Ед Ноутън е председател и основател на Института за управление на проекти, бивш вицепрезидент на Международната асоциация за управление на проекти (IPMA) и международно признат експерт в тази област.
Посетете PM World Library и International Project Management Association, за да видите публикуваните му работи.
Знаете ли, че до 35% от проектите не успяват да постигнат бизнес целите за удовлетвореност на заинтересованите страни?
Успехът на един проект често зависи от вашия подход към управлението на риска, главно от това как се справяте с риска, свързан с разходите по проекта.
Така че, от всички успешни проекти, само 62% успяват да се вместят в бюджета. Превишаването на планирания бюджет на проекта, известно още като надхвърляне на разходите, е един от най-често срещаните рискове.
За да се избегне това, всеки проект трябва да има свой план за управление на риска. Анализът и управлението на риска са от съществено значение, за да се гарантира, че проектът ви ще протича гладко и с възможно най-малко изненади.
Въпреки че рисковете не са нещо, което може да бъде напълно управлявано, наличието на подходящ план за тяхното възникване е от решаващо значение, ако искате да избегнете провала на проекта си.
Какво е рискът, свързан с разходите в управлението на проекти?
Рискът от разходи е един от най-често срещаните рискове при проекти. Той може да възникне в резултат на лошо планиране на бюджета и неточна оценка на разходите. Рискът от разходи е рискът от надхвърляне на бюджета за даден проект или от невъзможност да се постигне справедлива стойност, която да компенсира разходите. Освен това може да се сблъскате с по-високи разходи поради вътрешни или външни фактори. Но какви точно са те?
Вътрешни рискове, свързани с разходите
Вътрешните рискове възникват в резултат на вътрешни действия в рамките на бизнеса. Например, подценяването на обема работа, необходим за даден проект, вероятно ще доведе до удължаване на графика, което ще увеличи разходите по проекта. Колкото по-дълъг е проектът, толкова повече струва. Това е очевидно! Това означава също, че този риск е свързан не само с графика, но и с производителността и качеството.
Положителното при вътрешните рискове е, че можете да ги избегнете с адекватно планиране и управление на проекта. От друга страна, външните рискове, свързани с разходите, често са извън вашия контрол.
Външни рискове, свързани с разходите
Външните рискове, свързани с разходите, включват рискове, които възникват извън бизнеса. Те могат да включват промени в нормативната уредба или индустриалните стандарти, или банкови такси. Въпреки че не можете да контролирате тези въпроси, можете да смекчите тяхното въздействие върху проекта си.
Най-големият проблем с тези рискове е, че не можете да предвидите вероятността от тяхното възникване. Подгрупите на външните рискове, свързани с разходите, включват икономически, политически и природни рискове.
Защо управлението на риска, свързан с разходите, е важно?
Има различни причини за неуспех, но повечето проблеми са свързани с лошо управление на разходите. Просто казано, ако не успеете да контролирате разходите, проектът ви ще се провали. С управлението на риска, свързан с разходите, можете да предвидите бъдещите разходи. Тази прозрачност на бюджета е много полезна, защото ви позволява да вземете решения, които ще ви предпазят от дългове.
Според проучване на PMI от 2021 г., 38% от проектите не се вписват в планирания бюджетен диапазон, а 35% от проектите се провалят поради загуба на бюджет.
Управлението на риска, свързан с разходите, е ключова част от управлението на един проект, тъй като често успехът или неуспехът на проекта зависи от него.
Използвайте следните съвети, за да управлявате по-добре рисковете, свързани с разходите по проекта, и да увеличите шансовете си за успех.
10 ефективни съвета за управление на рисковете, свързани с разходите по проекта
Въпреки че може да не сте в състояние да контролирате всички рискове, свързани с проекта ви, трябва да се подготвите за тях колкото се може по-добре, особено за тези, които можете да контролирате. Ето няколко неща, които трябва да имате предвид, когато се опитвате да управлявате рисковете, свързани с разходите по проекта:
1. Обърнете внимание на областите, в които разходите могат да се увеличат
Разходите по проекта обикновено се разделят на три основни групи:
- Пряките разходи* са разходите, които са необходими за подкрепа на вашия проект. Те включват труд, оборудване и материали.
