Как да направите добро впечатление на срещата за стартиране на проекта

Представете си, че присъствате на третата среща с клиента, само за да осъзнаете, че проектът им изобщо не е такъв, какъвто сте си го представяли.

Останахте ли с отворена уста?

Викате ли вътрешно? 😱

Трудно е да се възстановите от това... особено ако вашата агенция е известна с вниманието си към детайлите!

Можете да избегнете тази неудобна (и потенциално опасна за кариерата ви) ситуация с среща за стартиране на проекта. Тази първоначална среща е възможност за всички заинтересовани страни да се синхронизират още в началото на проекта.

Подгответе проектите на клиентите си за успех, като научите основите на срещите за стартиране на проекти в този наръчник. Ще ви разясним какво представлява среща за стартиране на проект, как да я проведете и ще ви предложим някои ресурси, които можете да използвате, за да започнете.

Готови ли сте? Да започнем с този наръчник за срещи (игра на думи)!

Какво е среща за стартиране на проект?

Срещата за стартиране на проект е среща с клиента, която се провежда в началото на всеки нов проект. В етапа на управление на проекта стартирането се провежда след фазата на планиране и сигнализира началото на фазата на изпълнение.

Целта на тази среща е да се съгласуват всички членове на екипа на агенцията и клиентът по отношение на важните детайли на проекта. Те включват основно:

Ако имате малък проект, вероятно ще ви е необходима само една среща за стартиране. При големи проекти с няколко фази обаче обикновено се провежда среща за стартиране в началото на всеки етап.

Дългосрочен, продължителен проект може да изисква и няколко стартиращи срещи, за да се съгласуват членовете на екипа по отношение на новите указания, дадени от клиента.

Кой участва в срещата за стартиране на проекта?

Всички, които участват в проекта, включително членовете на вашия екип и лицата за контакт в компанията на клиента, трябва да присъстват на срещата за стартиране. Обикновено това са:

Освен това поканете и други заинтересовани страни по проекта, като индивидуални изпълнители и лица за контакт в партньорски агенции.

Необходимо ли е да се провежда среща за стартиране на проекта?

Разбира се! Срещата за стартиране на проекта синхронизира вашата агенция и клиента по всички аспекти на проекта и ви подготвя за успеха му.

Можете да споделите всички подробности по проекта с членовете на екипа и клиента чрез централизиран документ и да приключите с това. Но това би могло да остави някои подробности отворени за интерпретация и важни въпроси без отговор.

Резултатът? Недоразумения и вътрешен хаос, които в крайна сметка водят до провал на проекта!

Срещата за стартиране на проекта намалява до минимум недоразуменията, като позволява на всички заинтересовани страни да обсъждат проекта в реално време. Това е възможност да се определят очакванията към проекта – какво ще бъде доставено, кога ще бъде доставено и как ще бъде доставено.

Тази продуктивна обмяна на мнения помага на всички участници да се съгласят и предотвратява появата на често срещани предизвикателства при управлението на проекти.

Всички печелят!

Как да проведете гладка среща за стартиране на проект

Много зависи от ефективността на срещата за стартиране, затова я направете значима с внимателно планиране и солиден софтуер за управление на срещи.

За ваша радост, ние сме подготвили списък с стъпки, които можете да следвате, за да проведете среща за стартиране на проект, която да протече гладко като масло!

Стъпка 1: Подгответе се добре, преди да съберете заинтересованите страни

Подготовката е ключът към успешното стартиране на проекта.

Преди да изпратите поканата, подгответе се за идеалната среща за стартиране на проекта с тези четири стъпки:

Пссст...можете лесно да създадете професионални дневен ред за срещи с Docs в ClickUp, като използвате следните функции:

Когато сте готови, споделете дневния ред директно или го прикачете към имейл, като използвате Email ClickApp, за да го изпратите на участниците.

Стъпка 2: Започнете с представянето

Направихте всички необходими подготовки. Сега е време да започнете и да дадете старт на срещата!

Започнете, като представите екипа на клиента си (и неговите спонсори, ако има такива) – заедно с кратко описание на това, за което ще отговарят. Клиентът ви също получава възможност да се представи на останалата част от екипа ви и да обясни своя интерес към проекта.

