Днес виртуалните срещи са толкова обичайни и приемливи, колкото беше работата в офиса пет дни в седмицата преди десетилетие.
С 28% от служителите, които работят от дома си поне част от времето, дистанционната работа се превърна в неразделна част от професионалния живот. С нея идват и онлайн срещите и любопитната граница между формалното и неформалното, с която мнозина се борят.
Но този вид комуникация налага необходимостта от виртуален кодекс за поведение. Как да се уверите, че всички участници в разговора се чувстват чути, ангажирани и способни да участват в смислени разговори?
Етикетът при виртуални срещи помага на екипите да повишат производителността си, да се представят в най-добрата си светлина и да изградят професионални взаимоотношения.
Прочетете, докато разглеждаме основните правила на съвременния етикет при срещи, включително какво представлява етикетът при виртуални срещи, неговите предимства и десетте основни правила за всяка професионална онлайн среда.
Какво е етикетът при виртуални срещи?
Етикетът за виртуални срещи определя стандартите за поведение на екипите и лидерите и за отношението им към другите по време на онлайн срещи. Мислете за него като за стандартизиран набор от насоки за поддържане на професионализъм във всички области. 🫱🏼🫲🏾
От вас се очаква да спазвате добър етикет при онлайн срещи, когато се свързвате с други отдели по видеоразговор, ръководите срещи за стартиране на проекти или обсъждате идеи с екипа си. Етикетът на организацията при дистанционни срещи е свързан с нейните основни ценности, философия и цели. 🎯
Макар че някои аспекти могат да бъдат специфични за дадена организация, има някои общи правила за виртуални срещи, които могат да ви помогнат да направите трайно и положително впечатление на всеки, с кого се срещате. ⬇️
Имайте предвид, че взаимното уважение и общият бизнес етикет не са нищо ново! Но има някои съществени разлики между виртуалните и личните срещи, които трябва да имате предвид, за да останете на път, да спазвате графика и да сте информирани.
10 правила за етикет при виртуални срещи
Дори ако смятате, че като цяло спазвате правилния етикет при виртуални срещи, малките детайли правят голяма разлика. Ето защо сме съставили тези правила за етикет при виртуални срещи за всяка онлайн бизнес среда.
Споделете ги с екипа си, за да можете заедно да повишите стандарта на вашите онлайн срещи.
Освен това, ви очакват множество ресурси, шаблони и съвети за още по-голяма подкрепа, докато усвоявате това ново умение. 😎
1. Запознайте се с платформата за срещи
На първо място, важно е да познавате софтуера за видеоконферентна връзка, който използвате за виртуални срещи.
Ако сте домакин на срещата, запознайте се предварително с платформата за виртуални срещи, за да се чувствате уверени в използването на софтуера. Ако използвате инструмент, с който хората не са запознати, бъдете готови да отговаряте бързо на въпроси и да им помагате да се концентрират върху срещата, като не се налага да се фокусират върху техническите аспекти.
Докато сме на тази тема... ако избирате платформа за срещи, изберете такава, която хората вероятно са използвали преди или ще приемат бързо. Това могат да бъдат инструменти за видеоконферентна връзка като Zoom, Microsoft Teams или Google Meet, или интегрирана платформа като ClickUp, която комбинира чат, управление на работата и управление на проекти.
💡Съвет от професионалист: Започнете среща в Zoom от задача в ClickUp с интеграцията на ClickUp с Zoom. Водете дискусии, без да се налага да напускате работното си пространство, докато ClickUp автоматично уведомява всички участници да се присъединят възможно най-скоро.
Уверете се, че платформата поддържа възможността за създаване на стаи за почивка, споделяне на екрани или съвместна работа върху споделен ресурс, ако срещата ви го изисква.
Използването на динамичен софтуер за управление на срещи като ClickUp е чудесен начин да се гарантира безпроблемно и продуктивно преживяване всеки път.
2. Подгответе се с дневен ред за срещата
Не можем да го подчертаем достатъчно – подгответе се, подгответе се, подгответе се!
Изгответе план за срещата преди нейното начало и създайте дневен ред, за да дадете ясна посока на дискусията от началото до края. За да провеждате виртуални срещи на най-високо ниво, споделете дневния ред с участниците достатъчно време преди срещата, за да имат възможност да го прегледат, да знаят какво да очакват и да добавят всичко необходимо.