- Непреки разходи обхващат административните и оперативните аспекти на един проект, като например разходите за преглед на документи, провеждане на оценки или наемане на инспектори за един проект.
- Общите разходи включват разходите за дейности, които не можете да свържете пряко или косвено с проекта. Необходимите бизнес разходи, като наем и комунални услуги, правни разходи, обучение и застраховки, също са част от общите разходи.
*Пряките разходи често са източник на рискове, свързани с разходите, от тези категории. Ето защо е от съществено значение да обръщате внимание на разходите за труд, оборудване и материали, за да намалите риска от нарастване на разходите.
2. Включете непредвидени разходи в бюджета на проекта
Непредвидени обстоятелства са бъдещи събития, за които не можете да гарантирате, че ще се случат или няма да се случат. Например, не можете да гарантирате, че проектът ви ще приключи навреме, което увеличава разходите за труд и режийни разходи.
Включването на непредвидени разходи в бюджета на проекта ви минимизира въздействието на тези събития върху крайния резултат. Освен това, заделянето на част от бюджета ви помага да се справите с непредвидени разходи.
Обмислете да заделите още по-голяма част от бюджета си за проекти с повишен риск.
3. Създайте подробен план за управление на риска
Един успешен проект се нуждае от подробна пътна карта. Пътната карта предоставя обща представа за графика и целите на проекта. Като част от пътната карта ще трябва да идентифицирате възможните рискове.
Планирането на управлението на риска ви помага да идентифицирате, оцените и намалите потенциалните рискове. То изисква също така да определите вашата толерантност към риска; можете да зададете прагове за нивото на риск, което сте готови да поемете.
Толерантността към риска улеснява приоритизирането на рисковете. Можете да решите кои проблеми изискват незабавно внимание и кои могат да доведат до по-добро вземане на решения и по-ниски разходи в дългосрочен план.
Планът за управление на риска трябва да включва и план за реагиране. Първо, решете как ще се справите с конкретни събития, като например надхвърляне на бюджета за труд или по-големи разходи за материали от очакваното.
4. Започнете регистър на рисковете по проекта, за да проследявате рисковете
Като част от плана си за управление на риска, създайте регистър на рисковете. Регистърът на рисковете съдържа списък на всички рискове, които сте идентифицирали по време на оценката на проекта. Той ви дава план за бързо предвиждане и разрешаване на проблеми.
Включете различни полета за регистриране на всеки риск. Например, опишете риска, очакваното въздействие върху проекта и как планирате да реагирате, ако той се осъществи. Можете също да назначите някого за всеки риск, вместо да възлагате проследяването на рисковете на един-единствен член на екипа.
Продължавайте да наблюдавате рисковете през всеки етап от проекта. Следете състоянието на рисковете, за да знаете кога да започнете да прилагате плана си за реагиране.
5. Определете вероятността и въздействието на всеки риск
Вашият регистър на рисковете трябва да включва вероятността и въздействието на всеки риск. Вероятността за конкретен риск е вероятността той да възникне в някакъв момент по време на проекта.
Например, рискът от забавяния поради недостиг на материали от доставчици или производители може да се увеличи при проблеми с веригата на доставки. Може да се сблъскате и с по-голяма вероятност от забавяния, когато се сблъскате с недостиг на работна ръка или ресурси.
След като анализирате вероятността за настъпване на дадено събитие, трябва да обмислите неговото въздействие. Помислете как събитието може да наруши плановете ви, налагайки ви да спрете друга работа или да забавите етап от проекта.
Можете също да оцените вероятността и въздействието на всяко събитие по числова скала от едно до пет или от едно до десет. Оценките ви помагат да приоритизирате ресурсите си при справянето с рисковете.
Бонус: Използвайте RAID шаблони за управление на рисковете!
6. Очертайте структурата на разпределение на работата ( WBS )
Оценката на разходите е процесът на прогнозиране на разходите за проекта за постигане на конкретни цели. Оценката на разходите трябва да отчита всеки елемент, необходим за проекта, включително труд и материали.
Структурата на разпределение на работата (WBS) ви помага да създадете по-точна оценка на разходите. Тя изисква да разделите проекта си на по-малки, по-лесно управляеми задачи.
