Днес виртуалните срещи са толкова обичайни и приемливи, колкото беше работата в офиса пет дни в седмицата преди десетилетие.
С 28% от служителите, които работят от дома поне част от времето, дистанционната работа се превърна в неразделна част от професионалния живот. С нея идват и онлайн срещите, както и любопитната граница между формалното и неформалното, с която мнозина се борят.
Но този вид комуникация налага необходимостта от виртуален кодекс на поведение. Как да се уверите, че всеки участник в разговора се чувства чут, ангажиран и способен да участва в ползотворни разговори?
Етикетът при виртуалните срещи помага на екипите да повишат производителността си, да се представят в най-добрата си светлина и да изградят професионални взаимоотношения.
Прочетете нататък, докато разглеждаме основните правила на съвременните маниери при срещи, включително какво представлява етикетът при виртуални срещи, неговите предимства и десет основни правила за всяка професионална онлайн среда.
Какво е етикет при виртуални срещи?
Етикетът при виртуални срещи определя стандартите за поведение на екипите и лидерите и за това как да се отнасят към другите по време на онлайн срещи. Представете си го като стандартизиран набор от насоки за поддържане на професионализъм във всички аспекти. 🫱🏼🫲🏾
От вас се очаква да спазвате добър етикет при онлайн срещите, когато се свързвате с други отдели чрез видеоразговор, водите срещи за стартиране на проекти или обсъждате идеи с екипа си. Етикетът при дистанционните срещи в дадена организация е свързан с нейните основни ценности, философия и цели. 🎯
Макар че някои аспекти могат да бъдат специфични за отделните организации, има някои общи правила за виртуални срещи, които могат да ви помогнат да направите трайно и положително впечатление на всеки, с когото се срещате. ⬇️
Имайте предвид, че взаимното уважение и общият бизнес етикет не са нищо ново! Но има някои съществени разлики между виртуалните и личните срещи, които трябва да вземете предвид, за да останете в крак с нещата, да спазвате графика и да сте информирани.
10 правила за етикет при виртуални срещи
Дори ако смятате, че като цяло спазвате правилата за етикет при виртуални срещи, малките детайли правят голяма разлика. Ето защо сме съставили тези правила за етикет при виртуални срещи, подходящи за всяка онлайн бизнес среда.
Споделете ги с екипа си, за да можете заедно да повишите стандарта на вашите онлайн срещи.
Освен това ви очакват множество ресурси, шаблони и съвети за още по-голяма подкрепа, докато усвоявате това ново умение. 😎
1. Запознайте се с платформата за срещи
На първо място, важно е да се запознаете със софтуера за видеоконференции, който използвате за виртуални срещи.
Ако сте домакин на срещата, запознайте се предварително с платформата за виртуални срещи, за да се чувствате уверени в използването на софтуера. Ако използвате инструмент, с който хората не са запознати, бъдете готови да отговаряте бързо на въпроси и да им помогнете да се съсредоточат върху срещата, като не се налага да се концентрират върху техническите аспекти.
Докато сме на тази тема… ако избирате платформа за срещи, изберете такава, която хората вероятно са използвали преди или ще приемат бързо. Това могат да бъдат инструменти за видеоконферентна връзка като Zoom, Microsoft Teams или Google Meet, или интегрирана платформа като ClickUp, която съчетава чат, управление на работата и управление на проекти.
💡Съвет от професионалист: Стартирайте среща в Zoom директно от задача в ClickUp с интеграцията на ClickUp с Zoom. Водете дискусии, без да се налага да напускате работното си пространство, докато ClickUp автоматично уведомява всички участници да се присъединят възможно най-скоро.
Уверете се, че платформата поддържа възможността за създаване на стаи за по-малки групи, споделяне на екрани или съвместна работа върху споделен ресурс, ако срещата ви го изисква.
Използването на софтуер за динамично управление на срещи като ClickUp е чудесен начин да се гарантира безпроблемно и продуктивно преживяване всеки път.
2. Подгответе се с дневен ред за срещата
Не можем да го подчертаем достатъчно – подгответе се, подгответе се, подгответе се!
Изгответе план за срещата преди тя да започне и създайте дневен ред, за да дадете на дискусията ясна посока от началото до края. За да провеждате виртуални срещи на екипа на най-високо ниво, споделете дневния ред с участниците достатъчно рано преди срещата, за да имат време да го прегледат, да знаят какво да очакват и да добавят всичко необходимо.