Ако има материали, които участниците трябва да прочетат или да отговорят предварително, за да могат да участват в дискусията, споделете и тях. Третирайте дневния ред на онлайн срещата като набор от указания и дайте на участниците достатъчно време и ресурси, за да се подготвят.
Най-добрият начин да се подготвите за виртуална среща е с персонализиран шаблон за дневен ред, който обхваща всички ваши нужди. Огромната библиотека с шаблони на ClickUp е пълна с безплатни ресурси за всеки случай на употреба, включително и този!
Използвайте този шаблон за общо събрание на ClickUp или шаблона за доклад на комитета, за да комуникирате ясни цели.
И двата шаблона насърчават прозрачността в екипа или организацията ви и съгласуват членовете по отношение на ключовите цели или задачи на срещата.
3. Уважавайте времето на другите
Преди всичко, бъдете пунктуални. ⏱
Като домакин на срещата, никога не е добро виртуално етикет да карате екипа си или потенциалните клиенти да чакат.
Но същото правило важи и за участниците в срещите – не карайте домакина да ви чака! Домакинът ви най-вероятно е един от вашите колеги, член на друг отдел или мениджър. Вероятно работите с тях ежедневно или дори сте приятели. Отнасяйте се към тях с уважението, което всички заслужаваме, като се явявате готови да започнете срещата в планираното време.
Ако понякога имате затруднения с ежедневното управление на времето, използвайте ClickUp, за да зададете напомняне! Бъдещото ви „аз“ ще ви бъде благодарно за предупреждението. 🙌🏼
Освен това, всички имаме натоварени графици, но ресурси като този интерактивен шаблон за графика на екипа от ClickUp ще гарантират, че всеки член е в течение кога и какви срещи да очаква през следващите седмици.
📮ClickUp Insight: Данните от нашето проучване за ефективността на срещите показват, че 25% от срещите включват средно 8 или повече участници. Установихме също, че средната продължителност на една среща е приблизително 51 минути. Тези големи срещи могат да доведат до поне 6 до 8 часа колективно време, прекарано в срещи на седмична база на организационно ниво. Ами ако можехте да го намалите? ClickUp променя начина, по който екипите комуникират! Вместо дълги срещи, сътрудничеството се осъществява директно в рамките на задачите, като се използват коментари, прикачени файлове, гласови бележки, видеоклипове и др. – на едно място. 💫 Реални резултати: Глобалните екипи на STANLEY Security вече спестяват над 8 часа седмично от срещи и актуализации с нашето приложение за всичко, свързано с работата!
4. Облечете се за успех
Независимо дали сте в офиса или онлайн, подходящото облекло е много важно. Правилната етика предполага да се обличате за видеоконференцията така, както бихте се облекли в работна среда на живо.
Но добрата новина е, че при виртуалните срещи има известна свобода, тъй като екранът е изрязан доста над талията – което означава, че да, можете да носите тези Uggs!
Освен да изглежда добре, облеклото ви за виртуални срещи трябва да съответства на тона на самата среща. Избягвайте бижута, които отвличат вниманието, мотиви, които не се виждат добре на видео, или тениски с графики, които другите може да не разберат.
5. Избягвайте разсейващите фактори
Останете фокусирани върху текущата среща и избягвайте изкушението да извършвате няколко задачи едновременно. Преди срещата не забравяйте да:
- Скрийте телефона си
- Изключете телевизора или музиката
- Изключете всички известия
- Затворете излишните раздели
И моля ви, за доброто и продуктивното, не яжте по време на разговора.
Споделяте екрана си? Преди да го споделите, проверете какво има на него. Да имате отворени 1000 раздела не е добър избор. Макар че не би било първият случай, в който някой случайно споделя чувствителна фирмена информация, частен разговор в Slack или своя плейлист в Spotify, вие не искате това да се случи на вас.
Прочетете също: Как да общувате и споделяте идеи с членовете на екипа
Хаотичният фон е друг често срещан фактор, който отвлича вниманието по време на виртуални срещи. Ако сте в кафене, гледате децата за деня или споделяте офис с партньора си, изберете алтернативен фон или използвайте ефект за замъгляване, за да се концентрирате вие и всички други участници в срещата.
