проекти.
4 фактора, които оказват влияние върху контрола на проектите
Ето четири фактора, които могат да повлияят на контрола върху вашите проекти.
1. Обхват на проекта
Обхватът на проекта е документ, в който са посочени всички елементи, необходими за успеха на проекта. Документът определя заинтересованите страни по проекта, разпределението на ресурсите, крайните срокове, крайните резултати и ограниченията, свързани с проекта.
Ето един пример.
Например, ако проектът ви е да създадете дигитална визитна картичка, трябва да определите софтуера, уменията, графика и другите свързани променливи. Това ще съставлява обхвата на проекта.
Липсата на ясно определен обхват на проекта затруднява съобразяването с графика или с прогнозата за разходите. Когато обаче работите с ясно определен обхват, става по-лесно да следите състоянието на проекта. По този начин можете лесно да прецените дали той ще бъде завършен в срок и в рамките на бюджета.
Разгледайте тези шаблони за бюджетни предложения!
2. Рискове и предизвикателства
Управлението на проекти е изложено на много рискове и предизвикателства. Обикновено тези рискове се класифицират в две основни категории.
Първият от тях са финансовите рискове, включително неочаквано повишение на разходите за материали, по-високи от очакваните разходи за труд и др. Тези рискове могат значително да повлияят на способността за точно наблюдение на проектите или изготвяне на финансови прогнози.
Другите рискове за проекта са тези, които биха могли да забавят изпълнението му извън предварително определения срок. Някои от тези рискове включват кражба на материали, неоткрити грешки или внезапен спад в броя на работната сила.
По същество непредвидените последствия от тези рискове могат значително да повлияят на хода на проекта и, в някои случаи, да ви попречат да спазите графика и бюджетните цели на проекта.
Когато предприемете проактивни мерки за определяне на тези рискове в управлението на проекти и изготвите ефективни стратегии за управление на риска, можете да ги предотвратите или да ги управлявате ефективно, за да осигурите стабилност във всички аспекти.
Прочетете също: Шаблони за обхват на проекта
3. Разходи по проекта
Разбирането на разходите, свързани с даден проект, е в основата на управлението на проекти. Като цяло, за всеки проект има два вида разходи: преки и непреки.
- Пряките разходи са свързани с конкретни продукти. Те включват разходите за материали, фиксираните разходи за труд и др.
- Непреки разходи са разходите, свързани с цялостното изпълнение на проекта. Тези разходи включват разходите за контрол на качеството и комуналните услуги.
Без да разберете тези разходи, е невъзможно да определите бюджета на проекта.
Освен това няма да можете да следите финансовото състояние на проекта или да правите точни прогнози. Поради това проектът ще бъде изложен на риск от надхвърляне на бюджета, което ще покаже провал в процеса на управление на проекта.
4. Крайни срокове на проектите
Крайният срок на проекта е определената дата и час за завършване на проекта. Според списанието „Journal of Consumer Research“ този краен срок определя значимостта на проекта и възприеманата спешност.
Липсата на краен срок означава, че няма критерии за завършване на проекта. Поради това ще ви е трудно да анализирате данните за времето, свързани със състоянието на проекта ви.
Без определени крайни срокове не можете да планирате конкретни задачи в проекта. Освен това няма да можете да определяте приоритетите на задачите или да контролирате други ограничения, свързани с времето, в работния си процес.
Сега, след като разбрахте четирите основни фактора, които влияят върху управлението на проекти, нека отговорим на въпроса: как да подходите правилно към тези фактори и да ги приложите в плана си за управление на проекти?
Не се притеснявайте. Ние ще се погрижим за всичко.
Как да внедрите контрола върху проектите в целия си екип
Има пет начина за прилагане на контрола върху проектите. С тях можете по-добре да следите проекта си и да поддържате изпълнението на задачите в правилната посока, без да надхвърляте предварително определения бюджет.