Ако има материали, които участниците трябва да прочетат или на които трябва да отговорят предварително, за да участват в дискусията, споделете и тях. Разглеждайте дневния ред на онлайн срещата като набор от указания и дайте на участниците достатъчно време и ресурси да се подготвят.
Най-добрият начин да се подготвите за виртуална среща е с помощта на шаблон за дневен ред, който може да се персонализира и обхваща всички ваши нужди. Огромната библиотека с шаблони на ClickUp е пълна с безплатни ресурси за всеки случай на употреба — включително и за този!
Използвайте този шаблон за общо събрание на ClickUp или шаблона за доклад на комитета, за да комуникирате ясни цели.
И двата шаблона насърчават прозрачността в екипа или организацията ви и съгласуват членовете по отношение на ключовите цели или задачи на срещата.
3. Уважавайте времето на другите
Преди всичко, бъдете навреме. ⏱
Като организатор на среща, никога не е добър етикет при виртуалните срещи да карате екипа си или потенциалните клиенти да чакат.
Но същото правило важи и за участниците в срещата – не карайте домакина да ви чака! Домакинът най-вероятно е един от вашите колеги, член на друг отдел или мениджър. Вероятно работите с тях ежедневно или дори сте приятели. Отнасяйте се към тях с уважението, което всички заслужаваме, като се явите готови да започнете срещата в планираното време.
Ако понякога ви е трудно да управлявате времето си, използвайте ClickUp, за да си настроите напомняне! Бъдещото ви „аз“ ще ви благодари за предупреждението. 🙌🏼
Освен това, всички имаме натоварени графици, но ресурси като този интерактивен шаблон за график на екипа от ClickUp ще гарантират, че всеки член е в течение кога и какви срещи да очаква през следващите седмици.
📮ClickUp Insight: Данните от нашето проучване за ефективността на срещите показват, че 25% от срещите включват средно 8 или повече участници. Установихме също, че средната продължителност на една среща е приблизително 51 минути. Тези големи срещи могат да доведат до поне 6 до 8 часа общо време, прекарано в срещи на седмица на организационно ниво. Ами ако можехте да го съкратите? ClickUp променя начина, по който екипите комуникират! Вместо дълги срещи, сътрудничеството се осъществява директно в рамките на задачите чрез коментари, прикачени файлове, гласови бележки, видеоклипове и други – на едно място. 💫 Реални резултати: Глобалните екипи на STANLEY Security вече спестиха над 8 часа седмично от срещи и актуализации с нашето универсално приложение за работа!
4. Облечете се за успех
Независимо дали сте в офиса или онлайн, подходящото облекло е изключително важно. Правилата на етикета препоръчват да носите за видеоконференцията същото облекло, което бихте носили в работна среда на живо.
Но добрата новина е, че при виртуалните срещи има известна свобода, тъй като екранът е изрязан доста над талията – което означава, че да, можете да носите тези Uggs!
Освен да изглеждате добре, облеклото ви за виртуални срещи трябва да съответства на тона на самата среща. Избягвайте бижута, които отвличат вниманието, шарки, които не се виждат добре на видео, или тениски с графики, които другите може да не разберат.
5. Избягвайте разсейващите фактори
Останете фокусирани върху текущата среща и избягвайте изкушението да извършвате няколко дейности едновременно. Преди срещата не забравяйте да:
- Сложете телефона си настрана
- Изключете телевизора или музиката
- Изключете всички известия
- Затворете излишните раздели
И, моля ви, за доброто и продуктивното, не яжте по време на разговора.
Споделяте екрана си? Проверете какво има на него, преди да го споделите. Да имате отворени 1000 раздела не е добър знак. Макар че не би било първият път, когато някой случайно споделя чувствителна фирмена информация, частен разговор в Slack или своя плейлист в Spotify, вие не искате това да се случи на вас.
Прочетете също: Как да общувате и да споделяте идеи с членовете на екипа
Хаотичният фон е друг често срещан фактор, който разсейва вниманието по време на виртуални срещи. Ако сте в кафене, гледате децата за деня или споделяте офис с партньора си, изберете алтернативен фон или използвайте ефект за замъгляване, за да поддържате вниманието си и на всички останали участници в срещата.