Търсете нещо чисто, минималистично и неутрално. След това можете да се съсредоточите върху намирането на мястото в дома си с най-добро осветление, вместо на най-естетичната стена.
Няма нужда да претърсвате интернет за един от тези перфектни фонове!
Кликнете върху изображенията по-долу, за да запазите тези безплатни фонове и да избегнете разсейването от други хора, които минават зад гърба ви по време на вашата важна презентация. 📩
6. Знайте кога да говорите и кога да слушате
Активното слушане дава на всеки човек възможност да се изкаже и показва, че ви е грижа за това, което има да каже.
Водещият на срещата и участниците трябва да намерят баланса между говорене, слушане и задаване на въпроси, за да разберат другия, а не да го унижават. Отвореността и отворената комуникация ще помогнат на всички участници да извлекат повече полза от разговора!
Ето още няколко съвета за етикета при виртуални срещи, свързани с говоренето по време на разговори:
- Говорете с увереност, но бъдете кратки
- Избягвайте да се повтаряте или да наблягате прекалено много на дадена точка.
- Дръжте микрофона си в режим „без звук“, освен ако не говорите.
- Запазете въпросите за края на дискусията, освен ако водещият не ви помоли да ги зададете.
Друг проблем, с който всички се сблъскваме по време на виртуални срещи, е досадният аудио закъснение. 🙄
Независимо колко силен е вашият Wi-Fi, връзката все пак може да се прекъсне по време на онлайн срещи! За да избегнете прекъсване на другите или нарушаване на потока на разговора, използвайте функцията за вдигане на ръка на вашата платформа, ако е възможно, или изразете желанието си да говорите в чата. 🙋🏼♀️
7. Ограничете воденето на бележки до минимум
Въпреки че намеренията ви са добри, избягвайте да водите подробни бележки от срещата, освен ако не ви е било указано да го направите. Вместо това се придържайте към ключовите точки от разговора и прегледайте протокола от срещата по-късно, ако има очевидни пропуски в бележките ви.
Едно от основните предимства на виртуалните срещи е възможността да се записва цялата среща или да се създава резюме на срещата. Възползвайте се от тези функции, за да направите самата среща възможно най-ефективна – честите паузи в разговора прекъсват потока на информация, забавят дневния ред и губят ценно време.
Като домакин на срещата, определете член от екипа си, който да води протокол от срещата, и уведомете участниците, че той ще бъде разпространен веднага след края на срещата. Това ще ви помогне на вас и на участниците да останете концентрирани и ще ви спести необходимостта да повтаряте едно и също!
💡Съвет от професионалист: С ClickUp Docs участниците могат да правят бележки съвместно и да ги превърнат в действия с едно кликване благодарение на интегрираната функция за създаване на задачи.
Протоколите от срещите обобщават рамката и основните изводи от важни срещи. Те се споделят с всички участници и ви помагат да следите напредъка си, за да изпълните по-бързо последващите действия и задачите.
Ресурси като нашия шаблон за протоколи от заседания на борда на директорите и шаблона за протоколи от срещи на ClickUp правят този процес по-организиран и ефективен с персонализирани, предварително създадени страници за управление на екипи, бележки и подробности в съвместен документ на ClickUp!
Искате да научите повече за това как протоколите могат да подобрят вашата продуктивност по време на срещи? Разгледайте това ръководство за написване на ефективни протоколи от срещи всеки път!
💡Съвет от професионалист: Спестете ценно време след срещата, като използвате ClickUp Brain, за да обобщите бележките си от срещата и да създадете задачи и подзадачи в ClickUp. Ако сте записали срещата, Brain може да транскрибира и преведе записа за вас!
8. Дълга среща? Планирайте почивки
Ако знаете, че срещата ще бъде дълга, предвидете кратка почивка в програмата.
Позволете на себе си и на колегите си да се откъснат за момент от екрана, да хапнат нещо или да се разтъпчат. Това няма да попречи на разговора, а напротив – ще го подобри значително! Кратките почивки ще помогнат на всички да останат в добро настроение, без да се борят с умората или главоболието.
Не е нужно да бъде дълго, просто настройте таймера си в ClickUp на пет минути и отворете бутилката с газирана вода, защото си го заслужавате.
