Ръководите екип?
Вероятно прекарвате много време в размишления за това как общувате или дали го правите добре. Това не е изненадващо. В края на краищата, ефективната комуникация е в основата на здравата динамика в екипа.
Проучванията подчертават важността на комуникацията, като включват заключения като:
- Екипите с добри взаимоотношения отбелязват 20-25% увеличение на производителността
- Непродуктивните срещи в резултат на лоша комуникация струват на големите американски компании над 100 милиона долара годишно.
- 97% от служителите смятат, че начинът, по който комуникират, влияе върху ефективността им на работното място.
За да създадат ефективна комуникационна стратегия за работното място, лидерите трябва да разберат и да вземат предвид видовете комуникационни умения, които са най-подходящи за дадената ситуация. Макар че някои начини на комуникация могат да изглеждат очевидни, трудността е в детайлите – как прилагате всеки подход и започвате да научавате знаците на езика на тялото.
За да подобрите комуникацията в екипа си, обмислете 12 комуникационни стратегии, които имат много предимства, независимо от големината на екипа ви. 🚀
Защо комуникационните стратегии са важни?
Макар да не е нужно да си ракетен учен, за да разбереш защо комуникационните стратегии на работното място са толкова важни, ползите от тях си заслужават да бъдат подчертани.
- Разпространявайте по-добре необходимата информация: Създаването на отворени канали за ефективна комуникация на работното място, като редовни срещи, фирмени бюлетини и прегледи на представянето, ще даде на служителите необходимите знания, за да разберат своите роли и как да управляват своите отговорности. Отворената комуникационна стратегия дава на екипите по-добри възможности да постигнат своите KPI. 📈
- Насърчавайте съвместното решаване на проблеми: Създайте среда за екипно сътрудничество и решаване на проблеми на работното място, като насърчавате служителите да обменят идеи и да търсят решения заедно. 🧠
- Провеждайте само ефективни и необходими срещи: Една от най-често срещаните форми на комуникация в екипа е чрез срещи. Но ненужните и непродуктивни срещи са вредни за ефективната комуникация. Ето защо трябва да се фокусирате само върху важните теми за обсъждане, които трябва да очертаете преди разговора или събранието. ⏰
- Насърчавайте съгласуваността : Основен проблем за отдалечените екипи е липсата на съгласуваност поради различните часови зони. Вашият план за комуникация по проекта трябва да предвижда начини за укрепване на отношенията в екипа — независимо дали членовете му са отдалечени или не — чрез редовно съгласуване на всички. 👯
- Изграждане на доверие и поддържане на прозрачност: Прозрачността е ключова за всяка комуникационна стратегия при управлението на екип. Създайте среда на активно слушане, за да изградите доверие. 🤝
12 комуникационни стратегии
Без ясна комуникация в екипа проектите не достигат финалната линия и растежът се забавя. Ето защо познаването и прилагането на комуникационните стратегии, които работят най-добре за вашия екип, е от решаващо значение за неговия успех.
Нека се запознаем с нашите 12 най-добри комуникационни стратегии, които можете да започнете да използвате веднага за вашия екип:
1. Използвайте различни видове комуникация
Вашият екип трябва да разполага с няколко начина за комуникация, включително лични разговори, имейли, телефонни разговори, видеоразговори и чат инструменти. Използването на различни методи гарантира, че всички членове на екипа са на една и съща страница и имат достъп до необходимата им информация.
Например, ако използвате решения за комуникация в екип като ClickUp с възможност да маркирате и споменавате членовете на екипа си в задачи, документи и др., вие давате възможност на екипа си да комуникира, докато работи. Това намалява превключването между контексти, което улеснява процеса на изпълнение на работата.
2. Определете основни правила за комуникация
Определете насоки за това как и кога членовете на екипа трябва да комуникират. Това може да включва очаквано време за отговор, как да се използват различни комуникационни платформи и кой трябва да бъде в копие на определени имейли. 📝
Това важи и за срещите, които са една от задачите на работното място, отнемащи голяма част от ресурсите на вашия екип. Помислете за определяне на основни правила за вербална комуникация и за това как членовете трябва да комуникират по време на срещите (т.е. подробно опишете всички очаквания за предварителна подготовка).
3. Премахване на комуникационните бариери
Трудно е да се гарантира, че всички членове на екипа са включени в комуникационния цикъл, когато не разполагате с цифрови инструменти, които улесняват това. Това е особено вярно, ако работите с хибридни екипи, което означава, че някои членове на екипа работят дистанционно, а други – в офиса.
Никой не трябва да бъде изключен от разговора, затова добрата комуникация елиминира изолираността. Вашата комуникационна стратегия трябва да включва малък набор от инструменти за комуникация на работното място, за да не се разпилявате с прекалено много бизнес инструменти.