WBS също е често използван инструмент за проекти, базирани на резултати. Можете да разделите проекта на по-малки работни пакети (WP). Всеки WP трябва да има свои собствени разходи, рискове и назначени членове на екипа. Работният пакет улеснява откриването на превишаване на разходите в конкретна задача, преди това да започне да оказва влияние върху други области на проекта.
7. Измервайте ефективността с управление на спечелената стойност (EVM)
Управлението на спечелената стойност (EVM) ви помага да измервате ефективността на всяка задача или пакет от задачи. То включва оценка на текущата ефективност спрямо планираната ефективност.
Тази техника може да ви помогне да управлявате и контролирате проекта си, но не можете да разчитате само на EVM, защото тя може бързо да се промени.
Ако измервате всички рискове с EVM, можете да покриете въздействието на един или повече рискове, възникнали с бюджета за непредвидени разходи.
Спечелената стойност е сумата от бюджета, която сте спечелили въз основа на количеството извършена работа.
Нека дадем един пример: бюджетът на проекта е 20 000 долара, а срокът за изпълнение е шест месеца. След три месеца сте изпълнили 50% от работата. Настоящата спечелена стойност е 10 000 долара. На този етап от проекта би трябвало да сте изразходвали около половината от бюджета.
Когато действителните разходи започнат да надвишават спечелената стойност, трябва да спрете и да оцените причината за надвишаването на разходите.
8. Сравнете доставчиците и доставчиците за проекта
Намирането на подходящи доставчици и изпълнители за проекта може да помогне за намаляване на рисковете, свързани с разходите по проекта. Забавянията и увеличените такси от доставчици и изпълнители могат да повлияят на разходите по проекта по различни начини.
Когато сравнявате доставчици и търговци, обръщайте внимание не само на цените. Трябва също да се уверите, че вашите партньори са надеждни и способни да доставят стоките или услугите навреме.
Например, ако доставчикът не може да изпълни поръчката, може да се наложи да използвате друго оборудване, материали или софтуер, за да завършите задачата. Тези промени могат да увеличат разходите и да променят графика ви.
9. Избягвайте разширяването на обхвата на проекта
Промяната в обхвата на проекта често води до увеличаване на разходите. Клиентите и заинтересованите страни могат да предложат промени в проекта по всяко време. Някои промени обаче могат да увеличат значително разходите или срока за завършване.
Проектните мениджъри трябва да знаят кои промени са твърде трудни за изпълнение без допълнителни средства. Спазването на планирания обхват на проекта помага за спазването на бюджета и графика.
Научете повече за триъгълника на управлението на проекти и вижте как разходите, обхватът и времето влияят върху качеството на проектите.
Разгледайте тези шаблони за бюджетни предложения!
10. Използвайте софтуер за управление на проекти, за да следите разходите
Никога не спирайте да търсите неочаквани разходи. Вместо това, често следете напредъка си, като използвате най-добрите налични инструменти, като например софтуер за управление на проекти.
Платформите за управление на проекти, като ClickUp, предлагат персонализирано решение за проследяване на всеки аспект от вашия проект. Например, ако се чувствате претоварени от управлението на риска по проекта, шаблонът за бюджет на ClickUp може да ви бъде полезен за проследяване на бюджета на проекта и да ви помогне да следите рисковете, свързани с разходите. Освен това, с визуалния табло на ClickUp можете лесно да управлявате работните процеси, да задавате цели и да преглеждате статистики в реално време.
Това са само някои от предимствата на софтуера за управление на проекти. Можете също да спестите време, да подобрите комуникацията и много други.
Дръжте разходите по проекта под контрол
Управлението на риска, свързан с разходите, е от съществено значение за успеха на следващия ви проект. Обърнете специално внимание на всички свързани разходи на всеки етап от проекта.
Имате най-голям контрол върху преките разходи, включително разходите за оборудване, материали и труд. За да се подготвите по-добре за рискови събития и да получите по-голям контрол върху рисковете, свързани с разходите по проекта, обмислете използването на софтуер за управление на проекти.
Ефективно решение за управление на проекти като ClickUp може да предотврати превишаването на графика и да намали други рискови фактори, свързани с увеличаването на разходите. Използвайте го, за да поддържате организация, да управлявате бюджетите си, да получавате отчети в реално време, да комуникирате с екипа си и много други.