1. Ресурси
Ресурсите са движещата сила, която води всеки проект към успех. Те включват средства, време, членове на екипа и инструменти за управление на проекти като ClickUp и Tara AI.
При управлението на проекти това колко добре управлявате тези ресурси определя колко ефективно можете да контролирате разходите, материалите и времето по проекта.
По време на фазата на стартиране на проекта оценката на разходите и подробното планиране на ресурсите могат да ви помогнат да започнете проекта, без да надхвърлите бюджета. Тези процеси ви показват какви ресурси са на разположение и как да ги използвате оптимално.
Освен това, с напредването на проекта, трябва да имате ясна представа за това как да следите тези ресурси. Извършете оценка на отклоненията в разходите, за да проследите колко ефективно използвате финансовите си ресурси. Тази оценка ви помага да установите текущите финансови резултати на проекта.
Разбира се, вие също искате да се уверите, че екипът по проекта работи ефективно. Затова е от съществено значение да управлявате натоварването им и да се уверите, че никой не е претоварен.
С помощта на инструмент за управление на екипа като ClickUp можете да видите натовареността на екипа си и да определите конкретни членове, които са претоварени или не работят на пълния си капацитет.
С тези познания ще разберете по-добре как да делегирате задачи и да управлявате ефективно човешките си ресурси.
2. График на проекта
Постоянното проследяване и анализиране на графиците на вашите проекти ви помага да разберете дали напредвате според предварително определения график. Можете да получите тези данни от инструмента си за управление на проекти или за планиране на спринтове, ако изпълнявате проекта си чрез итеративни спринтове.
Ето пример за календар на проект за пускане на продукт в изгледа „Календар“ на ClickUp.
Както е показано по-горе, ще имате ясна представа за крайните срокове, задачите и други ключови свързани области. Освен това тази информация улеснява определянето на ключови показатели за ефективност и етапи за оценка на напредъка ви.
Не забравяйте да държите заинтересованите страни в течение с напредъка на проекта. Ако проектът се отклони от първоначалния план, можете лесно да идентифицирате причините и да предложите съответните решения.
Сега вече знаете как да следите графиците на проектите. Но как можете да създадете ефективни графици? Тук на помощ идват диаграмите на Гант. Тези диаграми ви позволяват да дефинирате графици, да проследявате зависимостите и да приоритизирате задачите, както е показано по-долу.
Когато интегрирате тези познания в работния си процес, можете да започнете да пишете прощално писмо на пропуснатите срокове.
3. Анализ на риска
Анализът на рисковете е необходим, за да се идентифицират пречките и рисковете, които могат да нарушат сроковете и бюджета на проекта ви.
За да анализирате рисковете правилно, трябва да идентифицирате най-често срещаните рискове, свързани с вашия проект, което можете лесно да направите с помощта на SWOT-анализ. Както бе споменато в предишния раздел, повечето рискове обикновено са свързани с финансите и изпълнението на проекта. Примери за това са закъснения в графиците, закъснения в комуникацията, нарушения на сигурността на данните и др.
След като ги идентифицирате, използвайте инструмент за управление на риска като ClickUp, за да класифицирате и приоритизирате тези рискове.
ClickUp предлага стотици функции, които ще ви помогнат да създадете регистър на рисковете, за да проследявате лесно всички потенциални рискове и да предприемете превантивни мерки, още преди те да се появят.
Ето един пример за вас:
А ако искате да видите как изглежда един добър регистър на рисковете, използвайте шаблона за папка „Регистър на рисковете“ на ClickUp, който ще ви помогне да се организирате!
След като сте определили приоритетите на тези рискове чрез регистъра на рисковете, става по-лесно да ги управлявате по подходящ начин.
4. Променете процеса на контрол
Понякога заинтересованите страни са склонни да включват допълнителни резултати в проекта или да отлагат крайните срокове. Това се нарича „разширяване на обхвата“. Разширяването на обхвата може да доведе до закъснения в графиците и надхвърляне на разходите.