А ако в срещата, в която участвате, не е посочено дали ще има почивки, просто напишете „brb!“ в чата, ако имате нужда от почивка. 💬
9. Оставете място за въпроси
Включете частта с въпроси и отговори в дневния ред на срещата, за да имат вашите колеги достатъчно време да подготвят въпросите си, да изразят мнението си или да предложат предложения.
Ако сте взели присърце всички тези правила за етикет при виртуални срещи, вероятно току-що сте приключили една интересна и ангажираща разговор – очаквайте, че хората ще имат какво да кажат по този повод. 🙂
💡Съвет от професионалист: Насърчавайте участниците в срещата да задават въпроси, да споделят идеи или коментари дори след приключването на срещата.
10. Направете заключително изказване
Завършете виртуалната си среща с добро впечатление, като отделите няколко минути, за да я приключите по подходящ начин.
Преди колегите ви да се откажат, прегледайте накратко следващите стъпки, как и кога ще продължите, всички резултати и графика за напредък.
💡Съвет от професионалист: ClickUp може да ви помогне да делегирате задачи от документи, бели дъски, коментари и др., за да можете да се заемете с тези задачи, без да губите време! Превърнете текст, екранни записи и обекти в задачи, свързани директно с вашите работни процеси, за да увеличите ефективността и да поддържате динамиката на срещата.
И най-важното – благодарете на екипа си за отделеното време! Всички се справихте чудесно днес. 👏
Защо етикетът при виртуални срещи е важен?
Етикетът при виртуални срещи задава професионален тон на дистанционните срещи и спомага за изграждането на силни работни взаимоотношения. Ето няколко причини, поради които е важно да се спазват правилата за виртуални срещи:
- Спазването на правилния етикет демонстрира професионализъм, което помага за изграждането на доверие и авторитет сред колеги, клиенти или заинтересовани страни.
- Отделянето на време, мисъл и усилия за среща, преди тя да се състои, показва на вашия екип, лидери и потенциални клиенти, че ги уважавате. Освен това, това поддържа гладкото протичане на срещите ви, като организира и насочва разговора.
- Виртуалните срещи често включват участници от различни места и часови зони. Правилният етикет, като например да пристигате навреме, да изключвате микрофона, когато не говорите, и да се придържате към темата, намалява разсейването и поддържа срещата фокусирана и ефективна.
- Спазването на добрите практики при виртуални срещи – като да се дава думата на другите, да се избягват прекъсванията и да се отчитат културните особености – спомага за създаването на среда на взаимно уважение и сътрудничество.
- Правилният етикет, като например използване на ясен звук и видео, поддържане на зрителен контакт (чрез камерата) и активно участие, гарантира, че комуникацията е ефективна и всички могат да следят без объркване.
- Организираността, избягването на многозадачността и спазването на дневния ред на срещите помагат на участниците да останат концентрирани. Това намалява фрустрацията и стреса, особено при поредица от срещи.
Без тези правила за участие е лесно да загубите ценни минути или дори часове от седмицата си в среща, която „можеше да бъде имейл“. И колкото и да е приятно да виждаме членовете на екипа си на екрана, има по-целенасочени начини да прекарваме времето си. ⏳
Обмисленият етикет за виртуални срещи оставя достатъчно време за слушане, мислене и отговаряне един на друг. Това не само създава доверие сред участниците, но и подготвя всички за успех, като им дава да разберат какво могат да очакват от вас и какво вие очаквате от тях в замяна.
Често задавани въпроси и съвети за етикета при виртуални срещи
Какво трябва и какво не трябва да правим по време на виртуални срещи?
Виртуалните срещи често имат различни очаквания за участие в сравнение с личните срещи. За да се гарантира, че всички остават на линия и допринасят за разговора, ето някои насоки за етикет, които трябва да се спазват:
Какво да правите
- Бъдете пунктуални. Влизането във виртуалната среща няколко минути по-рано дава възможност за необходимата техническа настройка.
- Останете фокусирани. Обръщайте внимание на говорителя, както бихте направили при среща лице в лице.
- Изключете микрофона, когато не говорите. Това помага да се намали фоновият шум.
- Използвайте видео, когато е възможно. Това помага за създаване на по-лично взаимодействие.
- Провеждайте срещите в тиха, добре осветена стая. Ясната среда без разсейващи фактори помага на всички да останат концентрирани.
