Управлението на бюджета има лоша репутация: хората го свързват с досадни таблици и дълги отчети за разходите. Но управлението на бюджетите на проекти всъщност е форма на изкуство – и за тези, които работят в агенции, е от съществено значение за бизнес модела на компанията.
Добрият бюджет на проекта е нещо повече от просто пари – той е контекст. Той е инструмент, който помага да разкажете историята за това, което прави вашият екип и колко добре го прави.
Този подход към управлението на бюджета на проекта ви помага да видите в реално време какво работи и какво не. Независимо от методите за бюджетиране на проекти, които предпочитате, те трябва да ви помогнат да създадете бюджет на проекта, който да дава резултати. Ето стъпките, които трябва да предприемете, за да зададете и проследите всеки бюджет на проект, за който отговаряте.
Какво е бюджет на проект?
Бюджетът на проекта е финансов план, който очертава приблизителните разходи за всички дейности, необходими за успешното завършване на проекта. Той включва всички ресурси, необходими за проекта, като материали, оборудване, труд и други разходи.
Бюджетът за управление на проект не е „20 000 долара“. Той е ясна разбивка на това как ще похарчите тези 20 000 долара и защо ще ги похарчите по този начин.
Теоретично, всеки новоназначен служител трябва да може да влезе в офиса или агенцията ви и да изпълни създадения от вас бюджет без допълнителни указания. За съжаление, управлението на бюджетите на проекти не е точно лесно без подходящия подход и инструменти.
Какво трябва да се включи в бюджета на проекта?
Като отправна точка, бюджетът ви трябва да включва три неща:
- Общи разходи по проекта: труд, материали и оборудване
- Как ще бъдат разпределени ресурсите: Разпределението на бюджета на проекта обикновено се разделя по резултати
- График на проекта : Той разпределя кога очаквате да похарчите парите, свързани с всеки резултат от проекта.
Скоро ще разгледаме по-подробно как да включите всеки от тези компоненти в бюджета си.
⭐ Представен шаблон
Поемете контрол над разходите по проекта си с шаблона за бюджета на проекта на ClickUp с WBS. Планирайте разходите, проследявайте разходите и контролирайте бюджета си с лекота!
Защо е важно управлението на бюджета на проекта?
Тъй като бюджетът ви включва контекст за проекта, той може да се използва за насочване и проследяване на екипа ви. Доброто управление на бюджета може да ви помогне с:
- Контрол на обхвата на проекта: Всички мениджъри на проекти в агенциите са се сблъсквали с клиент, който постоянно променя очакванията си. Активното управление на бюджета ви позволява да видите дали тези промени се вписват в първоначалния обхват на проекта или дали е необходимо да проведете разговор, за да преопределите очакванията.
- Контрол на разходите по проекта: Проследяването на разходите ви по време на работа ще ви позволи да забележите превишенията навреме, преди да стигнете до точката, в която нямате достатъчно средства, за да завършите проекта. Промените в разходите често са извън вашия (или на вашия екип) контрол, но начинът, по който ги решавате, е във вашия контрол – ако ги забележите навреме.
- Проследяване на напредъка: Когато позициите в бюджета на проекта са свързани с крайни резултати, лесно е да видите докъде сте стигнали с всяка задача. Ако не сте изразходвали парите за, да речем, шрифтовете, които ви трябват за уеб страницата, ще знаете, че етапът на проектиране не е завършен.
- Планиране на бъдещи проекти: Следенето на напредъка на бюджета на проекта ще ви помогне да направите по-точна прогноза за следващия си проект. Можете да видите къде вашите прогнози не съответстват на реалността и да подобрите уменията си за прогнозиране.
Как да управлявате бюджета на проект в 7 стъпки
Сега, когато знаете колко сложно е управлението на бюджета на проекти, може би се чувствате малко притеснени. Не се тревожете! С малко планиране всеки може да се справи отлично с управлението на бюджетите на проекти. Нека разгледаме стъпка по стъпка как се изготвя и управлява бюджет.