Помислете да включите въпрос за разчупване на леда, за да облекчите част от тревожността в началото на срещата и да накарате всички участници да се почувстват комфортно. Този забавен въпрос ще помогне на екипа ви да изгради добри отношения с клиента.

Стъпка 3: Обсъдете защо се реализира проектът

Пътуване без ясна дестинация е рецепта за катастрофа. Ето защо следващата стъпка е да се изясни защо клиентът инвестира време и ресурси в този проект.

Помолете клиента си да сподели основните цели на проекта – основен компонент от обхвата на проекта. Той трябва да сподели ясно какво ще постигне и как това ще му помогне да постигне желаните резултати.

Насърчете ги да бъдат възможно най-конкретни, като споделите и бизнес KPI или бенчмаркове, които ще помогнат да се определи как ще изглежда успехът. Последното, от което се нуждае вашият екип, са неясни цели, които могат да се тълкуват по различни начини.

Например, добре дефинирана цел за проект за имейл маркетинг може да бъде увеличаване на конверсиите с 5% до края на първото тримесечие.

Звучи като амбициозна цел. Но тя е ясна (увеличаване на конверсиите) и много конкретна (с 5% преди второто тримесечие)!

Бележка: Ще ви е необходим ефективен начин да записвате и проследявате целите си по-късно. Изхвърлете таблиците си и просто въведете данните в ClickUp. Този софтуер за управление на проекти улеснява проследяването на напредъка и постигането на целите, след като проектът започне.

Как можете да го направите? С ClickUp Goals!

Можете да създадете цели, които съдържат различни задачи, като например:

Когато изпълните целите си, ClickUp автоматично ще актуализира процента на напредъка ви. По този начин ще видите колко сте близо до постигането на целта си.

Стъпка 4: Обсъдете очакваните резултати

Към този момент всички участници разбират за какво става въпрос в проекта и какви цели ще помогне да бъдат постигнати. Следващата стъпка е да определите ясно какво ще създаде и достави вашата агенция на клиента, за да му помогне да успее.

Всички резултати трябва да са свързани с целта на проекта. Ако не можете да направите тази връзка, задачата вероятно излиза извън обхвата на проекта и не трябва да се взема под внимание.

Бъдете ясни, когато описвате резултатите, и получите изричното одобрение на клиента за всяка задача. Връщайки се към примера с имейл маркетинга от по-горе, някои потенциални резултати биха могли да бъдат:

Описанието на крайните резултати ще помогне на вашата агенция да избегне прекомерното обслужване на клиентите без допълнителна печалба. То също така ще даде на вашия екип яснота за това, какво точно трябва да направят, за да успеят.

Не забравяйте: по-добре е да определите очакванията сега, отколкото да се занимавате с тях по-късно!

Стъпка 5: Разпределете роли на членовете на екипа си

Всички участници имат добро разбиране за проекта. Сега е време да прегледате кой какво трябва да направи.

С други думи, е време да разпределите ролите и основните отговорности на членовете на проектния екип.

Някои или всички хора от вашата агенция може би вече знаят своите отговорности към този момент. Но подчертаването им по време на срещата за стартиране на проекта ще помогне на всички – клиента, спонсорите и вашия екип – да разберат кой за какво отговаря и да насочат своите въпроси към хората, които са квалифицирани да им отговорят.

Стъпка 6: Определете графика и етапите на проекта

Вече сте обсъдили защо (цел/задача), какво (резултати) и кой (роли) за вашия проект. Допълнете картината, като обсъдите и кога – т.е. графика на проекта.

Споделете как планирате да разпределите резултатите от проекта по времева линия с ясни крайни срокове и получите одобрението на клиента си.

Тази част е вашата възможност да отхвърлите нереалистични искания на клиенти относно крайните срокове. Обяснете им вашите вътрешни процеси и се позовавайте на стандартите в бранша за сроковете за изпълнение, за да ги информирате.