4. Назначете фасилитатор
Определяне на едно лице, което да улеснява комуникационния процес и да гарантира, че всеки може да изрази мнението си навреме. Винаги се стремете да поддържате продуктивни и целенасочени срещи.
Но ако искате да направите още една стъпка напред, възложете на някого от екипа отговорността да следи за комуникацията извън срещите. Определеният фасилитатор помага за поемането на отговорност за задачите и запълва празнините.
5. Използвайте инструменти за сътрудничество в реално време
Комуникирайте лесно с многобройните вградени инструменти за проекти на Whiteboard, които са идеални за мозъчна атака и обмен на идеи.
Инструментите за сътрудничество в реално време, като ClickUp Mind Maps, Whiteboards и Docs, предлагат чудесен начин за екипите да комуникират помежду си и да работят по проекти едновременно.
Мислете за Whiteboards като за пясъчник, където екипите използват визуални и писмени видове комуникация, за да споделят и усъвършенстват идеите си. Най-хубавото е, че инструментите на Whiteboard са лесни за използване и достатъчно адаптивни, за да могат екипите да ги използват и редактират по време на работа.
6. Определяне на ясни цели за екипа
Ясните и измерими цели са от съществено значение за екипите, за да останат на правилния път и да гарантират, че всички работят за постигането на едни и същи цели. Функциите за цели на ClickUp улесняват определянето, проследяването и постигането на екипните цели с голяма прозрачност.
Създайте проследими цели, свързани с вашите работни задачи, за да можете да измервате целите и да визуализирате графиците. По отношение на стиловете на комуникация, използвайте както писмена, така и визуална комуникация, за да поддържате екипа си фокусиран върху целите.
7. Насърчавайте двустранната комуникация
За да бъде комуникацията ефективна, тя трябва да е двупосочна. Както се казва, „за танго са нужни двама“, същото важи и за комуникацията на работното място. 💃
Насърчавайте членовете на екипа да задават въпроси и да споделят идеите си открито. Това помага за изграждането на по-единен екип, който работи въз основа на едни и същи идеи и обратна връзка.
8. Използвайте приложения за споделяне на екрана
Приложенията за споделяне на екрана, като инструмента Clip на ClickUp, са изключително полезни за отдалечените екипи. Те позволяват на членовете на екипа да споделят работата си в реално време, като същевременно гарантират, че всички са съгласувани и могат да си сътрудничат.
Разбира се, има и инструменти като Zoom, които позволяват на екипите да споделят екрана си в реално време. 💻
Важно е да се намери комбинацията от инструменти, която ще улесни работата на екипа. По този начин обменът на информация става лесен, а управлението на промените се осъществява ефективно.
9. Разделяне на сложни теми
Разделете сложните теми на по-малки части, за да ги направите по-лесни за разбиране. Това включва разбиване на проблемите на по-малки, по-лесно управляеми задачи, така че да можете да се концентрирате върху един аспект наведнъж.
Презентации, документи, шаблони, матрици и инструменти като бели дъски са полезни за разбиване на сложни задачи и графици на проекти, така че нищо да не бъде пропуснато.
Предимството на използването на тези инструменти е, че всички те правят вашите усилия за разбивка на задачите достъпни за справка, така че екипите да са винаги в крак с работата.
10. Централизирайте комуникационните си усилия
Централизирайте, централизирайте, централизирайте. Често усилията за комуникация в екипа се провалят поради няколко грешки в управлението на екипа. Това може да се случи поради различни причини, като например:
- Несъгласуван технологичен стек
- Липса на референтна рамка за това как трябва да се подхожда към проектите
- Несвързани документи, намиращи се на твърде много отделни платформи
Когато комуникацията е централизирана, екипите следят по-добре разговорите, задачите и проектите си на едно място. Това намалява превключването между задачи и контекст и помага на екипа ви да се концентрира върху важните неща.
Важно е да имате предвид, че комуникационните стратегии, когато се използват правилно, помагат на екипите да постигат напредък в самата работа, вместо да се губят в управленски задачи. Голяма стъпка в тази посока е да централизирате начина, по който комуникирате и споделяте информация.
11. Провеждане на редовни срещи на екипа
Провеждането на редовни екипни срещи е чудесен начин да се гарантира, че всички са в крак с задачите си и са синхронизирани помежду си. Екипните срещи също така предоставят чудесна възможност за отворена дискусия и сътрудничество.
Всичко, което не е очевидно, се изяснява и екипите имат право да повдигат всички потенциални проблеми. Редовните екипни срещи са предимно устни, но не трябва да забравяте да добавите визуална и писмена комуникация, за да изразите мнението си.
12. Дайте приоритет на индивидуалната комуникация
Ръководителите на екипи не трябва да забравят да дават приоритет на индивидуалната комуникация. За да се възползвате от предимствата на тези срещи, се нуждаете от силни комуникационни умения на работното място.