Потърсете нещо чисто, минималистично и неутрално. След това можете да се съсредоточите върху намирането на мястото в дома си с най-доброто осветление, вместо на стената, която изглежда най-естетично.
Няма нужда обаче да претърсвате интернет за някой от тези перфектни фонове!
Кликнете върху изображенията по-долу, за да запазите тези безплатни фонове и да избегнете разсейването от хора, които минават зад вас по време на важната ви презентация. 📩
6. Знайте кога да говорите и кога да слушате
Активното слушане дава възможност на всеки да се изкаже и показва, че ви е грижа за това, което имат да кажат.
Водещият на срещата и участниците трябва да намерят баланса между говорене, слушане и задаване на въпроси, за да разберат събеседника си, а не да го унижават. Отвореността и откритата комуникация ще помогнат на всички участници да извлекат повече полза от разговора!
Ето още няколко съвета за етикета при виртуални срещи, свързани с говоренето по време на разговори:
- Говорете с увереност, но бъдете кратки
- Избягвайте да се повтаряте или да наблягате прекалено много на дадена тема
- Дръжте микрофона си на мълчание, освен ако не говорите
- Запазете въпросите за края на дискусията, освен ако водещият не ви помоли да ги зададете
Друг проблем, с който всички сме се сблъсквали по време на виртуални срещи, е досадното забавяне на звука. 🙄
Независимо колко силен е вашият Wi-Fi, връзката все пак понякога прекъсва по време на онлайн срещите! За да избегнете да прекъсвате някого или да нарушавате потока на разговора, използвайте функцията за вдигане на ръка на вашата платформа, ако е възможно, или изразете желанието си да говорите в чата. 🙋🏼♀️
7. Ограничете воденето на бележки до минимум
Въпреки че намеренията ви са добри, избягвайте да водите подробни бележки по време на срещата, освен ако не ви е казано да го правите. Вместо това се придържайте към ключовите точки от разговора и прегледайте протокола от срещата по-късно, ако има очевидни пропуски в бележките ви.
Едно от основните предимства на виртуалните срещи е възможността да запишете цялата среща или да създадете обобщение на срещата. Възползвайте се от тези функции, за да направите самата среща възможно най-ефективна – честите паузи в разговора нарушават потока на информация, забавят дневния ред и губят ценно време.
Като организатор на срещата, определете член на екипа си, който да води протокола от срещата, и уведомете участниците, че той ще бъде разпратен веднага след приключването на срещата. Това ще помогне на вас и на участниците да останете фокусирани и ще ви спести необходимостта да се повтаряте!
💡Съвет от професионалист: С ClickUp Docs участниците могат да правят бележки съвместно и да ги превърнат в действия с едно кликване благодарение на интегрираното създаване на задачи.
Протоколите от срещите обобщават рамката и основните изводи от важни срещи. Те се споделят с всички участници и ви помагат да следите напредъка си, за да изпълнявате последващите действия и задачи по-бързо.
Ресурси като нашия шаблон за протоколи от заседания на борда на директорите и шаблона за протоколи от срещи на ClickUp правят този процес по-организиран и ефективен с персонализирани, предварително създадени страници за управление на екипи, бележки и подробности в съвместен документ на ClickUp!
Искате ли да научите повече за това как протоколите могат да подобрят вашата продуктивност по време на срещи? Разгледайте това практическо ръководство за написване на ефективни протоколи от срещи всеки път!
💡Съвет от професионалист: Спестете ценно време след срещата, като използвате ClickUp Brain да обобщи бележките ви от срещата и да създаде задачи и подзадачи в ClickUp. Ако сте записали срещата, Brain може също да транскрибира и преведе записа за вас!
8. Дълга среща? Планирайте почивки
Ако знаете, че срещата ще бъде дълга, предвидете кратка почивка в дневния ред.
Позволете на себе си и на колегите си да отделите малко време, за да се отдалечите от екрана, да хапнете нещо или да се разтегнете. Това няма да попречи на разговора – напротив, ще го подобри значително! Кратките почивки ще помогнат на всички да останат в добро настроение, без да се борят с умората или главоболието.
Не е нужно да е дълго, просто настройте таймера си в ClickUp на пет минути и отворете тази газирана вода, защото си го заслужавате.