- Подгответе се предварително. Ако правите презентация, уверете се, че всички материали са готови преди началото на срещата.
Какво да не правите
- Не се занимавайте с няколко неща едновременно. Това е проява на неуважение и може да доведе до пропускане на важна информация.
- Не прекъсвайте. Позволете на другите да довършат мисълта си, преди да започнете да говорите.
- Не яжте по време на срещата. Това може да отвлича вниманието и да изглежда непрофесионално.
- Не забравяйте да проверите техниката си. Уверете се, че интернет връзката, микрофонът и камерата ви работят правилно предварително.
- Не напускайте внезапно. Ако трябва да напуснете срещата по-рано, уведомете предварително домакина.
Как се провежда виртуална среща и поздрав?
Виртуалната среща и поздрав са чудесен начин да установите добри отношения с колегите си, дори когато работите дистанционно. Ето няколко съвета за успешни виртуални срещи и поздрави:
- Поздравявайте хората индивидуално. Започнете всеки разговор, като се представите и попитате другия човек как е.
- Бъдете кратки и ясни. Опитайте се да фокусирате разговора и да избягвате отклоняване от темата.
- Бъдете активен слушател. Слушайте внимателно и бъдете внимателни към коментарите на другия човек.
- Уверете се, че знаете как да използвате технологията, за да може всеки да комуникира в реално време без прекъсвания или технически затруднения.
- Обръщайте внимание на езика на тялото. Въпреки че можете да виждате само лицата си, езикът на тялото все пак има значение. Поддържайте добра стойка и бъдете съзнателни за израженията на лицето си.
- Завършете разговора учтиво , като благодарите на събеседника за отделеното време и изразите намерението си да се свържете отново в бъдеще.
Как да се държите добре като участник във виртуална среща?
Участниците в срещите имат важна роля за успеха на виртуалните срещи. Ето някои съвети за добър етикет при видеоконференции като участник:
- Бъдете подготвени. Прочетете всички материали, които са били изпратени преди срещата, и подгответе въпроси или коментари.
- Участвайте в дискусията. Не се страхувайте да изразите мнението си и да споделите мислите си по обсъжданата тема.
- Останете фокусирани. Избягвайте многозадачността, тъй като тя може да разсейва всички участници.
- Бъдете уважителни. Слушайте внимателно и бъдете учтиви към останалите участници в дискусията.
- Споделете екрана си. Ако имате материали, които трябва да бъдат споделени, не забравяйте да споделите екрана си с всички, за да могат да следят.
- Използвайте технологиите по подходящ начин. Уверете се, че всички участници знаят как да използват технологиите, преди да започне срещата.
- Останете фокусирани върху задачата и не се страхувайте да върнете разговора в правилната посока, ако той започне да се отклонява прекалено от темата.
👀Искате ли още полезни съвети за ефективни срещи? Прочетете следните статии:
Направете вашите виртуални срещи продуктивни с ClickUp
Независимо колко формални или чести са вашите срещи, правилата за етикет при виртуални срещи, които сме споделили, ще ви гарантират, че изпращате правилното послание. Усилията ви ще бъдат забелязани от всички участници и независимо дали сте гост или домакин, времето, което сте отделили за това, ще бъде оценено и възнаградено десетократно!
Всичко това, като просто проявявате уважение към колегите си. 💜
Възползвайте се от ресурсите на ClickUp, достъпни в този блог, за да подобрите общата си продуктивност и да установите стандарт за етикета при виртуални срещи, който вие и екипът ви трябва да спазвате всеки път. Ако искате да направите срещите си още по-продуктивни, ClickUp ви предлага:
- ClickUp Whiteboards за виртуален брейнсторминг и споделяне на идеи по време на онлайн срещата ви.
- Календар в ClickUp, който можете да интегрирате с вашия Google Календар, за да управлявате срещите си от едно място.
- ClickUp Chat, който обединява аудио и видео разговори, групов чат, незабавни съобщения и др.
- Интеграция с всички ваши ежедневни работни приложения
- ClickUp Clips за създаване и споделяне на екранни записи
Безплатният план на ClickUp ви дава достъп до всички шаблони, свързани с горните линкове, множество функции за съвместно управление на срещи, над 1000 интеграции и много други! Всичко това безплатно. 💸
Регистрирайте се и опитайте ClickUp за вашите виртуални срещи още днес!