1. Направете стъпка по стъпка план на проекта
Ще искате да започнете с пълен план на проекта, изготвен в сътрудничество с вашия проектен екип и всички заинтересовани страни. На този етап дори няма да имате цифри, с които да работите – и това е нормално!
За да изготвите добър бюджет за проекта, трябва да познавате целия обхват на проекта и всички резултати, за които вашият екип ще отговаря.
Разгледайте тези шаблони за отчети за разходи!
💡 Съвет от професионалист: Изгледът „График“ в ClickUp ви дава идеален обзор, който ви помага да планирате бюджета на проекта си.
Това, че го наричаме „очертание“, не означава, че е опростено. Трябва да разделите всеки резултат на поредица от стъпки, за да можете да видите всички необходими ресурси.
Да предположим, че вашият проект е пакет за реклама в социалните медии. За управлението на бюджетите на проекта ще ви е необходимо членовете на екипа да:
- Концепция на кампанията
- Напишете и редактирайте текста
- Подбирайте и закупувайте стокови изображения
- Изпълнете кампанията
- Проследяване и отчитане на резултатите
Привлечете членовете на екипа си, за да проверят подзадачите на всеки резултат. Те редовно създават такива резултати, така че знаят всичко, което е необходимо за създаването на крайния продукт.
Бонус: Шаблони за счетоводство!
2. Избройте всички необходими ресурси
Времето е пари, както и ресурсите като фрийлансъри, обучение и проучвания. Всяка стъпка, която вашият екип предприема, ще изисква поне едно от тези неща.
Под всяка подзадача направете списък с всички необходими ресурси. Ето някои често срещани ресурси за проекти:
- Членове на екипа: Колко вътрешни служители ще работят по проекта и за колко време? Ще се наложи ли да наемете и външни сътрудници?
- Оборудване и лицензи: Ще ви е необходим достъп до физическо оборудване или онлайн инструменти? Ще ги закупите направо или ще плащате лицензионна такса – и ако е второто, за какъв период?
- Обучение: Какви умения, които все още не притежават, ще трябва да усвоят вашите служители? Какви ресурси ще използват, за да усвоят тези умения, и колко време ще отнеме това?
- Изследвания: Ще трябва ли да закупите проучвания в бранша или пилотни проучвания, за да разберете на какво ще реагира вашата целева аудитория?
- Пътувания и гостоприемство: Има ли някой, който планира да лети до местоположението на клиента, да организира делови обеди или да ползва споделено пътуване, за да се справи с задачите, свързани с проекта?
- Професионални услуги: Ще ангажирате ли консултанти или други експерти, които да ръководят проекта ви?
Може да имате и други разходи, свързани с бюджета на проекта, като например разходи за доставки и ИТ, но горният списък обхваща най-често срещаните ресурси, необходими за екипи като вашия.
💡 Съвет от професионалист: Направете списък с всички необходими ресурси съвместно със заинтересованите страни на виртуалните табла за бележки ClickUp.
Свързано: Шаблони за ценови листи!
3. Присвойте цена на всеки ресурс
След като разделите проекта си на всички необходими ресурси, е време да изчислите колко ще струват всички тези ресурси.
Има четири начина за изчисляване на бюджета на един проект. Прочетете описанията на методите по-долу и изберете един от тях в зависимост от структурата на вашата агенция и наличните инструменти.
Процес 1: Подходът „отгоре-надолу“
Ако вече разполагате с определена сума, отредена за проекта, вашата задача е да определите какво можете да постигнете с наличните средства. Отделете определена сума за всеки резултат в зависимост от това колко ресурси са необходими за всеки етап. След това проектните мениджъри трябва да разпределят всички подзадачи.
При бюджетиране с подход „отгоре-надолу“ може да се наложи да стесните обхвата на проекта и да помислите за по-рентабилни начини за постигане на целите си.
Процес 2: Подходът „отдолу нагоре“
Присвойте стойност в долари на всеки ресурс, който сте изброили в последната стъпка, след което сумирайте всичко, за да получите окончателния бюджет на проекта. Ще трябва да направите приблизителна оценка на работните часове, тарифите на свободно практикуващите специалисти и разходите за инструменти, за да получите точна цифра. Помолете екипа си (или проектните мениджъри) за помощ, ако не сте сигурни какво е разумно за даден елемент.