А ако в срещата, на която присъствате, не е посочено дали ще има почивки, просто оставете кратко съобщение „brb!“ в чата, ако имате нужда от малко въздух – толкова е просто. 💬
9. Оставете време за въпроси
Включете частта с въпроси и отговори в дневния ред на срещата, за да имат вашите колеги достатъчно време да подготвят въпроси, да изразят мнението си или да предложат идеи.
Ако сте взели присърце всички тези правила за етикет при виртуални срещи, вероятно току-що сте приключили една ползотворна и интересна дискусия – очаквайте, че хората ще имат какво да кажат по въпроса. 🙂
💡Съвет от професионалист: Насърчавайте участниците в срещата да споделят въпроси, идеи или коментари дори след приключването на срещата.
10. Направете заключително изказване
Завършете виртуалната си среща на висока нота, като отделите няколко минути, за да я приключите по подходящ начин.
Преди колегите ви да се отключат, прегледайте накратко непосредствените следващи стъпки, как и кога ще направите последващи действия, евентуалните резултати и графика за бъдещи действия.
💡Съвет от професионалистите: ClickUp може да ви помогне да делегирате задачи от документи, табла, коментари и други, за да можете да се заемете с тях незабавно, без да губите време! Превърнете текст, записи на екрана и обекти в задачи, свързани директно с вашите работни процеси, за да повишите ефективността и да поддържате динамиката на срещата.
И накрая – и най-важното – благодарете на екипа си за отделеното време! Всички се справихте чудесно днес. 👏
Защо етикетът при виртуалните срещи е важен?
Етикетът при виртуалните срещи задава професионален тон на дистанционните срещи и спомага за изграждането на силни работни взаимоотношения. Ето няколко причини, поради които спазването на правилата при виртуалните срещи е от съществено значение:
- Спазването на правилния етикет демонстрира професионализъм, което помага за изграждането на доверие и авторитет сред колеги, клиенти или заинтересовани страни
- Отделянето на време, внимание и усилия за подготовка на срещата преди нейното провеждане показва на вашия екип, ръководителите и потенциалните клиенти, че ги уважавате. Освен това, това гарантира гладкото протичане на срещите чрез организиране и насочване на разговора
- Виртуалните срещи често включват участници от различни места и часови зони. Спазването на етикета, като например да пристигате навреме, да изключвате микрофона, когато не говорите, и да се придържате към темата, намалява разсейването и помага срещата да остане фокусирана и ефективна
- Спазването на добрите практики при виртуални срещи – като даване на думата на другите, избягване на прекъсвания и зачитане на културните особености – създава среда на взаимно уважение и сътрудничество
- Правилният етикет, като например използването на ясен звук и видео, поддържането на зрителен контакт (чрез камерата) и активното участие, гарантира, че комуникацията е ефективна и всеки може да следва разговора без объркване
- Организираността, избягването на многозадачността и спазването на дневния ред на срещите помагат на участниците да останат фокусирани. Това намалява чувството на неудовлетвореност и стреса, особено при поредица от срещи
Без тези правила за участие е лесно да загубите ценни минути или дори часове от седмицата си в среща, която „можеше да бъде просто имейл“. И колкото и да е приятно да виждаме членовете на екипа си на екрана, има по-целенасочени начини, по които всички ние можем да прекарваме времето си. ⏳
Добре обмисленият етикет при виртуални срещи оставя достатъчно време за слушане, размисъл и отговаряне един на друг. Това не само изгражда доверие сред участниците, но и подготвя всички за успех, като им дава яснота какво могат да очакват от вас и какво очаквате вие от тях в замяна.
Често задавани въпроси и съвети за етикета при виртуални срещи
Какво трябва и какво не трябва да правим по време на виртуални срещи?
Виртуалните срещи често имат различни очаквания за участие в сравнение с личните срещи. За да се гарантира, че всички остават фокусирани и допринасят за разговора, ето някои насоки за етикет, които трябва да се спазват:
Какво да правите
- Бъдете точни. Влизането във виртуалната среща няколко минути по-рано ви дава възможност да извършите необходимите технически настройки.
- Останете концентрирани. Обръщайте внимание на говорителя, както бихте направили на среща лице в лице.
- Изключвайте микрофона, когато не говорите. Това помага за намаляване на фоновия шум.
- Използвайте видео, когато е възможно. Това помага за създаване на по-лично взаимодействие.
- Участвайте от тиха, добре осветена стая. Ясната среда, свободна от разсейващи фактори, помага на всички да останат концентрирани.