Предоставете и обща информация за важните етапи на проекта. По този начин всички участници ще разберат как да оценяват напредъка на проекта по време на фазата на изпълнение.

Говорейки за важни етапи, можете да ги зададете и проследявате в диаграмата на Гант в ClickUp. Това е лесна за четене диаграма, с която можете да правите неща като:

И още много други неща!

Изгледът „Времева линия“ е друга опция за визуализиране на времевата линия на проекта ви. Представете си го като диаграма на Гант, само че в линеен формат.

Можете бързо да създадете и пренаредите времевата линия, като използвате функцията „плъзгане и пускане”. Прочетете нашето сравнение между диаграмата на Гант и времевата линия, за да видите как се различават.

Освен това, винаги можете да зададете крайни срокове за задачите, така че изпълнителите да знаят кога трябва да завършат работата си. За важни събития във вашия график можете да създавате напомняния.

Можете дори да делегирате задачите на други хора, за да не пропуснат някое важно действие.

Стъпка 7: Договорете се с клиента си за план за комуникация и отчитане

Вашият клиент иска да знае как вашата агенция ще го държи в течение за напредъка и резултатите от проекта. Много е важно да изясните това сега или по време на процеса на въвеждане на клиента. Това включва отговори на въпроси като:

Договорете се за план, който работи най-добре за вашия екип и вашия клиент. С ClickUp можете да използвате изгледа „Календар“, за да планирате редовни срещи. Дистанционните екипи могат да се възползват от нашата Zoom интеграция, за да се присъединяват удобно към срещите от задачата.

Разгледайте тези инструменти за въвеждане на клиенти!

Нямате време за синхронни срещи? Няма проблем!

С функцията „Публично споделяне“ можете да споделяте всички изгледи, включително „Календар“, „Гант“ и „Списък“, като само за четене с прост линк или вграден код. Въпреки това, винаги можете да промените нивата на достъп, така че хората да могат дори да ги редактират.

По този начин, дори и да не можете да проведете среща, актуализациите по проекта все пак ще бъдат видими за всички.

Стъпка 8: Да започнем с въпросите и отговорите

Не забравяйте да оставите време за въпроси.

Това е възможност за всички участници да получат яснота по всички въпроси, обсъдени по време на срещите за стартиране на проекта. Насърчете всички да се възползват от тази възможност, особено клиента.

След като отговорите на даден въпрос, попитайте дали това е изяснило нещата. Не искате никой да напусне срещата с съмнения!

Стъпка 9: Създайте и възложете задачи на членовете на екипа си

Преди да благодарите на всички за отделеното време и да приключите срещата, напомнете на всички за първата задача във фазата на изпълнение. След като срещата приключи, разпределете задачите на членовете на екипа си в софтуера за управление на проекти, за да започнете работа.

ClickUp улеснява възлагането на всяка задача на едно или дори на няколко лица. Имате екип, който трябва да работи по нещо? Няма проблем. Просто възложете задачите на целия екип в ClickUp.

Въпреки това, проследяването на всички действия може да бъде прекалено обременяващо за всички участници. За щастие, изгледите в ClickUp наистина помагат.

Това ви позволява да визуализирате не само активните задачи и проекти, но и целия работен процес.

Изберете от изгледа, който отговаря на вашите нужди:

Сега остава само да се заловите за работа и да реализирате един фантастичен проект.

Успех!

Прочетете също: 130+ въпроса за отчитане за екипни срещи

5 шаблона за среща за стартиране на проект, които да покрият всички ваши нужди

Планирането и провеждането на среща за стартиране на проект звучи изтощително, но не е задължително да е така. Направете го като професионалист (но с половината усилия) с нашите безплатни шаблони за срещи за стартиране на проекти!

1. Шаблон за среща за стартиране на проект в ClickUp

Създаването на контролен списък преди външна или вътрешна среща за стартиране на проект ви позволява да останете в правилната посока и ви помага да обхванете всички важни теми за обсъждане. Но създаването на такъв списък отнема време.

За щастие, можете да използвате шаблона за среща за стартиране на проект на ClickUp, за да се подготвите веднага.