💡 Съвет от професионалист: Изпробвайте изгледа „Работна натовареност“ за ефективно планиране и използване на ресурсите.
Процес 3: Аналогичен
Намерете предишен проект, който е подобен на този, за който изготвяте бюджет в момента, и използвайте действителните разходи от този проект като приблизителна оценка на това, което ще ви е необходимо за настоящия проект. Този метод работи само ако 1) разходите по предишния проект включват сравнения между приблизителните и действителните разходи и бележки за неочаквани разходи и 2) двата проекта са практически идентични по обхват.
Процес 4: Тристепенният подход
Този метод изисква да изготвите три различни бюджета и след това да изчислите средната им стойност. Трябва да изчислите:
- Бюджет в най-добрия случай: Всяка стъпка се изпълнява в най-кратки срокове, а всички необходими ресурси могат да бъдат намерени на най-ниската справедлива цена.
- Бюджет за най-лошия възможен сценарий: закъснявате и трябва да платите извънреден труд или такси за бързо изпълнение, трябва да купите по-скъпо оборудване и т.н.
- Най-вероятен сценарий за бюджета: Хората спазват графика, макар че някои стъпки отнемат малко повече време от планираното, и не получавате най-ниските цени, но и не плащате прекалено високи такси.
Вземете тези три числа и изчислете средната им стойност, за да определите общия си бюджет. Обмислете да дадете по-голяма тежест на едно от тях, в зависимост от това кой сценарий смятате за най-вероятен.
Ако се колебаете между различните методи за изчисляване на бюджета на проекта, не се притеснявайте! Винаги можете да ги комбинирате. Например, можете да използвате изчисления отдолу нагоре, за да изготвите бюджета на проекта си за триточния метод.
Бонус: Шаблони за бюджетни предложения!
4. Добавете резерв за непредвидени разходи
Непредвидените разходи са резервният фонд за случаите, в които наистина се сблъскате с най-лошия възможен сценарий за бюджета. Те са съществена част от плана ви за управление на риска, свързан с разходите.
Обикновено резервният фонд е 5-10% от общия бюджет на проекта. Може да не се наложи да използвате често резервния фонд, което е чудесно!
Но всеки проектен бюджет трябва да ги има, за всеки случай. Управлението на бюджетите на проектите е малко по-малко стресиращо, когато знаете, че имате резервен вариант!
Бонус: Шаблон за бизнес модел
5. Документирайте бюджета си
След като имате всичките си резултати и свързаните с тях цифри, е време да изготвите официален бюджетен документ. Ние обичаме да използваме ClickUp за бюджетиране на проекти (и сме споделили някои полезни шаблони по-долу!).
💡 Съвет от професионалист: Clickup Docs ви помага да документирате бюджета на проекта си по сигурен и съвместен начин.
Ако (все още) не използвате ClickUp, ви препоръчваме да използвате безплатен софтуер за управление на проекти, вместо електронна таблица. Доброто приложение улеснява организирането и актуализирането на цялата информация, която трябва да включите.
И като говорим за това, документът с бюджета на проекта трябва да включва:
- Всяка задача (и всички подзадачи за всяка от тях), заедно с крайните срокове и вътрешните крайни срокове.
- Посочете под всяка подзадача всички необходими ресурси и очакваните разходи за тях.
- Когато очаквате да похарчите парите за всеки ресурс въз основа на графика на проекта.
- Място, където да отбележите действителните разходи и дати на разходите, за да можете да актуализирате бюджета си по време на изпълнението на проекта.
- Кой е отговорен за всеки елемент: Кой ще събира разходните бележки за пътувания? Кой ще контролира фактурите на свободно наетите лица?
След като разполагате с цялата тази информация, сумирайте общите разходи за всеки резултат или етап, за да изчислите прогнозния бюджет на проекта.
И като последна стъпка, помолете членовете на екипа, които работят по проекта, да прегледат бюджета (отново), за да се уверите, че не сте пропуснали нищо. Много по-добре е да откриете грешка на този етап, отколкото в средата на процеса на бюджетиране на проекта.