Започнете с планиране на редовни срещи с членовете на екипа, за да обсъждате конкретни теми. Използвайте това време, за да давате редовно положителна обратна връзка, така че членовете на екипа да се чувстват сигурни и оценени. Тук ще започнете да научавате езика на тялото и други невербални форми на комуникация.
Индивидуалните срещи дават възможност на членовете на екипа да задават въпроси, да споделят идеи и да се запознаят с всички проблеми. Провеждайте тези срещи редовно и не забравяйте да определите ясни основни правила за комуникация.
Ако се нуждаете от помощ за стартиране на индивидуални срещи, можете да използвате шаблон на ClickUp, за да започнете по-бързо! Лесно настройте и проследявайте индивидуалните си срещи с шаблона 1-on-1 на ClickUp!
Видове комуникационни стратегии
Като цяло, има четири основни комуникационни стратегии, които трябва да се имат предвид при работа с екипа ви. Нека разгледаме подробно всяка комуникационна стратегия, за да разберете коя би била най-подходяща за вашата ситуация или роля:
Вербална комуникация
Когато служителите използват вербален език за обмен на информация, те използват вербална комуникация. Независимо дали става дума за разговор лице в лице, презентация или среща в Zoom, вашата цел е да комуникирате ефективно чрез вербални взаимодействия.
За най-добрата индивидуална комуникация трябва да вземете предвид вербалните си умения, като ефективно обясняване на идеи, достигане до същността на въпроса и поддържане на интереса на слушателите.
Невербална комуникация
Невербалната комуникация е когато служителите предават съобщения без да използват думи. Това включва езика на тялото, израженията на лицето, жестовете или дори контакта с очите. От всички комуникационни стратегии, тази често е най-важна за разбиране.
Невербалната комуникация предоставя контекст на вербалното съобщение. И в крайна сметка ви помага да улавяте невербалните сигнали от служителите. Не всеки ще иска да комуникира директно чрез разговор.
С възхода на виртуалната комуникация може да бъде много по-трудно да се уловят езикът на тялото, тонът на гласа и други невербални сигнали, които са по-лесни за забелязване при личен контакт.
Ето защо се насърчава камерите да бъдат включени, когато участвате в екипна Zoom видеоконференция. Разбирането на невербалната комуникация е важно за комуникацията от разстояние, защото помага да се предостави контекст и минимизира риска от недоразумения.
Писмена комуникация
Имейли, меморандуми, бюлетини, бележки и дори символи са перфектни примери за писмена комуникация. Ефективните комуникационни стратегии включват много неща, свързани с писането – всичко, от избраните думи, структурата на изреченията и начина, по който е организирано писането ви, има значение при комуникацията по този начин.
На работното място служителите обменят информация чрез писмени документи, които могат да бъдат в различни форми. Този тип комуникация е полезен, защото позволява постоянен запис на разговора, така че всеки може лесно да го прегледа и да се позовава на него.
Наличието на единна система за знания улеснява споделянето на информация с множество колеги и елиминира възможността за погрешни тълкувания. Тази комуникационна стратегия е и отличен начин за мениджърите да делегират задачи и отговорности.
Бонус: Софтуер за вътрешна комуникация!
Визуална комуникация
Визуални елементи като диаграми, графики, видеоклипове, фотографии и други се използват за предаване на съобщения чрез визуална комуникация. От най-ефективните комуникационни стратегии, тази е полезна, защото помага да се разбият сложни концепции и да се направят по-лесни за разбиране.
Визуалните средства – като ClickUp Whiteboards – помагат да се добави контекст към съобщението, което го прави по-лесно за разбиране. Затова съществуват и книжките с картинки. Освен това, този тип комуникационна стратегия ви позволява да обяснявате сложни концепции, да вземате по-бързи решения, да увеличавате ангажираността в срещите и е лесно достъпна за справка.
Използвайте комуникационни стратегии с вашия екип в ClickUp
Използването на подходящи инструменти, стратегии и методи за комуникация ще спомогне за подобряване на комуникацията и сътрудничеството в екипа. Целта е да се гарантира, че всички работят за постигането на едни и същи цели, а това се постига най-добре чрез солидна комуникационна стратегия.
Още по-добре, използването на инструменти за сътрудничество в реално време за централизиране на комуникацията в екипа ще гарантира, че всеки има достъп до необходимата му информация. ClickUp предлага широка гама от функции, които правят точно това!
Използвайте инструментите за сътрудничество в реално време на ClickUp, функцията за проследяване на цели, разширението за запис на екрана и шаблоните за срещи, за да помогнете на екипите да останат съгласувани и продуктивни.
Усъвършенствайте комуникационната си стратегия с ClickUp! Започнете безплатно още днес!