Към нея е приложен предварително изготвен списък с важни теми за обсъждане, които обикновено се включват в стартираща среща, като например:

И още много други неща!

Можете да персонализирате списъка с задачи според това как искате да протече срещата и допълнителните теми, които трябва да обхванете.

2. Шаблон за протокол от среща на ClickUp

Нека си признаем: традиционните календарни приложения са ужасни!

Те не предоставят достатъчно информация за предстоящите ви срещи на пръв поглед. Трябва да кликнете върху картата или да попитате организатора на срещата, за да получите повече информация.

Шаблонът за протоколи от срещи на ClickUp ви дава обща представа за всички предстоящи срещи с участниците. Те могат да видят всички важни подробности по много добре организиран начин.

Освен това, този шаблон за протокол от среща ви позволява да възлагате ключови задачи на членовете на екипа с краен срок за изпълнение.

3. Шаблон за протокол от среща за управление на проекти в ClickUp

Бележките ви от срещата за стартиране на проекта трябва да предоставят съществена информация по много кратък и организиран начин. Но структурирането им по време на срещата за стартиране е трудно, особено ако човекът, който води бележки, трябва да следва бързия темп на презентатора!

Използвайте шаблона за протоколи от срещи за управление на проекти на ClickUp, за да преодолеете това предизвикателство. Той включва предварително създадени таблици, в които да отбелязвате задачи, проблеми и друга важна информация за точките от дневния ред. Лесно ги персонализирайте за вашата среща за стартиране на проекта.

Освен това, задавайте задачи директно в бележките си, като маркирате съответното лице, вместо да ги създавате от нулата в друг изглед. Ако сте проектен мениджър, смятаме, че ще ви хареса.

Разгледайте тези инструменти за протоколи от срещи!

4. Шаблон за професионални услуги на ClickUp

Страхотна работа по успешното стартиране на проекта. Сега е време да го доведете до край, за да сте сигурни, че вашите клиенти не само са доволни, но и ефективно си сътрудничат с вас.

Това обаче е по-лесно да се каже, отколкото да се направи, когато вашата агенция има много текущи проекти, които изискват вашето внимание. Всички тези промени в контекста, докато преминавате от един клиент към друг, със сигурност оказват своето влияние – ето защо се нуждаете от организирана визия за вашите проекти.

Шаблонът за професионални услуги на ClickUp улеснява това с едно кликване! Просто създайте цял списък, който можете да персонализирате, и организирайте всички компоненти на проекта на вашия клиент, като следите напредъка им в реално време.

А най-хубавото е, че можете лесно да използвате същия формат и за други клиенти.

5. Шаблон на ClickUp за агенция/клиент

Срещите за стартиране са от съществено значение, за да се срещнете с клиентите си, преди да започнете да обсъждате вътрешните механизми на комуникация и съвместна работа. Ето защо е важно да запишете всичко от първия разговор, за да имате достатъчно информация, с която да работите – независимо дали става въпрос за предложение за договор или за следващите стъпки.

Използването на шаблона за откриване на ClickUp ще ви помогне да регистрирате и проследите всичко необходимо за стартиране на среща с нов или потенциален клиент. Персонализирайте този документ, за да включите най-важните процеси, въпроси и ключови аргументи за продажба на вашата агенция, за да не се губите, когато клиентите ви задават въпроси за възвръщаемостта на инвестициите, разходите или процента на успех.

Това е чудесен документ за вътрешна среща за стартиране на проект или за използване от специален проектен мениджър.

Стартирайте с ClickUp

Няма гаранция, че проектът ви ще протече гладко след срещата за стартиране. Но наличието на план ще увеличи шансовете ви за успешна среща за стартиране на проекта, което определено ще намали недоразуменията и пречките.

А с инструмент за срещи като ClickUp този процес става лесен като детска игра.

И това не е всичко...

Представете си какво може да направи ClickUp за целия ви проект с неговите възможности за управление на задачи, работни процеси, ресурси, време и документи. Това е точно подходящият инструмент за управление на проекти за маркетингови агенции!

Направете срещата за стартиране на проекта си успешна, като се регистрирате безплатно в ClickUp още днес!