📮 ClickUp Insight: 78% от участниците в нашето проучване изготвят подробни планове като част от процеса на определяне на целите си. Въпреки това, изненадващо 50% от тях не следят тези планове с помощта на специални инструменти. 👀
С ClickUp можете безпроблемно да превърнете целите си в изпълними задачи, което ви позволява да ги постигнете стъпка по стъпка. Освен това, нашите табла без код предоставят ясни визуални представяния на вашия напредък, показвайки ви постигнатото и давайки ви повече контрол и видимост върху работата ви. Защото „да се надяваш на най-доброто“ не е надеждна стратегия.
💫 Реални резултати: Потребителите на ClickUp казват, че могат да поемат с около 10% повече работа, без да се изчерпват.
6. Получете одобрение за бюджета на проекта си
Можете да представите бюджета си на клиент или просто да го подадете на шефа си или други заинтересовани страни. Адаптирайте искането си към аудиторията.
Но не забравяйте да включите подробности, които показват как бюджетът ви ще доведе до желаните резултати от проекта – и как всяко намаление на финансирането ще наложи промени в обхвата. Работата, която сте свършили в предишните стъпки, ще ви улесни да обосновете искането си за бюджет на проекта.
7. Следете (и коригирайте) бюджета си
Бюджетът ви може да ви помогне да проследявате напредъка си и да контролирате разходите и обхвата само ако го поддържате актуален. Не е необходимо да актуализирате бюджета си веднага след всяка покупка, но трябва да отделите време, за да добавите разходите и да прецените дали се отклонявате прекалено много от прогнозните разходи.
Оптималната честота на актуализиране ще варира в зависимост от продължителността на всеки етап и/или времето между всеки резултат. Бюджет, който включва много разходи за реклама в социалните медии, може да се наложи да се актуализира на всеки няколко дни; бюджетът на проект за уебсайт от 200 страници може да се актуализира веднъж седмично или на две седмици.
💡 Съвет от професионалист: Персонализираните полета в ClickUp ви помагат бързо да идентифицирате разликите в разходите по проекта спрямо бюджета.
Ако забележите сериозни несъответствия между бюджетираните и действителните разходи, преминете в режим на смекчаване. Първо, разберете какво е пошло не както трябва. Пропуснали ли сте подзадача, за която вашият фрийлансър е отделил цял ден? Клиентът ли е променил плана на проекта в средата на изпълнението, така че сте били принудени да се върнете назад?
Когато откриете грешка, проверете дали тя се повтаря и в други етапи и резултати. Накрая проверете дали резервът ви ще покрие неочакваното надхвърляне. Ако не, можете ли да преразпределите ресурсите или да намерите начин да използвате по-малко ресурси за други подзадачи, които екипът ви все още не е започнал?
Или имате нужда да обсъдите други варианти?
Тези дискусии може да включват вашите шефове или клиента и не са приятни. Но колкото по-скоро ги проведете, толкова по-голяма е вероятността да намерите решение, което поне ще работи за всички, дори и да не е идеално.
Уверете се, че всички промени са записани в бюджета на проекта заедно с бележки, за да можете да си спомните какво е пошло не както трябва и да планирате разходите си по-точно в бъдеще.
Разгледайте тези шаблони за главна книга!
7 шаблона за управление на бюджетите на проекти
До този момент вече знаете, че управлението на бюджета на проекта е сложно – защо тогава да не си улесните живота с шаблон? Ще спестите време с цялата си настройка и ще имате достъп до отличните табла на ClickUp, които ще ви помогнат да визуализирате бюджета и напредъка на проекта си.
Ето седем от любимите ни безплатни шаблони за бюджети на проекти в ClickUp, които ще ви превърнат в професионалист в управлението на бюджети за нула време:
1. Шаблон за общо описание на проекта в ClickUp
Тъй като процесът на бюджетиране започва с пълен проектен план, защо да не започнете своя процес с шаблона за проектен план на ClickUp? Той разполага с място, където можете да добавите всичко необходимо за предварително планиране на бюджета:
- Контекст на проекта
- Въведение в проекта
- Цели
- Ограничения и предположения
- График
- Ключови резултати
- Бюджет и инвестиции
Това няма да е единственият шаблон, от който ще се нуждаете за бюджета на проекта, но ще е първият шаблон, който трябва да използвате по време на процеса на бюджетиране.