- Подгответе се предварително. Ако ще правите презентация, уверете се, че всичките ви материали са готови преди началото на срещата.
Какво да не правите
- Не се занимавайте с няколко неща едновременно. Това е проява на неуважение и може да доведе до пропускане на важна информация.
- Не прекъсвайте. Позволете на другите да довършат мисълта си, преди да започнете да говорите.
- Не яжте по време на срещата. Това може да разсейва и да изглежда непрофесионално.
- Не забравяйте да проверите техниката си. Уверете се предварително, че интернет връзката, микрофонът и камерата ви работят правилно.
- Не напускайте внезапно. Ако трябва да напуснете срещата по-рано, уведомете домакина предварително.
Как се провежда виртуална среща за запознаване?
Виртуалната среща за запознаване е чудесен начин да установите връзка с колегите си, дори когато работите дистанционно. Ето няколко съвета за успешни виртуални срещи за запознаване:
- Поздравявайте хората индивидуално. Започнете всеки разговор, като се представите и попитате събеседника как е.
- Бъдете кратки и ясни. Опитайте се разговорът да остане фокусиран и избягвайте да се отклонявате от темата.
- Бъдете активен слушател. Слушайте внимателно и бъдете отзивчиви към коментарите на другия човек
- Уверете се, че знаете как да използвате технологията, така че всички да могат да общуват в реално време без прекъсвания или технически затруднения
- Обръщайте внимание на езика на тялото. Въпреки че виждате само лицата си, езикът на тялото все пак има значение. Поддържайте добра стойка и бъдете съзнателни за израженията на лицето си
- Завършете разговора учтиво , като благодарите на събеседника за отделеното време и изразите намерението си да се свържете отново в бъдеще
Как да спазвате добрия етикет при виртуални срещи като участник?
Участниците в срещите играят важна роля за успеха на виртуалните срещи. Ето няколко съвета за добър етикет при видеоконференциите като участник:
- Бъдете подготвени. Прочетете всички материали, които са ви били изпратени преди срещата, и дойдете подготвени с въпроси или коментари.
- Включете се в дискусията. Не се страхувайте да вземете думата и да споделите мнението си по обсъжданата тема
- Останете концентрирани. Избягвайте многозадачността, тъй като тя може да разсейва всички участници
- Бъдете уважителни. Слушайте внимателно и бъдете учтиви към останалите участници в дискусията
- Споделете екрана си. Ако имате материали, които трябва да споделите, не забравяйте да споделите екрана си с всички, за да могат да следят
- Използвайте технологиите по подходящ начин. Уверете се, че всички участници знаят как да използват технологиите, преди да започне срещата
- Останете фокусирани върху задачата и не се страхувайте да върнете разговора в правилната посока, ако той започне да се отклонява прекалено от темата.
👀Искате ли още полезни съвети за ефективни срещи? Прочетете следните статии:
Направете виртуалните си срещи продуктивни с ClickUp
Независимо колко формални или чести са вашите срещи, правилата за етикет при виртуални срещи, които споделихме, ще гарантират, че изпращате правилното послание. Усилията ви ще бъдат забелязани от всички участници и независимо дали сте гост или домакин, времето, което сте отделили за това, ще бъде оценено и възнаградено десетократно!
Всичко това просто като проявявате уважение към колегите си. 💜
Използвайте ресурсите на ClickUp, достъпни в този блог, за да подобрите общата си продуктивност и да установите стандарта за етикета при виртуални срещи, който вие и екипът ви трябва да спазвате винаги. Ако искате да направите срещите си още по-продуктивни, ClickUp ви предлага:
- ClickUp Whiteboards за виртуален брейнсторминг и споделяне на идеи по време на онлайн срещите ви
- Календар в ClickUp, който можете да интегрирате с вашия Google Календар, за да управлявате срещите си от едно място
- ClickUp Chat, който обединява аудио и видео разговори, групов чат, незабавни съобщения и още много други
- Интеграция с всички ваши ежедневни работни приложения
- ClickUp Clips за създаване и споделяне на записи на екрана
Безплатният план на ClickUp ви дава достъп до всички шаблони, посочени по-горе, множество функции за съвместно управление на срещи, над 1000 интеграции и много други! Всичко това безплатно. 💸
Регистрирайте се и опитайте ClickUp за вашите виртуални срещи още днес!