Но за щастие има начин да се предотврати разширяването на обхвата – процесът за контрол на промените.
Процесът на управление на промените е проактивна мярка, която ви подготвя за евентуални промени в обхвата на проекта. С помощта на този процес можете да оцените промените, за да прецените дали са необходими или не.
Ако е необходимо, можете да задълбочите анализа, като определите кои елементи можете да допуснете, без това да се отрази на обхвата на проекта или графика за изпълнение.
Освен това, ако тези промени не засягат графика или обхвата, можете да интегрирате шаблон за план за управление на промените във вашия работен процес. По този начин лесно ще можете да планирате, следите и внедрявате тези промени.
С помощта на процес за управление на промените можете да държите членовете на екипа си в крак с всяка промяна. Това ги кара да се чувстват ангажирани и информирани. По този начин те се справят ефективно с промените.
5. Наблюдавайте резултатите
Мониторингът на резултатите е това, което ви помага да управлявате успеха на проекта си. За да следите резултатите, трябва да разполагате с SMART KPI. Тези KPI варират от възвръщаемостта на инвестициите (ROI) и фактурираните часове до навременната доставка и проследяването на разходите спрямо базовите показатели.
SMART KPI отговарят на критериите по-долу.
Не е нужно да чакате края на проекта, за да прецените дали той е успешен или не. Тези показатели за проекта служат като ефективен инструмент за управление, който ви помага да измервате напредъка и да прецените дали все още сте на прав път.
Управление на контрола върху проектите чрез структура за разбивка на работата?
За да използвате ефективно WBS, трябва да въведете общата цел, която искате да постигнете. Да приемем, че искате да създадете курс. Това е общата цел. След това разделете този проект на управляеми части и фази като генериране на идеи, писане, корекция, публикуване и т.н.
Всичко, което е представено във вашата структура на разбиване на работата (WBS), трябва да включва само това, което е необходимо за постигането на вашата цел. Нямате нужда от излишни или несвързани задачи.
След това въведете тези задачи в диаграмата на структурата на проекта (WBS) на различни нива – от контролни сметки до работни пакети, както е показано по-долу.
Можете да създадете своя собствена структура на разбивка на работата в ClickUp от нулата или просто да използвате шаблона за структура на разбивка на работата на ClickUp по-долу, за да създадете нещо подобно.
С тази структура можете лесно да следите задачите си и да видите доколко сте на път да спазите сроковете и да използвате бюджета оптимално.
Управлявайте контрола на проектите с ClickUp!
Управлението на проекти е необходимо за управлението на вашите проекти и гарантирането на навременното им изпълнение. То носи и редица предимства, като оптимално разпределение на ресурсите, предотвратяване на надхвърляне на бюджета, висококачествени резултати и оптимално планиране.
Въпреки това трябва да вземете предвид фактори като срокове, разходи, обхват и рискове, за да не доведете управлението на проекта до провал.
Добрите практики за управление на проекти включват управление на ресурсите, проследяване и анализ на графиците на проектите, както и провеждане на последователен анализ на риска. Освен това следете резултатите си чрез ключови показатели за ефективност (KPI) и обръщайте внимание на процеса за контрол на промените, за да предотвратите разширяването на обхвата на проекта. Накрая, интегрирайте структурата на разбивката на работата в работния си процес.
Следвайте този изчерпателен наръчник за управлението на проекти и използвайте инструменти като ClickUp и Tara A I, които ще ви помогнат да изпълнявате проектите си последователно в срок и в рамките на бюджета.
Гост-автор:
Там Фам е мениджър „Бизнес операции“ в Tara AI. Tara е платформа за доставка на продукти, създадена да помага на инженерните екипи да получават информация за процеса на разработка, да подобряват производителността си и да доставят продуктите си с предвидимост.