Идеално за: Създаване на цялостен план на проекта, на който да базирате изчисленията на бюджета на проекта.
2. Шаблон за матрица на ресурсите на проекта ClickUp
Оценката на разходите изисква математика... много математика. Шаблонът за матрица на ресурсите на проекта на ClickUp ви води през тези изчисления, като ви показва къде да въведете числата и изчислява крайните суми с формулни полета.
Използвайте го, за да оцените разходите за всички видове ресурси (труд, оборудване, режийни разходи, SaaS инструменти и суровини), така че не се страхувайте да го използвате дори и за най-невероятните проекти. Изгледите на този шаблон включват:
- Ръководство за начало
- Канбан табло
- Формуляр за въвеждане на ресурси
- Списък с ресурси
- Таблица с разходите
- График
Тези функции улесняват въвеждането на разчетни разходи, планирането на управлението на ресурсите и проследяването на състоянието на бюджета във всеки момент от графика.
Идеално за: Ефективно изчисляване на всички разходи за ресурси за подготовката на бюджета на проекта.
3. Шаблон за управление на проекти с бюджет в ClickUp
Шаблонът за управление на бюджетирани проекти на ClickUp е създаден, за да ви помогне да се придържате към бюджета и да не се отклонявате от плана.
С този шаблон ще можете да:
- Организирайте задачите в последователни фази
- Приоритизирайте задачите според бюджетните ограничения
- Проследявайте напредъка и разходите в реално време
Категоризирайте и добавете девет атрибута, като например „Остатъчен бюджет“, „Бюджет на проекта“, „Фаза на проекта“, „В рамките на бюджета“ и „Бележки“.
Изгледът „График на проекта“ ви позволява да планирате графика и етапите на проекта. Изгледът „Бюджет“ ви помага да управлявате и проследявате разходите, свързани с проекта.
Идеално за: Лесно управление на бюджетите и рентабилността на проектите.
4. Шаблон за анализ на разходите в ClickUp
С шаблона за анализ на разходите на ClickUp можете бързо и точно да оцените влиянието на разходите върху успеха на проекта, като ги проследявате и анализирате на едно място.
Отворете 6 различни изгледа в различни конфигурации на ClickUp, като например „Променливи разходи“, „Променливи ползи“, „Профил на разходите за текущата година“, „Анализ“ и „Ръководство за начало“, за да можете да анализирате с един поглед.
Шаблонът предоставя на проектните мениджъри усъвършенстван начин за проследяване на разходите и идентифициране на области с потенциални икономии.
Идеално за: Анализиране на разходите по проекта, за да се идентифицират възможности за подобряване на ефективността.
5. Шаблон за заявка и одобрение на проект в ClickUp
Ако искате по-усъвършенстван и подробен инструмент за проследяване от шаблона „Резултати от проекта“, обърнете се към шаблона „Заявка и одобрение на проект“ на ClickUp.
- Той се предлага с предварително създадени изгледи „Списък“, „Канбан“ и „Гант“, така че можете да организирате списъка си със задачи и да видите графика си с един поглед.
- В предварително запазения списък трябва само да добавите подробности, така че не е необходимо да създавате проекта си от нулата.
- В ClickUp има шест потребителски полета, включително бюджет, изразходвани средства и остатък от бюджета.
Можете да зададете крайни срокове и приоритети, което може да ви помогне да коригирате бюджета, ако това се наложи.
Идеално за: Проследяване и управление на всички заявки и одобрения по проекти.
6. Шаблон за управление на разходите по проекти в ClickUp
Ако имате много бюджети на проекти, които да управлявате, използвайте шаблона за управление на разходите по проекти на ClickUp, за да получите цялостен поглед върху всичко. Този шаблон включва шест статуса (за да обхване всичко – от нови проекти до променящи се бюджети и завършени проекти) и шест изгледа:
- Списък с проекти
- Таблица с разходите по проекта
- Процес на одобрение
- Ръководство за начало
- Календар
- Формуляр за заявка за разходи по проекта
Това е единственият шаблон за управление на бюджета на проекти, който ще ви помогне да бъдете изключително организирани.
Идеално за: Проследяване и визуализация на бюджета на проекти в рамките на множество проекти.
7. Шаблон за резултати от проекта ClickUp
До този момент вече знаете колко е важно да разделите бюджета на проекта по резултати (а след това и по подзадачи). Шаблонът за резултати от проекта на ClickUp включва персонализирани полета за бюджет, остатъчен бюджет и разходи до момента.
Той предлага шест изгледа, включително изглед на Гант и списък с бюджетиране на проекти, както и автоматизация, която публикува коментар, когато някое от полетата за персонализиране бъде променено от ръководител на екип или мениджър на проект.
С други думи, този шаблон е готов за използване от агенции инструмент за проследяване на бюджета в реално време. Управлението на бюджетите на проекти ще бъде лесно с този шаблон.
Идеално за: Проследяване в реално време на бюджетите на проектите по резултати.
Управление на бюджетите на проекти: най-добри практики за успех
- Бъдете реалистични: Използвайте данни от минали проекти и идеи от членовете на екипа, за да създадете реалистичен и постижим бюджет. Създайте документ (или използвайте шаблона Project Post Mortem на ClickUp ), за да следите идеите си. Това помага да се оценят точно разходите и да се съобразят с целите на проекта.
- Подчертаване на ограниченията: Определете общите бюджетни ограничения и конкретните ограничения за отделните задачи, за да гарантирате ефективното използване на ресурсите.
- Поддържайте прозрачност на разходите: Разделете проекта на по-малки задачи и изчислете разходите за всяка от тях, включително труд, материали и режийни разходи. Тази прозрачност помага за проследяване на потенциални икономии или надхвърляния на разходите.
- Имайте резерв за непредвидени разходи: Докато планирате проекта, заделете 10-20% от общия бюджет за неочаквани разходи, за да поддържате финансова стабилност.
- Наблюдавайте и коригирайте при необходимост: Редовно сравнявайте действителните разходи с бюджета, за да идентифицирате разликите навреме. Освен това, актуализирайте редовно бюджетните прогнози, за да отразите промените в обхвата на проекта или неочакваните разходи, като гарантирате съгласуваност с напредъка на проекта.
- Комуникирайте повече от необходимото: Поддържайте отворени линии за комуникация със заинтересованите страни по отношение на състоянието на бюджета, предстоящите разходи и всички необходими корекции. Това насърчава прозрачността и помага за управлението на очакванията. Провеждайте чести срещи с тях за преглед на бюджета, за да потвърдите предположенията и да утвърдите прогнозите.
- Определете добре обхвата: Добре дефинираният обхват предотвратява разширяването на обхвата, което може да доведе до превишаване на бюджета. Въведете също така формален процес за контрол на промените, за да управлявате всички модификации в обхвата на проекта, които могат да повлияят на бюджета.
- Използвайте технологиите: Използвайте софтуер за управление на проекти като ClickUp, за да оптимизирате проследяването и отчитането на бюджетните разходи, като подобрите точността и ефективността.
Следвайки тези най-добри практики, проектните мениджъри могат ефективно да управляват бюджетите си, като гарантират, че проектите се изпълняват навреме и в рамките на финансовите ограничения, като същевременно поддържат стандартите за качество.
Опростете управлението на бюджета на проекта с ClickUp
Успешното управление на бюджета означава успех на проекта... затова отделете време, за да изработите подробен и добре обмислен процес за бюджетиране на проекта. Но това не е всичко.
Успехът се постига чрез управление на бюджетите на проектите през целия проект, за да се гарантира, че няма значителни отклонения. Когато има много работа, това може да отнеме ценно време. Ето защо проектните мениджъри разчитат на специализирани инструменти като ClickUp.
Комбинирайте знанията си с нашите страхотни инструменти на различни удобни цени, за да изготвите бюджети, които ще доведат до успешни проекти.
Започнете с ClickUp още днес!